Business Communications Manager

Transkript

1

2 Opdatering af Business Communications Manager 3.0 til brugervejledningen Desktop Messaging Business Communications Manager Sådan slettes Desktop Messaging-meddelelser Microsoft Outlook og Microsoft Exchange Det at slette meddelelser håndteres på en anden måde i denne version af Desktop Messaging. Når du sletter en meddelelse i Microsoft Outlook eller Microsoft Exchange, flyttes meddelelsen til mappen Slettet post. Outlook sletter permanent disse meddelelser fra CallPilotpostkassen, når du afslutter Outlook. Meddelelserne slettes med det samme, når du afslutter. I tidligere versioner af Desktop Messaging, blev slettede meddelelser ikke slettet permanent, før du fjernede dem fra mappen Slettet post. Lotus Notes Når du sletter en meddelelse i Lotus Notes, flyttes den til mappen Papirkurv. Hvis du vil slette disse meddelelser permanent, skal du vælge Handlinger og klikke på Tøm papirkurv. Hvis du vil slette en meddelelse, mens den er åben, skal du klikke på ikonet Tøm papirkurv på værktøjslinjen i den åbne meddelelse for at slette hele meddelelsen. Meddelelsen slettes permanent og flyttes ikke til mappen Papirkurv. Novell GroupWise Hvis du bruger Novell GroupWise, og du sletter en CallPilot-meddelelse, slettes meddelelsen med det samme. Den flyttes ikke til en mappe med slettet post. Internet Mail-klienter Internet Mail-klienter (Netscape Messenger, Microsoft Outlook Express, Microsoft Outlook 98 og Eudora Pro) flytter som standard slettede CallPilot-meddelelser til mappen Slettet post eller Papirkurv, hvor du kan gendanne meddelelserne eller slette dem permanent. De meddelelser, der gemmes i denne mappe, bliver i CallPilot-postkassen på CallPilotserveren, indtil de bliver slettet permanent. Tøm denne mappe for at slette meddelelserne permanent. Se onlinehjælp til -klienten for at få yderligere oplysninger. Produkt- og dokumentationsopdateringer til Business Communications Manager Gå til Nortel Networks ITAS websted på for at få de seneste oplysninger om produkt- og dokumentationsopdateringer til Business Communications Manager.

3 CallPilot Desktop Messaging Referenshandbok Produktversion 1.07 Standard 1.0 April 2000

4 Välkommen till CallPilot Desktop Messaging CallPilot Desktop Messaging från Nortel Networks gör att du kan komma åt din CallPilotbrevlåda från din dator. Du kan hantera alla meddelanden via telefon, fax och e-post i ett grafiskt gränssnitt. Du kan fortfarande när som helst nå din brevlåda från din telefon. I CallPilot Desktop Messaging kan du skicka och ta emot röst-, fax- och textmeddelanden. Du kan använda CallPilot Desktop Messaging på många olika sätt: Avlyssna dina röstmeddelanden. Visa och skriva ut faxmeddelanden. Spela in och skicka röstmeddelanden. Skapa och skicka faxmeddelanden. Vidarebefordra och svara på röst- och faxmeddelanden. Lägga till information om meddelanden, t.ex. brådskande eller privat. Lägga till bilagor till meddelanden bestående av röst, fax eller text. Skapa personliga distributionslistor för Desktop Messaging. Ändra lösenordet till CallPilot. Den direkthjälp som medföljer CallPilot Desktop Messaging innehåller mer detaljerad information som inte ingår i den här handboken. i

5 Innehåll Välkommen till CallPilot Desktop Messaging...i Logga in... iii Byta CallPilot-lösenord... iv Microsoft Exchange/Outlook CallPilot Desktop Messaging för Microsoft Exchange/Outlook...1 Granska dina meddelanden...2 Nytt meddelande...4 Vidarebefordra och svara på meddelanden...6 Lägga till bilagor i meddelanden...7 Adressera meddelanden...7 Skapa personliga distributionslistor...9 Ange information för meddelanden...10 Lotus Notes CallPilot Desktop Messaging för Lotus Notes...1 Granska dina meddelanden...2 Skapa meddelanden...4 Vidarebefordra och svara på meddelanden...6 Lägga till bilagor i meddelanden...7 Adressera meddelanden...7 Skapa CallPilot-distributionslistor...9 Ange information för meddelanden...9 Novell GroupWise CallPilot Desktop Messaging för Novell GroupWise...1 Granska dina meddelanden...2 Skapa meddelanden...4 Vidarebefordra och svara på meddelanden...6 Lägga till bilagor i meddelanden...7 Adressera meddelanden...7 Skapa personliga distributionslistor...9 Ange information för meddelanden...9 Internet Mail Clients CallPilot Desktop Messaging för e-postklienter för Internet...1 Använda CallPilot Player...1 Granska dina meddelanden...2 Skriva och skicka meddelanden...2 Web Messaging CallPilot Web Messaging...1 Granska dina meddelanden...2 ii

6 Logga in Använd ditt CallPilot-lösenord för att logga in till Desktop Messaging. Logga in från Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, Lotus Notes eller Novell GroupWise 1 Öppna Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, Lotus Notes eller Novell GroupWise. 2 I den dialogruta som visas skriver du ditt CallPilotlösenord i rutan Lösenord. 3 Klicka på OK. Logga in från ditt e-postprogram på Internet 1 Öppna ditt program för e-post på Internet. Dialogrutan Lösenord liknar den som visas här till höger. 2 Skriv ditt CallPilot-lösenord i rutan Lösenord. 3 Klicka på OK. Logga in på CallPilot Web Messaging 1 I din webbläsare går du till adressen för CallPilot Web Messaging. 2 Skriv ditt brevlådenummer i rutan. Detta är normalt ditt anknytningsnummer på telefonen. 3 Skriv ditt CallPilot-lösenord i rutan Lösenord. 4 Klicka på Logga in. Fjärrinloggning Du kan logga in på din CallPilot-brevlåda från alla datorer som har Desktop Messaging installerat och som är konfigurerad på samma sätt som din dator. Du kan t.ex. använda en dator som ställts in för gäståtkomst eller din hemdator med en uppringd anslutning till servern. Du kan behöva tala först så att ett röstmeddelande spelas upp, om det inte spelas upp omedelbart. iii

