SAMORDNING AV MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDDSFUNKTIONERNA INOM LANDSKAPSFÖRVALTNINGEN - BILAGOR

Transkript

1 SAMORDNING AV MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDDSFUNKTIONERNA INOM LANDSKAPSFÖRVALTNINGEN - BILAGOR I

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Bilaga 1: Protokoll 2/ Bilaga 2: Protokoll 3/ Bilaga 2.1: Förslag till övergripande utredningsområden...8 Bilaga 2.2: Miljöinspektörernas förslag på organisation 10 Bilaga 2.3: Organisation av den nya myndigheten. 12 Bilaga 3: Protokoll 4/ Bilaga 3.1: Slutrapport, version Bilaga 3.2: Förbättring av miljöförvaltningssystemet 28 Bilaga 3.3: PM om arbete med generella bestämmelser. 31 Bilaga 4: Protokoll 5/ Bilaga 5: Protokoll 6/ Bilaga 5.1: Ålands miljö- (och hälsoskydds)myndighet/ Bilaga 5.2: Miljö (och hälsoskydds)myndigheten ärendehantering 55 Bilaga 6: Protokoll 7/ Bilaga 6.1: Ålands miljö (och hälsoskydds)myndighet, Bilaga 7: Protokoll 8/ Bilaga 7.1: Ålands miljö (och hälsoskydds)myndighet, Bilaga 8: Protokoll 9/ Bilaga 8.1: Sammanfattning: Synpunkter framförda vid arbetsgrupps/ referensgruppsmöte Bilaga 9: Protokoll 10/ Bilaga 9.1: Mellanrapport; Verkställighetsåtgärder för samorganisation av miljöoch hälsoskyddsfunktioner inom landskapsförvaltningen.. 88 Bilaga 10: Protokoll 11/ Bilaga 11: Protokoll 1/ Bilaga 11.1: Hälsoinspektionen, pilotåret Bilaga 12: Protokoll 2/ Bilaga 13: Protokoll 3/ Bilaga 14: Protokoll 4/ Bilaga 15: Myndigheter/organ underställda landskapsregeringen Bilaga 16: Miljöinspektionen; förvaltningsrutiner..123 Bilaga 17: Miljömedicinska byrån; handläggning av ärenden Bilaga 18: Miljöhälsovården; förvaltningsrutiner Bilaga 19: Miljöprövningsnämnden; processchema mm 132 Bilaga 20: Resultatstyrning vad är det? Bilaga 21: Resultatorienterat styrsystem inom statsförvaltningen i de nordiska länderna. 138 Bilaga 22: Balanserat styrkort. 144 Bilaga 22.1: Balanserat styrkort; begreppsförklaringar Bilaga 23: Balanserad styrning; Göteborgs stad miljöförvaltningen Bilaga 24: Balanserad styrning; Jakobstad. 153 Bilaga 25: Resultatstyrning; Länsstyrelsen på Åland. 158 Bilaga 26: Balanserade styrkort Bilaga 27: PM: Veterinärvården i den nya miljö- och hälsoskyddsorganisationen 165 Bilaga 28: PM om landskapsveterinärernas ansvarsområde Bilaga 29: PM: Täkttillstånd enligt LL om naturvård 171

3 Bilaga 1 ÅLANDS LANDSKAPSREGERING ARBETSGRUPP FÖR MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDDET PROTOKOLL Nr 2/2005 Tid: Måndagen den 13 juni 2005 kl Närvarande: Selander, Arne, ordf. Österlund-Törnroos, Maj-Len, sekr. Karring, Mikael Lehtinen, Rauli Stjärnfelt, Mikael Särs, Susanne Övriga: Bergroth Simon Dahlén, Eva (4 ) Eriksson, Magnus Jokinen, Sue Lyyski Tony Mattsson, Christel Nyberg, Camilla Westman Mats Plats: Miljöhälsovården, Ålands hälso- och sjukvård 4 Diskussion med miljöhälsovårdens personal Arne Selander konstaterade att arbetsgruppen nu inleder sitt egentliga arbete och att vart fjärde möte kommer att hållas på miljöhälsovården. Arbetsgruppen fick en inblick i arbetsflödet, arbetsrutinerna och ärendehanteringen vid miljöhälsovården. Inspektörerna presenterade de områden de arbetar med samt vilka projekt som för tillfället är aktuella. Konstaterades att man inom enheten är nöjd med flödesschemat och att man har en väl uppbyggd rutin för hur man hanterar olika ärenden. Systemet med Rauli Lehtinen som ensam föredragande inför hälsonämnden med inspektörerna i en expertroll har den fördelen att man på detta sätt får en dubbelkontroll i ärendehanteringen. Enheten har som mål att det förebyggande arbetet skall få större utrymme, bl.a. har man på miljöhälsovårdens hemsida infört råd för allmänheten i olika frågor. Beträffande enhetens ställning inom Ålands hälso- och sjukvård konstaterades att verksamheten är relativt okänd. Som exempel på problem som förekommer nämndes bristande stöd från IT-avdelningen och att behandlingen av inspektörernas reseräkningar lämnar övrigt att önska. I diskussionen om den nya myndigheten framkom åsikter om att denna bör ges tid att småningom växa ihop eftersom kulturerna inom de enheter som finns idag är olika. Tyngdpunkten vid anställande av chef för verksamheten bör läggas på denna persons ledaregenskaper inte vid kompetens inom vissa sakområden. 3

4 Den nya myndigheten bör ligga centralt så att kunderna når den lätt. De flesta objekt som miljöhälsovården hanterar ligger i Mariehamn, de övriga finns utspridda över hela landskapet. 5 Spelregler och arbetsordning för arbetsgruppens möten 6 Nästa möte Arne Selander konstaterade att det är viktigt med spelregler för hur arbetet läggs upp, bl.a. i situationer där det finns olika åsikter om hur en fråga borde lösas eller vilken modell som bör föreslås. Han föreslog att arbetsgruppen i sina rapporter redogör för olika alternativ och låter politikerna fatta de avgörande besluten. Slutrapporten bör kunna användas även i fortsatt arbete och då bör den inte vara avskalad. I den påföljande diskussionen var man eniga om att olika alternativ gärna kan finnas med men också om vikten av att arbetsgruppen, speciellt i frågor av större dignitet, förordar ett visst alternativ. Detta för att arbetet inte skall stanna upp utan kunna slutföras. Den politiska förankringen, genom referensgruppen, är också en viktig faktor i detta sammanhang. Två alternativa metoder för arbetsgruppen att fördjupa sig i de frågeställningar som ingår i uppdraget diskuterades, nämligen att fördjupa sig i och behandla endast ett visst tema per möte eller att under ett och samma möte arbeta med flera olika teman och de frågor som är aktuella under dessa teman. Arbetsgruppen gick in för att man vid varje möte bör har ett tema som man arbetar fördjupat med men att även de övriga områdena bör finnas med och de frågor som är aktuella inom dessa behandlas. Detta för att helheten inte skall gå förlorad. Arbetsgruppen gav miljöutredaren i uppdrag att inför nästa möte indela frågeställningarna i de 4-5 olika områden som kommer att vara ständigt återkommande och fördjupas och utvecklas när processen framskrider. Övriga synpunkter som framkom var att utgångspunkten bör vara processerna. Vilka arbetsuppgifter utförs idag och hur ser handläggningen av ärendena ut? Beslöts att arbetsgruppens medlemmar inkommer med uppgifter till miljöutredaren om respektive enhet senast den Särskilda viktiga frågor som arbetsgruppen kommer att lägga vikt vid är vad det innebär att all myndighetsutövning ligger på den nya myndigheten samt rättsäkerhetsaspekten i uppbyggnaden av den nya myndighetens organisation och verksamhet. Även frågan om avgifter och huruvida dessa skall fastslås av myndigheten själv eller av landskapsregeringen skall utredas. Arbetsgruppens nästa möte hålls måndagen den kl hos miljöprövningsnämnden, Strandgatan 25. Arne Selander Ordförande Maj-Len Österlund-Törnroos Sekreterare 4

