Verksamhetshandbok. Personalb l - Rutin. lnnehåll. Bilmodeller och utrustning... Försfüring och garantier. Avtalet omfattar. Avtalet omfattar inte

Transkript

1 ARs ạ z Verksamhetshandbok Itupitel Personal.tl ç ù Dokumentansvarig (namn och funktion) Carolina Wentzel, controller Dokumentnamn GYF Personalbil - Rutin Avsnitt Kap.nr: Förmåner - Traktamente - Resekostnader Fastställd av (namn och funktion) Joachim Håkansson, forbundschef Fastställd datum r Enhet Gemensamt GYF Sidnr: l(7) Reviderad datum Personalb l - Rutin lnnehåll Syfte Rätt till personalbil Vad ingår i personalbil och vilka är kostnaderna?... Service och reparationer... Vad är bruttolöneav drag? Bilmodeller och utrustning... J Bilbeställning - steg für steg... J Avtalstid... 4 Om anställning upphör under avtalstiden 4 Oavlönad frånvaro 4 Försfüring och garantier 4 Pension och sjukpenning... 5 Avsluta personalbil... 5 Normalt respektive onormalt slitage... 5 Service- och reparationsavtal via Svensk Vagnparksfinans, Operationell leasing.. 7 Avtalet omfattar 7 Avtalet omfattar inte 7

2 (7) Syfte Att erbjuda personalbil är en personalfürmån som Kalmarsunds g rmnasieforbund tillhandahåller sina tillsvidareanställda. Syftet är attfaut fler miljöanpassade fordon i Kalmar kommun. Rätt t ll personalbil Kalmarsunds gymnasieforbund tillhandahåller personalbil om så önskas für den anställda som uppfyller nedanstående kriterier :. Ä tillsvidareanställd. o Har minst 40 månader kvar till pension när avtalet tecknas. o Har giltigt körkort. o Klarar sedvanlig kreditprövning. Vad ingår i personalbil och vilka är kostnaderna? Bilen betalas via ett rörligt bruttolöneavdrag som beräknas månadsvis utifrån vilka kostnader som har uppkommit fiir bilen månaden innan. Leasingavgift, service, reparationer samt lorsäkring och administration debiteras varje månad via bruttolöneavdraget. Service och reparationer Service och reperationer kan utftiras hos samtliga fiir valt bilmärkes auktoriserade märkesverkstäder i Sverige. Den anställde ansvarar själv for att boka tid samt lämna bilen fiir service enligt servicemanual. Öwiga bilkostnader (vägtrafikskatt, trängselskatt, däckskifte, däckfiirvaring, själwisk, ersättningsbil, biltvätt, torkarblad mellan serviceintervallen, spolarvätska etc.) betalas även dessa via det rörliga bruttolöneavdraget om sådana kostnader fiirekommit månaden innan. Man betalar med sitt Servicekort eller Drivmedelskort. Den anställda betalar själv for bränsle, parkeringsavgifter samt eventuella felparkeringsavgifter och böter. Om inte p-böter betalas skickas en påminnelse ut till den anställde. Uteblir betalning i alla fall tas det ut en extra avgift om 50 kr. Den anställde für i dessa fall då betala såväl grundboten samt den extra avgiften via nettolöneavdrag. Vad är bruttolöneavdrag? Bruttolön är den lön som betalas ut till den anställde ftire skatteavdrag. Ett bruttolöneavdrag innebär att den anställde accepterar en lägre bruttolön i utbyte mot en formån. I detta fall leasing av en bil. Bruttolöneavdrag flor personalbil innebär att Kalmarsunds gymnasiefi)rbund betalar din leasingkostnad med att ta bort lön från bruttolönen under en överenskommen period (36 månader i normalfallet). Vilket innebär att kostnaden fiir bilen betalas med obeskattad lön. Det medfiir att du ffir en lägre kontant bruttolön och därmed fiirsämras sociala formåner när det gäller sjukpenning, pensionen (dock ej tjänstepension), semesterlön och fiiräldrapenning. För att minska denna effekt så räknas din bruttolön upp med det skattepliktiga fiirmånsvärde som vald bil och extrautrustning har. Detta fürmånsvärde fastställs av skatteverket och du ser det värdet i din personalbilskalkyl. Kör du mer än 100 tjänstemil per år blir din arbetsgivare berättigad till halvt momsavdrag fi)r leasingavgiften, vilket sänker ditt rörliga bruttolöneavdrag något. Tvätt och rengöring av bilen sköts av den anställde.