7 Byta CallPilot-lösenord Du kan ändra ditt CallPilot-lösenord via Desktop Messaging eller via telefonen. Byta CallPilot-lösenord från Microsoft Exchange eller Microsoft Outlook 1 Klicka på Tjänster under Verktyg i Inkorgen. 2 Klicka på fliken Tjänster och markera CallPilot Desktop Messaging. Klicka på Egenskaper och sedan på fliken Allmänt. 3 Klicka på Ändra lösenord Byta CallPilot-lösenord från Lotus Notes 1 I Inkorgen klickar du på CallPilot-konfiguration under Åtgärder och sedan på fliken Allmänt. 2 Klicka på Ändra lösenord. Byta CallPilot-lösenord från Novell GroupWise 1 I Inkorgen klickar du på CallPilot Desktop Messaging under Verktyg. Välj Alternativ för CallPilot Desktop Messaging och klicka på fliken Allmänt. 2 Klicka på Ändra lösenord. Byta CallPilot-lösenord från e-postprogram för Internet CallPilot Player måste vara installerat på datorn. 1 Gå till Windows Start-meny och klicka på Program > Nortel Networks CallPilot Desktop Messaging och klicka sedan på CallPilot Audio Player. 2 Välj Alternativ under Verktyg och välj sedan fliken IMAP-serverkonfiguration. 3 Klicka på Ändra lösenord. Byta CallPilot-lösenord från Web Messaging CallPilot Player måste vara installerat på datorn. 1 Gå till Windows Start-meny och klicka på Program > Nortel Networks CallPilot Desktop Messaging och klicka sedan på CallPilot Audio Player. 2 Välj Alternativ under Verktyg och välj sedan fliken IMAP-serverkonfiguration. 3 Klicka på Ändra lösenord. Så här ändrar du ditt lösenord. Skriv ditt: 1 Nuvarande lösenord i rutan Gammalt lösenord. 2 Nya lösenord i rutan Nytt lösenord. 3 Nya lösenord igen i rutan Bekräfta lösenord. 4 Klicka på OK. iv

8 CallPilot Desktop Messaging för Microsoft Exchange/Outlook När du öppnar Microsoft Exchange eller Microsoft Outlook, visas dina CallPilot-meddelanden i Inkorgen under CallPilot Meddelandelagring. I Inkorgen kan du öppna, flytta, kopiera, ta bort, vidarebefordra och svara på meddelanden samt skriva nya meddelanden. CallPilot-indikatorn i systemrutan i Windows blir röd när du har ett nytt meddelande. Meddelandelagringen för CallPilot innehåller CallPilotmeddelanden som tagits emot, skickats och tagits bort När du tar bort ett meddelande från Inkorgen flyttas det till mappen Borttaget. Du tar bort meddelanden permanent från CallPilot-brevlådan genom att tömma mappen Borttaget. Du kan flytta och kopiera ett meddelande till en annan mapp. Behåll den nya mappen i Meddelandelagring för CallPilot om du vill kunna komma åt meddelandena från telefonen. Du öppnar ett meddelande genom att dubbelklicka på meddelanderaden Utropstecknet visar att är brådskande Nya meddelanden visas med fetstil Gemikonen visar att har en bifogad fil Du skapar ett nytt meddelande genom att klicka på ikonen Nytt CallPilot-meddelande Datum och tid för mottagning Läskvitto visar att ditt meddelande har öppnats av mottagaren Ämnet visar avsändarens telefonnummer och om är röst, fax eller text. Röstmeddelanden visar varaktighet, medan faxmeddelanden visar ID och antal sidor. Leveranskvitto visar att ditt meddelande har tagits emot Arbeta fristående För att du ska kunna arbeta fristående behöver du en dator som har Desktop Messaging installerat och konfigurerat på samma sätt som på din vanliga dator. Logga in på Microsoft Exchange eller Microsoft Outlook och klicka på CallPilot Desktop Messaging under Verktyg. Klicka sedan på Hämta alla CallPilot-meddelanden. Du kan sedan arbeta fristående, och läsa dina meddelanden och logga nya meddelanden från din dator. CallPilot sparar dina nya meddelanden i Utkorgen och skickar dem nästa gång du loggar in på CallPilot-servern. CallPilot Desktop Messaging för Microsoft Exchange/Outlook 1

9 Granska dina meddelanden Spela upp ett röstmeddelande Du öppnar ett röstmeddelande genom att dubbelklicka på meddelanderaden. När du öppnar ett meddelande som bara innehåller röstinformation visas CallPilot Player omedelbart. I meddelanden som innehåller både röstinspelningar och fax eller text klickar du på röstikonen för att öppna CallPilot Player. Du kan välja att spela upp dina röstmeddelanden via din telefon eller din dator genom att klicka på telefon- eller datorikonen i CallPilot Player. Du kan ändra det här valet när som helst. Om du väljer telefonläget ringer telefonen när du öppnar ett meddelande, och spelas upp när du svarar. I datorläget spelas meddelandena upp via datorns högtalare eller hörlurar. Klicka så stängs Öppna nästa meddelande Öppna föregående meddelande Placering i Vidarebefordra Svara alla Meddelandets varaktighet Svara Ta bort hela Spela upp/spela upp igen Stopp Justera volym Gå till början av Hoppa bakåt Gå till slutet av Hoppa framåt Status Justera hastighet Klicka här om du vill spela upp alla meddelanden på datorn Klicka här om du vill spela upp alla meddelanden på telefonen Ändra standardenhet för ljud och telefonnummer Du kan ändra standardljudenhet i CallPilot Player genom att klicka på telefon- eller datorikonen. I Inkorgen i Exchange eller Outlook kan du välja Alternativ under Verktyg. Klicka på Tjänster och välj Profil. Klicka sedan på Egenskaper, klicka på fliken Ljud och välj antingen Telefon eller Dator. Om du vill ändra det standardtelefonnummer som CallPilot ringer för att spela upp dina röstmeddelanden, ska Telefon ha valts som ljudenhet på fliken Ljud. Ändra sedan telefonnumret. 2 CallPilot Desktop Messaging för Microsoft Exchange/Outlook

10 Granska dina meddelanden (forts) Visa ett faxmeddelande För att kunna visa fax i Desktop Messaging ska Imaging för Windows vara installerat på datorn. Dessutom måste CallPilot-administratören ha aktiverat brevlådans faxfunktion. Du öppnar ett faxmeddelande genom att dubbelklicka på meddelanderaden. När du öppnar ett meddelande som bara innehåller faxinformation visas faxet omedelbart. I meddelanden som innehåller både röstinspelningar och fax eller text klickar du på faxikonen för att visa faxet. Faxet kan förminskas eller förstoras. Du kan rotera det, flytta det, spara det, lägga till en röstkommentar till det sparade faxet, vidarebefordra, svara samt skriva ut det. Klicka så stängs Öppna nästa meddelande Skriv ut Ta bort hela Markera en del av bilden Dra/bläddra Öppna föregående meddelande Svara, Svara alla, Vidarebefordra Ändra sidvisning Gå till nästa eller föregående sida Rotera vänster Rotera höger Zooma in Zooma ut CallPilot Desktop Messaging för Microsoft Exchange/Outlook 3

