Upphandling av lokalvårds- och fönsterputstjänster för Polismyndighetens lokaler i Söderhamn och Bollnäs 1 (25)

Transkript

1 02.02 SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER 1 (25) Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Fel! Okänt namn på dokumentegenskap. Diarienummer (åberopas) A /2014 Saknr SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER Upphandling av lokalvårds- och fönsterputstjänster för Polismyndighetens lokaler i Söderhamn och Bollnäs

2 2 Innehåll SF Särskilda föreskrifter... 5 SF0 Allmänt... 6 SF0.1 Beställare... 6 SF0.2 Entreprenör... 6 SF0.3 Beställarens mål... 6 SF0.33 Beställarens miljö... 6 SF1 Omfattning... 6 SF1.1 Förteckning över handlingar i förfrågningsunderlag... 7 SF1.2 Material och varor... 7 SF1.21 Förbrukningsmaterial... 7 SF1.213 Förbrukningsmaterial för verksamheten i fastigheten... 8 SF1.3 Entrémattor... 8 SF1.5 Kontroll av mängder... 8 SF2 Utförande... 9 SF2.2 Miljö... 9 SF2.22 Beställarens miljökrav... 9 SF2.3 Statuskontroll... 9 SF2.31 Statuskontroll före entreprenadens påbörjande... 9 SF2.4 Tillhandahållanden... 9 SF2.42 Handlingar och uppgifter från entreprenören... 9 SF2.43 Utrymmen m m som beställaren tillhandahåller SF2.5 Varor, tjänster och entreprenader SF2.53 Entreprenader SF2.532 Entreprenörens avtal med underentreprenörer SF2.9 Övriga uppgifter om utförande SF3 Organisation SF3.1 Organisation och personal SF3.11 Ombud SF3.12 Kontaktpersoner SF3.3 Personal SF3.42 Kvalitetsplan SF3.422 E:s kvalitetsplan SF3.43 Kvalitetskontroll SF3.432 Beställarens kvalitetskontroll SF3.433 Entreprenörens egenkontroll SF3.7 Möten SF3.72 Driftmöten... 14

3 3 SF3.73 Introduktionsmöten SF4 Tider SF4.1 Tidplan SF4.2 Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning SF4.3 Tider för utförande av arbete SF4.31 Utförandetider SF4.33 Tid för information till beställare SF4.34 Tid för information om minskad eller ökad omfattning SF5 Ansvar SF5.1 Vite SF5.3 Försäkringar SF5.32 Entreprenadförsäkring SF5.321 Ansvarsförsäkring SF5.4 Arbetsmiljö SF5.42 Samordning av arbetsmiljö SF5.6 Ansvar för handlingar, data, register, arkiv, nycklar m m SF5.7 Säkerhet och sekretess SF5.71 Säkerhet SF5.72 Sekretess SF6 Ekonomi SF6.1 Ersättning SF6.11 Ersättning för kontraktsarbetena SF6.12 Ersättning för ändringar och tilläggsarbeten SF6.14 Ersättning för kostnadsändring (indexreglering) SF6.2 Fakturering och betalning SF6.23 Fakturering och betalning av ändringar och tilläggsarbeten.. 21 SF6.25 Dröjsmålskostnader SF7 Avslutande statuskontroll SF7.1 Avslutande statuskontroll av entreprenaden SF8 Avbeställning och hävning SF8.1 Avbeställning SF8.2 Hävning SF9 Tvist SF10 Övrigt SF10.1 Ändringar och tillägg SF10.2 Överlåtelse av avtal SF10.3 Befrielsegrunder SF10.4 Förbud mot diskriminering... 23

4 SF10.5 Användning av Polisens namn och kännetecken

5 5 SF Särskilda föreskrifter Dessa Särskilda föreskrifter ansluter till ABFF 04 och är upprättade i enlighet med Särskilda Föreskrifter 04 ingående i Aff, Avtal för fastighetsförvaltning. Koder och rubriker följer dessa dokument. Funktionskrav/åtgärdskrav Beträffande förhållandet mellan funktionskrav och åtgärdskrav se ABFF 04, punkt 5a med tillhörande kommentar. Pyramidregeln Det som skrivs under en rubrik på högre nivå gäller för samtliga underrubriker om inte annat anges under dessa. Det som skrivs t ex under rubriken SF1, gäller således för SF1.1, SF1.11 osv, om inte annat anges under dessa underrubriker. Förkortningar B E Beställaren Entreprenören