5 Bilaga 2 ÅLANDS LANDSKAPSREGERING ARBETSGRUPP FÖR MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDDET PROTOKOLL Nr 3/2005 Tid: måndagen den 27 juni 2005 kl Närvarande: Frånvarande: Selander, Arne, ordf. Österlund-Törnroos, Maj-Len, sekr. Karring, Mikael Lehtinen, Rauli Stjärnfelt, Mikael Särs, Susanne Övriga: Dahlén Emma (7 ) Helenius Sofi Plats: Ålands miljöprövningsnämnd 7 Diskussion med miljöprövningsnämndens personal Ordförande informerade om att protokoll skickas ut till alla berörda enheter när det justerats samt att arbetsgruppens möten även i fortsättningen hålls på de olika enheterna i tur och ordning. Mikael Stjärnfelt berättade om huvudprocessen för hantering av tillståndsärenden vid miljöprövningsnämnden. Alla ärenden går till nämnden. Man kunde tänka sig att vissa mindre ärenden skulle vara delegerade men det finns väldigt få typärenden eftersom alla delar av den tillståndspliktiga verksamheten skall prövas. Nämndens roll har förändrats från att ha varit också ett beredande organ till att idag endast fatta beslut. I nämnden sitter ledamöter som representerar olika sakkunnigområden och vid fastställande av arvoden för nämnden har man beaktat att de ärenden man hanterar är omfattande och kräver tid att sätta sig in i. Från tjänstemannahåll upplever man dock att nämnden inte utgör det sakkunnigstöd den är tänkt att vara. Åsikten om en ny samordnad myndighet för miljö- och hälsoskyddet var att den enbart kan medföra fördelar. Idag förekommer det att kunder vänder sig till såväl miljöbyrån som miljöprövningsnämnden och att man då på grund av oenhetlig bedömning får olika besked. Det förekommer även att en verksamhet på grund av t.ex. ringa storlek får undantag. När verksamheten sedan växer och kräver t.ex. ett förläggningstillstånd kommer ärendet till miljöprövningsnämnden. Verksamheten kommer härvid att betraktas som ny verksamhet och är t.ex. placeringen fel uppstår stora problem. En annan fördel med samordningen är att ärendehanteringen går snabbare. Idag tar ett sakkunnigutlåtande från t.ex. hälsonämnden tid förutom att det också är kostsamt. 5

6 I diskussionen om behovet av en sakkunnig nämnd i den nya myndigheten framkom olika alternativ. En möjlighet är att nämnden fattar endast principiella beslut och tillstånden ges på delegation. Idag saknas normer och villkor (t.ex. gränsvärden) vilket lämnar stort utrymme för bedömning. Konstaterades även att normgivningen borde ske på landskapsregeringsnivå men så är inte fallet idag. Miljöprövningsnämnden etablerar en praxis för t.ex. vindkraftverk men denna har inte rättsverkan för annat än det enskilda fallet. Det förekommer även att LR givit föreskrifter men utan hänvisning till den lagstiftning man stöder sig på, vilket innebär att de inte har någon rättsverkan (t.ex. muddring). Det är viktigt att den politiska styrningen utgår från en genomtänkt styrmodell. På Åland finns ingen större erfarenhet av fristående myndigheter, de som finns bör dock tas tillvara samtidigt som det finns erfarenheter att utgå ifrån såväl i Sverige som i Finland. Utgångspunkten vid anställande av personal till den nya myndigheten bör vara flexibilitet, dvs. man bör inte inrätta tjänster med statiska arbetsbeskrivningar. I en modern organisation bör alla kunna hjälpa till där det behövs och utföra uppgifter beroende på var arbetsbelastningen ligger. 8 Protokoll från föregående möte Beslut: Protokoll 2/2005 justerades och godkändes. 9 Arbetsgruppens arbetsmetoder Förslaget till övergripande ansvarsområden och frågeställningarna under dessa diskuterades. Arbetsuppgifterna är klarlagda av den tidigare arbetsgruppen, tyngdpunkten nu bör ligga på den gemensamma modellen och att skissa de stora dragen för den nya myndighetens verksamhet. Gränsdragningen i förhållande till omvärlden bör snarast utredas. Myndighetsutövningen vid den nya myndigheten står i relation till den lagstiftning som finns. Detta bör dokumenteras i rapporten och landskapsregeringens ansvar, för att ta fram de lagar, förordningar och implementeringsanvisningar som behövs, bör lyftas fram. Beträffande organisationen var arbetsgruppen överens om att man bör separera den politiska styrningen från den administrativa förvaltningen. Frågor angående administration, personalfrågor och prioriteringar är arbetsledande funktioner som bör ligga under chefen för verksamheten. En långtgående delegering i sakfrågor bör eftersträvas men detta kräver ett tydligt regelverk från politiskt håll. En jämförelse med dagens situation ger vid handen att hälsonämnden är behörigt beslutsorgan i tillsyns- och tillståndsärenden. ÅHS` styrelse kan inte överta dessa ärenden från nämnden. Jämförelser med bl.a. ÅHS, ÅSUB och polisen kan göras och även tidigare utredningar i ärendet kan eventuellt vara användbara. Den nya myndighetens organisation och de frågor som 6

