Förfrågningsunderlag för upphandling av hemtjänst enligt lagen om valfrihetssystem (LOV)

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Upphandling Varbergs kommun Förfrågningsunderlag för upphandling av hemtjänst enligt lagen om valfrihetssystem (LOV) Kersti Arvidsson 16/23 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen Förfrågningsunderlag för upphandling av hemtjänst enligt lagen om valfrihetssystem (LOV) 1. ALLMÄNT 1.1 Upphandlingens omfattning Socialnämnden i Varberg upphandlar utförare av hemtjänst enligt lagen om valfrihetssystem, LOV. Avtal tecknas med alla sökanden som uppfyller kraven i detta förfrågningsunderlag. Upphandlingen omfattar hemtjänst (serviceinsatser, personlig omvårdnad, ordinerade hälso- och sjukvårdsinsatser) samt anhörigavlösning i ordinärt boende inom Varbergs kommun till personer i alla åldrar. Hur många kunder varje utförare får beror på hur många kunder som väljer utföraren. Socialnämnden kan inte garantera några kunder. Avtal kommer att tecknas till och med Upphandlande myndighet Följande offentliga myndigheter deltar i denna upphandling: Varbergs kommun org.nr.: I förfrågningsunderlaget betecknas parterna som Utföraren och upphandlande myndighet som Beställaren Icke-valsalternativ Utskrivet: :56 Sida 1 av 18

2 Lagen om valfrihet kräver att beställaren erbjuder ett icke-valsalternativ för de kunder som inte kan eller vill välja utförare. I Varbergs kommun tillämpas turordningsprincipen vilket innebär en turordning mellan utförarna i alfabetisk ordning enligt kundvalskatalogen. 2. ADMINISTRATIV DEL 2.1 Frågor Eventuella frågor angående denna upphandling ska ske via Tendsign. 2.2 Förutsättningar för ansökan Ansökan ska vara på svenska av behörig företrädare enligt förfrågan. Intyg och certifikat lämnas med fördel på svenska men accepteras även på engelska, norska och danska. Om originalintyget inte är på svenska, engelska, norska eller danska ska en översättning till svenska eller engelska bifogas med intyget. Uppfylls och accepteras ovanstående krav? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 2.3 Ansökans giltighetstid Ansökan ska vara giltigt till och med tre månader efter det att ansökan har inkommit till socialförvaltningen. Uppfylls och accepteras ovanstående krav? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 2.4 Elektronisk ansökan Ansökan lämnas elektroniskt genom Support för användning av systemet för sökande: E-post: tendsignsupport@visma.com Telefon: Användning av upphandlingssystemet TendSign är kostnadsfritt för sökande. Sökande får genom TendSign: - tillkommande information - kontroll av att alla frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet - en tydlig information ifall inte alla obligatoriska krav är uppfyllda 2.5 Ansökningstid Annonsering sker löpande. 3. KRAV PÅ SÖKANDE 3.1 Företags- och kontaktuppgifter Sökande ska uppge företagsform och organisationsnummer samt personer som är ansvariga för avtal, uppdrag och behörig firmatecknare. Istället för firmatecknare kan sökande ange en behörig företrädare för sökande. Behörig företrädare ska genom fullmakt kunna styrka sin firmateckningsrätt om beställaren så önskar. Uppge företagets kontaktuppgifter (namn, postadress, telefonnummer, e-postadress och ev www-adress) (Fritextsvar) Uppge företagsform (Fritextsvar) Utskrivet: :56 Sida 2 av 18

3 Uppge organisationsnummer för det bolag som avses (Fritextsvar) Uppge företagets bankgironummer/postgironummer. (Fritextsvar) Uppge vem om är kontaktperson för avtalsfrågor (namn, befattning, postadress, telefonnummer, e-postadress) (Fritextsvar) Uppge vem om är kontaktperson för uppdraget (namn, befattning, postadress, telefonnummer, e-postadress) (Fritextsvar) Uppge vem om är firmatecknare alternativt behörig företrädare (namn, befattning, postadress, telefonnummer, e-postadress) (Fritextsvar) 3.2 Uteslutning Sökande som inte uppfyller kraven i LOV 7 kap 1 kan uteslutas från deltagande i upphandlingen. 3.3 Bevis på registrering Sökande ska vara godkänd för F-skatt, vara registrerad som arbetsgivare samt vara fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Sökande ska till ansökan bifoga kopia på företagets registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet. Uppgifter från Skatteverket kommer att begäras in som styrker att sökande uppfyller ovanstående krav. Då begäran om sådana uppgifter endast är tillämpbar i Sverige ska utländsk sökande kunna visa motsvarande dokumentation som intygar att föreskrivna registreringar och betalningar är fullgjorda i hemlandet. Bifoga kopia på företagets registeringsbevis (Bifogat dokument) 3.4 Teknisk förmåga & Kapacitet Sökande ska ha teknisk förmåga och kapacitet att åta sig uppdraget. Sökande ska i ansökan presentera de personer i företagets ledning som ska arbeta med uppdraget. Ansökan ska innehålla en beskrivning av företagets huvudsakliga verksamhet inkl. företagsidé, kvalitetsmål och utvecklingspotential m.m., antal anställda samt företagets personalkompetens. Sökandes verksamhetschef eller motsvarande ska ha minst två års eftergymnasial examen två års erfarenhet av arbetsledning med ansvar för personal och drift alternativt kunna styrka att verksamhetschefen har en mentor knuten till sig under de första två åren. Mentorn ska ha minst fyra års erfarenhet som chef för personal och drift samt en utbildning i ledarskap på högskolenivå eller motsvarande utbildning. Sökande ska tillse att den som utövar den dagliga ledningen av verksamheten har adekvat kompetens, vilket innebär att det ska finnas en verksamhetsansvarig med minst två års praktisk erfarenhet av arbete på heltid under de senaste tio åren inom omsorg för äldre och/eller personer med funktionsnedsättningar. Till ansökan ska för verksamhetschefen och den dagliga ledningen bifogas ett CV som visar relevant utbildning och yrkeserfarenhet samt examensbevis eller intyg på relevant utbildning enligt ovan samt i förekommande fall namn och utbildningsbevis på mentorn. Utskrivet: :56 Sida 3 av 18