6 6 SF0 Allmänt SF0.1 Beställare Polismyndigheten Ekonomiavdelningen / Serviceenheten Box Stockholm SF0.2 Entreprenör Redovisas i kontrakt. SF0.3 Beställarens mål Uppdragen ska bedrivas genom ett långsiktigt underhåll i syfte att upprätthålla rätt kvalitet så att lokalnyttjarna anser att fastigheten är välskött och fyller sin funktion på ett bra sätt. Den regelmässiga lokalvården ska genomföras på ett sådant sätt att extra storstädningar och golvvård undviks. Golvvård ingår i uppdraget och ska utan särskild ersättning utföras mellan kl. 06:00-22:00. B vill att E ska ha välfungerande arbetsmetoder som bidrar till att uppfylla följande mål: E:s arbete kommer att bidra till att hålla överenskomna krav och kvalitetsnivåer. Arbetet kommer att utföras utan anmärkningar Överenskomna tider som beror på E kommer alltid att hållas E kommer under hela avtalstiden att utföra uppdraget på ett effektivt och kostnadsmedvetet sätt. SF0.33 Beställarens miljö B planerar och genomför den egna verksamheten efter uppsatta miljömål. B eftersträvar en miljöanpassad drift och förvaltning av sina lokaler. Miljöanpassningen ska ge en inomhusmiljö utan negativa hälsoeffekter, hushållning med resurser samt i övrigt uppfylla allmänna hänsynsregler i miljöbalken (1998:808). SF1 Omfattning Entreprenaden omfattar städning/rengöring samt fönsterputsning av de objekt som framgår av UF3.12. Vidare ingår det för E att kunna tillhandahålla det förbrukningsmaterial som framgår av SF1.213 samt entrémattor, SF1.3. Kontraktsarbetena ska bedrivas vid de tidpunkter som anges i punkten SF4.3 och i enlighet med Städinstruktionerna. Kontraktsarbetenas omfattning i detalj framgår av i SF1.1 förtecknade handlingar.

7 7 SF1.1 Förteckning över handlingar i förfrågningsunderlag Med ändring av ABFF 04 punkt 3 gäller följande ordning på kontraktshandlingarna om det förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter: 01 Kontrakt 01:01 Säkerhetsskyddsavtal nivå 3 01:02 Kontrakt 02 Förfrågningsunderlag 02:01 Upphandlingsföreskrifter 02:02 Särskilda föreskrifter 02:03 Städinstruktioner 02:04 Anbudsformulär för anbudsgivare 02:05 Formulär för referensuppdrag 02:06 Anbudsformulär för underleverantör 02:07 Prisformulär 03 ABFF 04 Bifogas ej 04 AFF-definitioner 10 Bifogas ej 05 Blankett från Skatteverket SKV Beställning av extra lokalvård Beställs av B 07 Anbudsgivarens anbud E:s anbud SF1.2 Material och varor E bekostar och underhåller utan extra ersättning all den maskinella utrustning som krävs för utförandet av beskrivet uppdrag. All utrustning som används inom verksamheten ska uppfylla vedertagna normer, standarder och krav på tillförlitlighet, prestanda och kvalité för att tillförsäkra en ändamålsenlig funktion. E bör vid utförandet av uppdraget använda sig av produkter med minsta möjliga miljöpåverkan. Produkter ska ej vara allergiframkallande och endast ha svag lukt. SF1.21 Förbrukningsmaterial Med ändring av ABFF 04, punkt 10 föreskrivs att E ska tillhandahålla och bekosta all den utrustning och det material som erfordras för utförandet av de tjänster som omfattas av förfrågningsunderlaget.

8 8 SF1.213 Förbrukningsmaterial för verksamheten i fastigheten E ska tillhandahålla allt förbrukningsmaterial såsom sopsäckar, insatspåsar, toalettborstar och flytande tvål. Detta ska ingå i de offererade priserna. E ska även tillhandahålla toalettpapper, pappershanddukar, plastmuggar (ca 12 cl) samt torkpappersrullar till pentryt. Detta ska ingå i de offererade priserna. I uppdraget ingår, utan särskild ersättning, att: Sköta påfyllning i burkautomater (tvål och pappersautomater, muggar m.m.) Ansvara för beställning/inköp och lagerhållning av hygien- och städprodukter Se till att förråds- och lagerutrymmen hålls i gott skick Tömma pappers- och avfallskorgar samt sanitetsbehållare Ansvara för skötsel och påfyllning av lager/förråd Påfyllning av hygienartiklar för B:s eget bruk ska utföras i samband med att lokalvården utförs. SF1.3 Entrémattor I uppdraget ingår även att året runt tillhandahålla/placera ändamålsenliga entrémattor till/på respektive objekt samt att tvätta och byta ut desamma när så krävs. Detta ska ingå i de offererade priserna. Nedan anges hur många entrémattor som behövs på respektive objekt. Objekt 1: 1 st. Objekt 2: 2 st. SF1.5 Kontroll av mängder E ska kontrollera att de mängduppgifter om objekten (till exempel uppgifter om areor och antal) som B angivit i förfrågningsunderlaget överensstämmer med verkliga förhållanden. Om kontrollen ger vid handen att avvikelser föreligger ska krav på ersättningsreglering vara framställt senast 6 månader efter kontraktstidens början. Därefter förfaller rätten till reglering. B har samma möjlighet till kontroll och reglering inom samma tidsperiod.