7 sammanhänger med detta prioriteras i detta skede av utredningen. Frågan om den nya myndigheten skall ha en nämnd eller eventuellt flera nämnder och vilken funktion denna/dessa i så fall skall ha, är av avgörande betydelse för organisationens verksamhet. Arbetsgruppens medlemmar fick i uppdrag att utarbeta förslag angående detta samt att även i övrigt skissa på förslag till organisation och inlämna dem till miljöutredaren senast måndagen den Miljöutredaren sammanställer förslagen, vilka även skall ingå som bilagor till rapporten. Övriga åsikter som framkom beträffande organisationen var att veterinärfunktionen bör ses som en serviceform, inte som en stödfunktion. Även frågan om laboratorierna skall vara i landskapets eller i privat regi diskuterades. Eftersom miljö- och hälsovårdsförvaltningen är de största kunderna bör man ha rätt att uttala sig i frågan. Laboratorierna har inte myndighetsansvar. I ackrediteringskraven ingår att laboratorieverksamheten skall vara frikopplad och ha en skild verksamhetsansvarig. 10 Mellanrapport Ett utkast till mellanrapport bör föreligga till arbetsgruppsmötet den Rapporten bör utformas så att den enkelt ger en överblick över det som behandlas. Rapporten bör innehålla de olika alternativ arbetsgruppen kommit fram till, ställningstaganden för eller emot dessa samt konsekvenser av olika alternativ. Av rapporten bör framgå vilket alternativ arbetsgruppen förordar. Såvitt arbetsgruppen är oenig bör även detta framgå och i vilket avseende man inte kunnat enas. 11 Mötet med referensgruppen Beslut: Det gemensamma mötet med referensgruppen uppskjuts till den då ett utkast till mellanrapport föreligger. 12 Nästa möte Arbetsgruppens nästa möte hålls onsdagen den hos miljöinspektionen, Parkgatan 6. Arne Selander Ordförande Maj-Len Österlund-Törnroos Sekreterare 7

8 Bilaga 2.1 Arbetsgruppen för verkställighetsåtgärder vid organisationsöversyn av miljö- och hälsoskyddsfunktioner Förslag till övergripande utredningsområden samt frågeställningar under dessa. Den Nya Myndighetens (NM) arbetsuppgifter Utgångspunkt: Gällande lagstiftning, verksamhetsdirektiv osv. De nuvarande enheternas arbetsuppgifter, metoder och processer kartläggs. Arbetsgruppen (AG) ger förslag på de arbetsuppgifter som den nya myndigheten skall handha, beskriver omfattningen av dessa uppgifter och föreslår vägledande principer för arbetsmetoder och processer vid den NM. Den Nya Myndighetens organisation Utgångspunkt: En samordnad NM. AG tar ställning till den nya myndighetens organisationsstruktur. Prioriterade frågor är: - Rättsäkerheten, särskilt behovet av en nämnd eller liknande - Ledningsfunktionen, dvs. hur skall den NM ledas och vilka krav anser man att den NM:s chef bör uppfylla. - Skall myndigheten vara indelad i olika enheter och vad bör vara vägledande vid indelningen (bör t.ex. tillståndsprövning och tillsyn finnas i olika enheter)? - Tjänster vid den nya myndigheten; antal, tjänstebenämningar och beskrivningar. - Skall anställningen vara i den NM eller vid specifik enhet? - Principer för delegering - Klarlägga var ansvaret för olika typer av beslut som fattas ligger - Stödfunktioner Den Nya Myndighetens relationer till omvärlden Utgångspunkt: Såväl personalansvar som det övergripande ansvaret för verksamheten ligger på den NM. Landskapsregeringens styrning av den NM skall ske genom lagstiftning, budget och eventuell verksamhetsplan/verksamhetsdirektiv. Arbetsgruppen ger förslag till: - hur den politiska styrningen skall se ut - hur relationen till arbetet vid den strategiska enheten inom LR och relationen till landskapsregeringens övriga avdelningar kan skötas (i första hand myndighetsutövningen vid näringsavdelningen och byggnadsbyrån) 8

9 - hur samarbetet med laboratorieverksamheten skall ske - hur samarbetet med den praktiska veterinärvården skall se ut - vad relationen till allmänheten, specifikt brukarna bör präglas av Personalrelaterade frågor Utgångspunkt: Samordningen är inte ett besparingsprojekt. Verksamheten skall dock genomgå samma behovsprövning som övrig landskapsförvaltning. AG utreder följande frågor: - Kan personal som idag är anställd inom ÅHS respektive landskapsförvaltningen överföras direkt till tjänster inom den NM eller måste tjänsterna utlysas? - Frågor i samband med överföring till annan tjänst och eller andra arbetsuppgifter - Bibehållna eller ändrade förmåner, såsom lön, naturaförmåner, pension Övrigt Utgångspunkt: Utredningsområdet skall fånga upp de frågeställningar som inte faller in under/eller som faller in under flera av de andra kategorierna. AG utreder följande: - Översiktligt redogöra för vilken lagstiftning som behöver ändras för att genomföra organisationsförändringen. - På vilket sätt skall verksamheten vid den strategiska enheten fortsätta? - Hur skall laboratorieverksamheten organiseras? - Tillsammans med ÅHS föreslå hur den praktiska veterinärvården skall organiseras. - Informationsbehovet inom den NM och utåt till olika grupper - Begreppsdefinitioner (t.ex. myndighetsutövning, övervakning, tillsyn mm.) - Rättsäkerhetsaspekten (organisation, verksamhet) - Behovet av tvärsektoriella samverkansgrupper eller motsvarande under

10 Bilaga 2.2 MILJÖINSPEKTÖRERNAS FÖRSLAG PÅ ORGANISATION LANDSKAPSREGERINGEN POLITISK NÄMND CHEF FÖR MYNDIGHETEN KANSLIFUNKTION CHEF personal, ev ekonomi JURIDIKFUNKTION Stödfunktion för myndigheten PRÖVNING Handläggning av tillståndsärenden TILLSYN Tillsyn och anmälningsärenden HANDLÄGGARE INSPEKTÖRER Kommentarer: - Politisk nämnd behövs om inte landskapsregeringen levererar mycket konkreta mål för verksamheten. - Chefen för myndigheten ska vara en från landskapsregeringen fristående person. - Kanslichefen behövs för att avlasta chefen med främst personalfrågor och kanske också ekonomi som annars kräver mycket arbetstid. Det är viktigt att chefen hinner arbeta med ledning och andra för myndigheten viktiga frågor. - Mellanchefer ska undvikas. Risken finns att information och initiativ uppifrån eller nerifrån fastnar hos dem. - Tillstånd och tillsyn för ett objekt ska inte ligga hos en och samma handläggare. Fördelen med att endast en handläggare sköter tillstånd och tillsyn är att en person får stor kompetens för branschen. Detta överskuggas dock av nackdelarna: det blir mer sårbart med bara en person som kan branschen, det blir svårare att inspektera på ett bra sätt och samtidigt försvara tillståndet, samt att företagen kan ifrågasätta sin rättssäkerhet om de upplever att bara en person bestämmer över företaget. - Delegering av beslut till den enskilde tjänstemannen i så stor utsträcknig som möjligt, för att undvika den onödiga byråkrati som uppstår vid föredragningar. 10