4 Bifoga en beskrivning av företagets huvudsakliga verksamhet inkl. företagsidé, kvalitetsmål och utvecklingspotential m.m., antal anställda samt företagets personalkompetens. Beskrivning ska innehålla en presentation av de personer i företagets ledning som ska arbeta med uppdraget. (Bifogat dokument) Bifoga CV för verksamhetschef och den som utövar den dagliga ledningen som visar relevant utbildning, yrkeserfarenhet samt examensbevis eller intyg på relevant utbildning enligt ovan samt i förekommande fall namn och utbildningsbevis på mentorn. (Bifogat dokument) 3.5 Försäkring Företaget ska ha försäkringar som håller kunden skadelös vid fel eller försummelse i tjänsten eller olycka förorsakad av personal hos företaget. Intyg ska bifogas ansökan. Bifoga intyg om försäkring (Bifogat dokument) 4. KRAV PÅ TJÄNSTEN 4.1 Kravspecifikation Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal obligatoriska krav som måste vara uppfyllda för att ansökningar ska tas upp till prövning och eventuellt antas. För avtalets utförande ska avtals- och kommersiella villkor enligt avsnittet "Avtalsvillkor" gälla. Uppfylls och accepteras kontraktsvillkoren av Anbudsgivaren? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 4.2 Arbetsgivaransvar Svensk arbetsrättslig lagstiftning ska följas. Om sökanden inte har tecknat kollektivavtal ska arbetsskadeförsäkring, sjukförsäkring, tjänstepension och avtalspension motsvarande kollektivavtal tecknas och betalas för anställd personal. Intyg från försäkringsbolag och pensionsförvaltare eller intyg om kollektivavtal ska bifogas ansökan. Bifoga intyg om kollektivavtal eller motsvarande försäkringar (arbetsskadeförsäkring, sjukförsäkring, tjänstepension och avtalspension) (Bifogat dokument) 4.3 Erbjudna tilläggstjänster Sökanden kan erbjudna tilläggstjänster. I de fall sökanden erbjuder tilläggstjänster ska dessa anges. Uppfylls och accepteras ovanstående krav? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 4.4 Geografiskt område Insatserna är uppdelade i 9 geografiska områden enligt följande: Område 1 - Stråvalla, Väröbacka, Bua, Åskloster, Årnäshalvön Område 2 - Veddige, Derome, Sällstorp, Stamnared Område 3 - Gunnarsjö, Kungsäter, Karl-Gustav, Grimmared Område 4 - Kärradal, Torpa, Tofta, Tångaberg, Trönninge, Lindberg, Valinge Utskrivet: :56 Sida 4 av 18

5 Område 5 Nösslinge, Skällinge Område 6 - Rolfstorp, Gödestad, Grimeton, Dagsås, Himle, Hunnestad Område 7 - Tvååker, Sibbarp Område 8 - Norra delen av centralorten i Varberg, Getterön Område 9 - Södra delen av centralorten i Varberg, Södra Näs, Träslövsläge. Utföraren kan inte välja att vara verksam i delar av ett område. Ange vilka områden enligt ovan (nr) sökande avser vara verksam i. Om ingen begränsning önskas anges alla områden (Fritextsvar) 4.5 Kapacitetstak Sökanden kan begränsa sitt åtagande i ansökan genom att ange ett så kallat kapacitetstak vilket ska anges i ansökan. Ange önskat kapacitetstak i timmar per månad. O utföraren inte vill ange något kapacitetstak skriv "inget" (Fritextsvar) 4.6 Ekonomisk ersättning Ersättningen utgörs av en fastställd timersättning, som är densamma för samtliga utförare. Utföraren ersätts per beslutad och beställd timme. Insatsen anhörigavlösning ersätts för utförd tid. Timersättningen som utgår är 407 SEK för insatser på landsbygd och 376 SEK för insatser inom tätort. Timersättningen är utifrån 2016 års prisnivå. Sökande får inte kräva eller acceptera betalning utöver värdet för de tjänster biståndet avser. Mer information om ekonomisk ersättning finns under avtalsvillkor. Accepteras den ekonomiska ersättningen (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 5. GODKÄNNANDE Ansökan behandlas och bedöms och svar erhålls inom åtta veckor. För kvalificerade sökanden och ansökan som uppfyller samtliga krav i kravspecifikationen tecknas avtal. Alla utförare som socialnämnden tecknar avtal med får beskriva sitt företag och sin verksamhet enligt en särskild mall. Beskrivningarna sammanställs i en kundvalskatalog som delas ut till kunden. Kunden väljer vem som ska utföra hemtjänsten utifrån kundvalskatalogen. Det är utförarens ansvar att tillse att det tydligt framgår att informationen enbart riktar sig till de kunder som har beslut om bistånd samt att uppdatera uppgifterna i kundvalskatalogen. 6. AVTALSVILLKOR 6.1 Grundläggande förutsättningar Omfattning Utföraren ska för kommunens räkning utföra insatser i fråga om hemtjänst till personer i alla åldrar. Utskrivet: :56 Sida 5 av 18

