Ledamöternas portal Handledning Version 5.2 för EESK SV

Transkript

1 Handledning Version 5.2 för EESK SV

2

3 I II III Inledning...5 Nyligen genomförda förändringar...7 Den offentliga delen...8 Tillgång...8 Söka efter offentliga dokument...9 Agenda och kalender...11 Yttranden...16 Bläddra...17 IV Ledamotsdelen...20 Logga in på ledamotsdelen...20 Ändra lösenord...23 Startsidan...25 Min agenda...26 Frånvaroanmälan via internet...27 Annan ledamots agenda...29 Anmäla intresse för ny verksamhet...30 Förteckning över studiegrupper som du har ingått i...31 Mitt konto...31 Min sida...32 EESK:s e-postsystem...34 Sökning tjänstemän/anställda...35 Söka efter kommitténs dokument...36 Kommissionens dokument i pappersform...37 V Mellaninstitutionell uppföljning...38 Tillgång till kommitténs yttranden via PreLex...38 Tillgång till kommitténs yttranden via OEIL...40 VI Format och namngivning av dokument...42 VII Avslutande kommentarer...45 Rekommendationer...45 Är Ledamöternas portal säker?...45

4

5 I Inledning Vad är Ledamöternas portal? Ledamöternas portal möjliggör tillgång via internet till kommitténs kalendrar, dagordningar och arbetsdokument inför kommitténs sammanträden. Dessutom får ledamöterna tillgång via internet till tjänster som kan förenkla deras dagliga arbete vid kommittén. Ledamöternas portal ger direkt tillgång till information som har lagts in av sekretariatet via de interna tillämpningar som används för att organisera kommitténs verksamhet (Agora). Ledamöternas portal kompletterar kommitténs webbsida och intranät med information som ska hjälpa ledamöterna att utföra sina uppgifter. Vilken information finns tillgänglig? Ledamöternas portal består av följande två delar: 1. En offentlig del 2. En del som är reserverad för kommitténs ledamöter Den offentliga delen innehåller kalendrar, dagordningar för plenarsessioner och facksektionssammanträden, offentliga arbetsdokument och en översikt över pågående arbeten inom kommittén. Bland de offentliga arbetsdokumenten finns dokument från facksektionerna (ECO, INT, NAT, REX, SOC, TEN) och CCMI, dokument från plenarsessionerna, pressmeddelanden, kommunikationsgruppens dokument och kommissionens arbetsdokument. Ledamotsdelen innehåller information som bara rör de enskilda ledamöterna. Där finns också varje ledamots personliga kalender. Det finns också ett antal online-tjänster som ger ledamöterna möjlighet att uppdatera de administrativa uppgifterna (t.ex. ändra e-postadress), meddela att de inte kommer att delta i ett sammanträde, uttrycka intresse för att delta i ny verksamhet inom kommittén, hantera sin hemsida på kommitténs webbsida (t.ex. uppdatera sociala nätverk). Vilka språk kan användas? Dokumenten finns tillgängliga på alla arbetsspråk så snart de översatts. Alla arbetsspråk kan användas för navigation på webbplatsen. 5

6 Vad behöver jag för att kunna använda Ledamöternas portal? För att kunna använda den offentliga delen behöver du: En dator med webbläsare (t.ex. Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox). Systemet har testat i sin helhet med Internet Explorer 8 och Mozilla Firefox 7. Andra webbläsare kan möjligen orsaka problem. Det finns ännu ingen mobilversion, men många delar, t.ex. nedladdning av agendor, har utformats med tanke på mobil utrustning. Internetanslutning. För att kunna använda ledamotsdelen behöver du också: Användarnamn och lösenord Kommitténs ledamöter får ett användarnamn och ett lösenord i inledningen av mandatperioden. En egen e-postadress Många av online-tjänsterna skickar bekräftelse per e-post på att tjänsten utförts. Av det skälet måste du ha en egen e-postadress. Notera att du inte kan dela e-postadress med en annan ledamot, din suppleant osv. För att få hjälp med Ledamöternas portal kan du kontakta Helpdesk IT: Telefon: E-post helpdesk@eesc.europa.eu (eller "Helpdesk IT") Bertha von Suttner-byggnaden 2:a våningen Informationsbord utanför plenarsessionslokalen 6

