Hantering av handlingar -registrering, utlämnande och posthantering

Transkript

1 Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Instruktion Enheten för informationsstyrning och förvaltning Datum Version (16) Hantering av handlingar -registrering, utlämnande och posthantering

2 Innehåll Innehåll och omfattning... 3 Region Skånes tillgänglighet för allmänheten... 3 Begreppet allmän handling... 3 Inkommen eller upprättad allmän handling... 4 Registrering av allmän handling... 5 Hantering av inkommande post... 6 Personligt adresserad post... 7 Personligt adresserad post till förtroendevald... 7 Post som öppnats av misstag... 7 Post med misstänkt innehåll... 7 Rätten att ta del av allmänna handlingar... 7 Att lämna ut allmän handling... 8 Vem ska hantera ärende om utlämnande av allmän handling?... 8 Hur snabbt ska allmän handling lämnas ut?... 8 I vilka fall ska allmän handling lämnas ut?... 8 Att ta del av handlingar på plats Att ta del av handlingar i form av avskrift eller kopia Att skicka handlingar Skicka handlingar analogt Skicka handlingar digitalt Att ta betalt Om du bryter mot bestämmelserna

3 Innehåll och omfattning Denna instruktion beskriver hur handlingar som inkommer eller upprättas i Region Skåne ska hanteras. Läs mer om vad som utgör en allmän handling i PM Offentligehetsprincipen och allmäna handlingar (intranätet). Instruktionen beskriver även hur allmänna handlingar lämnas ut efter begäran från t.ex. allmänheten och hur handlingar, med eller utan känsligt eller sekretessbelagt innehåll ska skickas t.ex. via post eller elektroniskt. Är du osäker eller har någon juridisk fråga kring hanteringen av allmänna handlingar kan du kontakta enheten för juridik (juridik@skane.se) för stöd och rådgivning. Denna instruktion omfattar inte handlingar som rör rikets säkerhet. Vid frågor kontakta Region Skånes informationssäkerhetschef (informationssakerhet@skane.se). Region Skånes tillgänglighet för allmänheten I en offentlig verksamhet ska såväl allmänhet som t.ex. massmedia och övriga intresserade ha insyn i myndighetens verksamheter som så långt möjligt ska bedrivas i öppna former. Detta är en del av den så kallade offentlighetsprincipen. Region Skåne är en myndighet och samtliga medarbetare i Region Skånes olika verksamheter omfattas av offentlighetsprincipen, samt reglerna om myndigheters serviceskyldighet 1. Serviceskyldigheten innebär bland annat att en myndighet ska ha öppet för att kunna ta emot och registrera allmänna handlingar och för att kunna ta emot begäran om att få ta del av allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten. Öppettiderna ska vara under minst två timmar varje helgfri måndag-fredag med undantag för midsommarafton, julafton och nyårsafton. Det är därför viktigt att det finns ersättare som sköter postöppning och bevakning av e-post vid ordinarie medarbetares (d.v.s. även förtroendevaldas)frånvaro. Begreppet allmän handling En handling är en allmän handling om den förvaras hos en myndighet och anses vara inkommen eller upprättad. 2 Även handlingar som tillfälligt förvaras någon annanstans, till exempel hos en anställd eller konsult som arbetar på uppdrag av Region Skåne, kan anses förvarade hos Region Skåne då de finns tillgängliga för regionens räkning. Sammanställningar av uppgifter ur elektronisk information anses vara förvarade hos Region Skåne om man kan ta fram dem med rutinbetonade åtgärder. 1 Se 4-5 förvaltningslagen (1986:223), FL. 2 Se 2 kap. 3, 6 och 7 tryckfrihetsförordningen (1949:105), TF. 3

