7 Videokonferenser. 7.1 Vad innebär videokonferenser?

Transkript

1 7 Videokonferenser 7.1 Vad innebär videokonferenser? Videokonferenser innebär kontakt i realtid mellan lärare - student och student - student vid videokonferensanläggningar placerade vid lokala lärcentra. Tekniken möjliggör direktkommunikation över långa avstånd via bild och ljud Användningsområden Videokonferenser är ofta en del av distansutbildningar, där undervisningsformer som föreläsning, presentation och dialog kring ämnet i seminarieform kan göras på flera olika sätt. Speciellt lämpligt är videokonferens för kortare konferensmöten, projektrapporteringar och distansföreläsningar Vad kan man visa? Läraren kan föreläsa "som vanligt" samtidigt som han eller hon visas i bild, men det finns också möjlighet att visa till exempel bilder och skrivet material vid föreläsningar med stöd av en dokumentkamera. Även material från Internet samt från olika datorprogram kan användas (alltså allt du kan visa på en datorskärm) och visualiseras enkelt via en dator till videokonferensanläggningen Fördelar och saker att tänka på Några av de tydligaste fördelarna med videokonferens är följande: Det geografiska avståndet minskar Föreläsningar/demonstrationer, projektrapportering och seminarier kan även ske på distans Internationell expertis blir mer tillgänglig

2 Samarbete med andra lärosäten och lärcentra underlättas Resekostnader sparas in (och därmed också miljön!) Värt att tänka lite extra på: Att ge en kurs via videokonferens kräver extra lång framförhållning Bokningstrycket är tidvis stort på salarna Första gången en kurs ges via videokonferens, krävs en hel del särskilda anpassningar av material, innehåll och upplägg. 7.2 Om anslutning och brygga Anslutning Högskolans och de lokala lärcentras anläggningar kopplas till en s.k. kommunikationsbrygga, som möjliggör kommunikation mellan flera parter. Sådana upprättas av bl.a. Nitus (Nätverket för kommunala lärcentra). Videokonferensutrustningen fungerar som en telefon där utrustningen har sitt eget nummer (ISDN). Bryggan i sig är ett slags dator som är ansluten till telenätet via så kallade portar. Då man skall genomföra en videokonferens bokar man tid i en brygga (läs mer om detta nedan). Bryggadministratören skapar då en konferens med så många portar som krävs. Observera att deltagarorterna själva regelbundet (minst 1 gång/vecka) bör kontakta bryggan för att få uppdaterad information om vilka sändningar de har Vad gäller vid beställning av brygga? För det första så måste de lärcentra man avser att koppla upp sig mot vara "kursgivande", dvs. att de har godkänt att de skall vara med och distribuera kursen. Det räcker således inte med att det finns studenter på en ort som har anmält sig till en kurs, kursorten måste ha fastställts innan och den ska finnas med i utbildningskatalogen. Övriga punkter man bör känna till listas nedan under rubriken "Beställning av brygga". 7.3 Rutiner för videokonferens vid Högskolan i Gävle Steg 1: Bokning av studio för videokonferens När det är klart med vilka studiecentra som skall delta i undervisningen så bokar läraren själv allra först en studio för videokonferensen via högskolans lokalbokningssystem, NeverLOST. Tänk på att alltid lägga till 15 minuter extra tid i början, vid bokningen

