Användarhandledning Total Office Fakturasystem

Transkript

1 Användarhandledning Total Office Fakturasystem Systemadministratör Version Uppdragsgivare: Gruppmedlemmar: Örjan Melin David Johansson Pushparaj Silva Robert Celik Magnus Steen Christian Illanes Niklas Kullberg Johan Säfström Inga Nkomo

2 1 MAILHÄMTNING FUNKTION INSTALLATION KÖRNING AV PROGRAMMET SYSTEMHANDLEDNING/KONFIGURATION 3 2 DATABASEN INSTALLATION AV DATABASEN SPEGLING 4 3 UTSKRIFT HUR MAN ANVÄNDER PROGRAMMET KONFIGURATION DATABAS FAKTURAMALL KONFIGURATIONSFIL LOGGFIL 6 5 WEBBEN ADMINISTRATIONSVERKTYG FUNKTION INSTALLATION OCH EXEKVERING SKAPA ANVÄNDARE ÄNDRA ANVÄNDARENS LÖSENORD TA BORT ANVÄNDARE 7

3 1 Mailhämtning 1.1 Funktion Mailhämtningsprogrammet används för att hämta hem e-post som skickats från handdatorn för att sedan dekryptera och lagra dessa i databasen. Vid eventuellt fel meddelas användaren via e-post. 1.2 Installation Extrahera zip-filen till C:\Fakturasystem\ 1.3 Körning av programmet Mailhämtningsprogrammet startas genom att man kör Mailhämtning.bat. Efter att all mail laddats ner och lagts in i databasen avslutas programmet och eventuella felmeddelanden skickas till den specificerade e- mailadressen. Programmet kan även schemaläggas. Information om hur man schemalägger finns i operativsystemets dokumentation. 1.4 Systemhandledning/konfiguration Filen Pars .ini innehåller inställningar för sökvägar, mailadresser, smtp-server och serveranslutning. Filen öppnas med valfritt textredigeringsprogram. Förklaring till Pars .ini. archive: Sökvägen till katalogen där de mail som lyckats läsas in ska arkiveras. failed: Sökvägen till katalogen där de mail som inte lyckats läsas in ska sparas. reciever: E-postadressen dit felmeddelanden ska skickas sender: Avsändaradressen för felmeddelanden smtp: SMTP-server som ska användas för att skicka felmeddelanden connectionstring: Uppgifter för anslutning till databasen. Filen settings.txt innehåller inställningar för nerladdning av e-post. Filen öppnas med valfritt textredigeringsprogram. Förklaring till settings.txt. user: Användarnamn för POP3-servern. pass: Lösenord till POP3-servern. server: Adress till POP3-servern port: POP3-serverns port delete: Anger om mailen ska tas bort från serven efter de laddats ner (true/false) av 7

4 2 Databasen 2.1 Installation av databasen Innan databasen installeras ska uppkopplingsinforamtionen skrivas in i Skapatabeller.ini. Detta ska skrivas in på formen: connectionstring='driver={mysql ODBC version Driver};SERVER=minSQLserver; DATABASE=minDatabas; UID=användarnamn;PWD=lösenord; OPTION=3 Därefter kan databasen installeras genom att köra filen SkapaTabeller.exe. Denna skapar en uppsättning tabeller som krävs för att systemet ska funka. Observera dock att denna fil tar bort all eventuell data som fanns innan. Därför skall en backup tas innan en ominstallation sker. 2.2 Spegling Scriptet Spegling.bat ska läggas i den dator där den lokala databasen körs. Scriptet ska sedan schemaläggas så att den körs vid en godtyckligt vald tid av Total Office. Ex: kl. 00:00 varje söndag. 3 Utskrift Utskrift utgör det sista steget i fakturasystemet. Utskrift är ett program i vilken skapandet av fakturan och utskrift sker. 3.1 Hur man använder programmet Utskriftsprogrammet är konstruerat på ett sätt som gör det enklast möjligast för användaren att köra programmet. Programmet (en exe-fil) ska köras av schemaläggaren, förslagsvis en gång per dygn. Detta betyder i klarspråk att användaren, efter schemaläggning, enbart behöver kontrollera att utskriften/utskrifterna av fakturor skett. Utskriftsförloppet sparas på en s.k. loggfil, i vilken man kan se exakt hur många och vid vilken tidpunkt respektive faktura skrivits ut. Hur detta fungerar beskrivs i punkt Dessförinnan behöver datorn dock konfigureras. 3.2 Konfiguration Datorn som programmet ska köras på behöver konfigureras för att programmet ska kunna köras korrekt. Eftersom data, som utgör fakturainnehåll, hämtas från en databas, så behöver man en MySQL ODBC installerad. Mer om detta i nästa stycke. Dessutom måste datorn konfigureras för att vänta tills utskrift skett innan man går vidare till nästa utskrift. Detta för att kontrollen av skrivarfel ska fungera av 7