11 Nytt meddelande Du kan skapa meddelanden där röst, fax och text kombineras. Ett meddelande kan vara ett helt nytt meddelande, ett svar på ett mottaget meddelande eller en inledning till ett vidarebefordrat meddelande. Innan du skickar ett meddelande kan du lägga till bilagor och ange alternativ. Spela in och skicka ett röstmeddelande Du skapar ett röstmeddelande genom att öppna ett nytt CallPilot-meddelande och spela in ett meddelande från din dator eller din telefon. Du kan skicka direkt eller senare. 1 Klicka på ikonen Nytt CallPilot-meddelande i verktygsfältet i Microsoft Exchange eller Microsoft Outlook. 2 I det nya meddelandefönstret klickar du på telefonikonen i verktygsfältet. CallPilot Player öppnas. 3 I CallPilot Player klickar du på den röda inspelningsknappen för att börja spela in. 4 Om du spelar in från datorn spelar du in via en mikrofon som ska vara ansluten till ljudkortet i datorn. Klicka på Stopp när du vill sluta spela in. Om du spelar in från telefonen svarar du när det ringer. Spela in ditt meddelande efter tonen. Klicka på Stopp när du vill sluta spela in och lägg sedan på. 5 Klicka på Till om du vill öppna din personliga distributionslista eller CallPilot-distributionslistan, eller skriv den formaterade adressen i fältet Till. Information om hur du adresserar finns på sidan 7. 6 Lägg till bilagor och ange alternativ efter behov. Se sidan 6 och 8. 7 Klicka på Skicka i verktygsfältet. Skicka meddelande Spara meddelande Klicka här om du vill gå till distributionslistan för CallPilot eller den personliga distributionslistan Meddelandealternativ: Brådskande eller Normal Leverans Allmänt eller Privat Läsning och Leverans bekräftelse begäran Stopp Justera volym Spela in Justera hastighet Klickar på telefonikonen i verktygsfältet, så visas CallPilot Player. Spela sedan in. Klicka på ikonen Bifoga fil om du vill bifoga en röst-, faxeller textfil Klicka här om du vill spela in alla meddelanden på datorn Klicka här om du vill spela in alla meddelanden på telefonen 4 CallPilot Desktop Messaging för Microsoft Exchange/Outlook

12 Nytt meddelande (forts) Spara ett nytt röstmeddelande som fil Du kan spela in ett röstmeddelande och spara det som en ljudfil för att använda det senare. 1 I ett nytt CallPilot-meddelande spelar du in ett meddelande och väljer sedan Spara som under Arkiv. 2 I rutan Filnamn döper du filen. Välj en mapp där filen ska sparas och klicka sedan på Spara. För en röstfil ska filtillägget, d v s de tre bokstäver som kommer efter punkten i alla filnamn, vara.vbk om alla dina mottagare är CallPilot-användare. Spara röstfiler som.wav-filer om någon av mottagarna inte använder CallPilot. Ett textformat har filtillägget.txt eller.rtf. Skapa och skicka ett faxmeddelande För att du ska kunna skicka fax måste din CallPilot-brevlåda ha faxfunktioner. De som tar emot ditt fax måste också ha faxfunktioner för att kunna visa faxet på sina datorer. Om någon mottagare öppnar från en telefon kan de bara visa faxet genom att skriva ut det via en fax. Din standardwebbläsare måste vara Internet Explorer. 1 Öppna det dokument du vill faxa. Det får vara högst 21,5 cm brett. 2 Klicka på Skriv ut under Arkiv. 3 I listan med skrivare väljer du Nortel Fax och klickar sedan på Skriv ut eller OK. 4 Dialogrutan Skapa faxmeddelande visas. Innan du skickar faxet kan du lägga till fler dokument, t.ex. ett försättsblad, genom att upprepa steg 1 till 3. Du kan också visa faxet och spara det som en fil. 5 Välj något avsändningsalternativ. Du skickar faxet till en fax genom att ange numret och klicka på Skicka. Du skickar ditt fax till en CallPilot- eller e-postmottagare genom att välja Skicka med... och sedan klicka på Skicka. Filformat och filens titel Markera det här alternativet om du vill skicka ditt fax till en fax Markera det här alternativet om du vill skicka ditt fax till en brevlåda Spara faxet som en.tif-fil typ f om du vill skicka det senare Visa den markerade bilden Ta bort den markerade bilden Ändra filernas ordning i faxlistan Klicka på Skicka när du har valt lämpliga alternativ för avsändning 6 Om du valde Skicka med... kan du lägga till en röstkommentar till faxet. I dialogrutan Röstanteckning klickar du på Ja och spelar in röstfilen. Klicka på Nej om du bara vill skicka ett fax. CallPilot Desktop Messaging för Microsoft Exchange/Outlook 5

13 Nytt meddelande (forts) 7 Ett nytt meddelandefönster öppnas med din faxfil bifogad. Klicka på Till om du vill öppna din personliga distributionslista eller CallPilotdistributionslistan, eller skriv den formaterade adressen i fältet Till. Information om hur du adresserar finns på sidan 7. 8 Lägg till bilagor och ange alternativ efter behov. Se sidan 6 och 8. 9 Klicka på Skicka. Skapa och skicka ett textmeddelande Du skapar ett textmeddelande genom att öppna ett nytt CallPilot-meddelande. Skriv eller klistra in en text i det och klicka sedan på Skicka meddelande. Du kan spara ett textmeddelande som en fil genom att välja Spara som under Arkiv och spara det som en textfil med filtillägget.txt. Vidarebefordra och svara på meddelanden Du kan vidarebefordra ett meddelande du fått och skriva en inledning till det. Du kan också besvara ett meddelande, antingen till avsändaren eller till avsändaren och alla mottagare. Vidarebefordra eller svara på ett meddelande 1 I ett öppet meddelande klickar du på Vidarebefordra, Svara eller Svara alla. 2 Följ anvisningarna för att skriva ett meddelande. Se sidan 4. 3 Du adresserar ett vidarebefordrat meddelande på samma sätt som ett nytt meddelande. Svar adresseras automatiskt. Du kan ändra ämnesraden innan du skickar. 6 CallPilot Desktop Messaging för Microsoft Exchange/Outlook

14 Lägga till bilagor i meddelanden Innan du skickar ett meddelande kan du bifoga ett röstmeddelande, ett fax eller text. Röstfilerna kan vara i både.vbk- och.wav-format för CallPilot-mottagare, men de måste vara i.wav-format för mottagare som inte använder CallPilot. Faxfiler ska vara i formatet.tif. Textfiler ska vara i.txt-format. Bifoga en fil till ett meddelande 1 Klicka på Bifoga fil i ett nytt CallPilotmeddelande. 2 Skriv eller markera namnet på den fil du vill bifoga i rutan Öppna fil. 3 Klicka på Öppna för att bifoga filen och återgå till det nya. Bifoga fil Adressera meddelanden Så här hämtar du distributionslistan för CallPilot Distributionslistan för CallPilot innehåller namn och adresser till alla användare på den lokala CallPilotservern. Du kan inte redigera den här listan. Du använder CallPilot-distributionslistan genom att hämta den till din dator. 1 Klicka på Tjänster under Verktyg i Inkorgen. Klicka sedan på CallPilot Desktop Messaging på fliken Tjänster. 2 Klicka på Egenskaper och sedan på fliken Distributionslista. 3 Klicka på Hämta nu. Om du vill uppdatera listan regelbundet, klickar du på Påminn mig och anger antalet dagar mellan påminnelserna. 4 Klicka på OK för att återgå till Inkorgen. CallPilot Desktop Messaging för Microsoft Exchange/Outlook 7

