Benchmarks för skötsel och vård av samlingar på museer, arkiv och bibliotek.

Transkript

1 Benchmarks för skötsel och vård av samlingar på museer, arkiv och bibliotek. Ett självskattningsverktyg och checklista (Översättning av Benchmarks in Collection Care for museums, Archives and Libraries. A Self-assessment Checklist )

2 Benchmarks in Collection Care 2.0 Översatt till svenska 2014 av Riksantikvarieämbetet. Texten är en ren översättning av den engelska originalversionen, utan bearbetningar eller anpassningar till svenska förhållanden. För mer information om översättningen, se Riksantikvarieämbetets hemsida. Denna översättning är licensierad under Creative Commons Attribution ShareAlike Licence (CC BY SA 3.0 unported) Creative Commons Atribution-ShareAlike som är samma licens som den engelska originalversionen (se nedan). Det betyder att andra kan göra om, justera och utveckla versonen, även för kommersiella syften, så länge som man talar om var man har fått idén ifrån och sätter samma licens på den nya produkten. Alla bearbetningar och utvecklingar får samma licensiering och kan därför också användas kommersiellt. Uppgifter från den engelska originalversionen: Benchmarks in Collection Care 2.0 Published by MLA (2011) Editor: Alex Dawson, Standards Manager, Collection Trust Benchmarks in Collection Care 2.0 is licensed under the Creative Commons Attribution ShareAlike Licence (CC BY SA 3.0 unported) Creative Commons Atribution-ShareAlike licence This licence lets other remix, tweak, and build upon the creator s work even for commercial purposes, as long as they credit the creator and licence their new creations under the identical terms. All new works based on the creator s work will carry the same license, so any derivatives will also allow commercial use. Every effort been made to ensure that the information provided in this publication is accurate. However, the publishers and the editors make no guarantees for the currency and accuracy of information and cannot accept any legal responsibility or liability for any errors or omissions from the publication or the consequences thereof. Products and services that are referred to in this book may be either trademarks and/or registered trademarks of their respective owners. The publishers and editors make no claim to these trademarks.

3 Innehåll 1. Policy Byggnader Förvaring Städning, skadedjur och mögel Hantering och användning Inomhusmiljö: övervakning Inomhusmiljö: styrning Vård och konservering Kopior Katastrofberedskap...19

4

5 1. Policy En samlingsförvaltningspolicy skrivs utifrån den verksamhetsidé som organisationen har. Samlingsförvaltningspolicyn är det första steget mot ett medvetet beslutsfattande för vård och bevarande av samlingarna. Mål, rutiner och handlingsplaner för samlingens vård och skötsel utgår från samlingsförvaltningspolicyn. Kontinuerlig revidering av detta ramverk förbättrar successivt arbetet. Grundläggande nivå 1.1 Organisationen har en skriftlig verksamhetsidé som beskriver dess syfte i relation till samlingarna. Dokumenten innehåller även ett åtagande för bevarande och vård av samlingarna. 1.2 Organisationen har en skriftlig samlingsförvaltningspolicy eller en rad sammanlänkande policyer och redogörelser som speglar uppdraget och de riktlinjer och standarder för samlingsförvaltning som finns. Samlingsförvaltningspolicyn innehåller delar om: +samlingens utveckling +samlingens information +samlingens tillgänglighet +samlingens vård och bevarande. Policyn hänvisar till juridiska, stadgeenliga och etiska krav som ställs på förvaltningen av en samling. Om det inte finns en samlingsförvaltningspolicy så finns det en tidsplan för att skriva en. 1.3 Organisationen har skriftliga mål, handlingsplaner och rutiner som stödjer samlingsförvaltningspolicyn. Om inte, finns en fastställd tidsplan att skriva dem. Planerna som finns inkluderar en katastrofplan eller en fastställd tidsplan att skriva en. 1.4 Roller och ansvarsfördelning inom samlingsförvaltningen samt hur dessa relaterar till mål, handlingsplaner och rutiner är klart definierade. Informationen om detta är en del av introduktionen för nyanställda och eventuella volontärer. 1.5 Organisationen har möjlighet att rikta resurser (ekonomiska, personella och tekniska) för att stödja genomförandet av samlingsförvaltningspolicyn. 1.6 Behovet av kompetensutveckling och insatser för att höja medvetenheten hos personalen om samlingarnas vård och skötsel, utvärderas regelbundet. De samlingsvårdsrelaterade utbildningar som finns att tillgå, är kända. 1.7 Personalen och eventuella volontärer är medvetna om vilken kompetens som behövs för att vårda och sköta samlingen. Organisationen inhämtar regelbundet råd från en konservator eller annan lämplig rådgivare inom alla områden för samlingarnas vård och skötsel. 1.8 Organisationen säkerställer att allt konserveringsarbete utförs av utbildad och för ändamålet erfaren konservator (professionally accredited). Detta är tydligt definierat i rekryteringspolicyn eller liknande dokument. 1.9 Alla som anställs för att sköta och vårda samlingen förses med arbetsbeskrivningar, skrivna specifikationer och lämpliga kontrakt. Detta gäller även konserveringsarbete. ( anpassat till svenska förhållanden.) God nivå 1.10 Organisationen har en skriftlig samlingsförvaltningspolicy eller en rad sammanlänkade policyer och redogörelser som speglar uppdraget och de riktlinjer för samlingsförvaltning som finns. Samlingsförvaltningspolicyn innehåller avsnitt om: +Samlingens utveckling +Samlingens information +Samlingens tillgänglighet +Samlingens vård och bevarande Policyn hänvisar till juridiska, stadgeenliga och etiska krav som ställs på förvaltning av en samling Hela samlingsförvaltningspolicyn stöds av skriftliga mål, handlingsplaner och rutiner. Dessa uppdateras genom regelbundna utvärderingar av samlingen. 1

