Ärende Beteckning Förslag

Transkript

1 Kultur- och fritidsnämnden Kallelse och föredragningslista (1) Dag och tid , klockan 13:00 Plats Beredning Mötesplats, MunktellArenan :00:00 Gunborg Nymans rum Ärende Beteckning Förslag 1. Protokollsjustering. Martin Gunnarsson (S) föreslås 2. Medborgarförslag staty Braunerhielm KFN/2014:380 Öppet 3. Prislista, årshyror och tidsfördelning 2015 vid uthyrning av kultur- och fritidsnämndens lokaler 4. Redovisning av genomförd internkontroll 2014 KFN/2014:446 KFN/2014:496 Öppet Bifall 5. Internkontrollplan 2015 KFN/2014:495 Bifall 6. Reviderad delegationsordning för kultur- och fritidsnämnden (ersätter KFN/2013:378) 7. Riktlinjer för nyttjanderättsavtal gällande reklam 8. Arkivbeskrivning - Kultur- och fritidsnämnden 9. Reviderad dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden (ersätter KFN/2011:71) 10. Kultur- och fritidsnämndens sammanträdestider 2015 KFN/2014:169 KFN/2014:494 KFN/2014:349 KFN/2014:454 KFN/2014:383 Bifall Öppet Bifall Bifall Bifall Eskilstuna den stolta Fristaden

2 Kultur- och fritidsnämnden (1) Kultur- och fritidsförvaltningen Protokolljustering Martin Gunnarsson (S) föreslås. Dokument3

3 Kultur och fritidsnämnden (3) Kultur- och fritidsförvaltningen KFN/2014:380 /Lena Klintberg / Kultur och fritidsnämnden Svar på medborgarförslag - Res en staty över Calle Braunerhielm med placering vid Kyrkbrons östra fäste i Eskilstuna Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden avslår medborgarförslaget att resa en staty över Calle Braunerhielm. Sammanfattning Den 9 juli 2014 inkom ett medborgarförslag till kommunfullmäktige om att resa en staty över Calle Braunerhielm från Gunnar Eriksson, Eskilstuna. Platsen föreslås vara Kyrkbrons östra fäste i Eskilstuna. Carl Braunerhielms betydelse för Eskilstuna har på olika sätt uppmärksammats inom kommunen medan han levde. Efter sin död har hans minne hedrats bland annat med utställningen Herr Carl på Eskilstuna stadsmuseum. Med anledning av den inriktning som finns för offentlig utsmyckning, nämndens praxis när det gäller att resa skulptur över enskild person samt att Carl Braunerhielm blivit uppmärksammad inom kommunen på olika sätt så avslår kultur och fritidsnämnden medborgarförslaget att resa en skulptur över Carl Braunerhielm. Ärendebeskrivning Den 9 juli 2014 inkom ett medborgarförslag till kommunfullmäktige om att resa en staty över Calle Braunerhielm från Gunnar Eriksson, Eskilstuna. Förslaget uppfyller de formella kraven som enligt kommunallagen ställs på medborgarförslag. I medborgarförslaget finns ett förslag på placering av statyn vilket är Kyrkbrons östra fäste i Eskilstuna. Det har bifogats bilder som både illustrerar hur idén uppkom och vilken placering som avses. Eskilstuna den stolta Fristaden

4 Eskilstuna kommun / 2 (3) Yttrande Carl Braunerhielm var en person som betydde mycket för många som bodde och besökte Eskilstuna. Han arbetade mellan som amanuens på dåvarande Eskilstuna museer och inom sin tjänst startade han bland annat upp teaterverksamhet både på Rademachersmedjorna och i Teaterladan. Utanför sitt arbete hade han ett stort socialt engagemang och hjälpte många personer som hade det svårt i livet. Carl Braunerhielms insatser för Eskilstuna har uppmärksammats på olika sätt fick han kommunens hedersgåva efter att ha arbetat 25 år i kommunen fick han en gränd uppkallad efter sig på sin 50-årsdag. Den heter Herr Carls gränd och ligger i anslutning till Köpmangatan. Samma år fick han även kommunens förtjänstmedalj som delas ut För gagnerik gärning. Eskilstuna stadsmuseum har hedrat Carl Braunerhielms minne genom sin utställning Herr Carl. I den utställningen får besökare ta del av både tjänstepersonen och privatpersonen Calle. När det gäller beslut om nyinvestering av offentlig konst i Eskilstuna kommun fattas de utifrån riktlinjer i inriktningsdokument och handlingsplaner. Det tas också hänsyn till de politiska prioriteringarn som har utarbetats av konstutskottet. När konstutskottet bereder frågor som rör kommunens konstsamlingar, depositionskonst och offentlig utsmyckning inför beslut i nämnd tas det alltid hänsyn till Inriktning för offentlig utsmyckning i Eskilstuna kommun I den inriktningen lyft det bland annat att: Eskilstunas invånare ska få uppleva och möta konst i sin vardag den ska bidra till att skapa mötesplatser och rum för gemenskap konsten ska spegla historien genom att vara skapad i sin samtid, sticka ut och vara modig, vara innovativ och kreativ både i sitt uttryck och i sitt presentationssätt. det ska stimmuleras att arbeta på nya sätt och att nya konstformer prövas och presenteras När det gäller offentlig utsmyckning inom nämndens ansvarsområde är det praxis att inte resa en traditionell staty över enskilda personer. Däremot sker det genom privata insatser, fonder och insamlingar. Ett sådant exempel är statyn över J A Selander, chefredaktör och huvudägare av Eskilstuna-Kuriren Rent principiellt reses det inte skulpturer över anställda inom Eskilstunas kommun eftersom det är svårt att mäta vems insats som ska hedras på det sättet. Eskilstuna kommun arbetar för att utöka barn och ungas, både flickor och pojkars, inflytande. Det ska gälla även förslag och beslut kring den offentliga utsmyckningen. Eskilstuna den stolta Fristaden

5 Eskilstuna kommun / 3 (3) Idag finns det omkring 130 offentliga konstverk i Eskilstuna kommun. Enskilt eller i grupp avbildas 34 män och 14 av dem är namngivna. Motsvarande siffra för kvinnor är 19 och ingen är namngiven. Eskilstunas historia har till lika stor del bestått av flickor och kvinnor som pojkar och män vilket också ska speglas av den offentliga konsten. Platsen som föreslås, Kyrkbrons östra fäste, har tidigare i år berikats med ett nytt konstverk i samband med den stora ombyggnationen av platsen. Konstverket Öga för Eskilstuna av konstnär Hanna Stahle har utgått från platsen och dess nya funktioner. Det ses dock inte som ett hinder för medborgarförslaget eftersom en placering alltid går att diskutera. Med anledning av den inriktning som finns för offentlig utsmyckning, nämndens praxis när det gäller att resa skulptur över enskild person samt att Carl Braunerhielm blivit uppmärksammad inom kommunen på olika sätt så avslår kultur och fritidsnämnden medborgarförslaget att resa en skulptur över Carl Braunerhielm. Finansiering Det finns idag inga medel avsatta för en staty av Carl Braunerhielm. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation En skulptur över Carl Braunerhielm bidrar till att det är fortsatt ojämn könsfördelning av betydelsefulla personer i Eskilstunas historia. Det har inte gjorts en barnkonsekvensanalys i anslutning till förslaget. Det går inte att se ett genomförande skulle ha negativa konsekvenser för varken miljön eller organisationen. Beslutet skickas till: Gunnar Eriksson, Eskilstuna Kommunstyrelsen KULTUR OCH FRITIDSNÄMNDEN Eva Königsson Förvaltningschef Lena Klintberg Utvecklare Eskilstuna den stolta Fristaden

6 Kultur- och fritidsnämnden Datum 1 (3) Kultur- och fritidsförvaltningen Förvaltningsledning Mattias Anglemark Kultur- och fritidsnämnden Prislista, årshyror och tidsfördelning 2015 vid uthyrning av kultur- och fritidsnämndens lokaler. Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämndens prislista år 2015 för tillfälliga uthyrningar av lokaler och övriga tjänster fastställs enligt bifogad bilaga 1 Prislista 2015 Ärendebeskrivning Kultur- och fritidsnämnden beslutade i ärendet Översyn av kultur- och fritidsnämndens stöd till föreningslivet KFN/2012:20 att: Förvaltningen får i uppdrag att utforma en prislista för 2013 med tillhörande regelverk om fördelning av träningstider med utgångspunkt från ställningstagandena i denna skrivelse. En arbetsgrupp bestående av tjänstemän på förvaltningen som arbetar med uthyrning av lokaler har under hösten arbetet fram ett förslag till prislista. I prislistan för 2015 har endast mindre korrigeringar skett jämfört med 2014 års. Avstämning av förslaget till prislista har skett löpande med politiken. Kultur- och fritidsnämnden hyr ut sportanläggningar, gymnastiksalar, samlingssalar och scener till föreningar, allmänhet och företag i syfte att underlätta för medborgarna att ta del av och delta i kultur- och idrottsaktiviteter. Dessa lokaler och anläggningar är en viktig förutsättning för föreningslivet, även om de också används av allmänhet och företag. Lokaler, scener och idrottsanläggningar uthyrs och upplåts i befintligt skick. Detta kan innebära att lokaler och anläggningar har något skiftande kvalitet och funktion beroende på byggnadens och/eller anläggningens ålder och skick. Förutsättningar för olika verksamheters bedrivande kan därför variera från plats till plats och från en tidpunkt till annan. Uthyrning av lokaler är en viktig del kultur- och fritidsnämndens uppdrag som bör komma så många som möjligt till del. För att lokalerna ska komma till största

7 Eskilstuna kommun Datum Diarienummer möjliga nytta, ska lokalerna nyttjas i så hög grad som möjligt. Dessutom bör nämnden underlätta för att det ska kunna bedrivas ett brett och varierat utbud av aktiviteter i de lokaler och anläggningar som tillhandahålls. Eskilstuna kommunfullmäktige har antagit en idrottspolitisk handlingsplan Eskilstuna rör sig, IPP, och en kulturpolitisk handlingsplan, KPP, Eskilstuna växer tillsammans. Dessa handlingsplaner är grunden till den nya prislistan samt riktlinjerna för fördelningen av tider i de kommunala anläggningar och lokaler som kultur- och fritidsnämnden hyr ut. I handlingsplanerna lyfts några delar fram som direkt påverkar hur priser och fördelning av tider ska tillämpas. Åtgärder enligt de idrotts- och kulturpolitiska handlingsplanerna - Barn och unga tilldelas träningstider före vuxna i de kommunal drivna anläggningarna. (IPP) - Hyror och avgifter för barn- och ungdomsverksamhet ska vara lägre än för vuxna. (IPP) - Bokningssystemet ska tydligt visa hur tillgången till anläggningarna fördelas mellan flickor och pojkar, kvinnor och män. (IPP) - Fler repetitionsmöjligheter för scenkonst ska erbjudas. (KPP) - Kulturens scener och mötesplatser ska vara tillgänglighetsanpassade. (KPP) Lokalsubventioner i kultur- och fritidsnämndens prislista för hyra av lokaler delas in i tre nivåer: 1) verksamhet för barn, unga och personer med funktionsnedsättning i stödberättigad förening upp till 65 år. 2) vuxenverksamhet i stödberättigad förening 3) övriga föreningar, allmänhet och företag. Vid matcher och arrangemang med inträde gäller särskilda hyresnivåer. För att få ett särskilt stöd i form av en högre lokalsubvention än allmänheten, krävs att en förening uppfyller kraven för en stödberättigad förening. Därutöver avser nämnden att föreningars verksamhet för barn, unga och personer med funktionsnedsättning i stödberättigad förening ska betala lägre hyror än vuxenverksamhet i linje med idrottspolitisk handlingsplan. Vid blandade grupper gäller hyran för den grupp som de flesta deltagarna utgör. Övriga kategorier av hyresgäster jämställs med någon av dessa tre nivåer. Hyran vid matcher och arrangemang med inträde ska vara högre än vid träning och repetition. Fördelning av tider per säsong mellan föreningar ska göras i samråd med berörda föreningar och med utgångspunkt från antalet aktiva medlemmar i en förening. Föreningar som vill hyra kommunens anläggningar/lokaler säsongsvis ska anmäla intresse till kultur- och fritidsförvaltningen. Tider på respektive anläggning fördelas mellan intresserade föreningar i samråd med föreningarna och med utgångspunkt

8 Eskilstuna kommun Datum Diarienummer från antal aktiva medlemmar. Viss hänsyn ska tas till skillnad i förutsättningar mellan individuella aktiviteter och lag-/gruppaktiviteter. Om så många föreningar vill säsongshyra samma anläggning att det inte är möjligt att tillgodose allas behov, beslutar kultur- och fritidsförvaltningen vilka föreningar som ska ha prioritet utifrån en bedömning av föreningarnas behov av just denna anläggning (utifrån behovet av anläggningens funktioner, antal medlemmar i föreningen och föreningens geografiska belägenhet). Vissa av nämndens idrottsanläggningar med hög publikkapacitet är avsedda för seniorverksamhet med stor publik vid matcher. De anläggningar som är avses är Tunavallen, Sporthallen och speedwayanläggningen på Gröndals motorportarena. På de anläggningarna ska föreningar som idrottar på högst nivå inom seniorverksamheten och har stor publik vid matcher ha företräde. Några scener har särskild inriktning, där vissa aktiviteter har företräde. De scener med särskild inriktning är Lokomotivet, Eskilstuna teaters stora scen och konserthallen. Tider i kultur- och fritidsnämndens anläggningar ska fördelas så att barn och unga tilldelas tider före vuxna. Flickor och pojkar respektive män och kvinnor ska ha lika goda möjligheter att använda en anläggning under attraktiva tider. Föreningar tilldelas tider i nämndens anläggningar och ansvarar för att fördela dessa inom föreningen så att barn och unga prioriteras på attraktiva tider och flickor/pojkar respektive män och kvinnor har lika goda möjligheter att använda lokalerna på attraktiva tider. Matcher och arrangemang kan gå före träning och repetition. På anläggningar för elitidrott ska elitverksamhet ha företräde. Kultur- och fritidsförvaltningen ska godkänna fördelningen. KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Eva Königsson Förvaltningschef Mattias Anglemark Ekonomichef

9 Prislista 2015 uthyrning arenor & lokaler KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Vem är du? VAD vill du göra?

