ATT GÖRA TÄVLING PÅ BORÅS FÄLTRITTKLUBB

Transkript

1 ATT GÖRA TÄVLING PÅ BORÅS FÄLTRITTKLUBB

2 VÅRA RIKTLINJER FÖR TÄVLINGAR PÅ BFK BFK som ideell förening gör tävlingar för att: - Stödja och berika medlemmarna - Skapa ett starkt varumärke - Bibehålla och stärka BFK som en tävlingsarrangör med gott anseende - Attrahera nya medlemmar - Skapa ett positivt resultat som går tillbaka till föreningen, så att fortsatt utveckling kan ske. Basen för den svenska ridsporten är det ideella arbetet. Utan detta skulle betydligt färre barn och ungdomar få möjlighet att rida och umgås med hästar. Hela vår tävlingsverksamhet och alla övriga arrangemang vilar på att människor vill och tycker det är roligt att göra en insats. Meningen med det ideella arbetet är att medlemarna kan hålla nere kostnaderna för en god verksamhet, så att den kan vara tillgänglig för många. Vid arrangerande av tävlingar finns en tävlingspärm med checklistor/lathundar för att arrangera tävling på BFK och den står i kansliet. Borås Fältrittklubb - Ekonomiskt ansvar - Förebereder anläggningen för tävlingsskick (städ m.m) - Ordnar underlaget i tävlingskick - Ser till traktor finns tillgänglig - Upphåller de utrymmen som behövs utan att daglig verksamhet blir lidande - Tillhandahåller betalsystem Tävlingsledaren - TL är den övergripande och ansvarar över tävlingens organisation och helhetsupplägg. Beslut tas i samråd med verksamhetschef. - TL är den som leder tävlingen från förberedelse till avslut/värdering samt stämmer av med sina funktionärer. - Tävlingsledaren ser till att anläggningen är återställd och följer BFKs riktlinjer för tävling. - TL har inget ekonomiskt ansvar och ska förankra ekonomiska beslut hos verksamhetsansvarig. - En budget bör göras 1-3 månader innan tävlingstart - När TL har satt tävlingsorganisationen ska månadsmöten hållas och dessa protokollföras samt dokumentera tävlingen vid utvärdering, verksamhetsansvarig och gärna någon representant från styrelse bör alltid vara med. 2

3 Ekonomisk grundstruktur Det är viktigt att ha kontroll och inte ta på sig kostnader som överstiger de intäkter tävlingen förväntas ha. Alla ekonomiska beslut görs i samråd med verksamhetsansvarig/alt. Styrelse för BFK. I en budget ska det avsättas 20% av intäkterna, de ska täcka nyttjandet av den ordinarie anläggningen, inkl personalkostnad (anställd personal som behöver prioritera om i sina ordinarie arbetsuppgifter till förmån för tävling). Alla kostnader och godkännande av offerter, inköp etc. görs av verksamhetschef, tävlingsledare kan inte enskilt beställa/orderlägga/köpa in utan verksamhetschefs skriftliga godkännande. Vid ett positivt resultat har tävlingsledningen möjlighet att reservera en del av resultatet för fortsatt utveckling av tävling alt. Annan utveckling som kommer BFKs medlemmar till glädje nästkommande år. Förslag ska inkomma till styrelsen/verksamhetsansvarig och beslut tas i slutet av året. Eventuellt övrigt överskott ligger inom Borås Fältrittklubb, detta överskott används för att fortsatt utveckling av verksamheten kan ske. I samråd med verksamhetsansvarig kan man vid positivt resultat ha en avtackning för alla funktionärer, kan vara korvgrillning, fika m.m Som ideell förening välkomnas ideellt arbete, ingen personlig ersättning utgår. 3

4 Tävlingar kräver - Tävlingsledare - Bitr. tävlingsledare - Säkerhetsansvarig - Tävlingsveterinär Bokas (ej lokal tävling) - Veterinärassistent (ej lokal tävling) - Domare Bokas - Överdomare Bokas - Banbyggare Bokas - Funktionärsansvarig - Domartornspersonal Dator/domarprotokoll/tid - Sekretariat Ansvarig + de som krävs - Banpersonal Ansvarig + de som krävs - Bana/underlag - Framhoppning Ansvarig + de som krävs - Ringmaster Ansvarig + de som krävs - Funktionärsfik Ansvarig + de som krävs - Sjukvårdare - Parkering Ansvarig + de som krävs - Uppstallning Ansvarig (Om tävlingen kräver) - Hovslagare Vid flerdagarstävling - Handyman Allt i allo - Städ/Renhållning 4