11 Bilaga 2.3 Organisation av den Nya Myndigheten 1. Rättsäkerhet behov av nämnd/-er Det finns olika sätt att se på behovet av nämnder och framför allt på VAD nämnden skall uträtta och vilken funktion den skall fylla. Nämnden kan vara beslutande enbart i tillståndsfrågor, nämnden kan vara lagstiftande och nämnden kan vara beslutande i myndighetens styrande enligt exempel nedan. Rättssäkerheten garanteras genom tydliga arbetsbeskrivningar och fastställda rutiner för ärendehantering, vilka bygger på gällande lag. Beslut i enklare ärenden kan tas som tjänstemannabeslut eller som -föredragning för myndighetschefen alternativt för en tjänstemannagrupp. Mer omfattande eller komplicerade ärenden kan föredras för och beslutas av en nämnd alternativt kan beslut fattas av en tjänstemannagrupp. Denna grupp kan också utökas med en eller två lekmän med sakkunskap i ärendet. Besvär över myndighetens beslut kan riktas till Ålands förvaltningsdomstol med Högsta förvaltningsdomstolen som nästa rättsinstans. Då det är fråga om tjänstemannabeslut kan man tänka sig begäran om omprövning som första besvärsmöjlighet som då avgörs av nämnd och därefter domstol (HFD?). Borttaget: mo 1.1. Fristående nämnd med förordningsmakt. Nämnden är befullmäktigad att fatta olika typer av principbeslut, utfärda gränsvärden osv, t ex som Naturvårdsverket i Sverige som är befullmäktigade att utfärda föreskrifter och allmänna råd om tillämpning av föreskrifterna. Tjänstemän bereder ärenden och beslut fattas efter föredragning i en tjänstemannagrupp. Då nya typer av ärenden eller problemställningar dyker upp som saknar reglering i lagar, förordningar eller principbeslut/direktiv ställs en fråga om fastställelse av direktiv till nämnden. Nämnden skulle kanske kunna vara beslutande i tillståndsfrågor rörande stora verksamheter. I dylika fall bör en viss sakkunskap kunna krävas av ledamöterna, jmf med dagens miljöprövningsnämnd. Nämnd ÅLR Chef Organisation 11

12 1.2. Nämnd för beslut i tillståndsfrågor Fungerar som dagens miljöprövningsnämnd och är inblandad enbart i beslut rörande tillståndsfrågor. ÅLR Chef Kansli Juridik Veterinär Prövning Tillsyn LAB Anmälan Tillstånd Handläggare Handläggare Nämnd Alternativet är att flytta Handläggare upp nämnden i hierarkin och ge dem mer inflytande över fler områden. Nämnden kan vara beslutande i alla typer av ärenden, anmälningar, tillstånd och även i tillämpliga fall tillsynsärenden. Nämnden är dock fortfarande en saknämnd. ÅLR Nämnd Chef Organisation 1.3. Nämnden deltar fullt ut i myndighetens styrande och bildar i princip en styrelse. Detta förslag är det minst lämpliga eftersom nämnden inte bör peta i administrativa ärenden eller personalärenden. Styrande av administration och personal bör överlåtas till chefen för myndigheten. ÅLR Nämnd Chef Organisation 12

13 2. Ledningsfunktion Den nya myndigheten skall ha en stark chef med stor beslutanderätt över såväl administration som personal. Chefen kan/bör eventuellt ha något stöd. Därtill tillkommer frågan om eventuell nämnd/-er och deras funktion enligt ovan Enbart en chef som ansvarar för hela myndigheten direkt under ÅLR. Chefen har oinskränkt makt över myndigheten genom delegering/lag. Chefen utses av Ålands Lagting/ Ålands landskapsregering. ÅLR Chef Organisation 2.2. En ledningsgrupp kan utgöra ett stöd för chefen, som fortfarande är huvudansvarig för myndigheten Myndigheten kan ha en ledningsgrupp som stöd och bollplank för chefen. Detta är extra viktigt då chefen ensam ansvarar för myndigheten. En ledningsgrupp kan även införas med organisation enligt punkt 2.2 ovan, dvs med en styrelse. ÅLR Ledningsgrupp Chef Organisation 2.3. Ledning över chefen, som t ex en styrelse i ett bolag. Styrelsen sammanträder exempelvis 2 gånger per år för att fastställa t ex verksamhetsplan, budgetförslag mm. Styrelsen kan utse chef för verksamheten. ÅLR Styrelse Chef Organisation 13

14 3. Myndighetens interna organisation. Den nya myndigheten bör vara indelad i olika enheter/avdelningar enligt funktioner. Myndigheten skall handlägga tillståndsärenden av olika slag och sköta tillsyn inom miljö- och hälsoområdet. Indelning efter arbetsuppgifter är det mest logiska, dvs personer som arbetar med tillståndsprövning bör göra det även fortsättningsvis eftersom de har kompetens och redan inarbetad vana att handlägga dessa uppgifter. För att garantera en hög rättssäkerhet bör tillstånd och tillsyn inte blandas. Exempel; En person som arbetar som inspektör skall plötsligt pröva tillståndsplikt av en verksamhet som vuxit och numer kräver tillstånd. Kan denna person vara helt objektiv och pröva verksamheten enligt kraven eller kommer avgörandet att färgas av personens tidigare erfarenheter från fält. Dvs risken finns att ett eventuellt tillstånd skulle innehålla villkor och åtaganden som kanske inte är helt relevanta bara för att personen skall nå andra syften med tillståndet. Däremot om en nyanställd person handlägger ett tillståndsärende rörande en ny verksamhet så skulle denna person teoretiskt kunna utföra tillsyn över objeket med motivering att man redan kan verksamheten. Å andra sidan så får ju bara en person kompetens om just den verksamheten och ifall den slutar så finns ingen kvar som känner till något om verksamheten. Det bästa är därmed att ha skilda enheter för tillstånd och tillsyn. Däremot bör det göras möjligt för personer att byta enhet vid behov, t ex arbetsbrist. 4. Tjänster I dagsläget är det inte möjligt att säkert säga hur många tjänster som skall finnas vid den nya myndigheten. Man kan dock utgå från att samma antal tjänster kommer att behövas i den nya myndigheten som i dagens organisation. Arbetsbördan minskar knappast i och med bildande av NM. Vissa samordningseffekter kan eventuellt förväntas men det får tiden utvisa. Viktigt är däremot att NM har utförliga och tydliga befattningsbeskrivningar och att arbetsbeskrivningar och handböcker utarbetas. Rutiner bör utarbetas för särskilt viktiga funktioner och moment så att god rättssäkerhet nås. NM får gärna ha kvalitetssäkring mha ett kvalitetsledningssystem i åtanke och senare kanske t o m certifiering. Självklart skall NM också ha ett aktivt miljöarbete och följa LRs miljöhandbok alternativt ha ett eget miljöledningssystem. 5. Anställning Personal bör vara anställd vid NM, inte specifik enhet. Vid arbetsbrist och andra eventuella omplaceringsbehov skall inte ett anställningsavtal stå i vägen. Då personer anställs de för en huvudsaklig arbetsuppgift/tjänst, men förändringar kan/kommer att inträffa. Om man redan vid anställningsögonblicket kommit överens om att omplaceringar kan inträffa så torde personalen acceptera eventuella omplaceringsbehov. Personalen bör ses som en personalpol som kan omdisponeras vid behov. I dagsläget har både inspektörer och tillståndshandläggare oftast likadan eller likartad utbildning. Därmed borde man också kunna byta jobb med varandra vid behov eller hoppa in där det behövs. Personalen får förstås inte känna sig otrygg och omplaceringar bör inte ske allt för ofta, om personalen inte vill det själva. I princip är 14