10 Kultur- och fritidsnämnden hyr ut sportanläggningar, gymnastiksalar, samlingssalar och scener till föreningar, allmänhet och företag för att underlätta för medborgarna att ta del av och delta i kultur- och idrottsaktiviteter. För att lokalerna ska komma till största möjliga nytta, ska lokalerna användas i så hög grad som möjligt. I lokalerna ska det bedrivas ett brett och varierat utbud av aktiviteter. 8 Vi har delat upp alla priser efter vilken kategori du tillhör och efter vad du ska göra i lokalen. Se efter på sidan 8 vilken kategori just du tillhör. 2

11 Innehållsförteckning Generella bestämmelser... 4 Prioritering för fördelning av tider... 6 Kategorier för prissättning... 8 Priser för träning, repetition och sammankomster...9 match och tävling...12 arrangemang...16 Övrigt...19 Gymnastik och samlingssalar...20 Konferens och utbildningslokaler...21 Materieluthyrning...22 Bokning

12 Generella bestämmelser Lokaler, scener och idrottsanläggningar hyrs ut och upplåts i befintligt skick. Detta kan innebära att lokaler och anläggningar har något skiftande kvalitet och funktion beroende på byggnadens och/eller anläggningens ålder och skick. Därför kan förutsättningar för att bedriva olika verksamheter variera från plats till plats och från en tidpunkt till annan. Vissa av nämndens idrottsanläggningar med hög publikkapacitet är avsedda för seniorverksamhet med stor publik vid matcher. De anläggningar som avses är Tunavallen, Sporthallen och speedwayanläggningen på Gröndals motorportarena. På de anläggningarna ska föreningar som idrottar på högst nivå inom seniorverksamheten och har stor publik vid matcher ha företräde. Några scener har särskild inriktning, där vissa aktiviteter har företräde. Dessa är Lokomotivet, Eskilstuna teaters stora scen och Konserthallen. Varje verksamhet och/eller brukare av lokaler och idrottsanläggningar är skyldig att följa kommunens anvisningar för respektive lokal/ anläggning, och att anmäla skador och brister som upptäcks i direkt anslutning till den hyrda lokalen/anläggningen. Om kommunen får kostnader, utöver vad som är normalt, för att tillhandahålla lokalen/anläggningen ska dessa betalas av den som hyrt lokalen. Exempel på sådana merkostnader är kommunens kostnader för extra personal, kraftig nedsmutsning och öppettider utöver respektive lokal/anläggnings normala öppettider. Kostnader för skador på en anläggning, som inte kan härledas till normal användning, betalas av arrangören. 4

13 När en ordinarie lokal/anläggning som bokats inte kan erbjudas finns det möjlighet att anvisas till en ersättningslokal/anläggning. Det kan till exempel ske om en gräsplan inte går att använda på grund av regn eller om en scen inte har rätt funktion. Vid varje bokning tecknas en hyresbekräftelse/avtal, som reglerar ansvarsfördelningen mellan hyresvärden och hyresgästen. En ansvarig ledare som är över 18 år ska vara utsedd och fysiskt närvarande vid varje aktivitet. Ingen andrahandsuthyrning får förekomma. Alla hyresgäster får en faktura för hyran. Kontantbetalning accepteras inte. Den som inte lämnar tillbaka nyckeln får betala en avgift på 300 kronor. En ekonomisk kontroll av hyresgäster görs innan godkännande av bokning. När betalningsförmågan bedöms som osäker kan kultur- och fritidsförvaltningen kräva förskottsbetalning. Vid vissa arrangemang krävs att arrangören betalar in en pant som säkerhet för eventuella tillkommande kostnader. För att få hyra kommunala lokaler till subventionerat pris krävs att en förening ansöker om att vara stödberättigad och lever upp till kriterierna för stödberättigad förening. En stödberättigad förening ska vara en ideell förening, vilket innebär att dess ändamål och/eller dess verksamhet är ideell och föreningen får då ett särskilt organisationsnummer. För att vara stödberättigad ska föreningen även vara allmännyttig. Verksamheten måste bedrivas inom Eskilstuna kommun och föreningen ska i normalfallet ha sitt säte i Eskilstuna kommun. 5

14 Prioritering för fördelning av tider Idrottsanläggningar och lokaler för sammankomster Ambitionen är alltid att hitta rimliga förutsättningar för alla. Men eftersom nästan alla idrotter har samma önskemål om träningstider, och eftersom önskemålen vida överstiger vad som är möjligt, måste viss prioritering göras när tiderna fördelas. Tider mellan och i samtliga hallar, utom undantagna publikarenor, ska prioriteras för kategori 1 (verksamhet för barn, unga samt personer med funktionsnedsättning upp till 65 år i stödberättigad förening ). Fördelningen av tider ska ske så att verksamhet för flickor och pojkar i möjligaste mån får lika mycket, och lika attraktiv, tid. Övriga tider fördelas i prioritetsordningen kategori 2 (vuxna i stödberättigad förening) och sist klass 3 (övriga). Idrottsförbund prioriteras som kategori 3. Vid fördelning ska hänsyn tas till: Antal deltagare/ungdomslag som föreningen har i verksamheten. Avstämning sker mot kommunens bidragssystem och till exempel antal anmälda lag i seriesystem. Arenans storlek/utrustning/placering i förhållande till verksamhet som ska bedrivas samt verksamhetens behov av yta. Mesta möjliga rättvisa mellan olika idrotter och föreningar ska råda. På seniorsidan skall även en rak fördelning ske mellan divisioner, det vill säga damer div 1 jämställs med herrar div 1 i alla idrotter. Matcher och arrangemang prioriteras före träning! 6

15 Vid fördelning av tider ska samverkan ske med föreningslivet och deras samarbetspartner Eskilstuna idrottsföreningars samorganisation. Det yttersta ansvaret och beslutet hur fördelningen ska ske ligger på kultur- och fritidsnämnden genom dess förvaltning. Kulturlokaler/scener Verksamhet för barn och ungdomar samt personer med funktionsnedsättning ska prioriteras när det gäller tilldelning av tider i lokaler. Mesta möjliga rättvisa mellan olika aktiviteter och föreningar och arrangörer ska råda. Fördelningen av tider ska ske så att verksamheter för flickor och pojkar får så lika andel tid och så lika attraktiv tid som möjligt i anläggningarna. I lokalerna ska det bedrivas ett brett och varierat utbud av aktiviteter. Arrangemang för barn och ungdomar ska vara drogfria. Lokomotivet, Eskilstuna teater stora scenen och Konserthallen har särskild inriktning, där vissa aktiviteter har företräde. 7

16 Kategorier för prissättning 1 Verksamhet för barn, unga upp till 20 år samt personer med funktionsnedsättning upp till 65 år i stödberättigad förening samt kommunal verksamhet. 2 Vuxenverksamhet i stödberättigad förening. 3 Övriga föreningar, allmänhet och företag. Vid träningar där barn/unga och vuxna tränar tillsammans gäller kategori 1. Alla förbund som tillhör Riksidrottsförbundet betalar enligt kategori 1. Kommunala verksamheter får hyra enligt de priser som gäller för stödberättigad förening, kategori 1. Vid användning av egen skola tas ingen avgift ut. De kommunala gymnasieskolorna går under ett särskilt avtal med barn- och utbildningsnämnden. Fristående skolor tillhör kategori 1. Vid oklarheter om vilken kategori den som ska hyra tillhör avgörs kategorin av kultur- och fritidsnämnden genom dess förvaltning. KATEGORI 1 KATEGORI 2 KATEGORI 3 8

17 Priser för träning, repetition och sammankomster I dessa lokaler KATEGORI 1 KATEGORI 2 KATEGORI 3 Idrottshall under 500 m² * Fotboll 5- och 7-mannaplaner Klassrum, trä- och syslöjd Hemkunskap- och tekniksalar Seniorcentrum Boule * (MunktellArenan) 42 kr/tim 63 kr/tim 155 kr/tim Idrottshall över 500 m² * Fotboll 11-mannaplaner Friidrottsarenor Gröndal Tunavallen * Bordtennis (MunktellArenan) * Ishall, Isstadion Matsalar, aulor och samlingslokaler Scenerna: Contrast, Gamla teatern, Eskilstuna teaters lilla scen 57 kr/tim 83 kr/tim 260 kr/tim * med följande undantag, se kommande sidor 9

18 * För följande lokaler skiljer prissättning beroende av säsong eller dagtid och kvällstid Tunavallen November-mars kr/tim Fotbollshallen (Tunahallen) Oktober-mars Mån-fre kr/tim kr/tim kr/tim Mån-to kr/tim kr/tim kr/tim Mån-to kr/tim kr/tim kr/tim Fre kr/tim kr/tim kr/tim Fre kr/tim kr/tim kr/tim Lör-sön kr/tim kr/tim kr/tim Eskilstuna teater Vid högsäsong kan repetition endast ske i begränsad omfattning i samband med bokat arrangemang. Priset för repetition är 525 kr/tim. 10

19 Munktellarenan Vardagar För kategori 1 och 2 gäller följande priser vardagar 09-16, på kvällar och helger gäller ordinarie taxa, se föregående sida. För kategori 3 gäller alltid följande priser. Bangolf (filtbanor) inklusive boll och klubba Ungdom -19 år...15 kr per 18 hål, 30 kr/hel dag Vuxen 20 år kr per 18 hål, 50 kr/hel dag Årskort, endast för medlemmar kr Bangolf europabanor (eternit) Endast gruppbokningar och medlemmar. (Instruktör krävs och ingår) Ungdom -19 år, under skoltid...30 kr Vuxen 20 år kr Årskort, endast för medlemmar kr Bordtennis...30 kr/bord och timme Deposition för lån av racket...50 kr Boule...60 kr/1 st bana och timme Friidrott...30 kr/dag Friluftsdag för skolor...15 kr/elev 11

20 Priser för match och tävling En särskild hyra debiteras för seniormatcher samt tävlingar. Vid mixtävlingar barn/vuxna tillämpas taxan i kategori 1. I lagidrotter räknas representationslaget dam/herr samt veteranlag som senior. På de arenor med stor publikkapacitet som är avsedda för seniorverksamhet tar Kultur- och fritidsförvaltningen ut lägst angivet pris (se respektive anläggning) eller fast pris utifrån bedömda publikintäkter, högst 20 % av publikintäkterna. Överenskommelse om fast pris görs mellan förvaltningen och föreningen inför säsongsstart. Matcher och tävlingar för kategori 1, se sidan 8, prissätts enligt gällande taxa för träning, repetition och möten. 8 Tävlingar, cuper, galor eller liknande som inte är sanktionerade av riksförbund och som inte arrangeras inom ramen för ordinarie föreningsverksamhet klassas som arrangemang. KATEGORI 1 KATEGORI 2 KATEGORI 3 Info om de olika kategorierna, se sid 8 12

21 Arenor med stor publikkapacitet avsedda för seniorverksamhet Sporthallen Tävling...57 kr/tim kr/tim... Se arr ** Seniormatcher kr Tunavallen Träningsmatch...57 kr/tim * kr... *** Tävlingsmatch...57 kr/tim * kr... *** Gröndal motorstadion Tävling/match...57 kr/tim kr... *** Föreningar från andra kommuner betalar som lägst dubbelt angivet pris (se respektive anläggning) eller ett fast pris utifrån bedömda publikintäkter, högst 20 % av publikintäkterna. Breddarenor Sporthallen Lilla hallen...57 kr/tim kr/tim... Se arr** Övriga lokaler...57 kr/tim kr/tim... Se arr** Sméhallen Seniormatcher kr Isstadion Seniormatcher kr * Med undantag för nov-mars = 350 kr/tim ** Se priser, hyra för arrangemang, från sid 16 *** Kontakta uthyrningen för prisuppgift 13

22 Friidrottsarenor Tävling kr/tim kr/tim... Se arr** alternativt kr/dag Volleybollhallen, Munktellarenan Tävling...57 kr/tim kr/tim...se arr** alternativt kr/dag Seniormatcher kr Innebandyarenor Tävling...57 kr/tim kr/tim...se arr** alternativt kr/dag Seniormatcher kr Bordtennis, Munktellarenan Tävling...57 kr/tim kr/tim...se arr** alternativt kr/dag Boule, Munktellarenan Tävling kr/tim kr/tim...se arr** alternativt kr/dag Ellfolk Arena Tävling kr/tim kr/tim...se arr** Seniormatcher kr ** Se priser, hyra för arrangemang, från sid 16 14

23 Fotbollsplaner Seniormatcher kr Fotbollshallen Oktober-mars Mån-fre kr/tim kr/tim kr/tim Mån-to kr/tim kr/tim kr/tim Mån-to kr/tim kr/tim kr/tim Fre kr/tim kr/tim kr/tim Fre kr/tim kr/tim kr/tim Lör-sön kr/tim kr/tim kr/tim För fotbollshallen gäller samma pris för träning och matcher. Skolgymnastiksalar Tävling kr/tim kr/tim... Se arr** alternativt kr/dag Seniormatcher kr KATEGORI 1 KATEGORI 2 KATEGORI 3 Info om de olika kategorierna, se sid 8 15