5 CHECKLISTA HOPPTÄVLING BEFATTNINGAR Tävlingsledare Övergripande ansvar. - Projektplanering - Tillsätta tävlingsorganisation - Budget - Operativt ansvarig under genomförande av tävling - Stöd för funktionärer, tävlande och personal under tävling Överdomare Svenska Ridsportförbundets representant på tävlingsplatsen. Överdomaren får inte ha någon annan funktion under tävlingarna. Ansvarar för att: - Före tävlingens början övervaka organisationsarbetet, granska banor och kontrollera att allt är gjort som krävs för att tävlingsorganisationen ska fungera på ett ändamålsenligt sätt. - Under pågående tävling övervaka tävlingsverksamheten på olika banor, ingripa mot ryttare som uppträder mot bestämmelserna samt fälla utslag vid överklagande eller protest. - Ha ett särskilt ansvar för ordning på framridnings och framhoppningsbanorna. - Skriva överdomarrapport Domare Domare i hoppning åligger att: - Granska banor, hinderanordningar m.m och kontrollera att funktionärer är fullt förtrogna med sina uppgifter - Från lämplig plats övervaka tävlingen och finnas till hands där han/hon behövs mest. - Leda resultaträkning och ansvara för att efter avslutad tävling lämna en signerad fullständig resultatuppgift till tävlingsledaren. 5

6 Säkerhetsansvarig - Verka för ryttare-, publik-, funktionär- och hästsäkerhet - Förankra krisplanen inom tävlingsorganisation. - Säkerställa att anläggningen har avspärrningar enligt anläggningsskiss för tävlingen. - Se till så det är korrekt skyltat. - Säkerställa räddnings/utrymningsvägar. - Se till att räddningstjänsten är informerad om eventet och att brandskyddsregler efterföljs. Samarbete med tillsatt sjukvårdspersonal. Banbyggare Ansvarar för utformningen av hoppbanan, tempo, längd, vilka hindr som ska ingå, utsmyckning och inmätning vid byggnation. Samarbetar tillsammans med banchef. Banchef Är banbyggarens högra hand och är behjälplig vid banbygget. - Ansvarar för arbetsledning av funktionärer i samband med banbyggnation och tävlingens genomförande på hoppbanan. - Ansvarar för att en banskiss anslås på lämplig plats inför varje klass. - Efter tävlingens slut säkerställa att alla hinder och övrigt material som tillhört banan ställs tillbaka på sina respektive förvaringsplatser. Funktionärsansvarig - Gör en dokumentation över alla funktionärer - Ansvarar för att innan tävling tillsatt alla funktionärsposter inom tävlingsorganisation (ej huvudfunktionärer) - I förväg genomföra funktionärsmöte/utbildning tillsammans med tävlingsledaren. - Informera varje funktionär om vad deras uppgifter är och hur de utförs. - Dela ut ev. matbiljetter och säkerställa att alla får möjlighet till vila vid långa funktionärspass. - Under och efter tävling lösa problem kopplat till funktionärerna, återkoppling och utvärdering. - Ansvara för att det finns en funktionärspärm där alla kan skriva in sina timmar. 6

7 Sekretariat Administration av TDB, Equipe, start- och resultatlistor. - Ansvarar för att tävlingen läggs upp och startas i Equipe. - Kontrollerar vaccinationsintyg, licenser och ev. mätintyg. - Tillhandahåller och anslår start-, resultatlistor samt resultatrapportering. - Ansvarar för ekonomi gällande ryttare och veterinäravgifter. - Ackreditering av ryttare. Domartorn Funktioner som utgår från domartornet är domare, ev. speaker, resultat/dator, hopprotokoll, tidtagare, samt ev musik/skärmansvarig. - Ansvariga för resultatinmatning som går ut online på equipe och skärmar. - Ansvariga för tidtagning - Sköter musik och skärmfunktioner - Domaren är den högst ansvarige IT/Teknik Ska ansvara för all teknik och IT. Genomför funktionskontroller innan tävling och utgör support under tävlingen. Anläggning - Ansvara för att byggnader, uppstallningsområde, parkeringsytor och tävlingsbanor är i tävlingsmässigt skick. - Ansvarar för löpande fastighetsskötsel och banunderhåll under genomförandet av tävling. Parkering - Ansvara för att ryttare, besökare, funktionärer får ett trevligt bemötande och tydliga instruktioner om var de ska parkera/stå med sin bil/släp. - Säkerställa att ytorna är avspärrade enligt plan. 7

