På uppdrag av ordföranden kallas till sammanträde med kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 Kallelse Datum 1(1) På uppdrag av ordföranden kallas till sammanträde med kultur- och fritidsnämnden Tid: 09:00-12: Kaffe från 8:30 Plats: Tinghuset för rundvandring klockan 9 Lageråssalen, Stadhuset för sammanträde Restaurang Blåregn för lunch klockan 12 Ärenden Se bifogad dagordning och bilagor REGION BLEKINGE Ivar Wenster ordförande Sigrid Oldenburg sekreterare Valhallavägen 1 SE Karlskrona Tel Fax E-post kansli@regionblekinge.se Org.nr Bankgiro

2 Kultur och fritidsnämnden Dagordning Tid Fredagen den 8 december 2017, kl 09:00-12:00, Kaffe finns från 8:30 Lunch på Restaurang Blåregn klockan 12 Plats Kaffe serveras i Tingshusets foajé klockan 8:30. Visning av Tingshuset Sammanträdet i Lageråssalen Stadshuset. Dagordning Mötets öppnande Justerare Föregående mötes protokoll Godkännande av dagordning 53 Information - Regionteatern Blekinge Kronoberg Therese Willstedt - Kulturella och kreativa näringar - Information Kulturrådet - Information Språkstegen - Expedierade beslut från Regionstyrelsen Beslut 54 Revisionsrapport Granskning av kulturplanens genomförande och uppföljning 55 s Idrottspris Övrigt - Nämndens ledamöter rapporterar från styrelser etcetera - Omvärldsbevakning / konferenser - Delegationsbeslut - Verksamhetsområde Kultur- och fritids kansli informerar - Övriga frågor - Diskussion angående #metoo Valhallavägen Karlskrona Tel Fax E-post kansli@regionblekinge.se Org.nr Bankgiro

3 Förslag till beslut KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN Dnr 17/ Malena Sandgren Förslag till beslut Revisionsrapport Granskning av Kulturplanens genomförande och uppföljning Bakgrund Granskningen syftar till att bedöma om kultur- och fritidsnämnden har säkerställt ett ändamålsenligt genomförande och en ändamålsenlig uppföljning av kulturplanen, samt att detta har skett med tillräcklig intern kontroll. Revisorerna bedömer att nämnden till stora delar har säkerställt ändamålsenligheten och den interna kontrollen avseende genomförande och uppföljning av kulturplanen. Revisorerna anser dock att uppföljningen av målen och den löpande rapporteringen som sker i nämnden angående kulturplanens utvecklingsområden till delar kan utvecklas och därmed stärka den interna kontrollen. Kontrollmål 1-3: Uppfyllda Kontrollmål 4: Delvis uppfyllt Revisionen anser att utformning av indikatorer kan utvecklas för att bättre stödja bedömningen av måluppfyllelse. Svar: Vad gäller kvantitativa indikatorer som revisionen önskar anser kultur och fritidsnämnden att indikatorer är svåra att använda för att mäta ett så kvalitativt komplext verksamhetsområde. Vid omvärldsbevakning i Sydsverige framkommer det att kvantitativa indikatorer kopplade till kulturplaner ej är ett fullgott mätinstrument och därav ej används. Vår bedömning är att avstämning inte ska ske utifrån indikatorer utan istället ska ske kvalitativt gentemot de olika strävansmål ( vill att: ) som finns angivna under respektive verksamhetsområde i kulturplanen. Syftet med avstämningen är att få en bra grund att bygga vidare på, att få kunskap om de delar som är på väg att uppfyllas, samt att finna nya utvecklingsvägar framåt. Frågan 1

4 Förslag till beslut som ställs till varje strävansmål är om det är troligt att denna inriktning kommer att nås under perioden. Detta kommer att redovisas skriftligt varje höst. Kontrollmål 5: Delvis uppfyllt Revisonen önskar en återkommande rapportering med tydligare struktur utifrån de ambitioner för utveckling som kommer till uttryck i kulturplanen. Svar: Uppföljning sker genom årliga samtal och skriftlig rapportering med regionala aktörer med regionalt uppdrag i kulturplanen. Uppföljning sker gentemot de olika strävansmål som finns angivna under respektive verksamhetsområde i kulturplanen. Kultur och fritidsnämnden kommer att få denna uppföljning skriftligen redovisad. Strävansmål är snarast att betrakta som riktningsangivare för att uppnå de övergripande regionala kulturpolitiska målen, samt de nationella kulturpolitiska målen fastslagna av riksdagen. Vidare kan strävansmål visa på strategiskt betydelsefulla steg på vägen mot en bättre måluppfyllnad. Vid genomgång av underlaget kommer fokus att vara på huruvida strävansmålen har möjlighet att bli uppfyllda under planperioden. Avstämningen vill visa på en aktuell status för verksamhetsområdena, och för respektive strävansmål inom området, och därigenom ge en uppfattning om rimligheten i långsiktig ambition och resurstilldelning. De strävansmål som finns angivna i kulturplanen ska antingen vara på väg att bli uppfyllda eller på annat sätt vara under utveckling. Kontrollmål 6: Uppfyllt Beslutsunderlag Bilaga 1, Förslag till beslut Bilaga 2, Revisionsrapport Kultur- och fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna svar till s revisorer angående Granskning av kulturplanens genomförande och uppföljning Expedieras: Akten s revisorer Regionstyrelsen 2