4 Är det en handling? JA JA JA Förvaras den hos Region Skåne? Det är inte en allmän handling Är handlingen inkommen? NEJ Är handlingen upprättad? Det är en allmän handling JA NEJ Det är inte en allmän handling Figur 1: Illustration Vad är en allmäna handling INKOMMEN ELLER UPPRÄTTAD ALLMÄN HANDLING En handling anses vara inkommen 3 när den anlänt till Region Skåne eller tagits emot av någon medarbetare eller förtroendevald i Region Skåne, till exempel den tjänsteman som är handläggare i det ärende som handlingen berör. En inkommen handling som inte är registrerad är också en allmän handling. En upprättad handling 4 är en handling som förvaras hos myndigheten där den fått sin slutliga utformning. Dessförinnan utgör den internt arbetsmaterial. Huvudregeln är att en handling anses upprättad när den skickats iväg, expedierats, eller finns tillgänglig för avhämtning. En handling som inte expedieras är upprättad när det ärende den hör till är slutbehandlat, som exempelvis interna rapporter eller utredningar hos Region Skåne. Hör handlingen inte till något bestämt ärende, exempelvis ett protokoll eller beslutsunderlag, är den upprättad när den har justerats eller färdigställts på annat sätt. Andra typer av handlingar, som till exempel ett diarium, patientjournal, e-postförteckning (in-utkorg) där man fortlöpande gör anteckningar, anses vara kontinuerligt upprättade. Begreppet arbetsmaterial förekommer inte i lagen och medarbetares personliga uppfattning om vad som är internt arbetsmaterial har ingen betydelse. Även i ett pågående ärende kan det följaktligen finnas allmänna handlingar. Som huvudregel gäller att handlingar som 3 Jfr. 2 kap 6 TF. 4 Se 2 kap. 7 TF. 4

5 JA JA JA utomstående har skickat in till myndigheten i ärendet eller de handlingar som myndigheten har skickat iväg till utomstående inom ramen för ärendet utgör allmänna handlingar. Utkast till beslut och minnesanteckningar är inte allmänna handlingar, om de inte tas om hand för arkivering eller expedieras. Med minnesanteckningar 5 avses exempelvis anteckningar som görs under beredning av ett ärende och som inte tillför ärendet några nya sakuppgifter. Registrering av allmän handling Alla medarbetare har ett ansvar för att de allmänna handlingar som upprättas också hålls ordnade så att de skyndsamt går att återfinna. Registrering är ett sätt att upprätthålla ordning och är dessutom ett krav om informationen innehåller sekretessbelagda uppgifter. 6 Förvarad och inkommen eller upprättad allmän handling Handlingen är inte allmän och ska inte registreras Bedöm om handling ska registreras centralt Finns annat sätt som handling kan hållas ordnad på? Hantera handling enligt instruktion för bevarande och gallring Skicka till Diariet för registrering Registrera handling i system som uppfyller kraven på t.ex. återsökbarhet och bevarande Originalhandling förvaras i akt hos Diariet och bevaras för framtiden Figur 2: Illustration Registrering av allmän handling En allmän handling ska registreras så snart den inkommit eller upprättats. 7 Syftet med registrering av allmän handling är dels att handlingar enkelt ska kunna sökas och hittas för att leva upp till offentlighetsprincipens krav men även för att den interna ärendehandläggningen ska fungera effektivt. I Region Skåne finns en central diariefunktion som ansvarar för registrering av handlingar. Det är dock handläggarens ansvar att se till att inkomna eller upprättade handlingar i pågående ärende löpande skickas till Diariet för registrering (region@skane.se). 5 Se 2 kap. 9 TF. 6 Se 4 kap. offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL. 7 Se 5 kap. 1 OSL. 5