7 II Nyligen genomförda förändringar November 2011 Den nya modulen "Anmäla intresse för ny verksamhet" ger ledamöterna möjlighet att uttrycka sitt intresse för att delta i ny kommittéverksamhet, t.ex. studiegrupper, delegationer osv. 7

8 III Den offentliga delen Tillgång Den offentliga delen av Ledamöternas portal når man på följande adress: Startsida Startsidan ("Hem") erbjuder följande möjligheter (liksom alla sidor på webbplatsen): Navigationsfält Ger tillgång till alla funktioner Rullgardinsmeny för val av språk Gå till startsidan Visa handledningen Startsidan 8

9 Söka efter offentliga dokument Via Ledamöternas portal kan man söka efter offentliga dokument (facksektionernas dokument, dokument från plenarsessionerna, pressmeddelanden, kommunikationsgruppens dokument och kommissionens arbetsdokument). Du kan söka på följande: Strukturerade uppgifter som källa, ärende (sektion/nummer), dokumentnummer, dokumentspråk, datum för offentliggörandet, föredragandens namn, sammanträdesdatum. Tidsintervall (mellan två angivna datum, eller från ett visst datum fram till i dag). Dokumentets innehåll (titel eller text). Starta en sökning så här: Klicka på "Sök" i navigationsfältet till vänster (eller på länken högst upp på sidan). Dokumentsökning Sökmotorn i den offentliga delen ger endast tillgång till offentliga dokument. För att få tillgång till kommitténs samtliga dokument måste man använda sökmotorn i ledamotsdelen. 9

10 Sök efter dokument på följande sätt: Välj sökspråk (och eventuella sökkriterier) Klicka på ikonen för "Sök" (förstoringsglaset) 1. Val av sökspråk 2. Starta sökning Sökparametrar Sökresultat med dokumenttitlar på originalspråk OCH sökt språk Söka efter dokument Öppna ett dokument på följande sätt: Välj lämplig ikon till vänster om sökresultaten Mer information om hur man söker efter kommitténs dokument finns i handledningen till "QuickFind". Användarhandledningar finns tillgängliga på IT-delen av intranätet: 10

11 Agenda och kalender Datum för sammanträden och plenarsessioner samt dagordningar finns tillgängliga när de registrerats i programmet för administration av sammanträden (Agora). Uppgifter om till exempel sammanträden kan man få via dagordningen, genom att ange typ av sammanträde (plenarsession, facksektion), genom att använda de olika kalendrarna, som innehåller uppgifter om datum för kommande sammanträden. Dagordningar Under rubriken "Dagordningar" finner man datum för plenarsessionen och facksektionernas sammanträden (både genomförda och kommande) med länkar till kallelser och arbetsdokument. Det finns olika dagordningar tillgängliga. Ta fram en kallelse på följande sätt: 1. Klicka på PLEN eller på en sektion för att hämta förteckningen över datum för plenarsessioner eller sammanträden för facksektionerna. 2. Välj: "Dagordning" för att se dagordningen för sammanträdet "Dokument" för att se sammanträdesdokument Dagordning Klicka på "Dagordning" för att öppna dagordningen för sammanträdet. Klicka på "Dokument" för att öppna en sida där samtliga interna och externa relevanta sammanträdesdokument visas. Belöning till framstående initiativ i det civila samhället Dokumenten har kopplats till sammanträdet av sekretariatet. Mapparna står i den ordning som fastställts i den dagordning som sekretariatet lagt in i Agora. Dokumenten står i kronologisk ordning efter tillkomstdatum i varje mapp. Dokumenttitlar (och dokumenttyper) finns tillgängliga på navigationsspråket. 11