5 Granskning av kulturplanens genomförande och uppföljning Alexander Arbman Jörn Wahlroth Oktober 2017

6 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollmål Avgränsning och Metod Styrande dokument och organisation Kultursamverkansmodellen Kulturplan Verksamhetsplan Reglemente Organisation Iakttagelser och bedömningar Finns ändamålsenliga rutiner för att kommunicera och implementera planen? Iakttagelser Bedömning Vilka rutiner finns för att säkerställa att insatser genomförs inom de prioriterade områdena? Iakttagelser Bedömning Finns fungerande processer för samråd och samverkan? Iakttagelser Bedömning Har kulturplanens ambitioner tydliggjorts genom indikatorer för måluppfyllelse? Iakttagelser Bedömning Finns ändamålsenliga rutiner för uppföljning av kulturplanen? Iakttagelser Bedömning Finns ändamålsenliga rutiner för att fördela medel och följa tilldelade medel utifrån kulturplanen? Iakttagelser Bedömning Revisionell bedömning Oktober av 21

7 5.1. Revisionell bedömning Bedömningar mot kontrollmål Rekommendationer Oktober av 21

8 1. Sammanfattning År 2009 fattade riksdagen ett beslut om en ny nationell kulturpolitik med en modell för tilldelning av statliga kulturmedel. De nationella kulturpolitiska målen ligger till grund för regionens kulturplan. Planen tas fram i samverkan med kommunerna och andra aktörer inom kulturlivet i Blekinge. Regionstyrelsen fattade i december år 2014 beslut om ny kulturplan för åren I planen beskrivs bland annat riktlinjer för hur kulturen ska utvecklas och bedrivs i Blekinge. I kultur- och fritidsnämndens reglemente framgår exempelvis att nämnden, enligt uppdrag från regionstyrelsen, har ansvar för att verkställa regionens kulturpolitik enligt beslutad kulturplan. har fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna att genomföra granskning av kulturplanens genomförande och uppföljning. Granskningens syfte är att bedöma om kultur- och fritidsnämnden har säkerställt ett ändamålsenligt genomförande och en ändamålsenlig uppföljning av kulturplanen, samt att detta har skett med tillräckligt intern kontroll. Vi bedömer att nämnden till stora delar har säkerställt ändamålsenligheten och den interna kontrollen avseende genomförande och uppföljning av kulturplanen. Vi anser dock att uppföljningen av målen och den löpande rapporteringen som sker i nämnden angående kulturplanens utvecklingsområden till delar kan utvecklas och därmed stärka den interna kontrollen. Vår bedömning grundar sig på de iakttagelser och bedömningar som gjorts för respektive kontrollmål. Oktober av 21

9 2. Inledning 2.1. Bakgrund År 2009 fattade riksdagen ett beslut om en ny nationell kulturpolitik med en modell för tilldelning av statliga kulturmedel. De nationella kulturpolitiska målen ligger till grund för regionens kulturplan. Planen tas fram i samverkan med kommunerna och andra aktörer inom kulturlivet i Blekinge. Regionstyrelsen fattade i december 2014 beslut om en ny kulturplan för åren I planen beskrivs riktlinjer för hur kulturen ska utvecklas och bedrivas i Blekinge. Målen och dess indikatorer omfattar samtliga aktörer med uttalat mål i kulturplanen. I kultur- och fritidsnämndens reglemente framgår bland annat att nämnden, enligt uppdrag från regionstyrelsen, har ansvar för att verkställa regionens kulturpolitik enligt beslutad kulturplan. Vidare ska nämnden följa upp målen i kulturplanen, samt i verksamhetsberättelse och årsbokslut rapportera måluppfyllelse av dessa mål. s revisorer har utifrån en riskbedömning beslutat att granska kulturplanens genomförande och uppföljning Revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma om kultur- och fritidsnämnden har säkerställt ett ändamålsenligt genomförande och en ändamålsenlig uppföljning av kulturplanen, samt att detta har skett med tillräcklig intern kontroll Revisionskriterier Regional kulturplan Kultur- och fritidsnämndens reglemente Lag och förordning om fördelning av vissa statsbidrag till regional kulturverksamhet 2.4. Kontrollmål Finns ändamålsenliga rutiner för att kommunicera och implementera planen? Vilka rutiner finns för att säkerställa att insatser genomförs inom de prioriterade områdena? Finns fungerande processer för samråd och samverkan? Har kulturplanens ambitioner tydliggjorts genom indikatorer för måluppfyllelse? Finns ändamålsenliga rutiner för uppföljning av kulturplanen? Finns ändamålsenliga rutiner för att fördela medel och följa upp tilldelade medel utifrån kulturplanen? 2.5. Avgränsning och Metod Granskningen avgränsas till nämndens ansvar vad avser kulturplanearbetet. Oktober av 21

10 I granskningen har intervjuer skett med kultur- och fritidsnämndens presidium, verksamhetsområdeschef och kulturstrateg. Det har även genomförts intervjuer med kulturcheferna i länets kommuner samt tre andra externa aktörers verksamhetschefer som har en roll inom ramen för kulturplanens utvecklingsområden (Regionteatern, Musik i Blekinge och Blekinge Museum). Dokumentstudier har bland annat skett av styrdokument, protokoll och uppföljning. Rapporten har varit föremål för saklighetsgranskning. Oktober av 21