15 det så det fungerar idag med T.f. tjänster inom ÅLR. Tanken är att personalen skall veta vad den förväntas uträtta inom en överskådlig framtid ½ - 1 år framåt och känna trygghet i sin fasta anställning. Personalen är troligen villig till att hellre byta arbetsuppgift än arbetsgivare. Huvudsaken är att man inte låser personal till en viss tjänst. 6. Delegering Delegering måste definieras tidigt och göras tydlig genom delegeringsbrev/-beslut eller lag. Chefen för NM kommer förstås att behöva ha stora befogenheter för att driva verksamheten vid NM. Chefen bör också kunna delegera vissa uppgifter beroende på organisationsstruktur och ledning. Tjänstemän bör kunna ha föredragningsrätt (för nämnd/tjänstemannagrupp) och också ha möjlighet till tjänstemannabeslut i enkla väldefinierade ärenden. 7. Ansvar för beslut Huvudsakliga ansvaret måste ju ligga på myndigheten som sådan (ÅLR?) och framförallt chefen. Tjänstemän kan hållas ansvariga för tjänstemannabeslut samt föredragna ärenden. Kort och gott myndigheten får bära huvudansvaret och betala eventuella skadestånd, medan tjänstemannen får en reprimand och eventuellt avsked. Frågan behöver eventuellt ytterligare utredas. 8. Stödfunktioner NM kommer att behöva ett antal stödfunktioner för att fungera. Till de direkta stödfunktionerna som behövs inom myndigheten är kansli och juridikfunktion. Förutom dessa finns andra stödfunktioner som t ex vaktmästeri/ post, lokalvård, fastighetsskötsel, mm. Vissa av dessa är beroende av lokalisering och vad som ingår i eventuella hyresavtal, t ex fastighetsskötsel, snöröjning osv. Lokalvård kan köpas på entreprenad, vilket fungerar bra idag. Beroende på lokalisering kan kanske posthantering skötas centralt tillsammans med LR (MPN idag) Kanslifunktion De sekreterare som finns inom myndigheterna idag kommer att utgöra en samlad kanslifunktion som skall bistå tjänstemännen med diarieföring, post & utskick, arkivering, kopiering mm. Samtliga befintliga myndigheter har redan samma datasystem, vilket kommer att underlätta ett samgående. Tyvärr har de också men olika databaser, men de går förmodligen att slå ihop till en stor databas Juridikfunktion Istället för att varje underavdelning inom NM har en egen jurist kan myndigheten ha en gemensam juridisk avdelning som bistår alla med allehanda frågor. T ex tillståndsprövning har behov av bl a förvaltningsjuridisk samt miljörättslig kunskap. Detta bör egentligen gälla alla andra också. 15

16 Bilaga 3 ÅLANDS LANDSKAPSREGERING ARBETSGRUPP FÖR MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDDET PROTOKOLL Nr 4/2005 Tid: onsdagen den 17 augusti 2005, kl Närvarande: Frånvarande: Selander, Arne, ordf. Österlund-Törnroos, Maj-Len, sekr. Lehtinen, Rauli Stjärnfelt, Mikael Särs, Susanne Karring, Mikael Övriga: Janson, David (13 ) Nyberg, Andreas (14 ) Lindbäck, Peter Plats: Miljöbyråns miljöinspektion 13 Diskussion med miljöinspektörerna Ordförande informerade om arbetsgruppens arbete. En chef för den nya myndigheten skall anställas fr.o.m. hösten Detta för att skapa bästa möjliga start för den nya myndigheten. De praktiska frågorna angående nuvarande tjänster och vad som händer med dessa när den nya myndigheten skapas har ännu inte utretts. Det finns ett flertal exempel där tjänster överflyttats, t.ex. när ÅHS inledde sin verksamhet. Huvudregeln skall vara att de tjänster som behövs, inrättas vid den nya myndigheten och att eventuella tillfälliga tjänster skall bli ordinarie om behovet fortfarande kvarstår efter två till tre år. Vid miljöinspektionen finns två ordinarie tjänster och två tillfälliga eftersom verksamheten är under uppbyggnad. Troligen kommer åtminstone tre tjänster att behövas för denhär verksamheten vid den nya myndigheten. Angående chefsrollen vid den nya myndigheten uttrycktes synpunkter på att chefen bör ha nära kontakt med verksamheten och också representera myndigheten utåt. Verksamheten i övrigt bör präglas av klara roller och delegering av ärenden till rätt nivå. Uppdelningen av tillstånds- och tillsynsärenden på olika personer och/eller till olika enheter diskuterades. Ur effektivitetssynvinkel kan det förefalla mindre bra att två personer skall sätta sig in i samma ärenden, å andra sidan är det en fördel med tanke på t.ex. semestrar, 16

17 tjänstledigheter mm. Även fördelarna och nackdelarna med flexibla tjänstebeskrivningar diskuterades. Vissa farhågor uttrycktes om att systemet med att hoppa in där det behövs kan leda till att de anställda upplever otrivsel och slutar. Inom miljöhälsan arbetar man dock redan nu flexibelt. Eftersom arbetet där i hög grad är säsongsbetonat hjälps inspektörerna vid behov åt att sköta t.ex. livsmedelsärenden. Från såväl miljöinspektionens som miljöhälsans sida konstaterades att det idag är svårt att hinna med den löpande tillsynen. Mycket tid går till pappersarbete, vilket innebär att tillsynsprojekten blir lidande och därmed också att tillstånden förlorar i betydelse. 14 Sammanfattning av uppdraget Landshövding Peter Lindbäck hade inbjudits att, som sakkunnig, delta i en diskussion kring och ge synpunkter på arbetsgruppens uppdrag och dess genomförande. Ordförande redogjorde för uppdraget. Arbetsgruppen betonar speciellt vikten av ledarskapet vid myndigheten, beslutsprocessen; i vilken ingår frågan om det bör finnas en nämnd eller motsvarande politiskt styrorgan samt hur delegeringen till tjänstemännen kan se ut. Viktiga aspekter av dessa är hur ansvaret fördelas och hur rättsskyddet förverkligas. Lindbäck konstaterade att lagregleringen beträffande den tillståndsgivning och tillsyn som den nya myndigheten skall handha är relativt strikt. Det innebär att det inte finns utrymme för politiska ändamålsenlighetsbedömningar och därmed inget behov av ett politiskt styrorgan. Landskapsregeringen bör istället använda sig av de övergripande styrmedel man har i form av bl.a. lagstiftning, budget och verksamhetsinriktning. Förslagsvis kunde den nya myndigheten fungera som ett chefsämbetsverk (i likhet med t.ex. länsstyrelsen), vilket bl.a. innebär att chefen ytterst är ansvarig även för delegerade beslut. Vid länsstyrelsen fungerar även en ledningsgrupp, bestående av landshövdingen, avdelningscheferna och en personalrepresentant. Mål- och resultatstyrningen vid länsstyrelsen uppfylls bl.a. genom s.k. resultatförhandlingar. I samband med avgivande av budgetförslaget resultatförhandlar man om inkommande års anslag. I resultatavtalet skriver man in vad man åtagit sig att göra inom olika områden inom ramen för de anslagna medlen. Uppföljningen sker genom en delårsredovisning efter ett halvt år samt årsredovisning efter budgetårets utgång. Diskussioner angående arbetets kvalitetsfaktorer är på agendan och individuell lönesättning är genomförd. Den individuella lönesättningen har, efter en del svårigheter i början, visat sig fungera bra, bl. a. är den ett konkurrensmedel vid personalrekrytering. Konstaterades att en delegerad beslutanderätt kräver klara, entydiga regler i lagar och förordningar. Idag upplever man det ofta, såväl inom miljö- som inom miljöhälsoförvaltningen, som att lagarna finns men verktygen för att tillämpa dem saknas. En diskussion fördes om, huruvida en nämnd kunde få i uppdrag att ta fram riktlinjer, kvalitetsnormer etc. Lindbäck betonade att enligt grundlagens 80 och självstyrelselagens 21 måste man i lag reglera sådant som kan beröra den enskildes rättigheter och skyldigheter. Han rekommenderade att 17