6 Handlingar kan också hållas ordnade på annat sätt. Det ska då framgå om handlingen är inkommen eller upprättad. Det kan t.ex. finnas andra IT-/ärendehanteringssystem där handlingar kan registreras på motsvarande sätt som i Region Skånes centrala diarium. Handlingar kan också hållas ordnade på annat sätt t.ex. i pappersform med tillhörande register eller på filyta som uppfyller samma krav på ordning och återsökbarhet. För att ett system ska vara godkänt för registrering krävs utöver de grundläggande arkivkraven på IT-system att handlingen ska kunna registreras så snart den inkommit eller upprättats med följande uppgifter: Datum då handlingen kommit in eller upprättats Unik beteckning (ärendenummer, projektnummer el. dyl.) I förekommande fall uppgift om avsändare eller mottagare I korthet vad handlingen rör Vid förfrågan ska handlingar kunna lämnas ut enligt gällande krav. Oavsett hur handlingar hålls ordnade så ska de även hanteras enligt instruktioner för Bevarande och gallring av administrativa respektive vårdrelaterade handlingar (vardgivare.skane.se). Det finns även handlingar som varken behöver registreras eller hållas ordnade. Nedan följer några exempel: Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse, se beslut Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (intranätet) Handlingar ställda till förtroendevalda, där innehållet inte avser en fråga som hanteras av Region Skåne utan avser t ex partifrågor eller fackligt fötroendevalda (se under rubriken Personligt adresserad post till förtroendevald) Handlingar som är felaktigt adresserade/levererade till Region Skåne För frågor om registrering kontakta region@skane.se. Hantering av inkommande post Alla inkommande handlingar som inkommer till Region Skåne ska ankomststämplas med dagens datum. Handling som lämnats in i förvaltningens brevinkast ska när detta töms på morgonen ankomststämplas med föregående dags datum 8, eftersom man inte kan fastställa vilken dag handlingen har lagts där. Vid tömning måndag morgon ska fredagens datum stämplas. Därefter sänds handlingen med internpost till diariet för registrering (Diariet Koncernkontoret, Rådhus Skåne, Kristianstad). Meddelanden som inkommer elektroniskt med t.ex. e-post eller sms och som är allmänna handlingar ska registreras enligt samma regler som gäller för papperspost. USB-minne som inkommer eller upphittats får inte anslutas till dator kopplad till Region Skånes nätverk. I dessa fall tas kontakt med servicedesk för IT som 8 Se 10 FL. 6

7 vid behov kan ansluta ett USB-minne i en kontrollerad miljö först. Elektroniska handlingar som ska registreras i diariet skickas till region@skane.se. PERSONLIGT ADRESSERAD POST Ett tjänstebrev blir inte privat för att det adresseras till tjänstemannen, lika lite som ett privat brev blir allmän handling om det adresseras till förvaltningen. I båda fallen är det innehållet och inte adresseringen som är avgörande. Det innebär att privat post kan behöva öppnas för att se om det är allmän handling som därmed måste registreras, eller inte. De grundlagsstadgade reglerna om allmänna handlingars offentlighet tar här över brottsbalkens förbud angående post. PERSONLIGT ADRESSERAD POST TILL FÖRTROENDEVALD Personligt adresserad, partiadresserad post till förtroendevald eller till en förtroendevald i egenskap av funktionär eller medlem i visst parti (t. ex. ombudsman Förnamn Efternamn) i Region Skåne ska gå direkt till adressaten. All post som i översta adressraden däremot anger Region Skåne som adressat ska anses ställd till regionen och öppnas därmed alltid, oavsett om personnamn på förtroendevald i övrigt förekommer i adressen. Med förtroendevald jämställs politisk sekreterare. POST SOM ÖPPNATS AV MISSTAG Öppnas en handling av misstag eller har öppnats men visat sig vara felställd ska den återförslutas och följande notering göras: Försändelsen av misstag öppnad [datum], [underskrift], [namnförtydligande], [titel och tjänsteställe]. Handlingen ska sedan skickas vidare så att den når rätt mottagare. POST MED MISSTÄNKT INNEHÅLL Särskilda rutiner finns för hantering av både papperspost och e-post med misstänkt innehåll. För papperspost finns mer information i Rutin för omhändertagande av brev eller annan försändelse med misstänkt farligt innehåll i Region Skåne (intranätet). Den digitala motsvarigheten behandlas i Phishing och farlig e-post (intranätet). Därutöver kan även lokala rutiner finnas, se t.ex. Rådhus Skåne Rutiner för hantering av misstänkta försändelser (intranätet). Rätten att ta del av allmänna handlingar Huvudregeln enligt offentlighetsprincipen är att allmänna handlingar är offentliga. Denna princip innebär att massmedia, allmänhet eller andra 9 som begär en allmän handling utlämnad har rätt att ta del av den oavsett vilket medium handlingen är lagrad på. Tillgången till allmänna handlingar får endast begränsas och beläggas med sekretess under förutsättning att det finns stöd för det i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL eller annan lag. 9 Se 2 kap 1 och 14 kap 5 2 stycket TF svenska medborgare och utlänningar. 7