3 av lokalen. Denna tid behövs för att hinna göra uppkopplingen mot bryggan samt komma i ordning, eftersom det ofta varit en annan sändning precis innan. Det finns idag tre studios för videokonferenser i följande lokaler: Lokal 31:215. Plats för 30 sittande Telefonnummer i lokalen: ISDN-nr: (644641, /66, /71) IP-nummer: (riktnummer 026) Lokal 31:504. Plats för max 6 sittande (inkl. läraren) Telefonnummer i lokalen: ISDN-nr: (658271, /73, /75) IP-nummer: (riktnummer 026) Lokal 31:470. Plats för max 10 sittande (inkl. läraren) Mobil utrustning OBS! Ingen telefon i lokalen IP-nummer: Alla studios använder sändningshastigheten 384 kb/sekund. Detta är alltså i dagsläget den maximala hastighet med vilken högskolan kan sända ut och ta emot information Steg 2: Beställning av brygga Nästa steg är att beställa ISDN-brygga. Detta ska kursansvarig göra. Vill du ha tekniksupport under sändningen, bör du beställa videokonferensen senast fem dagar innan sändning. Du beställer din ISDN-brygga via Nitus. Du fyller i formuläret på deras hemsida: (se även bilaga) och faxar sedan beställningen till NITUS, eller skickar beställningen via e-post till flerpart@hudiksvall.se. Vid beställning av brygga (sändning) behöver du veta följande: Vilken lokal på högskolan ska användas? Vilken tid? Vilka deltagande studiecentra samt deras ISDN-nr + beställd hastighet? Vem undervisar vid kurstillfället? Vem ringer upp? Namn och ort + ISDN-nr (vid tvåpart, meddela även motparten vårt ISDN-nr)

4 7.3.3 Viktiga tidsramar När bryggadministratören har skapat en flerpartskonferens för ett visst tillfälle (t.ex. kl ) kommer bryggan att vara "öppen" mellan och för denna konferens. Tiden mellan och kallas preset-tid och är den tid man ska utnyttja för uppkopplingen till bryggan. Skulle det uppstå problem har man alltså lite tid på sig att reda ut detta innan själva sändningen sätter igång. Preset-tiden kan variera lite beroende på hos vem man beställer sin konferens och vilka som deltar. Befinner sig vissa deltagare utomlands till exempel, brukar man förlänga preset-tiden till en halvtimme eller längre. När sedan klockan blivit stänger bryggan direkt och alla deltagare kopplas ur konferensen. Man får ingen förvarning innan, så det gäller att hålla rätt på tiden Kontaktperson/tekniker Gör du din bryggbokning i tid, finns alltid en tekniker tillgänglig när din sändning startar (gäller vardagar, för helgsändningar bör du ta särskild kontakt med tekniker). E-post: telebild@hig.se Fredrik Lård, IT-enheten Telefon: Mobil: Arbetstider: Jämn vecka: Dag ( ) Ojämn vecka: Kväll (13.00 sändningsslut, senast 22.00) Anna Nerhammar, IT-enheten Telefon: Mobil: Arbetstider: Jämn vecka: Kväll (13.00 sändningsslut, senast 22.00) Ojämn vecka: Dag ( ) 7.4 Handhavande av utrustningen Hösten 2003 fick vi ny utrustning i två av våra videokonferensssalar. Vill du ha hjälp och handledning kring hur utrustningen fungerar och hur du använder den, kontaktar du i första hand videokonferensteknikerna Fredrik Lård eller Anna Nerhammar. Sal 31:470 är en liten sal, enkelt utrustad med en lärarkamera, två bordsmikrofoner, en dokumentkamera, en dator, en monitor och en videobandspelare för in-/uppspelning.

5 Sal 31:504, som är den minsta salen, har en nyare sändningsutrustning som sköts via en fjärrkontroll. Där finns också en monitor, en lärarkamera, en bordsmikrofon, en dokumentkamera, en dator och en videobandspelare för in-/uppspelning. Sal 31:215 är den största salen, med den nyaste och mest avancerade utrustningen. Sändningarna sköts med hjälp av en pekskärm. Det finns två kameror, varav en är riktad mot studenterna och en mot läraren. Det finns också en bordsmikrofon för läraren, samt en mikrofon vid varje studentplats i lokalen som studenterna själva kan aktivera (och därmed ställa sig på talarlistan ). När de pratar i mikrofonen, kommer de automatiskt i bild. Där finns en SmartBoard som är en typ av digital whiteboardtavla, där det man skriver på tavlan visas på mottagarnas monitorer direkt. Utöver detta finns också en dokumentkamera och en dator, samt tre videoapparater för inspelning och en för uppspelning. Läraren har en monitor med ingående bild och en med utgående bild. Mot studenterna finns två monitorer (dessutom kan SmartBoarden användas som stor monitor). 7.5 Praktiska tips för videokonferens Här har vi samlat en del tips som kan underlätta och förbättra genomförandet av en videokonferens. Många gånger kan enkla och lätt genomförda detaljer göra väldigt stor skillnad i upplevelsen för deltagarna Under kursen Det kan hända mycket under kursens gång som kan vara svårt att förutse. Något som kan vara bra att tänka på, är att då och då kolla utrustningen. Fungerar den på ett tillfredsställande sätt? Finns det lärcentra som har problem med uppkopplingen? Detta är tekniska frågor som bör kontrolleras med jämna mellanrum. Du bör också kontrollera mot NeverLOST att bokningar av videokonferenssalen är gjorda samt kontrollera mot Nitus att bryggbokningar är gjorda. Detta är de administrativa frågorna, som kan ställa till stora bekymmer om det krånglar. Studenter som av olika anledningar hoppar av kurser kan ställa till lite oreda. Lärcentra kan komma att bli debiterade för uppkopplingar och kurser där de inte har några studenter. Av denna anledning är det