24 Priser för arrangemang Vid alla arrangemang utgår ett grundpris enligt följande priser. Kategori 1 och 2, se sidan 8 betalar halva priset. Pris per föreställning, 25 % rabatt på hyra vid dubbla föreställningar samma dag. Vid längre evenemangsperiod, pris enligt överenskommelse. Scener Stora Lokomotivet Scen: 10x6 meter, befintlig ljudanläggning, befintlig ljusanläggning sittande 747 platser kr eller stående personer kr (med ytterligare plats för 260 sittande på läktaren) Lilla Lokomotivet sittande 465 platser kr Scen: 10x6 meter, befintlig ljudanläggning, befintlig ljusanläggning eller stående 500 platser kr Scen: 10x4 meter, befintlig ljudanläggning, befintlig ljusanläggning I dessa ingår scenansvarig 8 timmar samt 3 publikvärdar i 4 timmar. För mer info se teknisk specifikation. Lokomotivet Konferensrum Loge kr < 50 platser I samtliga fall gäller att vid övrig teknik, begär offert. Vid evenemang som scenuthyrningsgruppen bedömmer, inte kunna bära sina kostnader, kan en överenskommelse om priset göras. Det kan gälla vid föreställningar som publikmässigt borde vara på en annan scen men som av andra skäl kräver en speciell scenstorlek. 16

25 Konserthallen kr/föreställning inklusive personal (8 timmar scenansvarig samt 2 publikvärdar à 4 timmar) och befintlig teknik. Eskilstuna teater Stora scenen kr/föreställning inklusive personal (8 timmar tekniker samt 3 publikvärdar à 4 timmar) och befintlig teknik. Lilla scenen kr/tillfälle Befintlig teknik ingår. Gamla teatern kr/tillfälle Rademacherscenen kr/tillfälle Contrast kr/tillfälle Befintlig teknik ingår. Scenvagnen kr/tillfälle Utomhusarrangemang För central mark kr/m²/dygn För mark utanför centrum kr/m²/dygn... Hyran är samma som stadsbyggnadsförvaltningen debiterar för markupplåtelser. 17

26 Idrottsanläggningar Sporthallen Stora Hallen med entréavgift kr/dag utan entréavgift kr/dag Lilla Hallen kr/dag Foajén kr/dag Spegelsal kr/dag Gymnastiksal kr/dag Konferensrum kr/dag Sméhallen med entréavgift kr/dag utan entréavgift kr/dag Ellfolk Arena Arrangemang kr/dag Munktellarenan Friidrottsarena inklusive biutrymmen enligt särskild överenskommelse. (Avbokning senare än 6 månader före bokad aktivitet debiteras med 25% av totalkostnaden.) Friidrottsarenan kr/dag Bordtennislokalen kr/dag Innebandylokalen kr/dag Volleybollokalen kr/dag Bangolf (filt) kr/dag Bågskyttelokalen kr/dag Boule kr/dag 18

27 Matsalar, aulor, samlingssalar och klassrum Helger vid hyra av lokaler från och med fre lör samt lör sön (inkl helgdagsaftnar) debiteras även kategori 1 och 2 arrangemangshyra. För arrangemang Fre sön -50 m² kr/dygn + helgdagar m² kr/dygn m² kr/dygn m² kr/dygn 251m² kr/dygn Kvarnstugan (Skjulsta) kr En depositionsavgift på kronor tas ut vid hyra av matsal samt Kvarnstugan. Övrigt Båtplatser Campingviken, Sundbyholm kr/säsong Campingavgifter kr/säsong Förläggning kr/pers/dygn i skollokaler (minst kr/dygn) 19

28 GYMNASTIKsalar storlek (m) Björktorpsskolan...16 x 10 Bollhuset (två hallar med samma mått)...32 x 16 Djurgårdsskolan...32 x 16 Ellfolk Arena...40 x 20 Fristadsskolan nedre...26 x 10 Fristadsskolan övre...24 x 13 Fröslundaskolans lilla...16 x 10 Fröslundaskolan lågstadie...11 x 11 Fröslundaskolans stora...20 x 10 Gillbergaskolan...20 x 10 Gökstensskolan...36 x 18 Hammargärdet...20 x 12 Hållsta skola...14 x 10 Hällberga skola...16 x 10 Hällby skola...26 x 16 Kjula skola...27 x 14 Lagersbergsskolan...16 x 10 Lundbyskolan...24 x 13 Mesta skola...16 x 10 Munktell innebandy...39 x 18 Munktell volleyboll...18 x 9 Odlarskolan...36 x 18 Rekarneskolan...38 x 18 Skiftingeskolan...38 x 19 Skogstorpsskolan...34 x 13 Skogsängsskolan...16 x 10 Slagstaskolan...16 x 10 Slottskolan...16 x 12 S:t Eskils skola...26 x 13 20

29 Stålforsskolan...32 x 16 Tegelviken x 18 Torshargshallen x 18 Vilstahallen x 20 Årbyskolan x 18 Ärla skola x 10 Ärsta skola x 10 SAMLINGSSALAR Kvarnstugan m² Lundbyskolans matsal m² Mestaskolans matsal m² Nyforsskolans matsal m² Skiftinge matsal m² Slottskolans matsal m² Stålforsskolans matsal m² Årbyskolans matsal m² MUNKTELLARENAN konferens & utbildningslokaler För samtliga av dessa lokaler betalar stödberättigade föreningar halva priset. Halv dag Hel dag Stora salen 150 personer kr kr Mötesplats 40 personer 750 kr kr Hampus 32 personer 750 kr kr Filippa 32 personer 750 kr kr Rossvik 25 personer 750 kr kr Ingrid Marie 22 personer 450 kr 900 kr Sävstaholm 15 personer 450 kr 900 kr Astrakan 12 personer 450 kr 900 kr Aroma 8 personer 450 kr 900 kr Oranie 6 personer 300 kr 600 kr Åkerö 6 personer 300 kr 600 kr 21

30 Materieluthyrning Innebandysarg kr/dag Resultattavla 150 kr/dag Ljudanläggning för speaker 150 kr/dag Scenvagnen kr/dygn KATEGORI 1 KATEGORI 2 KATEGORI 3 Info om de olika kategorierna, se sid 8 Priserna är inkl moms och beräknas per dygn. 1. Hela anläggningen kr kr (gäller endast orientering) Målvagn kr kr kr 3. Duschvagn med slang kr kr kr 4. Pump kr kr kr 5. Duschförhängen kr/st kr/st...90 kr/st med stolpar 6. Toalettvagn kr kr kr med tömning 7. Tält 4 x 8 m kr kr kr 6 x 3 m kr kr kr 8. Start- och målskynke kr kr kr 9. Högtalaranläggning, kr kr kr komplett (tratt) 10. Högtalaranläggning, kr/st kr/st kr/st större bärbar 11. Mindre bärbar högtalare kr kr kr 12. Walkie Talkie kr/par kr/par kr/par (laddningsbara) 22

31 13. Score board kr kr kr 14. Klockor Startklocka Regnly kr kr Startklocka kr kr Målklocka (data) kr kr Målklocka Regnly kr kr Display klocka kr kr Speakerklocka kr kr 15. Elverk (2,8 KW) kr kr kr 16. Elverk (3-fas) kr kr kr 17. Elcentral kr kr kr 18. Orienteringsskärmar kr/10 st...40 kr/10 st 19. Nummerlappar kr/100 st...30 kr/100 st 20. Stolar...5 kr/st... 5 kr/st...10 kr/st 21. Bord kr/st kr/st...50 kr/st 22. Flaggor kr kr kr 23. Flaggstänger...Offert 24. Podie 1.20 x 2.40 galvat kr/st kr/st kr/st 1.00 x kr/st kr/st kr/st 1.20 x 2.40 träpodie kr/st kr/st kr/st (Höjd 30 cm och 50 cm) 25. Städning av vagnar... från 400 kr 25. Info skyltlåda kr kr 27. Sladdvindor kr/st kr/st kr/st

32 Bokning Sporthallen, Sméhallen, Ellfolk Arena, Motorstadion, Fotbollsplaner, Ekängens friidrottsarena, Isstadion, gymnastiksalar, samlingslokaler, scenvagnen, Sundbyholm, båtplatser och campingplats Jourvaktmästare MunktellArenan Utbildningslokaler - MunktellArenan IP Skogen - materialuthyrning Scener Konserthallen, Contrast Gamla Teatern och Rademacherscenen Teatern och Lilla scenen Lokomotivet Scenmästare Busterscenen KONTAKTUPPGIFTER Webbplats: fritid.eskilstuna.se E-post: fritid@eskilstuna.se Kultur- och fritidsförvaltningen 2015/LL 24

33 Kultur- och fritidsnämnden (3) Kultur- och fritidsförvaltningen Ekonomienheten KFN/2014:496 Mattias Anglemark Kultur- och fritidsnämnden Redovisning av genomförd internkontroll 2014 Förslag till beslut Godkänna redovisning av genomförd internkontroll Sammanfattning Internkontroll är en del av kommunens verksamhets- och ekonomistyrning och syftar till att säkerställa att kommunens resurser används enligt fattade beslut och att lagar, regler, styrdokument, rutiner och övriga bestämmelser följs. Genom en god internkontroll minimeras även risken för avsiktliga och oavsiktliga fel och säkrar kvaliteten i det arbete som utförs. Respektive nämnd ska varje år fastställa en interkontrollplan med både administrativa och verksamhetsmässiga kontrollområden. De kontroller som genomförs återrapporteras till nämnden. Under 2014 har kultur- och fritidsförvaltningen genomfört internkontroller kring IT-drift, värdebaserade samtal, säkerhet på anläggningar, projektstyrning, hot och andra incidenter, uthyrning och synpunktshantering. Ärendebeskrivning Internkontroll är en del av kommunens verksamhets- och ekonomistyrning och syftar till att uppnå: en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Genom en god internkontroll skapas förtroende för Eskilstuna kommun och den service som kommunen erbjuder. Resultat av genomförd internkontroll Kontrollområden fastställda av fullmäktige Kontinuitetsplanering finns handlingsplan som beskriver hur verksamheten ska bedrivas i händelse av kortare eller längre it-avbrott. Kartläggning av förvaltningens IT-system finns sedan tidigare. Ansvaret för driften av systemen ligger antingen på Konsult och uppdrag IT eller på extern leverantör. Eskilstuna den stolta Fristaden

34 Eskilstuna kommun (3) Kontrollpunkt utvisande om värdebaserade samtal om risker för oegentligheter och otillbörlig påverkan skett på varje enhet. Det har inte funnits rutiner på enheterna att kontrollera. Frågan kring oegentligheter och otillbörlig påverkan har tagits upp och arbetats med i nämnden. Det är ett viktigt område som kommer att fortsättas att arbeta med. Nämndens egna kontrollområden Säkerhetskontroller anläggningar Det har införts en ny rutin kring uppföljning av skötselplaner för badplatser under Kontrollen har genomförts och brister har åtgärdats. Projektstyrning - projektmodell Den planerade kontrollen av att den nya projektmodellen används har ej genomförts. Det beror på att införandet av modellen har försenats. Rutiner vid hot och andra incidenter Kontrollen har blivit försenad på grund av personalomställning. Kontroll av kunder vi uthyrning Det finns upprättade rutiner för kontroll av kunder. Vissa avvikelser förekommer. Uppföljning kring avvikelserna kommer att ske under Synpunktshantering Kontrollen visar att det måste tas fram nya rutiner för hur synpunkter ska hanteras på ett strukturerat sätt. Om internkontrollplanen Varje år fastställer kommunfullmäktige ett antal kommungemensamma internkontrollområden. Därutöver ska respektive nämnd, tillsammans med förvaltningens ledningsgrupp, årligen kartlägga viktiga rutiner/processer och system samt bedöma dessa utifrån risk och väsentlighet. Utifrån denna analys ska förvaltningen ta fram förslag till en internkontrollplan som täcker nämndens hela verksamhetsområde. Internkontrollplanen beslutas av nämnden och följs upp under året. Genomförda kontroller utifrån internkontrollplanen återrapporteras till nämnden minst två gånger per år. Resultatet ska även rapporteras till Kommunledningskontoret och kommunens revisorer. Finansiering Beslutet medför inte några ekonomiska konsekvenser. Eskilstuna den stolta Fristaden

35 Eskilstuna kommun (3) Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Fortlöpande uppföljning av nämndens verksamhets- och ekonomistyrning är en förutsättning för att nå kommunens strategiska mål kring hållbar utveckling och effektiv organisation. Redovisningen av genomförda kontroller enligt internkontrollplanen gör det möjligt att identifiera och åtgärda brister och på så sätt bidra till en effektiv organisation. KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Eva Königsson Förvaltningschef Mattias Anglemark Ekonomichef Beslutet skickas till: Akten Kommunledningskontoret Eskilstuna den stolta Fristaden

