Ärende Beteckning Förslag

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Upprättad Förskola & Grundskola arbetsutskott Sammanträde klockan 08:30 Älvsåkersrummet Ärende Beteckning Förslag 1. Val av justerare och tid för justering 2. Redovisning av inkomna skrivelser Kl Pågående lokalinvestering. Information Kl Udo Weis, verksamhetschef planering 4. Namn på ny förskola i Tölö Kl Udo Weis, utvecklingsledare 5. Ledningssystem för medicinska och psykologiska insatserna inom elevhälsan Kl Åsa Bergström, verksamhetschef för medicinska och psykologiska delen av elevhälsan FG/2016:119 Digital justering, Jan Eric Knutas (L), Informationen noteras till protokollet. Informationen noteras till protokollet. Arbetsutskottet beslutar att namnet på den nya förskolan i Tölö ska vara Tölö Ängars förskola Nämnden fastställer förslaget till ledningssystem för den medicinska och psykologiska delen av elevhälsan. Hanna Leissner Förskola & Grundskola Direkt: hanna.leissner@kungsbacka.se Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon:

2 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (3) Ärende Beteckning Förslag 6. Patientsäkerhetsberättelse Kl Åsa Bergström, verksamhetschef för medicinska och psykologiska delen av elevhälsan Nämnden för Förskola & Grundskola godkänner patientsäkerhetsberättelsen för de medicinska och psykologiska insatserna inom elevhälsan Paus Åsa Gårdsskola och Fullriggare Malevik - ansökan om alternativ driftsform. Lägesrapport Kl Åsa Fri, jurist 8. Pågående anmälningsärenden per Kl Åsa Fri, jurist 9. SKL Öppna jämförelser Information Kl Magnus Fogelblad, verksamhetskontroller 10. Läsårstider Kl Hanna Leissner, verksamhetschef administration FG/2015:344 FG/2016:3 FG/2016:110 Informationen noteras till protokollet. Informationen noteras till protokollet. Informationen noteras till protokollet. Läsårstider för elever samt verksamhetsår och arbetsperiod för lärare i grundskolan läsåret 2017/2018 fastställs enligt skrivelsen Läsårstider grundskola

3 KUNGSBACKA KOMMUN 3 (3) Ärende Beteckning Förslag 11. Digitala redskap och förslag Nationell IT strategi. Information Kl Åsa Blide Larsson, utvecklingsledare 12. Pedagogisk omsorg - grundbelopp 2016 Kl Julia Tryggvadottir Tollesson, ekonomichef FG/2016:114, FG/2015:190 Informationen noteras till protokollet. Nämnden godkänner grundbeloppen för pedagogisk omsorg Förvaltningschefen informerar Informationen noteras till protokollet. Anders Ekström Ordförande Hanna Leissner Sekreterare

4 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer FG/2016:119 Namn på ny förskola i Tölö Förslag till beslut Arbetsutskottet beslutar att namnet på den nya förskolan i Tölö ska vara Tölö Ängars förskola Sammanfattning En ny förskola ska byggas i Tölö. Första spadtaget togs den den 18:e april Två förslag på namn på förskolan finns; Tölö Trädgårdars förskola eller Tölö Ängars förskola. Båda förslagen har anknytning till förskolans placering i Tölö. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Beslutet skickas till Anja Degerman, Barnomsorgen FG Anette Liedström Hjorth Förvaltningschef Förskola & Grundskola Udo Weis udo.weis@kungsbacka.se 1 (1) Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

5 TJÄNSTESKRIVELSE Förskola & Grundskola Datum Diarienummer FG/2016:46 Nämnden för Förskola & Grundskola Ledningssystem för den medicinska och psykologiska delen av elevhälsan Förslag till beslut Nämnden fastställer förslaget till ledningssystem för den medicinska och psykologiska delen av elevhälsan. Motivering till beslut Vårdgivaren ansvarar för att det finns ett ledningssystem för de insatser inom elevhälsan som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen. Sammanfattning Den medicinska och psykologiska delen av elevhälsan är en hälso- och sjukvårdsverksamhet som bland annat regleras av hälso- och sjukvårdslagen (HSL). är vårdgivare för all hälso- och sjukvård inom kommunen. Representant för vårdgivaren avseende barn- och elevhälsans medicinska och psykologiska delar inom förskola, grundskola och grundsärskola, har kommunfullmäktige genom reglemente bestämt, är nämnden för Förskola & Grundskola. I 28 HSL anges att ledningen av hälso- och sjukvård ska vara organiserad så att den tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främjar kostnadseffektivitet. Bestämmelsen kompletteras med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). I föreskrifternas tredje del anges att vårdgivaren ansvarar för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Det är ett system för att fastställa principer för ledning av verksamheten och det ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. KUB1000, v2.0, Förskola & Grundskola Åsa Fri Jurist asa.fri@kungsbacka.se Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

6 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Förslag på ledningssystem, Beslutet skickas till Vc PE, Vc U, enhetschef elevhälsa Anette Liedström Hjorth Förvaltningschef

7 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser Nämnden för Förskola & Grundskola Beslutad datum XX