8 Att lämna ut allmän handling Enligt regiondirektörens beslut Förtydligande angående sekretessförfarande och kommunikationspolicy ( ) ska Region Skåne verka för öppenhet och transparens, samt välkomna insyn och granskning. Att ta del av allmän handling kan göras antingen genom att ta del av dem på plats i någon av Region Skånes lokaler eller, genom avskrift eller kopia som sedan skickas analogt alternativt digitalt till den som begärt dem. 10 En handling kan alltså tillhandahållas hos Region Skåne på flera olika sätt men Region Skåne har ingen skyldighet att lämna ut allmän handling på annat sätt än på papper. Den som vill ta del av skriftlig handling kan få läsa den, skriva av den eller fotografera av den. Det är verksamheten som hanterar utlämnande som bestämmer på vilket sättt utlämnandet ska ske, inte den som begär ut handlingen. En ljudupptagning kan spelas upp eller överföras på medhavd inspelningsutrustning. Ett digitalt dokument eller upptagning för automatisk behandling kan göras tillgänglig antingen genom utskrift eller visning på bildskärm. VEM SKA HANTERA ÄRENDE OM UTLÄMNANDE AV ALLMÄN HANDLING? En begäran om att få ta del av allmän handling kan inkomma på vilket sätt som helst; via telefon, e-post, brev, genom personligt besök etc. Efter mottagande eller registrering ska begäran skickas vidare till handläggare för hantering. Om handläggare saknas skickas begäran till aktuell enhetschef. Handläggare ska pröva om handlingen kan lämnas ut genom att göra en sekretessbedömning. Vid eventuella beslut om avslag är det den roll inom förvaltningen som delegerats uppgiften i enlighet med delegationsordningen som har beslutanderätt, ofta förvaltningschefen. HUR SNABBT SKA ALLMÄN HANDLING LÄMNAS UT? En begäran om allmän handling ska hanteras skyndsamt 11, det är en arbetsuppgift som måste prioriteras. Helst ska begäran besvaras samma dag som den inkommer, men någon eller några dagars fördröjning kan godtas om det är nödvändig för att kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Dessutom kan ett visst dröjsmål tillkomma om framställningen avser eller kräver genomgång av ett omfattande material. Efter sekretessbedömning ska sökande omgående antingen få information om att handling bedöms vara sekretessbelagd eller få ut de begärda handlingarna. I VILKA FALL SKA ALLMÄN HANDLING LÄMNAS UT? För att kunna lämna ut en handling måste begäran innehålla tillräckligt med information om efterfrågad handling. Den som handlägger begäran ska i rimlig omfattning hjälpa till med att få fram en handling. Om det bara är en enstaka handling som efterfrågas finns ingen skyldighet att lämna ut mer än just den efterfrågade handlingen. 10 Se 2 kap. 12 TF. 11 Se 2 kap. 13 andra stycket TF. 8

9 JA JA JA JA Begäran om utlämnande av handling Är handlingen allmän? Handlingen ska inte lämnas ut Skyddas uppgifterna av sekretess? Det är en allmän, offentlig handling som ska lämnas ut Prövning om den allmänna handlingen kan lämnas ut i sin helhet? NEJ Information om att den allmänna handlingen inte kan lämnas ut (alt. lämnas ut med förbehåll / lämnas ut delvis) med hänvisning till relevant sekretessbestämmelse och rätten till överklagbart beslut Handlingen lämnas ut i sin helhet Figur 3: Illustration "Utlämnande av allmän handling" Under förutsättning att en handling återfinns och bedöms vara allmän, ska därefter en sekretessbedömning göras. Den som efterfrågat handlingen har rätt att vara anonym, om uppgifter om sökanden inte behövs för att t.ex. skicka ett avslagsbeslut. Uppgifter om sökanden kan även behövas för att göra själva sekretessbedömningen i sig, t.ex. vilken relation sökanden har till personen vars patientjournal som begärts ut eller vad uppgifterna ska användas till. Sökanden får i förekommande fall tillfrågas om de uppgifter som behövs för att kunna göra en adekvat sekretessbedömning. 12 Eftersom svaret på dessa frågor varierar vid varje tillfälle en handling efterfrågas p.g.a. att omständigheter kan förändras, ska en ny bedömning göras varje gång, även om det är samma handling eller en handling av samma typ som efterfrågas. Ett muntligt samtycke eller skriftlig fullmakt från den enskilde (dvs. den som uppgifterna gäller och som sekretessen är till för att skydda) kan innebära att sekretessen hävs. Sekretessregler är mycket sällan absoluta. Sekretesslagstiftningen innebär att viss information kan hållas hemlig - under vissa förutsättningar. Grundprincipen är att sekretess ska vara till för att skydda människor eller samhällsintressen från skada, att någon lider men (skada) om sekretessen skulle brytas. Sekretess ska därför inte gälla om information kan lämnas ut utan 12 Se 2 kap. 14 tredje stycket TF. 9