11 3. Styrande dokument och organisation 3.1. Kultursamverkansmodellen I december år 2009 fattade Riksdagen beslut om att införa Kultursamverkansmodellen. Modellen infördes år 2011 med syftet att öka utrymmet för regionala prioriteringar samt variationer. Tidigare ansökte regionala kulturinstitutioner, som var berättigade till statligt stöd, bidrag från kulturrådet. Den nya modellen innebar att landsting/regioner, i samverkan med länets kommuner och kulturlivet, bestämmer hur det statliga bidraget fördelas till regional kulturverksamhet. Inom Kultursamverkansmodellen får regionerna/landstingen dela ut statliga medel inom följande sju verksamhetsområden: 1. Professionell teater- dans och musikverksamhet, 2. Regional museiverksamhet, 3. Regional biblioteksverksamhet, läs- och litteraturfrämjande verksamhet 4. Konst- och kulturfrämjande verksamhet, 5. Regional enskild arkivverksamhet 6. Filmkulturell verksamhet och 7. Hemslöjdsfrämjande verksamhet Kulturplan Regionstyrelsen i har antagit styrdokumentet, Blekingestrategin I strategin framgår regionens kulturplan är styrdokument till insatsområdet Livskvalitet. Inom varje landsting/region ska en kulturplan tas fram, som fungerar som underlag till statens bidragsgivning. Kulturplanen ska gälla i tre år och tas fram i samverkan med länets kommuner, kulturlivet och civilsamhället. Kulturplanen ska beskriva vilka planerade kultursatsningar som ska ske den närmsta treårsperioden samt hur dessa relaterar till de nationella kulturpolitiska målen. Kulturrådets styrelse använder kulturplanen vid sitt årliga beslut om statsbidrag till regional kulturverksamhet. anslöt sig till modellen år Regionens första kulturplan gällde mellan 2012 till Regionstyrelsen antog vid slutet av år 2014 den befintliga regionala kulturplanen Denna kulturplan har reviderats under år Verksamhetsplan Regionstyrelsen har antagit en verksamhetsplan I planen finns fyra insatsområden: Bilden av attraktiva Blekinge Livskvalitet Arbetsliv Tillgänglighet Oktober av 21

12 I verksamhetsplanen har kultur- och fritidsnämnden antagit följande kulturpolitiska prioriteringar: Barn och unga Tillgänglighet Samverkan Delaktighet Internationalisering Dans Bildkonst och form 3.4. Reglemente I kultur- och fritidsnämndens reglemente står följande kring regionens kulturpolitik. Nämnden ansvarar bland annat för att: Verkställa regionens kulturpolitik enligt beslutad kulturplan, ansvar för uppdrag till verksamheten inom kultur- och fritidsområdet samt för uppföljning och utvärdering av uppdragen. Nämnden skall enligt närmare anvisningar från Regionstyrelsen ansvara för fördelningen av statsbidrag av statsbidrag och regionala bidrag (landstinget) till de regionala kultur- och fritidsinstitutionerna i Blekinge, liksom för stödinsatser till folkbildning och ungdomsverksamhet i Blekinge. Kultur- och fritidsnämnden ska en gång per tertial rapportera till Regionstyrelsen hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret Organisation s tjänstemannaorganisation för arbetet med planering, uppföljning och kontroll av kulturplanen sorterar inom ramen för en kultur- och fritidsverksamheten. Chefen för verksamhetsområdet kultur och fritid, en kulturstrateg och en controller utgör resurs för att hantera dessa frågor. Inom verksamheten finns även de regionala kulturverksamheterna Musik i Blekinge, Slöjd i Blekinge, Dans i Sydost, samt Biblioteksutveckling Blekinge/Kronoberg. Utanför s organisation finns följande regionala kulturverksamheter: Blekinge Museum Reaktor Sydost Regionteatern Kronoberg Blekingearkivet Riksteatern Blekinge Blekinge läns bildningsförbund Därutöver finns 15 kulturföreningar som erhåller verksamhetsbidrag. Oktober av 21

13 4. Iakttagelser och bedömningar 4.1. Finns ändamålsenliga rutiner för att kommunicera och implementera planen? Iakttagelser Av intervjuer och dokument framgår att arbetet och framtagandet av kulturplanen skedde med länets kommuner, professionella kulturlivet och det civila samhället. Vid kultur- och fritidsnämndens sammanträde den 28 februari år 2014 fattades beslut om tidsplan för kulturplan Förutom en rad dialogmöten fick en flera instanser möjlighet att yttra sig om en remissversion av kulturplanen. Av 23 instanser lämnade 22 svar. Tidsplanen för kommunicering av planen såg ut enligt följande: Tidsplan, år 2014 Februari till april April Maj Juli till september Oktober November Kommentar Dialogmöten i kommunerna för alla Stormöte, tema litteratur/berättande, utdelning av kulturpris Första utkast till uppdaterad kulturplan färdigt Remisstid Beslut i regionstyrelsen Inlämning till Kulturrådet Aktörer och intressenter i processen: Bilden visa vilka intressenter som i processen som föregick kulturplanen (Källa: Blekinge regionala kulturplan ). Oktober av 21