6 viktigt att du som lärare uppmanar personalen på lärcentra att själva vara aktiva och hålla kontakten med dig Förberedelser och genomförande I mesta möjliga mån bör du försöka överbrygga avståndet till deltagarna, så att upplevelsen blir att ni har god kontakt och en gemensam upplevelse. Detta går att påverka på många sätt, tänk bland annat på följande: Om det finns möjlighet, skicka gärna över och/eller begär in deltagarlista (gärna med bordplacering). Skicka ut material som du ska använda i god tid före videokonferensen (t.ex. dokument, bilder, föreläsningsanteckningar etc). Då får deltagarna möjlighet att förbereda sig och kan koncentrera sig mer på att lyssna. Sträva efter att göra videokonferensen varierande och levande använd kringutrustningen som hjälpmedel och tänk på att växla bildläge emellanåt. Närbilder visar ansiktsuttryck tydligare och underlättar dialogen. Förbered ett dokument som du kan visa i dokumentkameran vid pauser och raster (samt kanske även innan du börjar), som är trevligt att se på och säger något till deltagarna. Börja gärna med en kort presentation av dig och av deltagarna, om det är möjligt. Detta ger möjlighet för alla att få veta vilka som deltar, samtidigt som du ser att överföringen av både ljus och bild fungerar som den ska. Börja med att presentera upplägget för videokonferensen, så att deltagarna vet vad de har att vänta sig. Se till att även de som är ovana vid att delta i videokonferenser törs tala. Ställ frågor eller uppmana på annat sätt att deltagarna är aktiva. Videokonferenser är relativt koncentrationskrävande, så tänk på att regelbundet ta korta pauser. Tänk på att alltid stänga av mobiltelefonen före uppkoppling! Meddela gärna deltagarna detsamma. Mobiltelefoner kan lätt ge tekniska störningar under sändningen. Tänk igenom hur du ska agera om tekniken krånglar. Kan du få kontakt med deltagarna på annat sätt? Se till att alltid ha telefonoch faxnummer till de platser där deltagarna befinner sig. Kan de

7 jobba med något du skickat ut i förväg, tills du får ordning på tekniken? Glöm inte att ge deltagarna information om hur de kan få kontakt med dig efter mötet Beteende Se till att ditt beteende blir ett sätt att verkligen nå fram, istället för en störande faktor: Tänk på att titta in i bildskärmen/monitorn så ofta du kan, så att deltagarna känner att de får ögonkontakt med dig. Lägg gärna mikrofonen på en musmatta, det fångar upp onödiga skrapljud och liknande. Undvik att trumma med fingrarna, skramla med saker, prassla med papper eller knäppa med pennan till exempel, eftersom detta hörs relativt väl via mikrofonen och kan försvåra för deltagarna att höra den som talar. Du behöver inte sitta helt stilla, men tänk på att du bör synas i bild hela tiden. Rör dig inte för hastigt, eftersom detta kan ställa till det för kamerans autofokus. Dessutom kan det se konstigt ut i bildöverföringen som är något fördröjd Dokumentkameran Tänk på att deltagarna ser det du vill visa på ett annat sätt än du gör. Det är viktigt att dokument och liknande syns tydligt och är lätta att ta till sig: Använd gärna svagt färgat papper för de dokument du ska visa, det ger ett mjukare intryck och blir mer lättläst än om du har vita papper. Tänk på att alltid använda dig av liggande dokument, eftersom dokumentkameran är anpassad för det formatet. En stående A4 hamnar delvis utanför bild, eftersom TV-skärmen är i liggande format. Undvik att visa mer än åtta rader text åt gången. Använd ett typsnitt utan serifer ( fötter ), t.ex. Arial eller Helvetica. Tänk på att inte ha för liten storlek på texten, 24 punkters textstorlek syns bäst och eventuellt kan du även använda fet stil. Mindre saker kan