36 Kultur- och fritidsnämnden (2) Kultur- och fritidsförvaltningen Ekonomienheten KFN/2014:495 Mattias Anglemark Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämndens internkontrollplan 2015 Förslag till beslut Förslaget till internkontrollområden för 2015 antas. Sammanfattning Internkontrollplanen är en central del av verksamhets- och ekonomistyrning och omfattar alla system, processer och rutiner. Internkontroll handlar om att bygga bra och tydliga processer med inbyggda kontroller. Förvaltningens ledningsgrupp samt nämndens arbetsutskott har tagit fram kontrollområden som bedöms behöva kartläggas utifrån riskanalys. Ärendet Alla nämnder i kommunen ska upprätta internkontrollplaner för verksamheten. Planen ska innehålla kommungemensamma kontrollpunkter samt för verksamheten specifika kontrollområden. Internkontrollen ska genomföras och redovisas två gånger om året. Internkontrollplanen är en central del av verksamhets- och ekonomistyrning och omfattar alla system, processer och rutiner. Internkontroll handlar om att bygga bra och tydliga processer med inbyggda kontroller. Förvaltningens ledningsgrupp samt nämndens arbetsutskott har tagit fram kontrollområden som bedöms behöva kartläggas utifrån riskanalys. Följande kontrollområden är fastställda av kommunfullmäktige (dnr KSKF/2014:359): Uppföljning av delegerat ansvar för arbetsmiljö Syftet är att kontrollera att chefer skriftligen mottagit delegationen av ansvaret för arbetsmiljö. Samt fått förutsättningar att ta sitt ansvar. Kontrollmomentet är att kontrollera att skriftlig delegering är undertecknad samt att den förutgåtts av arbetsmiljöutbildning. Enligt tidigare beslut som fattades av kommunfullmäktige den 17 juni 2014, 145, ärende Granskning av 2013 års internkontrollarbete ska återkontroll på 2013 års kommungemensamma kontrollområden i internkontrollplanen genomföras under Eskilstuna den stolta Fristaden

37 Eskilstuna kommun (2) Områden som ska kontrolleras är följande: Kontrollområdet ekonomistyrningsriktlinjer för enheter Kontrollområdet bisyssla Förvaltningens egna kontrollområden: Beviljande av stödberättigade föreningar För att en förening ska få stöd, krävs att den är stödberättigad. Stödet består bland annat av att få hyra kommunala lokaler till subventionerat pris och ha möjlighet att söka bidrag. För att vara stödberättigad måste föreningen leva upp till ett antal krav som kommunen ställer, exempelvis vara en allmännyttig ideell förening, ha ett demokratiskt arbetssätt och bedriva verksamhet i Eskilstuna kommun. Kontrollpunkten syftar till att se om fullmäktiges beslut om vilka föreningar som ska vara stödberättigade efterlevs. Registrering av sjukskrivningar i lönesystemet PS-självservice PS Självservice är ett program där anställda i Eskilstuna kommun själva rapporterar avvikelser från sin normala arbetstid, till exempel sjukdom, semester och övertid. Att de anställda själva registrerar denna typ av avvikelser har varit en del av den effektivisering som gjorts kring löneadministrationen i kommunen. Kontrollpunkten går ut på att säkra att registreringen sköts på ett korrekt sätt så att rätt lön betalas ut till alla medarbetare. Medarbetaröverenskommelse Medarbetarsamtalet är ett viktigt styrmedel för att åstadkomma måluppfyllelse i verksamheten. Samtalet ska avslutas med fokus framåt och utmynna i en medarbetaröverenskommelse. Medarbetaröverenskommelsen görs årligen och ska innehålla mål och uppdrag samt önskad utveckling ur både ett kortare och längre perspektiv. Varje medarbetare ska ha en beslutad medarbetaröverenskommelse. Kontrollpunkten ska följa upp att varje medarbetare har en medarbetaröverenskommelse. KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Eva Königsson Förvaltningschef Mattias Anglemark Ekonomichef Beslutet skickas till: Akten Kommunledningskontoret Eskilstuna den stolta Fristaden

38 Kultur- och fritidsnämnden (4) Kultur- och fritidsförvaltningen Kommunikation och administration KFN/2014:169 Åsa Karlsson/Mattias Berglund, Kultur- och fritidsnämnden Reviderad delegationsordning för kultur- och fritidsnämnden (ersätter KFN/2013:378) Förslag till beslut 1. Anta förvaltningens förslag till reviderad delegationsordning för kultur- och fritidsnämnden: a) Förtydliganden i punkt 1.6, 3.3, 3.4, 3.7, 4.7 och 4.8. b) Ny punkt: Starta konto på sociala medier. c) Handläggare ges rätt att besluta om bidrag till arrangemang till och med kr. d) Ny punkt: Ta bort förening från registret över stödberättigade föreningar. e) Punkt 6.3 Tas bort. f) Godkänna redaktionella ändringar. Sammanfattning Delegationsbeslut är beslut där nämnden har överlåtit beslutanderätten till utskott, ledamot, ersättare eller tjänsteperson i kommunen och regleras i kommunallagens 6 kap Kultur- och fritidsnämndens delegationsordning reviderades senast Sedan dess har det uppstått behov av smärre justeringar av ärenden som rör bland annat avtalshantering, förtydliganden kring personal, representation, föreningsstöd och sociala medier. Justeringarna har arbetats in i ett förslag till reviderad delegationsordning av kultur- och fritidsförvaltningen. Ärendebeskrivning Ett delegationsbeslut är ett beslut där nämnden har överlåtit beslutanderätten till utskott, ledamot, ersättare eller tjänsteperson i kommunen och regleras i Eskilstuna den stolta Fristaden

39 Eskilstuna kommun (4) kommunallagens 6 kap Delegationsbeslut fattas i nämndens ställe och ska alltid återrapporteras skriftligt till nämnden. Syftet med delegation är att avlasta nämnden från rutinärenden så att mer tid kan ägnas åt övergripande planering, mål, riktlinjer och andra principiella frågor. Delegering förkortar även beslutsvägar och möjliggör en effektivare förvaltning och en snabbare handläggning av ärenden. Kultur- och fritidsnämndens delegationsordning beslutades senast Sedan dess har det uppstått behov av smärre justeringar av ärenden som rör avtalshantering, förtydliganden kring personal, representation, föreningsstöd och sociala medier. Justeringarna har arbetats in i ett förslag till reviderad delegationsordning. Förslag till revidering av delegationsordningen Följande justeringar och kompletteringar föreslås: Punkt 1.6 Besluta om intern eller extern representation Förtydligande om att avdelningschefer har rätt att fatta beslut enligt nämndens gällande anvisningar för representation och enligt kultur- och fritidsnämndens anvisningar för att tillämpa kommunkoncernens riktlinjer mot korruption, mutor och jäv (KFN/2014:231). Ny punkt Starta konto för verksamhet på sociala medier Enligt Eskilstuna kommuns reviderade riktlinjer för sociala medier (KSKF/2014:58) krävs det ett nämndbeslut för att starta ett konto på sociala medier för publika verksamheter. Enligt riktlinjerna kan dock ansvaret delegeras. I och med att kultur- och fritidsnämnden ansvarar för många olika utåtriktade verksamheter skulle ett krav på nämndbeslut för varje nytt konto vara resurskrävande. Därför bör ansvaret delegeras till avdelningschef. Innan ett konto öppnas måste samråd ske med förvaltningens kommunikationschef. Punkt 3.3 Arbetsgivaransvar enligt arbetsmiljölagen (AML) Förtydligande kommentar om att nytillträdda chefer måste genomgå en central utbildning fördelat över tre tillfällen för att få delegation. Punkt 3.4 Ändrad befattningstitulatur Förtydligande om att en eventuell förändring måste ska i samråd med HR-chef. Punkt Tillsätta personal, tillsvidare eller viss tid, samt öka och minska sysselsättningsgrad på individnivå inom budgetram Avdelningschef har fortfarande delegation men innehåller ett förytligande om att det måste ske i samråd med HR-chef och ekonomichef. Punkt 4.7 och 4.8 Handläggare ges delegation att fatta beslut om arrangemangsbidrag till och med kr Sedan tidigare har förvaltningens bidragshandläggare rätt att fatta delegationsbeslut om arrangemangsbidrag upp till kr. Kulturutvecklare (tidigare finsk kultursekreterare) har dock rätt att fatta beslut om bidrag till arrangemang som rör Eskilstuna den stolta Fristaden

40 Eskilstuna kommun (4) finskt förvaltningsområde upp till kronor. Beloppsgränsen bör vara densamma för dessa typer av beslut, det vill säga till och med kronor. Texten ändras även från upp till till till och med för att inte delegationen endast innefattar summor mellan 1 och kr. Ny punkt 4.9 Ta bort förening från registret över stödberättigade föreningar För att underlätta hanteringen av föreningsregistret föreslås samma handläggare som har delegation på att godkänna föreningar ges delegation på att ta bort föreningar som av olika anledningar finns i registret. Att utöka delegationen skulle innebära att registret lättare hålls uppdaterat och aktuellt. Nämnden hålls uppdaterad om förändringar via delegationsrapporter. Borttagen punkt 6.3 Relegering av elev i musikskolan Musikskolans verksamhet baseras på frivillighet och relegering av elever förekommer inte. Det är tillräckligt med punkten 6.2 om verkställighetsbeslut för avstängning av elev. Redaktionella ändringar Utöver ändringar i delegationsförteckningen föreslås även ett par redaktionella ändringar. Befattningarna finsk kultursekreterare ersätts av kulturutvecklare. Enhetschef tas bort då de som avses alla har befattningen avdelningschef. Tidigare har både enhetschef och avdelningschef använts men det görs inte längre. Användandet av begreppet tjänsteman ersätts med det mer könsneutrala begreppet tjänsteperson. Det görs ett förtydligande om att det skriftligt redovisade delegationsbeslutet ska innehålla en hänvisning till den punkt i delegationsordningen som beslutet stödjer sig på. Hänvisningar till delegationspunkter görs redan i redovisningar av delegationsbeslut och ändringen är endast till för att tyddliggöra detta. Då punkt 6.3 tas bort kommer punkterna 6.4 och 6.5 att få nya nummer. Samtliga förslag till ändringar i delegationsordningen är markerade med överstruken text (tas bort) och rödmarkerad text (tillägg/ändringar) och kommer att redigeras efter att revideringen antas. Så är delegationsordningen uppbyggd Delegationsordningen inleds med en beskrivande text om syftet med delegering, vad som får delegeras, till vem/vilka och hur återrapportering ska ske. Därefter presenteras en sammanställning över delegationsbeslut och viss verkställighet. Sammanställningen är indelad efter ärendegrupper och redovisar vem/vilka som är delegat, vem/vilka som är ansvarig för verkställighetsbeslut samt hänvisningar till gällande lagar, förordningar och riktlinjer. I delegationsordningen förekommer även ärenden för viss verkställighet som inte utgör delegering i lagens mening. Verkställighet innebär faktiskt handlande eller Eskilstuna den stolta Fristaden

41 Eskilstuna kommun (4) beslut som normalt fattas av tjänstepersoner i kraft av deras ställning. Syftet med att redovisa vissa typer av verkställighetsärenden i delegationsförteckningen är att tydliggöra vem i organisationen som handlägger och beslutar i denna typ av ärenden. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Genom komplettering och förtydligande av nämndens delegationsordning underlättas hanteringen av ärenden och beslut inom såväl nämnd som förvaltning. KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Eva Königsson Förvaltningschef Mattias Berglund vik. Administrativ koordinator Eskilstuna den stolta Fristaden

42 Kultur- och fritidsnämnden Datum Dnr 1 (18) KFN/2014:169 Delegationsordning och viss verkställighet för kultur- och fritidsnämnden och dess förvaltningsledningskontor Gäller från 29 januari 2015 Antagen av kultur- och fritidsnämnden , reviderad , , , , ,

43 Kultur- och fritidsnämnden Delegationsordning Innehållsförteckning Introduktion... 3 Vad är delegationsbeslut?... 3 Skillnaden mellan delegationsbeslut och verkställighet... 3 Syftet med delegationsbeslut... 4 Vad kan man inte delegera?... 4 Vem får fatta delegationsbeslut?... 4 Vidaredelegation av beslutanderätt... 4 En delegat kan avstå från sin beslutanderätt... 5 Återkallande av delegation... 5 Brådskande ärenden delegeras till ordförande eller ledamot... 5 Myndighetsutövning... 5 Personuppgiftslagen... 5 Anmälan av delegationsbeslut... 5 Förekommande lagar, avtal och reglementen... 7 Förekommande befattningar Allmänna ärenden Ekonomi och upphandlingsärenden Personalärenden Lokaler, uthyrning och bidragsärenden Biblioteksverksamhet Musikskoleverksamhet Kulturmiljöärenden Museiverksamhet Arkivverksamhet Ärenden enligt lotterilagen... 18

44 Kultur- och fritidsnämnden Delegationsordning Introduktion Kultur- och fritidsnämnden har det övergripande ansvaret för den verksamhet som bedrivs inom nämndens ansvarsområde. Nämndens ansvar och uppgifter finns beskrivet i nämndens reglemente som är fastställt av kommunfullmäktige. Under nämnden finns ett förvaltningsledningskontor med en förvaltningschef som har det yttersta ansvaret för verksamheten inom förvaltningens olika enheter. I denna delegationsordning framgår vilka ärenden eller ärendegrupper som nämnden har delegerat till ordförande, ledamot, utskott eller tjänsteman tjänsteperson att fatta beslut om. Här framgår även om förvaltningschefen har vidaredelegerat beslutanderätten till annan tjänsteman tjänsteperson. Sammanställningen av delegationsordningen är indelad i ärenden efter ärendegrupper. Förteckningen innehåller även ärenden för viss verkställighet som inte utgör delegering i lagens mening. Syftet med att redovisa verkställighetsärenden i delegationsförteckningen är att tydliggöra var och vem i organisationen som handlägger och beslutar i denna typ av ärenden. Vad är delegationsbeslut? Delegationsbeslut är beslut som normalt sett fattas av nämnden, men där nämnden har överlåtit beslutanderätten till någon annan. Av kommunallagen 6 kap framgår på vilket sätt nämnden får delegera sin beslutanderätt i ett visst ärende eller en grupp av ärenden. Delegering innebär att självständig beslutanderätt förs över från nämnden till delegaten. Beslut som fattas på delegation fattas på nämndens vägnar utifrån tjänstemannens tjänstepersonens professionella bedömning av ärendet. Beslut som fattas med stöd av delegation är juridiskt sett nämndens beslut och kan överklagas på samma sätt som övriga nämndbeslut. Delegationsbeslut ska vara skriftliga och undertecknade av den som fattat beslutet. Det ska även framgå att beslutet är ett delegationsbeslut som fattas i nämndens namn och enligt vilken punkt i delegationsordningen. Delegationsrapporter registreras årsvis i kommunens ärendehanteringssystem. Skillnaden mellan delegationsbeslut och verkställighet Verkställighet innebär faktiskt handlande eller beslut som normalt fattas av tjänstemän tjänstepersoner i kraft av derasställning. Verkställighet i det dagliga arbetet regleras ofta av lagar eller tidigare kommunalt fattade beslut eller avtal, t.ex. avgiftsdebitering enligt en fastställd taxa. Verkställighetsbeslut innebär vanligtvis en tillämpning av givna bestämmelser och beslutsfattaren saknar utrymme för självständig bedömning. Verkställighetsbeslut ska som huvudregel inte anmälas till nämnden.

