Kurs 5:1 Att presentera med PowerPoint del 1

Transkript

1 Kurs 5:1 Att presentera med PowerPoint del 1 S TUDE NTDATOR UTBILDNINGE N MALMÖ HöGSKOLA Beijerskajen 8, K3, källaren, sal Apollo (A01:303), Malmö

2 Att presentera med bildspel, del 1 Här är en kort vägledning som kan hjälpa er i ert arbete med att skapa en presentation. Den ger grundläggande kunskaper i att skapa ett bildspel med Microsoft Powerpoint. Alla funktioner tas inte upp i det här materialet utan dem får du upptäcka själv. Vi kommer även att försöka svara på de frågor som kommer att dyka upp under lektionens gång. Verktygsraderna Standardverktyg Skapa ett nytt dokument Öppna ett befintligt dokument Spara dokumentet Behörigt Skicka med e-post Skriv ut Förhandsgranska Kontrollera stavning Referensinformation Klipp ut markerat område Kopiera markerat område Klistra Hämta format Ångra Gör om Infoga diagram Infoga tabell Tabeller och kantlinjer Infoga hyperlänk Visa alla Visa formatering Visa/dölj rutnät Färg/gråskala Hjälp om Microsoft Powerpoint Formateringsverktyg Fet stil Kursiv stil Understruken Skuggad text Vänsterställ Centrerad text Högerställ Numrerad lista Punktlista Öka teckenstorlek Minska teckenstorlek Öka styckavstånd Minska styckeavstånd Teckenfärg Bildformgivning Ny bild 1

3 Ritverktyg Dispositionsverktyg Hantera ritobjekt Markera objekt Välj fördefinierade figurer Linje Kompakt pil Rektangel Ellips Textruta Infoga Wordart Infoga diagram/organisationsschema Infoga Clipart Infoga bild Fyllningsfärg Linjefärg Teckenfärg Linjeformat Streckformat Pilformat Skuggtyp 3D-format Flytta upp en nivå Flytta ner en nivå Flytta text vertikalt upp Flytta text vertikalt ner Dölj text Visa text Dölj alla Visa alla Översiktsbild Visa formatering 2

4 Översikt av arbetsytan Arbetsytan i PowerPoint följer upplägget för övriga program i Office-paketet. Överst finns en meny där man kommer åt de flesta funktionerna i programmet. Verktygsfälten går som vanligt att flytta runt och anpassa efter behov. I tur och ordning består arbetsytan normalt av: 1. Standardmeny för att komma åt alla funktioner i programmet. 2. Visar översikt över bilder alternativt disposition. Kan användas för övergripande sortering och organisation av bildspelet. 3. Här arbetar man med den visuella delen av bildspelet. Man bestämmer layout och design, lägger in text och bild och redigerar sitt arbete. 4. Navigation bland PowerPoints funktioner. Fungerar ungefär som en webbläsare och ger tillgång till fördefinierade bilder, hjälp om programmet, animationsinställningar och så vidare. Se under Komma igång för att få fram alternativen. 5. Välj vilket visningsläge programmet ska vara i: Normal (vanliga arbetsläget), Bildsortering eller Bildspel (se hur bildspelet ser ut när det visas för publik). 6. Här kan man lägga in anteckningar och noteringar som inte syns under visningsläget. 3

5 Skapa en ny presentation När man vill skapa en ny presentation i PowerPoint finns det olika vägar att gå. Man kan välja att skapa en tom presentation, följa en innehållsguide eller använda en formgivningsmall. För att skapa en ny presentation går man in under menyn i den högra kolumnen (se punkt 4 på föregående sida), välj Ny presentation. Vad man väljer beror givetvis på ens önskemål, men kortfattat så innebär det: Tom presentation startar med ett nytt dokument utan några förinställningar. Man kan välja mellan olika fördefinierade layouter för att sedan anpassa dessa efter behov, och det går även att i efterhand applicera en formgivningsmall om man så önskar. Från formgivningsmall utgår från ett visuellt tema. Valet påverkar bland annat typsnitt, bakgrundsbild, knappar och färgval på text. Det finns en rad olika färgscheman tillgängliga. Vill man går det också att kombinera detta med en fördefinierad layout. Innehållsguiden skapar en presentation utifrån ett speciellt tema. Man går då igenom en stegför-steg instruktion om vad presentationen handlar om och får sedan förslag på en disposition för innehållet. Det senare fylls sedan i med riktig text. Oavsett vad man väljer så ska man sedan själv fylla presentationen med information. Den text som redan finns är så kallade dummies de är platshållare som inte kommer synas under själva presentationen utan är bara där för att visa var det är tänkt att text, bilder och andra objekt ska hamna samtidigt som de visar av vilken typ informationen förväntas vara. Det är givetvis sedan upp till den som skriver presentationen att använda sitt eget omdöme för vad som ska vara med eller inte och tänk på att man kanske inte ska använda mallarna rakt av då de är ganska lätta att känna igen, helst för de som sett ett antal presentationer redan. Vill man göra en egen layout och visuell framställning kan det vara praktiskt att ta fram den slutgiltiga formen innan man börjar lägga in informationen. Sedan kopierar man upp bilden och lägger in information på respektive sida, på så sätt får man rätt placering av textrutor och annat utan att behöva ställa in detta för varje enskild bild i presentationen. Jobbar man istället direkt med informationsframställningen i PowerPoint kan det vara lämpligt att arbeta i dispositionsläget. Det är mer anpassat för att spåna fram vilka detaljer som ska tas upp för att sedan struktureras och redigeras innan man tar itu med layout och grafisk form. Dispositionsläget är den arbetsgång som vi tänker använda under kursen, men det är förstås fritt att välja den metod som passar bäst. Viktigt att tänka på Då du skapar din presentation är det viktigt att planera så att åhörarna får ut så mycket som möjligt av din presentation. Det du kan tänka på är att en PowerPoint presentation används som stöd för åhörarna och för dig som håller i presentationen. Med det menas att ni inte ska stå och läsa från bildspelet, utan att det bara ska visa stödpunkter. 4

6 Det är viktigt att du lägger presentationen på rätt nivå; kan de ingenting eller är de experter inom det område som du kommer att hålla en presentation om? Då du fastslagit nivån kommer du in på själva planeringen. Den kan delas in i tre olika steg: 1. Tänk stort. I det här skedet är det som en brainstorming. Du bara skriver ner vad du kommer att tänka på, vad som är viktigt att ta fram. Använd gärna en disposition eller en mindmap. Vi använder oss av arbetsläget disposition. 2. Detaljer. Nu har vi kommit till det läget då vi ska börja sortera upp våra tankar från steg 1. Vi sorterar upp det så att vi får rubriker och punkter. I det här läget kommer vi att använda ett nytt verktygsfält som är speciellt för dispositionsläget. Flytta upp en nivå Flytta ner en nivå Flytta text vertikalt upp Flytta text vertikalt ner Dölj text Visa text Dölj alla Visa alla Översiktsbild Visa formatering 3. Formen. Detta är sista delen i skapandet av presentationen. I det här steget bestämmer du vilka typsnitt som ska användas, vilka färger som ska finnas, om du ska ha några bilder, vilka effekter du vill lägga till etc. Vi går då över till att arbeta i bildvisningsläget Utöver att veta vilken målgrupp man har är det bra att tänka sig in i under vilka omständigheter som presentationen sker. Frågeställningar som gäller åhörarna och är viktiga är: Varför lyssnar de? - Är nyfikna på ditt budskap - Vill roa sig - Vill få information och fakta - Är där som kritiker och motståndare - Av tvång, t ex uppdrag av chef, obligatorisk föreläsning osv. Vilka förkunskaper har de? - Inga alls - Allmänt intresse, kan något om bakgrunden och terminologin - Experter, behöver eventuellt inte veta bakgrund och allmänna teorier utan vill ha information om just ditt arbete och dina slutsatser. Kan terminologin. - Oavsett kunskapsnivå inom just ditt område kanske publiken har andra erfarenheter som du knyta an till. 5

7 Övning 1: Skapa en disposition Du ska nu göra första steget i att skapa en presentation: att tänka stort. Skriv in texten nedan bara rätt upp och ner, tänk inte på sorteringen bara skriv. Orientaliska mattor Allmänt Bygger på en artikel i Sydsvenska Dagbladet 11 nov 1998 växtfärgade garner är ljuskänsliga värdering kostar kronor Mattgrupper A Nomadiserade stammar Kashgai, Afshar, Kolyai ofta naturfärgade B Bymattan görs av bönder Hadudistriktet C Manufakturmattor Isfahan, Nain, Keshan, Ghom toppkvalitet, tillverkas i knyteri av anställda vävare D Hovmanufakturmattor Persien, Turkiet toppkvalitet, liten produktion, ofta i silke E Massproducerade anpassade för Europa och USA Fransen påsydd frans - maskingjord matta fransen går in i mattan - handknuten matta Åldersklassning Old år Semiantika år Antika över 100 år Värsta fiender Kaffe Kaffe betar in i ullen Använd inga rengöringsmedel (för det finns blekmedel i rengöringsmedel) Sug upp fläcken Försök sedan med vatten, om det inte finns en färg i mattan som blöder Häll potatismjöl eller talk för att torka upp vattnet Hundurin Vatten och ättika (ättika kan blekna) Mal Mattan kan angripas av mal, vare sig det ligger mörkt eller ljust Du har nu genomfört steg 1 i planeringen. Dags att gå till steg två då vi kommer in på detaljer. Det är nu dags att sortera upp ovanstående text så att vi får rubriker och punkter. 6

8 Övning 2: Sortera upp disposition Det är nu dags att sortera upp sina tankar så att du får rubriker och stödpunkter. Du skapar rubriker och stödpunkter genom att ge dem olika nivåer. Rubriker brukar vanligtvis vara på nivå 1 medan punkterna ligger på nivå 2 (se exempel). För att sortera använder vi det speciella verktygsfält som kommer upp då du går in i dispositionsläget. Om du vill flytta något placera markören på den rad som du vill redigera. Flytta upp en nivå Flytta ner en nivå Flytta text vertikalt upp Flytta text vertikalt ner Dölj text Visa text Dölj alla Visa alla Översiktsbild Visa formatering För att strukturera innehållet kan man använda verktygsfältet för disposition. Den finns under Visa -> Verktygsfält. Försök nå samma resultat som på bilden till höger, har du valt att arbeta med ett annat innehåll får du givetvis utgå från det. Allmänt gäller att man ska försöka hålla sig till att presentera en idé eller ett ämne på bild. Det är viktigt att man visar vad som är relevant för åhöraren och att informationen är kort och kärnfull. Nu är det dags att gå in i steg 3 där du ska lägga till färger, bilder, effekter etc. 7

9 Att arbeta med färg och form När du pratar om formen kommer du in på vilka typsnitt som ska användas. Det ska vara enkelt för dina åhörare att läsa din text och de ska inte bli trötta i ögonen. Försök att undvika teckensnitt som är kantiga eller för tunna. Många tycker kanske att skrivstils typsnitt är snyggt att använda, men tänk på att det är tröttande att läsa sådant under en längre tid. Tänk också på att det inte är säkert att just det typsnittet du väljer finns tillgängligt på den dator som kommer användas vid presentationen. Har man otur kan det förstöra mycket av layouten och göra att bilderna blir svårlästa eller att en del information till och med hamnar utanför det synliga området. Det är också viktigt att du använder rätt storlek på din text så att alla åhörare kan läsa den, även de som sitter längst bak. Det finns en regel som heter 3-meters regeln. Den går ut på att du ställer dig 3 meter från din datorskärm och ser om du kan läsa det som står där. Om du klarar det, så kan den som sitter längst bak i aulan också läsa det (tänk på att detta endast är en tumregel, beroende på storlek på projektionsyta och avstånd kan man klara sig med mindre textstorlek eller kanske ibland behöva större). Vill du vara säker så använder du storlek 44 på din text. Undvik att bland för många olika typsnitt och storlekar, rubriker sätts med fördel i ett typsnitt och samma gäller förstås för brödtexten. Då man har bestämt vilka teckensnitt du ska ha är det dags att välja färg på sin text. Då man väljer färg kommer man in på kontraster. Eftersom bakgrunden kommer att få färg måste man tänka på att kontrasterna mellan bakgrundsfärg och textfärg ska skilja sig så att man kan urskilja texten. En regel är att inte använda ljus text mot en ljus bakgrund eller en mörk text mot en mörk bakgrund. Undvik också att texten får liknande färgton som bakgrunden. Tänk även på att du kanske ska skriva ut din presentation på en skrivare. Har du inte tillgång till färgskrivare kan en del färger som är tydligt åtskilda på skärmen ha ungefär samma ljusvärde. När de konverteras till gråskala blir de nästan omöjliga att urskilja från varandra. Övning 3: Ändra textfärg Då du ska ändra textfärg börjar du med att markera den text som ska färgläggas. Sedan klickar du på ikonen för textfärg, du får då den färg som visas som ett tjockt streck under A:et. Svart färg är standarden, men om du klickar på den lilla pilen till höger kan du få fler färger. Sedan finns det ytterligare ett alternativ, fler textfärger. Klickar du där får du upp en palett att välja ifrån. 8

10 Övning 4: Ändra bakgrund Då du ska ändra bakgrunden högerklickar du på bakgrund och då får du upp en ny meny. Här väljer du bakgrund. I den nya menyn klickar du på den lilla pilen och kan då välja färger, fler färger eller fyllningseffekter. Fler färger tar fram en palett Fyllningseffekter ger dig möjlighet att lägga till fräcka effekter på din bakgrund såsom toning, mönster eller olika ytstrukturer. För att få mer liv i din presentation kan du välja att lägga på en toning. Det innebär att du kan välja att bland t ex två olika färger så att de går in i varandra. Om du vill ha fler färger är det bara till att klicka på pilarna. Det finns även valmöjlighet till att använda olika strukturer eller mönster. För att få fram dessa menyer är det bara till att klicka på den rätta fliken. 9

11 När man arbetar med färger finns det några saker att tänka på. Dels gäller det att bevara kontrasten på bilderna. Text och bakgrund får inte bli för svåra att urskilja från varandra och ska inte bara se bra ut på den skärm man har vid datorn hemma utan på en projektor. Platsen där man ska hålla sin presentation har mest troligt inte helt perfekta ljusförhållanden, så det kan vara klokt att inte ligga på gränsen för vad som är tydligt och kontrastrikt i just den miljö man själv befinner sig i när man testar. Tänk även på att runt sju procent av den manliga befolkningen har röd-grön färgblindhet och alltså har svårt eller omöjligt att urskilja en röd text på grön bakgrund. Bakgrundsbilder kan vara trevligt men är de för varierande eller stökiga kan det vara svårt att urskilja text som placeras över bilden eller att delar av texten smälter samman med bakgrunden på grund av låg kontrast. 10

12 Att arbeta med bilder Då man skapar en presentation så gör man det för att det ska vara som ett stöd för den som presenterar, men den ska även vara till hjälp för åhörarna så att de kan följa med i det som sägs. Då kan man ju använda sig av både text och bilder. Bilder gör ju att man använder fler delar av hjärnan till att ta till sig informationen och lagra den. Ju fler områden i hjärnan som stimuleras, desto lättare minns vi informationen. En sak som är viktig att tänka på, då du väljer vilka bilder du ska ha med i presentationen, är att bilderna ska vara relevanta för åhörarna. Om du står och pratar om frukt visa då inte en bild på en bil utan visa en bild på frukter. Då du ska infoga bilder så finns det två olika typer av bilder du kan använda: ClipArt eller egna bilder som du har hittat eller skannat in (.JPG.GIF.BMP etc.). Övning 5: Infoga bilder Då du ska infoga en ClipArt bild klickar du på den här ikonen: I högra kolumnen får du upp en del alternativ för att sortera och filtrera de bilder som finns i dina ClipArt-samlingar (dina egna, Office-paketets och de som finns på webben). De flesta ClipArtbilderna är uppdelade i olika kategorier, man kan välja att endast söka i vissa kategorier. Klicka på den bild du vill ha, eller klicka på pilen till höger på respektive bild för att få fram en meny över vad som kan göras med bilden (t ex kategorisering och information om bilden). Om det är så att ingen bild, faller dig i smaken, kan du koppla upp dig mot internet och hämta hem nya. Klicka då bara på ikonen föreställande en jordglob. I ClipArt-samlingarna finns även andra medieformat än bilder. Film- och ljudklipp samlas också här och kan filtreras i sökalternativen. Om det inte räcker med ClipArt går det att infoga bilder som du har hittat på Internet eller som du har scannat in. Då klickar du bara på Infoga i översta verktygsfältet och väljer Bildobjekt. Det ska nu dyka fram en ny rullgardinsmeny och här ska du välja Från fil. Du får upp en meny där du kan leta reda på din bild. Glöm inte att ändra om filformatet till Alla bilder. Då du har hittat din bild väljer du sedan att Infoga. 11

13 Markerar man ett bildobjekt i den presentation man arbetar med dyker det upp ett verktygsfält med de funktioner som finns i programmet för att hantera bilder. Skulle den av någon anledning inte dyka upp kan man alltid aktivera den via Visa -> Verktygsfält eller högerklicka på bilden och välja Formatera bild. Infoga bild Färg Öka kontrast Minska kontrast Öka ljusstryka Minska ljusstryka Beskär Rotera 90 åt vänster Linjeformat Komprimera bilder Ändra färg på bildobjektet Formatera bild Ställ in transparent färg Återställ bildobjektet 12