15 Adressera meddelanden (forts) Lägga till CallPilot-adresser i din personliga distributionslista Du kan lägga till CallPilot-adresser till listan med e-postadresser i din personliga distributionslista. Du kanske vill kunna skilja på CallPilot-adresser och andra e-postadresser. Lägg då till CallPilot efter mottagarens namn. Du kan också lägga till distributionslistor i den personliga distributionslistan. Om du vill lägga till en adress i din personliga distributionslista dubbelklickar du på ett namn i CallPilot-distributionslistan. I Egenskaper klickar du på Lägg till i personlig distributionslista. Du kan också skapa en adress manuellt och lägga till den i din personliga distributionslista. 1 Välj Adressbok under Verktyg. 2 Välj Ny uppgift under Arkiv. Välj CallPilotadress, markera Placera uppgiften i Personlig distributionslista och klicka på OK. 3 I CallPilot- Allmänt väljer du lämplig adresstyp i kombinationsrutan. 4 Ange adressinformationen. I direkthjälpen finns mer information om rätt adressformat. 5 Klicka på OK. Adressera ett meddelande från din personliga distributionslista eller CallPilot-distributionslista 1 Klicka på Till i ett nytt CallPilot-meddelande. 2 I listan Visa namn väljer du CallPilot-distributionslistan eller din personliga distributionslista. 3 Välj namn på mottagaren eller distributionslistan. 4 Klicka på Till ->. Du kan välja en eller flera adresser, och klicka på Till -> efter var och en av dem. 5 Klicka på OK för att återgå till det nya CallPilot-. Adressera ett meddelande manuellt Du kan skriva en adress direkt i fältet Till i ett nytt meddelande. Skriv adressen inom hakparenteser. I direkthjälpen finns mer information om r tt adressformat. 8 CallPilot Desktop Messaging för Microsoft Exchange/Outlook

16 Skapa personliga distributionslistor Du kan skapa en egen distributionslista i Desktop Messaging för en grupp mottagare som du ofta skickar meddelanden till. När du har skapat en lista visas den i din personliga distributionslista. Du väljer bara listan när du adresserar ett meddelande. Du kan inte komma åt listan från din telefon. Du skapar en personlig distributionslista för CallPilot på samma sätt som du gör i Microsoft Exchange eller Outlook. Skapa en personlig distributionslista 1 Klicka på Adressbok under Verktyg i Inkorgen. 2 Välj Personlig distributionslista och klicka på Ny uppgift under Arkiv. 3 Välj Personlig distributionslista och klicka på OK. 4 I rutan Namn i dialogrutan Egenskaper för Ny Personlig distributionslista skriver du ett namn för listan. 5 Klicka på Lägg till/ta bort medlemmar... så visas dialogrutan Redigera nya medlemmar i personlig distributionslista. 6 Bläddra till CallPilot-distributionslistan och markera den. Markera de namn som ska läggas till i distributionslistan. Klicka på Medlemmar -> efter varje namn. 7 Klicka på OK när du är klar. 8 Klicka på OK igen för att spara listan. CallPilot Desktop Messaging för Microsoft Exchange/Outlook 9

17 Ange information för meddelanden I ett nytt CallPilot-meddelande kan du ange alternativ för leveransprioritet, känslighet och meddelandekvittens. Ange leveransprioritet för ett meddelande Välj Brådskande eller lämna inställningen på Normal. Ange känslighet för ett meddelande Välj Privat eller lämna inställningen på Allmänt. Observera att meddelanden som du anger som privata kan vidarebefordras av mottagaren. Mottagare som inte använder CallPilot kanske heller inte blir informerade om inställningarna för privata meddelanden av sina system. Skriv i att är privat om du vill vara säker på att mottagaren får reda på det. Begära meddelandekvittens Markera Läskvitto om du vill få en bekräftelse på att mottagaren har öppnat. Markera Leveranskvitto om du vill få en bekräftelse på att mottagaren har fått. 10 CallPilot Desktop Messaging för Microsoft Exchange/Outlook

18 CallPilot Desktop Messaging för Lotus Notes När du öppnar Lotus Notes och loggar in i CallPilot Desktop Messaging är du i fönstret Workspace at Office. Du öppnar Inkorgen i CallPilot genom att klicka på Mail-ikonen, på Folders and Views och sedan på CallPilot Desktop Messaging. Din inkorg innehåller CallPilot-meddelanden som tagits emot, skickats och tagits bort, liksom dina utkast till meddelanden. I Inkorgen kan du öppna, flytta, kopiera, ta bort, vidarebefordra och svara på meddelanden samt skriva nya meddelanden. CallPilot-indikatorn i systemrutan i Windows blir röd när du har ett nytt meddelande. Du skapar ett nytt meddelande genom att klicka på Nytt CallPilotmeddelande Markera för borttagning genom att klicka på Ta bort. Du tar bort meddelanden permanent från CallPilotbrevlådan genom att klicka på Töm Papperskorg under Åtgärder. Du kan flytta ett meddelande till en annan mapp. Behåll meddelandena i Inkorgen eller Utkast för CallPilot Desktop Messaging om du vill kunna komma åt dem från telefonen. Du öppnar CallPilot Desktop Messaging genom att dubbelklicka på e-postikonen i fönstret Workspace at Office Stjärnan visar ett nytt meddelande Du öppnar Inkorgen i CallPilot genom att klicka på Folders and Views och sedan på CallPilot Desktop Messaging Utropstecknet visar att är brådskande Den här ikonen visar att är privat Du öppnar ett meddelande genom att dubbelklicka på meddelanderaden Läskvitto visar att ditt meddelande har öppnats av mottagaren Hämta alla CallPilotmeddelanden Ämnet visar avsändarens telefonnummer och om är röst, fax eller text. Röstmeddelanden visar varaktighet, medan faxmeddelanden visar ID och antal sidor. Leveranskvitto visar att ditt meddelande har tagits emot Arbeta fristående I direkthjälpen finns instruktioner för hur du konfigurerar Desktop Messaging så att du kan arbeta fristående. Om du vill hämta dina meddelanden innan du arbetar fristående öppnar du Lotus Notes, öppnar Inkorgen och väljer Hämta alla meddelanden på Åtgärdermenyn. När du vill arbeta fristående loggar du ut och startar om Lotus Notes i fristående läge. Du kan sedan läsa dina meddelanden och logga nya meddelanden från din dator. Lotus Notes sparar de meddelanden du skickar i fristående läge och skickar dem nästa gång du ansluter till CallPilot-servern. Du kan logga in på CallPilot från fristående läge. CallPilot Desktop Messaging för Lotus Notes 1