6 1. Policy 1.12 Det finns personal i organisationen som ansvarar för uppfyllandet och genomförandet av mål, handlingsplaner och rutiner som hör till samlingsförvaltningsarbetet Organisationen tillhandahåller information och säkerställer personalens kompetensutveckling inom samlingarnas vård och skötsel genom regelbunden utbildning, litteratur och vägledningar. Organisationen budgeterar även för personalens vidareutbildning och specialisering Organisationen har en ansvarig för samlingarnas vård och skötsel som är utbildad i och har erfarenhet av bevarandefrågor. Denne säkerställer att alla samlingsförvaltningsaktiviteter utförs av erfarna och lämpliga personer. Utmärkt nivå 1.15 Personal som ansvarar för bevarandefrågor inkluderas i organisationens ledning Organisationen reviderar regelbundet verksamhetsidén för att säkerställa att den är förenlig med samlingens karaktär, storlek och de aktiviteter och tjänster som tillhandahålls Policyskrivande sker i samråd med personal som ansvarar för bevarandefrågor Organisationen reviderar regelbundet samlingsförvaltningspolicyn, målen, handlingsplanerna och rutinerna för att säkerställa att de är förenliga med verksamhetsidén, samlingarnas karaktär, storlek och de aktiviteter och tjänster som tillhandahålls Samtidigt som samlingsförvaltningspolicyn revideras, ses också de juridiska, stadgeenliga och etiska krav som är knutna till samlingen över En anställd i organisationen är ansvarig för att utvärdera implementeringen av samlingsförvaltningspolicyn och dess tillhörande mål, handlingsplaner och rutiner och för att rekommendera förbättringar Organisationen ser regelbundet över de tillgängliga resurser som finns för att genomföra samlingsförvaltningspolicyn och de underliggande målen, handlingsplanerna och rutinerna och ger förslag om utveckling till ledningen Organisationen identifierar och ser regelbundet över behoven av kompetensutveckling och inköp som behövs för att kunna vårda och sköta samlingen. Detta sker som ett led i den ordinarie planeringscykeln. Toatalsumma

7 2. Byggnader Ändamålsenligt konstruerade, säkra och väl underhållna byggnader är grunden för samlingarnas skydd. Grundläggande nivå Byggnadskonstruktion 2.1 Alla byggnader som hyser samlingar har stabila och robusta konstruktioner och alla golv håller för belastningen. 2.2 Byggnader som hyser samlingar inspekteras regelbundet. Alla potentiella hot mot samlingarna som till exempel läckande tak, undermåliga elledningar, inre rörledningar, igensatta avlopp, otäta fönster eller dörrar identifieras och undersöks. 2.3 Anläggningar och utrustning inspekteras regelbundet av personalen. 2.4 Byggnader som hyser samlingar där personal inte finns närvarande året om, besöks och inspekteras regelbundet. Säkerhet 2.5 En säkerhetsgenomgång görs med regelbundna mellanrum och alla risker, speciellt i byggnadens omgivning, noteras. 2.6 Rutiner och vägledningar för säkerhetsarbetet finns och används. 2.7 Alla åtkomstpunkter till byggnaden som dörrar, hissar, trappor, takfönster, fönster och ventilation går att låsa och säkra. 2.8 Alla dörrar som leder till utrymmen där samlingar förvaras är robusta, täta och utrustade med lås. 2.9 Dörrar som leder till områden som inte är allmänt tillgängliga är utrustade med automatiska dörrstängare. Passage är endast möjlig med nyckel eller annan säkerhetsanordning Tillträde till utrymmen där samlingar förvaras är begränsad till behörig personal. Andra besökare åtföljs av behörig personal Det finns rutiner för att upprätthålla säkerheten för samlingarna när utomstående arbetare, utrustning och byggnadsställningar finns på plats, speciellt om det sker utanför kontorstid Tillgång till nycklar och säkerhetskoder för nyckelbrickor kontrolleras noggrant. God nivå Byggnadskonstruktion 2.13 Byggnader där samlingar förvaras är vind- och vattentäta och är utrustade med ett grundläggande skydd Det finns en tidsplan för återkommande generellt underhåll av byggnader där samlingar och utrustning förvaras En besiktningsman eller likvärdig lämnar regelbundet rapporter som beskriver skicket på byggnader som hyser samlingar. En handlingsplan finns för att genomföra rekommenderade åtgärder Potentiella ingångar för skadedjur, insekter och damm, inkluderat rör, sprickor och elektriska genomgångar och luftkanaler, identifieras kontinuerligt och åtgärdas Personal som ansvarar för samlingarna meddelas i förväg om alla planerade byggprojekt så att de kan informera byggpersonal om förhållningsregler. Säkerhet 2.18 Ett ändamålsenligt inbrottslarm finns installerat Nycklar förvaras i säkerhetsskåp och lämnas både ut och tillbaka efter signatur. 3

8 2. Byggnader Utmärkt nivå Byggnadskonstruktion 2.20 Organisationen har en fastighetsförvaltningsplan som genomförs, revideras och uppdateras som en del av organisationens planeringscykel Rapporter om skicket på byggnader som hyser samlingar används när förbättringar planeras, vid större ombyggnationer eller när utvecklingsplaner revideras Allt byggnadsarbete, underhåll och inspektioner dokumenteras. Säkerhet 2.23 Säkerheten utvärderas regelbundet och rekommendationer för förbättringar presenteras för ledningen Inbrottslarm är kopplade till en larmcentral som kan tillkalla polis eller annan lämplig övervakningstjänst Övervakningskameror finns och används vid byggnadens ingångar och vid andra områden och objekt från samlingen som bedöms som särskilt utsatta Rum zonindelas separat med larm. Larmet sköts av en tredje part som kan ge tillträde, men annars håller området säkert Säkerhetsstaket, larm och närvarande vakter avskräcker ifrån och förhindrar intrång på otillåtna områden Digitala nyckelskåp används för att begränsa tillgången av nycklar och för att varna om någon otillåtet försöker att avlägsna nycklar från lokalerna. Totalsumma

