Investeringar i sjukhus Innehållsförteckning. Investeringar i sjukhus Fördjupningsprojekt. Februari 2018 Kajsa Malm och Per Stomberg

Transkript

1 Investeringar i sjukhus Innehållsförteckning Investeringar i sjukhus Fördjupningsprojekt Februari 2018 Kajsa Malm och Per Stomberg 00

2 Investeringar i sjukhus Innehållsförteckning Innehållsförteckning Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 2 Bakgrund 3 Intern kontroll 4 Granskningens resultat 4 Bilaga 1 intervjuade personer 11 01

3 Investeringar i sjukhus Sammanfattning Sammanfattning Granskningens iakttagelser har resulterat i att Deloitte bedömer att Region Skåne har ändamålsenliga och väl fungerande rutiner för att säkerställa att redovisningen av byggnadsinvesteringarna följer tillämpliga regelverk. Av de kontroller som finns har Deloitte identifierat tre nyckelkontroller som bedöms vara betydelsefulla för att säkerställa att redovisningen för byggnadsinvesteringarna inom Region Skåne blir korrekt. Dessa har kontrollerats i två utvalda stickprovstestade byggnadsinvesteringar. Den första av de identifierade nyckelkontrollerna är att behörig person signerar de avtal som ingås. För båda byggnadsinvesteringarna har den person som signerat avtalet varit i enlighet med gällande delegationsordningar och attestinstruktioner inom Region Skåne. Den andra av de identifierade nyckelkontrollerna är att man följer delegationsordning och attestreglemente inom Region Skåne genom att rätt person godkänner de ändrings- och tilläggsarbete som kan tillkomma inom pågående investeringsprojekt. I den investering där det hade varit ett ändrings- och tilläggsarbete har avtalet för detta signerats av korrekt person enligt Region Skånes attestinstruktion. Den tredje identifierade nyckelkontrollen avser att man följer god redovisningssed enligt lag och anvisningar inom Region Skåne vid bedömning av om en kostnad ska aktiveras i projektet eller kostnadsföras i resultaträkningen. Detta görs i samband med att en faktura ankommer och attesteras. För båda av de stickprovstestade projekten har totalt 20 fakturor samlats in för att kontrollera att detta sker i enlighet med attestinstruktionen. Testningen gav ett resultat utan anmärkningar. Ovanstående tre kontroller bedöms därför vara designade och implementerade på ett tillfredställande sätt. Deloittes bedömning är att Region Skåne har ändamålsenliga och väl fungerande rutiner för att säkerställa att redovisningen av investeringarna följer tillämpliga regelverk. 02

4 Bakgrund Region Skåne kommer under de närmaste åren att genomföra investeringar i främst byggnader och utrustning uppgående till väsentliga belopp. På grund av detta har området valts ut för fördjupad granskning inom ramen för redovisningsrevisionen av räkenskapsåret Revisionsmål Vår granskning har syftat till att bedöma om Region Skåne har ändamålsenliga och väl fungerande rutiner för att säkerställa att redovisningen av dessa investeringar följer tillämpliga regelverk. Vår granskning har huvudsakligen inriktats mot följande: Intern kontroll avseende överensstämmelse med ingångna avtal, kontroll av leverans och pris samt attestförfarande. Hantering av ändrings- och tilläggsarbeten. Gränsdragning mellan aktiverade och kostnadsförda utgifter. Revisionsmetod Vår revisionsmetod har bestått av följande tillvägagångssätt: Intervjuer med utvalda personer vid såväl granskade förvaltningar som den centrala ekonomifunktionen för att kartlägga strukturen på den interna kontrollen på området samt identifiera faktiskt befintliga kontroller. Stickprovsgranskning av ett antal avgränsade delinvesteringsprojekt med avseende på de aspekter som nämns under avsnittet revisionsmål ovan. Stickprovsgranskning av kostnadskonton för vilka genomgång varit relevant i syfte att identifiera avgränsningsproblematik mot pågående investeringar. Tidplan Granskningen har utförts under hösten och vintern och rapporteras till Revisorskollegiet i februari 2018 enligt överenskommelse. 03