14 Genomförda intervjuer bekräftar en mycket god delaktighet i processen inför beslutsfattande av kulturplan , vilket inneburit att kommunikation och implementering av planen till stora delar skett redan i denna fas. Intervjuerna bekräftar också att flera verksamheter upplever kulturplanen som ett aktivt styrdokument i sin verksamhet. Cheferna för de intervjuade professionella kulturorganisationen har rutiner för att arbeta enligt planens intentioner. Planen används i det egna arbetet med verksamhetsplaner och verksamhetsberättelser. Inom länets kommuner är det kulturcheferna som kommunicerar ut och förmedlar kulturplanen. Av intervjuerna framgår att det inom en kommun till delar kan finnas en konkurrens mellan kulturplanens ambitioner och respektive kommuns mål och prioriteringar, men att detta inte till några väsentliga delar påverkar kulturplanens genomförande. Av intervjuerna framgår också uppfattningen att kulturplanen till stora delar stödjer en samverkan mellan planens olika aktörer. Vidare bekräftar intervjuerna att det arbete som för närvarande pågår med den nya kulturplanen ger goda förutsättningar för planens implementering i respektive organisation. Kultur- och fritidsnämnden har beslutat att kulturplanen har remissperioden mellan 15 juni till 30 september år Det framgår vid intervjuerna att möjligheten till delaktighet och påverkan har varit god Bedömning Vi bedömer att det finns ändamålsenliga rutiner för att kommunicera och implementera planen. Detta stöds framförallt genom det arbete med dialoger och remisser som genomförts innan planens antagande Vilka rutiner finns för att säkerställa att insatser genomförs inom de prioriterade områdena? Iakttagelser I kulturplan framgår att de regionalt prioriterade områdena för perioden är: Barn och unga Tillgänglighet Samverkan Delaktighet Internationalisering Av intervjuerna och dokument framgår att beslut har fattats om särskilt prioriterade områden; Dans och Bildkonst och form. Kulturplanen innehåller för olika verksamhetsområden s ambitioner. Dessa ambitioner har en koppling till de prioriterade områdena. Kultur- och fritidsnämndens förvaltning genomför löpande möten och dialoger med de regionala kulturverksamheter som erhåller bidrag. Vid dessa tillfällen sker genomgång av villkor, samtidigt som det säkerställs att aktiviteter för genomförande planer. För regionala kulturverksamheter Oktober av 21

15 finns särskilt upprättade dokument som reglerar verksamheten. Se vidare under avsnitt Bedömning Vi bedömer att det finns rutiner för att säkerställa att insatser genomförs. Detta sker genom att s ambitioner kommer till uttryck för varje verksamhetsområde i kulturplanen och att en aktiv dialog förs om aktiviteter utifrån ambitioner och villkor Finns fungerande processer för samråd och samverkan? Iakttagelser Av intervjuerna framgår att kultur- och fritidsnämndens presidium och tjänstemannaorganisation har en planerad och systematisk process för samråd och samverkan med de olika kulturverksamheterna, dels inför framtagandet av ny kulturplan och dels i det löpande arbetet med befintlig kulturplan. Enligt nämndens reglemente finns möjlighet att arbeta i olika nätverk med exempelvis företrädare från kommuner, kulturaktörer och skolverksamhet. Syftet är att främja samverkan mellan olika kulturaktörer. Möten för dialog och uppföljning med kulturverksamheter och nätverk sker enligt följande: Tjänstemannaorganisationen genomför de flesta mötena. Vid vissa tillfällen deltar nämndens presidium. Av intervjuerna framgår att de samtal som förs upplevs vara av god kvalité och att Region Blekinges tjänstemän upplevs mycket väl insatta i respektive verksamhets betingelser. Från kulturverksamheternas sida framhålls att s tjänstemän i allra högsta grad är en bidragande faktor till det breda samarbete som existerar inom regionen. När det gäller kommunernas förhållande till kulturplanen framkommer att det finns ett utrymme för att öka samverkan mellan kommunerna, i synnerhet på kommunledningsnivå, och formerna för kulturplanens förankring i den enskilda kommunen. Av intervjuerna framkommer att det kan bli ännu mer sammanhållning inom länet genom att skapa gemensamma aktiviteter och målbeskrivningar mellan olika kulturverksamheter. Oktober av 21