45 Kultur- och fritidsnämnden Delegationsordning Syftet med delegationsbeslut Syftet med delegationsbeslut är att: avlasta nämnden från rutinärenden så att den politiska uppmärksamheten istället kan riktas åt planering, mål, riktlinjer och andra principiella frågor göra förvaltningen snabbare och effektivare genom att förkorta handläggningstider och beslutsvägar. Vad kan man inte delegera? Enligt kommunallagen 6 kap 34 får följande ärenden inte delegeras: ärenden som gäller verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet framställningar eller yttranden till kommunfullmäktige yttranden som görs på grund av att nämndbeslut eller fullmäktigebeslut har överklagats ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell karaktär eller annars av större vikt ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Utöver ovanstående får nämnden själv bedöma vad som ska delegeras. Vem får fatta delegationsbeslut? Vem som har rätt att fatta beslut på delegation framgår av respektive nämnds delegationsordning. Nämnden får delegera sin beslutanderätt i ett visst ärende eller en grupp av ärenden till: ett utskott en enskild ledamot eller ersättare en anställd hos kommunen En nämnd får inte delegera till förtroendevalda i en annan nämnd eller till en grupp tjänstemän tjänstepersoner. En nämnd får inte heller delegera till en grupp bestående av både förtroendevalda och tjänstemän tjänstepersoner, så kallad blandad delegering för att undvika situationer med oklara ansvarsförhållanden. Vidaredelegation av beslutanderätt Förvaltningschefen har rätt att vidaredelegera given beslutanderätt till en annan tjänsteman tjänsteperson. Beslutanderätt som förvaltningschefen har delegerat till en annan tjänsteman tjänsteperson får dock inte vidaredelegeras ytterligare till annan tjänsteman tjänsteperson. Nämnden måste alltid veta vem som har rätt att fatta beslut. Förvaltningschefens beslut om vidaredelegation ska därför anmälas till nämnden. Vidaredelegationen redovisas vanligtvis i nämndens delegationsordning.

46 Kultur- och fritidsnämnden Delegationsordning Om ordinarie delegat är förhindrad att fatta beslut, till exempel vid semester, sjukdom eller annan frånvaro, får delegatens närmaste chef fatta beslut i dennes ställe. En delegat kan avstå från sin beslutanderätt Utsedd delegat har alltid rätt att avstå från sin beslutanderätt och lyfta enskilda ärenden till nämnden. Detta kan till exempel vara aktuellt i de fall som ett ärende bedöms vara är av principiell, särskild vikt. Återkallande av delegation Nämnden kan när som helst återkalla given delegation eller vidaredelegation för ett visst ärende, en viss ärendegrupp eller en viss tjänsteman tjänsteperson. Nämnden kan också föregripa ett beslut i ett enskilt ärende genom att själv ta över ärendet och fatta beslut. Förvaltningschefen har motsvarande rätt att återta vidaredelegerad beslutanderätt. Nämnden har inte rätt att ompröva ett redan fattat delegations- eller verkställighetsbeslut. I dessa fall är det delegaten själv som fattar eventuellt beslut om omprövning. Brådskande ärenden delegeras till ordförande eller ledamot Nämnden kan enligt kommunallagen 6 kap 36 uppdra åt ordföranden eller annan ledamot att besluta i ärenden som är så brådskande att man inte kan vänta med beslutet till nämndens nästa sammanträde. Sådant beslut ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde. Myndighetsutövning Myndighetsutövning är den befogenhet som nämnden eller tjänsteman tjänsteperson har att bestämma om förmån, rättighet eller skyldighet för en enskild. Denna typ av beslut förekommer endast undantagsvis inom nämndens verksamhetsområde. Personuppgiftslagen Enligt personuppgiftslagen (PuL) är nämnden ansvarig för hanteringen av personuppgifter som sker inom nämndens ansvarsområde. Ansvaret innebär att nämnden ska se till att hanteringen av personuppgifter sker på ett lagligt, korrekt och säkert sätt. Det innebär att utsedda ombud har skyldighet att föra en förteckning över hur personuppgifter behandlas inom nämndens ansvarsområde. Anmälan av delegationsbeslut Delegationsbeslut ska diarieföras och redovisas till nämnden månadsvis. Anmälan sker genom att en förteckning över fattade delegationsbeslut bifogas i kallelsen till nämndens sammanträde. Delegationsbeslut som fattas av tjänsteman tjänsteperson i förvaltningen ska dessutom alltid anmälas till förvaltningschef.

47 Kultur- och fritidsnämnden Delegationsordning Nämnden har det yttersta ansvaret för verksamheten men överlåter till förvaltningschefen att avgöra vilka vidaredelegerade beslut som bedöms vara av intresse för nämnden och som därmed ska anmälas till nämnden. Verkställighetsbeslut ska som huvudregel inte anmälas till nämnden. Verkställighetsbeslut i ärenden som bedöms vara av särskilt vikt tas upp till samråd vid arbetsutskott och ibland även som information till nämnden.

48 Kultur- och fritidsnämnden Delegationsordning Förekommande lagar, avtal och reglementen AB Allmänna bestämmelser 05 AML Arbetsmiljölagen (1977:1160) ATL Arbetstidslagen (1982:673) ArkivF Arkivförordningen (1991:446) ArkivL Arkivlagen (1990:782) Arkivreglemente FörvL Förvaltningslagen (1986:223) HÖK Huvudöverenskommelsen KL Kommunallagen (1991:900) LAS Lagen om anställningsskydd (1982:80) LL Lotterilagen (1994:1000) LOU Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) MBL Medbestämmandelagen (1976:580) OSL Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) PuL Personuppgiftslagen (1998:204) TF Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Förklaring till övriga förkortningar: KF Kommunfullmäktige KFN Kultur- och fritidsnämnden KS Kommunstyrelsen Förekommande befattningar Administratör Arkivarie Attestansvarig Avdelningschef Ekonomichef Enhetschef Finsk kultursekreterare Förvaltningschef Handläggare Kommunikationschef Kommunantikvarie Kulturutvecklare Lokalsamordnare Nämndsekreterare HR-chef Personuppgiftsombud Stadsarkivarie Stadsjurist

49 Kultur- och fritidsnämnden KFN/2013:57 8 (18) Delegationsordning Förteckning över delegationsbeslut och viss verkställighet Läsanvisning: Vidaredelegering innebär att varje överordnad chef har minst samma befogenhet som underställd personal. Den befattning som anges i förteckningen är således den lägsta nivå som visst ärende/ärendegrupp delegerats till. Förvaltningschef eller dennes ställföreträdare har alltid rätt att ersätta delegat som har förhinder. Delegationsbeslut innebär delegerat beslut som ska anmälas till nämnden. Verkställighet innebär verkställighetsbeslut och behöver som huvudregel inte anmälas till nämnden. 1. ALLMÄNNA ÄRENDEN Nr Ärende Delegat/ansvarig Vidaredelegation till Typ av beslut Kommentar 1.1 Besluta i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas (KL 6 kap 36 ) 1.2 Besluta om att nämndsammanträde ska vara offentligt 1.3 Besluta om förtroendevaldas deltagande i kurser, konferenser, resor 1.4 Beslut om värdskap och uppvaktningar i nämndens namn 1.5 Besluta om servering av starköl och vin i samband med nämndens representation Tjänstgörande ordförande Delegationsbeslut Remissvar och yttranden Arbetsutskott Tjänstgörande ordförande Tjänstgörande ordförande 1.6 Besluta om intern eller extern representation Enhetschef / Avdelningschef Delegationsbeslut Delegationsbeslut Delegationsbeslut Tjänstgörande ordförande Delegationsbeslut Enligt gällande anvisningar för representation (KSKF/2013:168) Verkställighet Enligt gällande anvisningar för representation och enligt kultur- och

50 Kultur- och fritidsnämnden 9 (18) Delegationsordning Nr Ärende Delegat/ansvarig Vidaredelegation till Typ av beslut Kommentar 1.7 Besluta om tjänsteresa utanför Sverige Förvaltningschef Delegationsbeslut 1.8 Beslut om vilka logotyper eller symboler som får användas i respektive verksamhet 1.9 Beslut om öppettider i verksamhet Avdelningschef/ Enhetschef 1.10 Utlämnande av allmän handling (TF 2 kap och OSL 6 kap) 1.11 Beslut om att inte lämna ut allmän handling, skriftligt beslut som är möjligt att överklaga (TF 2 kap och OSL 6 kap) Förvaltningschef Kommunikationschef Delegationsbeslut Den tjänsteman tjänsteperson som förvarar handlingen Verkställighet Verkställighet Förvaltningschef Stadsarkivarie Delegationsbeslut 1.12 Överklagande och yttrande till domstol Förvaltningschef Stadsjurist Delegationsbeslut fritidsnämndens anvisningar för att tillämpa kommunkoncernens riktlinjer mot korruption, mutor och jäv (KFN/2014:231) Enligt chefsriktlinjer 1.13 Utse rättegångsombud Förvaltningschef Stadsjurist Verkställighet Vidaredelegation med rättegångsfullmakt 1.14 Mottagande av delgivning Nämndsekreterare Verkställighet 1.15 Underteckna avtal och andra rättshandlingar i löpande drift 1.16 Ändra delegationsordningen avseende vidaredelegation och verkställighet 1.17 Göra anmälan till Datainspektionen av nya personregister (PuL 41 ) Avdelningschef/ Enhetschef Förvaltningschef Personuppgiftsombud Verkställighet Delegationsbeslut Verkställighet

51 Kultur- och fritidsnämnden 10 (18) Delegationsordning Nr Ärende Delegat/ansvarig Vidaredelegation till Typ av beslut Kommentar 1.18 Utse personuppgiftsombud för personregister som förs i nämndens verksamheter (PuL 38 ) Förvaltningschef Delegationsbeslut 1.19 Utse arkivansvarig Förvaltningschef Verkställighet 1.20 Utse offentlighetsansvarig Förvaltningschef Verkställighet 1.21 Besluta om att ställa in nämndsammanträde (t.ex. på grund av för få ärenden) Tjänstgörande ordförande Delegationsbeslut 1.22 Starta konto för verksamhet på sociala medier Avdelningschef Delegationsbeslut Ska ske i samråd med förvaltningens kommunikationschef 2. EKONOMI OCH UPPHANDLINGSÄRENDEN Nr Ärende Delegat/ansvarig Vidaredelegation till Typ av beslut Kommentar 2.1 Utse attestansvariga samt ersättare för dessa (enligt attestreglemente 2) Förvaltningschef Ekonomichef Verkställighet 2.2 Inköp av varor och tjänster genom avrop från ramavtal Avdelningschef/ Enhetschef/ Attestansvarig 2.3 Direktupphandling Avdelningschef/ Enhetschef/ Attestansvarig 2.4 Försäljning av varor och tjänster Avdelningschef/ Enhetschef Verkställighet Verkställighet Verkställighet Enligt riktlinjer för upphandling och anvisningar för upphandling Enligt riktlinjer för upphandling och anvisningar för upphandling

52 Kultur- och fritidsnämnden 11 (18) Delegationsordning Nr Ärende Delegat/ansvarig Vidaredelegation till Typ av beslut Kommentar 2.5 Avyttring av inventarier Avdelningschef/ Enhetschef 2.6 Avskrivning av fordran (beslut om bokföringsmässig avskrivning utifrån underlag från kommunstyrelsen) Verkställighet Regler för avyttring av inventarier och utrustning (KSKF/2007:10184) Förvaltningschef Ekonomichef Delegationsbeslut Enligt riktlinjer för kravoch inkassoverksamhet (KSKF/2006:10062) 2.7 Beslut om skadestånd Förvaltningschef Delegationsbeslut 2.8 Omfördelning av anslag i drift och investeringsbudget som ej är av principiell betydelse eller av större vikt Ekonomichef Verkställighet 2.9 Inventarieinvesteringar på objektsnivå Förvaltningschef Ekonomichef Delegationsbeslut 2.10 Rätt att ingå, underteckna och säga upp avtal (teckna firma) 2.11 Rätten att besluta om vem som ska ha kontantkort Förvaltningschef Avdelningschef/ Enhetschef Delegationsbeslut Enligt KFN/2013:57 Ekonomichef Delegationsbeslut Enligt gällande anvisning för kontantkort 3. PERSONALÄRENDEN Nr Ärende Delegat/ansvarig Vidaredelegation till Typ av beslut Kommentar 3.1 Sluta kollektivavtal för anställning viss tid (AB 4, mom 4) avvikelse från turordning vid återanställning (LAS 25 ) samt avvikelser från arbetstidslagens regler om övertid/mertid (ATL 8, 10 ) Förvaltningschef HR-chef Delegationsbeslut 3.2 Central förhandling (MBL 14 ) HR-chef Verkställighet Förhandlingsordning