8 Uppstallning Servicefunktion för ryttare som stallar upp sina hästar. - Ansvara för att boxar i befintliga stallar är säkerställda och iordning och uppspånade. - Organisera uppstallningsområdet. - Märka upp boxar med hästnamn - Placera ut hästar enligt bokningslistor - Bistå veterinären vid besiktning av hästar. - Återställa området efter tävlingens genomförande (ej nedmontering av mobilboxar). Veterinär Utsedd veterinär av Jordbruksverket ansvarar för besiktning av deltagande hästar och tävlingsområdet före start och därefter övervaka djurskyddet under hela tävlingen. Sjukvårdare Ansvarar för att utföra och bedöma sjukvårdsinsatser vid olycka under tävlingen. Hovslagare Ska finnas tillgänglig på flerdagstävling. Hovslagaren ska utföra sitt arbete på av tävlingsledaren anvisad plats. Prisutdelare - Ansvara för att det finns rosetter, plaketter, blommor och ev. hederspriser tillgängliga för respektive tävling. - Ansvara för genomförandet av samtliga prisutdelningar. - Informera inbjudna prisutdelare om tidsschema och mötesplats inför prisutdelning. - Förbereda prisbord inför varje klass 8

9 Pressansvarig Kontaktperson med media. - Ansvara för iordningsställande av pressrum, pressreleaser, tillhandahålla fakta till media. - Kontakta SvRF s informationsavdelning innan tävling. - Ordna presskonferenser - Ackreditering av press - Tillhandahålla start och resultatlistor - Säkerställa att press har läktarplatser - Skicka resultat till media. Kommunikation/Web Ansvarar för all kommunikation ut till media, sociala medier, hemsida. Är tävlingsorganisationens talesperson vid extern kommunikation. Sponsorer/VIP Övergripande ansvar för att hitta sponsorer. - Säkerställa att punkter i överenskomna avtal efterlevs under genomförandet av tävling. - Kontakt med sponsorer - Ansvara för att sponsorer inbjuds till event. - Utse värdinnor/värdar till VIP-avdelning. Resturang/cafeteria En befintlig cafeteria/resturang finns på anläggning som anlitas och de ansvarar för att tillhandahålla en god service avseende mat och dryck för besökare, funktionärer, ryttare och sponsorer. Krishanteringsplats En uppsamlingsplats bestämd i förväg för krishantering av ryttare, funktionär och besökare Ska skrivas in i krisplanen inför varje tävling. Ledningsplats I förväg bestämd plats där tävlingsledningen kan samlas i händelse av krissituation. Ska skrivas in i krisplanen inför varje tävling. 9

10 BEFATTNINGAR PLANERING CHECKLISTOR 10

11 TÄVLINGSORGANISATION (GRUND) - TÄVLINGSLEDARE - EV. BITR TÄVLINGSLEDARE - ÖVERDOMARE - DOMARE - DOMARTORNSANSVARIG - FUNKTIONÄRSANSVARIG - SEKRETARIAT - VETERINÄR - VETERINÄRASSISTENT - BANBYGGARE - BANCHEF - FRAMHOPPNING - UPPSTALLNING - PARKERING - HOVSLAGARE - PRISUTDELNING - SÄKERHETSANSVARIG - SJUKVÅRDARE - PRESS - IT/WEBB - SPONSRING 11