18 arbetsgruppen konsulterar lagberedningen beträffande var gränsen går för vad som måste regleras i lag och vad som kan regleras på lägre nivå. Även prövning av beslut inom förvaltningsförfarande diskuterades. Vad gäller rättelseyrkande bl.a. att det i lag bör framgå om rättelseyrkandet skall ställas till den person eller det organ som fattat beslutet eller annars till vem eller vilket organ det skall ställas. Besvär över myndigheters beslut riktas till Ålands förvaltningsdomstol och besvär över landskapsregeringens beslut till Högsta förvaltningsdomstolen. Möjligheten till omprövning av tidigare fattade beslut gäller endast fall där beslutet berör endast den sökande samt när något nytt tillförs i ärendet. I riket finns möjligheten till självrättelse efter att ha hört de berörda. Denna möjlighet saknas i den åländska lagstiftningen. Behovet av en förvaltningslag på Åland diskuterades. De allmänna förvaltningsprinciperna gäller också på Åland, trots att Åland saknar en förvaltningslag, men inte särbestämmelserna om exempelvis självrättelse, vilket är ett stort problem såväl vid myndighetsutövandet som för Ålands förvaltningsdomstol. Arbetsgruppen ville också veta om det kan innebära en brist om ärenden är delegerade till tjänstemannanivå och besvärsrätten endast omfattar laglighetsprövning. Lindbäck konstaterade att den tidigare uppdelningen i ändamålsenlighets- och laglighetsprövning försvunnit mer och mer. Rättspraxis idag (HFD) är att allt i princip är tillämpning av lag. Länsstyrelsen är ett chefsämbetsverk. Landshövdingen är ytterst ansvarig för samtliga beslut som fattas. Organisatoriskt är länsstyrelsen indelad i två avdelningar med var sin avdelningschef. Avdelningscheferna fungerar även som personalchefer. Efter att ha prövat en uppdelning av personalansvaret enligt avdelning, har man övergått till en uppdelning enligt ärende. Detta för att få en enhetlig, rättvis tillämpning i personalrelaterade frågor. Vissa ärenden, såsom jämställdhetsfrågor, ligger hos landshövdingen. Genom personalrepresentanten i ledningsgruppen fångar man upp vad personalen vill och de beslut som ledningsgruppen fattar förs fram till personalen. Förutom detta förverkligas arbetsplatsdemokratin bl.a. genom gemensamma personalmöten. Ordförande tackade Lindbäck för medverkandet och bad att arbetsgruppen vid behov får återkomma. 15 Den nya miljö- och hälsoskyddsmyndighetens organisation Arbetsgruppen godkände det förslag till innehållsförteckning för slutrapport som uppgjorts av miljöutredaren, liksom innehållet i slutrapport, enligt utskick den Arbetet bör gå vidare med idén om en tjänstemannaförvaltning som huvudspår och fördelarna och nackdelarna med detta skall presenteras. Lehtinen betonade att en utredning av den nya myndighetens servicefunktion är viktig. Veterinärernas ställning är idag oklar men går i allt högre grad mot kontroll och myndighetsutövning. Man bör också ta ställning till hur långt myndighetens service- och informationsskyldighet bör sträcka sig. Idag hjälper miljöhälsan till vid planeringen när någon kommer med en idé till verksamhet. Tidigare praxis var att inte blanda sig i planeringen men det visade sig ofta sluta illa, t.ex. så att livsmedelslokaler var felplanerade och inte kunde godkännas. Stjärnfelt ansåg 18

19 att man via broschyrer och annat informationsmaterial bör säga vad som krävs men att det inte får bli fråga om konsultverksamhet t.ex. så att man åker ut till det tänkta verksamhetsstället för att bistå vid planeringen. 16 Avgivande av mellanrapport samt inkommande möten Ordförande föreslog att avgivande av mellanrapport uppskjuts från den 15 september till den 31 oktober. Detta då tidtabellen visat sig för snäv för att kunna presentera en sådan redan i september. Beslut: Ordförande föreslår för ansvariga landskapsregeringledamot Harriet Lindeman att mellanrapport avges senast den 31 oktober Arbetsgruppens nästa möte är planerat till den 5 september kl hos landskapsregeringen. Till mötet skall den politiska referensgruppen inbjudas. Beslut: Miljöutredaren fick i uppdrag att kontakta referensgruppen angående mötesdatum och tid. Övriga arbetsgruppsmöten under hösten hålls enligt följande: måndagen den 26.9 kl (miljöhälsan), onsdagen den kl (miljöprövningsnämnden), onsdagen den 9.11 kl (miljöinspektionen) och onsdagen den kl (landskapsregeringen). På grund av semestrar etc. har inte alla arbetsgruppsmedlemmar haft möjlighet att ta del av protokoll från arbetsgruppsmöte den Beslut: Protokollet från arbetsgruppens möte den justeras i samband med arbetsgruppens nästa möte. Arne Selander Ordförande Maj-Len Österlund-Törnroos Sekreterare 19