9 9 SF2 Utförande SF2.2 Miljö SF2.22 Beställarens miljökrav E bör vid utförandet av uppdraget använda sig av produkter med minsta möjliga miljöpåverkan. Produkter ska ej vara allergiframkallande och endast ha svag lukt. E ska kunna tillhandahålla torra städmetoder där så är lämpligt och kunna informera om de miljömässiga och hygieniska fördelarna med torra städmetoder. E. skall med anbudet bifoga en förteckning över samtliga kemtekniska produkter som E avser använda sig av för uppdraget, se även UF SF2.3 Statuskontroll SF2.31 Statuskontroll före entreprenadens påbörjande E och B ska före uppdragens påbörjande gemensamt göra en genomgång av de för uppdragen aktuella lokalerna och utrymmena. E kommer att kontaktas av utsedda kontaktpersoner från B för att bestämma tid och plats för denna genomgång. SF2.4 Tillhandahållanden SF2.42 Handlingar och uppgifter från entreprenören E ska, utan extra ersättning, sammanställa och lämna skriftlig uppdragsstatistik varje kvartal om under året utförda uppdrag till B. Uppdragsstatistik ska också lämnas efter begäran från B. Statistiken ska minst omfatta: Noteringar om brister och andra väsentliga iakttagelser som rör entreprenaden samt förslag till förbättringar och utveckling Kostnad per objekt och månad Tilläggsbeställningar med beställningsdatum och ansvarig beställare per objekt Kvalitetsbrister och åtgärder.

10 10 SF2.43 Utrymmen m m som beställaren tillhandahåller Följande lokaler/utrymmen finns tillgängliga för tjänstens utförande för E på båda objekten: Förråd för städmaterial Förrådsutrymmen kan delas i förekommande fall med B. E ansvarar, utan ersättning, för att ovan nämnda lokaler städas och hålls i gott skick. E ska iaktta gällande föreskrifter och säkerhetsföreskrifter för lokalerna. E har rätt att lämna avfall och återvinningsmaterial i avsedda kärl i soprum/miljöstation. SF2.5 Varor, tjänster och entreprenader SF2.53 Entreprenader SF2.532 Entreprenörens avtal med underentreprenörer E får inte utan B:s skriftliga godkännande anlita annan entreprenör för utförandet av hela eller delar av uppdraget. E svarar för eventuella UE:s arbete i alla led som för sitt eget. E ska kontrollera att eventuella UE fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, t ex avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Kontrollen ska utföras före avtalsskrivning med UE och därefter årligen. E ska rapportera resultatet av dessa kontroller till B. B förbehåller sig rätten att ta del av E:s avtal med UE. Avvikelser från denna punkt kan leda till omedelbar hävning. SF2.9 Övriga uppgifter om utförande Vid beställning av extra lokalvård eller andra tilläggstjänster ska B och E i varje enskilt fall komma överens om när och hur lokalvård/tilläggstjänster ska utföras. Beställningen ska vara skriftlig.

11 11 SF3 Organisation SF3.1 Organisation och personal E ska ha en väl lämpad platsorganisation för uppdraget som innehåller en tillräcklig mängd tjänster för att uppdraget ska kunna utföras avtalsenligt. Anbudsgivaren skall med anbudet bifoga redovisning av organisationen, bemanningen och förstärkningsresurserna som kommer att användas för att säkerställa genomförandet av uppdraget, se även UF SF3.11 Ombud Objekt 1 B:s ombud under avtalstiden är Nicholas Génetay. E:s ombud under avtalstiden anges i Anbudsformulär för anbudsgivare. Objekt 2 B:s ombud under avtalstiden är Nicholas Génetay. E:s ombud under avtalstiden anges i Anbudsformulär för anbudsgivare. SF3.12 Kontaktpersoner Objekt 1 B:s kontaktperson under avtalstiden är Kenth Sääf. E:s kontaktperson under avtalstiden anges i Anbudsformulär för anbudsgivare. Objekt 2 B:s kontaktperson under avtalstiden är Kenth Sääf. E:s kontaktperson under avtalstiden anges i Anbudsformulär för anbudsgivare. SF3.3 Personal All av E använd personal, inklusive personal från eventuella UE, ska genomgå säkerhetsprövning innan de får utföra tjänster i B:s lokaler. Säkerhetsprövningen ligger till grund för B:s bedömning och beslut om E:s personal är lojal och pålitlig ur säkerhetssynpunkt. Detta är en förutsättning för att E:s personal ska medges tillgång till B:s lokaler. E och E:s personal får under uppdragstiden inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för honom i något som gäller det avtalade uppdraget. E ska upprätta och hålla en aktuell personalförteckning. Förteckningen ska omfatta egen personal samt personal hos eventuella UE som E anlitar för utförande av uppdraget i B:s lokaler. I förteckningen ska minst framgå fullständigt namn och fullständigt personnummer för varje person som vistas i B:s lokaler. B ska efter begäran och med kort varsel kunna ta del av