12 TÄVLINGSLEDAREN - ANSÖK OM TÄVLING (görs året innan) - SKAPA PROPOSITION. LÄGG UPP TÄVLINGEN I TDB SÅ SNART PROPOSITIONEN ÄR GODKÄND - BOKA DOMARE, ÖVERDOMARE, VETERINÄR, BANBYGGARE - ANSÖK OM VETERINÄR FÖR TÄVLING MED HÄST HOS JORDBRUKSVERKET - SÄKERSTÄLL ATT DET FINNS ROSETTER, PLAKETTER, OM INTE GÖR EN BESTÄLLNING, tillsammans med Linda - TILLSÄTT HUVUDFUNKTIONÄRER (enligt lista tävlingsorganisation) - GÖR EN BUDGET - MÖTESPLANERING SAMMANKALLA DELTAGARE - UPPRÄTTA EN TELEFONLISTA ÖVER ANSVARIGA - PRELIMINÄRBOKA MOBILA BOXAR (vid behov) - BOKA EQUIPE (vid behov) - UTARBETA ETT KÖRSCHEMA GÖR GENOMFÖRANDE AV TÄVLINGSDAGARNA. - BOKA BOENDE TILL HUVUDFUNKTIONÄRER (Domare, överdomare, banbyggare) - INFORMERA RESTURANGEN OM TÄVLINGSDATUM OCH UTFORMNING. - INFORMERA RESTURANGEN OM ANTAL FÖRVÄNTADE FUNKTIONÄRSMÅLTIDER. - SÄKERSTÄLL ATT ALLA FUNKTIONER (Sekretariat, uppstallning, domartorn, banchef, funktionärer) GJORT SINA BESTÄLLNINGAR AV KONTORSMATERIAL INFÖR TÄVLING. - UPPRÄTTA EN KRISPLAN - FASTSTÄLL EN PLATS FÖR VETERINÄRBESIKTNING, EV DOPINGBOX OCH PRELIMINÄRA TIDER FÖR BESIKTNING, (görs tillsammans med veterinär). - BOKA FUNKTIONÄRSMAT OCH EV.SPECIALKOST. (tillsammans med fikaansvarig.) 12

13 SEKRETARIATSANSVARIG - ANSVARAR FÖR SEKRETARIATET OCH DESS FUNKTIONÄRER - SKÖTER EQUIPE I HELHET (SKAPA ETT INLOGG) - LADDA NER TÄVLING I EQUIPE - SKAPA RYTTARMEDDELANDE - UPPRÄTTA ANLÄGGNINGSSKISS - PUBLICERA PRELIMINÄRA STARTLISTOR EN VECKA INNAN START (EQUIPE) - UPPDATERA STARTLISTOR VID BEHOV - TA EMOT MAIL (SEPARAT MAIL FÖR TÄVLING) OCH FRÅGOR KRING TÄVLING INNAN, UNDER OCH EFTER TÄVLING. - SKAPA UPPSTALLNINGSLISTOR - UTRUSTNING I SEKRETARIATET SOM PENNOR, PAPPER, KOMRADIO, MINIRÄKNARE, FUNGERANDE KOPIATOR, EV. KASSA, SWISCH, BETALTERMINAL, KVITTENSBLOCK, SKYLTA SEKRETARIAT - SKRIVA UT LISTOR TILL VETERINÄREN - SKRIVA UT STARTLISTOR - PUBLICERA RESULTAT - SKICKA RESULTAT TILL SvRF OCH DISTRIKT - BETALA UT PREMIER (SÄTTS IN PÅ TDB) - STÄMMA AV KASSA - BOKFÖRINGSUNDERLAG REDOVISNING EKONOMIANSVARIG - REDOVISA INKOMSTUPPGIFTER TILL SKATTEVERKET - ÅTERSTÄLLA SEKRETARIATET EN GLAD FUNKTIONÄR ÄR EN TREVLIG FUNKTIONÄR 13

14 DOMARTORNSANSVARIG En domartornsansvarig ansvarar för det som rör domartornet och dess personal som ska sköta resultatinmatining, tidtagning, musik, teknik, hopprotokoll, samt material. - TILLSÄTT PERSONER TILL RESULTATINMATNING, DATOR, MANUELL TIDTAGNING, HOPP/SKRIVROTOKOLL OCH TEKNISK RESURS. - SÄKERSTÄLL I GOD TID INNAN TÄVLING ATT DATORER, MIKROFON, LJUD/HÖGTALARE OCH DISPLAY ÄR I ORDNING. STARTA UPP OCH CHECKA DAGEN INNAN. KOLLA STARTSIGNALEN. - SE TILL ATT SENSORER TILL TIDTAGNING ÄR I ORDNING OCH ATT DET FINNS BATTERIER TILL DESSA, SÄTT I NYA VARJE MORGON INNAN START. KOLLA ÄVEN DE MANUELLA KLOCKORNA. - FYLL PÅ OCH SE TILL ATT DET FINNS PAPPER TILL SKRIVARE, PENNOR, SKRIVPLATTOR, MINIRÄKNARE M.M - SAMLA IN EV. SPEAKERTEXTER OCH SAMMANSTÄLL I EN MAPP. - SKAPA SPONSORSLINGA SOM SKA RULLA PÅ DISPLAY SAMT REKLAMFILMER - SKAPA SCHEMA OCH TELEFONLISTA ÖVER FUNKTIONÄRER OM FLER DAGAR FÖREKOMMER. - STÄDA DOMARTORNET INFÖR TÄVLING OCH EFTER TÄVLING. - STÄLLA IORDNING DOMARTORNET, SE TILL ATT ALLT ÄR AVSTÄNGT, SLÄCKT OCH LÅST EFTER TÄVLING. Teamwork Ha roligt tillsammans och även om vi alla är olika så respekterar vi varandra. Se till att trivsel och humör är på topp genom att ha fika och matraster löpande. 14