9 3. Förvaring Att hålla förvaringsutrymmen rena, välorganiserade och fria från skadedjur och att skydda samlingar med ändamålsenliga förpackningar är det mest kostnadseffektiva sättet att minska skador. Grundläggande nivå Förvaringsutrymmen 3.1 Det finns tillräckligt med utrymme att bära och flytta objekt från samlingen i gångar och mellan avdelningar i förvaringsutrymmena. Förvaringssystem medger att luften kan cirkulera fritt. 3.2 Samlingar placeras en bit ovanför golvet. 3.3 Samlingar förvaras i god ordning på hyllor, i skåp, på lastpallar eller i annan lämplig förvaring. 3.4 Lådor, påsar och mappar märks tydligt för att visa på dess innehåll. 3.5 Förvaringsutrymmen som har utformats för samlingar, används endast för samlingar och inte för att förvara annat material. 3.6 En ren och plan arbetsyta finns tillgänglig vid varje förvaringsutrymme där man tillfälligt kan ställa ifrån sig och arbeta med objekt från samlingen. 3.7 Böcker förvaras upprätt och inte stående på sin framkant eller rygg och staplas inte i högar under långa perioder. A 3.8 Organisationen arbetar för att implementera de eventuella standarder och riktlinjer som finns för förvaring. (Den engelska texten hänvisar specifikt till National Archives standard for Record Repositories) I Sverige finns Riksarkivets föreskrifter, Tunga objekt från samlingen förvaras på hyllor längre ned Objekt från transport, industri eller liknande förvaras i specifika, åtkomliga utrymmen som skyddas mot vind och regn. Inredning 3.11 Alla hyllor, skåp och lastpallar är stabila, välanpassade och starka nog för att tåla belastningen Objekt från samlingen kan nås säkert. Om inte, finns utrustning för att säkert kunna ta ned dem från höga hyllor och ställ Acceleration och inbromsning av mobila hyllsystem är utformade så att objekt inte glider eller faller av hyllorna. Antitippskydd är anpassade så att plötsliga inbromsningar, accelerationer eller ojämn belastning inte får dem att tippa Alla objekt som står på hyllor ryms helt inom hyllans djup och sticker inte ut över kanten Skåp och lådor är inte överfulla och kan öppnas utan risk för skador på innehållet Stora objekt förvaras på ställningar eller pallställ. Förvaringsmaterial 3.17 Arkivbeständigt förpackningsmaterial i olika storlekar finns lättillgängligt Lådor som används som skydd är starka nog att tåla hantering och vikten på objekten som de innehåller Objekt packas i lådor gjorda av material lämpligt för långtidsförvaring Rullade objekt säkras på åtminstone två ställen, innehåller en märklapp och rullas runt rullen utan att orsaka skrynklor eller andra skador. (I den engelska texten hänvisas till arkivtejp för att säkra rullen) 3.21 Dokument viks eller ändras inte för att passa i sin förpackning Objekt skyddas från damm och smuts. 5

10 3. Förvaring God nivå Förvaringsutrymmen 3.23 Det finns en planritning av magasinet nära magasinets utgång. Märkningen på hyllor och gångar är tydlig och korrekt. Instruktioner för användning av magasinsutrustning, som till exempel mobila hyllsystem, finns tydligt uppsatta Dörröppningar och gångar är breda nog att tillåta passage av stora objekt, kärror och vagnar Alla skåp, hyllor, lådor och lastpallar är tydligt märkta med ljusoch vattenbeständig märkning Stora objekt, som till exempel rullade dokument och textilier, som förvaras på hyllor, stöds längs med sin hela längd och sticker inte ut i gångarna Objekt ställs säkert på hyllor eller i lådor men packas inte så tätt att de tar skada Mycket stora böcker förvaras om möjligt liggande men inte fler än två på höjden. Inredning 3.29 Det finns tillräckligt med utrymme mellan golvet och den lägsta hyllan eller pallen för att minska risken för skador på objekt vid eventuell översvämning och för att underlätta vid städning och inspektion Vid behov har hyllor och lådor stötdämpande material för att förhindra skador på objekt. Förvaringsmaterial 3.31 Det finns packningsrutiner för samlingar och/eller individuella objekt som kräver fysiskt skydd Rullade objekt, som dokument och textilier stödjs genom att rullas runt en hård cylinder gjord av eller täckt av arkivbeständigt material och förvaras inte mer än två på varandra Små objekt, som lösa sigill och mynt, förvars i lådor eller på brickor Stora böcker som förvars intill mindre skyddas av bokskydd, omslag eller låda Speciella rekommendationer för att förvara fotografi, film och digital media har identifierats. Lämpliga förvaringsförhållanden och material används. Utmärkt nivå Förvaringsutrymmen 3.36 Objekt som har speciella förvaringskrav har identifierats. Lämplig förvaring har ordnats Förvaringsutrymmen för arkivmaterial är utformade enligt de riktlinjer som finns. (I den engelska texten frågar man om man följer riktlinjerna i BS I Sverige finns Riksarkivets föreskrifter) Inredning 3.38 Organisationen har säker, effektiv och lämplig förvaring för hela samlingen oavsett typ, storlek och form All inredning och material har testats för att försäkra att de är inte är benägna att reagera med andra ämnen och att de inte avger gaser som skadar objekt i direktkontakt eller i nära anslutning. Förvaringsmaterial 3.40 Organisationen har en regelbunden rutin för att byta ut förpackningsmaterial olämpliga för långtidsförvaring till förpackningar lämpliga för långtidsförvaring Alla objekt, oavsett format, får lämpligt fysisk skydd. Totalsumma