5 Intern kontroll För att en verksamhet ska fungera väl och för att hindra att felaktigheter uppstår krävs det att det inom verksamheten finns uppbyggda interna kontroller. Med intern kontroll avses i detta sammanhang kontroller som löpande utförs för att fånga upp felaktigheter eller misstag. Då de interna kontrollerna är designade på ett tillfredställande sätt och sedan korrekt implementerade i verksamheten bedöms verksamheten ha en god intern kontroll. För att de finansiella rapporterna ska bli korrekta krävs att rätt kostnader aktiveras i projekten och att rätt utgifter kostnadsförs och tas som kostnad direkt i resultaträkningen. Risken om någonting av detta blir fel är att ett visst projekt skulle vara över- eller undervärderat i balansräkningen. Syftet med denna granskning är således att undersöka om det finns implementerade interna kontroller samt om man aktiverar och kostnadsför olika utgifter korrekt. Granskningens resultat Granskningen har genomförts i två olika delar. Ena delen har bestått av intervjufrågor ställda till nyckelpersoner på Region Skånes koncernkontor och projektkontor. Den andra delen av granskningen har utförts i form av stickprovsgranskning av gjorda aktiveringar och kostnadsförda utgifter för två projekt. Investeringarna inom Nya sjukhusområden Malmö (NSM) och nya sjukhusområdet Helsingborg (NSH) står för den övervägande delen av de totala investeringarna inom Region Skåne. Våra stickprov har tagits från projekt inom NSM som är större än NSH. För NSM ser projektfördelningen på projekt med en budget överstigande 100 miljoner kronor ut som följer: 04

6 Total projektbudgetar överstigande 100 Mkr (NSM) Sprinkler BY Rörpost Med. gaser (inkl LOX) BY Kyla Evakueringsby95, Övergripande styrning BY BY BY De stickprov som valts ut är Servicebyggnad, , by 57 och Vårdbyggnad By 35. Dessa projekt har valts ut baserat på professionell bedömning. 1. Kartläggning av vilka interna kontroller som finns inom Region Skåne avseende investeringar i sjukhus Avtalsprocess Uppdragen avseende nybyggnationer kommer från beslut fattade av Regionfullmäktige och Regionstyrelsen. Region Skåne initierar en offentlig upphandling genom att publicera förfrågningsunderlag offentligt via upphandlingsverktyget Visma TendSign. Annonsering sker i EUs gemensamma annonsdatabas TED. Olika potentiella anbudsgivare inom branschen bevakar vanligen detta forum/verktyg och får då en notis när ett nytt uppdrag läggs upp. Bolagen lämnar sedan anbud till Region Skåne för det aktuella uppdraget. Region Skåne skapar en byggherreorganisation, som är beställarorganisation mot kontrakterade entreprenörer. Denna bemannas med personal från Regionfastigheter och upphandling sker av kompetenser som saknas inom den egna organisationen. I förfrågningsunderlaget beskrivs utvärderingsmodellen och generellt är det den entreprenör som bäst uppfyller urvalskriterierna som får tilldelning av uppdraget. Projektledningen ansvarar för upphandlingar inom projektet. Till sitt stöd har de Regionfastigheters upphandlingsenhet, som bistår med att ta fram förfrågningsunderlag, utvärdering av anbud samt med att ta fram avtal. Avtalen signeras i enlighet med Region Skånes delegationsordning och attestreglemente. Olika befattningshavare har olika beloppsgränser. Belopp som överstiger 100 basbelopp kan endast signeras av Fastighetsdirektören som har delegation på obegränsat belopp inom ramen för fattade beslut av Regionfullmäktige eller Regionstyrelsen. Det finns utarbetade ramavtal för de avtal som skrivs med byggherreorganisationen. Byggherreorganisationen är den så kallade beställaren och består av diverse medarbetare som arbetar med projektet. Till del är det anställda hos Region Skåne, men främst olika konsulter så som experter inom miljö, teknik, tidsplanering etc. 05