8

9 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser Bakgrund Enligt 2 kap. 25 skollagen ska elevhälsan bestå av medicinska, psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser. Elevhälsan ska främst vara förebyggande och hälsofrämjande. Elevernas utveckling mot utbildningens mål ska stödjas. I detta arbete är elevhälsans roll att medverka till att en så god lärandesituation som möjligt skapas för varje enskild elev utifrån behov. För medicinska, psykologiska och psykosociala insatser ska det finnas tillgång till skolläkare, skolsköterska, psykolog och kurator. Vidare ska det finnas tillgång till personal med sådan kompetens att elevernas behov av specialpedagogiska insatser kan tillgodoses. Skolans elevhälsoteam utarbetar på uppdrag av rektor arbetsformer för tidig upptäckt av hinder för lärande, hälsa och utveckling. Den medicinska insatsen och delar av den psykologiska insatsen inom barn- och elevhälsan för förskolan, förskoleklassen, grundskolan och grundsärskolan är en hälso- och sjukvårdsverksamhet som regleras av hälso- och sjukvårdslagen (HSL). är vårdgivare för all hälso- och sjukvård i kommunens verksamhet. Representant för vårdgivaren avseende barn- och elevhälsans medicinska och psykologiska delar inom förskola, förskoleklass, grundskola och grundsärskola har kommunfullmäktige genom reglemente bestämt, är nämnden för Förskola & Grundskola avseende de kommunala skolorna. Enligt 28 HSL ska ledningen av hälso- och sjukvård vara organiserad så att den tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främjar kostnadseffektivitet. Bestämmelsen kompletteras med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). I 3 kap. 1 SOSFS 2011:9 anges att vårdgivaren ansvarar för att det finns ett ledningssystem för de insatser inom elevhälsan som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen. Ledningssystemet är ett system för att fastställa principer för ledning av verksamheten. Det ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Med stöd av ledningssystemet ska nämnden kunna planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Ledningssystemet ska innehålla en tydlig ansvarsfördelning, dokumenterade processer, identifierade rutiner samt rutiner för uppföljning. 3

10 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser Innehåll 1 Ansvarsfördelning Vårdgivarens ansvar Verksamhetschef HSL:s ansvar Medicinskt ansvarig skolläkares ansvar Rektorns ansvar Skolsköterskors, skolläkares och psykologers ansvar Logopeder Processer och rutiner Skolsköterskor och skolläkare Psykologer Förbättring av processer och rutiner Uppföljning och utvärdering Samverkan Uppföljning och utvärdering Kompetens Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Kompetenskrav vid anställning Generell fortbildning Individuell kompetensutveckling Ansvarsfördelning Uppföljning och utvärdering Systematiskt förbättringsarbete Riskanalys Egenkontroll Journalföring Klagomål och synpunkter Rapporteringsskyldighet Avvikelsehantering Anmälan enligt Lex Maria Yrkesutövning Förbättrade åtgärder i verksamheten Dokumentationsskyldighet 22 7 Patientsäkerhet 22 8 Förkortningar 23 4

11 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser 1 Ansvarsfördelning Enligt 3 kap. 3 SOSFS 2011:9 ska vårdgivaren ange hur uppgifterna som ingår i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten är fördelade i verksamheten. 1.1 Vårdgivarens ansvar Vårdgivaren ansvarar för att det finns ett ledningssystem för verksamheten att verksamhetschef HSL (vc HSL) för de medicinska och psykologiska insatserna i elevhälsan utses att den som är ansvarig för anmälan enligt Lex Maria utses att vc HSL och ansvarig för anmälan enligt Lex Maria registreras i Socialstyrelsens vårdgivarregister vid start av ny verksamhet att det finns ändamålsenliga lokaler för de medicinska och psykologiska insatserna i skolan att senast den 1 mars varje år fastställa en patientsäkerhetsberättelse. 1.2 Verksamhetschef HSL:s ansvar Vårdgivaren bestämmer vilka befogenheter, rättigheter och skyldigheter samt vilket ansvar vc HSL har utöver det författningsreglerade ansvaret. Vc HSL ansvarar för att utifrån bakgrund och kompetens uppdra till annan befattningshavare att ansvara för diagnostik, vård och behandling. Vc HSL ansvarar för anmälan enligt Lex Maria. Vc HSL ansvarar för att det finns instrument enligt HSL 2e för psykologernas arbete vad gäller utredning, diagnostik och bedömning. Vc HSL ansvarar för att fortlöpande styra, följa upp, utveckla och dokumentera kvaliteten i verksamheten genom: Systematiskt kvalitetsarbete känna till de författningar, styrdokument och vetenskapliga rön för hälso- och sjukvårdsväsendet respektive utbildningsväsendet som berör medicinsk och psykologisk elevhälsa varje år upprätta en sammanhållen kvalitetsberättelse 5

12 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse så att den kan fastställas av nämnden senast den 1 mars Löpande verksamhet ansvara för den löpande verksamheten inom sitt område och se till att den fungerar på ett tillfredsställande sätt se till att den medicinska och psykologiska insatsen tillgodoser kraven på hög patientsäkerhet och god vård ansvara för att det finns de direktiv och instruktioner som verksamheten kräver se till att personalens kompetens kan upprätthållas genom att personalen erbjuds adekvata kompetensutvecklingsinsatser. Personalens deltagande i kompetensutvecklingsinsatser beslutas av rektorn ta fram processer, rutiner och metoder enligt vetenskap och beprövad verksamhet lämpliga för verksamheten följa upp och utveckla verksamheten efter uppsatta mål bevaka nya vetenskapliga rön, ändringar, nytillkomna lagar, styrdokument och författningar inom hälso- och sjukvård samt fortlöpande kommunicera detta med legitimerad personal via möten, fortbildningsinsatser och intranät. Rektorn beslutar om personals deltagande i möten och fortbildningsinsatser Avvikelser ansvara för att egenkontroll i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd utövas ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet från elever och vårdnadshavare (VH), personal, andra vårdgivare och myndigheter, föreningar, organisationer och intressenter ta emot rapporter om avvikelser i enlighet med 6 kap. 4 patientsäkerhetslagen från verksamhetens personal utreda händelser i verksamheten som har medfört eller hade kunnat medföra vårdskada vidta nödvändiga omedelbara och andra åtgärder i anledning av en avvikelse vid behov göra anmälan enligt Lex Maria i ett dokument analysera och sammanställa inkomna rapporter om risk för vårdskada eller vårdskada, klagomål och synpunkter och utifrån vad som framkommer vidta åtgärder som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet. 6