12 Dokumentskärmen Du kan ta fram enskilda dokument genom att välja bland de tillgängliga språken. Ikoner för tillgängliga språk I övre högra hörnet finns ikonen som gör det möjligt att med ett enda klick ladda ner alla dokument som finns tillgängliga på det språk du angivit (i.zipformat). Om ett dokument ännu inte har översatts är ikonen genomstruken med en röd linje. Klicka på ikonen för att få veta när ett dokument kommer att finnas tillgängligt. 12

13 Sammanträdeskalendrar Under rubriken "Sammanträdeskalendrar" anges datum för sammanträden med länkar till dagordningar och dokument. Sammanträdeskalender månad för månad Klicka på "Tidsplan" så visas sammanträdeskalendern månad för månad. Sammanträdeskalender månad för månad Klicka på ett datum för att ta fram uppgifterna för de olika sammanträdena den dagen (tidpunkt, ämne, lokal osv.). Kalender dag för dag 13

14 Alternativ för kalendervisning Man kan visa dagordning och arbetsdokument för varje sammanträde och exportera sammanträdet till den elektroniska dagordningen. Man kan också ta reda på den senaste informationen om tolkningsarrangemang för sammanträdet (när det lagts in av sekretariatet i Agora). Välj: - "Dagordning" för att se dagordningen för sammanträdet - "Dokument" för att se sammanträdesdokument Dagordning och dokument - Klicka på länken - Spara i Calendar-filen på din dator (välj "save") - Importera i Calendarfilen i din elektroniska kalender (Outlook, Gmail, Hotmail ) Exportera ett sammanträde - Klicka på "info" för att få se den senaste informationen om tolkning Information om tolkning 14

15 Kvartalskalender Med kvartalskalendern kan du få reda på alla sammanträdesdagar per kvartal för alla grupper och alla sammanträdestyper. Kvartalskalender Övriga kalendrar Under alternativet "Övrigt" finns flera kalendrar, inbegripet tidsplaneringen för grupperna I, II och III. Övriga kalendrar 15

16 Yttranden Genom att klicka på alternativet "Yttranden" öppnar du en söksida som kan användas för att söka efter kommitténs yttranden och resolutioner. De olika sökkriterierna är: facksektion, dokumenttyp, yttrandets referensnummer, år, språk, föredragande, datum (för utarbetandet), nyckelord och plenarsession. Om du till exempel söker efter dokument som är av typen "Kommitténs yttrande", har utarbetats av "CCMI" mellan den 1 mars 2003 och den 31 mars 2003 på franska... skulle du få följande sökresultat: Yttrande nr 413/2003. Sök på föredragande eller plenarsession Sökresultat Sökning efter yttranden 16

17 Bläddra Genom att klicka på "Bläddra" får du tillgång till dokumenten mapp för mapp. Klicka på en mapp för att öppna den. Klicka på en mapp för att öppna den Mappar En förteckning över undermappar visas enligt nedan. Klicka på en undermapp för att öppna den. En förteckning över dokument visas: Undermappar Dokument i undermapp 17

18 Pågående arbeten Länken "Pågående arbeten allmän översikt" leder till en översikt över kommitténs alla pågående arbeten med angivande av de viktigaste uppgifterna och länkar till relevanta dokument. För varje sektionsärende (remiss) finns följande uppgifter tillgängliga: Namn på föredragande, medföredragande och sakkunnig(a) Själva dokumentet liksom informationsmeddelandet. Öppna dokumentet genom att klicka på referensen. Rättslig grund, institution som skickat remissen och datum då beslutet fattades i EESK:s presidium. Namn på studiegruppens medlemmar samt närmare uppgifter om sammanträden i studiegruppen och om plenarsessionen. Kolumnen "Mellaninstitutionell uppföljning" innehåller länkar till OEIL och Prelex samt hänvisningar till EP, ReK och rådet. Genom programmet "Agora" håller kansliet all tillgänglig information uppdaterad på denna sida. Klicka här för att få en allmän översikt över pågående arbeten Pågående arbete 18