12 12 förteckningen för att försäkra sig om att personal som utför lokalvården uppfyller avtalade krav. B har också rätt att kontrollera att personal som utför arbete är redovisade i personalförteckningen och säkerhetsprövade. B har också rätt att kontrollera att personal som utför arbete är redovisade i personalförteckningen och säkerhetsprövade. E ska tillse att lokalvårdspersonal som utför uppdrag på arrestavdelningen på båda objekten är vaccinerad mot hepatit A och B samt TBC. Vidare åligger det E att tillse att lokalvårdspersonal som utför uppdrag på arrestavdelningen har relevant kompetens för att kunna rengöra i utrymmen med potentiellt smittsamma kroppsvätskor. All personal som vistas i B:s objekt ska bära synligt identitetskort så att B:s personal kan styrka att de representerar E. Detta gäller även personal från eventuella UE. Städpersonal ska vara klädd i för uppgiften lämplig och enhetlig skyddsklädsel samt annan personlig utrustning som krävs för arbetet. Klädseln ska vara försedd med E:s logotyp. Detta gäller även personal från eventuella UE. All städpersonal som vistas i B:s lokaler ska ha tagit del av B:s brand- och säkerhetsinformation. B tillhandahåller denna information. E är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan personal som B anser saknar erforderlig kompetens, med vilken B anser sig ha samarbetssvårigheter, som ej genomgått säkerhetsprövning eller som B anser utgör en säkerhetsrisk. För att försäkra sig om bästa möjliga utförande ska E om möjligt tillse att personal som tillkommer under kontraktstiden arbetar parallellt med sina kollegor under en introduktionsperiod. Förändringar av personal berättigar inte E till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. SF3.42 Kvalitetsplan SF3.422 E:s kvalitetsplan E ska innan uppdraget påbörjas upprätta förslag till kvalitetsplan för uppdraget i samråd med B. E ska i planen redovisa hur han avser att säkra kvaliteten i uppdraget och hur E:s kvalitetsuppföljning ska redovisas för B. Kvalitetsplanen ska innehålla beskrivning av platsorganisation inklusive personalförteckning med kompetensprofil, arbetsbeskrivningar, rutiner för egenkontroll, utförandetider för lokalvården och övrigt. Planen ska vidare beskriva rutiner och hjälpmedel för att säkerställa att B:s mål med uppdraget uppfylls och att byggnad eller inredning inte förstörs (till exempel vid högtryckstvättning och kemikalieanvändning), rutiner för brister i

13 13 städkvaliteten, kontrollrutiner av eventuella UE samt utbildningsprogram för personal. Kvalitetsplanen ska uppdateras fortlöpande och hållas aktuell under hela avtalstiden. SF3.43 Kvalitetskontroll SF3.432 Beställarens kvalitetskontroll B kommer att genomföra kvalitetskontroller under avtalstiden. Kontrollerna kommer att genomföras månadsvis och omfatta ett antal slumpmässigt utvalda delar av resp. objekt. Vid kontroller är både B och E skyldiga att delta. B kallar till dessa kontroller. Kallelse ställs till av E utsedd kontaktperson för resp. objekt och sker i god tid innan kontroll är tänkt att genomföras. E deltar genom utsedd arbetsledning. Protokoll förs av E och överlämnas till B för justering. Justerat protokoll undertecknas av båda parter. B ska så snart som möjligt efter uppdragsstart meddela B:s kontaktperson förslag på datum när kvalitetskontroller enligt ovan ska genomföras. Föreslagna datum ska godkännas av B. B har rätt att även själv genomföra stickprovskontroller i anslutning till att lokalvård utförts. Om B upptäcker fel, ska E omedelbart kontaktas för att vidta rättelse. E är skyldig att snarast och utan ersättning vidta rättelse vid anmärkning enligt ovan samt återrapportera till B när detta är utfört. SF3.433 Entreprenörens egenkontroll E ska utföra egenkontroll enligt kvalitetsplan minst en gång per kvartal på samtliga städytor. B:s utsedda kontaktperson ska erbjudas att delta. Egenkontrollen ska minst omfatta kontroll av: Städresultat Att städinstruktioner är uppdaterade och aktuella Städmetoder, utrustning och kemikalier Personalens kompetens och klädsel Eventuell vikarietillsättning under perioden Att samtlig personal som vistas i objektet är säkerhetsprövade Miljö Att personalförteckning finns tillgänglig och är aktuell E ska dokumentera samtliga kontroller och uppföljningar.

14 14 Avvikelser från avtalade kvalitetsnivåer ska medföra omedelbar åtgärd för att säkerställa att avtalsenliga kvalitetskrav uppnås. E ska redovisa rapporter från sin egenkontroll. Redovisningen görs enligt överenskommelse med B. SF3.7 Möten SF3.72 Driftmöten Minst en gång per kvartal ska driftmöte angående E:s kvalitetskontroll och egenkontroll hållas mellan utsedda parter för B och E. E kallar till dessa möten. Det första avtalsåret kan dessa möten komma att ske oftare. SF3.73 Introduktionsmöten Introduktionen sker i tre faser enligt följande: Fas 1 Innan uppdragsstart ska parterna besöka objektet. Objektet ska inspekteras av båda parter och E erhåller lokalspecifik information från av B utsedd kontaktperson. Fas 2 Innan lokalvårdspersonalen påbörjar ett uppdrag ska E:s arbetsledare i samarbete med B:s kontaktperson för lokalvården genomföra en introduktion. Introduktionen omfattar en genomgång av samtliga rutiner och regler som anknyter till arbetets fullgörande. E ansvarar för att introduktionen genomförs. Fas 3 B kommer att kalla till en säkerhetsgenomgång och informationsträff vid uppdragets start där av E utsedd arbetsledare och övrig städpersonal är skyldiga att medverka. Bland annat kommer en presentation avseende obligatoriska instruktioner för utförande av lokalvård I B:s lokaler att genomföras.