8 givetvis också visas, men då bör du kolla att det verkligen syns i förväg. Om du textar för hand, använd helst svart eller mörkblå lite grövre tuschpenna. En alltför tunn penna syns inte alls bra. Glöm inte att dokumentkameran kan användas till mer än textdokument på papper. Den passar också bra för att visa bilder, tidningsklipp, diabilder, fotografier, böcker, olika föremål etc. Visa helst inte OH-film i dokumentkameran, eftersom den lätt orsakar störande reflexer. Tänk på att du kan zooma ut och in med dokumentkameran, vilket gör att du kan anpassa bilden. Kolla alltid med mottagarna, så att det du visar syns bra. Att titta på bilden från dokumentkameran under en lång stund kan bli jobbigt, växla gärna med bild på dig emellanåt. Ta hänsyn till att i mottagarnas fönster visas oftast en mute -ikon längst ned till vänster på bildskärmen (som visar att deras mikrofon är avstängd) när de ska lyssna. Se till att inte det du vill visa går för långt ned i vänster hörn, för att undvika att deltagarna ska se sämre Klädsel Det är viktigt att du syns bra, utan störande eller missklädsamma effekter. Klädseln är ett enkelt sätt att påverka detta positivt: Välj gärna enfärgade kläder i milda färger (t.ex. blått, beige, brunt eller liknande). Undvik kläder som ger väldigt starka kontraster i bild, som t.ex. svart, vitt och rött (framför allt rött, som lätt blöder i bild och kan ge konstig ansiktsfärg m.m.). Undvik alltför mönstrade kläder (rutigt, blommigt och randigt). De kan lätt ge konstiga effekter i bild, kan flimra och se ut som om de rör sig. Tänk på att inte välja kläder som är exakt samma färg som bakgrunden, eller som skär sig mot bakgrundsfärgen. Välj inte kläder som är blanka eller glittriga, eftersom det kan ge störande effekter.

9 Det är en god idé att inte bära skramlande smycken, eftersom de kan orsaka störande ljud under sändning. Stora smycken kan också ge ljusreflexer som inte är så lyckade. Undvik glasögon med färgat glas, de kan se onödigt mörka ut i bild och försvåra ögonkontakten för deltagarna Video I videokonferensen kan du använda dig av video på olika sätt: Visa gärna korta sekvenser ur en videofilm som underlag för diskussion. Du kan spela in föreläsningen på video, under tiden som du genomför den. Du kan då välja om du vill banda in- eller utgående bild Att se upp med Det finns några saker som inte fungerar så bra vid videokonferenser: Whiteboardtavlor ger lätt oönskade reflexer och blir svåra att se för deltagarna. Dessutom ger detta problem för kamerans fokus, och texten riskerar att ta större plats än vad som får plats i bild på ett bra sätt. Detta gäller inte för SmartBoard, som är speciellt utformad för denna typ av användning. Att visa OH-bilder i en OH-projektor och försöka visa detta genom kameran, är dömt att misslyckas. Deltagarna ser oftast denna bild mycket dåligt. 7.6 Kontaktvägar Vill du veta mer om videokonferenser? Kontakta någon av följande: Videokonferenstekniker (Fredrik Lård och Anna Nerhammar): E-post telebild@hig.se Telefon Learning Center: E-post: learningcenter@hig.se Telefon