20 Bilaga 3.1 SLUTRAPPORT INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING 1.1 Politiskt uppdrag 1.2 Uppdragets genomförande 2. NULÄGE STRUKTUR OCH LAGSTIFTNING 2.1 Enheter som berörs av omorganiseringen 2.2 Lagstiftning 3. ORGANISATION 3.1 Organisationen hos myndigheter underställda landskapsregeringen En jämförelse mellan de fristående förvaltningsmyndigheter som är underställda landskapsregeringen idag visar att de till sin organisationsform kan indelas i chefsämbetsverk (t.ex. polismyndigheten, motorfordonsbyrån) och kollegiala myndigheter (t.ex. Ålands hälso- och sjukvård, miljöprövningsnämnden). De kollegiala myndigheterna leds av ett organ tillsatt av landskapsregeringen, t.ex. ÅHS styrelse, MPN nämnd, ÅSUB direktion. Omfattningen av befogenheter och uppgifter samt villkoren för vem som kan sitta i dessa organ varierar. Gemensamt för de undersökta förvaltningsmyndigheterna är att tjänsterna inrättats med stöd av tjänstemannalagen för landskapet Åland (61/1987). Utnämningsrätten är i vissa fall delegerad till ifrågavarande myndighet Kontroll och övervakningsansvar över myndigheter underställda landskapsregeringen Enligt ÅLAF, 2 6 skall chefen för kansliavdelningen vid landskapsregeringen övervaka lagligheten även vid de av landskapets förvaltningsenheter som är underställda landskapsregeringen. Chefen för kansliavdelningen har även rätt att närvara och att yttra sig när annan tjänsteman föredrar ett ärende för avgörande. Landskapsregeringen kan också vara besvärsinstans gällande beslut som fattats av underlydande myndigheter (jmf ). Det allmänna övervakningsansvaret utgår från ÅLSL 3 2 a enligt vilken varje del av landskapsregeringens förvaltning skall vara underställd lantrådets eller en viss ledamots ansvar. Omfattningen av landskapsregeringens ansvar framgår av landskapslag för ifrågavarande myndighet. Revision av landskapsförvaltningen underlydande myndigheter skall utföras i enlighet med landskapslagen om landskapsstyrelsens revisionsbyrå. 4 Revisionen skall ske för att kontrollera om a) landskapets rätt och bästa tillgodoses, b) verksamheten bedrivs effektivt och med åsyftad effekt samt att av [landskapsstyrelsen] fattade beslut verkställs, c) verksamhetens organisation och i den inbyggda kontrollfunktioner samt förmögenhetsförvaltning är ändamålsenligt utformad och tillfredsställande ordnad, d) räkenskaper och bokslut ger en tillförlitlig uppfattning om budgetens iakttagande samt om e) förvaltningen i övrigt handhas enligt lag och gällande bestämmelser (2 ). Revisionsbyrån har rätt att av myndigheten få de utredningar och handlingar som krävs för revisionen(8 ) Tjänsteansvar 1 Se bilaga Myndigheter/organ underställda landskapsregeringen och Suksi 2005, s Landskapslag om Ålands [landskapsstyrelses] allmänna förvaltning (1998:70) 3 Landskapslag om Ålands [landskapstyrelse] (1971:42) 4 Landskapslag om [landskapsstyrelsens] revisionsbyrå (1996:8), 20

21 Enligt tjänstemannalagen för landskapet Åland 5 är tjänsteman 1) den som är utnämnd eller förflyttad till tjänst (ordinarie tjänsteman), 2) den som är antagen i tjänst på prövotid (tjänsteman på prövotid), 3) den som är antagen såsom interimistisk handhavare av tjänst eller vikarie (tjänstförrättande tjänsteman) eller 4) den som är antagen såsom tillfällig tjänsteman (tillfällig tjänsteman)(2 ). Tjänsteansvaret omfattar alla dessa anställningsformer. Enligt tjänstemannaförvaltningsprincipen skall offentlig makt i princip alltid utövas av tjänstemän. Detta för att garantera att den offentliga maktutövningen leder till lagliga, enhetliga och objektiva beslut. 6 I tjänstemannalagen för Åland, 3 kap. stadgas om tjänstemäns rättigheter och skyldigheter vid fullgörande av tjänsteåligganden samt om disciplinärt förfarande och skadeståndsansvar för tjänstemän som handlar mot sin tjänsteplikt eller försummar denna, Förutom detta omfattas landskapstjänstemän även av grundlagens stadganden om tjänsteansvar. Suksi skiljer här mellan tre huvudsakliga grunder för tjänsteansvar 1) landskapstjänstemännens ansvar för sitt eget felaktiga beslut eller övriga tjänsteåtgärder eller försummande av tjänsteplikt 2) landskapstjänstemännens ansvar för ett lagstridigt eller övrigt felaktigt beslut i ett kollegialt organ som tjänstemannen i egenskap av medlem av organet har biträtt till 3) föredragandes ansvar för vad på hans föredragning har beslutats. Föredraganden bär ansvar för felfriheten hos sin egen föredragning, tillräcklig utredning av substansoch rättsfrågor samt för att innehållet i föredragningen är lagenligt, och likaså för att den expedition som uppgörs över beslutet motsvarar detta. Dessutom ansvarar han eller hon också för lagenligheten hos ett beslut som fattas på basis av föredragningen, även om detta skulle avvika från föredragandes åsikt om föredragande inte har reserverat sig mot beslutet genom att uttryckligen anmäla sin avvikande åsikt till att antecknas i protokollet eller expeditionen. Föredragandes ansvar utsträcker sig inte direkt till att omfatta beredningen av ett ärende. Om föredragningen emellertid grundar sig på en annan persons beredning är det den föredragande tjänstemannens skyldighet att tillräckligt omsorgsfullt sätta sig in i den. Föredraganden är nämligen ansvarig för innehållet även i sådan beredning som grundar sig på annan persons beredning. Av denna anledning är föredraganden också skyldig att övervaka, att den beredning som utförts av en annan person är lagenlig och tillräcklig. Försummelse av denna övervakningsskyldighet kan leda till realiserande av tjänsteansvaret. 7 Tjänstebrott är en mot tjänsteskyldigheten riktad straffbar handling. I tjänstemannalagens 15 stadgas om tagande av muta samt i 17 om brott mot tystnadsplikt och missbruk av tjänsteställning. 3.2 De berörda organisationernas nuvarande organisation Av de enheter som berörs av omorganiseringen är miljöprövningsnämnden och hälsonämnden kollegiala organ med specifika myndighetsuppgifter. Under år 2004 sammanträdde miljöprövningsnämnden 24 gånger för att behandla sammanlagt 104 paragrafer. Det kortaste sammanträdet pågick 15 minuter, det längsta 4 timmar (besiktning på plats). I medeltal pågick sammanträdena 1h 45 min. Hälsonämnden sammanträder varannan torsdag. Enligt uppgifter på hemsidan är antalet behandlade paragrafer hittills i år (9 möten) 117. Då vissa protokoll saknas är det svårt att beräkna tidsåtgången. Uppgifterna visar inte heller situationen under ett helt år. Miljöinspektionen är en del av miljöbyrån och tillhör sålunda landskapets allmänna förvaltning. Ärendena besluts på tjänstemannanivå, på tjänstemannaföredragning eller genom enskild föredragning för landskapsregeringsledamot. 3.3 Personal Personalstruktur Ansvarsområden Principer för delegering 3.4 Stödfunktioner 5 Tjänstemannalag för landskapet Åland (1987:61) 6 Mäenpää 2004, s Suksi 2005, 21