3 3(7) Du fiirutsätts använda det Servicekort som utfrirdas av Svensk Vagnparks-finans. Servicekort får endast användas ftir kostnader som åir att hänfiira till uppdrag som omfattas av avtalet mellan den anställde och Kalmarsunds gymnasieforbund. Kostnader som uppstår på servicekortet tillkommer bruttolöneavdraget månaden eft er inköpen gj orts. Typ av Drivmedelskort ska väljas i samband med bilbeställning. Den skattefria delen av Reseersättning fiir tjänstemil minskas från 18:50 kr per mil till 9:50 kr. Det samma gäller avdragper mil, lor dig som har rätt tlll Skatteavdrag ftir resor till och från jobbet. Kostnader som uppstår på drivmedelskortet faktureras hem till den anställde. Bruttolöneavdraget sker månadsvis genom att Svensk Vagnparksfinans sänder uppgifter till lönekontoret där ett s.k. rörligt bruttolöneavdrag redovisas. Det rörliga bruttolöneavdraget baserar sig på fordonets verkliga kostnader inklusive arbetsgivaravgifter på fordonets ftirmånsvärde med avdrag för arbetsgivaravgifter, f n3i,4%o. Förmånsvärdet beräknas efter Skatteverkets regler for fürmånsbeskattning av fri bil. Onormalt slitage, vanvård Den anställde ansvarar fiir att bilen sköts normalt. Vid onormalt slitage eller vanvård, debiteras den anställde i form av bruttolöneavdrag vid avtalets utgang. Den anställda fürbinder sig till att sköta bilen enligt tillverkarens rekommendationer. Bilmodeller och utrustning Bilmodeller som är giltiga bilar i Kalmar kommuns miljöbilsprogramär elbilar, laddhybrider och gasbilar. Samtliga bilar ska ha vinterhjul som obligatorisk utrustning, därutöver kan all annan utrustning väljas. Bilbeställn ng - steg för steg 1. Välj bil Tänk igenom vilken bil i miljöbilsprogrammet som passar dig bäst. Provkör bilen hos återftirsäljaren innan beslut..begär offert Kontakta återñrsäljaren av den bilmodell som du önskar och begär in offert på bilen. Informera om att du är anställd av Kalmarsunds gymnasielorbund och att det gäller en personalbil. Offerten bygger på de rabatter som Kalmar kommun fiirhandlat fram med återforsäljaren. Offert måste basera sig på en helt ny bil, utan inbytesbil. Du kan dock fürhandla med återftirsäljaren om de kan köpa din nuvarande bil. Not. Du kommer øtt behöva en undertecknad offert í PDF-format nür du vill ansökø om din slutgiltiga personlíga kalkyl. 3. Personlig bilkalkyl Gå in på Svensk Vagnparksfinans kalkylverktyg lor att räkna fram bruttolöneavdrag, fiirmånsvärde samt din nettokostnad på önskad bil. Inloggningsuppgifter och användarmanual hittar du via Kalmarsunds gymnasielorbunds internsida/personalbil. När du bestämt dig så gör Svensk Vagnparksfinans din slutgiltiga personliga kalkyl, vilken kan ge en lägre nettokostnad än den som kalkylverktyget ger.