15 15 SF4 Tider SF4.1 Tidplan SF4.2 Kontraktstid, uppsägningstid, förlängning Avtalstiden är två (2) år från och med dag för båda parters undertecknande av kontrakt, dock tidigast den 1 augusti B äger rätt men har inte skyldighet att förlänga avtalet vid två (2) tillfällen med tolv (12) månader i taget upp till sammanlagt två (2) år med i övrigt oförändrade villkor med undantag för indexreglering enligt SF6.14. Längsta möjliga avtalstid är såldes fyra (4) år. Besked om förlängning ska vara E tillhanda senast tre (3) månader före respektive avtalsperiods utgång. SF4.3 Tider för utförande av arbete Om annat ej överenskommits gäller nedan angivna tider för bedrivande av lokalvård: Lokalvård ska i huvudsak bedrivas mellan klockan 06:00 till 22:00. Konferensrum, utbildningsrum, entréer, motionsanläggningar och receptioner ska dock vara städade före kl. 08:00. Matsalar, lunchrum och pentryn får ej städas mellan kl. 11:00 och kl. 13:00. Tidpunkt för lokalvård kan komma att variera beroende på typ av verksamhet i respektive lokal. Golvvård ingår i uppdraget och ska, utan särskild ersättning, utföras mellan kl. 06:00-22:00. Arbetsfria dagar är lördagar, söndagar samt helgdagar. Undantag från detta gäller för de lokaler där verksamhet pågår dygnet runt och lokalvården måste ske varje dag, även helgdagar. Se vidare 02:03 Städinstruktioner avseende städinstruktioner och städfrekvenser. Beställda tilläggstjänster ska kunna utföras inom 24 timmar om annat ej överenskommes mellan B och E vid beställningstillfället. SF4.31 Utförandetider Åtgärder efter felanmälan ska ske omgående, dock senast vara klart nästföljande arbetsdag efter felanmälan. Om detta inte sker, trots påpekande, är B berättigad till vite, se vidare SF5.1. Lokalvård ska utföras så att störningar för verksamheten i möjligaste mån minimeras. Om störande arbeten måste utföras, ska detta meddelas B:s kontaktperson i rimlig tid före arbetenas påbörjande.

16 16 SF4.33 Tid för information till beställare E ska i god tid avisera B om sådana åtgärder som särskilt påverkar nyttjandet av lokalerna, innan dessa utförs, t.ex. då ljudstörande arbeten måste utföras. SF4.34 Tid för information om minskad eller ökad omfattning B har rätt att med en (1) månads varsel göra eventuell justering av uppdragets omfattning. E:s ersättning ska ändras i motsvarande mån. Se vidare SF6.12. Detta gäller såväl tillkommande och avgående ytor som ändringar av frekvenser eller anvisningar. SF5 Ansvar E ansvarar för person- och sakskada som orsakas av fel eller försummelse av E eller av E anlitad personal. Detta gäller även skada vid felaktig användande av rengöringsmedel eller tekniska hjälpmedel. E svarar i förhållande till B för skadestånd som B kan komma att förpliktigas utge till tredje man på grund av E:s vållande. SF5.1 Vite Om kvalitetskrav angivna i kontraktet, trots upprepade påpekanden (minst två (2) tillfällen) inte uppfylls av E, har B rätt till vite med 2000 kr för varje tillfälle detta sker. B:s rätt till vite bortfaller dock om E åtgärdar aktuella kvalitetsbrister inom tid angivet under SF4.31. Utöver vad som ovan sagts om vite äger B alltid rätt att på E:s bekostnad låta avhjälpa sådana fel och brister som uppstått vid utförande av städuppdrag och som inte åtgärdas inom avtalad tid, eller om ingen tid avtalats, inom skälig tid med hänsyn till uppdragets art och omfattning. B äger härvid rätt att uppdra åt annat städföretag att avhjälpa brister eller förseningar i E:s lokalvård eller tjänster. B har rätt att göra prisavdrag i E:s fakturor för viten och avhjälpande enligt ovan. Istället för avhjälpande med vite får B kräva att uppdraget utförs enligt avtalet samt att hålla inne betalning till dess så skett. Överstiger den skada, som B förorsakas genom E:s kontraktsbrott, föreskrivna vitesnivåer är E skyldig att ersätta B även för denna skada. SF5.3 Försäkringar E ansvarar för skador som kan åsamkas fastigheter och lokaler, inredning samt personer i samband med arbetets genomförande. Detta gäller även skada vid

17 17 felaktig användande av rengöringsmedel eller tekniska hjälpmedel. E svarar i förhållande till B för skadestånd som denna på grund av vållande av E eller personal som E ansvarar för kan komma att förpliktigas utge till tredje man. Om part orsakar skada som ersätts av den andra partens försäkring, betalas självrisken av den part som orsakat skadan. SF5.32 Entreprenadförsäkring SF5.321 Ansvarsförsäkring E är skyldig att teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring som säkerhet för fullgörande av skadeståndsskyldighet med anledning av ingångna åtaganden enligt avtalet. Ersättning för skada är inte begränsat till det belopp som E erhåller från försäkringen. E är skyldig att omedelbart på begäran av B uppvisa skriftligt bevis på erlagda försäkringsavgifter. SF5.4 Arbetsmiljö SF5.42 Samordning av arbetsmiljö B ansvarar för samordningen av arbetsmiljön på gemensamma arbetsställen enligt 3 kap. 7 i arbetsmiljölagen (1977:1160). E är skyldig att medverka i detta arbete förutsatt att det berör denne. E rapporterar omgående eventuella brister i arbetsmiljön till B. SF5.6 Ansvar för handlingar, data, register, arkiv, nycklar m m Nycklar, passerkort o.dyl. som krävs för tillträde till lokalvårdsområdet tillhandahålls av B enligt överenskommelse för att E skall kunna fullfölja sitt uppdrag. Nycklar, passerkort o.dyl. är personliga och får inte kopieras eller på annat sätt överlåtas av E till annan personal eller person. E ansvarar för och ska fortlöpande föra förteckning över nycklar, passerkort o.dyl. och dess handhavare. B:s kontaktperson ska erhålla en kopia av sådan förteckning. Samtliga erhållna nycklar, passerkort, koder o.dyl. ska återlämnas till B vid avtalstidens utgång eller när B så begär. E ska förse nycklar med registrerade nummerbrickor. Det får inte i klartext anges på nyckel var densamma ger tillträde. Nycklar och passerkort ska utkvitteras personligen. Personal som inte längre verkar i B:s lokaler ska omgående återlämna utkvitterade nycklar/passerkort.