13 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser Personal säkerställa att verksamhetens personal känner till och arbetar i enlighet med processerna och rutinerna i ledningssystemet ansvara för att skolläkare, skolsköterskor och psykologer är informerade om de bestämmelser som gäller för hantering av patientuppgifter och behörighet anmäla till IVO om legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal på grund av sjukdom eller missbruk bedöms inte kunna utöva sitt yrke tillfredsställande Personuppgiftshantering ansvara för att rutiner finns för att journaler förs i enlighet med lag ansvara för uppföljning av patientuppgifternas kvalitet och ändamålsenlighet ansvara för att det finns ett dokument Informationssäkerhetspolicy i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2008:14 ansvara för att det finns fungerande rutiner för styrning av behörigheter i det digitala journalsystemet PMO och för spårning (loggning) av användare tilldela behörigheter i det digitala journalsystemet PMO ansvara för att utdelade behörigheter för åtkomst till patientuppgifter är ändamålsenliga och förenliga med hälso- och sjukvårdspersonalens och andra befattningshavares aktuella arbetsuppgifter ansvara för att hälso- och sjukvårdspersonalen och andra befattningshavare är informerade om de bestämmelser som gäller för hantering av patientuppgifter ansvara för att uppföljning av informationssystemens användning sker genom regelbunden kontroll av loggarna utreda misstanke om obehörig åtkomst Information svara på frågor från myndigheter, elever, vårdnadshavare och medier vad gäller verksamheten 1.3 Medicinskt ansvarig skolläkares ansvar Utifrån vc HSL:s bakgrund och kompetens uppdras till medicinskt ansvarig skolläkare att ansvara för diagnostik, vård och behandling för den medicinska insatsen inom elevhälsan enligt avtal. 7

14 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser 1.4 Rektorns ansvar Rektorn är ytterst ansvarig för skolans systematiska kvalitetsarbete. Alla medarbetare ska aktivt medverka i det systematiska kvalitetsarbetet och har därmed eget ansvar för att delta i arbetet med uppföljning av mål och resultat. Rektorn ansvarar för att säkerställa att det inom skolans elevhälsoarbete finns tillgång till skolsköterskor, psykologer samt eventuellt anställda skolläkare i sådan omfattning att det är möjligt att främja elevers hälsa, lärande och utveckling och genomföra den medicinska och psykologiska insatsen på ett patientsäkert sätt att säkerställa att kompetenskraven är uppfyllda vid anställning av skolsköterska, psykologer samt eventuellt anställda skolläkare i samråd med vc HSL arbetsledning av skolsköterskor, skolläkare och psykologer att lokalens utformning och utrustning är ändamålsenlig för att bedriva en god och säker vård att tid och möjlighet ges för skolsköterskor, psykologer samt ev. anställda skolläkare till kontinuerlig kompetensutveckling efter behov att rutiner finns för att regelbundet följa upp och utvärdera resultatet av skolsköterskans, skolläkarens och psykologens arbete rektor ansvarar för att säkerställa att rutiner för egenvård följs enligt vårdgivarens direktiv 1.5 Skolsköterskors, skolläkares och psykologers ansvar Skolsköterskor, skolläkare och psykologer ingår i skolans elevhälsoarbete. Skolsköterskor, skolläkare och psykologer ska följa detta ledningssystem, nämndens barn- och elevhälsopolicy, Socialstyrelsens och Skolverkets Vägledning för elevhälsan och de rutiner och processer som i övrigt tas fram av nämnden, vc HSL och rektorerna. Hälso- och sjukvårdspersonalen har även ett personligt yrkesansvar, vilket innebär att personalen alltid är ansvarig för att fullgöra sina arbetsuppgifter. Skolsköterskor, skolläkare och psykologer ska ha god kännedom om och följa den lagstiftning som gäller inom hälso- och sjukvården; hälso- och sjukvårdslagen, patientsäkerhetslagen, patientdatalagen, offentlighets- och sekretesslagen, skollagen m.fl. samt de bestämmelser och föreskrifter som i övrigt gäller för verksamheten, t.ex. anmälningsplikten för vårdskador enligt patientsäkerhetslagen och anmälan till socialnämnden vid misstanke om att barn far illa. Utifrån vc HSL:s bakgrund och kompetens uppdras till psykologer att delta i de delar av arbetet där psykologisk kompetens är nödvändig. 8

15 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser 1.6 Logopeder Anställda logopeder ska fullgöra specialpedagogiska arbetsuppgifter inom elevhälsan. Om en logoped misstänker att det finns behov av medicinsk utredning, vård och behandling kontaktar logopeden rektor. Rektor gör en bedömning om skolans medicinska eller psykologiska insatser ska kopplas in. Region Halland ansvarar för alla dyslexiutredningar i kommunen enligt avtal mellan nämnden och landstinget. 2 Processer och rutiner Enligt 4 kap. 2-4 SOSFS 2011:9 ska vårdgivaren identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Vårdgivaren ska i varje process identifiera de aktiviteter som ingår, bestämma aktiviteternas inbördes ordning, för varje aktivitet utarbeta och fastställa de rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Rutinerna ska dels beskriva ett bestämt tillvägagångssätt för hur en aktivitet ska utföras, dels ange hur ansvaret för utförandet är fördelat i verksamheten. Metoder ska utvecklas och implementeras i enlighet med vetenskap och beprövad erfarenhet under ledning av vc HSL i samarbete med skolsköterskor, skolläkare och psykologer. Vc HSL ska informera om förändringar fortlöpande vid till exempel möten, fortbildningsdagar och via intranät. Arbetet ska utgå från Socialstyrelsens och Skolverkets vägledningsdokument för elevhälsan. 2.1 Skolsköterskor och skolläkare Arbetsområde Identifierade processer och aktiviteter Hälso- och sjukvård Hälsobesök/hälsosamtal Uppföljning av kontrollelev Läkemedelshantering Rutiner/arbetssätt Information till VH och elever, inhämta hälsoenkät från VH, inhämta information från klasslärare, skicka ut kallelse, genomförande, åtgärdande av identifierade hälsoproblem, journalföring Uppföljning av identifierade hälsoproblem, journalföring Instruktion för läkemedelshantering och rutiner för förvaring av läkemedel ska finnas på skolans hälsovårds mottagning (SOSFS 2000:1). Uppföljning Vc HSL 9