5 3.2.1 Databas Den ODBC som används är version ODBC är en connector som gör att programmet kan kommunicera med databasen. Om man vill uppdatera ODBC så kan man enkelt uppdatera konfigurationsfilen Fakturamall Varje faktura kan rymma upp till nio fält med varor/tjänster. Om fler än detta antal krävs, så bör antalet delas upp på flera fakturor. Längst ned på fakturan finns en postgirolapp. Längst ned på girolappen finns en kombination av siffror och andra tecken som ska kunna läsas genom s.k. OCR (optical character recognition). Placeringen av denna är i höjdled ytterst exakt och teckensnittet som används är OCR-B. Det betyder att teckensnittet måste vara installerad på datorn. Exakt hur fakturamallen får sina data från databasen samt hur utskriften av denna sker beskrivs i nästa stycke Konfigurationsfil För att användaren av programmet i så liten utsträckning som möjligt ska behöva ändra i programkoden, så har en konfigurationsfil konstruerats i stället. Filen är en textfil som är indelad i två delar. Om man vill skriva kommentarer i filen ska detta ske på ny rad som börjar med tecknet (apostrof), dvs. det tecken som används för kommentering i visual basic. Varje del börjar med en rubrik. En rubrik är en rad som inleds I första delen kan man ändra uppkopplingsinformation för databasen. Detta sker på följande sätt (en rad för varje punkt): Raderna i databasdelen MÅSTE vara i denna ordning: Först kommer Därefter: ODBC-drivrutinens namn Adress till SQL-servern Databasens namn Användarnamn Lösenord Tabell för nyinkomna fakturor Ovanstående tabells primärnyckel Tabell för fakturadata Utskriftstid i ovanstående tabell Fakturamallens format är som följer: Malldelens rubrik Om mallen ska använda variabler måste dessa komma på den första okommenterade raden. Variablernas värden måste då komma på en enda rad med ett mellanslags mellanrum. Variabler används i formler i mallen med hjälp av %. Man skriver %0 för den första variabeln, %1 för den andra och så vidare. På nästa rad kommer namnet på det typsnitt som skall användas på fakturan. Sedan följer de poster som ska vara på fakturan. Alla poster består av posttyp och parametrar. Posttypen är fyra bokstäver och parametrarna av 7

6 kommer efter, separerade av mellanrum. De posttyper som finns och deras parametrar är: logo x y - En logotype (om någon finns) ska sitta på punkt (x;y) text x y s t - Texten t i storlek s skrivs ut på punkt (x;y) line x1 y1 x2 y2 - En linje dras från (x1;y1) till (x2;y2) cico x y - Ett stort grått C ritas ut på punkt (x;y) sbox x y xs ys - En ruta med storlek (xs;ys) ritas ut på punkt (x;y) rbox x y xs ys r - En ruta med runda hörn av radie r och storlek (xs;ys) ritas ut på (x;y) data x y s r d - Datasträngen d hämtas från databasen och skrivs ut på punkt (x;y) när det står ritas ut på punkt (x;y) betyder det ritas ut omedelbart till höger och nedanför punkten (x;y) på fakturan. Om data som ska hämtas ska skrivas ut i flera rader skrivs dessa ut med mellanrummet r. Mellanrummet beräknas mellan radernas överkant, dvs. inte från underkant till överkant. ddec x y s r d - Datasträngen d hämtas och skrivs ut enligt ovan, men de data som hämtas skrivs ut som tal med två decimaler. dsum x y s d - Uttrycket i d hämtas, beräknas och summeras och skrivs sedan ut på (x;y) med två decimaler och suffixet kr. ocrl x y n p s - En OCR-läsbar rad för postgiroinbetalningskort skrivs ut på (x;y). OCR-raden förses med fakturanummer n, postgirokontonummer p och summa s. Summan s hämtas från databasen och beräknas. vdat x y s r d v - Datasträngen d och verifikatsträngen v hämtas från databasen och skrivs ut som med data-kommandot. Detta skrivs endast ut på den andra kopian, dvs. verifikatfakturan. Fakturans bredd är c:a 750 och dess höjd c:a Loggfil I loggfilen sparas information för hur uppkopplingen mot databasen skett. Det betyder att varje gång uppkoppling sker så sparas tidpunkt, samt vid eventuella fel skrivs vad som gått fel. Tidpunkt för respektive fakturas utskrift sparas också här. 5 Webben För att kunna använda det utvecklade webbinterfacet måste man som administratör ha tillgång till en webbserver som stödjer ASP till exempel Microsofts egen Internet Information Server (IIS). Anledningen till att webbinterfacet är programmerat i ASP är att övriga delar av systemet är av 7

7 programmerat i Visual Basic som ASP i stort sett är en bantad version av. Om man inte har en egen webbserver från början kan en lämplig lösning vara att hyra plats på någon form av webbhotell. Dessa brukar stödja alla sorters språk inklusive MySQL som behövs vid arbete mot databasen. 5.1 Administrationsverktyg Funktion Administrationsverktyget används för att skapa och redigera användare som ska kunna logga in på företagets sidor på Webben Installation och exekvering Extrahera AdminTool.exe och AdminTool.ini till valfri katalog. Kontrollera att parametrarna för anslutning till databasen stämmer. Dessa hittas i AdminTool.ini Kör sedan AdminTool.exe Skapa användare Välj det företag i listan Företag som användaren ska kopplas till. Skriv in ett valfritt användarnamn i textrutan Användarnamn Skriv in ett lösenord i textrutan Lösenord eller tryck på knappen Generera för att slumpa fram ett lösenord. Tryck på knappen Spara och notera användarnamnet samt lösenordet för vidare distribution till kunden Ändra användarens lösenord Välj det företag i listan Företag som användaren är kopplad till. Tryck på knappen Hämta för att hämta en lista med alla användare som är kopplade till det valda företaget. Välj ett användarnamn i listan Användarnamn Skriv in ett nytt lösenord i textrutan Lösenord eller tryck på knappen Generera för att slumpa fram ett lösenord. Tryck på knappen Spara och notera det nya lösenordet för vidare distribution till kunden Ta bort användare Välj det företag i listan Företag som användaren är kopplad till. Tryck på knappen Hämta för att hämta en lista med alla användare som är kopplade till det valda företaget. Välj ett användarnamn i listan Användarnamn Tryck på knappen Ta bort för att ta bort den valda användaren av 7