18 18 Förlorat passerkort, kod eller nyckel anmäls till B omgående. E är ersättningsskyldig för kostnader som kan uppstå på grund av förlust av nycklar och passerkort o.dyl. Detta gäller såväl anskaffning av nycklar och kort samt kostnader för utbyte av låssystem i samtliga berörda lokaler och fastigheter. B ska i god tid meddela E om ändrade koder etc. Vid utförandet av uppdraget ska hänsyn tas till föreskrifter avseende låsning av dörrar, larm o.dyl. E betalar kostnader för av denne orsakade falsklarm. E är skyldig att innan uppdragsstart förvissa sig om eventuella från ovan beskriven ordning avvikande rutiner som kan gälla för respektive städobjekt. SF5.7 Säkerhet och sekretess SF5.71 Säkerhet Antagen E kommer inte att arbeta med sekretessbelagda uppgifter; dock kan E:s personal få del av uppgifter som är av betydelse för rikets säkerhet, eftersom arbetet utförs i av Polismyndigheten anvisade lokaler. För arbetet erfordras att E:s personal har genomgått en säkerhetsprövning, i enlighet med säkerhetsskyddslagen (1996:627) samt att E har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal med Polismyndigheten. Polismyndigheten kommer att ingå avtalet med antagen anbudsgivare först då bifogat 01:01 Säkerhetsskyddsavtal har ingåtts och E:s personal blivit godkänd efter genomförd säkerhetsprövning. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga villkor i bilagt 01:01 Säkerhetsskyddsavtal utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Anbudsformulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt 01:01 Säkerhetsskyddsavtal. E ska vid utförandet av uppdraget följa de säkerhetsbestämmelser som B meddelar. E ska informera sin personal om B:s säkerhetsbestämmelser och ansvara för att dessa följs. SF5.72 Sekretess B:s verksamhet innebär att E:s personal kan komma i kontakt med sekretessbelagd eller på annat sätt känslig information. E är skyldig att beakta de regler om sekretess och tystnadsplikt som gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och de hos B gällande säkerhets- och sekretessföreskrifterna samt tillse att anställda och eventuella UE beaktar dessa regler och föreskrifter.

19 19 E är skyldig att informera sig och sina anställda, och eventuella UE om innebörden av reglerna om handlingssekretess och tystnadsplikt i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess enligt denna punkt gäller även då avtalet i övrigt har upphört att gälla. SF6 Ekonomi SF6.1 Ersättning SF6.11 Ersättning för kontraktsarbetena Ersättning för kontraktsarbetena utgår som fast ersättning per månad. E ska acceptera den städstandard som gäller vid uppdragets påbörjande. Särskild ersättning för så kallad nollställning eller nollning av städobjekten utgår ej. Priser anges i 02:07 Prisformulär. De i anbudsformuläret offererade priserna ska innefatta all ersättning för de kostnader och utlägg som anbudsgivaren har för offererade tjänster. Således ingår exempelvis rese- och traktamentskostnader samt kostnader då arbete ska utföras på annan tid än ordinarie arbetstid. SF6.12 Ersättning för ändringar och tilläggsarbeten Ändringar eller tillägg i avtalsvillkor och eventuella bilagor ska ske genom skriftlig överenskommelse mellan parterna för att bli gällande. Vid ändringar av entreprenadens omfattning ska E:s ersättning ändras i motsvarande mån. Ändringar ska baseras på det kvadratmeterpris som räknas fram i prisformuläret. E äger inte rätt till förändring av detta kvadratmeterpris vid förändring av lokalvårdsytan. Detta gäller även vid avstämning och eventuell justering av de i förfrågningsunderlaget redovisade lokalvårdsytorna per objekt. Reglering av kontraktssumman för ändring eller tilläggsarbete sker: - I första hand enligt vad som anges i prisformuläret om avgående och tillkommande städytor, eller; - I andra hand enligt överenskommet pris. SF6.14 Ersättning för kostnadsändring (indexreglering) Ersättningen för att utföra avtalade tjänster är fast under de första två (2) åren. Därefter kan, på endera parts begäran, priser justeras maximalt en gång per år. Som underlag för prisförändring ska SCB:s Faktorprisindex för städarbeten Städindex användas. För den första möjliga indexförändringen gäller