16 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser Generell och akut ordination av läkemedel Vaccination Akutberedskap för överkänslighetsreaktioner vid vaccinationer Enkel sjukvård, rådgivning Remisshantering Medicinsk teknisk apparatur Journalföring Personlig generell ordination till varje skolsköterska upprättas av läkare (SOSFS 2000:1) gällande ett läsår i taget. Mediciner enligt akut ordination ska finnas i akutväska på varje mottagning. Uppdaterad lista på läkemedel avsedda för generell och akut ordination ska finnas på apotek Information till elever och VH, medgivande från VH inhämtas och scannas in i journalen, individuell medicinsk bedömning och ordination görs av skolsköterska eller skolläkare och dokumenteras i elevens journal, genomförande, journalföring och registrering i nationellt vaccinationsregister Mediciner enligt akutordination ska finnas lätt tillgänglig vid varje vaccinationstillfälle. Personalen ska fortlöpande uppdatera sin kunskap och sina rutiner. Öppen mottagning, telefon, möte Rutiner för remisshantering (SOSFS 2004:11). Kontroll- och anmälan av medicinsk apparatur (SOSFS 2008:1) Rutiner för journalföring och kvalitetsgranskning av journalföring Elevhälsoarbete Inköp Elevhälsoteam Varje skolsköterska ansvarar för att inköp görs enligt kommunens upphandlingsrutiner Skolsköterska, skolläkare ingår i skolans elevhälsa Rektor Elever i behov av särskilt stöd Sex och samlevnad, Utbildningsinsatser hälsa Bedömning/utredning Förebyggande och hälsofrämjande insatser på individ-och gruppnivå Föräldrarådgivning, remiss, konsultation, handledning till skolans personal Rektor, Vc HSL Rektor Vc HSL 10

17 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser 2.2 Psykologer Arbetsområde Hälso- och sjukvård Psykologen arbetar individuellt med elever i samverkan med föräldrar och skolpersonal Identifierade processer och aktiviteter Utredning/bedömning Rutiner/arbetssätt Utredning, diagnostik och bedömning kan röra inlärningssvårigheter, svårigheter med uppmärksamhet, koncentration och socialt samspel, emotionell och psykisk ohälsa. Uppföljning Vc HSL Testbatterier ska vara standardiserade och i den mån det är möjligt normerade efter svenska förhållanden, scoringprogram bör användas Vid uppdatering av psykometriska test ska den senaste upplagan införskaffas och det gamla testet endast användas som komplettering. Remisshantering Rutiner för remisshantering (SOSFS 2004:11). Samtal/råd och stöd Journalföring Telefon, tidsbeställt möte Rutiner för journalföring och kvalitetsgranskning av journalföring Inköp Varje psykolog ansvarar för att inköp görs enligt kommunens upphandlingsrutiner och från godkända leverantörer. Elevhälsoarbete Psykologen arbetar indirekt med elever via handledning och konsultation till skolpersonal Elevhälsoteam Konsultation Psykologen ingår i elevhälsan. Elever i behov av särskilt stöd identifieras av pedagoger, elevhälsoteam samt på initiativ av elev/vårdnadshavare Stöd till arbetslag eller enskild lärare i arbete med exempelvis elever i behov av särskilt stöd. Rektor Handledning Grupp eller arbetslag som regelbundet över tid går i handledning för att utveckla arbetssätten Utbildningsinsatser Föreläsningar/ workshops 11

18 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser Säkerhetsarbete Skolutveckling Krisstöd till kommunens skolor Stöd till skolledning, grupputveckling, föreläsningar/kompetensutve ckling till skolpersonal Förvaltningschef Rektor 2.3 Förbättring av processer och rutiner Enligt 5 kap. 8 SOSFS 2011:9 ska, om resultaten visar att processerna och rutinerna inte är ändamålsenliga för att säkra verksamhetens kvalitet, processerna och rutinerna förbättras. Vc HSL ansvarar för detta. 2.4 Uppföljning och utvärdering Metoder, processer och rutiner ska årligen granskas för att nå uppsatta mål. Resultat av granskningar ska återföras till medarbetare och andra berörda. Förbättringsåtgärder ska dokumenteras, analyseras och utgör grunden för reviderade eller nya mål och rutiner. Vc HSL ansvarar för detta. Arbetsgången för uppföljning och utvärdering Planera identifiera krav och mål i lagstiftningen planera arbetet för att säkerställa dessa krav och mål ta fram processer och rutiner riskanalyser Genomföra arbeta utifrån fastställda processer och rutiner ta emot rapporter, klagomål och synpunkter utreda, sammanställa och analysera Förbättra utveckla och förbättra processer och rutiner arbeta för att uppnå krav och mål Utvärdera följa upp och utvärdera resultatet egenkontroll 12