6 Hemtjänst omfattar serviceinsatser, personlig omvårdnad, ordinerade hälso- och sjukvårdsinsatser samt anhörigavlösning i ordinärt boende inom Varbergs kommun. Hälsooch sjukvårdsinsatser är insatser som ordinerats av kommunens arbetsterapeut, sjukgymnast/fysioterapeut eller sjuksköterska. Avtalet omfattar hemtjänstinsatser samtliga dagar mellan klockan Insatserna får inte utföras i annat land eller på annan ort utanför Varbergs kommun. Insatserna får heller inte utföras i ett område som utföraren inte är verksam i. Insatsen anhörigavlösning innebär att avlösaren tillfälligt övertar omvårdnaden/tillsynen från anhörigvårdare. Eventuella övriga biståndsbedömda insatser ska ej utföras under tiden för avlösningen. Avlösningen ska ske i hemmet eller i närmiljö. Utföraren ska bedriva verksamheten i enlighet med gällande lagstiftning och aktuella föreskrifter. Dessutom ska utföraren följa nationella och regionala riktlinjer, kommunens mål samt beställarens riktlinjer och rutiner i den omfattning som anges i detta avtal. Socialnämnden har antagit utfästelser till kund som finns angivna i socialnämndens kvalitetsdeklarationer. Mål, riktlinjer och rutiner kan komma att förändras under avtalsperioden. Utföraren har att anpassa verksamheten utifrån aktuella mål, riktlinjer, rutiner och kvalitetsdeklarationer Mål Kommunfullmäktige har fastställt fyra strategiska målområden för mandatperioden. Dessa har brutits ned av socialnämnden i utvecklingsmål och prioriterade utvecklingsområden. Beställaren kommer under avtalsperioden ange hur socialnämndens prioriterade utvecklingsområden ska påverka utförarnas verksamhet. Kommunfullmäktiges målområde Hälsa och Social sammanhållning Omsorgen ska präglas av valfrihet, hög kvalitet och ett värdigt bemötande, samt vara tillgänglig för alla som är i behov av den. Socialnämndens utvecklingsmål inom verksamhetsområdet - Stödja äldre personer att leva ett självständigt och tryggt liv - Minskad miljöpåverkan i verksamheter inom socialförvaltningens ansvarsområde Socialnämndens prioriterade utvecklingsområden Hälsofrämjande arbetssätt - att förebygga ohälsa, stödja självständighet, stärka det friska och skapa trygghet. -Inflytande och delaktighet. -Utveckling och användning av välfärdsteknologi. -Samverkan med regionen kring målgrupper som behöver en sammanhållen vård och omsorg. -Demensvården ska utvecklas utifrån nationella och regionala riktlinjer med fokus på insatser för personer som bor i ordinärt boende. - Verksamheten ska fokusera på hållbar resursanvändning, sparsamt beteende, effektiv och miljövänligt resursutnyttjande Målgrupp Målgrupp är de personer som bedöms ha rätt till bistånd i form av hemtjänstinsatser enligt Utskrivet: :56 Sida 6 av 18

7 socialtjänstlagen Beslut Beställaren fattar beslut om hemtjänstinsatserna. Beslutet är ett bistånd som beviljas enligt socialtjänstlagen. 6.2 Kundval Kundval Kunden kan välja mellan de utförare som godkänts av socialnämnden. Hur många kunder varje utförare får beror på kundernas val. Socialnämnden kan inte garantera utföraren några kunder. Alla utförare som beställaren tecknar avtal med får beskriva sitt företag och sin verksamhet enligt en särskild mall. Beskrivningarna sammanställs i en kundvalskatalog som delas ut till kunden. Kunden väljer vem som ska utföra hemtjänsten utifrån kundvalskatalogen. Det är utförarens ansvar att tillse att det tydligt framgår att informationen enbart riktar sig till de kunder som har beslut om bistånd samt att uppdatera uppgifterna i kundvalskatalogen Icke-valsalternativ Lagen om valfrihet kräver att kommunen erbjuder ett icke-valsalternativ för de kunder som inte kan eller vill välja utförare. I Varbergs kommun tillämpas turordningsprincipen vilket innebär en turordning enligt alfabetisk ordning i kundvalskatalogen Geografiskt område Kundvalsmodellen gäller i hela kommunen. Utföraren kan välja att erbjuda sina tjänster i hela kommunen eller i specifika områden. Beställaren har fastställt nio områden som utföraren kan välja mellan. Utföraren kan inte välja att vara verksam i delar av ett område Kapacitetstak Utföraren kan välja att ansöka om ett så kallat kapacitetstak, vilket innebär att utföraren anger maximalt antal timmar som kan utföras under en månad. Utföraren ska bibehålla befintliga kunder när insatserna utökas även om det innebär att kapacitetstaket överskrids. Detta gäller under förutsättning att kunden inte själv väljer att byta utförare Ändring av uppdrag Om utföraren önskar ändra sitt uppdrag avseende geografiskt område eller kapacitetstak ska utföraren ansöka om detta hos beställaren. Utföraren kan ansöka om att ändra sitt uppdrag maximalt fyra gånger under en 12-månadersperiod räknat från första ändringen. Om utförarens kapacitetstak eller det geografiska området minskas behåller ändå utföraren alla befintliga kunder under förutsättning att kunden inte väljer att byta område. 6.3 Genomförande av verksamheten Allmänna krav på utföraren Utskrivet: :56 Sida 7 av 18