15 BANCHEF En banchef är ansvarig för det som rör banan, banbyggare och dess team, funktionärer och det material som används. Material inkluderar underlag och dess preparering, hinder med tillbehör, tidtagning, eventuella blommor samt mindre saker som tumstockar m.m. Vid större arrangemang kan särskilda uppgifter ha egna områdesansvariga. Banchefen ska tillammans med övriga ban-funktionärer på ett säkert och hållbart sätt se till att tävlingen kan genomföras med bästa sportsliga möjligheter samt med ett flyt där utsatt tidschema kan hållas. Förberedelse - BOKA FUNKTIONÄRER TILL BANA, FRAMHOPPNING, RINGMASTERS OCH HÅLLA DESSA INFORMERADE, VIKTIGT ATT KOMMA IHÅG ATT DET BEHÖVS BÅDE FÖR ATT BYGGA FÖRSTA BANAN OCH BYGGA UNDAN SISTA BANAN. DAGARNA BLIR LÄTT LÅNGA. - BRA ATT HA ETT ELLER FLERA FÖRBEREDANDE SAMTAL MED BANBYGGARE (framförallt för att man vill ha banskisserna i god tid för att så smidigt som möjligt kunna planera ombyggnaderna). - KONTROLLERA ATT ALLT MATERIAL ÄR I ORDNING DVS. UNDERLAG, HINDER, SÄKERHETSHÅLLARE, SIFFROR, EV. AVSPÄRRNINGSSTAKET, TUMSTOCKAR, ELTEJP, TRASOR, MÅTTBAND, TIDTAGNING. - GENOMGÅNG AV HINDERPARKEN OCH PLANERA TILLSAMMANS MED BANBYGGARE OM VILKA HINDER SOM SKA ANVÄNDAS (minst två månader innan tävling). - SE TILL ATT UNDERLAGET ÄR VÄL FÖRBERETT, KOMMUNICERA MED DE ANSVARIGA SAMT BANBYGGARE LÖPANDE SÅ DET INTE DYKER UPP OVÄNTADE ÖVERRASKNINGAR. - HA EN LÖPANDE DIALOG MED EV GRUPPCHEFER, VARS FRÄMSTA ANSVAR ÄR PLACERING AV FUNKTIONÄRER OCH ATT SE TILL ATT DET LÖPER SMIDIGT UNDER PÅGÅENDE KLASS. forts. - BYGGA FRAM EXTRA SARGEN. 15

16 - FORTS. BANCHEF - KONTROLLERA REGLER OCH SÄKERHETSFRÅGOR KRING MATERIAL, EX ANVÄNDNING AV SÄKERHETSSKÅLLOR OCH INFORMERA ÖVRIGA FUNKTIONÄRER OM DETTA. - ORDNA VAGNAR OCH SÄCKKÄRROR FÖR ATT UNDERLÄGGA ARBETET. - GÅ IGENOM EVENTUELLA SÄKERHETSFRÅGOR OCH OLYCKSAVSPÄRRINGAR. - TÄNK TILL MED LOGISTIK UTANFÖR BANAN, SPECIELLT OM MÅNGA HINDER SKA ANVÄNDAS UNDER TÄVLINGEN. - PLANERA FÖR DÅLIGT VÄDER OCH ISPREPARERING, SÅ MAN INTE BEHÖVER BÄRA TUNGT PÅ IS. - SÄKRA UPP VEM SOM ANSVARAR FÖR TIDTAGNING FUNGERAR OCH ATT DENNA PERSON SEDAN ORDNAR MELLAN KLASSER. Under pågående tävling - Lagom med funktionärer under pågående klass samt under ombyggnad, varierar beronde på tävling. Teamwork - Planera preparering av underlag. - Se till att alla funktionärer är utplacerade på lämplig plats där de inte stör pågående ritt eller utsätts för risker. - Se till att funktionärer får tillräckligt med mat/fikaraster. - Planera ombyggnader och klassbyten väl så att allt flyter, speciellt om större delar av hinderparken ska bytas ut. - Planer för tävlingens slut och eller kvällens ombyggand (vid flerdagars), det är aldrig roligt att själv ta hand om kvälls och efterrbete. Med planering stannar folk gärna kvar, framhoppningens funktionärer kan även de kunna hjälpa till med kvällsbyggnad. Förbered detta tidigt. - Ha roligt ihop med alla funktionärer och även om olika individer har specifika uppgifter så är det allra viktigaste att man är flexibel och kan hjälpa varandra. Som banchef är det viktigt att hjälpa till med detta speciellt på eftermiddagarna när folk börjar bli trötta. 16