11 4. Städning, skadedjur och mögel Varsam och ändamålsenlig städning av samlingen och de utrymmen som objekt ställs ut och förvaras i minskar risken för skadedjursangrepp och skador från mögel, fukt och damm. Grundläggande nivå 4.1 Personalen är införstådd med den risk som samlingarna utsätts för vid skadedjursangrepp. De känner igen de flesta skadliga arter och förstår nödvändigheten av att hålla skadedjur under kontroll. 4.2 Alla magasins- och utställningslokaler samt förvaringshyllor och montrar rengörs och inspekteras regelbundet. 4.3 Lämpliga råd har inhämtats om teknik, material och utrustning för rengöring av magasins- och utställningslokaler, samt förvaringshyllor och montrar. 4.4 Förtäring, sophantering och lagring av mat sker väl avskilt från utrymmen där samlingar förvaras och används. 4.5 Alla objekt som uppvisar någon form av skadedjursangrepp hålls isolerade från resten av samlingen till dess att de sanerats. 4.6 Alla inkommande material och objekt undersöks efter tecken på skadedjurs-, fukt- eller mögelangrepp. Förebyggande åtgärder sätts in för att hantera problem. Råd inhämtas innan aktiva behandlingar påbörjas. 4.7 Magasins- och utställningslokaler inspekteras efter skadedjur. Fällor kontrolleras regelbundet och de fångade insekterna artbestäms. 4.8 Protokoll förs över var skadedjursfällor placeras, vilka skadedjur som har fångats och vilka åtgärder som vidtagits. God nivå 4.9 Ljusarmaturer för montrar kan nås från utsidan utan att montern behöver öppnas Områden bakom och under montrar är lättåtkomliga Skriftliga städrutiner för magasin- och utställningslokaler finns Protokoll för mätning av skadedjursangrepp, mögel och fukt förvaras centralt och kan jämföras med insamlad inomhusmiljödata 4.13 Konservator rådfrågas om skadedjur, fukt eller mögel hittas Allt inkommande material placeras direkt i karantän till dess att undersökning efter skadedjur och mögel kan göras. Utmärkt nivå 4.15 Organisationen har en plan för implementerad samordnad skadedjurskontroll (Integrated Pest Managment - IPM) för alla samlingar och byggnader Planen för den samordnade skadedjurskontrollen (IPM) uppdateras och revideras regelbundet och rekommendationer till förändringar rapporteras till ledningen. Totalsumma

12 5. Hantering och användning Varsam hantering är grunden för all skötsel och vård av samlingar. All hantering kan orsaka skador, men bristfällig hantering kan också leda till att ett objekt blir oanvändbara. Om varsamhet beaktas när samlingarna hanteras kan de hållas tillgängliga för framtida generationer. Grundläggande nivå Hanterings- och flyttrutiner 5.1 Skriftliga vägledningar för säker hantering och transport av objekt finns tillgängliga för all personal. När stora och tunga objekt ska hanteras och transporteras så görs det alltid en riskbedömning, både för personal och för objekt. 5.2 Alla objekt från samlingarna som flyttas ut ur en byggnad skyddas. 5.3 Samlingar och objekt som ska flyttas bort från byggnaden packas på ett sådant sätt att skador förhindras. Detta gäller även objekt som flyttas av kurir eller annan transportfirma. 5.4 Lämplig utrustning finns att tillgå för att ta fram och flytta stora, otympliga och mindre tillgängliga objekt. 5.5 Vagnar som används för transport av samlingar är stabila och lättmanövrerade och ger fullständigt stöd åt objekten de bär. 5.6 Alla objekt som skickas iväg hanteras, transporteras och förvaras under samma eller bättre förhållanden än de som råder vid hemmaorganisationen. 5.7 Alla tekniska hjälpmedel som används för flytt har nödstoppsfunktioner. Studie- och forskarrum 5.8 Vägledningar för god hantering av objekt finns uppsatta väl synliga i alla utrymmen där samlingar hanteras. 5.9 Skyltar om att det är förbjudet att röka, äta eller dricka är tydligt uppsatta i alla utrymmen där samlingar hanteras Studie- och forskarsalar är bemannade med utbildad personal som kan erbjuda hjälp när objekt ska hanteras Om besökare vill anteckna instrueras de att använda sig av blyertspennor när samlingar studeras Besökare instrueras att använda sig av passande handskar vid hantering av objekt som bedömts behöva det. Detta gäller även fotografier Det finns plana arbetsplatser i passande storlek för att stödja objekt fullt ut när de studeras. Utställningar 5.14 Tillståndet för alla objekt bedöms innan de ställs ut och förändringar noteras efter utställningens slut Det finns rutiner för att kontrollera skicket på känsliga, utställda objekt Montrar är stabila, säkra och konstruerade av material som inte skadar innehållet Personalens åtkomst till utställda objekt är så enkel som möjlig, utan att kompromissa om säkerheten Arkiv-och biblioteksmaterial är inte permanent utställda När det är relevant, till exempel vid utställning av fotografier, används kopior Vid behov utformas lämpliga stöd åt utställda objekt Böcker ställs inte ut i en vinkel större än 30 grader från horisonten. Öppningsvinkeln orsakar inte spänningar i bindningen Bokstöd är utformade efter bokens profil, i den vinkel som den ställs ut. Bokblockets sidor hålls fast med ett säkert material som till exempel polyetenremsor. 8

13 5. Hantering och användning In- och utlån 5.23 Objekt undersöks och dess lämplighet att lånas ut bedöms inför varje utlån Organisationen har skriftliga rutiner och överenskommelser för utlån 5.25 En tillståndsrapport skrivs för varje objekt innan utlån. Om objektet är ömtåligt eller värdefullt så skrivs en konditionsrapport tillsammans med en konservator eller bevarandeexpert En tillståndsrapport skrivs för varje objekt vid tillbakalämnandet av lån En platsbeskrivning utförs av den inlånande institutionen innan utlånet godkänns. Platsbeskrivningen innehåller detaljer om hantering, säkerhet, risker- och miljökontroll under hela utlånet inklusive transporten. Båda parter diskuterar problemområden och kommer överens om hur utlånet ska ske. (I den engelska texten hänvisas till UKRG's Standard Facilities Report. I Sverige finns Kammarkollegiets kravspecifikation för Statlig utställningsgaranti när det är aktuellt.) 5.28 All förflyttning av in- och utlånade objekt dokumenteras. Lånehandlingar undertecknas av behörig personal Behörig personal från både in-och utlånare signerar en enskild överenskommelse som reglerar lånet. Överenskommelsen namnger en kontaktperson vid varje organisation och beskriver utlåningstiden och syftet med lånet. Använda och köra objekt 5.30 Inga objekt används eller körs utan formellt godkännande från ledningen Organisationen har en skriftlig policy över vem som får använda eller köra de objekt som bedömts klara av det. Märkning 5.32 En 2B blyertspenna används för att märka arkivmaterial, papper eller fotografiskt material. (specialanvisning i den engelska texten) B 5.33 M 5.34 Stämplingsbläck som används på biblioteksmaterial är inte vattenlösligt. (specialanvisning i den engelska texten handlar om security stamping ink) Objekt eller grupper av objekt, märks med ett unikt nummer med en lämplig teknik som inte skadar eller förändrar objektet. Märkningen går att avlägsna. God nivå Hanterings- och flyttrutiner 5.35 Skydd som till exempel mappar eller lådor används när samlingar flyttas inne i byggnaden Information ges regelbundet till all personal om de skador som kan uppkomma på objekten om man använder sig av till exempel tejp, gummiband, gem och postitlappar Skador på samlingarna dokumenteras när det händer eller när det upptäcks Sköra eller speciella objekt som ska transporteras i en lyft- eller transportanordning läggs i individuella lådor eller foldrar Bottnen av lådor eller brickor som används när samlingar transporteras i lyft- och transportanordningar vadderas. 9