53 Kultur- och fritidsnämnden 12 (18) Delegationsordning Nr Ärende Delegat/ansvarig Vidaredelegation till Typ av beslut Kommentar 3.3 Arbetsgivaransvar enligt arbetsmiljölagen (AML) Förvaltningschef Avdelningschef/ Enhetschef 3.4 Ändrad befattningstitulatur (yrkesgrupper inom nämndens verksamhetsområde) HR-chef 3.5 Beslut om att inrätta ny befattning inom ram Avdelningschef Enhetschef 3.6 Beslut om omreglering av anställningsvillkor (AB 12 ) 3.7 Tillsätta personal, tillsvidare eller viss tid, samt öka och minska sysselsättningsgrad på individnivå inom budgetram (LAS 4-6 ) 3.8 Lönesätta personal i enskilda anställningsärenden efter samråd med HR-chef 3.9 Medge rätt att utföra viss verksamhet som distansarbete 3.10 Pröva och förbjuda bisyssla om det inkräktar på ordinarie arbete (AB 8 ) 3.11 Löneförmåner vid ledighet 14 dagar och upp till tre månader för deltagande i utbildning, samråd med arbetsutskott vid ledighet över tre månader (AB 13, mom. 7 och HÖK bil. 4) 3.12 Begränsningsperiod för arbetstid på mer än 16 veckor, utbyte av rast mot måltidsuppehåll (AB 13 ) Avdelningschef/ Enhetschef Verkställighet Verkställighet Verkställighet Förvaltningschef HR-chef Verkställighet Förvaltningschef Avdelningschef/ Enhetschef Avdelningschef/ Enhetschef Delegationsbeslut Verkställighet KS 97/02-05 Nytillträdda chefer måste genomgå en central utbildning innan delegation ges Ska ske i samråd med HR-chef Ska ske i samråd med HR-chef och ekonomichef Enligt riktlinjer för lön och personalförmåner samt dokumenterat samråd med HR-chef HR-chef Verkställighet P-cirkulär 9/00 Enligt riktlinjer för lön och personalförmåner Förvaltningschef HR-chef Delegationsbeslut Förvaltningschef Avdelningschef/ Enhetschef Delegationsbeslut Förvaltningschef HR-chef Delegationsbeslut 3.13 Ersättning/förmån undantas från samordningen Förvaltningschef HR-chef Delegationsbeslut

54 Kultur- och fritidsnämnden 13 (18) Delegationsordning Nr Ärende Delegat/ansvarig Vidaredelegation till Typ av beslut Kommentar helt eller delvis (AB 19, mom 1) 3.14 Tjänstledighet upp till 12 månader Avdelningschef/ Enhetschef Verkställighet I dokumenterat samråd med HR-chef 3.15 Tjänstledighet längre tid än 12 månader Förvaltningschef HR-chef Delegationsbeslut Även förlängning som summerat blir mer än 12 månader 3.16 Pröva om arbetstagaren med tjänstledighet med lön kan få behålla den om arbetstagaren får inkomst från annat ställe 3.17 Avgöra omplacering av personal mellan enheter vid oenighet 3.18 Disciplinpåföljd enligt lag och avtal för personal (AB 11 ) Förvaltningschef HR-chef Delegationsbeslut Förvaltningschef HR-chef Delegationsbeslut Förvaltningschef HR-chef Delegationsbeslut 3.19 Avstängning m.m. av personal (AB 10 ) Förvaltningschef HR-chef Delegationsbeslut 3.20 Avskeda personal (LAS 18 ) Förvaltningschef HR-chef Delegationsbeslut 3.21 Uppsägning av personal på grund av personliga skäl eller arbetsbrist (LAS 7, 26 ) 3.22 Beslut om förkortad uppsägningstid (AB 33 mom 1 och 4) 3.23 Avvikelser från turordning vid återanställning (LAS 26 ) Förvaltningschef HR-chef Delegationsbeslut HR-chef Avdelningschef/ Enhetschef Verkställighet Förvaltningschef HR-chef Verkställighet 3.24 Kvarstå i tjänst efter 67 år Förvaltningschef HR-chef Delegationsbeslut 3.25 Beslut om begäran om utdrag ur belastningsregistret 3.26 Beslut om polisanmälan av brott begånget i tjänsteutövningen Avdelningschef/ Enhetschef Verkställighet Förvaltningschef HR-chef Delegationsbeslut Enligt chefsriktlinjer

55 Kultur- och fritidsnämnden 14 (18) Delegationsordning 4. LOKALER, UTHYRNING OCH BIDRAGSÄRENDEN Nr Ärende Delegat/ansvarig Vidaredelegation till Typ av beslut Kommentar 4.1 Rätt att ingå, teckna och säga upp hyresavtal eller nyttjanderättsavtal med externa aktörer för kultur- och fritidsnämndens verksamheter. 4.2 Tvisteförhandlingar om hyres- och nyttjanderättsavtal 4.3 Uthyrning av lokaler och anläggningar som tillhör kommunen och som faller under nämndens förvaltning Ekonomichef Lokalsamordnare Verkställighet Enligt befattningsbeskrivning lokalsamordnare Förvaltningschef Stadsjurist Delegationsbeslut Handläggare Verkställighet Enligt fastställd prislista 4.4 Godkänna förening som stödberättigad Förvaltningschef Handläggare Delegationsbeslut Enligt KSKF/2012: Besluta om aktivitetsmedlemsbidrag Förvaltningschef Handläggare Delegationsbeslut Enligt KSKF/2012: Besluta om utbildningsbidrag Förvaltningschef Handläggare Delegationsbeslut Enligt KSKF/2012: Besluta om arrangemangsbidrag vid ansökningar till och med upp till kr. 4.8 Fördelning av bidrag inom finskt förvaltningsområde till och med upp till kr. 4.9 Ta bort förening från registret över stödberättigade föreningar Förvaltningschef Handläggare Delegationsbeslut Enligt KSKF/2012:214 Förvaltningschef Finsk kultursekreterare Kulturutvecklare Delegationsbeslut Förvaltningschef Handläggare Delegationsbeslut Enligt KSKF/2012: BIBLIOTEKSVERKSAMHET Nr Ärende Delegat/ansvarig Vidaredelegation till Typ av beslut Kommentar 5.1 Teckna avtal med skolbibliotek gällande biblioteksdatasystem Avdelningschef/ Enhetschef 5.2 Förlust av lånerätten Avdelningschef/ Enhetschef Verkställighet Verkställighet Enligt chefsriktlinjer Enligt låneregler beslutade av KFN

56 Kultur- och fritidsnämnden 15 (18) Delegationsordning Nr Ärende Delegat/ansvarig Vidaredelegation till Typ av beslut Kommentar 5.3 Turlista bokbussen Avdelningschef/ Enhetschef Verkställighet Enligt beslutad verksamhetsplan 6. MUSIKSKOLEVERKSAMHET Nr Ärende Delegat/ansvarig Vidaredelegation till Typ av beslut Kommentar 6.1 Antagning av elev i musikskola Avdelningschef/ Enhetschef 6.2 Avstängning av elev i musikskolan Avdelningschef/ Enhetschef 6.3 Relegering av elev i musikskolan Förvaltningschef Avdelningschef/ Enhetschef 6.3 Elevresor inrikes Avdelningschef/ Enhetschef 6.4 Elevresor utanför Sverige Förvaltningschef Avdelningschef/ Enhetschef Administratör Verkställighet Lottning utförs av tjänsteman tjänsteperson Verkställighet Delegationsbeslut Verkställighet Delegationsbeslut 7. KULTURMILJÖÄRENDEN Nr Ärende Delegat/ansvarig Vidaredelegation till Typ av beslut Kommentar 7.1 Remisser i detaljplan- och bygglovärenden Kommunantikvarie Verkställighet Enligt befattningsbeskrivningkommunantikvarie

57 Kultur- och fritidsnämnden 16 (18) Delegationsordning 8. MUSEIVERKSAMHET Nr Ärende Delegat/ansvarig Vidaredelegation till Typ av beslut Kommentar 8.1 Insamlingspolicy Avdelningschef/ Enhetschef Verkställighet I enlighet med verksamhetsplan 8.2 Utställningsprogram Avdelningschef/ Enhetschef Verkställighet I enlighet med verksamhetsplan 8.3 Inköp av föremål till stadsmuseets samlingar Avdelningschef/ Enhetschef Verkställighet I enlighet med verksamhetsplan 8.4 Gallring av stadsmuseets föremålssamlingar Avdelningschef/ Enhetschef Verkställighet Enligt beslutad kassationsordning 8.5 Underteckna avtal inom utställningsverksamhet Avdelningschef/ Enhetschef Verkställighet Enligt chefsriktlinjer 8.6 Inköp av konst (depositionskonst, konst till konstmuseets samling samt offentlig utsmyckning) Förvaltningschef Avdelningschef/ Enhetschef Delegationsbeslut I enlighet med beslut KFN/2011:166 Rapporteras årligen till KFN i december 8.7 Utlån och deposition av konstmuseets samlingar Avdelningschef/ Enhetschef Verkställighet 8.8 Gallring av konstmuseets samlingar Avdelningschef/ Enhetschef Verkställighet Enligt beslutad kassationsordning 8.9 Underteckna gåvoavtal som rör överlämnande av material till barnbildarkivets verksamhet Handläggare Verkställighet

58 Kultur- och fritidsnämnden 17 (18) Delegationsordning 9. ARKIVVERKSAMHET Nr Ärende Delegat/ansvarig Vidaredelegation till Typ av beslut Kommentar 9.1 Tillsyn (ArkivL 7) Förvaltningschef Stadsarkivarie Delegationsbeslut 9.2 Ensidigt beslut om att överta arkivmaterial från annan myndighet som står under dess tillsyn (ArkivL 9) 9.3 Överenskommelse om att överta arkivmaterial inom ram (ArkivL 9) 9.4 Samråd om överlämnande av myndighets arkivmaterial till enskilt organ (ArkivF 6) Förvaltningschef Arkivarie vid stadsarkivet Stadsarkivarie Avdelningschef/ Enhetschef Delegationsbeslut Verkställighet Verkställighet 9.5 Samråd om arkivlokaler (ArkivF 18-19) Arkivarie vid stadsarkivet Verkställighet 9.6 Råd i arkivvårdsfrågor (arkivreglemente 3) Arkivarie vid stadsarkivet Verkställighet 9.7 Omhändertagande av enskilda arkiv av betydelse för den lokala historien inom ram (arkivreglemente 3) 9.8 Gallring av allmänna handlingar som överlämnats till stadsarkivet (ArkivL 10) 9.9 Samråd beträffande bevarande och gallring (arkivreglemente 7) 9.10 Meddela bestämmelser om arkivbeständighet och (arkivreglemente 10) 9.11 Samråda med myndighet i viktigare frågor rörande arkivvården (arkivreglemente 10) 9.12 Utlån av arkivmaterial som förvaras hos stadsarkivet Arkivarie vid stadsarkivet Verkställighet I de fall omhändertagandet innebär ett betydande ekonomiskt åtagande bör beslut tas av nämnden Stadsarkivarie Arkivarie vid stadsarkivet Arkivarie vid stadsarkivet Verkställighet Verkställighet Förvaltningschef Stadsarkivarie Delegationsbeslut Förvaltningschef Stadsarkivarie Verkställighet Arkivarie vid stadsarkivet Verkställighet

59 Kultur- och fritidsnämnden 18 (18) Delegationsordning 10. ÄRENDEN ENLIGT LOTTERILAGEN Nr Ärende Delegat/ansvarig Vidaredelegation till Typ av beslut Kommentar 10.1 Beslut om tillstånd (LL 16 och 39 ) Förvaltningschef Handläggare Delegationsbeslut 10.2 Registrering för lotteri (LL 17 och 39 ) Förvaltningschef Handläggare Delegationsbeslut 10.3 Fördelning av lotteriplatser mellan föreningar Förvaltningschef Handläggare Delegationsbeslut 10.4 Tillsyn (LL 48 ) Förvaltningschef Handläggare Delegationsbeslut 10.5 Godkänna lotteriföreståndare (LL 17 p. 7) Förvaltningschef Handläggare Delegationsbeslut 10.6 Utse kontrollant för lotteri (LL och 49 ) Förvaltningschef Handläggare Delegationsbeslut 10.7 Fastställa arvode för kontrollant (LL16-17 och 49 ) Förvaltningschef Handläggare Delegationsbeslut 10.8 Rättidsprövning enligt lotterilagen Förvaltningschef Handläggare Delegationsbeslut

