Kommunikationshandbok

Transkript

1 Linköpings kyrkliga samfällighet Kommunikationshandbok strategi steg för steg grafisk manual

2 Innehåll 1 Begreppsförklaringar. Telefonnummer mm 2 Vision och kärnvärden. Övergripande kommunikationsmål 3 Vad är en strategi? 4 Mediastrategi 5 Kriskommunikation (finns ej) 6 Kommunikationsplan 7 Planering av kommunikationsinsats 8 Checklista med exempel 9 Utvärdering 10 Beställningsblankett 11 Grafisk grundkurs 12 Grafisk manual: Användning av logotyp, färger och typsnitt 13 Manual för annonser och skyltar 14 Kommunikationspolicy (Informationspolicy antagen 2004) 15 Policy för reklam och sponsring

3 Vision och kärnvärden Kommunikationsvision Vår vision är den bild vi vill att människor ska ha av Svenska kyrkan och är densamma som på nationell nivå: Svenska kyrkan är en kyrka som människor har en positiv relation till och känner glädje över att tillhöra. Kärnvärden Kärnvärden är de värden som ska genomsyra all vår kommunikation. De är inte tänkta att användas som slagord eller ingå i någon slogan. Svenska kyrkans kärnvärden är närvaro, öppenhet och hopp. Närvaro Guds närvaro i världen föregår allt. Svenska kyrkan vill vara en följeslagare både i vardagen och vid gudstjänster och högtider som dop, konfirmation, vigsel och begravning. Svenska kyrkan vill vara nära glädjen och sorgen. Svenska kyrkan finns i hela Sverige och är en del av den världsvida kyrkan. Öppenhet Vi vill vara en öppen folkkyrka som välkomnar alla. Vi vill vara öppen för eftertanke, stillhet och samtal om tro och tvivel. Vi vill vara en lyhörd kyrka som vågar vara ärlig kring trons villkor i framtiden. Svenska kyrkan är demokratiskt uppbyggd. Alla kan vara med och påverka och på olika sätt ta ansvar för sin tro. Hopp Vi vill inspirera till framtidstro i både ljusa och mörka stunder. Varje människa har rätt till ett värdigt liv och vi vill bidra till att var och en kan uppleva sitt liv som meningsfullt. Det innersta i Svenska kyrkan är tron på Gud, en kärleksfull Fader, en levande och närvarande Kristus och en helig, livgivande Ande.

4 Övergripande kommunikationsmål Att bilden av vad vi gör är tydlig för en bred allmänhet Att nå ut till unga och föräldrar till barn upp till 18 år Att skapa och stärka människors engagemang i och samhörighet med Svenska kyrkan och församlingen. Att stärka samhörigheten mellan medarbetare i Svenska kyrkan i Linköping Att vår kommunikation är effektiv i förhållande till våra resurser.

5 Vad är en strategi? Kommunikationsstrategins syfte är att svara på frågan hur vi ska kommunicera för att leva upp till vision, kärnvärden och målsättning. En kommunikationsstrategi ska bidra till att stärka varumärket och skapa goda relationer. En väl utarbetad strategi är tänkt som ett verktyg för vår kommunikation både utåt och internt. Övergripande kommunikationsstrategi Vi ska alltid ha en tydlig avsändare, så att människor inte kan missuppfatta att våra församlingar tillhör Svenska kyrkan. Vår kommunikation ska upplevas som lätt att ta till sig Vår kommunikation ska vara tydlig, konsekvent och kontinuerlig. På de följande sidorna kan du läsa hur man planerar, genomför och utvärderar sin kommunikation.

6 Planering Målsättning Vad är målet med kommunikationsinsatsen, dvs, vad vill jag uppnå? Exempel på mål kan vara: Att skapa goda relationer Att påverka bilden av Svenska kyrkan hos en bred allmänhet Att förhindra utträden Att få fler männsikor att döpa sina barn Att få fler konfirmander Att öka antalet gudstjänstdeltagare Att öka antalet deltagare i körer och/eller gruppverksamhet Att få fler deltagare i ett visst evenemang, t ex konserter, gemenskapsdagar, pilgrimsvandringar, etc Man bör vara så tydlig man kan då man sätter sina mål. Det är exempelvis orimligt att tänka sig att man vill att alla ska besöka en aktivitet, eller att alla ska vara medlemmar i Svenska kyrkan. Fundera över vad som är en målsättning man kan leva upp till och vad som är önskvärt. Målgrupp Målgruppen är den grupp jag i första hand vill påverka. En väl definierad målgrupp bidrar till en bättre effekt och bättre använda pengar. Exempel på målgrupper är: Barn Ungdomar Barnfamiljer Unga vuxna Studenter Pensionärer Kvinnor/Män Invandrare Medlemmar Församlingsbor

7 Budskap (information) För att ett budskap ska nå sin mottagare och förstås på rätt sätt måste det anpassas efter både målsättning och målgrupp. Tänk efter vad det är du vill säga. Utgå alltid från den som ska ta emot ditt budskap. Det är inte säkert att det som är självklart för oss som arbetar i kyrkan är begripligt för den som inte är insatt i kyrkans liv. Budskapet ska kommunicera öppenhet och dialog. Budskapet ska ta hänsyn till målgruppens förkunskaper och intresseområden. Språket ska vara enkelt, rakt och vardagligt, samtidigt som det är korrekt och ger ett intryck av professionalitet. Undvik kyrkiska. Bilder och illustrationer ska vara tydliga och fungera som förstärkare av textbudskapet.

8 Kanalvalsstrategi Hur ska jag få ut mitt budskap på bästa sätt? Här behövs en mediastrategi. Medier väljs huvudsaklingen utifrån fyra kriterier: frekvens, tid/kontinuitet,räckvidd och genomslagskraft (signalstyrka). Frekvens/tid/kontinuitet Med frekvens menas hur ofta budskapet sänds ut. Bedriver man en kampanj som ska resultera i en viss handling hos mottagaren kanske man vill att denne ska nås av budskapet från flera håll under en begränsad tid. Ett exempel på detta är valkampanjer. Det är inte säkert att det är bättre att kampanjen pågår länge, då kan männniskor bli informationströtta innan evenemanget ens har ägt rum. Arbetar man däremot med långsiktiga mål, där syftet är att påverka attityder och att bygga varumärken, är det bättre att budskapet når mottagarna under en lång period, men kanske inte så ofta. Att förändra en attityd kan ta år och här gäller det att vara uthållig och konsekvent. Kännedom, nå många under en lång period låg frekvens Kunskap Attityd Beteende, handling Top of mind, det alla talar om hög frekvens, Exempel på medier med hög frekvens är radio och utomhusreklam (under själva kampanjen). Strategiska och långsiktiga mål nås bl a genom bio, populärpress och TV, medan taktiska mål som ska leda till handling nås genom dagspress och direktmarknadsföring. Räckvidd Det finns ingen anledning för oss att använda rikstäckande medier. Vi finns och verkar lokalt och då ska vi synas lokalt. Frågan är snarare hur lokalt, inom Linköping, inom samfälligheten eller inom den egna församlingen eller det egna distriktet. Frågan är också om vi med den valda kanalen når rätt målgrupp. En annan ovärderlig kanal är den personliga kontakten, men den har givetvis begränsningar i fråga om hur många du når. Stor räckvidd har t ex TV, utomhusreklam och morgonpress

9 Genomslagskraft Hur stor påverkan har den kanal jag valt och hur många människor nås samtidigt? Givetvis är det bästa att välja en kanal som har så stor genomslagskraft som möjligt, men oftast är detta kopplat till hur hög kostnaden är. TV har stor genomslagskraft, men är dyrt att använda och frågan är om kostnaden kan försvaras av det uppnådda målet. Bio har också hög genomslagskraft, liksom internet. Andra faktorer Naturligtvis finns det andra faktorer som påverkar kanalvalet. Vilka medier är människor välvilligt inställda till och vilka irriterar dem? Människor blir lättare arga på sådant de blir påtvingade. Det behöver inte nödvändigtvis betyda att det inte har någon påverkan. Reklam vi tycker om är t ex bioreklam, sponsring och oadresserad direktreklam. Reklam vi ogillar är e-post (SPAM), internetreklam och TV-reklam. Olika målgrupper nås via olika kanaler. Ungdomar har andra vanor än barnfamiljer och den äldre generationen. Invandrare, studenter och andra grupper har egna mötesplatser där de kan nås.

10 Checklista Kommunikation steg-för-steg Alla kommunikationsinsatser bör följa mallen analys, planering, genomförande och utvärdering Syfte Varför gör vi denna kommunikationsinsats? Vilken är målsättningen med kommunikationen/insatsen/kampanjen? Vad vill vi konkret uppnå på kort eller lång sikt? Målgrupp Vilken/vilka är vår/-a målgrupper?

11 Budskap Vilket/vilka är vårt/våra budskap? Kanaler Vilka kanaler ska jag använda för att nå bäst resultat med min kommunikation? Kostnadskalkyl Ev kostnader för tryck, annonsering, distribution

12 Utvärdering Utvärdering Blev resultatet det förväntade? Hur kom vi fram till det?

13 Beställningsblankett För beställning av informationstjänster på kyrkoförvaltningen Församling/enhet Kontaktperson (namn och telefon): Beskrivning av uppdraget: (uppgifterna ifylls efter behov och efter uppdragets art) Syfte: Målsättning: Målgrupp: Budskap: Produkt Antal: Storlek: Papper, kvalitet och vikt Muntlig kontakt önskas Ja Nej Önskas färdigt

14 Ordlista Vision Strategi Taktik Policy Information Framtidsbild av hur vi vill att organisationen ska utvecklas Långsiktigt arbete för att påverka attityder, skapa relationer och bygga varumärke Å tgärd för att framkalla handling Det dokument som styr ansvarsfördelningen i en organisation Strategiska och taktiska budskap Kommunikation Betyder göra gemensamt, dvs den process som sker när ett budskap förmedlas. Kommunikation innefattar både sändare,budskap, kanal, eventuella störningar, mottagare och tolkning.

15 Kontakter Annonser Corren och Extra Linköpingsposten Tryckerier Centraltryckeriet LTAB Övriga Lennart Bladh Canal Lokal webbadresser Material för informatörer Svenska kyrkans bildbyrå Egna kontakter

16 Grafisk manual Den grafiska manualen är hämtad från Svenska kyrkans webbplats och utgör de delar av manualen som handlar om logotyp, färger och typsnitt.

17 Mediastrategi Målet för våra kontakter med media är att ge samhället en positiv bild av Svenska kyrkans liv och verksamhet. Goda kontakter med media gör det lättare för oss att få fram vårt budskap. Media är dock inte en intressent, utan en kanal. Om du blir kontaktad av media: Vem äger frågan? Om du inte är säker på det, hänvisa till samfällighetens informatör. Om du äger frågan: Var vänlig och tillmötesgående, men lämna inte ut personer. Säg alltid sanningen. Var saklig. Svara bara på det som journalisten frågar. Spekulera inte. Vet du inte svaret, säg det och be att få återkomma då du tagit reda på hur det förhåller sig. Om du framför en personlig åsikt, var noga med att tala om att det är din egen, inte organisationens. Pressmeddelande Att skicka ett pressmeddelande är att aktivt söka kntakt med media. Tänk efter om det du vill att man ska skriva om är av allmänt intresse. Skriv kortfattat, börja med huvudbudskapet och spara eventuella detaljer till slutet. Var noga med att formulera en intressant och intresseväckande rubrik. Använd ett tillgängligt språk. Ange alltid tydligt avsändare och datum. Om det handlar om ett evenemang, ange tid, plats och hur man kommer dit. Ange alltid en kontaktperson som vid behov kan lämna ytterligare information. Spara alltid en kopia! Det värsta som kan hända är att artikeln inte blir publicerad...

18 Kriskommunikation Kriskommunikation i Svenska kyrkan i Linköping En kris är en händelse som utgör ett hot mot människor, materiella eller immateriella värden och som samtidigt riskerar minska vårt förtroendekapital. Kriser kan vara av två slag: de som utlösts av en traumatisk händelse t ex olycka eller brand, eller förtroendekriser. De förstnämnda kan, illa skötta, utvecklas till de senare. Risker som kan bli kriser: Skandaler Regel- och lagbrott Arbetskonflikter Ekonomiska brott Datorhaveri Dödsfall Naturkatastrof Politiska frågor Miljöutsläpp Svåra olyckor Faktorer som är avgörande för en lyckad kommunikationsinsats: Snabbhet Med beredskap ökar snabbheten. Ingen kris är väntad, då vore det ingen kris. Se över vilka handlingar som ska finnas i en pärm som alla känner till. En kriskommunikationsplan ska innehålla uppgifter om ansvar och rollfördelning. De ska vara tillgängliga, regelbundet uppdaterade, reviderade och praktiserade. I kriskommunikationsplanen ska finnas aktuella telefonnummer och kontaktpersoner. Entydighet En eller ett fåtal talesmän. Alla bör känna till vem man ska vända sig till och vem som äger just den här frågan. Korrekthet och noggrannhet All information bör vara kvalitetssäkrad, dvs en ensam talesman eller en grupp har till uppgift att granska all information i omlopp.

19 Omvärldsanalys Regelbundet uppdaterade omvärldsanalyser ökar situationsanpassningen Öppenhet En öppen dialog med intressenterna ökar förtroendet Förebyggande arbete Ju högre förtroendekapital en organisation har, desto lättare har man att få gehör i en kris. Detta kräver ett gediget grundarbete då normaltillstånd råder. All kommunikation bör ske enligt gällande strategier. Alla aktiviteter bör konsekvensanalyseras med tanke på hur de kan uppfattas utåt. Definiera och åtgärda svaga länkar.

20 Grafisk grundkurs Layout bygger på kontraster och harmonier. Mycket av det som upplevs som välkomponerat bygger på urgamla principer om mått och format. Gyllene snittet Många konstnärer inom bildkonst och arkitektur har fascinerats av gyllenen snittet (GS) och använt det i sina arbeten. Våra vanliga format A4 och A5 bygger just på GS. Andra exempel är grekiska tempel, tidnigar, böcker och t o m tändsticksaskar. Geometriskt bygger GS på att en linje delas i två olika långa delar, så att den lilla delen (A--B) förhåller sig till den stora delen (B--C) som denna förhåller sig till linjen i dess helhet (A--C). A B C Detta kan räknas ut matematiskt och beskrivas i en serie, vars proportioner blir ungefär: 3:5:8:13:21:34 osv. Proportionsskalan kan tillämpas som vägledning vid val av storlek på typsnitt, sidformat och bilder.

21 Optiska mittpunkten Optiska mittpunkten är det ställe dit ögat automatiskt söker sig. Det kan vara bra att ha i åtanke då man utformar sin affisch, annons, broschyr eller tidning. Faktiska mitten Optiska mittpunkten Faktiska mitten på andra sidan Optiska mittpunkten för första sidan Optiska mittpunkten för uppslag

22 Text Läs vad som står om typografi i grafiska manualen. Termer Gemena Versaler Kapitäler små bokstäver med staplar och underhäng (a,b,c,d) stora bokstäver som alla har full höjd (A,B,C,D) (small caps) har formen av versaler, men på samma höjd som gemena utan staplar eller underhäng (a,b,c,d) Typsnitt (teckensnitt) Tecken (bokstav, siffra eller annat tecken)grupperas i teckenfamiljer efter hur de är konstruerade.dels beror det på om teckensnittet baseras på ovalen eller cirkeln, dels på om det har eller saknar seriffer, alltså de fötter som en del bokstäver har nertill på staplarna. Man kan dela in tecknen i fyra huvudgrupper: Antikva, som har seriffer och som oftast används i brödtext. Linjerna kan variera i grovlek. Detta teckensnitt, Sabon, är ett sådant. Linjärer, som saknar seriffer. Foundry Sterling är en linjär. Skripter, som efterliknar skrivstil, t ex Caflish Script. Extremer, ornater och gotiker är fantasifulla teckensnitt som används i första hand i namn och logotyper. Då man använder olika teckensnitt tillsammans bör man stäva efter kontraster, inte likhet. Använd t ex inte två linjärer tillsammans, Teckensort Teckensort är de olika stilvariationer som finns, t ex fet (bold), halvfet (demi), kursiv (italic), mager (light). Genom dessa kan man skapa kontraster i texten. Textens storlek Tecknets storlek kallas teckengrad. Teckengraden bestäms av sammanhanget och av läsbarheten. Utgå från brödtexten (den löpande texten). Antalet tecken per rad bör helst vara 55 till

23 60 (inkl blanksteg) för att ögat ska kunna följa raderna på ett enkelt sätt. Rubriker och eventuella mellanrubriker sätts efter gyllene snittets princip. (Om brödtexten är 13 punkter bör alltså rubriken vara 21 punkter.) Om man väljer mellan två teckengrader i en rubrik, välj det mindre. Bilder Bild och text kompletterar varandra på ett oslagbart sätt. Bilder kan antingen vara teckningar eller foton. Några bildfilformat: JPEG el. JPG är ett komprimerat bildformat som tar liten plats i datorn. Det komprimeras genom att detaljer tas bort varje gång man sparar om bilden. Man kan därför inte spara om JPEG alltför många gånger. TIFF kan sparas om hur många gånger som helst utan att försämras. Kan tryckas. Tar mycket plats i datorn. EPS ett format som oftast används för loggor i tryck, därför att bilden kan dras ut i storlek utan att försämras. PNG, är ett format för grafiska bilder för utskrift i skrivare. Bitmap används för tecknade bilder i t ex Word Digitala bilder har en storlek som visas i dpi, dots per inch. För utskrift i skrivare bör bilden ha en upplösning av 150 dpi i utskriftsstorlek, för tryck fordras 300 dpi. Tänk på detta när du tar bilderna med digitalkamera. En stor bild kan minskas, men det är svårt att göra en liten bild större. Färger Det finns flera olika färgsystem. CMYK är det fyrfärgssystem som används vid tryck. Färgerna är cyan, magenta, gul och svart, som egentligen är en blandning av de tre övriga. RGB är det system som används digitalt. Färgerna är rött, grönt och blåviolett. Varje färg har en komplementfärg som i en cirkel ligger mitt emot varandra. Komplementfärgerna får varandra att lysa. Vem har inte sett hur vacker en orange blomma är i en blå vas? Blått - orange Grönt - rött Violett - gult

24 Att göra en layout Att göra en layout är att sätta ihop de olika text- och bildelementen till en fungerande helhet. De vanligaste felen man gör är att man har för många och för små element i samma dokument. Även om man har flera bra bilder, välj en och låt den synas. Några grundregler är: Håll ihop de olika delarna i dokumentet. Följ gärna en linje eller en axel med två korsande linjer. Om marginalerna inte har samma mått, ska den bredaste vara i botten och den smalaste i toppen. Var inte rädd för luft, men låt den finnas runtomkring, inte mitt bland text och bilder. Håll ihop stycken och rubrik Låt färg, form och storlek bilda kontraster. Centrera inte med automatik. Om du ändå gör det, se till att ha en bred bas. Se till att texten går att läsa. Svart text på mörk bakgrund är svårläst! B-axel SE HIT! Kjdshfö lgjllfhjg häm nxcvhgoirutuiot yuodiugothgg hgdf khgfjdghflghf dk jgh dfgj khrfg kjhrtg ö äo erkjnv kjtg ht45nfjhg rthyo ey jf ngfjknvdfug4uo5tu rtroi ert ertoiujeriot r eiot wertriu r uer retu rt retu retior tuirot rtu ret rtuiort et ret t rret6y7787 t ert5y A-axel Till vänster: Dokumentet är uppbyggt kring två axlar Luften runtomkring -breda marignaler Komplementfärger gul - violett Textkontraster genom teckensnitt, storlek och teckensort En stor bild

25 Kommunikationsplan och kalender En kommunikationsplan är en plan för ett år i taget som tar hänsyn till årets händelser och aktiviteter. Planen har sin grund i kommunikationsstrategin och ska sträva efter att uppfylla vision och mål. För att kunna göra en väl fungerande kommunikationsplan bör man med jämna mellanrum uppdatera sin omvärldsanalys. En kommunikationsplan bör upprättas inför varje nytt verksamhetsår. På nästa sida finns en mall för en kommunikationsplan.

26 Mall för kommunikationsplan Verksamhetsår: Församling: Vi planerar följande kommunikationsinsatser: Återkommande händelser under året Tid Aktivitet Ansvarig Kommentar, t ex kostnad eller tidsåtgång

27 Övriga händelser och evenemang Varje arrangemang beskrivs närmare i resp. checklista Tid Aktivitet Ansvarig Kommentar, t ex kostnad eller tidsåtgång

28 Gemensam informationspolicy för Linköpings kyrkliga samfällighet Fastställd av kyrkofullmäktige 12 november 2003