7 Löpande genomgång av projekt När avtalet är signerat och projektet startar, börjar diverse kontrollaktiviteter och uppföljningssteg inom organisationen. Inom Region Skåne Inför varje ny investering inom projektet tas det fram investeringsbeslut, både vad gäller utrustning och byggnadsinvesteringar. Ekonomiavdelningen gör planering och går igenom budgetering och kalkylering som sedan följs upp genom avstämningar, kontroller och slutkostnadsprognoser. Dessa steg har dock inte varit föremål för testning inom ramen för denna granskning. De löpande aktiviteter som sker inom projektet följs kontinuerligt upp mot budget. Löpande uppdateras även prognostiseringen och eventuella åtgärder för att inte överskrida budget. Rapportering ska göras inom det specifika projektet för NSM och vidare inom Region Skånes organisation. Det finns en tydlig rapporteringskalender som ska följas vilken uppdateras månadsvis. Vidare rapportering och mer detaljerad ekonomisk uppföljning görs inom Region Skåne per tertial. I projektkalkylerna finns medel reserverade för risker som kan falla ut under projekttiden. Projektet benämner dessa medel som riskbudget. Denna riskbudget hanteras av projektets styrgrupp, som har styrgruppsmöten 8-9 ggr/år. Budget för de olika delprojekten ligger fast, men kan ändras om styrgrupp beslutar att tilldela medel från riskbudgeten. Prognoser speglar löpande preliminärt bedömda slutkostnader för delprojekten samt projektet som sin helhet. Tillsammans med entreprenör Vid samverkansentreprenad har man möten varje månad med entreprenören och går igenom deras prognoser och hur långt arbetet har kommit. Inför dessa möten har entreprenören tagit fram ett material som gås igenom under mötet. Man går även igenom de fakturor som entreprenaden skickat. Projekten är ofta uppdelade i olika faser och då kan man utifrån dessa faser göra en bedömning av resultatet för projektet samt om några prognosändringar bör göras. Dessa möten protokollförs. Om någon kostnad skulle ge utslag vid dessa möten och avvika från budget och planering, börjar man utreda detta tillsammans med entreprenören. Det man fokuserar på är att hitta den fysiska orsaken till kostnadsökningen då det är vanligt att man stöter på oförutsägbara saker i arbete som bidrar till merkostnader. För att kontrollera att samtliga kostnader som faktureras är genuina kontrollerar sakattestanten fakturan och informationen som finns där så att den är rimlig och i enlighet med avtal. Utöver detta har även Projekt NSM inom Regionfastigheter startat ett nytt initiativ där man kvartalsvis ska samla in stickprov på kostnader inom projektet och samla in underliggande verifikat. Detta kommer att införas under 2018 varför verifierande uppgifter gällande detta inte har kunnat samlas in. Attestering av fakturor När en faktura inkommer till Region Skåne, konteras denna först av projektadministratören. När fakturan är konterad skickas den ut för attestering. Inom organisationen finns det sakattest och beslutattest och 06

8 dessa görs av olika personer beroende på fakturans belopp och innehåll enligt attestreglementet. Sakattestantens uppgift enligt attestreglementet är att: kontrollera att varan eller tjänsten har godkänts i beställningsportalen alternativt levererats enligt avtal och följesedel kontrollera att konteringen är korrekt gjord kontrollera att fakturan är fullständig och korrekt Beslutattestantens uppgift är att: kontrollera att utgiften ekonomiskt får belasta verksamheten kontrollera att beställningen/avtalet har tecknats av behörig person kontrollera att konteringen är korrekt Inom detta område arbetar personalen inom Region Skåne olika, vissa vet redan innan fakturan kommer att denna är ok och vad den avser eftersom man har löpande kommunikation med leverantörerna. Andra får sakgranska när fakturan väl kommer. Vanligtvis görs ovanstående genomgång av projektledaren då denna vanligen är antingen sakattestant eller beslutattestant. Externa konsulter får aldrig beslutattestera enligt ovan. Fastighetsdirektören har inget maxbelopp inom ramen för fattade beslut av Regionfullmäktige eller Regionstyrelsen, medan divisionschef, enhetschef och projektledare ligger på olika nivåer vad gäller hur stora belopp de får lov att hantera, i enlighet med attestreglementet. Det är först efter att beslutattesten är klar som kostnaden kommer in i projektet samt att fakturan låses upp för betalning och hamnar hos GSF. Systemet spärrar så att en faktura inte kan gå vidare om beslutattest saknas. Beställning av varor/tjänster När ett behov uppstår inom de olika projekten görs en beställning av vad som behövs. Fastighetsdirektören kan genomföra dessa beställningar men kan också välja att delegera denna uppgift. Delegation kan ske upp till vissa beloppsgränser enligt delegationsordningar och attestinstruktioner inom Region Skåne. Entreprenören kan själv fatta beslut om behov inom projektet så länge det är inom ramen för vad som är avtalat. Vanligtvis sker dock besluten i samråd med de anställda på Region Skåne. Region Skåne har stor insyn i vad entreprenören gör och skulle upptäcka om några kostnader drar iväg eller om någonting annat inte går som det ska. Varje månad skickar entreprenören fakturor där havda kostnader ska redovisas tydligt. På fakturan faktureras dels havda kostnader men också ofta en prognostiserad kostnad för kommande utgifter. Denna regleras månaden efter gentemot utfallet och här kan det därför förekomma kreditbelopp om utfallet blev lägre än prognosen. 07