60 Kultur och fritidsnämnden (4) Kultur- och fritidsförvaltningen Förvaltningskontoret KFN/2014:494 Sara Nordlund Kultur och fritidsnämnden Riktlinjer för nyttjanderättsavtal gällande reklam Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden antar riktlinjer för nyttjanderättsavtal gällande reklam Sammanfattning Riktlinjerna syftar till att skapa transparens och tydlighet i kultur- och fritidsnämndens förhållningssätt gällande föreningars likvärdiga möjligheter till intäkter i de anläggningar som nämnden hyr ut till föreningar. Bakgrund Enligt beslut av kultur-och fritidsnämnden i ärendet Översyn av kultur- och fritidsnämndens stöd till föreningslivet dnr KFN/2012:20 har kultur-och fritidsförvaltningen fått i uppdrag att ta fram tydliga riktlinjer gällande föreningars möjligheter till intäkter vid nyttjande av kultur-och fritidsnämndens lokaler. I nuläget har föreningar i Eskilstuna möjlighet att erhålla intäkter i samband med sin verksamhet då de hyr kultur-och fritidsnämndens lokaler. Intäkterna består av försäljning av reklamplatser i lokalerna föreningen hyr samt publikinträden, och försäljning i kiosk/restaurang/supportershop. Riktlinjer behövs för att säkerhetsställa ansvar och befogenheter på anläggningar. Riktlinjerna syftar till att skapa transparens och tydlighet i kultur- och fritidsnämndens förhållningssätt gällande föreningars likvärdiga möjligheter till intäkter i de anläggningar som nämnden hyr ut till föreningar. Ärendebeskrivning Kultur- och fritidsnämnden hyr ut idrott- och fritidsanläggningar, gymnastiksalar, samlingssalar, utbildningslokaler och scener till föreningar, allmänhet och företag i syfte att underlätta för kommuninvånare att ta del av och delta i kultur, fritid och Eskilstuna den stolta Fristaden

61 Eskilstuna kommun / 2 (4) idrottsaktiviteter. I dessa anläggningar pågår flera olika aktiviteter, allt från ungdomscuper i innebandy till teaterföreställningar från riksteatern. När föreningar hyr anläggningar och scener sker det till en kostnad enligt kultur- och fritidsnämndens prislista gällande uthyrning av nämndens lokaler. I prislistan finns det generella bestämmelser vad gäller hyresrätt/nyttjanderätt till lokaler och anläggningar och prioriteringsordningen på olika anläggningar, t ex har senioridrott med hög publikkapacitet förtur i Sporthallen, på Tunavallen och på Motorstadion 1. Utgångpunkten för att hyra kultur-och fritidsnämndens lokaler är prislistan som har generella bestämmelser för uthyrningen samt tre priskategorier beroende på vem/vilka som ska hyra en lokal. I den första kategorin i ingår verksamhet för barn och unga samt personer med funktionsnedsättning upp till 65 år i stödberättigad förening. I den andra kategorin ingår verksamhet för vuxna i stödberättigad förening och i den tredje kategorin ingår övriga föreningar, allmänhet och företag. I prislistan saknas det riktlinjer för hur föreningar får använda anläggningarna för att förvärva intäkter. Föreningar kan hyra lokaler och anläggningar på årsbasis men även ansvara för driften av anläggningar och lokaler. Även dem innefattas av riktlinjerna. Att sälja reklamplatser är en möjlighet till intäkter för föreningen. För att skapa likvärdiga möjligheter till intäkter i de anläggningar som nämnden hyr ut till föreningslivet är det viktigt att säkerhetsställa hur ansvarsfördelningen ser ut mellan nämnden och föreningen och vilka begräsningar som finns. För att underlätta hur ansvarfördelningen ser ut och vilka regler som ska gälla föreslås följande regelverk för nyttjanderättsavtal för reklam: Riktlinjer för nyttjandesrättavtal gällande reklam 1. Föreningar har möjlighet att sälja reklamplats i en kommunal lokal eller på en anläggning som de hyr av kultur- och fritidsnämnden. 2. Om en förening önskar sätta upp permanenta skyltar ska ett avtal skrivas mellan föreningen och kultur- och fritidsnämnden. 3. Om en permanent skylt ska sättas upp utomhus i detaljplanerat område ska föreningen ansöka om skyltlov hos stadsbyggnadsnämnden. 4. Lösa skyltar får placeras ut vid arrangemangs- och evenemangstillfällen inom området i samråd med personal från kultur- och fritidsförvaltningen. Framkomlighet, till- och frångänglighet ska beaktas. 5. Föreningen ansvarar för anskaffandet, kostnaderna, uppsättandet och underhållet av allt sponsor/reklammaterial. Föreningen är i förhållande till kultur- och fritidsnämnden ansvarig för eventuella skador och annan 1 Hela listan med generella bestämmelser för att hyra kultur-och fritidsnämndens lokaler finns i bilaga 1 Eskilstuna den stolta Fristaden

62 Eskilstuna kommun / 3 (4) åverkan som uppkommer på grund av sponsor/reklamprodukterna eller om uppsättningen/monteringen utförts på felaktigt sätt. 6. Reklam för tobak, alkohol samt sedlighetssårande reklam får inte förekomma. Reklamen ska följa god marknadsföringssed (Internationella Handelskammarens, ICC, regler för reklam och marknadskommunikation). 7. Nämnden avsäger sig allt ansvar för skada som åsamkas föreningens skyltar (permanenta och tillfälliga). 8. Permanenta skyltar kan komma att övertäckas och skymmas av andra föreningars eller arrangörers reklam/sponsormaterial under matcher och evenemang. Efter avslutat evenemang tas täckningen bort. Föreningen som önskar att övertäcka permanenta skyltar på/i en anläggning ansvara själva för att övertäcka permanenta skyltar och att ta bort övertäckningen efter match/arrangemang/evenemang. 9. Kostnad för reklamrätten för permanenta skyltar är 500 kr/år. 10. Brister föreningen i fullgörandet av sina skyldigheter avseende riktlinjerna och inte vidtar nödvändiga åtgärder efter uppmaning från förvaltningen, är reklamrättigheterna omedelbart förverkade. 11. Om fler föreningar finns i en lokal/anläggning görs en prioritering utifrån föreningarnas placering i respektive seriesystem. Ett separat nyttjanderättsavatal för permanenta skyltar för nämndens idrottsanläggningar med hög publikkapacitet (Tunavallen, Sporthallen Motorstadion,) tecknas på årsbasis med respektive förening som nyttjar anläggningen och kostanden för reklamrätten på dessa anläggningar är 1500 kr/år. Finansiering Intäkterna som reklamrätten för permanenta skyltar skulle inbringa till nämnden är marginella i relation till en ökad administration kring fakturering och arbetet med översyn av permanenta skyltar och får inga större effekter på nämndens ekonomi. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Inledningsvis ökar den administrativa insatsen men det skapar bättre och likvärdiga möjligheter för föreningslivet till intäkter. Eskilstuna den stolta Fristaden

63 Eskilstuna kommun / 4 (4) KUTLUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Eva Königsson Förvaltningschef Sara Nordlund Utvecklingsstrateg Beslutet skickas till: Eskilstuna den stolta Fristaden

64 Kultur- och fritidsnämnden (2) Kultur- och fritidsförvaltningen Förvaltningskontoret KFN/2014:349 Mattias Berglund Kultur- och fritidsnämnden Missiv - Arkivbeskrivning för kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta arkivbeskrivningen för kultur- och fritidsnämnden. Ärendebeskrivning Strängnäs kommun genomförde en arkivtillsyn hos kultur- och fritidsnämnden Syftet med tillsynen var att se om nämnden uppfyllde arkivlagens krav på hanteringen av allmänna handlingar. Kunskapen om allmänna handlingar bedömdes som god hos förvaltningsledningen men helheten bedömdes som ojämn (KFN/2013:278). Tillsynsrapporten presenterade ett antal åtgärder för att förbättra nämndens arbete i enlighet med arkivlagen. En av dessa åtgärder var att upprätta en lättläst arkivbeskrivning. En arkivbeskrivning fungerar som en översiktlig beskrivning av en myndighets verksamheter i syfte att underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar i enlighet med 6 arkivlagen (1990:782) och 4 kap. 2 offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Arkivbeskrivningen har tidigare varit en del av nämndens dokumenthanteringsplan men har nu även tagits fram som separat dokument i enlighet med rekommendationerna från arkivtillsynen (KFN/2011:71). Arkivbeskrivningen bör omarbetas vid omorganiseringar och revideras vid större förändringar. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation En arkivbeskrivning underlättar för allmänheten att få en överblick över vilken typ av handlingar som hanteras av kultur- och fritidsnämnden. Att upprätta en beskrivning i ett separat dokument ger en bättre översiktlig beskrivning och motsvarar lagstiftarens krav i enlighet med arkivlagen samt med offentlighets- och sekretesslagen. Eskilstuna den stolta Fristaden

65 Eskilstuna kommun / 2 (2) KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Eva Königsson Förvaltningschef Mattias Berglund vik. Administrativ koordinator Eskilstuna den stolta Fristaden

66 Kultur- och fritidsnämnden (5) Kultur- och fritidsförvaltningen Förvaltningskontoret KFN/2014:349 Mattias Berglund Arkivbeskrivning - Kultur- och fritidsnämnden Denna arkivbeskrivning är upprättad enligt 6 arkivlagen (1990:782) och enligt 4 i Eskilstuna kommuns arkivreglemente och har till uppgift att i första hand underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar. Arkivbeskrivningen uppfyller även kravet på beskrivning av en myndighets allmänna handlingar enligt bestämmelserna i 4 kap. 2 offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Arkivbeskrivningen omarbetas vid omorganiseringar och revideras vid större förändringar av organisation och/eller verksamhet. Organisation och arbetsuppgifter Kultur- och fritidsnämnden bildades när Eskilstuna kommun gick från kommundelsnämnder till facknämnder Kultur- och fritidsförvaltningen lyder under kultur- och fritidsnämnden som består av 15 ordinarie ledamöter och 8 ersättare som valts av kommunfullmäktige. Förvaltningen har sex enheter som lyder under förvaltningschefen: Förvaltningskontoret Arenor- och föreningsstöd Musikskolan Ung Fritid Eskilstuna stadsbibliotek Arkiv- och museer Kultur och fritidsnämnden övertog ansvaret som arkivmyndighet från kommunstyrelsen den 1 januari 2002 efter beslut i kommunfullmäktige (KF , 9, KFN/2001:10246). För organisationsschema över förvaltningen, se bilaga 1. Kultur- och fritidsnämnden ansvarar bland annat för Eskilstuna kommuns fritidsoch idrottsanläggningar, mötesplatser, kulturverksamhet, kultur för barn- och ungdomar, kommunens samlade konstsamling, inköp av offentlig utsmyckning vid nybyggnationer, den kommunala depositionskonsten samt huvudparten av kommunens bidrag till föreningslivet. Eskilstuna den stolta Fristaden

67 Eskilstuna kommun (5) Nämnden ansvarar även för speciallagstiftning som rör kommunens allmänna biblioteksväsende, nämndens uppgifter som arkivmyndighet samt som registeransvarig för de personregister som nämnden för i sin verksamhet. För en detaljerad beskrivning av hela verksamheten se kultur- och fritidsnämndens reglemente (KSKF/2013:145). Register, förteckningar och sökhjälpmedel Kultur- och fritidsnämndens viktigaste handlingar består bland annat av nämndens protokoll och olika former av diarieförda ärenden som remissvar, delegationsbeslut och så vidare. Samtliga viktiga handlingar registreras i LEX (dokument och ärendehanteringssystem). För samtliga IT system som används i nämndens verksamhet se bilaga 2. Kultur- och fritidsnämndens närarkiv finns på Kriebsensgatan 4, våning 4. Handlingar överlämnas till centralarkivet enligt dokumenthanteringsplanen (KFN/2014:454). Dokumenthanteringsplanen fungerar som katalog/register över alla allmänna handlingar (informationsbärare) som förekommer i kultur- och fritidsnämndens verksamhet. Syftet är att tillsammans med diariet ge en fullständig bild av vilken dokumentation som finns att tillgå hos kultur- och fritidsförvaltningen. För att hitta de allmänna handlingar som förvaras hos stadsarkivet används arkivförteckningsprogrammet VisualArkiv. Det finns tillgång till en dator för sökning i LEX för samtliga kommunala nämnders diarier men med begränsad tillgång till själva handlingarna i stadshuset, Alva Myrdals gata 1. Upplysning om allmänna handlingar Ytterst är förvaltningschefen ansvarig för verksamhet som rör arkiv och allmänna handlingar. Frågor om hanteringen av allmänna handlingar, dokumentation i verksamheten eller för övriga frågor om arkivbeskrivningen eller dokumenthanteringsplanen finns en offentlighetsansvarig, administrativ koordinator på förvaltningskontoret som kan svara på frågor. Gallring Gallring innebär avsiktlig och planmässig förstöring av handlingar i en myndighets arkiv och sker enligt fastställda frister i kultur- och fritidsnämndens dokumenthanteringsplan (KFN/2014:454). Allmänna handlingar får aldrig gallras utan stöd i lagstiftning eller i gallringsbeslut. Sekretess Nedanstående bestämmelser om sekretess i Offentlighets- och sekretesslagen tillämpas av kultur- och fritidsförvaltningen på uppgifter i sina handlingar. Eskilstuna den stolta Fristaden