8 Utföraren ska ha ingående kännedom om hemtjänst. Utföraren ska vara väl insatt i gällande lagstiftning och aktuella föreskrifter, nationella och regionala riktlinjer samt beställarens mål riktlinjer och rutiner i den omfattning som anges i detta avtal. Ägare/delägare för ett enskilt företag, som är antaget enligt valfrihetssystemet, kan samtidigt inte vara bemanningspersonal/vikarie/anställd inom verksamheter på socialförvaltningen Personal Arbetsgivaransvar Utföraren ska inom sitt ansvarsområde fullgöra arbetsgivaransvaret. Utföraren har som arbetsgivare ansvar att följa gällande lagar, avtal och föreskrifter. Om utföraren inte har tecknat kollektivavtal ska arbetsskadeförsäkring, sjukförsäkring, tjänstepension och avtalspension motsvarande gällande kollektivavtal tecknas och betalas för anställd personal. Intyg från försäkringsbolag och pensionsförvaltare eller intyg om kollektivavtal ska kunna uppvisas. Insatserna får inte utföras av en person som är nära anhörig till kunden och utföraren får därmed inte heller anställa en person som är nära anhörig till en kund för att utföra dennes beviljade insatser. Utföraren ska inte anställa personal som är uppenbart olämpliga för uppdraget. Arbetsmiljöarbete Utföraren ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete i enlighet med arbetsmiljölagstiftningen och arbetsmiljöverkets föreskrifter. Utföraren ska kunna redovisa sitt arbetsmiljöarbete utifrån arbetsmiljöverkets checklista arbetsmiljö. Utföraren ska på begäran lämna in checklistan till beställaren. Kompetens Utförarens verksamhetschef eller motsvarande ska ha - minst två års eftergymnasial examen - två års erfarenhet av arbetsledning med ansvar för personal och drift alternativt kunna styrka att verksamhetschefen har en mentor knuten till sig under de första två åren. Mentorn ska ha minst fyra års erfarenhet som chef för personal och drift samt en utbildning i ledarskap på högskolenivå eller motsvarande utbildning. Utföraren ska tillse att den som utövar den dagliga ledningen av verksamheten har adekvat kompetens, vilket innebär att det ska finnas en verksamhetsansvarig med minst två års praktisk erfarenhet av arbete på heltid under de senaste tio åren inom omsorger om äldre och/eller personer med funktionsnedsättningar. Utföraren ska ha personal med relevant utbildning som innebär att minst hälften av den personal som utför omvårdnad ska ha utbildning, kunskaper och förmågor som anges i SOSFS 2011:12. Personalen ska behärska det svenska språket för att kunna kommunicera med kund/närstående/legal företrädare samt förstå instruktioner kopplade till insatserna. Det innebär även tillräckliga språkkunskaper för att kunna fullgöra dokumentationsskyldigheten. Utskrivet: :56 Sida 8 av 18

9 Utföraren ansvarar för att all personal får kontinuerlig kompetensutveckling, se SOSFS 2011:12, utifrån verksamhetens behov, sett ur ett kundperspektiv. Arbetssätt och metoder Personalen ska använda sig av evidensbaserade metoder, utveckla kvaliteten i arbetssätt och metoder samt anpassa arbetssätten utifrån kundens aktuella situation. Bemanning Personalgrupperna ska vara bemannade i den omfattning som krävs för att trygga kundernas säkerhet Värdegrund Personalen ska arbeta utifrån värdegrunden Vi möter dig där du är. Tillsammans med dig formar vi lösningar utifrån din situation. Arbetssättet ska genomsyras av värdighet, integritet, omtanke, respekt och delaktighet Insatserna All omvårdnad, stöd och service ska utgå från ett hälsofrämjande perspektiv. Utföraren ska tillgodose kundens individuella vård- och omsorgsbehov med fokus på att stärka kundens självständighet, förmåga och hälsa. Personalen ska i det dagliga arbetet 1. Tillsammans med kunden identifiera det som kunden kan göra själv 2. Uppmuntra och låta kunden att göra det självständigt 3. Utföra den del av aktiviteten som kunden inte kan göra själv. Kunden ska meddelas om personalen inte kan komma på avtalad tid (+/- 30 min). Om personalen inte kan komma ska en överenskommelse med kunden göras om annan tid Skyldighet att anta uppdrag Utföraren är skyldig att anta, bibehålla och utföra de uppdrag inom det geografiska området och på de tider som angetts ovan och inom det eventuella kapacitetstak som angetts. Vid ett nytt uppdrag ska utföraren starta insatserna inom 48 timmar, om inte annan tid är överenskommen, från det att omsorgshandläggaren har kontaktat utföraren. Vid akuta uppdrag ska insatserna starta omgående efter det att omsorgshandläggaren kontaktat utföraren. Vid serviceinsatser såsom städ och tvätt ska utföraren ta kontakt med kunden inom 48 timmar, och insatserna ska starta enligt överenskommelse dock senast inom 14 dagar. Omställningstiden vid byte av utförare är 14 dagar. Under dessa dagar ansvarar den tidigare utföraren för insatserna Information till kund Utföraren ska svara för att alla nya kunder och om det behövs närstående och/eller god man eller förvaltare ska få skriftliga upplysningar om vart man vänder sig för att få hjälp eller för att framföra synpunkter och/eller klagomål. Den skriftliga informationen ska även innehålla uppgifter om när man som enskild kan vända sig till Patientnämnden respektive Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Utskrivet: :56 Sida 9 av 18