14 5. Hantering och användning Studie- och forskarrum 5.40 Alla nya besökare får skriftliga instruktioner om hur samlingar ska hanteras och vilka regler som gäller i studie- och forskarummen Personal har uppsikt över vad besökare gör och ger vid behov råd om hantering av samlingarna Speciell utrustning finns tillgänglig för att hantera specifika objekt. Detta innefattar till exempel handskar, bokstöd, vikter och dylikt Det finns en rutin för att förse besökare med kopior av ofta använda eller ömtåliga objekt Objekt som kräver specialskydd när de hanteras märks tydligt, förslagsvis på skyddsomslagets utsida. Utställningar 5.45 Rutiner finns för kontroll av utställda objekt Personal som arbetar med utställningar har inhämtat råd om ändamålsenlig utställningsteknik och material 5.47 Skriftliga konditionsbedömningar utförs av konservator eller i samråd med konservator eller motsvarand för alla ömtåliga objekt som ska ställas ut Utställningsområden övervakas när de är öppna för allmänheten Objekt ställs bara ut i utrymmen som utformats för ändamålet. In-och utlån M 5.50 Objekt som lånas ut dokumenteras med foto. M 5.51 Skriftlig vägledning finns när kurir behövs för att åtfölja sköra eller värdefulla objekt. Vägledningen innehåller information om objektet och den planerade resvägen. Vid ankomst bekräftar kuriren att alla lånevillkor är uppfyllda Lånevillkoren för varje objekt anger hur de ska hanteras, transporteras, ställas ut och förvaras. Restriktionerna hålls på en praktisk genomförbar nivå. Vid ankomst till den inlånande institutionen konditionsbedöms objekten och resultatet rapporteras till utlånaren. Använda och köra objekt 5.53 Varje objekt som används eller körs har en instruktionsmanual och används endast enligt den instruktionen. Manualen förvaras tillsammans med objektets dokumentationsmaterial När objekt används eller körs skrivs ett protokoll som förvaras med objektets dokumentationsmaterial. Märkning BA 5.55 Lämpliga limmer används för att klistra fast etiketter på böcker och omslag. (gäller endast arkiv och bibliotek och får användas med sunt förnuft) B 5.56 Den minst skadliga och mest hållbara metoden för att fästa säkerhetsetiketter, som streckkoder och magnetremsor, på böcker och omslag används. Bokägarmärken i böcker av speciellt värde är gjorda av ligninfritt alkaliskt papper och fästs med stabilt, reversibelt lim. (gäller endast för bibliotek) Total

15 5. Hantering och användning Utmärkt nivå Hanterings- och flyttrutiner 5.57 Råd inhämtas från specialister när stora eller ovanliga objekt ska flyttas. AB 5.58 Arkiv och bibliotek följer de riktlinjer som finns. (I den engelska texten hänvisas till "Good handling principles and practice for library and archive materials"from the Preservation Advisory Centre -previously the National Preservation Office) Studie och forskarrum 5.59 Studie- och forskarrum har speciella platser för att hantera stora objekt. Utställning 5.60 En konservator har ansvaret för objekt som är utställda och objekt som ska ställas ut. In- och utlån 5.61 När det är relevant genomför organisationen de riktlinjer som finns beskrivna i Government Indemnity Scheme. (Finns inte på M 5.62 Sverige) När det är relevant genomför organisationen de riktlinjer som finns beskrivna i Museum Association's Effective Collections: Smarter Loans Guidelines. (Finns inte på Sverige) Använda och köra föremål M 5.63 Organisationen har implementerat Collection's Trust's Standards in the Museum Care of Larger and Working Objects (Finns inte på svenska) Märkning 5.64 Alla objekt eller grupper av objekt märks för att kunna hittas enkelt. Totalsumma

16 6. Inomhusmiljö: övervakning Samlingar kan skadas om de förvaras i olämpliga förhållanden som orsakas av till exempel klimat, ljus, föroreningar och vibrationer. Övervakning av inomhusmiljön i form av olika mätningar uppmärksammar personalen på skadliga förhållanden, så att dessa kan avhjälpas. Grundläggande nivå Övervakning och utrustning - generellt 6.1 Det nödvändiga med att inomhusmiljön runt samlingarna övervakas, förstås av hela organisationen. Alla utställningssalar och utrymmen där samlingar förvaras besöks regelbundet. Utrustning för övervakning av inomhusmiljön används. 6.2 Alla som utför övervakningar av inomhusmiljön har utbildning på att använda den tillgängliga utrustningen. 6.3 All data som samlas in, registreras och sparas. 6.4 Mätutrustning förvaras och kalibreras enligt tillverkarens rekommendationer. Temperatur och relativ luftfuktighet 6.5 Kraven för temperatur och relativ luftfuktighet för olika material i samlingarna är kända. 6.6 Mätutrustning används där risken för skador orsakade av temperatur och relativ luftfuktighet har identifierats. Ljus 6.7 Kraven på ljusnivåer för olika material i samlingarna är kända. 6.8 Mätutrustning används där risken för skador orsakade av ljus har identifierats. Luftburna föroreningar - gaser och partiklar Risken med luftburna föroreningar och damm på samlingar är 6.9 känd. Vibrationer Risk för skador på samlingarna som uppstår från vibrationer 6.10 orsakade av till exempel byggarbeten är känd. God nivå Övervakning och utrustning - generellt Det finns en rutin för att kalibrera och underhålla utrustning som används för att övervaka inomhusmiljön Ett protokoll förs över kalibrering och underhåll av all utrustning som används för att övervaka inomhusmiljön Temperatur och relativ luftfuktighet 6.13 En rutin som löper under hela året finns för att övervaka och dokumentera temperatur- och relativ luftfuktighetsnivåer i alla utställningssalar och magasin som innehåller samlingar. Rekommendationer för förbättringar presenteras för ledningen. Ljus 6.14 En rutin som löper under hela året finns för att övervaka ljusnivåerna (synligt och ultraviolett) samt för att spara datan. Rutinen gäller för alla utställningssalar och magasin som innehåller samlingar. Rekommendationer för förbättringar presenteras för ledningen. 12