68 Eskilstuna kommun (5) 18 kap 8. Sekretess gäller för uppgift som lämnar eller kan bidra till upplysning om säkerhets- eller bevakningsåtgärd, om det kan antas att syftet med åtgärden motverkas om uppgiften röjs. 21 kap. Sekretess till skydd för uppgift om enskilds personliga förhållanden oavsett i vilket sammanhang uppgiften förekommer. 24 kap 4. Sekretess till skydd för enskild inom forskning och statistik 40 kap 3 Sekretess gäller i biblioteksverksamhet för uppgift i register om en enskilds lån, reservation eller annan form av beställning, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgiften rör eller någon närstående till denne lider men. Hos stadsarkivet förvaras handlingar från hela kommunkoncernen. En del av uppgifterna i dessa omfattas av sekretess. För material som förvaras i stadsarkivets depå gäller förutom ovanstående främst följande bestämmelser: 23 kap. Sekretess till skydd för enskild i utbildningsverksamhet. 25 kap. Sekretess till skydd i verksamhet som avser hälso- och sjukvård m m. 26 kap. Sekretess till skydd för enskild inom socialtjänst, vid kommunal bostadsförmedling, adoption m m. 32 kap. 4 Sekretess gäller hos överförmyndare eller överförmyndarnämnd i ärende enligt föräldrabalken för uppgift om en enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden. 39 kap. Sekretess till skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet. Försäljning av personuppgifter Kultur- och fritidsnämndens har inte rätt att försälja personuppgifter. Eskilstuna den stolta Fristaden

69 Eskilstuna kommun (5) Bilagor Bilaga 1. Kultur- och fritidsförvaltningens organisation Bilaga 2. Informationssystem som används inom förvaltningen Accessdatabas, Konstmuseet Adato Agresso Arena Bilddatabasen SBBA Bookit Booking Episerver Extens Interbook Intrade KartoRit (Accessdatabas) Kommunens fastighetsakter (Accessdatabas) LEX LISA MS Office Register över utställningar Webbaserat system för rehabilitering Ekonomisystem Stadsbibliotekets webb- och kataloggränssnitt Hantera svenskt barnbildarkivs bildsamling Bibliotekssystem. Används för att administrera utlån av böcker, inköp av böcker, som bokkatalog med mera. Används även av Konstmuseet Föreningsbidrag, uthyrning, bokning av lokaler Skapa och administrera hemsidor Musikskolans system för elevregistrering, instrumenthyra/inventering/registrering, lärarscheman. Föreningsbidrag, uthyrning, bokning av lokaler E-handelssystem Återsökning av kartor och ritningar Återsökning av kommunala fastighetsakter som förvaras hos stadsarkivet Diarium och ärendehanteringssystem Rapportering av arbestskador och/eller tillbud Administrativt standardsystem Eskilstuna den stolta Fristaden

70 Eskilstuna kommun (5) NETLOAN Outlook PS Personec- Respons PS-Självservice Stratsys Sofie TimeCare Visual Arkiv Bokningssystem för publika datorer på biblioteken och mötesplatserna E-post, bokningar Personal- och lönesystem. Utbetalning av arvode till nämndledamöter Program för självrapportering frånvaro, mertid och reseräkningar Verksamhetsplaneringssystem Hantera föremål, fotografier och konst Bemannings- och schemaläggningssystem Arkivförteckningsprogram Eskilstuna den stolta Fristaden

71 Kultur- och fritidsnämnden (2) Kultur- och fritidsförvaltningen Förvaltningskontoret KFN/2014:454 Mattias Berglund Kultur- och fritidsnämnden Missiv - Reviderad dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att: 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till revidering av dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden antas. 2. Kultur- och fritidsnämnden ska följa dokumenthanteringsplanens föreskrifter om gallring och bevarandet av allmänna handlingar. 3. Dokumenthanteringsplanen ses över årligen och revideras vid behov av kultur- och fritidsnämnden. Ärendebeskrivning Enligt Arkivlagen ska varje myndighet organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas (1990:782). Arkivet i lagens mening är liktydigt med myndighetens allmänna handlingar. Varje nämnd har det fulla ansvaret över sitt arkivs samtliga allmänna handlingar som förekommer i verksamheten. För att underlätta hanteringen av allmänna handlingar och för att säkerställa att hanteringen av olika dokument sker enhetligt i alla nämndens verksamheter används en dokumenthanteringsplan. En dokumenthanteringsplan är ett levande dokument som bör ses över varje år och revideras vid behov. Det är varje berörd befattningshavares skyldighet att rapportera eventuella förändringar som aktualiserar en revidering av planen till administrativ koordinator på förvaltningskontoret. Under 2010 tog stadsarkivet fram en dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden i samarbete med samtliga enheter. Kultur- och fritidsnämnden antog dokumenthanteringsplanen i april Planen har inte reviderats sedan dess och har delvis blivit inaktuell. Bland annat på grund av omorganisationer av kulturoch fritidsförvaltningen, införandet av central löneservice, införandet av central rekryteringsenhet och andra mindre förändringar av och i verksamheterna. Eskilstuna den stolta Fristaden

72 Eskilstuna kommun / 2 (2) Dokumenthanteringsplanen omfattar endast hanteringen av allmänna handlingar. Hur den anställde organiserar arbetsmaterial, referensmaterial eller eventuella privata handlingar som förvaras hos kommunen är upp till den enskilda anställda. Dock ska arbets- och referensmaterial respektive privata handlingar hållas tydligt åtskilda från allmänna handlingar. Revideringen av dokumenthanteringsplanen har genomförts i sammarbete med samtliga enheter under hösten 2014 och har samordnats av förvaltningskontoret. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation En uppdaterad dokumenthanteringsplan bidrar till en effektiv organisation då det uppfyller kraven i arkivlagen och Eskilstuna kommuns arkivreglemente. Årliga översyner av dokumenthanteringsplanen bidrar till planen hålls aktuell och till att underlätta hanteringen av allmänna handlingar i samtliga verksamheter under kultur- och fritidsnämnden. Den årliga översynen effektiviseras genom att ansvaret för varje berörd befattningshavare att rapportera förändringar tydliggörs. KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Eva Königsson Förvaltningschef Mattias Berglund vik. Administrativ koordinator Eskilstuna den stolta Fristaden

73 Kultur- och fritidsnämnden Datum 1 (16) Kultur- och fritidsförvaltningen KFN/2014:454 Förvaltningskontoret Mattias Berglund Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden (ersätter KFN/2011:71) Antagen av kultur- och fritidsnämnden Reviderad av kultur- och fritidsnämnden Postadress Besöksadress Telefon, växel Fax Mobiltelefon Eskilstuna kommun Kriebsensgatan /Eget_Fax/ ESKILSTUNA E-post Webbplats Mattias.Berglund@eskilstuna.se Eskilstuna.se Eskilstuna den stolta Fristaden

74 Eskilstuna kommun Datum Diarienummer 2 (16) KFN/2014:454 Innehåll Inledning... 3 Syfte... 3 Struktur... 4 Nämndens organisation och verksamhet... 5 Aktrensning... 7 Gallring... 7 Arkivbeständighet... 8 Långtidsförvaltning av allmänna handlingar... 9 Informationssystem som används inom förvaltningen... 9 Sociala medier Sekretess Sökmedel till Kultur- och fritidsnämndens allmänna handlingar Regelbundet hämtade eller lämnade handlingar Försäljning av personuppgifter Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Övrigt Förteckning över dokument i dokumenthanteringsplanen (se bilaga) Allmän administration Personaladministration Ekonomi Specifika verksamheter: Allmänkulturellverksamhet Arkivverksamhet Biblioteksverksamhet Föreningsverksamhet Lokalhantering Lotteritillstånd Museiverksamhet Musikskola Ungdomsverksamhet Postadress Besöksadress Telefon, växel Fax Mobiltelefon Eskilstuna kommun Kriebsensgatan /Eget_Fax/ ESKILSTUNA E-post Webbplats Mattias.Berglund@eskilstuna.se Eskilstuna.se Eskilstuna den stolta Fristaden

75 Eskilstuna kommun Datum Diarienummer 3 (16) KFN/2014:454 Inledning Kommunfullmäktige antog ett arkivreglemente för Eskilstuna kommun den 18 mars 1999, 5. Kommunfullmäktige beslutade då även, med stöd av arkivlagen, att samtliga nämnder och bolag i kommunkoncernen skulle upprätta en dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen är nämndens verktyg för att hålla god ordning och få överblick över sina allmänna handlingar. Dokumenthanteringsplanen talar om vilka typer av handlingar som förekommer, om de ska bevaras (sparas för alltid) eller gallras (förstöras) och var handlingarna ska förvaras i enlighet med arkivlagens 6 (1990:782). Dokumenthanteringsplanen innehåller dessutom de beskrivningar som alla myndigheter ska upprätta enligt offentlighets och sekretesslagen 4 kap. 2 (2009:400). Dokumenthanteringsplanen kompletterar även kultur-och fritidsnämndens arkivbeskrivning (KFN/2014:349). Det cirkulerar dagligen en mängd olika handlingar i nämndens verksamhet. Om man redan från början vet hur dessa handlingar ska hanteras blir hanteringen effektivare och av högre kvalitet. Rationella återsökningsmetoder gör att handläggningstiderna kan förkortas. Dessutom kan besparingar göras genom att kommunen slipper onödiga lagringskostnader för handlingar som kan gallras. Dokumenthanteringsplanen omfattar endast hanteringen av allmänna handlingar. Hur den anställde organiserar arbetsmaterial, referensmaterial eller eventuella privata handlingar som förvaras hos kommunen är upp till var och en. Arbets- och referensmaterial respektive privata handlingar ska dock hållas tydligt åtskilda från allmänna handlingar. Syfte Syftet med dokumenthanteringsplanen är att - styra dokumentflödet på ett effektivt sätt, - underlätta återsökning av handlingar (både vid interna och externa förfrågningar) samt vara ett redskap vid gallring, - ge en översikt och möjlighet till kontroll samt att öka möjligheten till insyn i verksamheten, samt att - möjliggöra en effektiv planering av överlämnandet till stadsarkivet. Dokumenthanteringsplanen är en förutsättning för att myndigheten ska kunna leva upp till arkivlagens och arkivreglementets krav på arkivvård. Den är också ett led i arbetet med att skapa en god offentlighetsstruktur. Postadress Besöksadress Telefon, växel Fax Mobiltelefon Eskilstuna kommun Kriebsensgatan /Eget_Fax/ ESKILSTUNA E-post Webbplats Mattias.Berglund@eskilstuna.se Eskilstuna.se Eskilstuna den stolta Fristaden

76 Eskilstuna kommun Datum Diarienummer 4 (16) KFN/2014:454 En dokumenthanteringsplan fungerar som en katalog/förteckning över alla allmänna handlingar (informationsbärare) som förekommer i verksamheten och redovisas i en bilaga. I bilagan till planen ska alla lätt kunna hitta sina handlingar och få besked om: - hur de ska hanteras - om de ska bevaras eller gallras - sorteringsordning som är lämplig för återsökning - splats. Dokumenthanteringsplanen är i en ständig förändringsprocess och ska förnyas i takt med att nya metoder, rutiner och handlingar införs och förändras. Det medför att dokumenthanteringsplanen bör justeras årligen för att den ska hållas aktuell. Det är varje berörd befattningshavares skyldighet att rapportera förändringar som innebär att dokumenthanteringsplanen måste revideras till kultur-och fritidsnämndens offentlighetsansvarige, administrativ koordinator på förvaltningskontoret. Struktur Strukturen för dokumenthanteringsplanen är sådan att handlingarna ska sammanföras och beskrivas i en ordning som motsvarar kultur- och fritidsnämndens verksamheter och inte dess förvaltningsorganisation. Planen består av sex kolumner: Område Dokument eller ärende Sortering/ordning Lagring/ Gallringsfrist/bevaras Anmärkning Ett specificerat verksamhetsområde eller process inom nämndens ansvarsområden. Anger dokumentets (handlingen) typ. Avser alla typer av informationsbärare. En handling kan vara i form av exempelvis ett brev, en ljudinspelning eller en e-post. Beskriver sorteringssättet för handlingarna. Ger information om var handlingarna ska förvaras. Beskriver hur länge en handling ska bevaras innan den kan gallras och med vilken gallringsfrist. innebär att handlingen inte ska gallras. Kommentarer och förtydliganden kring olika handlingar. Begrepp och förkortningar Innebär att handlingen ska bevaras för all framtid. Postadress Besöksadress Telefon, växel Fax Mobiltelefon Eskilstuna kommun Kriebsensgatan /Eget_Fax/ ESKILSTUNA E-post Webbplats Mattias.Berglund@eskilstuna.se Eskilstuna.se Eskilstuna den stolta Fristaden

77 Eskilstuna kommun Datum Diarienummer 5 (16) KFN/2014:454 Vid inaktualitet Enhet Handläggare Registreras Närarkiv Innebär att handlingarna kan gallras när de förlorat sin betydelse för verksamheten. Handlingen förvaras hos respektive enhet. Handlingen förvaras hos ansvarig handläggare. Samtliga handlingar av denna typ förvaras utifrån en logisk ordning exempelvis kronologiskt eller i bokstavsordning. Handlingen registreras i LEX. Handlingen förvaras i arkivet på våning 4 i bibliotekshuset. Nämndens organisation och verksamhet Kultur- och fritidsförvaltningen lyder under kultur- och fritidsnämnden som består av 15 ordinarie ledamöter och 8 ersättare, valda av kommunfullmäktige. Förvaltningschefen är ansvarig för verksamheten. Uppgifter enligt speciallagstiftning Kultur- och fritidsnämnden har hand om kommunens allmänna biblioteksväsende i form av huvudbiblioteket, filialbibliotek utom i Torshälla Stad och bokbussverksamheten. Kultur- och fritidsnämnden är arkivmyndighet. Närmare föreskrifter om arkivvården finns i arkivreglemente (KSKF/1999:10066). Kultur- och fritidsnämnden är registeransvarig för de personregister som nämnden för i sin verksamhet. Postadress Besöksadress Telefon, växel Fax Mobiltelefon Eskilstuna kommun Kriebsensgatan /Eget_Fax/ ESKILSTUNA E-post Webbplats Mattias.Berglund@eskilstuna.se Eskilstuna.se Eskilstuna den stolta Fristaden