10 risk för sådana skador. Bakom detta resonemang ligger förstås den grundläggande offentlighetsprincipen - det får inte förekomma någon sekretess som saknar stöd i lag. Nedan listas ett urval från de delar i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, som oftast är aktuella för oss i Region Skåne: Hälso- och sjukvård 12 kap. 3 OSL Sekretess i förhållande till vårdnadshavare 25 kap. 1 OSL Sekretess till skydd för enskild i verksamhet som avser hälso- och sjukvård och annan medicinsk verksamhet 25 kap. 6 OSL Sekretess i förhållande till den vård- eller behandlingsbehövande Upphandling, affärsförbindelse med myndighet 19 kap. 3 OSL Sekretess gällande upphandling m.m. 31 kap. 16 OSL Sekretess till skydd för enskildas affärsförbindelser med myndigheter 31 kap. 17 OSL Sekretess till skydd för enskildas affärsförbindelser med vissa bolag m.m. Personalärenden 39 kap. 1 OSL Sekretess till skydd för enskild i personalsocial verksamhet 39 kap. 2 OSL Sekretess till skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet i övrigt 39 kap. 3 OSL jämfört med 10 offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641) Anställdas adresser, telefonnummer, foto m.m. 39 kap. 5a OSL Anställningsärenden, urvalstester Fastigheter, lokaler eller inventarier 18 kap. 8 OSL Sekretess för uppgift om säkerhets- eller bevakningsåtgärd För information till sökanden om utlämnande eller avslag kan mall användas (se bilaga 1 informationsmall). Delvis utlämnande (maskning) En handling kan både innehålla uppgifter som är sekretessbelagda och sådana som inte är det. När handläggare lämnar ut en sådan handling ska de sekretessbelagda uppgifterna maskeras på ett säkert sätt innan handlingen lämnas ut/görs tillgänglig. Maskering görs genom att handlingen skrivs ut eller kopieras, sekretessbelagda delar stryks nogsamt över, handlingen kopieras och kopian lämnas sedan ut. Utlämnande med förbehåll I de fall begäran kommer från enskild (inte myndighet) kan sekretessbelagda uppgifter lämnas ut med förbehåll. I dessa fall gör handläggaren bedömningen att uppgifterna kan lämnas ut utan att de riskerar att leda till skada eller men under förutsättning att de hanteras på ett visst sätt. Förbehållet begränsar den enskildes rätt att fritt använda uppgifterna. Exempelvis kan förbehållet bestå i att uppgifterna inte får spridas vidare, kopieras eller publiceras, alternativt 10