4 4(7) 4. Underteckna avtal Om du accepterar din personliga kalkyl godkänner du och beställer bilen i kalkylverktyget. Därefter fyller du i ett avtal om personalbil som reglerar avtalsforhållandet mellan dig och Kalmarsunds gymnasiefiirbund. Använd "Avtal om personalbil - blankett" i verksamhetshandboken. Samtliga handlingar (biloffert, personlig kalkyl, avtal samt kopia på ditt körkort) skickas till bilansvarig hos Kalmar kommun. Bilansvarig kontrollerar att allt är korrekt och godkänner beställning till Svensk Vagnparksfinans. Vem/vilka som dr bilansvarig für ftirbundet hittar du via länken "kontaktpersoner" på ftirbundets interna hemsida avseende personalbil. 5. Bilen beställs När Svensk Vagnparksfinans erhållit godkännande från bilansvarig beställer de bilen från vald återforsäljare. 6. Hämta ut bilen När du fått besked att bilen åir klar frir leverans hämtas den ut hos återfürsäljaren. Nu börjar löptiden ñr personalbilen. Oavsett när du hämtar ut din bil blir du fiirmånsbeskattad ftir hela månaden, så bäst är att håimta ut bilen i början av månaden. Agare av bilen är Svensk Vagnparksfinans. Kalmarsunds gymnasiefiirbund är leasingtagare. Bilen får brukas av den anställde samt dennes familj. Bilen für inte överlåtas eller långvaiglnyltjas av någon annan. Bilen für endast brukas ftir normal användning, inte tränings- eller tävlingskörning. Bilen für inte heller byggas om eller trimmas. Avtalstid Den anställda ftirbinder sig till att behålla bilen under hela avtalsperioden, vanligen 36 månader. För ftirare som kör över mil per år blir avtalstiden dock 4 mânader. Den anställde fiirbinder sig att ha samma bil under hela avtalstiden och kan ej byta bil under den tiden. Den anställde har inte rätt att återlåimna bilen lore 36:e altemativt4:e månadens utgång, utom vid anställningens upphörande. Om anställning upphör under avtalstiden Om anställningen upphör återlämnar den anställde bilen till återftirsäljaren senast samma dag som anställningen upphör. I de fall bilens restvärde överstiger bilens marknadsvärde finns det en personalbilsftirsäkring. Denna täcker i normalfallet mellanskillnaden mellan restvåirdet och marknadsvärdet upp till max ett basbelopp. För detta erlägger den anställde en självrisk som ár l0 o/o av ett basbelopp under månad I-I och 5 Yo av ett basbelopp under månad Oavlönad frånvaro När bruttolönen inte täcker bruttolöneavdraget vid långtidssjukskrivningar eller annan oavlönad frånvaro, övergår avdrag från bruttolön till en nettoinbetalning till fürbundet. Kostnaden vid nettoinbetalning blir betydligt högre per månad. Du ser denna kostnad vid rubrik "Företagets kostnad" i din personalbilskalkyl. Förbundet skickar dig en faktura på detta belopp. Ä frånvaron längre åin tre månader kan den anställde lämna tillbaka bilen och utnyttja personalbilsförsäkringen. Försäkring och garantier Bilen är halvfürsäkrad i Volvia. Tillsammans med biltillverkarens personvagnsgaranti (PVG) utgör detta ett heltäckande skydd, s.k. helfiirsäkring. Försäkringsskada ska utan dröjsmål anmälas till Volvia. Vid underlåtenhet kan den anställde bli ersättningsskyldig då bilen återlämnas. Bilen omfattas av samtliga de garantier och åtaganden som tillverkaren normalt erbjuder t.ex. assistans, personvagnsgaranti etc.

5 s(7) Pension och sjukpenning Påverkan av den allmänna pensionen är beroende av en mängd faktorer såsom ålder, löneläge och val av bil. Man bör tänka på foljande: personalbil (fürmånsvärdet) är pensionsgrundande i den allmänna pensionen (upp till 8,07inkomst-basbelopp, ca 457 tkr 013). Den kollektivavtalade tjänstepensionen påverkas inte då Kalmarsunds gymnasieftirbund valt att fortsätta använda lönen fore löneavdraget som pensionsgrundande inkomst. Det innebär att premien fiir inbetalning till tjänstepensionen beräknas på den anställdes lön füre avdrag ftir personalbil. Personalbil är inte sjukersättningsgrundande och kan innebära lägre sjukersättning från och med dag 15 på lön understigan de 7,5 prisbasbelopp (01 5 : kr) efter bruttolöneavdraget. Sjukpension och efterlevandepension kan påverkas negativt endast då sjukdom eller dödsfall inträffar under tiden man innehar personalbil. Avsluta personalb l Efter avtalstidens utgång vid 36 månader återlämnar den anställde personalbilen med all utrustning till den återfiirsäljare som levererat bilen. Detta ska ske i anslutning till den sista månaden i avtalet. Du som fürare ska fylla i ett avslutsformulär som finns på Svensk Vagnparksfinans hemsida klicka på menyn "Förarinformation" och välj undermeny "Bilavslut/återlämnad bil". Fyll i formuläret så noggrant som möjligt. (Har du frågor i samband med avslutet är du välkommen att kontakta Svensk Vagnparksfinans tradingavdelning tfn ) Efter avslut kommer en avstämning av kontrakterad körsträcka gentemot verklig körsträcka att ske. Debitering fiir fler körda mil sker med 7,50 kr per mil exklusive moms, vilket motsvarar,85kr per mil vid 50 o/o marg nalskatt. Kreditering für fzirre körda mil sker med 7,50 kr per mil exklusive moms, vilket motsvarar,85 kr per mil vid 50 o/o marginalskatt. Kreditering vid lägre körsträcka åin beråiknad sker med maximalt mil. Reglering av över- eller undermil sker med automatik genom bruttolöneavdrag alternativt bruttolönetillägg. Tänk även pä att o Servicebok ska vara korrekt ifylld av åtgärdande verkstad. o Del I och av registreringsbeviset ska medfolja fordonet. o Fordonet ska vara besiktat enligt gällande bestämmelser.. Samtliga tillhörande verktyg ska finnas i fiir fordonet avsedd verktygslåda. Till dessa hör även domkraft och fälgkors. o Ett besiktningsprotokoll ska upprättas där ev. skador utöver normalt slitage (se tabell nedan) ska redovisas med åtfoljande våirdering av dessa. Reduktion av restvärdet kan ske med ett värde som motsvarar leverantörens kostnad ftir att utfüra reparation. Normalt respektive onormalt slitage Kaross Normalt slitage Ytliga stenskott, rispor och rost som ej gått igenom lacken. Med ytliga stenskott, repor och rost menas skador som kan poleras bort och inte är större än,8 cm (en femkrona). Onormalt slítage Stenskott och/eller rispor där grundfiirgen är synlig eller djupare, där omlackering krävs. Bucklor som kräver fackmannamässig åtgärd. Rost som bildar bubblor i lacken alternativt genomrostning. Dekaler och/eller stripningar som sitter kvar, alternativt har avlägsnats och efter-lämnat märken och/eller blekningar.