16 I några av intervjuerna ges uttryck för att det delvis finns en otydlighet i vem som initierar och driver utveckling i de delar där kulturplanen inte riktar uppdrag direkt till en specifik organisation. Samtidigt ges uttryck för att detta har beaktats och tydliggjorts i den nya kulturplanen. Av intervjuerna framgår att det inför den nya kulturplanen har funnits och finns goda möjligheter för deltagande och påverkan. Det uppges även finnas en god dialog för länsöverskridande samverkan mellan Kronoberg, Blekinge och Kalmar län Bedömning Vi bedömer att det finns fungerande processer för samråd och samverkan mellan Region Blekinge och de kulturverksamheter som erhåller bidrag. Det baserar vi på att det finns en tydlig årsplanering för processen och att arbetet sker på ett kvalitativt sätt i enlighet med upprättad planering. Vi konstaterar att de planerade mötena har en hög ambitionsnivå. är beroende av få tjänstemän för processerna, vilket leder till ett stort mått av sårbarhet vid exempelvis eventuella vakanser. Vidare finns till delar ett behov av att utveckla samverkan mellan kulturplanens olika aktörer och att tydliggöra initiativtagare i de delar där uppdrag inte riktas mot en specifik organisation Har kulturplanens ambitioner tydliggjorts genom indikatorer för måluppfyllelse? Iakttagelser I kulturplan framgår de nationella kulturpolitiska målen: Kulturen ska vara en dynamisk, utmanande och obunden kraft med yttrandefriheten som grund. Alla ska ha möjlighet att delta i kulturlivet. Kreativitet, mångfald och konstnärlig kvalitet ska prägla samhällets utveckling. Planen fördjupar och beskriver hur de nationella målen ska uppnås, genom att kulturpolitiken: Främja allas möjlighet till kulturupplevelser, bildning och till att utveckla sina skapande förmågor, Främja kvalitet och konstnärlig förnyelse, Främja ett levande kulturarv som bevaras, används och utvecklas, Främja internationellt och interkulturellt utbyte och samverkan, Särskilt uppmärksamma barns och ungas rätt till kultur. följer upp mål kopplade till de prioriterade områdena. Utöver dessa har Dans och Bildkonst och form tillkommit som särskilt prioriterade områden. I årsredovisning för år 2016 och delårsrapport för år 2017 framgår att indikatorer och mål är kopplade till s kulturplan och samverkansmodellen. Dessa omfattar samtliga regionala aktörer med verksamhetsbidrag och uttalade mål i kulturplanen. Måluppföljning, delårsrapport 2017: Oktober av 21

17 Källa: Delårsrapport, augusti 2017, Av kulturplanen framgår de regionalt prioriterade områdena. I kulturplanen beskrivs tio utvecklingsområden, som i förekommande fall bryts upp i underliggande verksamheter. För var och en av dessa utvecklingsområden/verksamheter finns mellan två och fyra punkter där s ambitioner med verksamheten framgår. Dessa ambitioner riktas till företrädesvis en mottagande organisation. Se nedanstående exempel för museiverksamheten. UTVECKLINGSOMRÅDEN Scenkonst Dans Musik Teater Scenkonst Sydost Kulturarv Kulturarv Blekinge Museiverksamhet Arkivverksamhet Hemslöjd Oktober av 21

18 Bibliotek Litteratur, berättande och läsfrämjande Film och rörliga medier Bildkonst och form Folkbildning Kultur och hälsa Kulturella och kreativa näringar Kultur och besöksnäring Exempel på kulturplanens ambitioner: Kulturarv Museiverksamhet Av intervjuerna med regionens företrädare framgår att det upplevs finnas en problematik med att sätta upp objektivt mätbara kvalitetsmål och kvantitativa mål inom kulturområdet. Det handlar om risk för att indikatorerna inte ger tillräcklig information eller att de mäter fel saker och därmed ger en felaktig styrning. Samtidigt framkommer i intervjuer med verksamhetsföreträdare synpunkten att en utveckling av indikatorer skulle kunna ge ett tydligare underlag för kommunikation av ambitioner och förståelse för prioriteringar Bedömning Vi bedömer att kulturplanens ambitioner delvis återspeglas inom ramen för de mål som är kopplade till de regional prioriterade områdena och framgår av nämndens verksamhetsplan. Även om vi delar uppfattningen avseende problematiken avseende objektiva och mätbara indikatorer kopplade till målen, anser vi att utformningen av indikatorer kan utvecklas för att bättre stödja bedömningen av måluppfyllelsen. Vidare anser vi att kopplingen, i form av stöd för måluppfyllelse, mellan verksamhetensplanens mål, d v s de regionalt prioriterade områdena, och de ambitioner som kommer till uttryck inom respektive utvecklingsområde i kulturplanen kan utvecklas. Vi rekommenderar att i högre grad eftersträva tydliggjorda indikatorer till de mål som nämnden följer upp, för att därigenom erhålla en ökad objektivitet och transparens i uppföljningen, samt i högre grad tydliggöra kopplingen mellan nämndens mål i verksamhetsplanen och de ambitioner som kommer till uttryck för respektive utvecklingsområde i kulturplanen. Oktober av 21