19 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser 3 Samverkan Enligt 4 kap. 6 SOSFS 2011:9 ska vårdgivaren identifiera de processer där samverkan behövs för att förebygga att patienter drabbas av vårdskada. Det ska framgå av processerna och rutinerna hur samverkan ska bedrivas i den egna verksamheten. Det ska genom processerna och rutinerna även säkerställas att samverkan möjliggörs med andra vårdgivare och med verksamheter inom socialtjänsten, LSS och med andra myndigheter. Skolsköterskor, skolläkare och psykologer ska genom samverkan med övrig personal på skolan, både elevhälsopersonal och skolans pedagogiska personal, arbeta hälsofrämjande och förebyggande för att gemensamt verka för tidig upptäckt av hinder för lärande, hälsa och utveckling. I skolans elevhälsa ska det enligt 2 kap. 25 skollagen finnas tillgång till skolsköterska, skolläkare, psykolog, kurator och specialpedagogisk kompetens. Rektor ansvarar för att det finns rutiner på skolenheten för samarbete inom elevhälsan respektive mellan elevhälsan, skolledning och skolans pedagogiska personal för att garantera att varje elev får tvärprofessionella bedömningar och insatser. Samverkan med personal inom elevhälsan som inte omfattas av HSL Denna samverkan begränsas i viss mån av sekretessen enligt offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Observera att endast den medicinska delen av elevhälsan lyder under hälso- och sjukvårdssekretessen enligt 25 kap. OSL. Den psykologiska delen av elevhälsan lyder i sekretesshänseende under förskole- och skolsekretessen i 23 kap. OSL. Enligt 25 kap. 13 a OSL får utlämnande ske till övriga elevhälsan utan samtycke från eleven om det krävs för att uppgiften lämnas för att en elev ska få nödvändigt stöd. Detta gäller även annan särskilt elevstödjande personal, t.ex. rektor och speciallärare. Paragrafen är tänkt att tillämpas restriktivt. Utgångspunkten är att vårdnadshavaren och eleven i förväg ska tillfrågas om utlämnandet. Undantagsbestämmelsen blir aktuell främst i fall där vårdnadshavaren/eleven har motsatt sig utlämnandet. Det avgörande för tillämpningen är alltså att utlämnandet är nödvändigt för att eleven ska ges möjlighet att nå upp till de kunskapsnivåer som alla elever ska ges möjlighet att nå. Samverkan med övrig skolpersonal Utlämnande av uppgifter från elevhälsans medicinska del till personal utanför elevhälsan regleras i 25 kap. 1 OSL. Enligt 25 kap. 1 OSL får uppgifter inte röjas om det inte står klart att så kan ske utan att patienten eller patientens närstående lider men. Detta innebär en stark presumtion för att inte lämna ut uppgifterna och i praktiken räcker det med att patienten, eller i förekommande fall vårdnadshavaren, motsätter sig utlämnandet för att men ska anses föreligga. Utlämnande av uppgifter utanför elevhälsan bör alltså bara ske med samtycke. 13

20 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser Enligt propositionen till skollagen ska elevhälsans arbete dock präglas av en hög grad av samverkan mellan elevhälsans personal och övriga personalgrupper. För att kombinera detta med lagens krav på sekretess krävs rutiner för att löpande inhämta samtycken samt för att bedöma om samtycke ska inhämtas från eleven eller vårdnadshavare. Samverkan i övrigt BVC: elevhälsans medicinska del ska i samverkan med barnhälsovården via informationsöverföring med skriftligt medgivande från VH medverka till att optimera mottagandet i skolan vid skolstart. Vid skolbyte: Skolsköterskan på mottagande skola ska genom samverkan med skolsköterskan på avlämnande skola främja ett bra mottagande på den nya skolan. Informationsöverföring får ske utan skriftligt medgivande endast mellan skolor som har samma vårdgivare. är vårdgivare för alla kommunala grundskolor och gymnasieskolor i Kungsbacka. Vårdnadshavare: Samverkan med vårdnadshavare ska alltid eftersträvas så långt som möjligt. Barnets ålder och mognad samt vårdens innehåll avgör om sekretess gentemot vårdnadshavare ska beaktas. Vid behov av mognadsbedömning ska denna göras enligt 6 kap. 11 föräldrabalken. Mognadsbedömningen ska journalföras. Denna huvudregel gäller även utlämnande av uppgifter ur journalen under förutsättning att det inte föreligger risk för betydande men för barnet, vilket främst tar sikte på misstänkt övergrepp och liknande situationer. Landsting/annan vårdgivare: Skolsköterska, skolläkare och psykolog ska, efter samtycke från vårdnadshavare, samarbeta med hälso- och sjukvården och underlätta informationsöverföring mellan annan vårdgivare och skolan när det bedöms främja lärande, hälsa och utveckling. Vid behov ska remiss utfärdas till annan vårdgivare för bedömning, utredning och behandling. Remisser utfärdas med samtycke från vårdnadshavare eller i förekommande fall eleven själv. Nya En Dörr In: Samverkan kring barn/unga med behov av stödinsatser från såväl kommun som landsting, ska ske enligt överenskommelse mellan kommun och landsting. Socialtjänsten: Skolans samarbete med bl.a. socialnämndernas verksamheter regleras i styrdokumenten för Nya En dörr In i Kungsbacka. Skolan/elevhälsan ska samarbeta med socialtjänsten för att medverka till att barn som har behov av stödinsatser från samhället från dem tillgodosedda. Anmälningsskyldighet till socialtjänsten gäller enligt 14 kap. 1 socialtjänstlagen vid misstanke om att barn far illa. Polis: när det gäller samverkan med polisen sker det främst inom ramen för skolans/elevhälsoteamets generella förebyggande arbete och i förekommande fall på individnivå i enlighet med gällande lagstiftning. 14