6 6(1) Motorrum Normalt slítage Smuts som kan avlägsnas med hjälp av en motortvätt. Onormalt slitage Rost på kaross och/eller motor och härtill hörande teknisk apparatur. Samtliga slangar, lock och skyddshölj en ska v ar a intakta. Glas Normalt slitøge Enstaka mindre repor, stenskott och/eller rispor. Med mindre skador menas att dessa ej fär vara större än 5 mm. På framruta ska stenskott lagas (med sprickbildning i stenskottet) dock ej ytliga stenskott (ej sprickbildning av rutað Onormalt slitøge Repor, stenskott och/eller rispor som ligger inom radien ft)r torkar-bladen på lorarsidan av framruta. övrigt glas som har skador av repor stenskott och/eller rispor av en storlek om 5 mm eller mer oavsett var glaset befinner sig. Samtliga lyktglas ska vara felfria. Blästrad framruta. Däck, f?ilgar och navkapslar Normølt slitage Mindre repor och gnuggmärken som är mindre än 4 cm långa. Onormalt slitage Avsaknad av hjul. Större repor, gnuggmärken samt bucklor på däck och/eller fälg som kan ha fürkortande brukstid. Inget däck får ha mindre än 5 mm mönsterdjup. Inget däck ñr heller varareparerat. Kofångare och lister Normølt slitøge Ytliga polerbara repor Onormalt slitage Avskrapning där grundlacken syns. I övrigt gäller det samma som for karosseri Interiör (inkluderar bagageutrymme) Normølt slitage Ytlig smuts som gãrr att ätgardavid rekonditionering. Slitna gummimattor Onormalt slítage Revor, rispor samt smuts som ej gâtr att avlägsna vid en enklare rekonditionering. Hål och/eller montagehål i interiör, panel och/eller säten anses inte vara normalt slitage. Frakt av pälsdjur och/eller att man rökt i bilen är ej normalt slitage. Avsaknad av gummimattor vid fiirar- och passagerarplats/er. Övrigt Normalt slitøge Avsaknad av varningstriangel, en eller båda registreringsskyltar, fälglåsnyckel, reservnycklar och/eller servicebok. Volvia fi)retagsfi)rsälving (se bilaga sist i detta dokument).

7 7(7) Service- och reparationsavtal via Svensk Vagnparksfinans, Operationell leasing Avtalet omfattar: a a Kostnader fiir service-, reparations- och underhållsarbeten samt därtill fabriksinstallerad extrautrustning. Service, reparation och underhållutfiirs enligt fabrikantens/generalagentens rekommendationer. Materialkostnader uppkomna i arbeten enligt ovan som t ex servicesatser, glödlampor, torkarblad, säkringar, oljor, frostskyddsvätskor och bromsklotsar. Arbets- och materialkostnader hänfiirbara till normal fürslitning. Hit hör t ex byte av bromsar, stötdämpare, styrleder, hjullager vid behov. Avtalet omfattar inte: o Tvätt och underhåll av kaross, invändig klädselvård samt lack- och plåtskador. o Reparation och underhåll av tillbehör och extrautrustning som ej ingår i leasingavtalet. o Skador på lyktglas, blinkersglas, stänkskydd. Skador på däck och fälgar. o Byte av glödlampor, Xenon lampor, torkarblad eller påfyllning av oljor och frostskyddsvätska mellan serviceintervallerna. o Kostnader fiir ftirsäkringsskador eller fär reparationer som beror på olyckshändelse, underlåtenhet, vårdslöshet eller fürsummat underhåll.