20 20 basmånad maj Vid indexreglering utgör jämförelsemånad den senaste månaden/tillfället för vilken index finns att tillgå. För resterande möjliga indexförändringar gäller som basmånad den jämförelsemånad som förra justeringen baserades på. Enbart 80 % av förändringen under aktuell period enligt index ska påverka priset. Begäran om prisjustering ska skriftligen anmälas senast en (1) månad före ikraftträdandet. Motparten ska skriftligen bekräfta justeringen. Prisändring får tillämpas tidigast vid närmast påföljande kalendermånadsskifte efter att motparten godkänt förändringen. SF6.2 Fakturering och betalning E äger rätt att fakturera B månadsvis i efterhand för levererad tjänst. B informerar E om aktuell fakturaadress i samband med avtalsstart. E äger inte rätt att ta ut faktureringsavgifter, expeditionsavgifter eller andra administrativa avgifter. B ska till E erlägga betalning för utförd tjänst, senast trettio (30) dagar efter dagen då faktura har inkommit till B. Fakturor ska ha en betalningstid på 30 dagar efter fakturadatum. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta, enligt räntelagen (1975:635), dock förutsatt att E inom rimlig tid från det att förseningen uppstod har meddelat B om B:s försening och uppmanat B att erlägga betalning. Inga andra påföljder får göras gällande i anledning av försenad betalning. På fakturan ska alltid anges: 1 E:s namn och organisationsnummer 2 E:s bankgironummer alt. plusgironummer 3 E:s ordernummer 4 fakturanummer 5 fakturadatum 6 avtalsnummer, [anges vid avtalstecknandet] 7 Beställarens fakturareferens, s.k. Ref-id: u Er referens 8 specificering av utförd tjänst och dess omfattning 9 á-priser 10 totalbelopp 11 momsbelopp

21 21 Villkor som tagits in i faktura ensidigt av E är inte bindande för B. Felaktigt utställda fakturor returneras utan åtgärd. E äger inte rätt till ersättning för eventuella dröjsmål i samband med felaktigt utställda fakturor. Den löpande lokalvården specificeras och faktureras B på en faktura. Extra beställd lokalvård faktureras separat. SF6.23 Fakturering och betalning av ändringar och tilläggsarbeten Fakturering och betalning av ändringar och tilläggsarbeten görs månadsvis i efterhand efter att tjänsterna utförts. Beställningar av tillkommande lokalvårdsarbeten ska åtföljas av detaljerad och separat fakturaspecifikation. SF6.25 Dröjsmålskostnader Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen (1975:635). SF7 Avslutande statuskontroll SF7.1 Avslutande statuskontroll av entreprenaden Avslutande statuskontroll av entreprenaden verkställs i samband med att avtalet upphör. Det åligger E att kalla till mötet. Kontrollen utförs av parterna gemensamt. Fel och skador regleras vid detta tillfälle varvid hänsyn ska tas till tidigare utförda kvalitetskontroller och påpekanden. SF8 Avbeställning och hävning SF8.1 Avbeställning B äger rätt att helt eller delvis avbeställa icke utförda kontraktsarbeten. Vid sådan avbeställning äger E rätt till ersättning för utfört arbete, nedlagda kostnader jämte ersättning för avvecklingskostnader för sådana kontraktsarbeten som genom avbeställningen inte kommer till utförande. E äger inte i något fall rätt till ersättning för utebliven vinst. SF8.2 Hävning Om E inte fullgör sina åtaganden enligt avtalet ska E efter att skriftlig reklamation har kommit E tillhanda, omedelbart avhjälpa de brister som uppstått. Avhjälpande ska ske utan kostnad för B.

22 22 Både B och E äger rätt att häva avtalet utan kompensation till motparten, i fall motparten har gjort sig skyldig till väsentligt kontraktsbrott och motparten inte rättat till kontraktsbrottet inom trettio (30) dagar från mottagandet av meddelande (med beskrivning av kontraktsbrottet) från den hävande parten. B äger därutöver rätt att häva avtalet enligt följande: 1 utan kompensation till E och omedelbart om tjänsten inte uppfyller avtalade villkor och detta förhållande inte förändrats inom trettio (30) dagar efter skriftligt påpekande från B; 2 utan kompensation till E och omedelbart, vid varje försök av E att överlåta, delegera eller på annat sätt överföra rättigheterna enligt detta avtal; 3 utan kompensation till E och omedelbart, om E bryter mot säkerhetsskyddsavtalet; 4 utan kompensation till E och omedelbart, om E vid upprepade tillfällen och trots skriftligt påpekande använder sig av personal som inte är säkerhetsprövad; 5 utan kompensation till E och omedelbart, om E:s ekonomiska ställning eller kommersiella förmåga försämras i sådan omfattning att B får rimlig anledning att tro att E inte kan uppfylla avtalet; 6 utan kompensation till E och omedelbart om E har försatts i konkurs eller likvidation, satts under tvångsförvaltning, är föremål för ackord, har inställt betalningar, är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, ackord eller liknade förfarande; 7 utan kompensation till E och omedelbart, om E har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter eller har lämnat felaktig information i delar som berör denna punkt; 8 utan kompensation till E och omedelbart, om E anlitar UE i strid med SF SF9 Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av kontraktshandlingarna och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska prövas av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans. SF10 Övrigt SF10.1 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till kontraktshandlingarna ska för dess giltighet vara skriftligen godkända av båda parter. Vad gäller förändringar gällande tillkommande och avgående ytor samt frekvenser och anvisningar kan B enligt SF4.34 justera uppdraget omfattning, meddelande om sådan justering meddelas E skriftligen med en (1) månads