21 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser De grunder på vilka utlämnande av uppgifter till polisen får ske anges i 10 kap. OSL. Det rör sig om pågående rattonykterhet (19 ), vålds-, sexual- eller frihetsbrott mot person under 18 år (21 ) samt brott vars lägsta straff enligt straffskalan är ett års fängelse eller högre (23 ). 3.1 Uppföljning och utvärdering Varje skolenhet utvärderar årligen i samverkan med berörda och i samband med det systematiska kvalitetsarbetet hur samverkan fungerar för att identifiera förbättringsbehov. 4 Kompetens 4.1 Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Enligt 6 kap. 1 SOSFS 2011:9 ska vårdgivaren säkerställa att verksamhetens personal arbetar i enlighet med processerna och rutinerna som ingår i ledningssystemet. Enligt 6 kap. 4 patientsäkerhetslagen är hälso- och sjukvårdspersonalen skyldig att bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. Alla skolsköterskor, skolläkare och psykologer ska känna till och arbeta utifrån processer och rutiner som finns upptagna i ledningssystemet. För att säkerställa hög patientsäkerhet krävs att skolsköterskor, skolläkare och psykologer har rätt kompetens och kan arbeta utifrån ledningssystemets processer och rutiner. 4.2 Kompetenskrav vid anställning Vid nyanställning ansvarar den chef som anställer för att utdrag ur belastningsregistret lämnas in samt att en noggrann kontroll görs av intyg om legitimation, utbildning och kurser. Anställande chef gör också en kontroll av personlig id-handling. Yrkeslegitimationen ska kontrolleras med Socialstyrelsen, då det fysiska intyget inte förloras vid en eventuell indragning av legitimationen. Kompetenskrav skolsköterska Legitimerad sjuksköterska med specialistutbildning inom barn och ungdom 60 högskolepoäng, skolsköterska (skolsköterskeprogrammet) 60 högskolepoäng eller distriktssjuksköterska 75 högskolepoäng. Meriterande är erfarenhet av förebyggande hälsoarbete. Kompetenskrav skolläkare Legitimerad läkare med specialistutbildning i barn- och ungdomsmedicin, allmän medicin eller skolhälsovård. Folkhälsovetenskaplig utbildning är meriterande. 15

22 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser Kompetenskrav psykologer Psykolog inom skolan ska vara legitimerad enligt Socialstyrelsens föreskrifter. Legitimationen utgör en grund för att patientsäkerheten tillgodoses. Psykologen ska ha utbildning, erfarenhet och kompetens för att utföra tilldelade arbetsuppgifter. Psykologen ska kunna utföra en kvalificerad utredning och utvecklingsbedömning av elev. 4.3 Generell fortbildning Skolsköterskors, skolläkares och psykologers kunskap uppdateras i enlighet med ny kunskap och forskning som är relevant för arbetet inom skolan. Detta kan exempelvis ske genom att vc HSL och medicinskt ansvarig skolläkare i dialog med rektorerna erbjuder professionsspecifik fortbildning för att säkerställa uppdatering kring nya vetenskapliga rön. Skolsköterskor och psykologer har en dialog med sin rektor som beslutar om personalens deltagande i kompetensutvecklingsinsatser utifrån verksamhetens behov. Skolläkarna erbjuds kompetensutveckling genom medicinskt ansvarig skolläkare enligt avtal. Nyanställda ska erbjudas yrkesspecifik introduktion efter behov. 4.4 Individuell kompetensutveckling En plan för individuell yrkesspecifik kompetensutveckling ska upprättas av rektorn varje år utifrån uppmärksammade behov för verksamheten samt identifierade framtida behov. 4.5 Ansvarsfördelning Den chef som anställer ansvarar för att de kompetenskrav som gäller vid nyanställning är uppfyllda. Vc HSL ansvarar för att stödja rektor vad gäller medicinsk och psykologisk kompetens och att följa upp att alla medarbetare har god kännedom om de riktlinjer för arbetet som finns. Hälso- och sjukvårdspersonal har ett personligt ansvar för hur de fullgör sina arbetsuppgifter. 4.6 Uppföljning och utvärdering Utvärdering av kompetensutveckling för skolsköterskor, skolläkare och psykologer samt uppföljning av behov av individuell kompetensutveckling och kännedom om ledningssystemet görs via årliga medarbetarsamtal med ansvarig chef. 16

23 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser 5 Systematiskt förbättringsarbete Ett systematiskt arbete för att förbättra verksamheten ska ske fortlöpande. I förbättringsarbete läggs vikt vid förebyggande åtgärder. Syftet är att förhindra att vårdskador, missförhållanden och andra avvikelser inträffar. Förbättringsarbetet ska leda till att organisationen utvecklas och att misstag inte upprepas. Det systematiska förbättringsarbetet består av Riskanalys Egenkontroll Utredning av rapporter, klagomål och synpunkter Förbättring av åtgärder Förbättring av processer och rutiner 5.1 Riskanalys Enligt 5 kap. 1 SOSFS 2011:9 ska vårdgivaren fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. För varje sådan händelse ska vårdgivaren uppskatta sannolikheten för att händelsen inträffar och bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen. Riskanalyser ska omfatta verksamhetens samtliga delar. Riskanalyser kan även behöva genomföras innan förändringar av en verksamhet eller inför förändringar av personalens sammansättning och innan nya arbetssätt eller metoder börjar tillämpas. I alla rutiner, vid förändringar och nya åtaganden i verksamheten ska en riskanalys göras. Visar analysen att risk för brister i kvalitet eller patientsäkerhet föreligger ska, för att minimera risken, vc HSL kontakta rektorn respektive huvudmannen för samråd. Rutin för att identifiera, analysera och bedöma risker i verksamheten skolsköterskor, skolläkare och psykologer identifierar och rapporterar till vc HSL vid förändringar i verksamheten som kan innebära risk för negativa händelser eller tillbud. Impulser till riskanalys kan även komma från avvikelser, tillbud, egenkontroller etc. vc HSL gör en bedömning och riskanalys och vidtar eventuella åtgärder. Behövs åtgärder vidtas av rektor eller huvudman kontaktar vc HSL rektor respektive huvudman. Rektor respektive huvudman avgör sedan vilka åtgärder som ska vidtas 17