17 6. Inomhusmiljö: övervakning Luftburna föroreningar - gaser och partiklar 6.15 En utvärdering av risken för skador på samlingarna orsakade av luftburna föroreningar och damm har utförts. Rekommendationer för förbättringar har presenterats för ledningen Det finns en rutin för att upptäcka luftburna föroreningar och damm. Vibrationer 6.17 En utvärdering av potentiella risker med vibrationer har utförts. Rekommendationer har presenterats för ledningen En rutin för vibrationsmätningar har upprättats i samlingar utsatta för risk. Utmärkt nivå Övervakning och utrustning - generellt 6.19 Organisationen reviderar regelbundet behoven av övervakning av inomhusmiljön runt samlingarna. Rekommendationer för förbättringar, med utgångspunkt från mätdata och utvärderingar, presenteras för ledningen Mätdata från övervakning av inomhusmiljön sparas på ett systematiskt sätt i minst 5 år En förteckning förs över alla specialarrangemang som hålls inom organisationen som till exempel filminspelningar, konserter och sociala evenemang, för att kunna spåra orsaker till skador. Temperatur och relativ luftfuktighet För tillfället finns inga Best Benchmarks för temperatur och relativ luftfuktighet. Light För tillfället finns inga Best Benchmarks för ljus. Luftburna föroreningar - gaser och partiklar 6.22 Speciella metoder används för att mäta luftburna föroreningar och damm över en längre period. Datan sparas och sammanställs. Risker utvärderas och presenteras för ledningen som underlag för åtgärder Vibrationer För tillfället finns inga Best Benchmarks för Vibrationer Totalsumma

18 7. Inomhusmiljö: styrning Samlingar kan skadas om de förvaras i olämpliga förhållanden. Att styra inomhusmiljön reducerar risken för skador och förlänger livslängden på samlingen. Grundläggande nivå Styrning och utrustning - generellt 7.1 Personalen är medveten om och förstår behovet av att styra inomhusmiljön. 7.2 Huvuddelen av samlingen förvaras så att den skyddas från extrema klimat- och miljöförhållanden. 7.3 Enkla åtgärder som att stänga dörrar, flytta lampor, tillhandahålla dörrmattor samt att styra temperatur- och ljusförhållanden vidtas för att förbättra inomhusmiljön i magasin och utställningsområden. Temperatur och relativ luftfuktighet 7.4 Material ställs inte ut och förvaras inte i närheten av värmesystem, luftkonditioneringar, ventilation och fönster. Ljus 7.5 Exponeringen av ljuskänsligt material reduceras så mycket som möjligt. 7.6 Potentiellt skadliga elektriska ljuskällor placeras inte i närheten av samlingar. Lysrör monteras med UV-filter eller är av en typ med låg UV-andel. Lysrör och UV-filter kontrolleras regelbundet och byts vid behov ut. 7.7 Persienner, fönsterluckor, gardiner och/eller UV-filter på fönster används för att reducera synligt ljus och UV-ljus i alla lokaler som hyser samlingar. UV-filter kontrolleras och byts när de blir verkningslösa. 7.8 Solljus faller inte direkt in på ljuskänsligt material i utställning. Luftburna föroreningar - gaser och partiklar 7.9 Objekt i samlingarna är skyddade från damm och partiklar Alla fönster och dörrar kan stängas så att byggnaden ger visst skydd mot luftburna föroreningar. Vibrationer 7.11 Samlingar förvaras stabilt på sina hyllor och stöd. God nivå Styrning och utrustning - generellt 7.12 Organisationen har fastställt i vilken grad inomhusmiljön (temperatur, relativ luftfuktighet, ljus, föroreningar och vibrationer) ska styras i varje område som hyser samlingar Ömtåliga objekt förvaras i en kontrollerad miljö Ansvarig personal vet hur man sköter utrustningen som styr inomhusmiljön Det finns en rutin för kalibrering och underhåll av utrustning som styr inomhusmiljön Det finns en förteckning över all utförd kalibrering och underhåll av utrustning som styr inomhusmiljön. Temperatur och relativ luftfuktighet 7.17 Objekt som tas in i samlingen får tid på sig att långsamt acklimatisera sig i utrymmen där de ska förvaras eller ställas ut. Ljus 7.18 Personalen reglerar vid behov ljusnivån i studie- och forskarrum med hjälp av till exempel luckor och persienner Material som speciellt känsligt mot ljus, som till exempel fotografier, tidningar, textilier, akvarell eller bläck, har identifierats och exponeringen för synligt och UV-ljus har reducerats så mycket som möjligt. 14

19 7. Inomhusmiljö: styrning Luftburna föroreningar - gaser och partiklar 7.20 Alla byggnadsytor inomhus är ytbehandlade för att reducera damm Städ- och underhållspersonal använder inte produkter (till exempel klor och väteperoxid) som avger gaser eller ångor som kan utgöra potentiella risker för samlingarna. Detta har specificerats i avtal Vibrationer 7.22 Om vibrationer från arbeten (som till exempel slagborrning från byggnadsarbete) bedöms som en markant risk utförs vibrationsdämpningar eller flytt av objekt från samlingarna. Utmärkt nivå Styrning och utrustning - generellt 7.23 Organisationen ser regelbundet över behovet av styrning av inomhusmiljön runt samlingen. Rekommendationer med förbättringar ges till ledningen med stöd av mätdata och utvärderingar 7.24 Inomhusmiljön i utställningsmontrar, utställningsområden och magasin hålls stabil inom definierade nivåer. Temperatur och relativ luftfuktighet För tillfället finns inga Best benchmarks för temperatur och relativ Ljus 7.25 Det finns rörelsedetektorer eller zonindelat av- och påstängningssystem i utrymmen där samlingar förvaras för att försäkra att ljuset är avstängt om ingen befinner sig där Den totala exponeringen av ljus på samlingarna under utställning och användning hålls inom definierade värden. Luftburna föroreningar - gaser och partiklar 7.27 Om utvärdering visar att luftburna föroreningar har en påverkan på samlingarnas skick, installeras ett luftfilter eller så vidtas andra åtgärder. Vibrationer 7.28 Om vibrationer bedöms vara ett riskmoment över en längre tid (till exempel vid ett byggprojekt) upprättas en rutin för kontroll av detta tillsammans med en ingenjör eller likvärdig. Totalsumma