19 4.5. Finns ändamålsenliga rutiner för uppföljning av kulturplanen? Iakttagelser I kultur- och fritidsnämndens reglemente tydliggörs att nämnden ska genomföra uppföljning samt i verksamhetsberättelse och årsbokslut rapportera måluppfyllelse av målen i kulturplanen. Enligt kulturplan ska regelbunden uppföljning och utvärdering ske av de som får del av verksamhetsbidrag från regionen. Kulturverksamheterna lämnar varje år en kvalitativ och en kvantitativ redovisning till kulturrådet. I denna redovisning lämnas uppgifter om: Kvantitativ uppföljning och redovisning Redovisning av Organisation, intäkter, kostnader, personal, antal föreställningar, programaktiviteter, konserter, utställningar, uppdelad på ålder, andra län, andra länder, inköp andra länder Kvalitativ uppföljning och redovisning Redovisning av Beskrivning av arbete inom: Professionell teaterverksamhet, Professionell dansverksamhet, Professionell musikverksamhet, Museiverksamhet, Biblioteksverksamhet, Läs- och litteraturfrämjande verksamhet, Konst- och kulturfrämjande verksamhet, Regional enskild arkivverksamhet, Filmkulturell verksamhet, Hemslödsfrämjande verksamhet Exempel på frågeställningar Hur har landstinget/regionen och de kulturverksamheter som fått statliga medel inom kultursamverkansmodellen 1 a. främjat kvalitet? 1 b. främjat konstnärlig förnyelse? 1 c. främjat ett levande kulturarv som bevaras, används och utvecklas? 1 d. främjat allas lika möjligheter att delta i kulturlivet oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck? Enligt kulturrådets hemsida är 18 maj år 2017 sista datumet för redovisning av år Utifrån den kvantitativa och kvalitativa redovisningen gör kultur- och fritidsnämndens förvaltning en samlad uppföljningsrapport utifrån verksamheternas redogörelser. I intervjuer framgår att denna process är administrativt tidskrävande, men ger goda förutsättningar för uppföljning av genomförda insatser i enlighet med kulturplanen. Årsplaneringen för uppföljning och redovisning ser ut enligt följande: Oktober av 21

20 Utöver detta genomförs regelbundna verksamhetssamtal i syfte att följa upp hur bidragen har använts utifrån kulturplanen. Övriga aktörer som tar del av produktions- och projektmedel utvärderas mot de nationella och regionala prioriteringarna. Vid årsredovisning och delårsrapport redovisar nämnden arbetet med Blekinges regionala kulturplan där respektive målområde finns beskrivet tillsammans med tillhörande målsättningar, indikatorer, måluppfyllelse och aktiviteter under året (se avsnitt 4.4). Enligt intervjuerna och årsredovisningen sker uppföljning av de regionala verksamheterna genom träffar och samtal mellan de regionala verksamheterna och kulturkansliet vid två tillfällen per år. Träffarna och samtalen sker kontinuerligt via olika plattformar och nätverk med syftet att nå de mål som kulturplanen innefattar. Som en helt ny rutin (fr o m hösten 2017) inhämtas även skriftlig redovisning utifrån de särskilda villkor som upprättats med respektive regional kulturverksamhet. En genomgång av nämndens samtliga protokoll under år 2016 till och med maj 2017 visar att löpande återrapportering av arbetet utifrån kulturplanen sker under rubriken Information. Redovisningen styrs utifrån vad tjänstemännen finner angeläget att informera om. Av protokollen framgår att bedömningen är att kulturplanens mål till stor del kommer att infrias. I samband med behandling av årsredovisningen för år 2016 framgår följande av protokoll ( ): Indikatorer och mål är kopplade till s kulturplan och samverkansmodellen och omfattar därför samtliga aktörer med uttalade mål i kulturplanen. De årliga verksamhetssamtalen med de regionala verksamheterna visar att det görs mycket insatser inom våra prioriterade områden och inga signaler finns i dagsläget på att indikatorerna inte ska uppvisa positiva resultat. Oktober av 21

21 Samtidigt framgår av protokollen att det utöver den måluppföljning som sker vid delårsrapport och årsredovisning saknas en bestämd struktur för uppföljning av de ambitioner som kommer till uttryck för respektive utvecklingsområde i kulturplanen. Vidare saknas en tydlig struktur för återkoppling till nämnden om vad som rapporters i kulturdatabasen till kulturrådet. Resultatet av denna rapportering finns att tillgå först efter det att nämnden avgivit sin årsredovisning. Varje kulturverksamhet som erhåller bidrag tar fram en årsredovisning samt verksamhetsberättelse, och dessa innehåller uppföljning gentemot kulturplanen. Kultur- och fritidsnämnden använder verksamhetstexterna vid sammanställningen av nämndens verksamhetsberättelse. I detta arbete finns en dialog mellan nämndens förvaltning och kulturverksamheterna. Av intervjuerna framgår att det vid kulturchefsmötena närvarar kommunernas kulturchefer och företrädare från regionens kulturförvaltning. Detta anses som ett bra tillfälle för diskussion om nutid och framtid samt återkoppling. Det finns i nämnden en återkommande rapportering kring planering av och hur arbetet fortskrider med den nya kulturplanen för år Kulturplanen är beslutad för en treårsperiod, vilket innebär att den slutliga bedömningen av planens samtliga mål redovisas efter periodens utgång. Vid kultur- och fritidsnämndens sammanträde den i mars år 2015 behandlades målsättningarna i kulturplan för åren målsättningar av 74 bedömdes som fullföljda/pågående, medan sex bedöms som ej uppfyllda och 7 bedömdes som borttagna/förändrade Bedömning Vi bedömer att det finns väl fungerande rutiner för att genom verksamhetssamtal genomföra uppföljningar. Nämndens tjänstemannaorganisation genomför löpande och kontinuerlig uppföljning med kulturverksamheterna. Det finns rutiner för återrapportering av de mål som finns i nämndens verksamhetsplan, samt fungerande rutiner för rapportering till statens kulturråd. Vi bedömer att det finns en återkommande rapportering i nämnden utifrån kulturplanen under punkten information, men att denna rapportering saknar en tydlig struktur utifrån de ambitioner för utveckling som kommer till uttryck i kulturplanen. Vi rekommenderar att det skapas en struktur (innehåll och frekvens) för att till nämnden rapportera hur arbetet med kulturplanen fortlöper utifrån de ambitioner som tydliggjorts inom utvecklingsområdena. Oktober av 21

22 4.6. Finns ändamålsenliga rutiner för att fördela medel och följa tilldelade medel utifrån kulturplanen? Iakttagelser Av reglementet för kultur- och fritidsnämnden framgår att nämnden ska följa upp hur statliga och regionala medel används och återrapportera detta. Fördelning av medel bygger i huvudsak på det som står i kulturplanen. har tagit fram villkor för regionalt verksamhetsbidrag där det för varje verksamhet framgår vilka grunder som föreningen/organisationen/verksamheten kan söka verksamhetsstöd. Av villkoren nämns Blekinges regionala kulturplan samt Blekingestrategin som basen för de föreningar och regionala kulturverksamheter som får bidrag av Region Blekinge. har tagit fram villkor för de kulturverksamheter som erhåller bidrag. Av villkoren framgår att det är Blekinges regionala kulturplan och Blekingestrategin som är grunden för fördelning av bidrag. Det framgår även vilket uppdrag som den kulturverksamheten har samt uppdrag utifrån kulturplanen. följer upp, utifrån villkoren, kulturverksamheterna ungefär 1-2 två gånger per år i digitalt verktyg. Kultur- och fritidsnämnden har inom projektmedel tjänstemannadelegation upp till 50 tkr, där nämnden beslutar om projektmedel över 50 tkr. Av protokollen framgår beslut tagna genom tjänstemannadelegation. Det finns rutiner för att även rapportera ej beviljade projektansökningar. Kultur- och fritidsnämnden beslutade om nedan fördelning av verksamhetsbudget för år 2017: Fördelning av verksamhetsbidrag 2017 Regionalt stöd Statligt stöd Regionala intäkter Institutioner/inom Institutioner/utanför region Blekinge Folkbildnings- och ungdomsstöd Idrottsstöd Kulturföreningar m reg.verks. 967 Övriga kulturstöd Administration inkl. nämnd Summa Medlemsintäkter Intäkter TKR Budget 2017 Kostnader TKR Budget 2017 Regionalt stöd Kulturbidrag Statligt stöd Kultur och fritidsnämnd 411 Regionala kulturintäkter Personalkostnader Medlemsintäkter 665 Övriga kostnader Projektintäkter 823 Gemensamma kostnader 807 Övriga kulturintäkter Summa intäkter Summa Kostnader Oktober av 21

23 Enligt de intervjuade har kulturverksamheterna möjlighet att påverka och kan föra diskussioner utifrån finansiella förutsättningar. Det framgår även att det är tydligt hur den finansiella fördelningen baseras utifrån kulturplanen, och att verksamheter som fått avslag har förståelse för de bedömningar som görs Bedömning Vi bedömer att rutinerna för att fördela medel och följa tilldelade medel sker utifrån kulturplanen samt de villkor som och kulturverksamheterna har ingått. Oktober av 21

24 5. Revisionell bedömning 5.1. Revisionell bedömning Granskningen syftar till att bedöma om kultur- och fritidsnämnden har säkerställt ett ändamålsenligt genomförande och en ändamålsenlig uppföljning av kulturplanen, samt att detta har skett med tillräcklig intern kontroll. Vi bedömer att nämnden till stora delar har säkerställt ändamålsenligheten och den interna kontrollen avseende genomförande och uppföljning av kulturplanen. Vi anser dock att uppföljningen av målen och den löpande rapporteringen som sker i nämnden angående kulturplanens utvecklingsområden till delar kan utvecklas och därmed stärka den interna kontrollen. Nedanstående bedömningar mot kontrollmål ligger till grund för den revisionella bedömningen Bedömningar mot kontrollmål Kontrollmål Kommentar Finns ändamålsenliga rutiner för att kommunicera och implementera planen? Vilka rutiner finns för att säkerställa att insatser genomförs inom de prioriterade områdena? Finns fungerande processer för samråd och samverkan? Har kulturplanens ambitioner tydliggjorts genom indikatorer för måluppfyllelse? Uppfyllt Vi bedömer att det finns ändamålsenliga rutiner för att kommunicera och implementera planen. Detta stöds framförallt genom det arbete med dialoger och remisser som genomförts innan planens antagande. Uppfyllt Vi bedömer att det finns rutiner för att säkerställa att insatser genomförs. Detta sker genom att s ambitioner kommer till uttryck för varje verksamhetsområde i kulturplanen och att en aktiv dialog förs om aktiviteter utifrån ambitioner och villkor. Uppfyllt Vi bedömer att det finns fungerande processer för samråd och samverkan mellan och de kulturverksamheter som erhåller bidrag. Det baserar vi på att det finns en tydlig årsplanering för processen och att arbetet på ett kvalitativt sätt i enlighet med upprättad planering. Delvis uppfyllt Vi bedömer att kulturplanens ambitioner delvis återspeglas inom ramen för de mål som är kopplade till de regional prioriterade områdena och framgår av nämndens verksamhetsplan. Även om vi delar uppfattningen avseende Oktober av 21