11 att uppgifterna lämnas ut under förutsättning att enskilda personer inte identifieras i exempelvis ett forskningsprojekt. Förbehåll ska upprättas skriftligt och skrivas under av den som får ta del av de sekretessbelagda uppgifterna. Förbehållet kan överklagas på samma sätt som avslag, se vidare under rubriken Överklagbart beslut. Överträdelse av förbehåll är straffbelagt i brottsbalken på samma sätt som brott mot tystnadsplikt. Avslag med överklagbart beslut Om handläggaren gör bedömningen att delar av eller hela handlingen inte kan lämnas ut har den sökande rätt att få ett formellt myndighetsbeslut i ärendet som kan överklagas (se bilaga 1 informationsmall). I kontakten med den sökande ska det alltid uppges att denna möjlighet finns. Myndighetsbeslutet ska vara skriftligt, det ska framgå vilken handling eller vilka uppgifter som begärts, motivering till beslutet genom hänvisning till relevant sekretessparagraf samt hur den sökande ska gå tillväga för att överklaga beslutet om avslag att få del av de begärda handlingarna. Beslutet ska skrivas under av den roll inom förvaltningen uppgiften delegerats till, i regel förvaltningschef (se bilaga 2, mall till överklagbart beslut). När begäran om utlämnande av allmän handling avslås; rutin Om sökande efter sekretessbedömning nekas ta del av hela eller delar av allmän handling, ska nedan rutin följas: 1. Information om bedömt avslag meddelas sökanden via brev, e-post eller telefon (enligt bilaga 1 informationsmall). Av informationen ska rätten till ett överklagbart beslut framgå. 2. Begäran om överklagbart beslut inkommer till Region Skåne via ex. brev, e-post eller telefon. Begäran ska registreras. 3. Begäran fördelas till handläggare. 4. Handläggaren tar fram ett beslut (enligt mall för överklagbart beslut, se bilaga 2). 5. Beslutet skrivs under av delegerad beslutsfattare. 6. Beslutet ska registreras, handläggaren behåller en kopia. 7. Beslutet skickas i original med rekommenderad post till den sökande. Handläggaren ansvarar för att samtliga handlingar i ärendet blir registrerade. När beslut om utlämnande av allmän handling överklagas; rutin Om sökanden överklagar Region Skånes beslut om avslag av utlämnande av allmän handling, ska nedan rutin följas: 1. Sökandens överklagande ska vara ställt till kammarrätten men skickas till Region Skåne, via diariet. 2. Diariet skickar överklagandet till aktuell förvaltning. 11

12 3. Förvaltningen genom delegerad beslutsfattare bedömer om överklagandet kommit i rätt tid (inom 3 veckor 13 efter att sökanden fått ta del av beslutet som överklagas) och om förvaltningschefen, efter att ha läst överklagan, vill ompröva sitt beslut. 4. Om förvaltningen står fast vid sitt beslut och överklagandet inkommit i rätt tid (rättidsprövning jämte beslutsdatum, underskrift, namnförtydligande och titel på beslutsförfattare ska tecknas på överklagandet) skickas det till Kammarrätten i Göteborg Beslut etc. från Kammarrätten inkommer till diariet och skickas vidare till handläggare för ev. åtgärd. Kopia av korrespondens från handläggare till kammarrätten ska skickas till diariet för registrering och aktläggning. Att ta del av handlingar på plats En allmän handling, som efter sekretessbedömning får lämnas ut, kan efter begäran tillhandahållas på stället, d.v.s. i myndighetens lokaler. Originalhandlingarna får inte tas hem för lån. Sökanden kan inte heller kräva att få tillträde till arkiv för att där t.ex. söka efter viss handling. Offentlighetsprincipen bygger på att en efterfrågad handling ska tas fram och tillhandahållas av tjänsteman, som före utlämnandet prövat frågan om handlingens karaktär om den är allmän och offentlig. Region Skåne ska därför tillhandahålla lämplig lokal där sökanden ska kunna studera handlingen. Om inte kopia av handlingen visas på plats utan originalet, ska originalet av säkerhetsskäl visas i närvaro av en representant för verksamheten. I dessa fall är det att betrakta som delvis avslag och ska åtföljas med information om möjligheten till att få ett överklagbart beslut. Om det föreligger betydande hinder att tillhandahålla handlingen på stället, finns ingen skyldighet att göra det. Hinder kan t.ex. vara att handlingen är ömtålig, tekniskt hjälpmedel för att visa handlingen saknas eller utrymmesbrist hos myndigheten.sökanden har i dessa fall rätt till överklagbart beslut och bör upplysas om möjligheten att istället få ta del av handlingen i kopia etc. Att ta del av handlingar i form av avskrift eller kopia Den som inte vill ta del av allmän handling på plats i myndighetens lokaler kan begära att mot fastställd avgift få ta del av handlingen genom avskrift eller kopia. 14 När en avskrift görs ska avskriften omfatta hela handlingen, om den efter sekretessbedömning anses kunna lämnas ut. I annat fall får ett utdrag skrivas av och information om rätten till ett överklagbart beslut ges till sökanden. När kopior görs kan på motsvarande sätt hela eller delar av den kopierade handlingen lämnas ut. Avskrifterna eller kopiorna kan sökanden få ta del av på plats eller få skickat till sig. 13 Se 23 FL och lag (1930:173) om beräkning av lagstadgad tid 14 Se 2 kap. 13 första stycket TF. 12

