Bakgrund - förutsättningar

Transkript

1 Lync Hur gick det..

2 Varför Lync? Integrerat med Skype, som används av forskare Nya tjänster för kommunikation och samarbete integrerad kommunikation Integrerat med e-postsystemet Integrerat med växeln tillgång till telefonist- och andra växeltjänster Kommunicerar via både telefonnätet och internet välj det som fungerar bäst! Användare vana med Office-verktyg Sänka kostnaden samtal/resor Goda erfarenheter i pilotprojektet Det går att ställa in hur man vill vara tillgänglig

3 Bakgrund - förutsättningar Pilottest Lync 2010 (start januari 2012) med max 500 användare Höga krav på konsulternas kompetens Två parallella växlar kördes (komplex miljö, mycket support!) Piloten kördes på ITS, förvaltningen och på institutionen för psykologi samt ett antal enskilda användare Piloten stoppades vid 700 st.

4 Lync utmaningar Nytt stödsystem för Lync 2013 Lync i smartmobiler avsaknad av mobil anknytning i Lync 2013 Heterogen datormiljö Systemkrav för Lyncklienten Stor variation när det gäller OS Support Stor variation lokalt på institutioner/enheter

5 Lync utmaningar Motstånd Utbildning Inflytande Vi tar ifrån all personal sina telefoner Verksamhetsprojektet Affärsmodellen - incitamentsstruktur Datanätet - trådlöst

6 Erbjudande under år 2013 Chat Videokonferens MSN E-post Telefon Ny växel Dela skärm/ dokument Mobil anknytning ny funktion Fast pris Sverigesamtal

7 Lync ett program för kommunikation och samarbete Vår 20-åriga telefonväxel har gjort sitt! Dags att byta. Integrerade kommunikationstjänster i programmet Lync ersätter nuvarande telefoni. Våra telefonister fortsätter att erbjuda oss service i toppklass. Med Lync får vi nya möjligheter att kommunicera och samarbeta. Alla kommer att använda ett nytt sätt att ringa, chatta och e-posta nya vanor och beteenden.

8 Projektet sammantaget Totalt omfattade projektet: 1+4 planerade faser (Reverse Proxy + planerade projektfaser) 3 kompletterade faser Phases JAN FEB MAR APR MAY JUN JUL AUG SEP OCT NOV DEC JAN Board meetings Preparation phase Project start Planning phase Pre Stage Stage 1 Migration Implemetation and configuration of Base solution Implementation and stabilisation of Clients Launch and education Ending and acceptance TRIOimplementation Planned Outcome New Stage 4 Stage 2 Stage 3 Stage 2.1 Stage 3.1 Stage 4.1 Stage TRIO KK

9 Reverse Proxy/Load balancer Meet.umu.se Dialin.umu.se Lyncdiscover.umu.se LyncWeb.umu.se Scheduler.umu.se Wac.umu.se SQL Mirroring SQL Monitoring Reporting Services Wac.umu.se Office Web Apps Farm LyncEdgePool.umu.se (Edge Pool) Umu-LyncSql01 Umu-LyncSql02 Umu-owa01 sip.umu.se Webconf.umu.se Umu-LyncEdge01 Umu-LyncSqlwitn Internet LyncFEPool.umu.se (Front-End Pool) Lync Monitoring & Archiving File Store Ad.umu.se\Lyncdfs Umu-LyncEdge02 Umu-LyncFe01 Umu-LyncFe02 LyncMedPool.umu.se (Mediation Pool) LyncPChatPool.umu.se (Persistent Chat Pool) Triomaskiner SIP trunk (TS Alias) Telia router Umu-LyncMed01 Umu-LyncPChat01.ad.umu.se Umulynccore Umulync-line Umu-LyncMed02

10 Lync statusrapport mars 2014

11 Detta hände.. Min Mac fungerar inte! Jag känner mig övervakad! Spelar ni in allt som görs? Lagrar ni allt? Jag vill ha en riktig mobil anknytning Jag kan inte ringa med appen i Smartmobilen!

12 Detta hände forts.. Jag vill bara lyfta luren och prata! Det ringer överallt! Jag vill inte synas med bild! Jag vill synas med bild hur gör jag? Det är dyrt med Lync! Samtal bryts och ljudet försvinner Vad gör ni med min fax, modem och hisstelefon?

13 Status Vecka 5 stängde vi den gamla växeln och en teknikgeneration gick i graven. Tekniskt har projektet varit framgångsrikt trots komplex teknik. De åtgärder som är mest akuta är att få fram en ny Lyncklient för Mac, att finslipa hänvisningsfunktionen samt kortsiktigt lösa problemen med Lync-apparna i smartmobiler genom att erbjuda mobil anknytning via Telia. Kvalitetsarbete CQM. Vårt fokus är att ta itu med alla de problem och brister som finns. Service och Support.

