Videokonferens. En praktisk vägledning

Transkript

1 Videokonferens En praktisk vägledning

2 Uppkoppling av videokonferenssamtal inom Sveriges Domstolar...2 När plats inte bör avslöjas...3 Från enskilda arbetsplatser...3 Uppkoppling av videokonferenssamtal mot externa parter...4 Visa utgående bild...5 Visning av föremål, dokument och digitala handlingar...6 Spela in videokonferenssamtal...8 Manövrering av kamera...9 Vett och etikett...11 Vanliga frågor och svar...12 Kom igång med videokonferens...14 Videokonferenssamtal från pekskärmen...14 Funktioner under samtalet...14 Avsluta videokonferenssamtal...15 Stäng av videokonferensutrustningen...15 Teknisk fördjupning...16 Videokonferens infrastruktur...16 Uppkoppling av videokonferenssamtal mot externa parter...17 Videokonferens via ip...18 Videokonferens via isdn...18 Prefix...18 Videokonferens till utlandet...19 Telefonsamtal via videokonferenssystemet...19 Telefonsamtal via videokonferenssystemet till utlandet...19 Domstolsverkets videokonferensbrygga Att koppla upp sig till Domstolsverkets videokonferensbrygga

3 Långt bort men ändå på plats Videokonferens är ett bra sätt att delta i förhandlingar för parter och vittnen som befinner sig långt ifrån domstolen. Videokonferens kan också användas om någon som ska delta inte vill befinna sig i förhandlingssalen på grund av rädsla. Vid sidan av att vara ett praktiskt och bekvämt alternativ sparar videokonferenser domstolarnas resurser. Allt som visas och sägs i salen kan fjärrparten också ta del av. Det finns även möjlighet till inspelning i domstolarnas verksamhetsstöd Vera. Utbyggnad och förbättringar av videokonferens sker kontinuerligt. I den här broschyren kan du läsa om alla de möjligheter som tekniken erbjuder, få praktiska råd om utrustningen samt en detaljerad teknisk fördjupning. 1

4 Uppkoppling av videokonferenssamtal inom Sveriges Domstolar Videokonferenssystem finns installerat i många av våra förhandlingssalar, samtalsrum och konferensrum. I varje videokonferenssystem finns en kontaktbok där bland annat samtliga Sveriges Domstolars salar och videokonferensrum finns. Det enklaste och bästa sättet att koppla upp samtal är att använda kontaktboken. Från förhandlingssalar kan i regel samtal med upp till fem fjärrparter kopplas upp. Från samtalsrum kan en till tre fjärrparter kopplas upp. Från konferensrum varierar det hur många fjärrparter som är möjliga. Är det fler deltagare i videokonferensen än vad som är möjligt i det aktuella systemet går det att använda sig av Domstolsverkets videokonferensbrygga, där virtuella mötesrum kan bokas. Bryggan måste bokas i förväg. TEKNISK FÖRDJUPNING Kortnummer Varje videokonferenssystem inom Sveriges Domstolar har ett fyrsiffrigt kortnummer som också kan användas för att koppla upp samtal. Uppkoppling I förhandlingssalar används pekskärmen för att koppla upp samtal. I samtals och mötesrum används videokonferenssystemets fjärrkontroll. 2

5 När plats inte bör avslöjas Domstolsverkets videokonferensbrygga ska användas när den plats fjärrparten befinner sig på inte bör avslöjas. Bryggan rensar bort systemets namn och andra identifierare, så att det inte syns varifrån samtalet är uppkopplat. Alla parter kopplar då anonymt upp till ett virtuellt rum i bryggan som skapats just för detta unika tillfälle. Kontrollera även miljön där fjärrparten är placerad så att det inte finns föremål i bakgrunden som röjer platsen eller annat som inte bör avslöjas. Boka Domstolsverkets videokonferensbrygga via bryggbokningsformuläret som finns på videokonferens sidorna på intranätet. Från enskilda arbetsplatser För att använda videokonferens från sin egen arbetsplats finns Movi/Jabber Video att använda sig av. Det är ett pc-baserat videokonferenssystem som måste installeras på datorn. Dessutom behövs en videokamera som kopplas till datorn. Från datorn går det bara att koppla upp en fjärrpart. För att kommunicera med flera samtidigt kan en fjärrpart som har möjlighet till flerpartssamtal koppla upp samtalet. Det går också att använda bryggan för att kommunicera med flera fjärrparter samtidigt. 3