23 23 varsel. För giltigheten av sådan justering erfordras endast att E till B skriftligen meddelar att E mottagit meddelande härom. SF10.2 Överlåtelse av avtal E äger ej rätt att, vare sig helt eller delvis, överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt avtalet utan B:s skriftliga godkännande. SF10.3 Befrielsegrunder Part är befriad från sina åtaganden enligt avtalet om parten visar att det inträffat ett hinder utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Såsom sådant hinder ska anses allmän arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller oför-utsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, terrorism, inskränkningar i fråga om drivkraft, allmän knapphet på transporter, varor och energi, lagbud, beslut från regeringen samt arbetsmarknadskonflikt som inte har sin grund i parts brott mot kollektivavtal. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra åtagandena enligt avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som parten har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. För att part ska äga rätt att göra gällande befrielsegrund enligt första stycket ska parten omgående skriftligen underrätta motparten om uppkomsten av det befrielsegrundande hindret samt vidta åtgärder för att mildra omfattningen och effekten av hindret. Så snart det åberopade hindret upphört ska parten omgående skriftligen underrätta motparten därom samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning. Vardera parten får frånträda Avtalet genom skriftligt meddelande till motparten, om Avtalets fullgörande försenas mer än nittio (90) dagar till följd av befrielsegrundande hinder. SF10.4 Förbud mot diskriminering E förbinder sig att vid utförande av avtalet att följa alla svenska lagar mot diskriminering som gäller för denne under avtalstiden. De lagar som gäller vid avtalstidens början är 16 kap. 8 och 9 brottsbalken samt diskrimineringslagen (2008:567). Om inte annat uttryckligen angetts ska förbindelsen enligt första stycket inte omfatta den del av avtalet som avser varor. E ska senast den 1 september varje år med början år 2016 till B inkomma med följande uppgifter och handlingar som följer av E:s förbindelse enligt första stycket:

24 24 a. Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 diskrimineringslagen, alternativt uppgift om antalet sysselsatta vid senaste årsskiftet till styrkande av att planen inte behöver upprättas. b. Dokumenterat arbete mot diskriminering på grund av kön, etnisk tillhörighet eller annan trosuppfattning enligt 3 kap. 3-9 diskrimineringslagen. c. Sanningsförsäkran som anger om E eller anställd som E svarar för, vid utförandet av avtalet, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot ett förbud mot diskriminering enligt diskrimineringslagen. E är dessutom skyldig att på B:s begäran inkomma med den ytterligare information som är nödvändig för att följa upp E:s verksamhet enligt första stycket. Informationen ska redovisas till B senast en (1) vecka efter begäran därom såvida inte längre tid överenskommits i det enskilda fallet. Om E inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete enligt tredje stycket eller om E vid utförandet av avtalet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen, ska avtalsvite utgå till B med 500 kr per varje kalendervecka som påbörjas från det att sju dagar förflutit sedan E mottog B:s underrättelse angående detta avtalsbrott till det att rättelse vidtagits. Om E eller anställd som E ansvarar för, vid utförandet av avtalet, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt diskrimineringslagen, ska avtalsvite utgå till B för varje överträdelse med 500 kr. Om E i en sanningsförsäkran enligt tredje stycket inte oavsiktligt förtigit en lagakraftvunnen dom enligt sjätte stycket, har B dessutom rätt att häva avtalet. E ska ålägga eventuell UE den skyldighet som anges i stycken 1-7, under förutsättning att UE i Sverige kommer att utföra en väsentlig del av avtalet om delen, exklusive varor, utgör minst trettio procent (30 %) av det totala avtalsvärdet. E ska tillse att B erhåller information avseende dessa UE i enlighet med fjärde stycket. E svarar gentemot B för dessa UE överträdelser enligt styckena 5-7. Förpliktelsen enligt åttonde stycket gäller endast i den utsträckning som E enligt branschpraxis eller av annan anledning har faktisk möjlighet att införa dessa skyldigheter i sitt avtal med UE.

25 25 SF10.5 Användning av Polisens namn och kännetecken E äger inte rätt att utan B:s föregående skriftliga samtycke i varje enskilt fall göra något pressuttalande eller annat offentligt uttalande med anledning av avtalet och/eller vad som omfattas därav, eller i marknadsföringssammanhang eller något annat offentligt sammanhang: (i) (ii) kännetecken. hänvisa till uppdrag för Polisen, eller använda Polisens namn, grafiska profil, logotyp eller andra Vad som omfattas av Polisens grafiska profil anges i vid var tid gällande reglering för Polisens grafiska profil i Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om Polisens grafiska profil (RPSFS 2005:6, FAP 153-1). Bestämmelser om hur statsvapen eller annan officiell beteckning som hänsyftar på svenska staten får användas i näringsverksamhet finns i lagen (1970:498) om skydd för vapen och vissa andra officiella beteckningar samt i förordningen (1976:100) om vissa officiella beteckningar.