13 Då sekretessbelagd information överlämnas direkt till den person som begärt dem, istället för att skickas, ska mottagare legitimera sig. Om sekretessbelagd information överlämnas till ombud genom fullmakt ska ombudet legitimera sig och lämna över fullmakten. Att skicka handlingar När handlingar skickas, såväl internt som externt, ska det säkerställas att informationen når den tilltänkta mottagaren och att överföringen sker på ett säkert sätt, framförallt när det rör sig om potentiellt känslig information. Nedan följer rutiner för hur handlingar på olika sätt ska överföras till sin mottagare. SKICKA HANDLINGAR ANALOGT När post skickas externt till privatpersoner ska adressen alltid kontrolleras mot befolkningsregistret. När post skickas internt ska adressen kontrolleras mot Skånekatalogen. På kuvertet ska Region Skånes logotyp och korrekt avsändaradress finnas enligt Skånekatalogens regelverk Manual Skånekatalogen (intranätet). Att avsändaradress finns är viktigt i de fall brevet kommer i retur. (Avsändare ska framgå i försändelsen även då post skickas internt). När post skickas externt till andra organisationer och myndigheter ska organisations- /myndighetsnamn stå på översta raden. Eventuellt personnamn skrivs på följande rad och därefter adress. Skicka känsliga eller sekretessbelagda handlingar analogt Information som omfattas av sekretess ska både när det gäller intern och extern post skickas i kuvert som inte går att se igenom och breven ska vara väl förslutna. Extern post med sekretessbelagd information ska skickas rekommenderat eller mot Postförskott, där brevet vid utlämnande kvitteras ut av mottagaren mot uppvisande av legitimation. Detta gäller även bärbart digitalt media (t.ex. USB) om inte bärare eller innehåll är krypterat. Verksamhetschef kan besluta om undantag efter avvägning mellan Region Skånes skyldighet att skydda informationen, informationens känslighet samt ekonomiska och praktiska omständigheter. Skicka handlingar till person med skyddad identitet Skatteverket ger service till myndigheter och andra organisationer som vill nå en skyddad person genom att vidarebefordra postförsändelser till denne. Avsändaren behöver inte veta var i landet personen är folkbokförd utan kan skicka försändelsen till Skatteverkets förmedlingsuppdrag. Handlingen som ska förmedlas ska läggas i ett innerkuvert med mottagarens personnummer och namn samt avsändaradress så att Skatteverket kan returnera försändelsen om de inte kan nå mottagaren. Kuvertet läggs sedan i ett ytterkuvert som adresseras till Skatteverket, 13

