I affärer. Branschen tar sitt ansvar Affärsresandet omfamnar miljön. res säkrare i en osäker värld tips och system för ett tryggt resande

Transkript

1 Annons Hela denna tidning är en annons från HRG Nordic Annons I affärer O M R E S O R & M Ö T E N res säkrare i en osäker värld tips och system för ett tryggt resande rätt innehåll och smart logistik videogalan videobranschens heldag Möt din personliga resebokare goda råd och en personlig relation Branschen tar sitt ansvar Affärsresandet omfamnar miljön Ingår som bilaga i Dagens Industri, augusti 2007

2 Tack för förtroendet! I början av sommaren fick jag ett annorlunda telefonsamtal. Det var Hans Holmen som ringde. Han är vd för HRG Nordic där jag är anställd som affärsresekonsult. Hans bad mig skriva inledningen till en tematidning om affärsresor och möten. Det är du och dina kollegor som gör jobbet, så det skulle vara roligt och mer logiskt att ni syntes i inledningen till vår tidning, än att jag gör det, sa Hans Holmen. Vilket hedersuppdrag! tänkte jag. Precis som mina dagliga arbetsuppgifter är. När ett företags medarbetare är ute och reser, brukar jag se det som att de är ute på ett uppdrag där allting måste stämma. Min uppgift är att se till att dessa resenärer helt och hållet kan fokusera på uppdraget och att ingenting annat finns där som stör. Ingenting som har med själva resandet att göra i alla fall. Jag och mina kollegor är experter på att hitta de resealternativ som passar varje resenär bäst. Vi erbjuder hotell med just det läge och den standard som de efterfrågar och vi ser till att hyrbilen finns tillgänglig när den behövs. Det låter kanske lätt, men tro mig, det kan vara en riktig utmaning. Ibland är det både klurigt och tidskrävande att hitta lämpliga alternativ som passar både kunden och den resepolicy som resenärens arbetsgivare har tagit fram. Visste du förresten att HRG Nordic är Nordens största konferensarrangör? Mina kollegor är specialister på att arrangera lyckade konferenser, möten och evenemang. De vet att de har lyckats när kunderna får tillbaka det de satsat, eller mer. Om du inte känner igen namnet HRG Nordic så är inte det så konstigt. Vi hette tidigare Bennett och BTI Nordic. Men nu är vi HRG Nordic vilket betyder att vi är en del av globala Hogg Robinson Group. Allt fler av våra kunder vill ha vår hjälp för att resa och hålla möten på ett säkrare och mer miljövänligt sätt. Vi hjälper dem också med att formulera och förankra sin resepolicy och förser dem med statistik och strategisk rådgivning kring de anställdas resande. Bland mycket annat. Den här tidningen ger dig en introduktion till några av de möjligheter som finns, som kan underlätta, effektivisera och miljöanpassa ditt och ditt företags resande. Ring oss gärna på så berättar vi mer. j Trevlig resa! Trevlig läsning! Maria Sjöberg med kollegor HRG Nordic i är ett fullserviceföretag med fem affärsområden: Corporate Travel Management, Consulting, Expense Management, Sports Travel Management samt Events & Meetings Management. i levererar ett brett urval av högkvalitativa tjänster till nationella och multinationella företag. i HRG finns idag i över 90 länder och har närmare 800 anställda i Norden. i finns på följande orter i Sverige: Borlänge, Göteborg, Helsingborg, Jönköping, Kalmar, Karlskoga, Lund, Malmö, Norrköping, Stockholm, Sundsvall, Uppsala och Växjö. i Vill du veta fördelarna med att bli kund hos oss? Vill du ha hjälp med en kommande konferens eller ett event? Kontakta då vår försäljningschef Stefan Pellén på , eller stefan.pellen@nordic.hrgworldwide.com Producerad av HRG Nordic, Box Stockholm Telefon: Framför gärna dina synpunkter på tidningen till: stefan.cardell@nordic.hrgworldwide.com Projektledning: Patrik Mood och Stefan Cardell Red. projektledare: Eva-Lotta Hallberg Formgivning: Malin Borelius Traffic: Mei-Hsia Wang Tryck: Quebecor AB För information om bilagor i Dagens Industri, kontakta Patrik Mood Strandvägen 19, Stockholm Tel Ett linjenät som ständigt växer. 54 destinationer i 16 länder över hela Asien. Tryggheten med ett pålitligt flygbolag, var du än är. Allt för din bästa stund. Vart ditt jobb än för dig, är vi redan där. Vi erbjuder 596 avgångar i veckan till Asien, med destinationer som Shanghai och Bangalore. Sedan mars 2007 flyger vi också till Busan i Korea tre gånger i veckan. Att vinna ditt förtroende är vår största belöning. 2

3 Meetings for designed success SUCCESS IS IN THE DETAILS OF DESIGN FROM THE ARCHITECTURE TO THE MEETING ROOM TO THE CHAIR! WITH RADISSON SAS WE GUARANTEE 100% SUCCESS WITH OUR YES I CAN! SPIRIT AND MUCH MORE AT ANY OF OUR 155+ HOTELS. call konferens.radissonsas.com