25 Finns ändamålsenliga rutiner för uppföljning av kulturplanen? Finns ändamålsenliga rutiner för att fördela medel och följa upp tilldelade medel utifrån kulturplanen? problematiken avseende objektiva och mätbara indikatorer kopplade till målen, anser vi att utformningen av indikatorer kan utvecklas för att bättre stödja bedömningen av måluppfyllelsen. Vidare anser vi att kopplingen, i form av stöd för måluppfyllelse, mellan verksamhetensplanens mål, d v s de regionalt prioriterade områdena, och de ambitioner som kommer till uttryck inom respektive utvecklingsområde i kulturplanen kan utvecklas. Delvis uppfyllt Vi bedömer att det finns väl fungerande rutiner för att genom verksamhetssamtal genomföra uppföljningar. Nämndens tjänstemannaorganisation genomför löpande och kontinuerlig uppföljning med kulturverksamheterna. Det finns rutiner för återrapportering av de mål som finns i nämndens verksamhetsplan, samt fungerande rutiner för rapportering till statens kulturråd. Vi bedömer att det finns en återkommande rapportering i nämnden utifrån kulturplanen under punkten information, men att denna rapportering saknar en tydlig struktur utifrån de ambitioner för utveckling som kommer till uttryck i kulturplanen. Uppfyllt Vi bedömer att rutinerna för att fördela medel och följa tilldelade medel sker utifrån kulturplanen samt de villkor som och kulturverksamheterna har ingått Rekommendationer Vi rekommenderar att i högre grad eftersträva tydliggjorda indikatorer till de mål som nämnden följer upp, för att därigenom erhålla en ökad objektivitet och transparens i uppföljningen, samt i högre grad tydliggöra kopplingen mellan nämndens mål i verksamhetsplanen och de ambitioner som kommer till uttryck för respektive utvecklingsområde i kulturplanen. Vi rekommenderar att det skapas en struktur (innehåll och frekvens) för att till nämnden rapportera hur arbetet med kulturplanen fortlöper utifrån de ambitioner som tydliggjorts inom utvecklingsområdena. Oktober av 21

26 Jörn Wahlroth Uppdragsledare och projektledare Oktober av 21

27 Förslag till beslut KULTUR OCH FRITIDSNÄMNDEN Dnr Handläggare Malena Sandgren Idrottspris 2017 Bakgrund delar årligen ut ett Idrottspris. s idrottspris kan tilldelas en person eller verksam förening som har utfört en värdefull gärning eller uppnått höga resultat inom idrottsområdet. Person som nomineras till priset ska vara bosatt i Blekinge län eller ha anknytning dit. Förening som har blivit nominerad skall ha sin hemvist i länet och vara verksam där. Tre förslag har inkommit till årets idrottspris: - Kalvhagens Box Center - Asarums IF FK Damer - KHK Damer Beslutsunderlag Sammanställning, förslag Idrottspris 2017 Förslag till beslut Presidiet föreslår Kultur- och fritidsnämnden besluta att s idrottspris 2017 tilldelas

28 55 Kalvhagen Box Center Föreningen har för närvarande cirka 130 medlemmar, vilket är mycket för kampsport. Barngrupperna växer och deras verksamhet är en föregångsverksamhet inom kampsporterna. Kalvhagens Box Centers ledord och värdegrund är; Tillsammans är vi starka Träning - med glädje i fokus Glöd vi brinner för det vi gör Kunskap Nybörjare eller världsmästare alla lär av varandra Familj Vi tar hand om varandra Respekt Allas lika värde inom/utanför ringen Asarums Damlag ( i föreningen Asarums IF/FK) - IF Trion (Spjutsbygd) låg i Allsvenskan och ända sedan dess har Blekinge väntat på få elitfotbollsstatus igen på damsidan. - Asarum har satsat på detta under flera år vann Asarum Div 1 Södra och i kvalet mot Elitettan avfärdades det forna storlaget Jitex Mölndal BK över två matcher blir laget inte bara Karlshamns representant i Elitfotbollen utan också hela Blekinges. Man kommer att spela i Elitettan, det vill säga serien, under Allsvenskan. De skriver på sin hemsida att: Vi är så sugna på att ta fighten för att försöka etablera oss i finrummet och vi vet att det kommer bli tufft, både sportsligt och ekonomiskt KHK Damer Klubbens vision: Damverksamheten ska finnas i högsta serien, (2015/16 utvecklades juniorlag för att brygga gapet mellan Dam- och Flicklag). Vidare ska ungdoms- och damverksamhetens krav belysas utifrån såväl bredd- som elitperspektiv. Från 2015 har man ett koncept som vänder sig till alla nivåer; Damlag som satsar mot toppen, Damjuniorlag som utvecklar damlagspelare ihop med de som vill spela mer för motion och de yngsta i Flicklaget. Man strävar uppåt i resultat och framåt genom att bedriva en bred verksamhet som är öppen för alla som vill delta i träning, matchlaget eller stödja laget som ledare och volontär. Dam- och flickverksamheten i Karlskrona har under de senaste 10 åren vuxit kraftigt tack var en strukturerad verksamhet med flera engagerade ledare/tränare. Faktum är att denna verksamhet sticker ut nationellt med sin bredd och tillväxt.