9 2. Hantering av ändrings- och tilläggsarbeten Vanligtvis är projekten på löpande räkning genom samverkansentreprenad. Det händer ofta att man har avtalat om någonting men sedan märker att projektet kräver mer än planerat. Då arbetar Projektledaren fram nya förslag för att maximera nyttan för verksamheten. Enligt regionfastigheters instruktion för delegations- och attestbelopp är det ombudet som beslutar om tilläggs- och ändringsbeställningar. Projektledaren har behörighet att vara ombud inom ramen för beslutat projekt som denne blivit tilldelad. Eftersom inhyrd personal inte får lov att fatta dessa beslut, blir enhetschefen ombud vid projekt som leds av inhyrda projektledare. Även när det gäller ändrings- och tilläggsavtal är det beloppet som avgör vem som har rätt att signera avtalet enligt attestordningen inom Region Skåne. 3. Gränsdragning mellan aktiverade och kostnadsförda utgifter När en utgift uppstår ska denna hanteras och redovisas i enlighet med god redovisningssed. För utgifter som tillhör projekten innebär detta att de ska bokföras som pågående projekt och sedan aktiveras i balansräkningen när projektet är färdigställt. Vid aktiveringstidpunkten börjar man även skriva av på det man aktiverat med så lång tid som man anser att nyttjandeperioden är. För att bedöma om en utgift ska bokföras som en investering eller ses som en kostnad utgår Region Skåne ifrån två kriterier som båda ska vara uppfyllda. Beloppet ska överstiga 1 prisbasbelopp Det ska minst vara en nyttjandeperiod på 3 år för det som utgiften avser Exempel på när ett sådant ställningstagande kan uppstå är exempelvis vid bedömning om en utgift ska bokföras som byggnad eller inredning. För att underlätta så att kostnader som inte ska tas i projektet råkar hamna som byggnad eller inventarier skapar Region Skåne olika projekt beroende på vad som görs. Exempelvis för by 35 som är ett av genomförda stickprov, har man för själva rivningsarbetet lagt allt som rör detta som ett helt separat projekt. De utgifter som entreprenören har för detta faktureras således direkt till rivningsprojektet. Således ska samtliga fakturor som inkommer till projektet för byggnaden avse utgifter som ska aktiveras som byggnader eller inventarier. För varje faktura sätts ett projektnummer och det är detta projektnummer som styr var fakturan hamnar. Det finns upprättade instruktioner som gäller för hela NSX (vilket är samlingsnamnet man använder för alla nya sjukhusområden inom Region Skåne) över hur man ska hantera allmänna omkostnader och hur man bedömer om en utgift är en omkostnad eller om den ska tas i projektet. För allmänna omkostnader krävs en separat hantering eftersom man genomför en återsökning av dessa medel från HSN. 08

10 Som beskrivits ovan är det projektadministratören som står som mottagare när en faktura inkommer till Region Skåne. Via projektadministratörens kontering samt sakattesten och beslutattesten fångas således eventuella allmänna omkostnadsfakturor som hamnat fel upp. Enligt Region Skånes PM avseende hantering av utgifter för de nya sjukhusområdena ska en utgift som enligt regelverken klassificeras som en materiell anläggningstillgång bokföras som investering oavsett om den budgeterats som sådan eller ej. Utifrån detta PM kan också utläsas att driftkostnader ska bokföras där de uppkommer och särredovisas. 4. Resultat från stickprovsgranskningen Deloitte har under ovanstående avsnitt dokumenterat de kontroller som identifierats efter genomförda intervjuer. Följande kontroller anses vara nyckelkontroller för att projektredovisningen ska bli korrekt: Avtal signeras enligt attestinstruktion Ändrings- och tilläggsarbeten godkänns av behöriga personer Att bedömning av utgifter i samband med attestering av faktura görs enligt attestinstruktion För att verifiera att ovanstående identifierade interna kontroller verkligen utförs har underlag samlats in för två stickprov; Servicebyggnad, by 57 och Vårdbyggnad By 35 gällande de identifierade nyckelkontrollerna. NSM Vårdbyggnad, by 35 Nedan dokumenteras resultatet från de 3 nyckelkontroller som identifierats för by Kontraktet som ligger till grund för investeringen har signerats av en person med titel servicedirektör. Vid tidpunkten för signeringen av detta avtal såg organisationen något annorlunda ut. Servicedirektören är dock en motsvarighet till dagens fastighetsdirektör som enligt Region Skånes attestinstruktioner ska signera detta avtal då det överstiger 100 prisbasbelopp. 2. Det har under projektets gång uppstått ett tilläggs- och ändringsarbete. Avtal för detta har samlats in och detta avtal är signerat av projektledare. Avtalet handlar om en uppgörelse kring spont & schakt och eftersom det skett förändring har det föranlett ett ändrings- och tilläggsarbete. Det är korrekt att projektledaren signerat detta avtal då projektledaren enligt attestinstruktioner som beskrivits ovan har behörighet att vara ombud och att det vidare är ombudet som ska fatta beslut om ändrings- och tilläggsarbeten. 09

11 3. Eftersom denna byggnad är en helt ny byggnad går alla utgifter som uppstår i detta projekt in i det som sedan blir investeringen och som kommer aktiveras när de är färdigbyggda och kan tas i bruk. Eftersom man dessutom använder sig av separata delprojekt bedöms risken för att felaktiga typer av fakturor skulle aktiveras felaktigt i projekten som låg. 10 fakturor i projektet har samlats in för att verifiera att korrekt person enligt attestinstruktionen har beslutsattesterat dessa. Granskningen genomfördes utan anmärkning. NSM Servicebyggnad, By 57 Nedan dokumenteras resultatet från de 3 nyckelkontroller som identifierats för by Kontraktet som ligger till grund för investeringen har signerats av Fastighetsdirektören, vilket bedöms korrekt utifrån Region Skånes attestinstruktioner eftersom investeringen överstiger 100 prisbasbelopp. 2. Det har under projektets gång inte hunnit uppstå några ändrings- och tilläggsarbeten varför denna del inte har kunnat stickprovstestats. 3. Eftersom denna byggnad är en helt ny byggnad går alla utgifter som uppstår i detta projekt in i det som sedan blir investeringen och som kommer att aktiveras när de är färdigbyggda och kan tas i bruk. Eftersom man dessutom använder sig av separata delprojekt bedöms risken för att felaktiga typer av fakturor skulle aktiveras felaktigt i projekten som låg. 10 fakturor i projektet har samlats in för att verifiera att korrekt person enligt attestinstruktionen har beslutsattesterat dessa. Granskningen genomfördes utan anmärkning. Bedömning Baserat på genomförd granskning är vår slutsats att Region Skåne har väl uppbyggda rutiner för intern kontroll avseende överensstämmelse med ingångna avtal, attestförfarande, hantering av ändrings- och tilläggsarbeten och information gällande gränsdragning mellan aktiverade och kostnadsförda utgifter. Stickprovstestning har också visat att de interna kontrollerna är effektiva eftersom samtliga stickprov resulterat i noteringen att attestinstruktioner och riktlinjer följts. Initiativet som Projekt NSM inom Regionfastigheter kommer att starta under 2018 innehållande en kvartalsvis stickprovsinsamling på kostnader och underliggande verifikat inom projektet, anser Deloitte vara ett mycket bra initiativ som bidrar till att stärka den interna kontrollen ytterligare. 10

12 Bilaga 1 intervjuade personer Christer Holmgren, Fastighetsdirektör Ulrika Persson, Ekonomichef Carola Joelsson, Divisionschef projekt Christer Hallgren, Projektchef Bertil Dersén, Controller Division Projekt Susan Melsen, Projektcontroller NSM Leo Hafstad, Projektledare Servicebyggnad Sophia Flachmeyer, Projektekonom Servicebyggnad Kristina Olofsson, Projektledare vårdbyggnad Charlotta Dahlman, Projektekonom vårdbyggnad Sofia Grahn, Projektadministratör NSM 11

13 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ( DTTL ), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as Deloitte Global ) does not provide services to clients. Please see for a more detailed description of DTTL and its member firms. Deloitte provides audit, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. Deloitte serves four out of five Fortune Global 500 companies through a globally connected network of member firms in more than 150 countries bringing world-class capabilities, insights, and high-quality service to address clients most complex business challenges. To learn more about how Deloitte s approximately 264,000 professionals make an impact that matters, please connect with us on Facebook, LinkedIn or Twitter. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte network ) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication Deloitte AB 12