6 Uppkoppling av videokonferenssamtal mot externa parter Många externa parter finns med i videokonferenssystemets kontaktbok som kontinuerligt uppdateras med nya kontakter. Nedan finns några exempel på externa parter som finns i kontaktboken: Telefonsamtal i videokonferens För att ha telefonsamtal och videokonferenssamtal samtidigt ska båda samtalen kopplas upp via videokonferensen. Detta är viktigt för att alla fjärrparter ska höra varandra på bästa sätt. Kriminalvården Åklagarmyndigheten Intrum Justitia Landsting/regioner SIS (Statens institutionsstyrelse) Finlands rättsväsende Det går också att koppla upp samtal till parter som inte finns med i kontaktboken, till exempel genom att använda knappsatsen. Det går också att använda Domstolsverkets videokonferens brygga för att koppla upp samtal med externa parter. TEKNISK FÖRDJUPNING Övriga parter Från och med version F1 på pekskärmens mjukvara finns en ut ökad knappsats som gör det möjligt att slå in alla ip-nummer. Om det i äldre versioner inte går att slå in ip-numret går det endast att koppla upp isdn direkt från pekskärmen. Nytt i version F1 är också att vanligt förekommande kontakter kan läggas till som favoriter. Det går också bra att använda Domstolsverkets videokonferensbrygga för att ha videokonferenssamtal med externa parter. Båda parter kopplar upp sig till bryggan som bokas via ett bokningsformulär på videokonferenssidorna på intranätet. 4

7 I del flesta fall går det att använda kontaktboken för att koppla upp videokonferenssamtal. Visa utgående bild Tänk på att alltid visa utgående bild vid ett videokonferenssamtal. Detta är viktigt för att alla i förhandlingssalen ska kunna se vilken bild som fjärrparten ser. Detta görs genom att trycka på knappen Bild i Bild på pekskärmen. Motsvarande knapp på fjärrkontrollen i videokonferensrum är Layout. För att använda videokonferens från en arbetsplats måste ett datorprogram installeras som kan hantera videoprotokollen H.323 eller SIP. Detta betyder att till exempel Jabber Video, Movi, Ekiga och XMeeting (för Mac) fungerar, men däremot fungerar i dagsläget inte Skype och Lync utan speciella anpassningar. Aktuell information på intranätet För detaljerad och uppdaterad information om att koppla upp videokonferenssamtal till externa parter hänvisas till videokonferenssidorna på intranätet. 5

8 Visning av föremål, dokument och digitala handlingar Alla deltagare, både i salen och fjärrparter, tar del av presentationerna i ett videokon ferenssamtal. Från en förhandlingssal är det alltså möjligt att visa presentationer från samtliga bild- och ljudkällor, till exempel dokument-/objektkamera, bärbar dator, dvd-spelare samt MMPC:n (den stationära datorn under rättens bord). Välj om du vill se presentationen eller fjärrparten i stor bild genom att använda knappen Växla bild egen/motpart på pekskärmen. Motsvarande knapp på fjärrkontrollen i ett videokonferensrum är Selfview. TEKNISK FÖRDJUPNING Mediaspelare Använd mediaspelaren för att visa bilder och inspelningar från ett usb-minne. Mediaspelaren klarar av att visa bilder och filmer i de flesta format. Det går inte att visa Microsoft Office-dokument som till exempel ett bildspel i PowerPoint, då måste egen dator användas. 6

9 Presentationer som visas i videokonferens syns både i salen och hos fjärrparterna. 7

10 Spela in videokonferenssamtal Ett videokonferenssamtal kan spelas in i Vera. Bilden som spelas in är identisk med den bild som syns på dukarna eller skärmarna i salen. I Vera går inspelning av videokonferens till på samma sätt som vid vanlig videoinspelning i sal. För att spela in videokonferenssamtal i Vera, välj inspelningskälla Videokonferens under videoinspelningsfliken i pekskärmen. 8