22 3.5 Viktiga samarbetspartner 3.6 Handläggning av ärenden Förvaltningsprocesser Ändringssökande Rättelseyrkande Besvär över beslut Enligt Ålands självstyrelselag 8, 25 anförs besvär över beslut som har fattats av myndigheter under landskapsregeringen hos Ålands förvaltningsdomstol, om inte beslutet enligt rikslag skall överklagas hos någon annan myndighet. I landskapslag kan man dock bestämma att beslut i förvaltningsangelägenheter som har fattats av myndigheter under landskapsregeringen och som inte gäller skatt eller avgifter överklagas hos landskapsregeringen istället för hos Ålands förvaltningsdomstol. Detta gäller inte i de fall när landskapsmyndigheten fattat sitt beslut med stöd av en överenskommelseförordning då överklagas beslutet hos Ålands förvaltningsdomstol. 3.7 Avgifter 4. DEN NYA MYNDIGHETENS ORGANISATION - ALTERNATIVA MODELLER I det följande presenteras ett antal alternativa organisationsmodeller samt förs ett resonemang kring möjliga konsekvenser av dessa alternativ. 4.1 Styrorgan Nämnd/nämnder Styrelse Inget styrorgan 4.2 Övriga styrmedel Ekonomiska styrmedel Resultatansvar Resultatuppföljning 4.3 Myndighetens chef Befogenheter Frågan om vilka uppgifter/befogenheter den nya myndighetens chef skall ha sammanhänger i första hand med frågan om politisk styrning/politiskt ansvar och hur detta tar sig uttryck. Den är också beroende av vilka andra funktioner som finns vid myndigheten och huruvida man önskar skapa en relativt platt organisation där ansvaret delas av många i organisationen eller en mera toppstyrd organisation där ansvaret i stort sett ligger hos en person. Fördelningen av uppgifter mellan chefen för verksamheten och eventuellt kollegialt organ omfattar åtminstone följande: - beredning och verkställighet av planer och övriga dokument som LR kräver (t.ex. budgetförslag, verksamhetsplan, verksamhetsberättelse) - uppställa mål och krav för enheterna inom myndigheten - kära och svara samt vid domstolar och andra myndigheter bevaka landskapets intressen i angelägenheter som hör samman med myndighetens uppgifter - inrättande och indragande av tjänster - anställande, beviljande av avsked och uppsägning - ansvaret för myndighetens administration - ansvaret för myndighetens ekonomiförvaltning - övriga frågor som hör samman med myndighetens uppgift och myndighetens funktion 8 Självstyrelselag för Åland (1991:71) 22

23 4.3.2 Behörighetskrav eller önskemål De krav och önskemål man ställer på myndighetens chef är beroende av de uppgifter denne skall utföra men avspeglar också synen på vad som anses vara rätt ledarskap. Nedan listas ett antal alternativ och exempel på eventuella förtjänster och brister med dessa. a) Betoning på ledaregenskaper. Krav på erfarenhet av gott ledarskap från offentlig förvaltning eller privat näringsliv. Ledord: Kommunikation såväl inåt som utåt + det krävs en stor insats för att få den nya myndigheten att fungera som en gemensam enhet + det finns ett stor behov av att förstå förändringsprocesser och vad som t.ex. händer med kunskap vid en omorganisering + den nya myndigheten måste hitta sin egen profil och kunna kommunicera sin roll till omgivningen - eventuell brist på sakkunskap om de ärenden myndigheten handlägger kan leda till att trovärdigheten för myndigheten lider b) Betoning på juridisk sakkunskap, helst från de sakområden som är representerade. Ledord: Myndighetsutövning bygger på lag + kan uttala sig för myndighetens räkning i olika sammanhang där juridisk sakkunskap behövs - eventuell brist på ledarskapsförmåga kan leda till svåra problem såväl vad gäller personalfrågor som vid utvecklandet av myndigheten till en helhet c) Betoning på grundlig kännedom om någon eller några av de sakområden som är representerade. Ledord: Fackchef + det är till nytta med sakkunskap i kontakten till övriga myndigheter, kunder och allmänhet + kan bidra till att ge myndigheten ett ansikte utåt + kan bistå handläggarna i svårare ärenden - en fackchef som representerar ett visst område kan leda till att myndigheten får slagsida, dvs. ett visst/vissa områden överbetonas på bekostnad av andra d) Betoning på kunskap om verksamheten ur såväl förvaltnings- som materiellrättslig synvinkel. Ledord: Fackchef med förvaltningserfarenhet + kan leda arbetet med att utveckla en god förvaltning och en modern myndighet + kan med sakkunskap uttala sig i ärenden som rör myndigheten, dess organisation och verksamhet - samma som b 23

24 e) Betoning på dokumenterad förmåga till gott ledarskap samt krav på erfarenhet av offentlig förvaltning och grundlig kännedom om miljöfrågor/miljöhälsofrågor. Ledord: Helhetschefen + samtliga ovanstående - omöjlig att finna?! Vid val av vilka krav som bör väga tyngst vid tillsättandet av chef för den nya myndigheten, borde man fråga sig vilka av ovanstående behov som lika väl kan skötas av någon annan vid myndigheten. Vidare vilka av de uppräknade behoven eller ytterligare andra behov som det är viktigast att tillfredsställa samt om dessa är konstanta eller av tillfällig natur. 4.4 Ledningsgrupp Behovet av en ledningsgrupp, dess sammansättning och funktion sammanhänger såväl med frågan om chefsfunktionen i myndigheten som med frågan om hur den politiska styrningen skall se ut. Nedan presenteras några tänkbara alternativ. 1. Myndighetens chef + eventuella avdelningsansvariga. Prioriterade uppgifter kunde vara utvecklande av den nya myndighetens ärendehantering/förvaltningsprocesser (i enlighet med principerna för god förvaltning), personalfrågor, budget, verksamhetsplan, övriga utvecklingsfrågor 2. Myndighetens chef, strategiska enhetens chef, ev. avdelningsansvarig eller annan representant från den nya myndigheten och representant från strategiska enheten (dessa representanter skulle variera beroende på aktuell agenda). Prioriterade uppgifter kunde vara behov av ändringar i lagstiftningen eller i övriga bestämmelser (behov på fältet, politisk vilja), linjefrågor, forskning (behov av och tolkningsfrågor kring föreliggande), planer och program, övriga utvecklingsfrågor. 3. Myndighetens chef, chefen för strategiska enheten, representant för landskapsregeringen. Prioriterade uppgifter kunde vara övergripande miljö- och hälsoskyddsfrågor, behov av ändringar i lagstiftningen eller i övriga bestämmelser (behov på fältet, politisk vilja), ekonomiska frågor. 4.5 Enheter 4.6 Personal 5. FÖRSLAG TILL NY MYNDIGHET FÖR MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDDSFUNKTIONER 5.1 Utgångspunkter Avsikten är att skapa en organisations-, styr- och ledningsform som ger förutsättningar för god förvaltning i enlighet med de grundlagsbefästa kraven. Särskild vikt sätts vid rättssäkerhet, öppenhet och effektivitet. Kopplingen till den övriga förvaltningen är av stor vikt. Även fristående myndigheter bör i sin organisation och verksamhet utgå från samma grundvärden och samma tolkning av förvaltningsprinciper som övrig landskapsförvaltning. Detta för att skapa förtroende för förvaltningen och dess myndighetsutövning, vilket är av stor vikt i en allt mer komplicerad värld där allt fler områden av människors liv omgärdas av krav och bestämmelser från den offentliga sektorn. Samtidigt 24