4 Anlita en affärsresebyrå Låt experterna ta helhetsgreppet! När företag ägnar sig åt den verksamhet de är bäst på brukar det gå bra. Att anlita en affärsresebyrå för att få hjälp att boka tjänsteresor, möten och konferenser är därför ett klokt val. Praktikertjänst har på så vis fått effektiv tillgång till både säkrare och miljövänligare resor. Fördelarna med att anlita en affärsresebyrå handlar om så mycket mer än att bara få hjälp med att boka biljetter. Det vet man på Praktikertjänst som var mycket noga i sin kravspecifikation när de senast upphandlade HRG Nordic som affärsresebyrå. Det var den affärsresebyrå som hade de bästa verktygen för oss. Nu får vi hjälp att uppnå de viktigaste aspekterna inom miljö och säkerhet i vår resepolicy. Dessutom vet vi att de tjänster vi köper håller en god kvalitet, säger Ola Kroon, inköpare på Praktikertjänst. Bra priser är en viktig del av Praktikertjänsts kvalitetsbegrepp. Företaget består av många små entreprenörsdrivna enheter, som genom att verka tillsammans kan hålla låga kostnader. HRG:s världsomspännande affärsresebyrå fungerar på ett liknande sätt. Den stora mängden kunder ger en stor efterfrågan och därmed en kraft att pressa priserna. Miljötänk i systemet Praktikertjänst använder sig dels av den klassiska resebokningen, där de anställda via telefon får hjälp att boka sin resa och sitt boende. För återkommande och enkla resor från A till B använder de sig i första hand av HRG:s internetbaserade självbokningssystem, som anpassats till Praktikertjänsts behov och önskemål. Som en del av vårt miljötänk låter vi exempelvis tåg vara det färdsätt som i första hand föreslås på de flesta inrikesresor, berättar Ola Kroon. Likaså har vi valt miljöbilar som ett prioriterat alternativ. Men det är möjligt att välja ett annat alternativ än det prioriterade. Det måste det vara i vår organisation, som består av självständiga enheter. Extra säkerhet Ola Kroon berättar vidare att de även utnyttjar statistiktjänsten som han ser som ett nödvändigt redskap för att ha kontroll över hur resandet ser ut och hur det utvecklas. Praktikertjänst anlitar även HRG Nordic för att boka gruppoch konferensresor, och slipper därmed lägga kraft på att organisera detta. Framöver kommer de även att använda sig av verktyget Travel Watch. Det är angeläget ur säkerhetssynpunkt att alltid kunna spåra den som är på resande fot. Måste man snabbt ha reda på vilket hotell en person bor på eller vilket plan hon eller han är inbokad på så kan Travel Watch snabbt ge besked. Det kommer att innebära en enorm trygghet för både våra anställda, deras anhöriga och för företaget. m Text: Pia Roxell Läs mer om Travel Watch på sidan 7. Annons kvart Travel is more than just A to B. Travel Should Help you Achieve Success. Wherever travel takes you: in Europe or in the US, at the airport or in the city centre, Hilton takes the strain out of doing business and makes sure it is rewarding. Indulge yourself at our Executive Floors and enjoy the advantages of Hilton HHonors the only hotel loyalty programme offering hotel points and airline miles. Hilton Meetings guarantees that your meeting will be a success. Visit hilton.com to make your reservation. Hilton in the Nordic Region Copenhagen Airport Helsinki Kalastajatorppa Helsinki Strand Helsinki Vanta Malmö City Stockholm Slussen Hilton Reykjavik - Opens Mid September 2007

5 Marina Olsson, affärsresekonsult Lätt hamna rätt med en personlig kontakt Att boka andra människors resor och hotell över telefon, kan kanske tyckas som ett enformigt arbete. Men mot den föreställningen värjer sig Marina Olsson bestämt. Hon arbetar på HRG Nordics kontor i Växjö och är en av 250 affärsresekonsulter som företaget har spridda över landet. På frågan om hur ett typiskt samtal till HRG:s affärsresebyrå kan låta skrattar Marina Olsson, och säger att hon inte kan ge något svar och att det är just därför hon gillar sitt jobb. Det finns inga typiska samtal. Varje samtal är olika eftersom alla människor är olika. Ett samtal kan handla om att någon snabbt vill boka en tågresa till ett Stockholmsmöte, medan nästa kund kanske vill gå igenom alternativen för en långväga affärsresa till olika platser runt om i Asien, där det även ska finnas ett bra boende, berättar Marina Olsson. Ser man henne in action förstår man att hon menar vad hon säger. Fingrarna dansar snabbt och lätt över tangentbordet medan ögonen vant läser av alla olika fönster som poppar upp på datorskärmen. Samtidigt är hon helt fokuserad på samtalet med personen på andra sidan telefonlinjen och ler och nickar engagerat. Alltid flera alternativ Marina och hennes kollegor försöker alltid Spelar det någon roll om jag använder handduken igen? presentera flera alternativa förslag utifrån kundens premisser och avtal. Säg att det gäller ett eftermiddagsmöte mellan vissa klockslag i Köpenhamn. Det första alternativet som jag plockar fram är det bästa priset som överrensstämmer med mötestiden. Men sedan ger jag också två andra förslag där tiderna inte är lika För aldrig att jag vill stanna vid ETT reseförslag om det finns minsta chans att hitta något bättre! välanpassade, kanske det blir ett par timmars väntetid efter mötet eller att det är längre restid, men med betydligt lägre pris. Kunden kan sedan själv värdera vilket alternativ som är bäst. Samtalen avslutas med att Marina repeterar bokningen och reglerna för beställningen. Därefter skickas en resebekräftelse ut per e-post. Undersöker alla möjligheter Ibland händer det att hon får en ovanligt komplicerad och svåröverskådlig beställning. Under samtalet tar hon då fram ett första förslag, men ber att få återkomma med fler inom fyra timmar. Ser jag någon som helst indikation på att det skulle kunna finnas andra alternativ som kan passa kunden måste de förstås undersökas. För aldrig att jag vill stanna vid ett reseförslag om det finns minsta chans att hitta något bättre! Marina Olsson bekänner glatt att de bästa dagarna är när hon får samtal från Efter tolv år i yrket har affärsresekonsulten Marina Olsson lösningar på de flesta förfrågningar. bekymrade kunder som har problem. Det är då hon får ge det där lilla extra. Det är en utmaning för mig att lösa problem som uppstår. Jag minns särskilt hur det var under vårens SAS-strejk. Då kunde jag verkligen göra nytta och hjälpa många resenärer som modfällt ringde mig från flygplatsen. Det var en härlig utmaning att följa utvecklingen och verkligen vara på hugget och lyckas få fatt i de bästa alternativa ressätten. Belöningen var att höra det lättade tonfallet i kundens röst. Som en jonglör För att vara en bra affärsresekonsult räcker det inte med att känna sig bekväm med ett headset på huvudet. Vilka egenskaper tycker Marina Olsson är viktiga för en bra affärsresekonsult? Jag tror att man måste vara en förändringsbenägen, positiv och lyhörd person. Kluriga beställningar kräver snabb tankeverksamhet och en förmåga att jonglera flera alternativ samtidigt, vilket kan vara svårt för den som är lagd åt det stelbenta hållet. Och självklart måste man ha lätt för att få kontakt med människor. Som jag sa tidigare att möta olika sorters människor och att ge bra service är ju det som gör jobbet så roligt! j Text: Pia Roxell Två frågor till HRG Nordic scandic-hotels.se/betterworld Nina Håkansson, projektledare HRG Event & Meetings Vilket har varit ditt bästa arrangemang? Det var en resa till fjällen! Den startade med en ordinär konferensstund, som sedan övergick i skidtävlingar, skoteråkning och hundspann. Under hela dagen hade vi en samlingspunkt i en lappkåta där det bjöds på förfriskningar. Vid lunch väntade en buffé på toppen. Arrangemanget avslutades med en middag med underhållning som nästan lyfte taket! Utvärderingarna efteråt gav högsta betyg. ) Lena Schubert, storkundsansvarig HRG Nordic Vad gör du i ditt arbete? Jag ansvarar för ett par av våra större kunder. Jag har ett nära samarbete med kundernas travel managers och är länken mellan dem och våra resekonsulter. Jag analyserar statistik och ser över snittprisutvecklingen, går igenom betalningsprocesserna och ger rekommendationer för ett säkrare och miljövänligare resande. Det som är roligast i mitt jobb är att tillsammans med kunderna hitta nya lösningar som utvecklar deras resande. )

6 Reser du privat kan du lätt välja bort resmål som känns obehagligt osäkra. Men hur vet man att tjänsteresan är säker nog att genomföra? En bra tumregel är att följa de officiella rekommendationerna. En myndighet som har en stor del av sina anställda på resande fot är Sida. Där arbetar Sylvia Wellroth som travel manager och hon berättar att de alltid gör en bedömning utifrån UD:s rekommendationer. UD:s råd uppdateras hela tiden Sylvia Wellroth och är väl underbyggda. Vi utgår alltid från dem och rekommenderar andra att göra detsamma. UD avråder vanligtvis från resor om platsen är drabbad av krig, terroristattacker eller en naturkatastrof. En tregradig skala används. Den första graden innebär en avrådan från Att tänka på när du är på resa i Se till att hemmakontoret har en korrekt resplan och meddela alltid ombokningar. i Använd hotellets säkerhetsbox eller kassaskåp. Bär inte mer pengar på dig än du behöver för dagen. i Om du har med dig dator som innehåller känslig information kan en krypterad hårddisk vara en god idé. i Ta hänsyn till destinationens seder och bruk och undvik provokationer. i Vistas inte i områden som betraktas som riskfyllda. i Skulle du bli rånad, uppträd lugnt och lämna ifrån dig pengar och värdesaker utan protest. Säkrare resa med rätt kunskap resor som inte är nödvändiga, den andra innebär en avrådan från alla resor. Vid den tredje graden uppmanas alla svenskar att lämna landet. Men vilka resor som är nödvändiga är inte alltid självklart. Avråder UD bör man tänka till en extra gång innan man skickar iväg någon. När vi känner oss tveksamma tar vi reda på mer genom olika kanaler som våra sektionskontor, landets ambassad och andra samarbetspartners innan vi tar ett beslut. v i Ta reda på var hotellets nödutgångar finns. En resebrandvarnare och ett enkelt dörrlarm ökar tryggheten. i Ha alltid receptbelagd medicin i handbagaget tillsammans med ett intyg på engelska om vad medicinen heter och vilken sjukdom du lider av. i Kom ihåg att 112 är det larmnummer som gäller inom hela EU. Källa: Kammarkollegiet Text: Pia Roxell Dela på taxinotan även när du åker själv! Delad nota är bättre än egen nota åk Delad FLYGTAXI. Den största fördelen med att åka Delad FLYGTAXI är att det blir billigare för dig som resenär. Men du gör också en insats för miljön. Vårt nätverk av 200 noga utvalda och välrenomerade taxibolag ser till att din resa till och från flyget blir så enkel, smidig och trygg som möjligt. Du får som vanligt hela din resa samlad på en och samma faktura eller resekonto. Dessutom vet du alltid i förväg vad din resa kommer att kosta eftersom vi kör med fasta priser till över 3300 orter i Sverige. Boka din FLYGTAXI till 41 av Sveriges flygplatser hos din resebyrå, via flygbolagens sajter, på eller genom att ringa Välkommen! Konferenser och events till Danmark, Tyskland och Polen Läs mer om våra konferenser & events på För bokning kontakta din HRG Nordic-byrå.

7 System för säkerhet och beredskap Ett smart system som kartlägger medarbetarnas resande, kan öka säkerheten och göra så att resorna flyter smidigare. HRG Nordic kallar verktyget för Travel Watch och ABB är en av kunderna. Att för ett stort företag hålla reda på vem som är var, är inte alltid helt lätt. Men med HRG Nordics verktyg är det möjligt att se vilka som är inbokade på ett visst flyg eller bor på ett speciellt hotell. Det går också att få fram rapporter som visar vilka områden som anses vara riskabla just nu och vilka som ska resa dit. Allt presenteras i tydliga kartor och diagram. Vi betalar gärna de extra kronorna, för att få den säkerhet som Travel Watch ger oss, säger EvaLis Danielson som är travel manager på ABB. Verktyget kan tala om att en viss resa går till ett riskland. Så fort en sådan resa bokats, går information ut till resenären, om vad han eller hon ska tänka på under sin resa. För oss som arbetar med detta dagligen är det en enorm fördel, berättar hon. Detta gör att ingen av ABB:s anställda kan resa till ett land som av någon anledning anses vara ett högriskområde, utan att nås av företagets egen säkerhetsinformation. Verktyget gör också att vi enkelt kan ta reda på vem som är inbokad på en viss resa, för att snabbt få reda på vilka som drabbats av en eventuell olycka eller se vilka vi behöver boka om, i händelse av till exempel en strejk, säger EvaLis Danielson. i Text: Eva-Lotta Hallberg Säkerhet i systemet Med Travel Watch är det möjligt att få fram rapporter som visar: i Vem som är var med tydliga kartor i Resenärer i luften alla flyg som har företagets anställda ombord i Resenärer på hotell alla anställda som bor på ett visst hotell i Riskrapport antalet resenärer som rest till ett högriskområde _01HRG_Lot_240x159v4o 1 7/11/07 1:30:19 AM 7

8 Det finns mycket att göra för att minska affärsresornas miljöbelastning. Och det görs! I takt med den ökande medvetenheten om de klimatförändringar som människan orsakar, har nya, grönare sätt att resa och bo på utvecklats. Kunder och bransch tar krafttag för att värna miljön Miljöfrågan är hetare än någonsin. Tydliga väderförändringar och larmrapporter om jordens ökade medeltemperatur har gjort att det inte längre går att blunda inför de skador som vi orsakar. Detta innebär förstås att även affärsresornas miljöbelastning behöver ses över. Undersökningar visar att miljöhänsyn blivit en allt viktigare fråga för allt fler grupper i samhället. Miljömedvetenheten sprider sig nu även bland affärsresenärer och vidare upp till företagsledningarna, säger Jens Lanvin på trendkunskapsföretaget Opinion Bengal. Antalet affärsresor förutspås öka och många företag och myndigheter ser nu över sitt resande och ställer sig frågan om hur miljötänkandet kan integreras i deras resepolicy. Hans Holmen Fler resor, men hur? Den miljösatsning som HRG Nordic valt att göra, har gjort att de idag är en miljöcertifierad resebyrå enligt den internationella certifieringen ISO Med konkreta handlingsplaner erbjuder de miljövänligare resor och events samtidigt som deras egna, interna arbete också har miljöanpassats. Vi märker att det ställs högre krav än tidigare på vad vi och våra leverantörer gör för att hjälpa våra kunder att nå sina miljömål. Miljöcertifieringen är en viktig del i vårt kundarbete och ett område som vi kommer att utveckla än mer i framtiden, säger Hans Holmen som är vd för HRG i norra Europa. Gröna inflygningar Själva färdsättet har förstås stor betydelse för hur mycket affärsresan påverkar miljön. Att förflytta sig till fots eller på cykel är överlägset miljövänligast men är sällan ett realistiskt alternativ. Däremot väljer fler och fler företag och myndigheter att ta tåget. Men flygresorna ökar fortfarande eftersom det kan vara det enda alternativet vid resor till avlägsna destinationer. Baksidan är förstås flygets stora koldioxidutsläpp. För att minska utsläppen har SAS ett projekt som innebär att vissa flygplan genom en unik teknik kan glidflyga den sista sträckan under landningen. Vi kallar det gröna inflygningar. På så sätt förbrukar planet cirka 100 kilo mindre bränsle och minskar utsläppen av till exempel koldioxid med cirka 300 kilo, säger Nina Palm Rosi, miljökommunikatör på SAS. Ingen fluga Den som söker ett miljövänligt boende under sin affärsresa har numera en del att välja på. Hotellkedjan Scandics 66 svenska hotell är miljömärkta med Svanen. Det innebär bland annat att de serverar ekologiska frukostar, effektiviserat sin resursanvändning och minskat sin energiförbrukning med en fjärdedel. Varje gäst som bor en natt på Scandic släpper ut 1,5 kilo mindre koldioxid, använder 35 liter mindre vatten och lämnar efter sig 1 kilo mindre osorterade sopor än för tio år sedan. Att resebranschen nu börjat intressera sig för miljöfrågorna på allvar är enligt Jens Lanvin inte bara en tillfällig fluga. Nej, det vi nu ser är definitivt ingen övergående trend. Alltfler företag förstår att det är lika förödande att bli utpekad som en miljöbov som att avslöjas med att utnyttja barnarbetare. Miljömedvetandet är här för att stanna! b Text: Pia Roxell Flyg med renare samvete Fler och fler företag erbjuder tjänster som gör det enklare för företagen att flyga med ett renare samvete. För att kompensera för koldioxidutsläppen från de anställdas flygresor är det möjligt att köpa så kallade utsläppsrätter som gäller för hela företaget. Sådana tjänster förmedlas av bland andra HRG Nordic. De erbjuder också en kalkylator som beräknar hur mycket företaget ska betala för att kompensera för flygresorna. Evenemang med grön profil HRG Nordic erbjuder så kallade Gröna events, vilket är möten, konferenser och evenemang med en minimal påverkan på miljön. Vid dessa arrangemang är maten närproducerad, boendet är miljövänligt och de aktiviteter som genomförs är varsamma mot naturen. Det är också möjligt att köpa utsläppsrätter för att kompensera för eventuella utsläpp i samband med evenemanget. Tåg, bil eller flyg? Så mycket koldioxid släpper ett tåg, en bil och ett flygplan ifrån sig på sträckan Stockholm Göteborg: Ett tåg En bil Ett flygplan 4 hekto koldioxid 89 kilo koldioxid 6 ton koldioxid Källa: Svenska Naturskyddsföreningen

9 Se över reserutinerna! Prismedvetna företag har börjat fokusera allt mer på tjänsteresornas kringkostnader. Ofta är administrationen tidsödande och kräver många inblandade. Men med rätt teknik och en välformulerad resepolicy kan stora delar av processen rationaliseras. Företag som vill hålla nere kostnaderna och förbättra kontrollen över sina utgifter har allt att vinna på att automatisera reseadministrationen, säger Carin Sjöberg, nordisk försäljningsdirektör på HRG Nordic. Från det att en resa är beslutad, tills den är genomförd och färdigadministrerad, är vägen ofta lång. Det innebär att de dolda kostnaderna är höga för många företag. De kan därför vinna mycket på att se över hur betalning av resorna sker och hur olika kringkostnader hanteras. Den bästa lösningen är ett system som omfattar allt från reseorder och resebokning till betalning, Carin Sjöberg reseräkningshantering och lönesystem, säger Carin Sjöberg. Wallmans INTERNATIONAL DINNERSHOW Carins tips Så minskar ni administrationskostnaderna: 1. Samarbeta med professionell partner som erbjuder integrerade lösningar. 2. Använd självbokning till enklare resor, personlig service för de mer komplexa. 3. Var säker på att företagets resepolicy är uppdaterad och följs. 4. Se över kortlösningar och betalningsströmmar. 5. Se över hur mycket tid som läggs på reseräkningshanteringen, överväg att låta ett modernt reseräkningssystem automatisera processen. Upplev golf Paradiset med Premiär 23 augusti 2007 Tap Portugal flyger dagligen från Stockholm, Köpenhamn och Oslo till Lissabon med goda förbindelser till Algarve, Porto, Madeira och Azorerna GÖR SOM ERNST ROLF, KARL GERHARD, GRACE JONES, ROD STEWART, ABBA OCH KUNGEN... BESÖK TEATERGATAN 3 Föreställningen spelas 23 augusti-3 november tisdag-lördag 4 november-22 december måndag-lördag Redan ombord på TAPs komfortabla airbus börjar din reseupplevelse. Välkommen ombord wallmans.com/wss å Ingår i

10 Din följeslagare längs vägen Milsvid frihet till avtalspris med HRG Nordic-bilen! Du vet väl att HRG Nordic-bilen ger avtalspris med fria mil, försäkring, självriskreducering och stöldförsäkring? Tillsammans med Avis flexibilitet på 115 stationer över hela landet får du alltid trygghet under resan till ett bra pris! För prisuppgifter och bokning, kontakta ditt närmaste HRG Nordic-kontor. Avis - för en bättre miljö Certifierade enligt ISO Å R S J U B I L E U M Det totala skjortkonceptet! VAD KOSTAR EGENTLIGEN DITT FÖRETAGS RESOR? SKAFFA NYA BUSINESS REPORT OCH FÅ SVARET. Med nya Business Report får du webbaserad reseoch inköpsstatistik som är både heltäckande och detaljerad. Vill du till exempel veta hur mycket pengar ni lagt på hotell den senaste månaden eller de senaste två åren? Eller vilka utlägg som har gjorts i samband med resorna? Du får ständigt uppdaterade svar, snabbt och enkelt. Direkt på nätet och anpassade efter dina behov. Använd sedan informationen du får fram med Business Report som underlag för uppföljningsarbete, för budgetering och, inte minst, vid förhandlingar med leverantörer. Ring eller besök eurocard.se för mer information innan nästa affärsflyg lyfter. S K J O R T O R I T R E Ä R M L Ä N G D E R ARM STRONG-skjortan finns i reguljär, extra lång och lite kortare ärmlängd. Dubbel och enkel manschett. ARM STRONG-skjortan finns även i en slimmad modell i reguljär och extra lång ärm. T I L L B E H Ö R E N ARM STRONG-slipsarna är i finaste italienska helsidenet. Matchande sidennäsdukar. Manschettknappar. B O N U S K L U B B E N Unik och enkel bonusklubb. Det kostar inget att vara med i den. Det behövs inget plastkort. Man handlar i sin egen takt och vi för statistiken. Välkommen! VILL DU VETA MER? RING VÅR KUNDSUPPORT PÅ ELLER GÅ IN PÅ EUROCARD.SE Humlegårdsgatan 4, vid saluhallen, Stockholm. Öppet: Vardag Lördag Kungstorget 2, vid saluhallen. Göteborg. Öppet: Vardag Lördag am a man (shop in shop) Hansa, Malmö. Öppet: Vardag Lördag Söndag Internetbutik: 10

11 Bild: Budapest årets hetaste alternativ Mitt i hjärtat av Europa flyter Donau, bred och mäktig. Ungerns huvudstad Budapest bjuder dock på mer än storslagen skönhet. Tack vare ungrarnas talang för underhållning är staden en av världens hetaste för alla slags möten. Budapest är en blandning av Wien och Paris, kryddat med medeltid, det moderna och en närbelägen underskön natur. På Donaus ena sida tronar gamla Buda på kullar med ett pampigt slott och medeltida hus. På den andra platta sidan breder Pest ut sig med avenyer, hotell, affärer och kaféer. Staden är välkänd för sitt rika kulturutbud här finns festivaler, utomhuskonserter, kaféer och härlig mat. Du kan njuta av thermalbad, besöka grottsystem, vackra parker och kullarnas sköna omgivande natur samt ta del av alla aktiviteter på Donau och längs flodens kajer. Den shoppingsugne hittar allt från en jätteloppmarknad, saluhall och antikaffärer till fabriksutförsäljningar och ungt ungerskt mode. Ungern hade kommersiella övernattningar av svenskar och från Norden år 2006, vilket gör det till Ungerns tredje största turistmarknad. Varför är Budapest hett? Först och främst ligger det nära. Det tar bara två timmar med flyg från nordiska städer och ett antal flygbolag erbjuder dagliga flygningar till låga priser, säger György Székely på Ungerska Turistbyrån. Jämfört med andra europeiska storstäder är hotellpriserna dessutom låga. Det finns flera olika konferensanläggningar och det går att ordna allt från styrelsemöten till megakonferenser med upp till deltagare från hela världen. Budapest har motsvarat förväntningarna för alla slags möten, konferenser och arrangemang, säger Robert Boronkay som arbetar med event och konferenser på HRG Nordic. Servicenivån är hög. Infrastrukturen är bra. Det finns många hotellbäddar till bra pris, logistiken för gruppresor och stora evenemang fungerar utmärkt, liksom kvaliteten på busstransfer, catering, hotell och middagar. Budapest var förra året en av de tio största destinationerna för möten arrangerade av oss, säger Robert Boronkay. Det går att göra massor av roliga saker i Budapest för att ta hand om medarbetare eller bygga upp en lagkänsla. Ett tips är att hyra F1-banan utanför stan för att köra formelbil eller att köra en äkta Trabant, säger György Székely. & Text: Hans Hjelmstad Nu ler solen mot alla barnfamiljer. 50 % rabatt för medföljande barn. Få en flygande start på familjens resa. Med snabb incheckning och genvägen via Bromma får ni mer tid över att njuta av de soldagar som är kvar av sommaren. Medföljande barn eller barnbarn 2 17 år reser inrikes för halva grundpriset exklusive skatter. Rabatten gäller Full Flex, Flex och Low Flexbiljetter. Ett spädbarn 0 2 år per vuxen reser utan kostnad. Våra destinationer är: Stockholm, Göteborg, Malmö och Umeå. Vi flyger även till Bryssel. Boka via din resebyrå, eller på tel MALM0144_halvsida_affarsres_mote

12 Kontroll och spänning A och O för en lyckad gala Bild: Joachim Brusell Hur grejar man innehåll och logistik för ett evenemang med hela 600 deltagare? Hur får man allt att klaffa med seminarier, paneldebatt, galakväll med trerättersmiddag, artister och prisutdelningar? Fråga gärna HRG Nordic Events & Meetings Management som hanterade Videogalan 2006 och Bakom Videogalan står Sveriges Videodistributörers Förening, SVF. Galan är videobranschens egen klang- och jubelföreställning som förra året hölls på Rondo i Göteborg och i år på Cirkus i Stockholm. Galan slog i år rekord med nära 600 deltagare från filmbolag och handlare av köp- och hyrfilm på dvd. Vi har ansvarat för att hantera hela Videogalan och varit lite som spindeln i nätet. Vi har matchat budget mot behov och förhandlat och pusslat ihop allt kring lokal, transporter, logi, mat och dryck, anmälningar och betalningar, artister och teknisk utrustning, säger Catarina Qvarfort, projektledare på HRG Nordic Events & Meetings Management. Kunskap och show Catarina Qvarfort har varit projektledare för galorna både 2006 och Hon lovordar det goda samarbetet med SVF där man har haft nära kontakt och en bra dialog hela tiden. En utvärdering av Videogalan 2006 visade att deltagarna uppskattat både seminarierna och galans innehåll i sin helhet samt tyckt att kvaliteten gått upp ett snäpp. Videogalan består av ett dagsprogram med workshops, föreläsningar, lunch och paneldebatt och en storslagen gala med trerättersmiddag, artistuppträdanden och prisutdelningar. På Rondo förra året underhöll After Dark och på Cirkus i år fick deltagarna njuta av skönsång från Martin Stenmark och LaGaylia Frazier. Dagen vill vi fylla med sådant som intresserar återförsäljarna som kommer. Förra året handlade det mycket om framtiden och branschens utveckling. I år gav vi filmbolagen utrymme att presentera sina nyheter och hade en debatt om svensk film och dess betydelse för dvd-filmer, berättar Björn Gregfelt, SVF. Utmanande uppdrag Så här stora arrangemang handlar väldigt mycket om logistik. Om man har kontroll till 95 procent kan man improvisera resten, men om det omvända gäller blir det pannkaka. Beträffande Videogalan har HRG Nordic verkligen levererat, säger en nöjd Björn Gregfelt. Det är ett roligt och utmanande uppdrag och vi ser fram emot att göra fler stora galor framöver, svarar Catarina Qvarfort på frågan om det kunde vara intressant att även ta hand om andra branschers stora arrangemang. S Text: Hans Hjelmstad 12

13 Självbokning med allt på ett ställe Många företag kan spara både tid och pengar genom att låta de anställda boka de enkla och återkommande resorna själva, via ett så kallat självbokningssystem. Systemet anpassas efter företagets resepolicy och varje kunds särskilda önskemål. Därmed behövs det bara några få klick för att boka en resa. Alla vet att det är smidigt att bara lyfta luren och låta resebyrån boka en resa. Trots det lägger många medarbetare ner onödig tid på att själva leta runt på internet, efter den bästa, billigaste eller snabbaste tjänsteresan. Ofta blir tidsåtgången onödigt stor på detta sätt. Ett bra alternativ är att använda det internetbaserade självbokningssystem som HRG Nordic varit med och utvecklat. Här samlas allt på ett och samma ställe: alla flygbolag, inklusive de flesta så kallade lågprisbolagen, samt hotell, hyrbilar och även tågresor med SJ. Snabbt och bekvämt plockar systemet fram alternativ som överensstämmer med resenärens önskemål och företagets resepolicy. Kostnadseffektivt För oss som har en stor andel resor till få och återkommande destinationer är det här det smidigaste sättet att boka resor på. Efter tre år med systemet är det inget tvivel om att det här är en mycket kostnadseffektiv metod. Den totala resekostnaden blir lägre och den administrativa hanteringen förenklas, säger Ulf Stenvad som är business meeting manager på försäkringsbolaget If. Systemet är träffsäkert då varje abonnemang skräddarsys efter företagets särskilda önskemål. Det är till exempel möjligt att utöka det rika utbud av hotellkedjor som HRG Nordic erbjuder, med boenden man själv har förmånliga avtal med eller att prioritera tåg som färdsätt vid inrikesresor. Eller kanske att utöka sökningen med lågprisalternativ som Norwegian och FlyNordic. Priset är förstås en betydelsefull faktor i vår resepolicy och därför har vi valt att även ta med de lågprisalternativ som finns på våra destinationer. Det är en bra service även om man än så länge måste betala dessa resor med kreditkort. Att ge varje medarbetare möjlighet att själv göra kloka val är viktigt för oss, säger Ulf Stenvad. m Text: Pia Roxell För oss som har en stor andel resor till få och återkommande destinationer är det här det smidigaste sättet att boka resor på. Köpenhamn i topp! Det svenska näringslivet ökar sitt resande och under första halvåret 2007 var Köpenhamn det i särklass mest besökta resmålet för svenska affärsresenärer. Affärsresandet till Köpenhamn ökade under det första halvåret i år med åtta procent, jämfört med året innan. På andra och tredje plats över de populäraste resmålen hamnar Helsingfors respektive Oslo. Köpenhamn är ett stabilt nav för svenskt näringsliv. Det är en central mötesplats för nordiska affärsresenärer och kollegor från andra europiska länder, säger Ingemar Åkesson, marknadsdirektör på HRG Nordic. Redan för ett par år sedan kunde en tydlig ökning av antalet svenska affärsresenärer som åkte till Asien ses. Idag har Shanghai och Peking en stabil ström av svenska resenärer, även om dessa destinationer fortfarande ligger strax utanför den svenska tio-i-topp-listan. % Text: Stefan Cardell AFFÄRSRESENÄRERNAS TIO-I-TOPP 1. Köpenhamn 2. Helsingfors 3. Oslo 4. London 5. Bryssel 6. Frankfurt 7. Amsterdam 8. Paris 9. München 10. Zürich Bild: Johannes Jansson B.FLEX, ÄNTLIGEN EN EKONOMIKLASS SOM FÖRSTÅR SIG PÅ AFFÄRER. Affärsresor handlar om flexibilitet. Därför har Brussels Airlines utvecklat b.flex. Med en b.flex-biljett kan du ändra och avboka din resa utan kostnader, ta en tidigare avgång om så önskas samt snabbare ta dig igenom säkerhetskontrollen i Bryssel. Dessutom ingår fri mat och dryck ombord. Allt detta gör b.flex till Europas bästa ekonomiklass. Tillgänglig på våra 3 respektive 4 dagliga avgångar från Stockholm/Bromma och Göteborg. Mer information finns på brusselsairlines.com eller hos din resebyrå. 13