20 8. Vård och konservering Vård och konservering bidrar till bevarandet av och tillgängligheten till samlingarna. Konservering syftar till att stabilisera objekt både fysiskt och kemiskt. Konservatorer undersöker, dokumenterar och utför både förebyggande och aktiva åtgärder. Grundläggande nivå Vård- och konserveringsplan 8.1 Vård- och konserveringsåtgärder för samlingarna har identifierats och prioriterats. 8.2 Objekt och samlingar som behöver fysiskt skydd har identifierats. 8.3 från alla inspektioner och inventeringar av samlingarna dokumenteras. Genomförandet av vård- och konserveringsplan 8.4 Organisationen arkiverar rapporter med foton av både interna och externa vård- och konserveringsåtgärder. 8.5 Vård- och konserveringsrapporter kopplas till organisationens samlingssdatabas. God nivå Vård- och konserveringsplan 8.6 Organisationen har en skriftlig vård- och konserveringsplan som baseras på de skickbedömningar och prioriteringar av behov som gjorts. 8.7 Organisationen inhämtar lämpliga råd för att identifiera prioriteringar för vård- och konserveringsåtgärder. 8.8 Känsliga eller ömtåliga objekt i samlingen identifieras och registreras så att information blir lättillgänglig. 8.9 Organisationen listar enskilda vårdplaner som till exempel byte av förvaringsmaterial. Genomförande av vård- och konserveringsplan 8.10 En kvalitetskontroll finns för att utvärdera arbetet som utförs av externa konservatorer All rengöring och enklare åtgärder av objekt utförs efter det att lämpliga bevaranderåd har inhämtats. AL 8.12 M 8.13 Utmärkt nivå Allt kommersiellt inbindningsarbete dokumenteras. Dokumentation inkluderar de material och tekniker som används. Dokumentation av skickbedömningar, konservering och liknande arbeten överensstämmer med Spectrum: the UK museum collection management standard. (spectrum översätts till svenska ) Vård- och konserveringsplan 8.14 Vård- och konserveringsplanen revideras regelbundet för att sätta nya tydliga mål samt för att se om tidigare rekommendationer har genomförts. M 8.15 Manualen för dokumentationsrutiner listar standardrutiner för vårdoch konservering och innehåller även vägledning om hur detta arbete ska dokumenteras. Genomförande av vård- och konserveringsplan 8.16 Vård- och konserveringsrapporter produceras enligt arkivstandard B 8.17 och förvaras i en inomhusmiljö som är anpassad för dess långsiktiga bevarande Vård- och konserveringsrutiner dokumenteras och sparas. (I den engelska texten frågar man efter om man följer MARC record som är en dokumentationsstandard för bibliotek) Totalsumma

21 9. Kopior Om man har tillgång till kopior så minskar hanteringen av originalobjekt och därigenom risken för skador. Grundläggande nivå Principer 9.1 Organisationen har bedömt vilken specifik teknik och utrustning som behövs för att tillverka kopior av ömtåligt eller ofta använt material. 9.2 Urvalet av de objekt eller samlingar som kan komma i fråga för kopiering grundar sig på en analys av nuvarande användning och framtida behov. 9.3 Det finns en rutin för att förse användare med kopior istället för original, där det är relevant. 9.4 All utrustning som används för att tillverka kopior, som till exempel kameror eller datorer, skyddas från damm. 9.5 Ömtåliga objekt undersöks av en konservator eller likvärdig innan kopian tillverkas. 9.6 Kopieringen utförs inte om det kan misstänkas orsaka skada på originalmaterialet. Vid sådana tillfällen ingår förebyggande konservering som en del av kopieringsprocessen. 9.7 Urvalet och förberdelsen inför kopieringen utförs av personal som har erfarenhet av hantering och som är medvetna om bevarandefrågor. 9.8 Tillverkningen av kopior utförs av personal som har erfarenhet av kvalitetskontroll, hantering av samlingar och som är medveten om bevarandefrågor. 9.9 Vid digital kopiering förses all metadata med nödvändig information om innehåll, layout, format och annan teknisk information som har betydelse för tillgängligheten nu och i framtiden Fotostatkopiering och scanning 9.10 Det finns skriftliga vägledningar för fotostatkopiering, scanning eller andra kopieringsmetoder Material som säkert kan fotostatkopieras eller scannas har identifierats Besökare tillåts inte själv kopiera ömtåligt eller ljuskänsligt material. Bevarande av mikrofilm 9.13 Silvergelatinfilm på polyesterbas (35 mm), används för original Silvergelatinfilm på polyesterbas är arkivbeständig och har kvalitetskontrollerats. Kvalitetskontrollen innefattar tester för att se inga överflödiga kemikalier från tillverkningen finns kvar, att det inte finns fläckar samt att filmen är klar och hel För varje mikrofilm som ska bevaras finns ett originalnegativ, ett extra negativ och en positiv kopia för användaren Organisationen har inhämtat specialråd om förvaring av mikrofilm Mikrofilmsläsare underhålls regelbundet. Ny media - Datalagringsutrustning. video. cd och ljudband 9.18 Information om specialförvaring, krav på inomhusmiljön, hanteringen och märkningen av nya medier finns tillgängliga för personal som har hand om förvaringen Ny media som ska sparas skyddas mot avsiktlig och oavsiktlig radering. God nivå Principer 9.20 Inspelningsbara medier som cd-skivor och videoband förvärvas inte om inte organisationen har, eller har en plan att skaffa och underhålla nödvändig utrustning för att använda dem Att det finns kopior på objektet registrerat i samlingsskatalogen Om kopior tillverkas av extern part görs alltid en kvalitetskontroll av kopian och objektet när det kommer tillbaka. B 9.23 Kopior tillverkas inte inom organisationen om likvärdiga kopior av god kvalitet finns tillgängliga till försäljning någon annanstans. 17