8 r0r$[krrilg ]l0$ UOwIA Personalbilsautal I/OL\/I.é. toretagslirsakrrng.;,) t' ', : 'J'...'. ; 1,;.., i) )_) :, '. ì. :..".: '',,' r'':'.''i'.' ;.''. ',.'. '/ Premieroctr sjaurisler nedan gëlller för personbilar.,./ obegränsad körsträcka. 'r' Premierna âr lika oavsett bilmodeil och motorstorlek. '" Alla premier är nettopremier. 0fÍtÍr tg Trafikförs.ákring f)elkasko[õrsäkring: Bra dl Gla*yte Glasrepøation Stõld Rcittsskydd Rtuldaíng Mashinsþa a Vagnskadefõrsäkring Pluspaket inkl. Hyrbilsförsäkring V-ol' ia {lare SjälvrÍskeliminerin g D jurkollision At erlâmnandef örsäk ring S'THÌI$KEN 0kr I 00 kr I 600 kr auktoriserad Volvoverkstad 100 kr, annan ve kscad 00 kr I S{l kr + (se úllkor) Z0 % av kostnaden, minst I 0Cr() kr I 00kr (se úllhor) kr (se,tiljkor) 0kr 0kr þe víi\kor) PREilER ön muo nnruh rlm spnur rn Halvförsikring (üafik-, delkaskoförsäkringj inkl. Volvia Care Varav premieskatt Vagnskadeförsåikring Tìllval: P Iu sp ak et iahl Hy tbil sfih s cihr in g Sj abrßke limtn er in g Djurhollßí,on At erklmn an defi* økrin g t PßfIlEß tän övbrgr illrlrret rlm spnul n I{alvfôrsâkríng(trafik-.<lelkaskoförsâkring)inkl.Volvia Care 30tt Varav premieskatt 38 Vagnskadeförsäkring Az Tillvai: Pluspaket inhl fuà,ilsft;rsakrng 48 Sjcilvrískelíminering DjurÞ.ollüon 8,ltedämnandefihsäknng 75 Om Volvopersonbilen vid skadetillfället är yngre än 5 år rãknat ftån lôrsta regiíreringsdaget är sjâlvrisken 0 k

9 ,.' Vllffsãkrar alla bilmårlæn. v" Snabb skaderederiné rv spedalîster yåñretagsbilar, '/ Sr,ersk Þgpar*sfinans lurwéånßffi lbfuias systent och kan wara på frágor rörande era skador. ø illõjli$rct att amnãla slador via'm;ernst efler telefon. v Stoldftirsãkringen tilcker extautrustniné till obegrånsat beloppr, En av marlnadens bästa maskinskadefthsäkringar. '' Ar tomatisk bevakning av utgâende Personvag sgaranüer. MöjliÉhet att se mrsäkrinsinnehai, sfrador etc "' $a internel ø hemierna debiteras månadwis viald tillswnsk V4nparksfinans. o 0m du skune råka d för en dyclø Éer Volvia Care tiilgang üll kvalificerad speoialstvård oclt rehabilíteriné, Fõrsåkrhgen gäller alla i bilen. ", Alfrid lõrsåkrade bilar (via samlínésbevis ho6 centrala bíhe$stret). För manéa ãr bllen ett redskap ijobbet och ett ovälkommet stçp kan bromsa upp verksamheten- Med Pluspaketet får ni ctl mer komplett srydd:. ltrllü rrffib bd " Nifår lryrtil i upp lill 60 daéar efier avbrottsersättníné, med ffi h perdag. 0ùúllrtrlÈ l -utspíllt kaffe öà/er instrilmentbrädan eller en reva i taket från en bräda behõver inte bli en kostsam historía" FõrÊåIri*ngen e rsåtter skador upp till kr för olörutsedda olyckshåindelser.. tärltshriúfl bd{llé -om någon avsikligt skadar bilen är qjãturisken endast kr. Det kan aldrig bliriskffitt att krocka med ett dliur. Men det kan bli bílligarc. Med derna lorsftring slipper ni hela s}âlwisken vid en kroc* med någcft {iur. Vár ÄtertamnandefÕrsãkrinÉ kan ersåtta skillnaden om reswärdet dverstiger marknadwärdet i de lallbílen måste låmnas tihbaka iftrtid, t ex om en anstãlld slutar eller blir qiuk en langre tid. Fullståindig yillkor finns på