24 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser vc HSL, medicinskt ansvarig skolläkare och utsedd psykolog ser till att rutiner och processer uppdateras vid behov vc HSL ska informera vårdgivaren om risker med höga risktal 5.2 Egenkontroll Enligt 5 kap. 2 SOSFS 2011:9 ska vårdgivaren utöva egenkontroll. Egenkontrollen ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att vårdgivaren ska kunna säkra verksamhetens kvalitet. Egenkontroll innebär systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. Egenkontrollen ska innefatta nedanstående eller motsvarande: Jämförelser av verksamhetens resultat med uppgifter i nationella och regionala kvalitetsregister enligt patientdatalagen Jämförelser av verksamhetens resultat dels med uppgifter i öppna jämförelser, dels med resultat för andra verksamheter Jämförelser av verksamhetens nuvarande resultat med tidigare resultat Målgruppsundersökningar Granskning av journaler, akter och annan dokumentation Aktivt arbete för att förändra förhållningssätt och attityder hos personalen som kan leda till brister i verksamhetens kvalitet. Vc HSL ansvarar för att informera, sammanställa och följa upp resultat av kvalitetsgranskningar och resultaten i patientsäkerhetsberättelsen. Områden som regelbundet ska följas upp är lokaler, utrustning, sekretess och hygienrutiner, journaldokumentation, läkemedelshantering, vaccinationer samt hälsobesök. Vc HSL ansvarar för att kalibrering av medicintekniska produkter görs. 5.3 Journalföring Skolsköterskor, skolläkare och psykologer dokumenterar i datajournal. Skolsköterskor och psykologer ska omgående upprätta pappersjournal för de elever som inte har datajournal. Psykologer för pappersjournal vad gäller testinstrument som lyder under instrumentsekretess enligt 17 kap 4 OSL. Skolsköterskor, skolläkare och psykologer ska följa vårdgivarens rutiner för informationshantering och journalföring. Tilldelning och behörighet till datajournalsystem Vc HSL fastslår vem som har ansvar för tilldelning, förändring, borttagning och regelbunden uppföljning av behörigheter i det digitala journalsystemet. Tilldelning 18

25 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser av behörighet i journalsystemet ska vara begränsade till det ansvarsområde personalen har och ske efter det att vc HSL gjort en individuell bedömning. Behörigheter ska kontinuerligt läggas till, tas bort och regleras så att endast den som är delaktig i vården har tillgång till journalhandlingar. Kontroll av åtkomst Vc HSL fastslår vem som ansvarar för att loggkontroller görs i form av stickprovskontroller. Genomförda loggkontroller dokumenteras och sparas i 10 år. Obehörig ingång ska anmälas till vc HSL. Även misstanke om obehörig ingång ska anmälas och utredas av vc HSL. Praxis är att vederbörande kontaktas och ombeds ge en förklaring. Om ingen fullgod förklaring lämnas görs polisanmälan (obehörig läsning rubriceras som dataintrång). Ansvar för informationssäkerheten Förvaltningen har utsett en systemförvaltning som utgår från kommunens antagna modell från 2015, där berörda verksamheter är representerade. Områden som omfattas av vc HSL, kommunens centrala IT-förvaltning, driftsansvarig för journalsystemet samt leverantör av journalsystemet ingår. Systemförvaltningen träffas regelbundet och ansvarar för: Granskning och skyddsåtgärder av större betydelse som görs i enlighet med riktlinjer för informationssäkerhet Riskanalyser som har utförts Förbättringsåtgärder som vidtagits Årlig sammanställning av arbetet i en rapport som lämnas till förvaltningschefen och nämnden. 5.4 Klagomål och synpunkter Enligt 5 kap. 3 SOSFS 2011:9 ska vårdgivaren ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet från Elever och deras närstående Personal Andra vårdgivare De som bedriver socialtjänst Myndigheter (t.ex. IVO, Socialstyrelsen, JO och JK) Föreningar, andra organisationer och intressenter Inkomna rapporter, klagomål och synpunkter ska enligt 5 kap. 6 SOSFS 2011:9 sammanställas och analyseras för att vårdgivaren ska kunna se mönster eller trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet. 19

26 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser Med klagomål menas att någon har klagat på att verksamheten inte uppnår kraven på god kvalitet. Med synpunkter avses övrigt som framförs som berör verksamhetens kvalitet, till exempel förslag på förbättringar. Klagomål och synpunkter ska utredas. Utredningen ska komma fram till om det förekommit en avvikelse. Genom att sammanställa och analysera klagomål och synpunkter kan mönster bli tydliga som inte framkommer i utredningen av ett enskilt fall. Skolsköterskor, skolläkare och psykologer ska ta tillvara klagomål och synpunkter från elever och vårdnadshavare samt föra vidare informationen till rektor och vc HSL via avvikelsesystemet. Klagomål och synpunkter lämnas i första led till den skola som det berör. Ärende där fastställda rutiner har följts och patientsäkerheten inte är ifrågasatt kan hanteras av skolan själv. Ärenden där rutiner inte har följts eller medicinsk säkerhet och kvalitet måste ifrågasättas ska utan dröjsmål vidarebefordras till vc HSL. 5.5 Rapporteringsskyldighet Bestämmelser om rapporteringsskyldighet för hälso- och sjukvårdspersonal finns i patientsäkerhetslagen. Bestämmelser om skyldighet för vårdgivaren att utreda händelser i verksamheten som har medfört eller hade kunnat medföra vårdskada finns i patientsäkerhetslagen. Det åligger skolsköterskor, skolläkare och psykologer att till vc HSL anmäla om en elev i samband med vård eller behandling drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av vårdskada. Anmälan ska göras enligt vc HSL:s anvisningar. Personalens anmälningsskyldighet till vårdgivaren gäller för alla vårdskador medan vårdgivarens anmälningsplikt till Inspektionen för vård och omsorg, Lex Maria, endast gäller allvarlig skada. 5.6 Avvikelsehantering En avvikelse är om en verksamhet inte når upp till kvalitet, dvs. inte efterlever krav och mål i lagstiftning, föreskrifter eller beslut. En avvikelse uppstår också om personalen inte arbetar i enlighet med processerna och rutinerna som ingår i ledningssystemet. Identifierade avvikelser ska utredas och åtgärdas av Vc HSL. Identifierade avvikelser ska också leda till att processer och rutiner ses över för att med stöd av dem säkra att inträffade avvikelser inte inträffar på nytt. Förbättringsarbetet ska innebära att organisationen lär av sina misstag. Skolsköterskor, skolläkare och psykologer ska i sin anmälan till vc HSL beskriva orsaker och vidtagna åtgärder samt ta ställning till vilka förändringar som bör göras för att minimera risken för att händelser upprepas. Vc HSL ska bedöma avvikelser och ta ställning till behov av förändrade rutiner och anvisningar för verksamheten. 20