19 Granska dina meddelanden Spela upp ett röstmeddelande Du öppnar ett röstmeddelande genom att dubbelklicka på meddelanderaden. När du öppnar ett meddelande som bara innehåller röstinformation visas CallPilot Player omedelbart. I meddelanden som innehåller både röstinspelningar och fax eller text klickar du på röstikonen för att öppna CallPilot Player. Du kan välja att spela upp dina röstmeddelanden från din telefon eller din dator genom att klicka på telefon- eller datorikonen i CallPilot Player. Du kan ändra det här valet när som helst. Om du väljer telefonläget ringer telefonen när du öppnar ett meddelande, och spelas upp när du svarar. I datorläget spelas meddelandena upp via datorns högtalare eller hörlurar. Klicka så stängs Flytta meddelande till Borttaget Placering i Svara alla Svara Vidarebefordra Meddelandets varaktighet Status Klicka här om du vill spela upp alla meddelanden på datorn Spela upp/spela upp igen Stopp Justera volym Gå till början av Hoppa bakåt Gå till slutet av Hoppa framåt Justera hastighet Klicka här om du vill spela upp alla meddelanden på telefonen Ändra standardenhet för ljud och telefonnummer Du kan ändra standardljudenhet i CallPilot Player genom att klicka på telefon- eller datorikonen. I Lotus Notes kan du klicka på CallPilot-konfiguration under Åtgärder. Klicka på fliken Ljud och välj antingen Dator eller Telefon. Om du vill ändra det standardtelefonnummer som CallPilot ringer för att spela upp dina röstmeddelanden, ska Telefon ha valts som ljudenhet på fliken Ljud. Ändra sedan telefonnumret. 2 CallPilot Desktop Messaging för Lotus Notes

20 Granska dina meddelanden (forts) Visa ett faxmeddelande För att kunna visa fax i Desktop Messaging ska Imaging för Windows vara installerat på datorn. Dessutom måste CallPilot-administratören ha aktiverat brevlådans faxfunktion. Du öppnar ett faxmeddelande genom att dubbelklicka på meddelanderaden. När du öppnar ett meddelande som bara innehåller faxinformation visas faxet omedelbart. I meddelanden som innehåller både röstinspelningar och fax eller text klickar du på faxikonen för att visa faxet. Faxet kan förminskas eller förstoras. Du kan rotera det, flytta det, spara det, vidarebefordra det, svara på det samt skriva ut det. Klicka så stängs Svara alla Skriv ut Flytta meddelande till Borttaget Markera en del av bilden Dra/bläddra Svara Vidarebeford Ändra sidvisning Gå till nästa eller föregående sida Rotera vänster Rotera höger Zooma in Zooma ut CallPilot Desktop Messaging för Lotus Notes 3

21 Skapa meddelanden Du kan skapa meddelanden där röst, fax och text kombineras. Ett meddelande kan vara ett helt nytt meddelande, ett svar på ett mottaget meddelande eller en inledning till ett vidarebefordrat meddelande. Innan du skickar ett meddelande kan du lägga till bilagor och ange alternativ. Spela in och skicka ett röstmeddelande Du skapar ett röstmeddelande genom att öppna ett nytt CallPilot-meddelande och spela in ett meddelande från din dator eller din telefon. Du kan skicka direkt eller senare. 1 Klicka på knappen Nytt CallPilot-meddelande i Inkorgen i CallPilot Desktop Messaging. 2 I det nya meddelandefönstret klickar du på telefonikonen i verktygsfältet. CallPilot Player öppnas. 3 I CallPilot Player klickar du på den röda inspelningsknappen för att börja spela in. 4 Om du spelar in från datorn spelar du in via en mikrofon som ska vara ansluten till ljudkortet i datorn. Klicka på Stopp när du vill sluta spela in. Om du spelar in från telefonen svarar du när det ringer. Spela in ditt meddelande efter tonen. Klicka på Stopp när du vill sluta spela in och lägg sedan på. 5 Klicka på Till om du vill öppna din Personliga Distributionslista, eller skriv den formaterade adressen i fältet Till. Information om hur du adresserar finns på sidan 7. 6 Lägg till bilagor och ange alternativ efter behov. Se sidan 6 och 8. 7 Klicka på Skicka i verktygsfältet. Skicka meddelande Spara Klicka här om du vill gå till den personliga distributionslistan Du måste använda CallPilot-adresser, inte e-postadresser. Meddelandealternativ: Brådskande eller Normal Leverans Allmänt eller Privat Läsning och Leverans bekräftelse begäran Stopp Justera volym Spela in Justera hastighet Klickar på telefonikonen i verktygsfältet, så visas CallPilot Player. Spela sedan in. Klicka på ikonen Bifoga fil om du vill bifoga en röst-, fax- eller textfil Klicka här om du vill spela in alla meddelanden på datorn Klicka här om du vill spela in alla meddelanden på telefonen 4 CallPilot Desktop Messaging för Lotus Notes

22 Skapa meddelanden (forts) Spara ett nytt röstmeddelande som fil Du kan spela in ett röstmeddelande och spara det som en ljudfil för att använda det senare. 1 I ett nytt CallPilot-meddelande spelar du in ett meddelande och väljer sedan Spara som under Arkiv. 2 I rutan Filnamn döper du filen. Välj en mapp där filen ska sparas och klicka sedan på Spara. För en röstfil ska filtillägget, d v s de tre bokstäver som kommer efter punkten i alla filnamn, vara.vbk om alla dina mottagare är CallPilot-användare. Spara röstfiler som.wav-filer om någon av mottagarna inte använder CallPilot. Ett textformat har filtillägget.txt eller.rtf. Skapa och skicka ett faxmeddelande För att du ska kunna skicka fax måste din CallPilot-brevlåda ha faxfunktioner. De som tar emot ditt fax måste också ha faxfunktioner för att kunna visa faxet på sina datorer. Om någon mottagare öppnar från en telefon kan de bara visa faxet genom att skriva ut det via en fax. Du kan skicka ditt fax till en fax. 1 Öppna det dokument du vill faxa. Det får vara högst 21,5 cm brett. 2 Klicka på Skriv ut under Arkiv. 3 I listan med skrivare väljer du Nortel Fax och klickar sedan på Skriv ut eller OK. 4 Dialogrutan Skapa faxmeddelande visas. Innan du skickar faxet kan du lägga till fler dokument, t.ex. ett försättsblad, genom att upprepa steg 1 till 3. Du kan också visa faxet och spara det som en fil. 5 Välj något avsändningsalternativ. Du skickar faxet till en fax genom att ange numret och klicka på Skicka. Du skickar ditt fax till en CallPilot-brevlåda genom att välja Skicka med... och sedan klicka på Skicka. Filformat och filens titel Markera det här alternativet om du vill skicka ditt fax till en fax Markera det här alternativet om du vill skicka ditt fax till en CallPilotbrevlåda Spara faxet som en.tif-fil typ f om du vill skicka det senare Visa den markerade bilden Ta bort den markerade bilden Ändra filernas ordning i faxlistan Klicka på Skicka när du har valt lämpliga alternativ för avsändning CallPilot Desktop Messaging för Lotus Notes 5