11 Manövrering av kamera Deltagarna i videokonferensen ska visas på ett likartat sätt, det vill säga personernas storlek och placering i bilden ska inte skilja sig åt nämnvärt. Detta är extra viktigt vid inspelning av videokonferenssamtal. Använd först och främst de förinställda positionerna för att porträttera deltagarna i videokonferensen. Tryck på respektive plats på pekskärmen för att visa den deltagare som pratar för tillfället. Ibland kan det vara nödvändigt att finjustera den förinställda bilden. För att skapa harmoni i bilden, ställ in kameran så att både ögon och händer syns tydligt. Se exemplet ovan. Mer om inspelning av videokonferens i Vera Vid val av inspelningskälla Videokonferens spelas allt som syns på projektorduk/skärm in. Detta innebär att vid ett flerpartssamtal med en uppdelad bild (med alla parter) så kommer allt som syns att spelas in i Vera. När någon av presentationskällorna visas i videokonferensen spelas även den in. TEKNISK FÖRDJUPNING 9

12 10

13 VETT OCH ETIKETT God videokonferensetikett handlar främst om vanlig artighet och respekt för deltagarna. Det finns dock några saker som ökar kvaliteten. Presentera parter och rätten och visa om möjligt en översiktsbild på alla. Tala tydligt i mikrofonen och i normal samtalston. Undvik att prassla med papper, mikrofonerna är mycket ljudkänsliga. Justera kameran (zooma in) så att fjärrparten kan se den som pratar så bra som möjligt. Titta mot rätt kamera. I många förhandlingssalar tänds en röd lampa vid den aktiva kameran. Kom ihåg att fjärrparten kan se dig även när du inte talar. Ett tips är att om det är fler än fem deltagare upprepar man sitt namn och ort varje gång man talar. 11

14 Vanliga frågor och svar Hur kopplar externa parter upp videokonferenssamtal till Sveriges Domstolar? Antingen via isdn (integrated services digital network) eller ip (internetprotokoll). Om den externa parten endast kan koppla upp via ip måste Domstolsverkets videokonferensbrygga användas. Detta gäller även från utlandet. Hur läggs ett telefonsamtal till vid videokonferenssamtal? I förhandlingssalen Via videokonferensfliken > Lägg till deltagare > Knappsats. Slå prefix 70 följt av telefonnumret. Till exempel rings Tekniksupporten upp genom att slå Till utländska telefoner: prefix 70, följt av 00 (istället för +), följt av landskod och telefonnumret, till exempel I ett samtalsrum/videorum Via fjärrkontrollen > Grön lur > slå prefix 70 följt av telefonnumret. Samma förfarande som i en förhandlingssal. När används Domstolsverkets videokonferensbrygga? Vid skyddat vittne. När någon/några parter inte finns i kontaktboken och endast kan koppla upp sig via ip (är pekskärmens mjukvara F1 eller senare går det också att koppla upp sig via ip direkt från förhandlingssalen). När det är fler deltagare än vad videokonferenssystemet har möjlighet att koppla upp. Hur fungerar Domstolsverkets videokonferensbrygga? Ett unikt virtuellt mötesrum skapas som bara existerar under den bokade tiden. Den externa parten går in via sin port i bryggan (ip ) och Sveriges Domstolar går in via sin port i bryggan (prefix 78). Varför används pin-kod till ett virtuellt rum i bryggan? Detta görs för att öka säkerheten för samtalet, så att inte någon av misstag kopplar upp sig till videokonferenssamtalet. 12

15 Hur skickas tonval? Tonval kallas även DTMF-toner, eller touch tones på engelska och används till exempel då en pin-kod eller ett anknytningsnummer ska anges. I en förhandlingssal görs det via knappen Sänd tonvalskoder. I ett samtalsrum/videorum aktiveras tonval via # på fjärrkontrollen. När tonval är aktiverat hörs ett pip när siffertangenterna trycks in. Vad är skillnaden mellan ip- och isdn-samtal? Ip-samtal sker över internet och isdn-samtal över telefonnätet. Kan Skype användas för att koppla upp videokonferens samtal till Sveriges Domstolar? Nej, Skype hanterar i dagsläget inte videoprotokollen H.323 eller SIP som är nödvändigt för att koppla upp videokonferenssamtal till Sveriges Domstolar. Har du ytterligare frågor? Om du har praktiska frågor om till exempel en sals utrustning vänder du dig till domstolens teknik ansvarige eller expeditionsvakt. Domstolens teknikansvarige kan vända sig till Domstolsverkets tekniksupport för ytterligare vägledning eller för att göra en felanmälan. Tekniksupporten kan hjälpa till genom att fjärrstyra videokonferenssystem inom Sveriges Domstolar. Tekniksupporten Telefon: , tonval 3 E-post: teknik@dom.se Videokonferens:

16 Kom igång med videokonferens Om det finns en översiktskamera som visar! hela salen visas den bilden när videokonferenssystemet startas. Annars visas ordförandepositionen som startbild. Ställ in en bra bild som! ska visas för fjärrparten innan ett samtal kopplas upp. Gör detta genom att trycka på någon av platserna som visas i pekskärmen. Tryck på Styr kamera i salen (K) för att zooma och styra kameran ytterligare. Det går inte att styra kameran som visar hela salen. Videokonferenssamtal från pekskärmen Uppkoppling av samtal 1. Starta videokonferensutrustningen i salen genom att välja Videokonferensfliken. 2. Tryck på Starta videokonferens. 3. Tryck på Lägg till deltagare (A) för att koppla upp ett samtal. Det finns tre sätt att koppla upp samtal: Knappsats (B). Används om ett nummer ska kopplas upp. Slå numret och tryck sedan på knappen Ring upp. Kontaktbok (C). Här finns kontakter till alla videokonferenssystem inom Sveriges Domstolar och vissa externa parter som till exempel Kriminalvården och Åklagarmyndigheten. Senast uppringda (D). Välj i listan med senast uppkopplade samtal. 4. För att koppla upp flera fjärrparter, tryck på Lägg till deltagare (A) för varje ny deltagare. Funktioner under samtalet Visa utgående bild Tryck på Bild i Bild (E) för att visa utgående bild tillsammans med inkommande bild (fjärrparten) på dukarna eller skärmarna. Utgående bild visas i övre högra hörnet. Vid ytterligare tryckningar flyttas utgående bild runt mellan de fyra hörnen på dukarna eller skärmarna för att sedan försvinna helt vid den femte tryckningen. Använd alltid visning av utgående bild! På detta sätt blir alla medvetna om vilken bild som går ut från salen. Motsvarande funktion på fjärrkontrollen i ett samtalsrum/videorum är knappen Layout. Stäng av bild och ljud Avaktivera Bild och ljud på (F) för att stänga av bild och ljud för alla deltagare. Detta är bra att använda vid till exempel en paus för att slippa koppla ner samtalen. 14

17 B C D A H K F E J G I Visning av föremål, dokument och digitala handlingar Tryck på Presentationskälla (G) för att visa något i videokonferensen från någon av presentationskällorna i salen. Välj typ av presentation (till exempel DVD/Mediaspelare) och aktuellt uttag så startar presentationen. Tryck på Avsluta presentation för att avsluta presentationen. Avsluta videokonferenssamtal 1.Tryck på Avsluta samtal (H). Nu syns en lista på de fjärrparter som är uppkopplade. 2. Tryck på den fjärrpart som du vill avsluta samtalet med. Tryck på Växla bild! egen/motpart (J) två gånger för att se fjärrparten i stor bild istället för presentationen. Motsvarande funktion på fjärrkontrollen i ett samtalsrum/videorum är knappen Selfview. Stäng av videokonferensutrustningen Tryck på Avsluta videokonferens (I). Välj därefter vad som ska stängas av: Endast Videokonferensutrustningen? Videokonferensutrustningen stängs av men presentationstekniken lämnas på. Videokonferensutrustningen och presentationstekniken? Både videokonferensutrustningen och presentationstekniken stängs av. 15

18 TEKNISK FÖRDJUPNING Videokonferens infrastruktur Inom Sveriges Domstolar Videokonferenssamtal inom Sveriges Domstolar använder Domnät som är Sveriges Domstolars eget nätverk. Hjärnan i systemet är VCS Control som kopplar alla samtal till rätt ställe. Alla samtal inom Sveriges Domstolar sker med ip (internetprotokoll). Uppkoppling av videokonferenssamtal till externa parter Detta sker antingen med ip eller isdn (Integrated Services Digital Network). Skillnaden är att ip-samtal använder sig av internet och isdn-samtal av telefonnätet. Ip-samtal har i regel högre bandbredd och därmed högre bild- och ljudkvalitet. Säkerhet kring videokonferens Videokonferenssignalen överförs med 128-bitars AES-kryptering vilket innebär att signalen är väldigt svår att avlyssna. Både för videokonferenssamtal inom Sveriges Domstolar och externt passerar signalen ett antal brandväggar som hjälper till att skydda signalen så att den överförs på ett säkert sätt. Videokonferens - infrastruktur VCS CONTR 3.DOMSTOLSVERKETS VIDEOKONFERENSBRYGGA MOVI DOMNÄT ( 2. INTERNET (IP) BRANDVÄGG VCS EXPRESSWAY 16 EXTERN PART