10 6.3.7 Förändrat behov hos kunden Utföraren ansvarar för att akuta behov hos kund som måste tillgodoses, åtgärdas omedelbart. Smärre förändringar i tidsåtgång beroende på ett tillfälligt förändrat behov ersätts ej, då det anses rymmas inom den beviljade tiden. I särskilda fall vid stora förändringar beroende på tillfälligt förändrat behov kan ersättning för tid vid akut händelse ges efter bedömning och beslut av omsorgshandläggaren. Vid förändringar av behovet som bedöms som varaktiga kontaktas omsorgshandläggaren skyndsamt för ny bedömning. Vid dödsfall meddelas omsorgshandläggaren skyndsamt. Utföraren ska skyndsamt meddela omsorgshandläggaren om kunden inte längre har behov av beviljad insats eller om kunden inte längre önskar insatsen Genomförandeplan Insatserna som ska utföras föregås av ett biståndsbeslut enligt SoL. Utföraren ska utifrån beställningen upprätta en genomförandeplan tillsammans med kund/legal företrädare. Om kunden så önskar ska anhörig/närstående/god man medverka. Genomförandeplanen ska upprättas inom 14 dagar från det att insatsen startat. Det ska tydligt framgå att kunden varit delaktig i upprättandet av genomförandeplanen.kopia på upprättad genomförandeplan ska skickas till respektive omsorgshandläggare efter varje ny beställning Dokumentation Utföraren ska svara för att all dokumentation sker i enlighet med gällande lagar, förordningar och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd, SOSFS 2014:5. Dokumentationen ska föras i beställarens dokumentationssystem IT-Vårdinformationssystem Varbergs kommun har som en del av den kommunala strategin antagit mål som överensstämmer med den nationella IT-strategin, e-hälsa. Utföraren behöver ha den systemmiljön som beställaren anvisar. För närvarande gäller att utföraren ska ha tillgång till en PC med operativsystem Windows 7 eller 8 och en internetförbindelse i form av fiber/4g. Utföraren ska använda de IT-system som beställaren anvisar. Inom teknik och IT sker med snabb utveckling och nya system kan komma att införas under avtalsperioden. För närvarande är följande system aktuella i kundvalet. - Intraphone, för dokumentation, kvalitetssäkring och tidsregistrering - Meddix, för samordnad vårdplanering med Region Halland - Senior alert, Kvalitetsregister för riskbedömning. De utvecklingsområden som är särskilt aktuella är gemensamt verksamhetssystem, system för informationsutbyte mellan beställare och utförare, säker nyckelhantering samt system för säker informationshantering. Införande av nya system kan påverka användningen av befintliga system Sekretess respektive rapporteringsskyldighet Utskrivet: :56 Sida 10 av 18

11 Utföraren ska tillse att all personal som utför uppgifter inom hemtjänstuppdraget iakttar den sekretess, tystnadsplikt och rapporteringsskyldighet som gäller för socialtjänstens och hälso- och sjukvårdens personal Kontaktman För att säkra kundens och dennes anhörigas rätt till inflytande och information ska kunden ha en kontaktman utsedd ur personalgruppen. Kontaktmannen ska fungera som en länk mellan kunden, närstående/legal företrädare och verksamheten. Kontaktmannen ska utses inom två veckor från datum för verkställighet. Kunden ska få regelbundna uppföljningssamtal med sin kontaktman där kunden får berätta om hur han/hon upplever insatserna. Varje verksamhet/utförare ska ha en rutin som beskriver kontaktmannens ansvar. I rutinen ska även framgå vilka övriga uppgifter kontaktmannen har Tolk Utföraren ska vid behov anlita tolk via den av beställaren upphandlade tolkförmedlingen och bära kostnaderna utifrån det avtal beställaren har med tolkförmedlingen Hälso- och sjukvård Hälso- och sjukvårdsarbetet ska vara en integrerad del i socialtjänsten och styras av såväl hälso- och sjukvårdslagens som socialtjänstlagens intentioner. Hälso- och sjukvården ska bedrivas enligt vetenskap och beprövad erfarenhet samt i överensstämmelse med gällande författningar, föreskrifter, riktlinjer och rutiner. Insatserna ska präglas av kompetens, kontinuitet och samverkan. Socialnämnden utser verksamhetschef enligt hälso- och sjukvårdslagen. Medicinskt ansvarig sjuksköterska och medicinskt ansvarig för rehabilitering har ett övergripande ansvar för kommunens hälso- och sjukvård. De har eget tillsynsansvar som också omfattar externa utförare. Utföraren ska följa verksamhetschefens direktiv och medicinskt ansvarigas riktlinjer och rutiner. Utföraren ska utföra hälso- och sjukvårdsuppgifter på uppdrag av legitimerad personal. När personalen utför dessa uppgifter är de hälso- och sjukvårdspersonal och omfattas av de lagar och regelverk som rör hälso- och sjukvården. Utföraren ska arbeta med de nationella kvalitetsregister som beställaren anger. Beställaren ansvarar för utbildning vid införandet av ett nytt kvalitetsregister samt löpande support Påpekande från tillsynsmyndighet Utföraren ska på eget ansvar och på egen bekostnad svara för de åtgärder som kan komma att krävas på grund av påpekanden från tillsynsmyndighet efter granskning av verksamheten Anmälan och tillstånd Utföraren ska ha erforderliga tillstånd och göra de anmälningar som krävs för verksamhetens bedrivande Samverkan Utföraren ska samverka med de enheter inom socialförvaltningen, andra myndigheter och organisationer som kan vara aktuella för kunden. Utskrivet: :56 Sida 11 av 18

12 6.4 Uppföljning Utföraren förbinder sig att samarbeta med beställaren så att uppföljning och kontroll kan genomföras och full insyn ges i verksamheten. Uppföljning av verksamheten kommer att ske kontinuerligt och syftar till att utföraren följer avtalet och säkerställer kvaliteten i verksamheten. Utgångspunkten i uppföljningen är de krav som ställs i avtalet. Uppföljningen innefattar följande delmoment: 6.5 Ledningssystem för kvalitet Kvalitetsledningssystem Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd SOSFS 2011:9 om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska tillämpas. Ledningssystemen ska identifiera, beskriva och fastställa arbetssätt och rutiner för processer som behövs för att uppfylla de krav och mål som gäller för verksamheten samt för ett systematiskt förbättringsarbete (riskanalys, utredning av avvikelser, förbättringsåtgärder, egenkontroll). Den som bedriver verksamhet bör varje år upprätta en sammanhållen kvalitetsberättelse. Utskrivet: :56 Sida 12 av 18

13 6.5.2 Synpunkter och klagomål Utföraren ska svara för att det finns en rutin för synpunkts-/klagomålshantering. Rutinen ska vara utformad så att den är en del av egenkontrollen. Kunden kan lämna synpunkter direkt till utföraren eller till beställaren Synpunkter/klagomål på utförarens verksamhet som lämnas till utföraren: Dokumentation av synpunkter/klagomål och åtgärder ska redovisas för beställaren. Synpunkter/klagomål på utförarens verksamhet som lämnas till beställaren: Beställaren ska omedelbart informera ansvarig person hos utföraren om klagomål/synpunkter. Utföraren ska följa upp synpunkter/klagomål och vid behov åtgärda dessa snarast. Dokumentationen av åtgärder ska redovisas för beställaren. Beställaren ska framföra eventuella krav på förändringar till utföraren så snart som möjligt. 6.6 Samverkan mellan beställare och utförare Parterna ska hålla varandra informerade om händelser i respektive organisation som kan påverka såväl utförande av tjänsterna som samarbetet. Utföraren ska samverka med beställaren både avseende uppföljning av avtalet som för att säkra och utveckla kvalitén i verksamheten. Utföraren ska delta i samverkans- och uppföljningsmöten, informationsdagar, utbildningar med mera som beställaren kallar till. Utföraren ska på beställarens anfordran, lämna specificerade uppgifter som grund för statistik, ansökan för statsbidrag, måluppfyllelse eller för annat ändamål i den omfattning som kan anses skäligt. Denna skyldighet gäller emellertid inte uppgifter som kan karaktäriseras som affärshemligheter. 6.7 Formella krav på utföraren Försäkringar Utföraren ska ha försäkringar som håller den enskilde skadelös vid fel eller försummelse i tjänsten eller olycka förorsakad av personal hos utföraren Underentreprenör Utföraren kan använda sig av underentreprenörer. Utföraren ska anmäla till beställaren vilken/vilka underentreprenör som används. Utföraren ansvarar för att underentreprenören uppfyller beställarens krav på avtalet och följer de tillämpningsregler som fastställts av beställaren Marknadsföring Marknadsföringen ska stämma överens med god marknadsföringssed och även i övrigt vara tillbörlig mot kunder och övriga utförare. All marknadsföring ska utformas och presenteras så att det tydligt framgår att det är fråga om marknadsföring. Det ska också tydligt framgå vem som ansvarar för marknadsföringen Gåvor och andra förmåner Otillåtna förmåner Företag får inte lämna, utlova eller erbjuda en otillbörlig förmån för utövningen av uppdraget avseende myndighetsutövning. Utskrivet: :56 Sida 13 av 18