23 Skapa meddelanden (forts) 6 Om du valde Skicka med öppnas ett nytt meddelandefönster. Klicka på Till om du vill öppna din Personliga Distributionslista, eller skriv den formaterade adressen i fältet Till. Information om hur du adresserar finns på sidan 7. 7 Lägg till meddelandealternativ efter behov. Se sidan 8. 8 Klicka på Skicka meddelande. Skapa och skicka ett textmeddelande Du skapar ett textmeddelande genom att öppna ett nytt CallPilot-meddelande. Skriv eller klistra in en text i det och klicka sedan på Skicka meddelande. Du kan spara ett textmeddelande som en fil genom att välja Spara som under Arkiv och spara det som en textfil med filtillägget.txt. Vidarebefordra och svara på meddelanden Du kan vidarebefordra ett meddelande du fått och skriva en inledning till det. Du kan också besvara ett meddelande, antingen till avsändaren eller till avsändaren och alla mottagare. Vidarebefordra eller svara på ett meddelande 1 I ett öppet meddelande klickar du på Vidarebefordra, Svara eller Svara alla. 2 Följ stegen för att skriva ett meddelande. Se sidan 4. 3 Du adresserar ett vidarebefordrat meddelande på samma sätt som ett nytt meddelande. Svar adresseras automatiskt. Du kan ändra ämnesraden innan du skickar. 6 CallPilot Desktop Messaging för Lotus Notes

24 Lägga till bilagor i meddelanden Innan du skickar ett meddelande kan du bifoga ett röstmeddelande, ett fax eller text. Röstfilerna kan vara i både.vbk- och.wav-format för CallPilot-mottagare, men de måste vara i.wav-format för mottagare som inte använder CallPilot. Faxfiler ska vara i formatet.tif. Textfiler ska vara i.txt-format. Bifoga en fil till ett meddelande 1 Klicka på Bifoga fil i ett nytt CallPilotmeddelande. 2 Skriv eller markera namnet på den fil du vill bifoga i rutan Öppna fil. 3 Klicka på Öppna för att bifoga filen och återgå till det nya. Bifoga fil Adressera meddelanden Hämta CallPilot-adresser till din personliga distributionslista Du kan hämta namn och adresser till alla CallPilot-användare på din Lotus Notes-server till din personliga distributionslista. När du har hämtat listan kan du lägga till adresser eller redigera dem. 1 Automatisk hämtning: i Inkorgen klickar du på CallPilot-konfiguration under Åtgärder och sedan på fliken Distributionslista. 2 Markera Hämta distributionslista vid inloggning och klicka på OK. eller 1 Manuell hämtning: i Inkorgen klickar du på CallPilot-konfiguration under Åtgärder och sedan på fliken Distributionslista. Kontrollera att alternativet Hämta distributionslista vid inloggning inte är markerat. 2 Dubbelklicka på distributionslistasikonen i fönstret Workspace at Office. 3 Klicka på Personer (CallPilot) i det vänstra fönstret i din personliga distributionslista. 4 Klicka på Hämta distributionslista för CallPilot under Åtgärder. CallPilot Desktop Messaging för Lotus Notes 7

25 Adressera meddelanden (fort) Lägga till namn i din personliga distributionslista Du kan skapa en CallPilot-adress manuellt och lägga till den i din personliga distributionslista. 1 Dubbelklicka på distributionslistasikonen i fönstret Workspace at Office. 2 Markera Personer (CallPilot) och klicka på knappen Lägg till person. 3 Ange minst för- och efternamn. 4 Klicka på pilen bredvid CallPilot-adresserna om du vill öppna CallPilot-adressassistenten. Välj lämplig adresstyp. 5 Ange den information som behövs i adresseringsdialogrutan. I direkthjälpen finns mer information om rätt adressformat 6 Klicka på Lägg till adress i den personliga distributionslistan, och sedan på OK. 7 I Personer (CallPilot) klickar du på Spara och sedan på Stäng. Adressera ett meddelande från distributionslistan 1 I ett nytt CallPilot-meddelande klickar du på Till... och väljer antingen CallPilot-adresslistan på din Lotus Notes-server eller Personer eller Grupper (CallPilot) i din personliga distributionslista. 2 Välj mottagare i listan Namn. Du väljer en grupp genom att markera rutan Visa per grupp och sedan markera ett gruppnamn. 3 Klicka på Till ->. Du kan välja en eller flera adresser, och klicka på Till -> efter var och en av dem. 4 Klicka på OK för att återgå till det nya CallPilot-. Adressera ett meddelande manuellt Du kan skriva en adress direkt i fältet Till i ett nytt meddelande. Skriv adressen inom citattecken. I direkthjälpen finns mer information om rätt adressformat. 8 CallPilot Desktop Messaging för Lotus Notes

26 Skapa CallPilot-distributionslistor Du kan skapa en egen distributionslista för en grupp mottagare som du ofta skickar meddelanden till. När du har skapat en lista visas den i din personliga distributionslista i Grupper (CallPilot). Du skapar en CallPilot-grupp på samma sätt som du skapar en Lotus Notes-grupp. Skillnaden är att en CallPilot-grupp bara kan innehålla CallPilot-adresser, inte några e-postadresser. Skapa en CallPilot-grupp 1 Dubbelklicka på distributionslistasikonen i fönstret Workspace at Office. 2 Markera Grupper (CallPilot) och klicka på knappen Lägg till grupp. 3 Ange ett gruppnamn och en beskrivning och klicka sedan på pilen bredvid Medlemmar. 4 I din personliga distributionslista placerar du en bockmarkering bredvid varje namn som du vill lägga till i gruppen. Klicka på OK när du är klar. 5 Klicka på Spara och sedan på Stäng. Du kan redigera eller ta bort listan i Grupper (CallPilot). Ange information för meddelanden I ett nytt CallPilot-meddelande kan du ange alternativ för leveransprioritet, känslighet och meddelandekvittens. Ange leveransprioritet för ett meddelande Välj Brådskande eller lämna inställningen på Normal. Ange känslighet för ett meddelande Välj Privat eller lämna inställningen på Allmänt. Observera att meddelanden som du anger som privata kan vidarebefordras av mottagaren. Mottagare som inte använder CallPilot kanske heller inte blir informerade om inställningarna för privata meddelanden av sina system. Skriv i att är privat om du vill vara säker på att mottagaren får reda på det. Begära meddelandekvittens Markera Läskvitto om du vill få en bekräftelse på att mottagaren har öppnat. Markera Leveranskvitto om du vill få en bekräftelse på att mottagaren har fått. CallPilot Desktop Messaging för Lotus Notes 9

27 CallPilot Desktop Messaging för Novell GroupWise När du öppnar Novell GroupWise, visas dina CallPilot-meddelanden i meddelandefönstret CallPilot Desktop Messaging. Här kan du öppna, flytta, kopiera, ta bort, vidarebefordra och svara på meddelanden samt skriva nya meddelanden. CallPilot-indikatorn i systemrutan i Windows blir röd när du har ett nytt meddelande. Du öppnar ett meddelande genom att dubbelklicka på meddelanderaden Du skapar ett nytt meddelande genom att klicka på ikonen Nytt CallPilot-meddelande Datum och tid för mottagning Mappen CallPilot Desktop Messaging innehåller alla dina CallPilotmeddelanden Du kan flytta ett meddelande till en annan mapp som du skapar inuti CallPilot-mappen Ämnet visar avsändarens telefonnummer och om är röst, fax eller text. Röstmeddelanden visar varaktighet, medan faxmeddelanden visar ID och antal sidor. Röd ikon visar att är brådskande Nya meddelanden visas med fetstil Leveranskvitto visar att ditt meddelande har tagits emot. Läskvitto visar att ditt meddelande har öppnats av mottagaren. Arbeta fristående För att du ska kunna arbeta fristående ska du använda en dator som har Desktop Messaging installerat och konfigurerat på samma sätt som på din vanliga dator. Logga in på Novell GroupWise och klicka på CallPilot Desktop Messaging under Verktyg. Välj sedan Hämta alla CallPilot-meddelanden. Du kan sedan arbeta fristående, och läsa dina meddelanden och logga nya meddelanden från din dator. CallPilot sparar dina nya meddelanden och skickar dem nästa gång du loggar in på CallPilot-servern. CallPilot Desktop Messaging för Novell GroupWise 1

28 Granska dina meddelanden Spela upp ett röstmeddelande Du öppnar ett röstmeddelande genom att dubbelklicka på meddelanderaden. När du öppnar ett meddelande som bara innehåller röstinformation visas CallPilot Player omedelbart. I meddelanden som innehåller både röstinspelningar och fax eller text klickar du på röstikonen för att öppna CallPilot Player. Du kan välja att spela upp dina röstmeddelanden via din telefon eller din dator genom att klicka på telefon- eller datorikonen i CallPilot Player. Du kan ändra det här valet när som helst. Om du väljer telefonläget ringer telefonen när du öppnar ett meddelande, och spelas upp när du svarar. I datorläget spelas meddelandena upp via datorns högtalare eller hörlurar. Stäng Öppna nästa meddelande Öppna föregående meddelande Svara Placering i Meddelandets varaktighet Vidarebefordra Ta bort hela Status Klicka här om du vill spela upp alla meddelanden på datorn Spela upp/spela upp igen Stopp Justera volym Gå till början av Hoppa bakåt Gå till slutet av Hoppa framåt Justera hastighet Klicka här om du vill spela upp alla meddelanden på telefonen Ändra standardenhet för ljud och telefonnummer Du kan ändra standardljudenhet i CallPilot Player genom att klicka på telefon- eller datorikonen. I Inkorgen klickar du på CallPilot Desktop Messaging under Verktyg. Välj Alternativ för CallPilot Desktop Messaging och klicka på fliken Ljud. Välj Telefon eller Dator. Om du vill ändra det standardtelefonnummer som CallPilot ringer för att spela upp dina röstmeddelanden, ska Telefon ha valts som ljudenhet på fliken Ljud. Ändra sedan telefonnumret. 2 CallPilot Desktop Messaging för Novell GroupWise

29 Granska dina meddelanden (forts) Så här granskar du ett faxmeddelande: För att kunna visa fax i Desktop Messaging ska Imaging för Windows vara installerat på datorn. Dessutom måste CallPilot-administratören ha aktiverat brevlådans faxfunktion. Du öppnar ett faxmeddelande genom att dubbelklicka på meddelanderaden. När du öppnar ett meddelande som bara innehåller faxinformation visas faxet omedelbart. I meddelanden som innehåller både röstinspelningar och fax eller text klickar du på faxikonen för att visa faxet. Faxet kan förminskas eller förstoras. Du kan rotera det, flytta det, spara det, lägga till en röstkommentar till det sparade faxet, vidarebefordra, svara samt skriva ut det. Klicka så stängs Skriv ut Ta bort hela Markera en del av bilden Dra/bläddra Öppna nästa meddelande Öppna föregående meddelande Svara Vidarebefordra Ändra sidvisning Gå till nästa eller föregående sida Rotera vänster Rotera höger Zooma in Zooma ut CallPilot Desktop Messaging för Novell GroupWise 3

30 Skapa meddelanden Du kan skapa meddelanden där röst, fax och text kombineras. Ett meddelande kan vara ett helt nytt meddelande, ett svar på ett mottaget meddelande eller en inledning till ett vidarebefordrat meddelande. Innan du skickar ett meddelande kan du lägga till bilagor och ange alternativ. Spela in och skicka ett röstmeddelande Du skapar ett röstmeddelande genom att öppna ett nytt CallPilot-meddelande och spela in ett meddelande från din dator eller din telefon. Du kan skicka direkt eller senare. 1 Klicka på Nytt CallPilot-meddelande i verktygsfältet i Novell GroupWise. 2 I det nya meddelandefönstret klickar du på telefonikonen i verktygsfältet. CallPilot Player öppnas. 3 I CallPilot Player klickar du på den röda inspelningsknappen för att börja spela in. 4 Om du spelar in från datorn spelar du in via en mikrofon som ska vara ansluten till ljudkortet i datorn. Klicka på Stopp när du vill sluta spela in. Om du spelar in från telefonen svarar du när det ringer. Spela in ditt meddelande efter tonen. Klicka på Stopp när du vill sluta spela in och lägg sedan på. 5 Klicka på Till om du vill öppna din Distributionslista, eller skriv den formaterade adressen i fältet Till. Information om hur du adresserar finns på sidan 7. 6 Lägg till bilagor och ange alternativ efter behov. Se sidan 6 och 8. 7 Klicka på Skicka i verktygsfältet. Skicka meddelande Spara Klicka här om du vill gå till den personliga distributionslistan Meddelandealternativ: Brådskande eller Normal Leverans Allmänt eller Privat Läsning och Leverans bekräftelse begäran Klicka på ikonen Bifoga fil om du vill bifoga en röst-, faxeller textfil Klicka på textikonen för att skapa ett textmeddelande Klickar på telefonikonen i verktygsfältet, så visas CallPilot Player. Spela sedan in. Klicka här om du vill spela in alla meddelanden på datorn Stopp Justera volym Spela in Justera hastighet Klicka här om du vill spela in alla meddelanden på telefonen 4 CallPilot Desktop Messaging för Novell GroupWise