19 TEKNISK FÖRDJUPNING Uppkoppling av videokonferenssamtal mot externa parter Följande vägar finns för uppkoppling av videokonferenssamtal till externa parter: 1. SGSI-nätet. SGSI (Swedish Government Secure Intranet) är ett säkert och skyddat nätverk som kopplar samman statliga myndigheter i Sverige. Sveriges Domstolar använder SGSI-nätet för videokonferenssamtal via ip till Kriminalvården och Åklagarmyndigheten. 2. Internet. Kan endast användas för att koppla upp videokonferenssamtal ut från Sveriges Domstolar. 3. Domstolsverkets videokonferensbrygga. Videokonferensdeltagare inom Sveriges Domstolar kopplar upp sig via Domnät till bryggan. Externa deltagare kopplar upp sig till bryggan via internet. Det går också att koppla upp sig med isdn till bryggan. Se också separat avsnitt om bryggan. 4. Domstolsverkets isdn-gateway. Omvandlar signalen från ip på Domnät till isdn på telefonnätet eller tvärt om. OL 4. ISDN EXTERN PART t ex tolk på telefon ISDN GATEWAY IP) EXTERN PART t ex polisen BRANDVÄGG 1.SGSI (IP) ÅKLAGARMYNDIGHETEN VCS EXPRESSWAY KRIMINALVÅRDEN 17

20 TEKNISK FÖRDJUPNING Videokonferens via ip Ett ip-nummer skrivs ofta med siffror, separerade med punkter, till exempel Ip-nummer kan också skrivas som en e-postadress, till exempel Alla tecken ska slås in när ett samtal till ett ipnummer kopplas upp. Sveriges Domstolar använder också prefix för att koppla upp ipnummer. Se rutan om prefix. Videokonferens via isdn Ett isdn-nummer ser vanligtvis ut som ett telefonnummer, till exempel Ibland kan det också finnas ett anknytningsnummer som i så fall finns efter telefonnumret, till exempel Û Slå hela numret inklusive Û. Alternativt slå första delen framför stjärnan, invänta svar, aktivera tonvalskoder och slå in anknytningsnumret när du uppmanas till det och avsluta med #. OBS! Glöm inte prefix 0 (nolla) när du kopplar upp via isdn. Prefix Vid videokonferenssamtal finns ett antal prefix som används för att tala om för videokonferenssystemet vilken typ av samtal som ska göras. Prefixet anges före numret till videokonferenssystemet eller telefonen. 0 Videokonferens via isdn, till exempel Telefonsamtal via videokonferens, till exempel Åklagarmyndigheten via ip, till exempel Kriminalvården via ip, till exempel Sveriges Domstolars brygga via ip, till exempel

21 TEKNISK FÖRDJUPNING Videokonferens till utlandet För att koppla upp videokonferenssamtal med isdn till utlandet, slå prefix 0, sedan 00 (motsvarar +) och landskoden följt av isdnnumret. Ett videokonferenssamtal till Tyskland kan därmed ha ett nummer som ser ut så här: För ip-samtal är det ingen skillnad i handhavande om samtalet är till utlandet eller inte. Telefonsamtal via videokonferenssystemet Det går att använda videokonferensen för att ringa vanliga telefonsamtal. För att ha telefonsamtal och videokonferenssamtal samtidigt ska båda samtalen kopplas upp via videokonferensen. Detta är viktigt för att alla fjärrparter ska höra varandra på bästa sätt. Välj därför inte fliken för telefonkonferens då någon också ska vara med på videokonferens. För att ringa ett telefonsamtal från en sal under pågående videokonferenssamtal: 1. Tryck på Lägg till deltagare 2. Tryck på Knappsats 3. Slå prefix 70 följt av telefonnumret. Till exempel för att ringa Tekniksupporten, slå: Telefonsamtal via videokonferenssystemet till utlandet Det går att ringa ett utländskt telefonnummer via videokonferens. Slå prefix 70, sedan 00 (motsvarar +) och landskoden följt av telefonnumret. Ett telefonnummer i Tyskland kan därmed se ut så här:

22 TEKNISK FÖRDJUPNING Domstolsverkets videokonferensbrygga Domstolsverkets brygga skapar förutsättningar för virtuella möten. Den har utrymme för upp till 32 videokonferensparter. Om videokonferensdeltagarna är fler än vad ett videokonferens system klarar av ska bryggan användas. Bryggan används för att koppla upp samtal med fjärrparter vars plats inte bör avslöjas. Den kan också användas för att koppla upp samtal med externa parter. Bokning av bryggan Bryggan bokas via bryggbokningsformuläret som finns på videokonferenssidorna på intranätet, alternativt hos Tekniksupporten på telefon , tonval 3. När bryggan bokas för en förhandling används alltid, av säkerhetsskäl, en pin-kod som varje deltagare ska skriva in via sina fjärrkontroller/pekskärmar för att komma in till det virtuella rummet. Det går också att använda pin-kod till mötesbokningar. Det går bara att koppla upp sig till bryggan under den bokade tiden. Virtuell ingång för externa parter VIRTUELLT RUM 100 Skapas först vid bokning, med PIN-kod. VIRTUELLT RUM 101 Skapas först vid bokning, med PIN-kod. Kodlås PIN 23 Kodlås PIN 02 VIRTUELLT RUM 102 Skapas först vid bokning, utan PIN-kod. VIRTUELLT RUM 103 Skapas först vid bokning, med PIN-kod. Kodlås PIN Virtuell ingång för Sveriges Domstolar

23 TEKNISK FÖRDJUPNING Boka en testuppkoppling i bryggan cirka en vecka innan förhandlingen/mötet för att hitta och åtgärda eventuella problem. Detta är speciellt viktigt om fjärrparten tidigare inte har använt sig av bryggan. Alla deltagare ska koppla upp sig till bryggan, inte bara de som kopplar upp sig utifrån via ip. Detta är viktigt för att inte riskera att både brygga och videokonferenssystem låser sig. Att koppla upp sig till Domstolsverkets videokonferensbrygga Efter att ett virtuellt mötesrum har bokats i bryggan skickas ett e-postmeddelande med ett unikt mötesnummer (till exempel 103) och en unik pin-kod (till exempel 15) som alla deltagare ska använda oberoende på vilket sätt de kopplar upp till bryggan. Nedan följer en instruktion på hur ett samtal kopplas upp i bryggan: Videokonferensparter inom Sveriges Domstolar Koppla upp med 78+ mötesnummer (till exempel 78103, 78 är prefix för bryggan). Så här anges pin-koden: I en förhandlingssal: Välj Sänd tonvalskoder. Slå pin-koden (till exempel 15). Avsluta med #. I ett samtalsrum/videorum: Aktivera tonval på fjärrkontrollen med knappen #. Slå pin-koden (till exempel 15). Avsluta med #. Från Movi/Jabber Video: Välj Tonval. Slå pin-koden (till exempel 15). Avsluta med #. Videokonferensparter (via ip) utanför Sveriges Domstolar Koppla upp till mötesnummer@dom.se (till exempel 78103@dom. se) > aktivera tonval > slå pin-koden (till exempel 15) och avsluta med #. Telefondeltagare och videokonferensparter (via isdn) utanför Sveriges Domstolar Koppla upp till > aktivera tonval > slå mötesnummer (till exempel 78103) och avsluta med #. Slå pin-koden (till exempel 15) och avsluta med #. 21

24 Videokonferenser sparar domstolarnas resurser och underlättar för parter och vittnen. Detta blir särskilt påtagligt om den som ska höras befinner sig långt bort eller känner rädsla för att närvara i förhandlingssalen. Den här broschyren berättar om alla de möjligheter som videokonferenser erbjuder. Den ger också praktiska råd om hur utrustningen kan användas och erbjuder detaljerad teknisk fördjupning. Illustration: Frida Axell Tryck: Edita Västra Aros AB Diarienr: