Upphandling av sysselsättning för personer med missbruks- och beroendeproblematik i Varbergs kommun enligt lagen om valfrihetssystem

Transkript

1 1(20) ANBUDSFÖRFRÅGAN VERSION 5 Datum Dnr: SN2015/0079 Kersti Arvidsson, Upphandling av sysselsättning för personer med missbruks- och beroendeproblematik i Varbergs kommun enligt lagen om valfrihetssystem Adress för anbud: Varbergs kommun, Socialförvaltningen, Norrgatan 25, Varberg Anbud sker genom löpande annonsering. Ni inbjuds lämna anbud för utförandet av sysselsättning för personer med missbruks- och beroendeproblematik som beviljats insatsen sysselsättning. Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: DENNA ANBUDSFÖRFRÅGAN MED FÖLJANDE BILAGOR. Bilaga 1 - Avtalsmall med avtalsbilagor Bilaga 2 - Svarsmall/checklista POSTADRESS Varbergs kommun Varberg BESÖKSADRESS Norrgatan 25 TELEFON (vx) TELEFAX ORGANISATIONSNR E-POSTADRESS kersti.arvidsson@varberg.se WEBBPLATS

2 2 (20) Innehåll 1. ALLMÄNT UPPHANDLINGENS OMFATTNING SYFTE OCH MÅL MED SYSSELSÄTTNINGEN KRAVSPECIFIKATION GENOMFÖRANDE AVTALSVILLKOR LEVERANTÖRSKRAV ERBJUDNA TILLÄGGSTJÄNSTER FÖRETAGSFORM BEDÖMNING AV ANBUDSGIVARE OCH ANBUD PREKVALIFICERING AV ANBUDSGIVARE EKONOMISK STÄLLNING TEKNISK FÖRMÅGA & KAPACITET EKONOMISK ERSÄTTNING INDEXOMRÄKNING UPPHANDLINGSFÖRFARANDE MM UPPHANDLINGSFORM ANBUDSLÄMNANDE ALLMÄNT ANBUDSTIDENS UTGÅNG ANBUDETS GILTIGHETSTID FRÅGOR - FÖRTYDLIGANDE OCH KOMPLETTERING UNDER ANBUDSTIDEN... 8 AVTAL MELLAN VARBERGS KOMMUN OCH UTFÖRARE AV SYSSELSÄTTNING FÖR PERSONER MED MISSBRUK- OCH BEROENDEPROBLEMATIK I VARBERGS KOMMUN PARTER ALLMÄNT UPPDRAGETS OMFATTNING SYFTE OCH MÅL MED SYSSELSÄTTNINGEN SAMVERKAN FÖRÄNDRAT BEHOV HOS KUNDEN KUNDS NÄRVARO GEOGRAFISKT OMRÅDE TIDER FÖR UTFÖRANDE AV BISTÅND KAPACITETSTAK TILLÄMPNING AV ICKEVALSALTERNATIV ÄNDRING AV UPPDRAG SKYLDIGHET ATT ANTA UPPDRAG FORMELLA KRAV PÅ UTFÖRAREN PERSONAL ARBETSGIVARANSVAR BEMANNING KOMPETENS BEMÖTANDE... 12

3 3 (20) 14. MÅL OCH RIKTLINJER LEDNINGSSYSTEM KVALITET SYNPUNKTER/KLAGOMÅL RIKTLINJER FÖR ANMÄLAN OM MISSFÖRHÅLLANDEN, LEX SARAH BESTÄLLARENS UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING INSYN I UTFÖRARENS VERKSAMHET FORTLÖPANDE KONTAKT OCH INFORMATION FÖRÄNDRINGAR I UTFÖRARENS VERKSAMHET ÖVERLÅTELSE AV AVTAL UPPHÖRANDE AV AVTAL PÅ EGEN BEGÄRAN ÅTERKALLANDE AV AVTAL MARKNADSFÖRING GÅVOR OCH ANDRA FÖRMÅNER OTILLÅTNA FÖRMÅNER GÅVOR OTILLBÖRLIG BELÖNING MEDDELARFRIHET PERSONUPPGIFTSLAGEN, PUL DOKUMENTATION OCH GENOMFÖRANDEPLAN IT-SYSTEM EKONOMI EKONOMISK ERSÄTTNING INDEXOMRÄKNING HANDLINGARS INBÖRDES RANGORDNING ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG BEFRIELSEGRUNDER (FORCE MAJEURE) TVIST FAKTURERING FÖRSKOTT BETALNING TILLFÄLLIGT BESTÄLLNINGSSTOPP GARANTI OCH VITE AVTALSBROTT UPPSÄGNING AV AVTALET PÅ GRUND AV AVTALSBROTT AVTALSTID RIKTLINJER OCH RUTINER... 20

4 4 (20) 1. ALLMÄNT Socialnämnden i Varbergs kommun har i oktober månad 2011 fattat beslut om att tillämpa lagen om valfrihetssystem, LOV, för upphandling av enskilt drivna verksamheter av sysselsättning för personer med missbruks- och beroendeproblematik. Kundval innebär att kunden själv får välja vem som skall utföra biståndet. Kunden kan välja mellan olika externa utförare som godkänts av socialnämnden eller kommunal utförare. Hur många kunder varje utförare får beror på kundens val, socialnämnden kan inte garantera utföraren några kunder. Alla utförare som socialnämnden tecknar avtal med får beskriva sitt företag och sin verksamhet enligt en särskild mall. Beskrivningarna sammanställs i en kundvalskatalog som delas ut till kunden i samband med att kunden beviljats biståndet eller när beslutet omprövas. Kunden väljer därefter vem som skall utföra biståndet utifrån kundvalskatalogen. Det är utförarens ansvar att tillse att det tydligt framgår att informationen i kundvalskatalogen enbart riktar sig till de kunder som har bistånd. Det är utförarens ansvar att tillse att uppgifterna i kundvalskatalogen är uppdaterade. Avtal kommer att tecknas till och med Upphandlingens omfattning Socialförvaltningens handläggare gör individuella behovsbedömningar enligt socialtjänstlagen (SoL) vilket mynnar ut i ett beslut om sysselsättning upp till maximalt 40 timmar per vecka. Utföraren ersätts per beslutad och utförd insats. De ekonomiska resurserna för utförandet följer kunden till den utförare som valts. Anbud skall omfatta sysselsättning för personer med missbruks- och beroendeproblematik eller misstänkt sådan. Biståndet sysselsättning för personer med missbruks- och beroendeproblematik är till för dem som: har missbruks- och beroendeproblematik eller om det finns misstanke om detta har en nyvunnen nykter- och drogfrihet behovet kan inte tillgodoses av annat samhällsutbud inte står till arbetsmarknadens förfogande. Anbudsgivaren skall tillhandahålla konkreta arbetsuppgifter som förbereder kunden för en återgång till den ordinarie arbetsmarknaden. Kunden skall få kännedom och kunskap om arbetsmarknadens krav och villkor t.ex. ta instruktioner från arbetsledare, samarbeta, sköta arbetstider samt meddela sig vid sjukdom. Arbetsuppgifterna skall utföras i en alkohol- och drogfri miljö. Anbudsgivaren skall till ansökan bifoga en redovisning över vilka tider och dagar sysselsättningen kommer att erbjudas. Anbudsgivaren kan begränsa sitt åtagande i anbud genom att ange ett så kallat kapacitetstak vilket skall anges i anbudet.

5 5 (20) Anbudsförfrågan annonseras löpande. Uppdaterat förfrågningsunderlag numreras. Anbudet skall ange version av förfrågningsunderlag. 1.2 Syfte och mål med sysselsättningen Upphandlingen omfattar sysselsättning för personer med missbruks- och beroendeproblematik eller misstänkt sådan, vilket innebär en meningsfull sysselsättning för kunden. Målet med biståndet är att kunden skall ha en meningsfull sysselsättning som ger struktur i vardagen och stöd att upprätthålla nykterhet/drogfrihet. Biståndet ska utföras utifrån kundens behov och om kunden har förutsättningar för det, förbereda för arbete, studier eller arbetsmarknadsåtgärd. Biståndet skall utformas i samråd med kund. Anbudsgivaren skall till ansökan bifoga en redovisning över hur arbetet kommer att ske för att uppnå beställarens syfte och mål med sysselsättningen. 2. KRAVSPECIFIKATION För att bli antagen skall anbudsgivaren uppfylla de villkor samt ta del av den information som socialnämnden anser att anbudsgivaren behöver för att fullfölja uppdraget. Socialnämnden tecknar avtal med samtliga anbudsgivare som uppfyller ställda krav och villkor. Alla utförare skall tillämpa ickevalsalternativet. För kund som inte kan eller vill välja utförare tillämpas ett ickevalsalternativ. Ickevalsalternativet tillämpas enligt turvalsprincipen vilket innebär en turordning mellan utförarna i alfabetisk ordning enligt kundvalskatalogen. 2.1 Genomförande Observera att förfrågningsunderlaget innehåller ett antal obligatoriska skall-krav, som måste uppfyllas, för att anbudet, skall kunna tas upp till prövning och eventuellt antas. Samtliga skall-krav är fetmarkerade. 2.2 Avtalsvillkor För genomförande av uppdrag skall avtalsmall med avtalsbilagor gälla, bilaga Leverantörskrav Anbudet skall innehålla en beskrivning av företagets huvudsakliga verksamhet inkl. företagsidé, kvalitetsmål och utvecklingspotential m.m., antal anställda samt personalens kompetens. Till anbudet skall bifogas: I de fall anbudsgivaren har anställd personal skall svensk arbetsrättslig lagstiftning följas. Om anbudsgivaren inte har tecknat kollektivavtal skall arbetsskadeförsäkring, sjukförsäkring, tjänstepension och avtalspension motsvarande gällande kollektivavtal tecknas och betalas för anställd personal samt intyg från försäkringsbolag och pensionsförvaltare skall bifogas anbudet. Företaget skall ha försäkringar som håller kunden skadelös vid fel eller försummelse i tjänsten eller olycka förorsakad av personal hos företaget. Intyg skall bifogas anbudet Erbjudna tilläggstjänster I de fall anbudsgivaren erbjuder tilläggstjänster skall dessa anges Företagsform Anbudsgivaren skall ange företagsform och organisationsnummer enligt svarsmall/checklista, bilaga 2.

6 6 (20) 3. BEDÖMNING AV ANBUDSGIVARE OCH ANBUD Bedömning av anbudsgivare och anbud görs i två steg. Först skall konstateras att anbudsgivaren som företag uppfyller kvalifikationskraven, se nedan kvalificering av anbudsgivare. De anbudsgivare som kvalificerat sig får sedan sina anbud prövade avseende kravspecifikationen, p 2 ovan. Anbud som uppfyller ställda krav utvärderas enligt p 3.2 nedan. Ansökan behandlas och bedöms och svar erhålls inom åtta veckor. För kvalificerade anbudsgivare och anbud som uppfyller samtliga skallkrav i kravspecifikationen fattas beslut på delegation, av socialnämnden, att teckna avtal. 3.1 Prekvalificering av anbudsgivare Vid kvalificeringen bedöms anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning samt teknisk förmåga och kapacitet. Anbudsgivare som inte uppfyller kraven enligt LOV 7 kap 1 kan uteslutas från deltagande i upphandlingen. 3.2 Ekonomisk ställning Anbudsgivande företag, skall vid avtalstecknande vara registrerad i aktiebolags-, handelseller föreningsregistret. Anbudsgivande företag skall dessutom vara registrerad för redovisning och inbetalning av innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter. Anbudsgivarens ekonomiska förmåga bedöms utifrån uppgifter från skattemyndigheten. Följande uppgifter om anbudsgivande företag bör lämnas med anbudet Blankett SKV 4820 utgåva 19 Begäran om upplysning vid upphandling med undertecknat svar ifrån skattemyndigheten eller motsvarande. Varbergs kommun samarbetar med skattemyndigheten. Samarbetet innebär att skattemyndigheten regelbundet, under avtalstiden, kontrollerar att av Varbergs kommun antagna konsulter och underkonsulter i vederbörlig ordning betalar skatt och avgifter. Om bolaget/konsulten eller av denne anlitad underleverantör, under avtalets löptid häftar i skuld för skatter eller sociala avgifter och rättelse inte sker eller bristerna avseende betalning upprepas har kommunen rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. Detta skall gälla för utföraren såväl som för av denne anlitade underentreprenör i alla led. Skulle utföraren brista i fullgörandet av denna föreskrift äger beställaren rätt att häva avtalet. Anbudsgivare skall som bevis på att kraven uppfylls till anbudet bifoga nedanstående handlingar: Blankett SKV 4820 utgåva 19 Begäran om upplysning vid upphandling med undertecknat svar ifrån skattemyndigheten SKV 4820 utgåva 19. Blanketten kan fås via skatteverkets hemsida Kopia på Företagets registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet F-skattesedel Teknisk förmåga & Kapacitet Anbudsgivaren skall ha teknisk förmåga och kapacitet att åta sig uppdraget. Med teknisk förmåga och kapacitet menas att uppdragsansvarig skall ha lämplig kunskaps- och erfarenhetsbakgrund för arbetsuppgifterna samt socialt engagemang. Anbudsgivaren skall i anbudet presentera de personer i företagets ledning som skall arbeta i företaget med uppdraget.

7 7 (20) Personalen skall behärska det svenska språket för att kunna kommunicera med kund samt förstå instruktioner kopplade till verksamheten. Det innebär även tillräckliga språkkunskaper för att kunna fullgöra dokumentationsskyldigheten. 3.3 Ekonomisk ersättning De ekonomiska resurserna för utförandet följer kunden till den utförare som valts. Utföraren ersätts per beslutad och utfört bistånd. Ersättningen skall täcka samtliga kostnader för uppdraget. Biståndet ersätts via två fastställda nivåer baserat på närvarotimmar. Deltid avser närvaro upp till och med 82 timmar per månad och heltid över 82 timmar per månad. Alla kalendermånader hanteras enligt dessa nivåer. Ersättning utgår med SEK per månad för deltid Ersättning utgår med SEK per månad för heltid I ovanstående belopp ingår momskompensation. Ersättningen är utifrån 2015 års prisnivå. Om utförare, till samma kund, får ersättning från annan huvudman skall detta meddelas till beställaren. Anbudsgivare får inte kräva eller acceptera betalning utöver värdet för de tjänster biståndet avser. 3.4 Indexomräkning Avtalade ersättningar är fasta fram till kommande årsskifte och justeras årsvis per 31/12 utan leverantörens begäran. Ersättningen justeras med omsorgsprisindex, OPI, som fastställs och publiceras av Sveriges Kommuner och Landsting. Definitivt OPI för innevarande år ligger till grund för omräkning av nästkommande års ersättning. 4. UPPHANDLINGSFÖRFARANDE MM 4.1 Upphandlingsform För upphandlingen gäller Lag om valfrihetssystem. Lagen om valfrihetssystem är en lag om tilldelning av offentliga kontrakt. 4.2 Anbudslämnande Allmänt Anbudet skall vara skriftligt och handlingen skall vara undertecknad av behörig firmatecknare. Anbud skall vara på svenska. Anbudsadress: Varbergs kommun, Socialförvaltningen Norrgatan Varberg 4.3 Anbudstidens utgång Annonsering sker löpande.

8 8 (20) 4.4 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara giltigt till och med tre månader efter det att anbudet har inkommit till socialförvaltningen. 4.5 Frågor - förtydligande och komplettering under anbudstiden Eventuella frågor angående denna upphandling skall ske skriftligt alternativt via e-post till Varbergs kommun Socialförvaltningen Kersti Arvidsson Varberg E-post: kersti.arvidsson@varberg.se SOCIALFÖRVALTNINGEN Kersti Arvidsson, Avtalsutvecklare

9 9 (20) Bilaga 1 Avtal mellan Varbergs kommun och utförare av sysselsättning för personer med missbruk- och beroendeproblematik i Varbergs kommun 1. PARTER Utförare: Namn Adress Kontaktperson: Telefon nr: E-postadress: Bankgironummer: Org.nr: Beställare: Varbergs kommun, socialförvaltningen Varberg Org.nr Kontaktperson: Kersti Arvidsson, E-post: kersti.arvidsson@varberg.se 2. ALLMÄNT Kundval innebär att kunden själv får välja vem som skall utföra biståndet. Kunden kan välja mellan olika externa utförare som godkänts av socialnämnden eller kommunal utförare. Hur många kunder varje utförare får beror på kundens val. Socialnämnden kan inte garantera utföraren några kunder. Alla utförare som socialnämnden tecknar avtal med får beskriva sitt företag och sin verksamhet enligt en särskild mall. Beskrivningarna sammanställs i en kundvalskatalog som delas ut till kunden i samband med att kunden beviljats insatsen eller när beslutet omprövas. Kunden väljer därefter vem som skall utföra biståndet utifrån kundvalskatalogen. Det är utförarens ansvar att tillse att det tydligt framgår att informationen i kundvalskatalogen enbart riktar sig till de kunder som har bistånd. Det är utförarens ansvar att tillse att uppgifterna i kundvalskatalogen är uppdaterade. 3. UPPDRAGETS OMFATTNING Socialförvaltningens handläggare gör individuella behovsbedömningar enligt socialtjänstlagen (SoL) vilket mynnar ut i ett beslut om sysselsättning upp till maximalt 40 timmar per vecka. Utföraren ersätts per beslutad och utförd insats. De ekonomiska resurserna för utförandet följer kunden till den utförare som valts. Biståndet sysselsättning för personer med missbruks- och beroendeproblematik är till för dem som: har missbruks- och beroendeproblematik eller om det finns misstanke om detta har en nyvunnen nykter- och drogfrihet behovet kan inte tillgodoses av annat samhällsutbud

10 10 (20) inte står till arbetsmarknadens förfogande. Utföraren skall tillhandahålla konkreta arbetsuppgifter som förbereder kunden för en återgång till den ordinarie arbetsmarknaden. Kunden skall få kännedom och kunskap om arbetsmarknadens krav och villkor t.ex. ta instruktioner från arbetsledare, samarbeta, sköta arbetstider samt meddela sig vid sjukdom. Arbetsuppgifterna ska utföras i en alkohol- och drogfri miljö. 3.1 Syfte och mål med sysselsättningen Upphandlingen omfattar sysselsättning för personer med missbruks- och beroendeproblematik eller misstänkt sådan, vilket innebär en meningsfull sysselsättning för kunden Målet med insatsen är att kunden skall ha en meningsfull sysselsättning som ger struktur i vardagen och stöd att upprätthålla nykterhet/drogfrihet. Insatsen ska utföras utifrån kundens behov och om kundenen har förutsättningar för det förbereda för arbete, studier eller arbetsmarknadsåtgärd. Insatsen skall utformas i samråd med kund. 3.2 Samverkan Utföraren ska samverka med de enheter inom socialförvaltningen, andra myndigheter, Region Halland och olika organisationer som kan vara aktuella för kunden. 4. FÖRÄNDRAT BEHOV HOS KUNDEN Vid förändringar av behovet som bedöms som varaktiga kontaktas handläggaren för ny bedömning. Utföraren skall meddela handläggaren om kunden inte längre har behov av eller önskar beviljad bistånd. 5. KUNDS NÄRVARO Utföraren skall kontakta kunden omgående vid frånvaro. Vid 14 dagars ogiltig frånvaro skall utföraren kontakta beställaren. 6. GEOGRAFISKT OMRÅDE Kundvalsmodellen gäller i hela kommunen. Utföraren kan inte välja att erbjuda sina tjänster i delar av kommunen. 7. TIDER FÖR UTFÖRANDE AV BISTÅND Utföraren skall erbjuda sysselsättning måndag till och med fredag klockan förutom aftnar och helgdagar. Andra tider kan förekomma beroende på sysselsättningens innehåll eller önskemål från kunden. Utföraren erbjuder sysselsättning på följande tider och dagar:.. 8. KAPACITETSTAK Utföraren kan välja att ansöka om ett så kallat kapacitetstak, vilket innebär att utföraren anger maximalt antal kunder vars bistånd kan utföras under en månad.

11 11 (20) Utförarens kapacitetstak är maximalt antal kunder per månad: Utföraren skall behålla befintliga kunder även om kapacitetstaket sänks. 9. TILLÄMPNING AV ICKEVALSALTERNATIV Alla utförare skall tillämpa ickevalsalternativet. För kund som inte kan eller vill välja utförare tillämpas ett ickevalsalternativ. Ickevalsalternativet tillämpas enligt turvalsprincipen vilket innebär turordning mellan utförarna i alfabetisk ordning enligt kundvalskatalogen. 10. ÄNDRING AV UPPDRAG Utföraren kan ansöka om att ändra sitt uppdrag maximalt fyra gånger under en tolvmånaders period avseende kapacitetstak. 11. SKYLDIGHET ATT ANTA UPPDRAG Utföraren är skyldig att anta, bibehålla och utföra de uppdrag på de tider och inom det eventuella kapacitetstak som angetts. Beslutat bistånd ska starta inom 14 dagar efter beställningen Utföraren skall meddela beställaren när beslutet är verkställt d.v.s. när kunden har påbörjat sin sysselsättning. Omställningstiden vid byte av utförare är 14 dagar. Under dessa dagar ansvarar den tidigare utföraren för biståndet. 12. FORMELLA KRAV PÅ UTFÖRAREN Utföraren skall ha försäkringar som håller kunden skadelös vid fel eller försummelse i tjänsten eller olycka förorsakad av personal hos utföraren. Utföraren skall tillse att all personal som utför uppgifter inom uppdraget iakttar den sekretess, tystnadsplikt och rapporteringsskyldighet som gäller för socialtjänstens personal. Utföraren skall följa svensk lagstiftning och beställarens framtagna rutiner och riktlinjer, avtalsbilaga 1, gällande socialtjänstlagen. 13. PERSONAL 13.1 Arbetsgivaransvar Utföraren skall inom sitt ansvarsområde fullgöra arbetsgivaransvaret. Utföraren har som arbetsgivare ansvar att följa gällande lagar, avtal och föreskrifter. I de fall utföraren har anställd personal skall svensk arbetsrättslig lagstiftning följas. Om utföraren inte har tecknat kollektivavtal skall arbetsskadeförsäkring, sjukförsäkring, tjänstepension och avtalspension motsvarande gällande kollektivavtal tecknas och betalas för anställd personal. Intyg från försäkringsbolag och pensionsförvaltare skall kunna uppvisas.

12 12 (20) Ägare/delägare för ett enskilt företag, som är antaget enligt valfrihetssystemet, kan samtidigt inte vara bemanningspersonal/vikarie/anställd inom verksamheter på socialförvaltningen som befinner sig i en konkurrenssituation. Utföraren skall följa de kvalitetskrav för sysselsättning för personer med missbruks- och beroende problematik som socialnämnden har antagit Bemanning I verksamheten skall det finnas personal som ansvarar för verksamheten. En kontaktman skall finnas utsedd för varje kund vid första besöket Kompetens Utföraren ansvarar för att personalen har en lämplig utbildning eller motsvarande dokumenterade kunskaper samt erforderlig kompetens för verksamheten. Personalen skall behärska det svenska språket för att kunna kommunicera med kund/anhöriga/legal företrädare samt förstå instruktioner kopplade till verksamheten. Det innebär även tillräckliga språkkunskaper för att kunna fullgöra dokumentationsskyldigheten. Utföraren ansvarar för att all personal får kontinuerlig kompetensutveckling, se SOSFS 2011:12, utifrån verksamhetens behov sett ur ett kundperspektiv Bemötande Personalen skall ha ett värdeskapande arbetssätt, där kunden görs delaktig och bemöts med värdighet, integritet, omtanke och respekt. Personalen skall arbeta utifrån ett rehabiliterande förhållningssätt, för att stärka kundens självständighet och bidra till meningsfulla arbetsuppgifter. Personalen skall Identifiera det som kunden kan göra själv Uppmuntra och tillåta kunden att göra det självständigt. 14. MÅL OCH RIKTLINJER Utföraren skall följa Varbergs kommuns mål och riktlinjer. Målen ses över kontinuerligt och kan komma att ändras över tid. Utföraren har att följa eventuella ändringar i målen. 15. LEDNINGSSYSTEM KVALITET Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd SOSFS 2011:9 om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete skall tillämpas. Syftet med ledningssystem är att säkerställa kvalitet och säkerhet för kund. Ledningssystemen skall identifiera, beskriva och fastställa arbetssätt och rutiner för processer som behövs för att uppfylla de krav och mål som gäller för verksamheten samt för ett systematiskt förbättringsarbete (riskanalys, utredning av avvikelser, förbättringsåtgärder, egenkontroll). Avvikelser, fel och brister samt synpunkter och klagomål på verksamheten

13 13 (20) Det ska finnas rutiner för att förebygga, identifiera och rapportera avvikelser, fel och brister, synpunkter och klagomål. Det skall av rutinerna även framgå hur dessa skall dokumenteras, analyseras, åtgärdas och hur vidtagna åtgärder skall följas upp. Skriftliga rutiner skall finnas och vara kända av personalen. Verksamhetens egenkontroll Alla verksamheter ansvarar för sin egenkontroll och systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att verksamheten bedrivs enligt de arbetsprocesser och rutiner som har fastställts. Egenkontrollen ska innefatta uppföljning av resultat (måluppföljning), undersökning av kundernas uppfattning om verksamheten (resultat/effektivitet, bemötande, tillgänglighet, personalkompetens,) samt uppföljning av avvikelser och synpunkter. 16. SYNPUNKTER/KLAGOMÅL Utföraren skall svara för att det finns en rutin för synpunkts-/klagomålshantering. Rutinen ska vara utformad så att den är en del av egenkontrollen. Kunden kan lämna synpunkter direkt till utföraren eller till beställaren. Synpunkter/klagomål på utförarens verksamhet som lämnas till utföraren: Dokumentation av synpunkter/klagomål och åtgärder ska redovisas för beställaren. Synpunkter/klagomål på utförarens verksamhet som lämnas till beställaren: Beställaren ska omedelbart informera ansvarig person hos utföraren om klagomål/synpunkter. Beställaren ska framföra eventuella krav på förändringar till utföraren så snart som möjligt. Utföraren ska följa upp synpunkter/klagomål och vid behov åtgärda dessa snarast. Dokumentationen av åtgärder ska redovisas för beställaren. 17. RIKTLINJER FÖR ANMÄLAN OM MISSFÖRHÅLLANDEN, LEX SARAH Utföraren ska utreda och handlägga rapporter och anmälningar i enlighet med föreskrifter och allmänna råd från Socialstyrelsen SOSFS 2011:5 (S) samt följa de riktlinjer för information och handläggning som socialnämnden har beslutat om. 18. BESTÄLLARENS UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING Uppföljning och utvärdering av verksamheten sker i enlighet med socialnämndens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Syftet är att tillse att verksamheten uppfyller de krav på kvalitet som gäller enligt författningen om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete samt socialnämndens beslut om kvalitetskrav. Socialnämnden fastställer årligen en uppföljningsplan. Uppföljningen sker på såväl individnivå av respektive handläggare samt på övergripande nivå.

14 14 (20) Minst en gång per år kontrollerar beställaren att avtalen är uppfyllda. Utföraren skall vara beställaren behjälplig vid uppföljningen. Utföraren skall, enligt fastställda direktiv, lämna uppgifter till socialförvaltningens årsberättelse. Uppgifterna lämnas till socialnämnden senast den 10 december varje år. Utföraren skall på beställarens anfordran, lämna specificerade uppgifter som grund för statistik, ansökan om statsbidrag eller för annat ändamål i den omfattning som kan anses skäligt. Denna skyldighet gäller emellertid inte uppgifter som kan karaktäriseras som affärshemligheter Insyn i utförarens verksamhet Utföraren är skyldig att på eget initiativ informera beställaren om verksamheten samt ge beställaren insyn i verksamheten d.v.s. beställaren ska ha rätt att ta del av dokumentation och material som är relevant för uppföljning samt med beaktande av kundens integritet göra intervjuer med kunderna. 19. FORTLÖPANDE KONTAKT OCH INFORMATION Parterna skall hålla varandra informerade om händelser i respektive organisation som kan påverka såväl utförande av tjänsterna som samarbetet. Beställaren kallar till följande obligatoriska möten: Minst en gång per år inbjuds utförarna till informations- och dialogmöte En gång per år inbjuds respektive utförare till ett individuellt möte för uppföljning och genomgång av avtal. Fyra gånger per år kallas utförarna till kvalitetsforum gällande sociala frågor samt hälso- och sjukvårdsfrågor. Vid behov kallar beställaren till enskilda möten med respektive företag. Informationsutbyte mellan beställaren och samtliga utförare är viktig och skall ske fortlöpande. Vid behov bjuds utförarna in till särskilda tema- och/eller informationsdagar. 20. FÖRÄNDRINGAR I UTFÖRARENS VERKSAMHET Utföraren skall meddela beställaren alla förändringar av verksamhetens omfattning. Om verksamheten avser att ändra sitt kapacitetstak eller om utföraren byter ägare eller ombildas i ny företagsform skall utföraren meddela beställaren. Om utförarens kapacitetstak minskas behåller ändå utföraren alla befintliga kunder. 21. ÖVERLÅTELSE AV AVTAL Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan socialnämndens skriftliga medgivande. Utföraren skall förhandsinformera socialnämnden om planerade ägarförändringar. 22. UPPHÖRANDE AV AVTAL 22.1 På egen begäran Om utföraren önskar att upphöra med sin verksamhet skall beställaren meddelas tre månader innan verksamheten upphör.

15 15 (20) 22.2 Återkallande av avtal Utföraren skall inom rimlig tid åtgärda eventuella brister som beställaren påtalat. Om så inte sker har beställaren rätt att återkalla avtalet, se vidare punkt MARKNADSFÖRING Marknadsföringen skall stämma överens med god marknadsföringssed och även i övrigt vara tillbörlig mot kunder och övriga utförare. Vid marknadsföringen skall utföraren lämna sådan information som är av särskild betydelse ur kundens synpunkt. All marknadsföring skall utformas och presenteras så att det tydligt framgår att det är fråga om marknadsföring. Det skall också tydligt framgå vem som ansvarar för marknadsföringen. 24. GÅVOR OCH ANDRA FÖRMÅNER 24.1 Otillåtna förmåner Företag får inte lämna, utlova eller erbjuda en otillbörlig förmån för utövningen av uppdraget avseende myndighetsutövning Gåvor Otillbörlig belöning Gåvor till utföraren/personal i form av pengar eller gåvor med realiserbart ekonomiskt värde är alltid otillbörliga. Till gåvor utan egentligt ekonomiskt värde kan räknas föremål utan ett realiserbart värde, t.ex. tårtor, frukt, blommor och choklad, och kan endast tas emot under det att gåvans art och omständigheterna vid dess överlämnande inte kan ge anledning till antagande eller misstanke om särbehandling av kunden. Affärer mellan kund och personal ska inte äga rum med tanke på kundens beroendeställning. 25. MEDDELARFRIHET Utföraren skall förbinda sig att på motsvarande sätt som gäller för offentligt anställda enligt 3 kap. 4 Tryckfrihetsförordningen och 2 kap. 4 Yttrandefrihetsgrundlagen, med undantag av vad som nedan anges, inte efterforska personal som lämnat meddelande till författare, utgivare eller motsvarande för offentliggörande i tryckt skrift eller radioprogram eller sådana upptagningar. Förbudet gäller inte sådana meddelanden som omfattas av tystnadsplikt för utföraren eller anställda och inte heller i vidare mån än vad som omfattas av meddelarfrihet för offentligt anställda enligt 44 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen. Förbudet mot efterforskning gäller inte heller sådana meddelanden som är uppenbart ogrundade och därmed riskerar att oförskyllt skada företaget eller dess goodwill. 26. PERSONUPPGIFTSLAGEN, PuL Personuppgiftsansvarig är socialnämnden i Varbergs kommun och personuppgiftsbiträde är utföraren. Enligt 30 PuL, ska ett skriftligt avtal mellan den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet finnas. Nedan följer de krav som föreskrivs och som därmed regleras i och med att detta avtal tecknas. Rätten att behandla personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning följer avtalets tid. Utföraren åtar sig att behandla personuppgifter i enlighet med personuppgiftslagen och personuppgiftsansvariges instruktioner. Personuppgiftsbiträdet ska, enligt vad som framgår av

16 16 (20) 31 PuL, vidta lämplig teknisk och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Utföraren ska på begäran skicka en sammanställning över utförda åtgärder enligt ovanstående stycke till beställaren. Beställaren ska meddela utföraren om ytterligare tekniska och/eller organisatoriska åtgärder behövs. När avtalet upphör ska leverantören återlämna och/eller förstöra samtliga personuppgifter som de haft tillgång till under avtalstiden. Återlämning eller information om förstöring ska ges till beställaren i anslutning till att avtalet upphör. Utföraren ska hålla kommunen skadeslös i händelse av att kunden åsamkas skada som orsakats av att utföraren har behandlat personuppgifter i strid med avtal eller instruktion från beställaren. 27. DOKUMENTATION OCH GENOMFÖRANDEPLAN Utföraren skall svara för att all dokumentation sker i enlighet med gällande lagar, förordningar och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2014:5. Biståndet som skall utföras föregås av ett biståndsbeslut enligt SoL. Utföraren skall utifrån beställningen upprätta en genomförandeplan tillsammans med kund/legal företrädare. Genomförandeplanen skall upprättas inom 14 dagar från det att biståndet startat. Det ska tydligt framgå att kunden varit delaktig i upprättandet av genomförandeplanen. Kopia på upprättad genomförandeplan ska skickas till respektive handläggare efter varje ny beställning. 28. IT-SYSTEM Beställaren kan komma att besluta att utföraren skall tillämpa beställarens journalföringssystem, Procapita. I sådant fall skall beställaren och utföraren teckna särskilt avtal om detta samt om kostnadsfördelning. Utföraren skall ha tillgång till teknisk utrustning i form av dator och en internetförbindelse. 29. EKONOMI 29.1 Ekonomisk ersättning De ekonomiska resurserna för utförandet följer kunden till den utförare som valts. Biståndsbeslutet är sysselsättning och ersätts via två fastställda nivåer baserat på närvarotimmar. Deltid avser närvaro upp till och med 82 timmar per månad och heltid över 82 timmar per månad. Alla kalendermånader hanteras enligt dessa nivåer. Utföraren ersätts per beslutad och utfört bistånd. Ersättningen skall täcka samtliga kostnader för uppdraget. Ersättning utgår med SEK per månad för deltid Ersättning utgår med SEK per månad för heltid I ovanstående belopp ingår momskompensation. Ersättningen är utifrån 2015 års prisnivå.

17 17 (20) Om utförare, till samma kund, får ersättning från annan huvudman skall detta meddelas till beställaren. Anbudsgivare får inte kräva eller acceptera betalning utöver värdet för de tjänster biståndet avser Indexomräkning Avtalade ersättningar är fasta fram till kommande årsskifte och justeras årsvis per 31/12 utan utförarens begäran. Ersättningen justeras med omsorgsprisindex, OPI, som fastställs och publiceras av Sveriges Kommuner och Landsting. Definitivt OPI för innevarande år ligger till grund för omräkning av nästkommande års ersättning. 30. HANDLINGARS INBÖRDES RANGORDNING Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1) skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 2) detta avtal 3) förfrågningsunderlag med bilagor 4) anbud utformat enligt föreskrivet anbudsformulär. 31. ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Parterna är införstådda med att villkor och förutsättningar för den typ av verksamhet avtalet avser kan komma att ändras till följd av ny lagstiftning, nya bidragsformer, nya målsättningar antagna av kommunfullmäktige eller socialnämnden eller andra förändringar av de förutsättningar som ligger till grund för avtalet. Ändring av avtalet kan således exempelvis påkallas av socialnämnden om inriktningen på verksamheten av denna eller andra orsaker måste ändras. Sådana beslut skall beställaren meddela utföraren om. Från datumet när beställaren har skickat sådan underrättelse till utföraren, skall denne inom tre veckor skriftligen meddela beställaren om utföraren godkänner de förändrade villkoren eller ej. Om utföraren inte kan acceptera de nya villkoren, upphör kontraktet efter tre månader från datumet när meddelandet har ankomststämplats hos beställaren. 32. BEFRIELSEGRUNDER (FORCE MAJEURE) Force majeure såsom krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet som parterna inte råder över och som förhindrar part att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter befriar sådan part från fullgörelse av berörd förpliktelse. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motparten skall omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse.

18 18 (20) 33. TVIST Tvist angående tillämpning eller tolkning av avtalet skall avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk lagstiftning. 34. FAKTURERING 34.1 Förskott Beviljas ej Betalning Utföraren skall varje månad sammanställa en faktura för månadens utförda insatser. Fakturan, tillsammans med det av beställaren fastställda fakturaunderlaget och närvarorapport, skickas till beställaren. Adressen anges i fakturaunderlaget. Betalning sker mot faktura, 30 dagar från fakturans ankomstdag. 35. TILLFÄLLIGT BESTÄLLNINGSSTOPP Kommunen har rätt att införa tillfälligt beställningsstopp gentemot utförare som står under utredning av ett allvarligt missförhållande som kan leda till avtalsbrott eller uppsägning i avvaktan på klargörande. 36. GARANTI OCH VITE Utföraren förbinder sig att omedelbart rätta till fel och brister i sin verksamhet. Om så inte sker skall avdrag från ersättningen ske om exempelvis avtalad kvalitetsnivå inte efterlevs inom 14 dagar efter skriftligt påpekande. Avdrag sker med 5 % av ersättningen per månad. 37. AVTALSBROTT Utföraren förbinder sig att omedelbart rätta till fel och brister i sin verksamhet. Utföraren har att upprätta en handlingsplan utifrån de fel och brister som påpekats av beställaren. Om rättelse inte sker inom den av beställaren angivna tiden från det att skriftligt påpekande tillsänts utföraren skall utföraren skriftligt och muntligt redovisa till beställaren varför rättelse inte skett. 38. UPPSÄGNING AV AVTALET PÅ GRUND AV AVTALSBROTT Om någondera parten väsentligt åsidosätter sina skyldigheter enligt upprättat avtal och rättelse inte sker inom den av beställaren angivna tiden från det att skriftligt påpekande tillsänts denna, enligt punkt 37 i detta avtal, har motparten rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. Uppsägningen skall vara skriftlig. Kontraktsbrott av väsentlig betydelse och därmed uppsägningsgrund föreligger bl. a. om utföraren saknar fungerande rutiner och system för kvalitetssäkring tillsynsmyndighet riktat allvarlig kritik mot verksamheten beställarens verksamhetstillsyn/verksamhetsuppföljning visar på allvarliga brister. Socialnämnden har rätt att med omedelbar verkan säga upp detta avtal om omständigheter som avses i LOV 7 kap. 1 uppstår.

19 19 (20) Sådant avtalsbrott från parts sida, som medför avtalets upphörande i förtid, ger den andra parten rätt till ersättning för den skada part har åsamkats. Beställaren äger rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om utföraren eller dess underleverantörer inte uppfyller sina skyldigheter enligt lagar och avtal vad gäller momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter samt innehav av F- skattsedel. 39. AVTALSTID Avtalet gäller från och med och löper fram till och med Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt. För Socialnämnden För Entreprenören Bilagor Bilaga 1 - Riktlinjer och rutiner Bilaga 2 Svarsmall/Checklista

20 20 (20) Bilaga 1 Riktlinjer och rutiner Riktlinjer och rutiner som samtliga utförare ska följa Kvalitetskrav avseende sysselsättning för personer med missbruks- och beroende problematik i Varbergs kommun Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, socialförvaltningen Varbergs kommun, styrdokument Riktlinjer gällande mellan yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet och socialnämnden i Varbergs kommun rörande ärenden enligt lex Sarah-bestämmelserna Vision Varberg 2025 Fakturaunderlag Genomförandeplan Journalanteckning SoL Sekretess

21 1(4) Svarsmall/Checklista Sysselsättning för personer med missbruks och beroendeproblematik Allmänna uppgifter Företagsnamn Organisationsnummer Bankgironummer Postadress Postnummer Ort Tfn Fax www-adress E-post Kontaktperson Avtal/upphandling Telefon Mobil E-post Kontaktperson/er för uppdraget Telefon Mobil E-post Avtalstecknare/Firmatecknare POSTADRESS Varbergs kommun Varberg BESÖKSADRESS Norrgatan 25 TELEFON (vx) TELEFAX ORGANISATIONSNR E-POSTADRESS WEBBPLATS

22 2 (4) Checklista; Skallkrav 1.1. Upphandlingens omfattning Anbud skall omfatta sysselsättning för personer med missbruks- och beroendeproblematik eller misstänkt sådan. Anbudsgivaren skall tillhandahålla konkreta arbetsuppgifter som förbereder kunden för en återgång till den ordinarie arbetsmarknaden. Kunden skall få kännedom och kunskap om arbetsmarknadens krav och villkor t.ex. ta instruktioner från arbetsledare, samarbeta, sköta arbetstider samt meddela sig vid sjukdom. Arbetsuppgifterna skall utföras i en alkohol- och drogfri miljö. Anbudsgivaren skall till ansökan bifoga en redovisning över hur arbetet kommer att ske för att uppnå beställarens syfte och mål med sysselsättningen. Anbudsgivaren kan begränsa sitt åtagande i anbud genom att ange ett så kallat kapacitetstak vilket skall anges i anbudet. Anbudsförfrågan annonseras löpande. Uppdaterat förfrågningsunderlag numreras. Anbudet skall ange version av förfrågningsunderlag. 1.2 Syfte och mål med sysselsättningen Anbudsgivaren skall till ansökan bifoga en redovisning över hur arbetet kommer att ske för att uppnå beställarens syfte och mål med sysselsättningen 2. Kravspecifikation Alla utförare skall tillämpa ickevalsalternativet. För den enskilde som inte kan eller vill välja utförare tillämpas ett ickevalsalternativ. Ickevalsalternativet tillämpas enligt turvalsprincipen vilket innebär en turordning mellan utförarna i alfabetisk ordning enligt kundvalskatalogen. 2.2 Avtalsvillkor För genomförande av uppdrag skall avtalsmall med avtalsbilagor gälla, bilaga Leverantörskrav

23 3 (4) Anbudet skall innehålla en beskrivning av företagets huvudsakliga verksamhet inkl. företagsidé, kvalitetsmål och utvecklingspotential m.m., antal anställda samt personalens kompetens. I de fall anbudsgivaren har anställd personal skall svensk arbetsrättslig lagstiftning följas. Om anbudsgivaren inte har tecknat kollektivavtal skall arbetsskadeförsäkring, sjukförsäkring, tjänstepension och avtalspension motsvarande gällande kollektivavtal tecknas och betalas för anställd personal samt intyg från försäkringsbolag och pensionsförvaltare skall bifogas anbudet. Företaget skall ha försäkringar som håller kunden skadelös vid fel eller försummelse i tjänsten eller olycka förorsakad av personal hos företaget. Intyg skall bifogas anbudet Erbjudna tilläggstjänster I de fall anbudsgivaren erbjuder tilläggstjänster skall dessa anges. Erbjuds tilläggstjänster? Ja Är de beskrivna i anbudet? Ja Företagsform Anbudsgivaren skall ange företagsform och organisationsnummer 3.2 Ekonomisk ställning Anbudsgivande företag, skall vid avtalstecknande vara registrerad i aktiebolags-, handelseller föreningsregistret. Anbudsgivande företag skall dessutom vara registrerad för redovisning och inbetalning av innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter. Om bolaget/konsulten eller av denne anlitad underleverantör, under avtalets löptid häftar i skuld för skatter eller sociala avgifter och rättelse inte sker eller bristerna avseende betalning upprepas har kommunen rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. Detta skall gälla för utföraren såväl som för av denne anlitade underentreprenör i alla led. Skulle utföraren brista i fullgörandet av denna föreskrift äger beställaren rätt att häva avtalet Teknisk förmåga & Kapacitet Anbudsgivaren skall ha teknisk förmåga och kapacitet att åta sig uppdraget. Med

24 4 (4) teknisk förmåga och kapacitet menas att uppdragsansvarig skall ha lämplig kunskaps- och erfarenhetsbakgrund för arbetsuppgifterna samt socialt engagemang. Anbudsgivaren skall i anbudet presentera de personer i företagets ledning som skall arbeta i företaget med uppdraget. Personalen skall behärska det svenska språket för att kunna kommunicera med kund samt förstå instruktioner kopplade till verksamheten. Det innebär även tillräckliga språkkunskaper för att kunna fullgöra dokumentationsskyldigheten 3.3 Ekonomisk ersättning Utföraren ersätts per beslutad och utfört bistånd. Ersättningen skall täcka samtliga kostnader för uppdraget. Om utförare, till samma kund, får ersättning från annan huvudman skall detta meddelas till beställaren 4.2 Anbudslämnande Anbudet skall vara skriftligt och handlingen skall vara undertecknad av behörig firmatecknare. Anbudet skall vara på svenska. 4.4 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara giltigt till och med tre månader efter det att anbudet har inkommit till socialförvaltningen. Datum Underskrift