17 FRAMHOPPNING/RINGMASTERS Framhoppning och Ringmaster är en del av teamet för banan. Det är de som ser till att ryttare som ska rida fram får göra det i tur och ordning och att det enligt regler går rätt till. De släpper in och släpper ut ryttare från framhoppning till banan. - SE TILL ATT MATERIAL FINNS TILL FRAMHOPPNING, ETT RÄCKE OCH EN OXER SAMT ETT LITET TRAVHINDER I MITTEN. PÅ PONNYTÄVLING SKA DET VARA EN AVSPÄRRNING I MITTEN. - BYGGER HINDER PÅ FRAMHOPPNING/BANA, FLAGGAR IN HINDER, KRATTAR OCH FLYTTAR HINDER VID BEHOV. - TA BORT OCH STÄLLA TILLBAKA HINDER VID BANPREPARERING. - SLÄPPER IN RYTTARE PÅ FRAMHOPPNINGEN ENLIGT STARTLISTA (hämtas i sekretariat) - 6 EKIPAGE SKA OFTAST TILLÅTAS INNE PÅ FRAMHOPPNINGEN - SÄGA TILL NÄSTA RYTTARE PÅ TUR NÄR DET ÄR DAGS ATT GÅ IN PÅ BANAN - BISTÅR RYTTARNA MED INFORMATION OM VILKEN RYTTARE SOM ÄR PÅ BANAN OCH VILKA SOM STÅR PÅ TUR. - ROPAR IN RYTTARE PÅ BANAN, SÄKERSTÄLLER ATT ALLA PRISTAGARE ÄR PÅ PLATS INNAN PRISUTDELNING. BOCKAR AV RYTTARE SOM LÄMNAT FRAMHOPPNINGEN. - KONTAKT MED DOMARTORN OCH KONTROLLERAR ATT SÄKERHETEN VID INSLÄPP FÖLJS. - HA ETT BRA SAMARBETE MED BANCHEFEN VID BANBYGGE, TA BORT OCH FRAM MATERIAL OCH ÄVEN MED EV. BLOMANSVARIG. 17

18 FUNKTIONÄRSANSVARIG Ansvarar för att det innan tävling är tillsatt på alla funktionärsposter inom tävlingsorganisation tillsammans med huvudfunktionärer. Upprättar en funktionärsbas och uppdaterar listor över anmälda funktionärer. - I FÖRVÄG PLANERA OCH GENOMFÖRA FUNKTIONÄRSMÖTEN/UTBILDNINGAR TILLSAMMANS MED TÄVLINGSLEDAREN. - INFORMERA VARJE FUNKTIONÄR OM VAD DERAS UPPGIFTER ÄR OCH HUR DE UTFÖRS. - SKAPA OCH FÖRDELA MATBILJETTER. - SKICKA UT MEDDELANDEN TILL SPONSORER, RYTTARE, PUBLIK. - FÖRE, UNDER OCH EFTER TÄVLING LÖSA PROBLEM KOPPLAT TILL FUNKTIONÄRER, ÅTERKOPPLING OCH UTVÄRDERING. - BISTÅ TÄVLINGSLEDNINGEN MED UTDELNING AV FUNKTIONÄRSKLÄDER. - INGÅ I/VARA ANSVARID VID STÖRRE TÄVLINGAR INFODISKEN 18