19 Mapp där dokumentet finns Enskilda dokument Skriv ut eller spara som Word - dokument Uppgifter om sammanträdet Förteckning över gruppens medlemmar Direktlänkar för den mellaninstitutionella uppföljningen Pågående arbeten Allmän översikt 19

20 IV Ledamotsdelen Ledamotsdelen erbjuder tillgång till personligen anpassad information och online-tjänster. Logga in på ledamotsdelen Från startsidan: Klicka på "Ledamöternas portal" i navigationsfältet till vänster (eller på länken högst upp på sidan). Logga in på ledamotsdelen Eventuella säkerhetsmeddelanden som visas på skärmen ska alltid besvaras med "ja". Vilka meddelanden och hur många som dyker upp beror på webbläsaren. 20

21 I inloggningsrutan: Skriv in "isis\" följt av ditt användarnamn i fältet "Domain\user name" och ditt lösenord i fältet "Password". Systemet skiljer på stora och små bokstäver i lösenordet (t.ex. är LÖSENord35 inte detsamma som lösenord35). Klicka på "Log On" för att öppna ledamotsdelen. Före användarnamnet måste du skriva in domännamnet "isis" och det bakåtlutande snedstrecket: "\". Om du inte hittar tecknet på ditt tangentbord kan du klicka på symbolen "\" (inringad i rött), så infogas tecknet. Bra att veta: Om du är ensam om att använda datorn väljer du alternativet "This is a private computer". Med detta alternativ kan datorn lämnas inaktiv lite längre innan du automatiskt loggas ut. Annars kommer du automatiskt att loggas ut när datorn har varit inaktiv i tio minuter. Av tekniska skäl kan det ta lite tid att kontrollera ditt användarnamn och lösenord, så ha tålamod. Använd knappen Logga in direkt på ledamotsdelen för att logga ut på ett säkert sätt. på startsidan på intranätet genom att klicka på på internetwebbsidan genom att klicka på 21

22 Information om lösenordet Med hjälp av ditt lösenord hindras obehöriga användare från att få tillgång till dina personliga uppgifter. Därför är det mycket viktigt att du väljer ett bra lösenord och att du ändrar det med jämna mellanrum. Ditt lösenord är personligt, och du bör inte lämna ut det till någon annan. Ditt lösenord måste uppfylla vissa kriterier för att det säkert ska motstå it-angrepp. Lösenordet måste innehålla minst åtta tecken, och det ska innehålla tecken från minst tre av de fem kategorierna nedan: 1. Versaler i europeiska språk (A till Ö, med diakritiska tecken, grekiska och kyrilliska tecken) 2. Gemena bokstäver i europeiska språk (a till ö, tyskt dubbel-s (ß), tecken med diakritiska tecken, grekiska och kyrilliska tecken) 3. Siffror (0 9) 4. Icke-alfanumeriska tecken: ~!@#$%^&*_-+=` \(){}[]:;"'<>,.?/ 5. Alla unicode-tecken som klassas som alfabetiska tecken men som inte är versaler eller gemener. Detta inbegriper bl.a. tecken från asiatiska språk. Tips för ett säkert lösenord Kombinera bokstäver, siffror och specialtecken. Använd gärna något minnesknep, t.ex. We Love to work! Wlv2wrk! Never late to work! Nvrl2wrk! Can t wait to logon! Kantw2lo! 22

23 Ändra lösenord Du kan byta lösenord när du vill. I alla händelser måste du byta minst en gång per år (i praktiken kommer du alltid att få en påminnelse via e-post om detta). Du kan göra detta antingen via en av kommitténs datorer eller via inloggningsportalen (login-rutan som visas när du går in på ledamotsportalen eller din webmail). Via inloggningsportalen: Klicka i rutan: "I want to change my password after logging on" Logga in genom att följa de instruktioner som lämnades ovan. Efter inloggningen instrueras du att skriva in ett nytt lösenord ("New password") (det ska uppfylla de krav som redovisades ovan). Skriv in det nya lösenordet en gång till i fältet ("Confirm new password"). Bekräfta ändringen genom att klicka på knappen "Change Password". 23

24 Via en av kommitténs datorer: Om du redan är inloggad kan du ändra ditt lösenord när som helst genom att trycka "Ctrl Alt Delete". Genom att klicka på hur du byter lösenord). kan du ange ett nytt lösenord (bilden längre ner visar I annat fall kommer Windows att be dig att ändra ditt lösenord 21 dagar innan det slutar att gälla. Om du inte ändrar det kommer detta meddelande att visas varje gång du loggar in: Genom att klicka på "Yes" kan du ändra det när dialogrutan "Change Password" (se nedan) visas på skärmen: 1. Fyll i ditt nuvarande lösenord. 2. Fyll i ditt nya lösenord. 3. Fyll i ditt nya lösenord en gång till. 4. Klicka på OK för att bekräfta. Kontrollera vilket språk som anges för tangentbordet. Om det inte är rätt kan du ändra det genom att hålla "ALT"-tangenten nedtryckt och trycka "SHIFT" upprepade gånger tills rätt tangentbord visas. 24

25 Startsidan Startsidan ger tillgång till följande information och tjänster: "Formulär" ger möjlighet att ladda ned administrativa formulär "Mina aktiviteter" ger tillgång till din personliga information och möjlighet att uppdatera den information som visas på din hemsida "EESK:s e-postsystem" ger tillgång till din interna postlåda på kommittén och möjlighet att söka efter e-postadresser till ledamöter och sekretariat. "Sökning" ger möjlighet att ta fram kontaktinformation för ledamöter och EESK:s personal och tillgång till kommitténs dokument. "Praktisk information" ger tillgång till användbara webbsidor. Ledamöternas portal startsidan 25

26 Min agenda Din personliga kalender kan nås via "Min agenda" under "Mina aktiviteter". Där kan du söka efter ett sammanträde genom att ange datum för sammanträdet. Bra att veta: Personlig kalender Närvarolista: Uppdaterad förteckning över vilka ledamöter som kommer att delta i sammanträdet. Kontakter: Ger e-postadresser till ditt grupp- och facksektionssekretariat, sammanträdesorganisatören och den handläggare som ansvarar för de olika ärendena på dagordningen. Några exempel: Ansvariga handläggare för de ärenden som finns på dagordningen för sammanträdet Permanent kontakt (grupp- och facksektionssekretariat) Sammanträdesorganisatör, för praktisk information 26

27 Frånvaroanmälan via internet Du kan anmäla frånvaro för ett visst sammanträde direkt via den personliga kalendern. Anmälan vidarebefordras till gruppsekretariatet. Anmäl frånvaro till gruppsekretariatet Personlig kalender Via funktionen "Anmäl frånvaro" eller "Ändra frånvaroanmälan" kan du också skicka ett meddelande. Anmäla frånvaro 27

28 Du får då en kopia per e-post av det meddelande som skickats till gruppsekretariatet. Exempel på bekräftelse av anmälan Kom ihåg: Du måste ha en egen e-postadress för att få bekräftelser via e-post. 28

29 Annan ledamots agenda Klicka på "Annan ledamots agenda" för att se dennes kalender: Välj namn på en ledamot för att se dennes kalender Annan ledamots agenda 29