14 Gåvor Otillbörlig belöning Gåvor till utföraren/personal i form av pengar eller gåvor med realiserbart ekonomiskt värde är alltid otillbörliga. Gåvor utan realiserbart värde, t.ex. tårtor, frukt, blommor och choklad, kan endast tas emot under det att gåvans art och omständigheterna vid dess överlämnande inte kan ge anledning till antagande eller misstanke om särbehandling av kunden. Affärer mellan kund och personal ska inte äga rum med tanke på kundens beroendeställning Meddelarfrihet Utföraren är förbunden att på motsvarande sätt som gäller för andra offentligt anställda enligt 3 kap. 4 Tryckfrihetsförordningen och 2 kap. 4 Yttrandefrihetsgrundlagen, med undantag av vad som nedan anges, inte efterforska personal som lämnat meddelande till författare, utgivare eller motsvarande för offentliggörande i tryckt skrift eller radioprogram eller sådana upptagningar. Förbudet gäller inte sådana meddelanden som omfattas av tystnadsplikt för utföraren eller anställda och inte heller i vidare mån än vad som omfattas av meddelarfrihet för offentligt anställda enligt 44 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen. Förbudet mot efterforskning gäller inte heller sådana meddelanden som är uppenbart ogrundade och därmed riskerar att oförskyllt skada företaget eller dess goodwill Allmänhetens insyn Enligt 3 kap 19 a kommunallagen har allmänheten rätt att få insyn i verksamhet som bekostas av offentliga medel och utförs av privata utförare. Utföraren är skyldig att utan oskäligt dröjsmål lämna information som gör det möjligt för allmänheten att få insyn i hur verksamheten utförs. Beställaren accepterar vissa inskränkningar i insynen för allmänheten när det gäller det som kan klassas som affärshemligheter, beställaren har tolkningsföreträde. Den information som beställaren hämtar in från utföraren med undantag för information om enskilda, betraktas som offentlig handling Katastrofberedskap och beredskapsplanering Utföraren ska i händelse av fredstida kris/extraordinär händelse eller krig/höjd beredskap ha förberedda rutiner och dokumenterade riktlinjer/planer/checklistor etc. för hur de ska hantera situationen. Utföraren ska vid behov/förfrågan från beställaren biträda vid upprättande av Socialförvaltningens krisledningsplan samt medverka i andra krisberedskapsförberedelser för verksamheten. I händelse av fredstida kris/extraordinär händelse eller krig/höjd beredskap ska utföraren vid behov samordna sin verksamhet med den kommunala äldre- och funktionshinderverksamheten Personuppgiftslagen (PuL) Personuppgiftsansvarig är socialnämnden i Varbergs kommun och personuppgiftsbiträde är utföraren. Enligt 30 PuL, ska ett skriftligt avtal mellan den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet finnas. Nedan följer de krav som föreskrivs och som därmed regleras i och med att detta avtal tecknas. Rätten att behandla personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning följer avtalets tid. Utföraren åtar sig att behandla personuppgifter i enlighet med PuL och personuppgiftsansvariges instruktioner. Personuppgiftsbiträdet ska, enligt vad som framgår av 31 PuL, vidta lämplig teknisk och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Utföraren ska på begäran skicka en sammanställning över utförda åtgärder enligt ovanstående stycke till beställaren. Beställaren ska meddela utföraren om ytterligare Utskrivet: :56 Sida 14 av 18

15 tekniska och/eller organisatoriska åtgärder behövs. När avtalet upphör ska utföraren återlämna och/eller förstöra samtliga personuppgifter som de haft tillgång till under avtalstiden. Återlämning eller information om förstöring ska ges till beställaren i anslutning till att avtalet upphör. Utföraren ska hålla kommunen skadeslös i händelse av att kunden åsamkas skada som orsakats av att utföraren har behandlat personuppgifter i strid med avtal eller instruktion från beställaren 6.8 Ekonomiska villkor Prismodell Kundvalsmodellen medför att den ekonomiska ersättningen för utförandet följer kunden till den utförare som valts. Ersättningen utgörs av en fastställd timersättning, som är densamma för samtliga utförare. Utföraren ersätts per beslutad och beställd timme. Denna ersättning ska inte enbart täcka den tid som personalen är i kundens hem, utan också tider för förflyttning, planering, utbildning, dokumentation, samverkan med andra aktörer etc. Insatsen anhörigavlösning ersätts med samma timersättningsbelopp som övriga hemtjänstinsatser, ersättningen utbetalas för utförd tid. Timersättningen som utgår är 407 SEK för insatser på landsbygd och 376 SEK för insatser inom tätort. I ovanstående belopp ingår momskompensation. Timersättningen är utifrån 2016 års prisnivå. Startersättning utgår vid varje nytt ärende och ersätts med två timmar. Detta för att utföraren ska ges möjlighet att utse en kontaktman och upprätta en första genomförandeplan tillsammans med kunden. Ersättningen utgår även vid ärende då kunden byter utförare. Byte av utförare ska ske inom 14 dagar efter det att kunden lämnat önskemål. Om bytet, på grund av specifika skäl, sker innan perioden är slut, ersätts den första utföraren till och med dag 14. Utföraren får inte kräva eller acceptera betalning utöver värdet för de tjänster biståndet avser Ekonomisk reglering Utföraren ska rapportera planerad och oplanerad frånvaro. Planerad frånvaro t ex vistelse på korttidsplats eller resor och ersätts inte. Flytt till särskilt boende hanteras som planerad frånvaro. Oplanerad frånvaro är t ex sjukhusvistelse eller vid dödsfall. Vid oplanerad frånvaro ersätts de två första dagarna. Faktureringsunderlag för ersättning utifrån beställda timmar skickas till utföraren. Utföraren ska meddela beställaren att utföraren godkänner underlaget oavsett om det finns avvikelser eller ej. Därefter betalas ersättning ut. Under avtalsperioden kan en förändring komma att ske så att utföraren ska fakturera Utskrivet: :56 Sida 15 av 18

16 beställaren Indexomräkning Avtalade ersättningar är fasta fram till kommande årsskifte och justeras årsvis per 31/12 utan utförarens begäran. Ersättningen justeras med omsorgsprisindex, OPI, som fastställs och publiceras av Sveriges Kommuner och Landsting. Definitivt OPI för innevarande år ligger till grund för omräkning av nästkommande års ersättning Ändringar och tillägg Parterna är införstådda med att villkor och förutsättningar för den typ av verksamhet avtalet avser kan komma att ändras till följd av ny lagstiftning, nya bidragsformer, nya målsättningar antagna av kommunfullmäktige eller socialnämnden eller andra förändringar av de förutsättningar som ligger till grund för avtalet. Ändring av avtalet kan således exempelvis påkallas av socialnämnden om inriktningen på verksamheten av denna eller andra orsaker måste ändras. Sådana beslut ska beställaren meddela utföraren om. Från datumet när beställaren har skickat sådan underrättelse till utföraren, ska denne inom tre veckor skriftligen meddela beställaren om utföraren godkänner de förändrade villkoren eller ej. Om utföraren inte kan acceptera de nya villkoren, upphör kontraktet efter tre månader från datumet när meddelandet har ankomststämplats hos beställaren. Inkommer inget skriftligt svar från utföraren, upphör avtalet tre månader från det att tre veckor gått när utföraren underrättades. 6.9 Åtgärder vid fel och brister Åtgärder vid fel och brister Utföraren ska omedelbart åtgärda de fel eller brister som beställaren uppmärksammat. Vid fel eller brister kan beställaren komma att vidta följande åtgärder i nämnd ordning: 1. Dialog mellan parterna inleds 2. Handlingsplan för åtgärder upprättas av utföraren inom, av beställaren, angiven tidsram. Av handlingsplanen ska framgå hur åtgärder ska vidtas och när de ska vara genomförda. 3.Beställaren godkänner handlingsplanen. 4. Genomförande av åtgärder 5. Genomförda åtgärder följs upp och redovisas för beställaren 6. Om utföraren inte vidtagit de åtgärder som enligt handlingsplanen eller avtal ska vara genomförda inom angiven tidsram kommer beställaren att tillämpa avtalets punkter gällande skriftlig uppmaning, tillfälligt beställningsstopp, vite eller hävning Skriftlig uppmaning Om fel eller brist föreligger och parterna inte kommer överens om hur felet eller bristen ska avhjälpas eller felet eller bristen inte avhjälps, skickar beställaren skriftlig uppmaning om avhjälpande till utföraren Tillfälligt beställningsstopp Beställaren har rätt att införa tillfälligt beställningsstopp, i avvaktan på klargörande, gentemot utförare som står under utredning av ett allvarligt missförhållande som kan leda till avtalsbrott eller uppsägning Vite Utföraren förbinder sig att omedelbart rätta till fel och brister i sin verksamhet. Om så inte sker ska avdrag från ersättningen ske inom 14 dagar efter skriftligt påpekande. Avdrag sker med 5 % av ersättningen aktuell tidsperiod Hävning Utskrivet: :56 Sida 16 av 18

17 Om någondera parten väsentligt åsidosätter sina skyldigheter enligt upprättat avtal och rättelse inte sker inom angiven tid från det att skriftligt påpekande tillsänts denna, har motparten rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. Uppsägningen ska vara skriftlig. Kontraktsbrott av väsentlig betydelse och därmed uppsägningsgrund föreligger bl. a. om - utföraren saknar fungerande rutiner och system för kvalitetssäkring - tillsynsmyndighet riktat allvarlig kritik mot verksamheten - beställarens verksamhetstillsyn/verksamhetsuppföljning visar på allvarliga brister - utföraren uppvisar brister i sitt arbetsmiljöarbete, exempelvis genom att inte följa aktuell lagstiftning eller rätta sig efter förelägganden från Arbetsmiljöverket. Socialnämnden har rätt att med omedelbar verkan säga upp detta avtal om omständigheter som avses i LOV 7 kap. 1 uppstår. Sådant avtalsbrott från parts sida, som medför avtalets upphörande i förtid, ger den andra parten rätt till ersättning för den skada part har åsamkats. Beställaren äger rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om utföraren eller dess underleverantörer inte uppfyller sina skyldigheter enligt lagar och avtal vad gäller momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter samt innehav av F-skattsedel. Om utföraren försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, inställer sina betalningar, ansöker om företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara på obestånd, eller det framkommer att utföraren lämnat felaktiga uppgifter i ansökan och dessa uppgifter har varit av betydelse vid bedömningen av tilldelning av avtal äger beställaren rätt att med omedelbar verkan säga upp detta avtal Kontraktsvillkor Överlåtelse av avtal Om utföraren byter ägare eller ombildas i ny företagsform ska utföraren meddela beställaren utan dröjsmål Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan beställarens skriftliga medgivande Befrielsegrunder (force majeure) Force majeure såsom krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet som parterna inte råder över och som förhindrar part att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter befriar sådan part från fullgörelse av berörd förpliktelse. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av avtalet ska avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk lagstiftning Handlingars inbördes rangordning Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, Utskrivet: :56 Sida 17 av 18

18 om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1) skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 2) detta avtal 3) förfrågningsunderlag med bilagor 4) ansökan utformat enligt föreskrivet ansökningsformulär Upphörande av avtal Om utföraren önskar att upphöra med sin verksamhet ska beställaren meddelas tre månader innan verksamheten upphör Avtalstid Avtalet gäller från och med och löper fram till och med Utskrivet: :56 Sida 18 av 18