19 PARKERINGSANSVARIG En parkeringsanvsarig är den som är ansvarig för att det finns behjälplig personal som visar de som kommer till våra tävlingar med både trailer, lastbil och häst vart de ska parkera eller lasta ur sina hästar vid ankomst. Ser till att alla nödvändiga skyltar till anläggningen sätts upp på ett tillfredställande och synligt sätt innan tävlingen startar. - KOLLA ATT ALLA SKYLTAR ÄR I ORDNING, STÅR I LADAN OCH SÄTT UPP NÅGRA DAGAR INNAN TÄVLING ENLIGT ANVISNING, T EX IN/UTFART, PARKERING, UPPSTALLNING. - SPÄRRAR AV OM DET BEHÖVS. - DRAR EL TILL DE SOM BESTÄLLT UPPSTÄLLNINGSPLATS. (SE ELSCHEMA I PÄRM SKISSER ) - GÖR SKYLTAR, SKRIVER UT FÖR VIP, PUBLIK OCH FUNKTIONÄR. - SE TILL ATT OMRÅDET SKOTTAS ÄR FRITT FRÅN SNÖ/IS OCH SANDAS UNDER TÄVLING. (Anläggningsansvarig har huvudansvar). - ANSVARA FÖR ATT BILAR MED TRAILER, LASTBILAR PARKERAR ENLIGT ANVISNING. GÄLLER BÅDE ELPLATSER, DAGPARKERING OCH PUBLIK. - ÄR MED OCH TAR EMOT EKIPAGE NÄR DE ANLÄNDER TILL TÄVLINGEN. HJÄLPER VID BEHOV TILL ATT LASTA UR BILAR. - SKAPAR EN GRUPP SOM HETER VÄLKOMSTKOMMITTE (VID STÖRRE TÄVLING) SOM ÄR MED OCH TAR EMOT EKIPAGEN VID INFART, LÄMNAR INFO OCH HÄNVISAR DEM RÄTT. TÄNDER MARSCHALLER KVÄLL OCH MORGON. TAR FRAM LISTA PÅ RYTTARNA SOM ANLÄNDER OCH BOCKAR AV. DELAR UT BILJETT FÖR EL OCH GOODIEBAGS. 19

20 UPPSTALLNINGSANVARIG Den som ansvarar för över uppstallning från första ankomst till sista lämnar tävlingen. Sköter bokning av boxar, spån och ser till att boxarna är iordning till de uppstallade anländer. - BOKA SUXBOX, STEFAN ANSVARAR FÖR ATT DE MONTERAS UPP I TID OCH PÅ RÄTT STÄLLE - BESTÄLL SPÅN. (KOLLA MED VERKSAMHETSANSVARIG) - PLACERA UT SPÅNBALAR I BOXAR OCH SKÄR UPP BALARNA/STRÖAR. - GÖR LISTOR ÖVER UPPSTALLADE ENLIGT ANMÄLNINGAR. - MÄRK UPP BOXAR, HÄNG UPP EV. BOXGARDINER. - GÖR SKYLTAR, SKRIV UT OCH MÄRK UPP STALLAR, GÖDSEL, VATTEN. - SAMARBETE MED PARKERINGSTEAMET FÖR ATT DET SKA GÅ SMIDIGT FÖR RYTTARNA/HÄSTARNA VID ANKOMST. - ANSVARAR FÖR SPÅNFÖRSÄLJNING UNDER TÄVLING. - BOKAR PERSONAL FÖR STALLARNA OCH SÄTTER IHOP SCHEMA FÖR STALLPERSONAL SAMT DELAR UT MATBILJETTER. - SER TILL ATT DET FINNS NATTVAKTER TILL STALLARNA. - SVARAR PÅ FRÅGOR OCH ÖNSKEMÅL INNAN TÄVLINGEN SOM RÖR UPPSTALLNING. - LÖSER SAKER SOM UPPKOMMER UNDER TÄVLINGEN, AKUTA SAKER. - ÄR BEHJÄLPLIG TILL DE SOM KOMMER MED ATT LASTA UR LASTBILAR. 20