30 Anmäla intresse för ny verksamhet Detta alternativ ger dig möjlighet att anmäla intresse för ny verksamhet inom kommittén. Du kan få tillgång till både pågående och avslutade anmälningsförfaranden, ta fram relevanta kommissionsdokument genom att välja bland de tillgängliga språkversionerna, få information om planerad verksamhet inom kommittén. Tillgång till "Pågående intresseanmälningar" Pågående intresseanmälan för ny verksamhet Anmäl intresse genom att välja någon av de funktioner som finns tillgängliga för ärendet Skicka in anmälan Exempel på intresseanmälan 30

31 Förteckning över studiegrupper som du har ingått i Här redovisas de datum då arbetet inleddes respektive avslutades i de studiegrupper som du har ingått i. Mitt konto Under rubriken "Mitt konto" lämnar du information till kommittén som behövs för kommunikationen mellan dig och EESK. Dina e-postadresser. Dina konfidentiella e-postadresser för eventuell känslig eller ekonomisk information (bl.a. detaljer rörande reskostnadsersättning och traktamenten). Val av språk för kommunikationen mellan dig och kommittén. Dessa personliga uppgifter är viktiga för kommittén. Skriv in din e-postadress för allmän information från EESK Skriv in din konfidentiella e-postadress Ange dina språkkunskaper Mitt konto 31

32 Min sida Varje EESK-ledamot presenteras på en webbsida på Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs webbplats. Denna information är din offentliga profil på ledamöternas sida. Genom "Min sida" kan du kontrollera och göra personliga inställningar för innehållet på din sida. Bland annat kan du lägga till länkar till sociala nätverk, bloggar och webbsidor, ange intresseområden, lämna biografiska uppgifter, välja vilken information som ska visas (foto, e-post, adress, suppleantens namn, studiegrupper där ledamoten ingår osv.) förhandsgranska din sida. Välj vilken information som ska visas I detta exempel visas inte din adress, dina e-postadresser eller födelsedatum Skärmkonfiguration Välj adress i nätverket (t.ex din Facebook-sida) Skriv in din bloggadress Sociala nätverk, bloggar och webbplatser Skriv in adressen till din hemsida 32

33 Ange intresseområden Skriv in biografiska uppgifter (fritext) Spara Förhandsgranska resultatet Intresseområden, föreningar, biografiska uppgifter 33

34 EESK:s e-postsystem Via alternativet "Inloggning på Office Outlook Web Access" får du tillgång till dina e-postmeddelanden i kommitténs interna e-post (om du fortfarande använder den interna e-postadressen). Mer information finns i handledningen till "Outlook Web Access (OWA)". Användarhandledningar finns tillgängliga via intranätet på följande adress: Alternativet "Ledamöternas e-postadresser" ger dig möjlighet att finna e-postadressen till en ledamot genom att bara skriva in en del av namnet på ledamoten. Ledamöternas e-postadresser Under "E-postadresser till sekretariat" visas e-postadresserna till grupperna och facksektionerna. E-postadresser till sekretariat 34

35 Sökning tjänstemän/anställda Under "Sökning" finner du via alternativet "Personal" e-postadresser och telefonnummer till personer som arbetar inom EU-institutionerna. EU-institutionernas katalog: Söka efter e-postadresser och telefonnummer EU-institutionernas katalog: Resultat av en sökning 35

36 Söka efter kommitténs dokument Via alternativet "Kommitténs dokument" kan man söka bland kommitténs dokument. QuickFind sök bland de senaste dokumenten Sökmotorn i ledamotsdelen ger tillgång till alla kommmittédokument som respektive ledamot har rätt att läsa. En medlem i grupp I får t.ex. endast tillgång till dokument från grupp I. Sökmotorn i den offentliga delen ger endast tillgång till offentliga dokument. Mer information om sökmotorn finns i handledningen till "QuickFind". Användarhandledningar finns tillgängliga via intranätet på följande adress: 36

37 Kommissionens dokument i pappersform Med alternativet "Kommissionens dokument i pappersform" under rubriken "Formulär" kan du beställa vissa kommissionsdokument i pappersform. Du kan ange språkversion, referensnummer och år. Referensnummer och år är obligatoriska uppgifter. Beställning av kommissionsdokument i pappersform 37

38 V Mellaninstitutionell uppföljning Det finns flera system för att följa arbetsgången i de olika institutioner som deltar i lagstiftningsprocessen (Europaparlamentet, rådet, Europeiska ekonomiska och sociala kommittén, Regionkommittén, Europeiska centralbanken, EG-domstolen etc.). Tillgång till kommitténs yttranden via PreLex PreLex är namnet på den mellaninstitutionella databas som kommissionen förvaltar för de mellaninstitutionella förfarandena. Den gör det möjligt att följa de viktigaste stegen i beslutsprocessen mellan kommissionen och de andra EU-institutionerna. Aktuellt beslutsstadium Beslut av institutionerna Namn på ansvariga personer Ansvariga generaldirektorat och motsvarande Dokumentreferenser osv. Från TOAD, klicka på "PRELEX", längst ned i navigationsfältet till vänster. Tillgång till PreLex Databasen är tillgänglig på internet via EUROPA (Europeiska unionens portal) på följande adress: Från sidan "Pågående arbete" kan du direkt nå den aktuella Prelex-sidan för kommitténs dokument. 38

39 PreLex: Dokumentsökning i databasen PreLex Med utgångspunkt i kommissionens KOM-dokument (KOM(2003) 383 i exemplet nedan), kan du ta fram de övriga institutionernas dokument med koppling till det ursprungliga förslaget. Länk till EESK:s yttrande PreLex: Länkar till EESK:s yttranden Yttrandet får man fram genom att klicka på länken till Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs yttrande (CES/2004/842 i detta exempel). 39

40 Tillgång till kommitténs yttranden via OEIL Europaparlamentets databas för lagstiftningsarbetet (OEIL) analyserar och följer den mellaninstitutionella beslutsprocessen, parlamentets roll i utarbetandet av EU-lagstiftningen och verksamheten i de andra EU-institutioner som är engagerade i lagstiftningsarbetet. Databasen omfattar alla pågående förfaranden, oavsett när arbetet inleddes, och alla förfaranden som avslutats sedan den fjärde mandatperioden (juli 1994). De yttranden som EESK antagit offentliggörs i Europaparlamentets databas för lagstiftningsarbetet (OEIL) där de är tillgängliga för medborgarna på samma sätt som kommissionens förslag och parlamentets ändringar. Databasen finns på följande internetadress: Från sidan "Pågående arbete" kan du direkt nå den aktuella OEIL-sidan för kommitténs dokument. Med utgångspunkt i ett kommittédokument (2007/1244 i exemplet nedan), kan du ta fram de övriga institutionernas dokument med koppling till det ursprungliga förslaget. 1. Välj fliken "Procedures" på startsidan 2. Klicka på "documents of other EU institutions and bodies" OEIL 40

41 3. För in dina sökkriterier Sökning i OEIL Dokument från andra institutioner med koppling till förslaget Europeiska ekonomiska och sociala kommitténs yttrande Sökresultat 41

42 VI Format och namngivning av dokument I vilket format är dokumenten? Majoriteten av dokumenten är i Microsoft Word 2003-format. De kan läsas i följande tillämpningar: Microsoft Word (eller Microsoft WordPad). Nyare webbläsare (t.ex. Microsoft Internet Explorer). En "Word viewer", ett program som finns tillgängligt gratis på Internet. Alla andra tillämpningar som kan läsa Microsoft Word-dokument, t.ex. OpenOffice. I de två sista fallen kan man inte garantera en helt korrekt återgivning av dokumentet, men resultatet är ändå tillfredsställande. Vissa dokument kan vara i Excel-format (t.ex. dokument för presidiet eller budgetgruppen), i pdfformat (t.ex. externa referensdokument) eller i HTML-format (t.ex. kalendrar, dokument från sökmotorer). Kommittén tillämpar de riktlinjer rörande format för utbyte av dokument som antagits av EU-institutionerna: 42