31 Skapa meddelanden (forts) Spara ett nytt röstmeddelande som fil Du kan spela in ett röstmeddelande och spara det som en ljudfil för att använda det senare. 1 I ett nytt CallPilot-meddelande spelar du in ett meddelande och väljer sedan Spara som under Arkiv. 2 I rutan Filnamn döper du filen. Välj en mapp där filen ska sparas och klicka sedan på Spara. För en röstfil ska filtillägget, d v s de tre bokstäver som kommer efter punkten i alla filnamn, vara.vbk om alla dina mottagare är CallPilot-användare. Spara röstfiler som.wav-filer om någon av mottagarna inte använder CallPilot. Ett textformat har filtillägget.txt eller.rtf. Skapa och skicka ett faxmeddelande För att du ska kunna skicka fax måste din CallPilot-brevlåda ha faxfunktioner. De som tar emot ditt fax måste också ha faxfunktioner för att kunna visa faxet på sina datorer. Om någon mottagare öppnar från en telefon kan de bara visa faxet genom att skriva ut det via en fax. Du kan skicka ditt fax till en fax. 1 Öppna det dokument du vill faxa. Det får vara högst 21,5 cm brett. 2 Klicka på Skriv ut under Arkiv. 3 I listan med skrivare väljer du Nortel Fax och klickar sedan på Skriv ut eller OK. 4 Dialogrutan Skapa faxmeddelande visas. Innan du skickar faxet kan du lägga till fler dokument, t.ex. ett försättsblad, genom att upprepa steg 1 till 3. Du kan också visa faxet och spara det som en fil. 5 Välj något avsändningsalternativ. Du skickar faxet till en fax genom att ange numret och klicka på Skicka. Du skickar ditt fax till en CallPilot- eller e-postmottagare genom att välja Skicka med... och sedan klicka på Skicka. Filformat och filens titel Markera det här alternativet om du vill skicka ditt fax till en fax Markera det här alternativet om du vill skicka ditt fax till en brevlåda Spara faxet som en.tif-fil typ f om du vill skicka det senare Visa den markerade bilden Ta bort den markerade bilden Ändra filernas ordning i faxlistan Klicka på Skicka när du har valt lämpliga alternativ för avsändning CallPilot Desktop Messaging för Novell GroupWise 5

32 Skapa meddelanden (forts) 6 Om du valde Skicka med... öppnas ett nytt meddelandefönster med ditt fax. Klicka på Till om du vill öppna din Distributionslista, eller skriv den formaterade adressen i fältet Till. Information om hur du adresserar finns på sidan 7. 7 Lägg till bilagor till, röst, fax eller textfiler, om du vill. Se sidan 6 och 8. 8 Klicka på Skicka meddelande. Skapa och skicka ett textmeddelande Du skapar ett textmeddelande genom att öppna ett nytt CallPilot-meddelande. Skriv eller klistra in en text i det och klicka sedan på Skicka meddelande. Du kan spara ett textmeddelande som en fil genom att välja Spara som under Arkiv och spara det som en textfil med filtillägget.txt. Vidarebefordra och svara på meddelanden Du kan vidarebefordra ett meddelande du fått och skriva en inledning till det. Du kan också besvara ett meddelande, antingen till avsändaren eller till avsändaren och alla mottagare. Vidarebefordra eller svara på ett meddelande 1 I ett öppet meddelande klickar du på Vidarebefordra eller Svara. 2 Följ anvisningarna för att skriva ett meddelande. Se sidan 4. 3 Du adresserar ett vidarebefordrat meddelande på samma sätt som ett nytt meddelande. Svar adresseras automatiskt. Du kan ändra ämnesraden innan du skickar. 6 CallPilot Desktop Messaging för Novell GroupWise

33 Lägga till bilagor i meddelanden Innan du skickar ett meddelande kan du bifoga ett röstmeddelande, ett fax eller text. Röstfilerna kan vara i både.vbk- och.wav-format för CallPilot-mottagare, men de måste vara i.wav-format för mottagare som inte använder CallPilot. Faxfiler ska vara i formatet.tif. Textfiler ska vara i.txt-format. Bifoga en fil till ett meddelande 1 Klicka på Bifoga fil i ett nytt CallPilotmeddelande. 2 Skriv eller markera namnet på den fil du vill bifoga i rutan Öppna fil. 3 Klicka på Öppna för att bifoga filen och återgå till det nya. Bifoga fil Adressera meddelanden Lägga till CallPilot-adresser i din personliga distributionslista Du kan lägga till CallPilot-adresser till listan med e-postadresser i din personliga distributionslista. Du kanske vill kunna skilja på CallPilot-adresser och andra e-postadresser. Lägg då till CallPilot efter mottagarens namn. Du kan också lägga till distributionslistor i den personliga distributionslistan. Du kan också lägga till adresser i den personliga distributionslistan manuellt. 1 I CallPilot-distributionslistan markerar du och högerklickar på ett namn. 2 Klicka på Kopiera till. 3 Välj namnet på din personliga distributionslista och klicka på OK. CallPilot Desktop Messaging för Novell GroupWise 7

34 Adressera meddelanden (forts) Du kan också skapa en adress manuellt och lägga till den i din personliga distributionslista. 1 Välj Distributionslista under Verktyg. 2 Välj din personliga distributionslista och klicka på OK. 3 Välj Person och klicka på OK. 4 I CallPilot- Allmänt väljer du lämplig adresstyp i kombinationsrutan. Ange adressinformationen. I direkthjälpen finns mer information om rätt adressformat. Klicka på OK. Adressera ett meddelande från distributionslistan 1 Klicka på Till... i ett nytt CallPilot-meddelande. 2 Välj CallPilot-distributionslistan eller din personliga distributionslista. 3 Välj namn på mottagaren eller distributionslistan. 4 Klicka på Lägg till ->. Du kan välja en eller flera adresser, och klicka på Lägg till -> efter var och en av dem. 5 Klicka på OK för att återgå till det nya CallPilot-. Adressera ett meddelande manuellt Du kan skriva en adress direkt i fältet Till i ett nytt meddelande. I direkthjälpen finns mer information om rätt adressformat. 8 CallPilot Desktop Messaging för Novell GroupWise

35 Skapa personliga distributionslistor Du kan skapa en egen distributionslista i Desktop Messaging för en grupp mottagare som du ofta skickar meddelanden till. När du har skapat en lista visas den i din personliga distributionslista. Du väljer bara listan när du adresserar ett meddelande. Du kan inte komma åt listan från din telefon. Du skapar en personlig sändlista för CallPilot på samma sätt som du gör i Novell GroupWise. Skapa en personlig distributionslista 1 Välj Distributionslista under Verktyg. 2 Välj CallPilot-distributionslistan eller din personliga distributionslista. 3 Välj namn. Klicka på Till -> efter varje. 4 Klicka på Spara grupp. 5 Skriv ett namn på listan och klicka på OK. Du kan lägga till eller ta bort namn i gruppen. Klicka på Information och sedan på Redigera grupp. Ange information för meddelanden I ett nytt CallPilot-meddelande kan du ange alternativ för leveransprioritet, känslighet och meddelandekvittens. Ange leveransprioritet för ett meddelande Välj Brådskande eller lämna inställningen på Normal. Ange känslighet för ett meddelande Välj Privat eller lämna inställningen på Allmänt. Observera att meddelanden som du anger som privata kan vidarebefordras av mottagaren. Mottagare som inte använder CallPilot kanske heller inte blir informerade om inställningarna för privata meddelanden av sina system. Skriv i att är privat om du vill vara säker på att mottagaren får reda på det. Begära meddelandekvittens Markera Läskvitto om du vill få en bekräftelse på att mottagaren har öppnat. Markera Leveranskvitto om du vill få en bekräftelse på att mottagaren har fått. CallPilot Desktop Messaging för Novell GroupWise 9