21 ÖVRIGA VIKTIGA BEFATTNINGAR PRISUTDELARE: Före tävling se över att alla rosetter, plaketter finns hemma. Vid behov och samråd, beställ (genom Linda kansliet). Häng upp alla rosetter som ska användas på rosettavla. Särskilj unghäst och vanliga. Sortera övriga ev. priser. Beställ blommor vid behov. Kontakt med sekretariatet vid hämtning av pris där. Ta hand om ev. sponsorer och att de delar ut pris eller dela ut sponsorens pris. VETERINÄRASSISTENT: MATANSVARIG: STÄD: SJUKVÅRDARE: Medverkar under veterinärens satta tider. Fixar iordning veterinärens plats, spärra av hästarnas travgång. Se alla veterinärintyg. Fixa lista från sekretariatet. Skaffa ev. fler personal vid flerdagarstävling. Ordna och beställa mat till funktionärer. Beställ mat i cafeterian till det antal funktionärer som tros medverka, se med tävlingsledaren/funktionärsansvarig. Annonsera om hjälp med bak till fika. Handla kaffe, mackor m. Tillbehör och iordningställ detta. Serva domartorn samt sekretariat med fika. Se till att det finns material beställt innan tävling som toalettpapper, soppåsar. Se till att det är sopat och snyggt inne på toaletter, läktare, domartorn och entré. Se till att sopkorgar och tunnor runt om i anläggning är tömda och fräscha. Ansvarar för att utföra sjukvårdsinsatser vid olycka. HANDYMAN: Är den som gör lite allt i allo, fixar där det behövs i allt från teknik till att köra traktor. Svarar på frågor om det som under tävling som rör det händiga. IT-ANSVARIG: Ansvarar för all IT och teknik före, under och efter tävling. Genomför funktionskontroller innan tävling och utgör support under tävling. 21

22 ANLÄGGNING VID TÄVLING 22

23 SÄKERHETANSVARIG Verkar för ryttare, funktionär, publik och hästsäkerhet. Säkerställer att anläggningen är i enligt föreskrifter i ordning på ett säkert och fint skick. - Upprätta en handlingsplan vid olycka - Att tillsammans med tävlingsledare se till att huvudansvariga har informerats om handlingsplanen. - Informerar räddingstjänsten (ca 14 dgr innan), SOS och polis om avsikten med att genomföra tävling. - Genomföra en anläggningsbesiktining tillsammans med tävlingsledare, resturang, anlägging och sponsor. - Säkerställa att bår och sjukvårdsutrustning finns på anvisad plats. - Se till att transport för skadad häst finns och därtill hörande utrustning på anvisad plats. Utse en förare. - Att löpande säkerställa att avspärrningar är enligt plan. 23

24 ANLÄGGNINGSANSVARIG Ansvarar för att byggnader, uppstallningsområde, parkeringsytor och tävlingsbanor är i tävlingsmässigt skick. Löpande fastighetskötsel och banunderhåll under genomförande av tävling. - Upprätta en anläggningsskiss (finns i pärm skisser) - Se till att anläggningen är städad, toaletter, gångar, läktare, maneger. - Genomgång om vad för skyltar som behövs för tävling, ansvarar för att det finns framtaget skyltar till resp. tävling för skyltning till parkering och ridhus. - Beställa toalettvagnar, byschor till parkering/uppstallning, välkomstkommitte, veterinär. (Görs hos IP Skogen) för att slippa avgift krävs att vi hämtar och lämnar tillbaka vagnarna enligt vad man bestämt. Se till att dessa får el vid uppstallning. Beställ tidigt!! - Boka tvätt och descinficering av permanentboxar. - Belysning till veterinärbesiktning. - Beställa elkablar, centraler, skåp (Ramirent) - Upprätta ett flödesschema parkering, veterinär, framridning, tävling, resturrang, publik - Säkerställa att elplatser är i funktion. - Beställa spån. - Planering av stallområdet. - Sätta upp avspärriningsstaket, skyltar, hänvisningar till ridväg och parkering samt veterinärskyltar. - Säkerställ att det finns djurtransport för skadad häst. - Skotta/sanda och förbereda parkeringar och områden kring ridhus och att avtal finns med Borås Stad. - Ansök om sänkt hastighet under tävling hos Länstyrelsen/transportstyrelsen - Ta kontakt med Borås Energi&Miljö gällande container för gödsel och brännbart avfall. Försök få så mycket sponsrat som möjligt gällande utkörning/upphämtning, gödsel tas om hand av Bengt Bengtsson Wingborn, Försök att få Soptunnor för plast, papper och tomglas sponsrade och som de kör ut. - Se till att säkerheten är på topp, spärra av trappan vid lilla manegen, brandsläckare till alla stallar, kontrollera in och utsläpp i manegerna mm - Se till att Räddningstjänsten vet om att vi har tävling så att larmet inte går i onödan. 24

25 FORTS. ANLÄGGNING - Se till att det finns flaggor i de representerade nationerna vid nationell tävling, hissa och hala dessa. - Informera Hästhoven att de inte ska parkera utanför entren under tävling. Gäller ej avlastning. ANLÄGGNINGSKISS 25