14 Metod för missnöjda enheter Det krävs 4-6 månader för Umu att ta till sig Lync Lync för Mac (Office 2011) behöver uppdateras. Buggig version. Microsoft informerad. Lync-appar i smartmobil ersätts delvis med Mobil anknytning Tekniska problem i smartmobiler, trådlös teknik i mobilen Diskussion med Telia om ny mobil Lynclösning Ipad fungerar bra som mobil anknytning Hänvisning (Trio) fungerar inte helt tillfredsställande. Nya uppdateringar och fler kanaler mellan Lync-Trio införda Mätning månadsis via Lync chatt Börja kvalitetsarbete med cheferna Undersöka tillsammans med It-kontaktpersonerna vilka som är missnöjda It-supporten genomför riktade undersökningar av fel och störningar Möten för praktisk lösning av problemen och informerar om Lync

15 Vilken klient fungerar bäst just nu.. Pc Mac Dator platta

16 Vad är din övergripande åsikt om Lync Antal svar på frågan: 372 (100%) Frågan avser din användning av Lync 2013 (1) Mycket dåligt 11,0% (2) Ganska dåligt 23,1% (3) Ganska bra 39,0% (4) Mycket bra 19,6% (5) Vet ej 7,3%

17 Hur många minuter per dag uppskattar du att du kan tjänar genom att jobba effektivare? Antal svar på frågan: 84 (100%) Hur många minuter per dag uppskattar du att du kan tjäna genom att jobba mer effektivt med kollegor och externa parter när du använder Lync. Det kan vara att minska mötestid eller att det går snabbare att hitta information, sprida information mm. (1) 0 minuter 17,9% (2) 2 minuter 20,2% (3) 4 minuter 21,4% (4) 8 minuter 15,5% (5) >16 min 25% Motsvarar ca 160 kr per person och månad

18 Vilken utrustning har du via arbetet utöver din dator? Flera val är möjliga 402 svar. (1)Vanlig mobiltelefon 5,5% (2)Smartmobil 38,6% (3)Datorplatta 37,1% (4)Har inte någon utrustning 43,0% 14% Fördelning av terminaler 4% 5% 2% 2% 2% 36% 35% Ipad Iphone Samsung SM Samsung DP HTC SM Övrigt SM Övrigt DP Övrigt

19 Vad tycker du om Lync-appen i din smartmobil? Antal svar på frågan: 372 (1) Mycket dålig 9,7% (2) Dåligt 10,2% (3) Bra 11,8% (4) Mycket bra 3,5% (5) Vet ej 10,2% (6) Använder inte 54,6%

20 Rekommendationer Använder ni MS Office, Exchange och få Macdatorer så är grunden klar.. Fokusera på telefoni i steg ett. Uppdatera informationen i AD:et, typ SIP adresser telefonnummer mm i god tid Undvik manuell hantering av användardata i typ Excelfil Låt inte enheterna hantera sin egen telefoninformation(manuellt) Säkerställ att realtidstrafik alltid kommer fram i datanätet Pilotsystemet och driftsystemet bör vara samma vid utvärdering Se till att samordna information teknik-verksamhetanvändare Skapa kontaktytor och jobba med verksamheten

21 Rekommendationer Samordna Lyncsupport med övrig support Säkerställ att Tele och IT har samma mål (organisation) Utbildning krävs för icke -tekniker, nytt arbetssätt Skapa bästa laget - köp det du inte är bra på för att snabbt bygga upp egen kompetens! Långsiktig satsning på slutanvändarna Testa nya utrustning och sätta en standard/rekommendation Verksamhetsprojektet får inte underdimensioneras Upplevelsen av Lync i Smartmobiler samt hur nöjd man är med supporten styr användarens totala upplevelse av Lync En bra genomförd pilot skapar ett gott rykte. Välj att följa nya standarder och teknik, E164 SIP trunk mm Byt inte ut allt samtidigt

22

23 Att göra.. Vad tycker användarna? Ett verktyg som varje månad via Lync och IM ställer frågor. Utvecklas i samarbete med Ciceronen. Lync-optimerade terminaler Vi behöver identifiera vilka smartmobiler och datorplattor som fungerar väl med Lync och eduroam. Välja Wifi Certified Voice Enterprise terminaler för att säkra företagsklass på ip-samtal i trådlösa nät Utbildning Vi planerar för att inom tre månader ha en riktad utbildning anpassad till forskare och tre månader senare även för Lärare. Vi genomför arbetet som vanligt i samarbete med en eller flera institutioner.. Beställning För att förenkla beställningen av Lync inför vi på prov under vecka 6 ett webbaserat system integrerat med Servicedesk och koncernkatalogen. Ett abonnemang för Lync kan då beställas via anställdasidan Väl utbyggt trådlöst datanät Eduroam på hela campus, statskärnan, järnvägsstation och flygplatser. 250 nya basstationer Cisco AVC Styra applikationernas bandbredd och väljer optimal väg i det trådlösa datanätet (Performance Routing). Prioriterar Lync nedströms. Cisco Identity Services Engine (ISE) Ett verktyg för policyhantering, att exempelvis hantera vilka nätverk och tjänster som en terminal ska få tillgång till.

24 Att göra.. Videokonferensrum Skapa en miljö för videokonferenser som är relativt billig och ska kunna användas som exempel eller utgångspunkt för att utrusta mindre lokaler på universitetet. Skype Integrationen med Skype ska gås igenom och resultera i anvisningar och instruktioner för kommunikationen Lync-Skype.

25

26 Hur använda Lync? För att använda Lync behöver du Generellt I din dator I din datorplatta I smartmobil I en fast telefon En anknytning = ett abonnemang En generisk e-postadress En sip-adress Programmet Lync Headset Ev. webbkamera Appen Lync Headset Ev. webbkamera Appen Lync En Lynctelefon