22 9. Kopior Fotostatkopiering och scanning 9.24 Fotostatkopiering och scanning utförs bara av personal som har erfarenhet av att säkert hantera material Fotostatkopior och utskrifter som ska sparas permanent görs på ligninfritt, alkaliskt buffrat papper Böcker eller objekt som är större än den kopieringsapparat eller scanner som finns, kopieras inte med den utrustningen. Bevarande av mikrofilm 9.27 Kopior av originalnegativ förvaras på en annan plats än Ny media - datalagringsutrustning. video. cd och ljudband 9.28 Organisationen har tillgång till vad som krävs för specifik förvaring och märkning av ny media. Utmärkt nivå Principer 9.29 Konditionen på originalmikrofilm undersöks vart annat år genom stickprovskontroller Organisationen har en skriftlig rutin för bevarande av mikrofilm. Fotostatkopiering och scanning 9.31 Statistik förs på hur ofta enskilda föremål kopieras. Populära objekt kopieras så att kopian i sig kan användas vid kopiering eller kopieras över till mikrofilm eller digitaliseras Kopiatorer eller skannrar som är specialanpassade för att kopiera böcker går att använda i en vinkel på under 120 grader. Bevarande av mikrofilm 9.33 Att det finns kopior av mikrofilmen, registreras i samlingskatalogen Originalkopior förvaras på annan plats och i förvaringsutrymmen som uppfyller nationella krav på inomhusmiljö, säkerhet och tillgänglighet All mikrofilm som ska bevaras tillverkas för att möta krav på arkivbeständighet. Ny media - datalagringsutrustning. video. cd och ljudband 9.36 Aktuell information om tekniska nyheter kring bevarande och förvaring av ny media inhämtas regelbundet. Totalsumma

23 10. Katastrofberedskap Organisationen ska ta grundläggande steg för att förhindra katastrofer orsakade av till exempel brand och översvämning. Planering är avgörande för effektivt agerande och räddande av samlingar om katastrofen inträffar. Grundläggande nivå Förebyggande 10.1 All personal har en grundläggande förståelse om potentiella risker för samlingarna Organisationen har gjort en riskanalys för samlingen där risker från till exempel vattenledningar, avlopp och lättantändligt material redovisas. Särskilt utsatta samlingar har identifierats Organisationen har genomfört förebyggande säkerhetsåtgärder mot identifierade faror. Rökdetektorer ingår i åtgärderna. Alla alarm testas regelbundet Byggnader med risk för översvämning har tillräcklig dränering Originaldokument som accessionsregister och kataloger finns förvarade i ett brandsäkert utrymme. En säkerhetskopia finns lagrad i en separat byggnad eller på annan plats och underhålls regelbundet Utrymmen som används för utställning eller magasin, inkluderat individuella utställningsmontrar skyddas mot stöld, vandalism, brand och översvämning Lokalerna är utrustade med lämplig brandsläckningsutrustning. Handbrandsläckare är lättillgängliga och testas regelbundet. Katastrofplan 10.8 Organisationen har en skriftlig katastrofplan vilket bland annat inkluderar: en checklista för nödsituationer, åtgärdsplan för att rädda samlingen, nödtelefonnummer, placering av utrustning som kan behövas vid ett nödläge och planritningar på byggnaden. Om det inte finns en katastrofplan, så finns en tidsplan för att skriva en Åtminstone en individ i organisationen är ansvarig för att katastrofplanen uppdateras regelbundet, att all personal är förberedda inför ett nödläge samt att katastrofrutiner finns och följs Objekt och dokument som är av hög prioritet att rädda vid ett nödläge har identifierats Kontaktuppgifter för en nödsituation är uppdaterade och finns uppsatta på en lämplig plats Alla översvämnings- och brandtillbud, även nästan och småincidenter, rapporteras till ledningen. Rapporten innefattar förslag till förebyggande åtgärder och förbättringar för det akuta God nivå Förebyggande Så långt det är möjligt tillåts inga rör- eller vattenledningar i nybyggda lokaler där samlingar förvaras. I äldre byggnader, där samlingar förvaras, strävar man efter att avlägsna existerande rör- och vattenledningar Material, färg och ytbeläggningar som används för innerväggar eller utställning/förvaringsmöbler är av en kvalitet som avger ett minimum av emission och skadliga substanser, inkluderat sot och rök, i händelse av brand Byggnader konstrueras eller anpassas för att minimera risken för brand och brandspridning Inget objekt i samlingen (som kan lyftas eventuellt med hjälp av en pallyftare) förvaras närmare golvet än 15 cm. Katastrofplan Organisationen har en skriftlig katastrofplan vilket inkluderar: en checklista som kan tas i bruk vid en nödsituation, åtgärder för att rädda samlingen, nödtelefonnummer, placering av utrustning som kan behövas vid ett nödläge och planritningar på byggnaden Katastrofplanen testas och revideras regelbundet och förslag till förbättringar görs till ledningen Kopior på katastrofplanen förvaras separat och tillgängligt. 19

24 10. Katastrofberedskap Katastrofplanen finns tillgänglig för all personal i form av en handbok Katastrofplanen är implementerad i verksamheten och uppdateras kontinuerligt. Roller och ansvar har definierats All personal deltar regelbundet i övningar för hur man agerar vid ett nödläge enligt katastrofplanen Katastrofplanen har tagits fram i dialog med den lokala räddningstjänsten och polisen Andra liknande organisationers katastrofplaner och kringmaterial har studerats i samband med skrivandet av den egna katastrofplanen. Utmärkt nivå Förebyggande Ett varningssystem som reagerar tidigt på översvämning har installerats i alla byggnader som är utsatta för översvämningsrisk. Katastrofplan Det finns en skriftlig plan som beskriver åtgärderna för att återgå till det normala efter en katastrof Övningar i katastrofberedskap utförs gemensamt med den lokala räddningstjänsten Organisationen har regelbunden kontakt med lokala räddningstjänsten för att gå igenom katastrofberedskapen. Totalsumma