14 PANELEN Tre profiler ser framåt 1. Vilken tror du blir nästa stora trend inom affärsresandet? 2. Hur ser ert miljöarbete ut idag och i framtiden? 3. Vilken tror du blir er största utmaning framöver? ANDERS EHRLING SAS Jag tror att 1. förenklingen av affärsresandet kommer att fortsätta. Jag är övertygad om att affärsresenärerna fortsatt kommer att efterfråga smidiga, effektiva och punktliga flygtransporter. Vi arbetar kontinuerligt med att 2. effektivisera vår dagliga verksamhet. Tillsammans med våra samarbetspartners ställer vi krav på leverantörer av flygplan, flygmotorer, flygbränslen och flygtrafikledning. Allt sammantaget kommer vi att fortsätta en positiv trend med minskande utsläpp av växthusgaser över tid. Jag ser framför mig två utmaningar. 3. Dels att förbereda oss för kommande lågkonjunktur och att upprätthålla förtroendet för flygbranschen. Flygbranschen i stort måste fortsätta arbetet med att få smidigare, effektivare och hållbarare transportlösningar på plats. OLE SORANG REZIDOR Utan tvekan är 1. det den miljövänliga trenden som kommer att spela en allt större roll och bli allt viktigare. 2. Ansvarsfulla affärer är inte bara ett begrepp, som vilket som helst för oss. Det är en av våra grundpelare och är därför inbyggt i allt vi gör, från Svalbard till Kapstaden, från Irland till Kina. Det blir att försäkra oss om att vi är 3. konsekventa i allt vi gör och att vi inte kompromissar, inte ens där vi måste anpassa oss till lokala förhållanden. HANS HOLMEN HRG NORDIC Det är svårt att 1. svara något annat än miljö- och klimatproblematiken. Den kommer att vara med oss länge. Samtidigt kommer kunderna fortsätta att vara intresserade av förenklingar, effektiviseringar och besparingar. Idag jobbar vi varje dag med att leva 2. upp till de miljöförbättringar som vår ISO certifiering innebär. Vår uttalade målsättning är att vara branschledande när det gäller anpassning och samarbete med de kunder som har miljömål knutna till sina resor. Här har vi gjort mycket, och mer kommer. Den största men också mest spännande utmaningen blir att ligga i 3. framkant av kundernas förväntningar när det gäller vår teknik, våra kostnader och kvaliteten på vår service. Många fina ord som tillsammans innebär att vara bäst i branschen, helt enkelt! 14

15 Hotell Gramercy Park i New York HOTELL ALLT DYRARE OCH BILLIGARE Det öppnas nya hotell i en rasande takt över hela världen. Men högkonjunkturen har lett till en prisökning bland de dyraste. Samtidigt dyker allt fler budgethotell upp som svampar ur jorden. Det har blivit allt viktigare att boka i god tid samt välja hur och var man vill bo, säger Ingemar Åkesson, marknadsdirektör på HRG Nordic. Stora prishöjningar på hotellrum är inget som hindrar affärsresenärer från att besöka viktiga resmål över hela världen. Det visar HRG Nordics senaste siffror. Världens dyraste hotellrum finns i Moskva där genomsnittspriset ligger på kronor per natt. Enligt Ingemar Åkesson beror detta på att många hotellrum i staden saknar den kvalitet som affärsresenärer är vana vid. Därmed kan högkvalitativa hotell ha högre priser. En trend är flexibla priser som varierar dagligen, ungefär som börskurserna. Sedan har säkerhet och miljöfrågor blivit allt viktigare i valet av hotell, fortsätter Ingemar Åkesson. I Indien har det heta företagsklimatet lett till att landets hotell dragits med i de stora prisökningarna. Det samma gäller för hotellpriserna i flera nordiska städer. Alla nordiska huvudstäder har hög beläggning, därför är framförhållning mycket viktigt. Räkna med att det är fullt tisdag och onsdag, säger Ingemar Åkesson. Växande kedjor Den totala ökningen av hotellpriser hänger samman med en global prisökning bland femstjärniga hotell. Dessa hotell beräknas höja sina priser ytterligare allteftersom stora kedjor expanderar i London, Kina, Dubai, Östeuropa och Moskva. Bland annat Rezidor Hotel Group med Radisson SAS och Park Inn-kedjan växer med nya hotell i Mijas, Mannheim, Düsseldorf och Glasgow och under 2008 invigs ett nytt Park Innhotell i Oslo. Hilton har öppnat i Venedig och under sensommaren nästa år slår de upp portarna till sitt första hotell i Reykjavik samtidigt som de expanderar stort i Indien. Vi ser också en stor potential i Scandic, som är Nordens största hotellkedja. De satsar på både tillväxt och utveckling just nu, sedan de åter hamnat i svensk ägo efter EQT:s förvärv, säger Ingemar Åkesson. m Lockande hotellnyheter i Prag: Mandarin Oriental ett nytt hotell i en gammal klostermiljö i Venedig: Hilton Molino Stucky Venice bra konferensmöjligheter i Berlin: Hotel de Rome äkta lyxhotell i ett gammalt bankpalats i Frankfurt: Villa Kennedy och Radisson SAS förstklassigt hotell med modern design respektive ett affärshotell som gett Frankfurt en ny skyline i London: Mayfair och Haymarket två spännande, helt nya och moderna designhotell i New York: Gramercy Park och Bowery Gramercy Park är ett av världens mest omtalade designhotel. Bowery har vackra rum med utsikt. i Istanbul: Les Ottomans vackert minihotell med eget turiskt bad 15

16 Vår partner är din partner Viktiga kunder kräver pålitliga leverantörer. Tillsammans med HRG Nordic skapar vi den optimala resan både på marken och i luften. HRG Nordic tar fram en effektiv kombination av flyg, boende, hyrbil och annat som kan behövas. Och när det är dags att resa ser vi till att det är enkelt, till exempel genom snabb incheckning, många avgångar och ett världsomfattande linjenät i samarbete med Star Alliance. Vill du veta mer om hur HRG Nordic och SAS kan göra ditt resande smidigt och bekvämt, är du välkommen att kontakta oss på kontakt.se@nordic.hrgworldwide.com Välkommen ombord!