14 Förmedlingsuppdrag, Box 2820, GÖTEBORG. Innerkuvertet ska vara väl förslutet, eftersom Skatteverket inte ska ta del av innehållet. För utbetalningsavier och rekommenderade brev skickas endast ett kuvert som adresseras direkt till mottagaren på följande vis: Namnet på mottagaren (för- och efternamn) (personnummer) Skatteverket Förmedlingsuppdrag Box Göteborg Tänk också på att all förmedlingspost kommer fram någon dag senare till mottagaren än om den skulle ha skickats direkt till mottagaren. Läs mer i instruktion Skyddade personuppgifter (vardgivare.skane.se). SKICKA HANDLINGAR DIGITALT När du som medarbetare ska skicka handlingar digitalt ska avsändare framgå och mottagaradress vara kontrollerad (t.ex. att svar skickas till den som begärt eller till rätt motpart i chatt/konversation på sociala medier). I din yrkesutövning får endast e-postadressen skane.se användas. Läs mer i Regelverk för användning av IT-baserade verktyg i Region Skåne (intranätet). Skicka känsliga eller sekretessbelagda handlingar digitalt Vid överföring av digital information som kan omfattas av sekretess ska denna vara skyddad mot insyn och endast läsbar av avsedd/behörig mottagare. Detta gäller externt liksom internt och oavsett hur informationen kommuniceras. Exempel på digitala lösningar som är lämpliga att använda för utbyte av information som kan omfattas av sekretess: 1177 Vårdguidens e-tjänster är skapade för att på ett säkert sätt kunna kommunicera med patienter. Se vidare Så skyddas och hanteras dina uppgifter i e-tjänsterna ( Säker e-post är en säkerhetslösning inom Region Skåne som ska användas för att skicka e-post krypterat/insynsskyddat och där mottagaren säkert kan identifiera vem som är avsändaren. Se vidare Säker e-post - Instruktioner (intranätet) Vid överföring på digitalt media (t.ex. USB) ska informationsbäraren, om den inte skickas rekommenderat eller mot postförskott, vara krypterad Exempel på digitala lösningar som inte är lämpade för utbyte av information som kan omfattas av sekretess: Distansmötestjänster som exempelvis Skype. Se vidare Säkerhetsregler vid distansmöten (intranätet) Sociala medier. Se vidare Strategi sociala medier (intranätet) 14

15 Samarbetsytor och forum som används ihop med externa parter Dataöverföring till och från mobila enheter. SMS-påminnelser får dock skickas under särskilda förutsättningar, se vidare i instruktion för SMS-påminnelser (vardgivare.skane.se) Överföring via fax. Fax får endast användas i undantagsfall vid akuta situationer och det inte finns annan metod för att skicka sekretessbelagda uppgifter. Följande skyddsåtgärder måste i dessa fall vidtas för att säkerställa att informationen når rätt mottagare: 1. Du som faxar ska ha telefonkontakt med mottagaren för att försäkra dig om att mottagaren är på plats och kan ta emot uppgifterna. 2. Kontrollera i faxens display och med en testsida att faxet skickas rätt. 3. Skicka informationen avidentifierad efter att mottagaren verifierat att testsidan kommit fram. 4. Utväxla de uppgifter som avidentifierats (t.ex. identitet på patient) via telefon då uppgifterna kommit fram. Verifiera även att samtliga sidor kommit med. Att ta betalt Vid utlämnande av allmän handling ska verksamheten ta betalt om de utlämnade handlingarna överskrider nio sidor eller fler. Det finns fastställda avgifter som gäller vid utlämnande av allmän handling, vilka är beslutade av regionfullmäktige och gäller för hela Region Skåne. Verksamheten får inte ta betalt för arbetskostnaden för att ta fram och ev. sekretesspröva handlingarna som lämnas ut. Vilka avgifter som gäller framgår i Avgifter vid utlämnande av allmän handling (intranätet). GSF har rutiner för fakturering till kund. På intranätet under rubriken Ekonomi, Fakturahantering finns mer information och länk till Serviceportalen där fakturaunderlag skapas och skickas in. Glöm inte att i ett tidigt skede informera mottagaren om att denne kommer att debiteras. Vid postförskott, rekommenderad post, paket eller expresspost finns ett underlag som ska fyllas i och lämnas tillsammans med försändelsen till Regionservice som sköter utskicket. Blanketten kallas Underlag vid försändelse av paket, REK, express och postförskott (intranätet). Om du bryter mot bestämmelserna Om du nekar utlämnande av allmänna handlingar som får och ska lämnas ut, kan du göra dig skyldig till tjänstefel och därmed eventuella arbetsrättsliga sanktioner. Om du medvetet eller av vårdslöshet felaktigt lämnar ut uppgifter som omfattas av sekretess, kan du göra dig skyldig till sekretessbrott (brott mot tystnadsplikten). Riksdagens ombudsmän Justitieombudsmannen, JO, kontrollerar att myndigheter och deras tjänstemän följer gällande lagar och författningar i sin verksamhet. JO kontrollerar genom att pröva och utreda klagomål från allmänheten och genom att göra inspektioner hos 15

16 myndigheter. Även Inspektionen för vård och omsorg, IVO, kan komma att granska utlämnningen av allmänna handlingar i form av patientjournaler. 16