43 Namngivningskonventioner för dokumenten Förteckning över de förkortningar som används för namngivningen av dokumenten Förkortning Typ av dokument Prioritet AM Ändringsförslag brådskande CP Pressmeddelanden brådskande Other Beroende på innehållet brådskande AC Kommitténs yttrande prioriterat APA Preliminärt utkast till yttrande prioriterat APRI Preliminärt utkast till informationsrapport prioriterat AS Facksektionens yttrande prioriterat CAAF KAFF prioriterat DI Officiella interna dokument med DI-nummer prioriterat DT Arbetsdokument prioriterat GB Budgetgruppen prioriterat NB PM till presidiet prioriterat PA 1 Utkast till yttrande prioriterat PAC Utkast till kommitténs yttrande prioriterat PRES Utkast till resolution prioriterat PRI 3 Utkast till informationsrapport prioriterat PSP Punkt vid plenarsessionen prioriterat RES Resolution prioriterat RI Informationsrapport prioriterat TCD Övriga dokument, rådgivande arbete prioriterat ADD Tillägg ej prioriterat ADMIN Administrativt dokument ej prioriterat ANN Bilaga ej prioriterat 1 För PA, PRI och andra versioner som följer på en APA kommer tidsgränsen att bero på det totala antalet sidor. 43

44 Förkortning Typ av dokument Prioritet AO Anbudsinfordran ej prioriterat BRO Broschyr ej prioriterat CONV-POJ Kallelse/Dagordning ej prioriterat CORR Rättelse ej prioriterat CR Referat av överläggningar ej prioriterat DECL Deklaration ej prioriterat DISC Tal ej prioriterat ETU Studie ej prioriterat INFO Informationsdokument ej prioriterat LET Brev ej prioriterat NI Informationsmeddelande ej prioriterat PV Protokoll ej prioriterat REGL Bestämmelser ej prioriterat RS Uppföljningsrapport ej prioriterat WEB Webbplats ej prioriterat Exempel på namn på filer ces _am5_am_en.doc: Ändringsförslag nr 5 till yttrandet 1368 (2004) engelsk språkversion. r_ces _apa_en.doc: Preliminärt utkast till yttrande 23 (2005). Ces _corr_fr.doc: Rättelse till yttrande 1786 (2007). 44

45 VII Avslutande kommentarer Rekommendationer Tänk på följande för att använda Ledamöternas portal på ett säkert sätt: Lösenord Välj ett bra lösenord och byt regelbundet. Lämna inte ut lösenordet till någon. PC Se till att datorn har ett tillräckligt virusskydd och håll det uppdaterat. Se till att du alltid har den senaste versionen av operativsystemet installerat. Se till att du alltid har den senaste versionen av din webbläsare installerad. Gör back-up regelbundet av dina viktiga dokument och uppgifter. Bärbar dator Lämna aldrig en bärbar dator utan uppsyn i en osäker miljö. Datormobil (smartphone) Använd en säker PIN-kod och lösenord. Ytterligare information om IT-säkerhet finns på följande sida på IT:s intranät: Ämnen: Säkerhet, webbläsare, datormobil (smartphone) Är Ledamöternas portal säker? Ledamöternas portal använder säkerhetsprotokollet Secure Sockets Layer (SSL). SSL är ett kommunikationsprotokoll som är avsett för överföring av icke-offentliga uppgifter via internet. SSL krypterar uppgifter som överförs via SSL-anslutningar. Det är kompatibelt med Mozilla Firefox och Microsoft Internet Explorer. När du loggar in på Ledamöternas portal krypteras ditt användarnamn och lösenord innan de sänds ut på internet genom en SSL-anslutning. Ingen kan läsa eller få tillgång till uppgifterna. 45

46

47

48 Titel: Ledamöternas portal: Handledning Version: 5.2 för EESK Datum: 9 januari 2012 Upphovsman: Enheten för stöd till användare