27 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser 5.7 Anmälan enligt Lex Maria Vc HSL är ansvarig för att anmälan görs till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) enligt Lex Maria. Vc HSL ska inför anmälan enligt LEX Maria utreda händelser där vård och behandling har medfört allvarlig skada eller kunnat medföra allvarlig skada för eleven. 5.8 Yrkesutövning Vc HSL ska utan fördröjning anmäla till IVO om legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal på grund av sjukdom eller missbruk bedöms inte kunna utöva sitt yrke tillfredsställande. Enligt patientsäkerhetslagen gäller även anmälningsskyldighet när legitimerad personal kan befaras utgöra en fara för patientsäkerheten. Anmälningsplikten gäller på vårdgivarnivå och ska fullgöras av den Lex Mariaansvariga, dvs. vc HSL. Anmälan ska ske även om den berörda personalen har avslutat anställningen när farligheten upptäcks. 5.9 Förbättrade åtgärder i verksamheten Enligt 5 kap. 7 SOSFS 2011:9 ska på grund av resultat av sammanställning och analys av inkomna rapporter, klagomål och synpunkter de åtgärder vidtas som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet. Om resultaten visar att processerna och rutinerna inte är ändamålsenliga för att säkra verksamhetens kvalitet, ska enligt 5 kap. 8 SOSFS 2011:9 processerna och rutinerna förbättras. I skolornas kvalitetsredovisningar och i nämndens verksamhetsberättelse ska verksamhetens processer och resultat beskrivas. Detta ligger till grund för identifiering av förbättringsåtgärder och utveckling av verksamhetens processer. Vc HSL ska efter utredning av inträffade avvikelser ta ställning till behovet av förändrade rutiner och anvisningar för verksamheten. Händelser som avvikelserapporteras ska tas till vara och inkomna förbättringsförslag ska systematiskt återföras till personalen som ett led i kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet. Frågor som ska besvaras: Har verksamheten uppnått kvalitetsmålen? Har personalen arbetat enligt de processer och rutiner som ingår i ledningssystemet? Har identifierade avvikelser åtgärdats? Har identifierade avvikelser åtgärdats så att de inte inträffar på nytt? 21

28 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser 6 Dokumentationsskyldighet Enligt 7 kap. 1 SOSFS 2011:9 ska arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet dokumenteras. Varje skolsköterska, skolläkare och psykolog ska årligen skriva en verksamhetsberättelse som redovisas till rektor och vc HSL. Utvärdering och uppföljning görs av rektorn i skolornas kvalitetsredovisningar/ verksamhetsberättelse inom avdelningen för uppdrag kring lärande och elevhälsa. Utvärderingen sker via sammanställning av avvikelser. Berättelse om kvaliteten Vårdgivare ska med dokumentationen som utgångspunkt varje år upprätta en sammanhållen berättelse om vilken det ska framgå hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits under föregående kalenderår vilka åtgärder som har vidtagits för att säkra verksamhetens kvalitet vilka resultat som har uppnåtts Berättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten har bedrivits i verksamhetens olika delar och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. Berättelsen ska hållas tillgänglig för den som önskar ta del av den. Vc HSL ska årligen sammanställa en verksamhets- och kvalitetsredovisning som redovisas tillsammans i nämndens verksamhetsberättelse. 7 Patientsäkerhet Patientsäkerhetsberättelse Enligt 3 kap. 10 patientsäkerhetslagen ska vårdgivaren senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse. Patientsäkerhetsarbetet och att förebygga vårdskador hos elever och ohälsa hos personal ska ske kontinuerligt. Vc HSL ansvarar för att personalen är informerad om rutiner, vad som ska rapporteras och hur det ska ske. Patientsäkerhetsarbetet ska utgå från identifierade avvikelser i verksamheten som årligen sammanställs till en patientsäkerhetsberättelse. Enligt patientsäkerhetslagen och SOSFS 2011:9 ska patientsäkerhetsberättelsen innefatta: hur patientsäkerhetsansvaret har varit fördelat 22

29 Ledningssystem för elevhälsans medicinska och psykologiska insatser hur patientsäkerheten genom egenkontroll har följts upp och utvärderats hur samverkan har bedrivits för att förebygga att patienter drabbas av vårdskada hur risker för vårdskador har hanterats hur personalens rapporteringsskyldighet har hanterats hur inkomna klagomål och synpunkter av betydelse för patientsäkerheten har hanterats, hur många händelser som har utretts under föregående år enligt 3 kap. 3 patientsäkerhetslagen hur många vårdskador som har bedömts som allvarliga under föregående år avvikelsesammanställning Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. 8 Förkortningar HSL Hälso- och sjukvårdslag OSL Offentlighets- och sekretesslag PSL Patientsäkerhetslag SOSFS 2011:9 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd Ledningssystem försystematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2000:1 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om läkemedelshantering i hälso- och sjukvården Vc HSL Verksamhetschefen för den medicinska delen av elevhälsan VH vårdnadshavare 23

30 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer FG/2016:120 Patientsäkerhetsberättelse för de medicinska och psykologiska insatserna inom elevhälsan 2015 Förslag till beslut Nämnden för Förskola & Grundskola godkänner patientsäkerhetsberättelsen för de medicinska och psykologiska insatserna inom elevhälsan Motivering till beslut I patientsäkerhetsberättelsen redovisas årligen för vårdgivaren hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under Sammanfattning Skolsköterskor, skolläkare och psykologer arbetar tvärprofessionellt för att tillsammans med övriga elevhälsan stödja eleverna att nå målen för sin utbildning. I syfte att främja en hälsosam livsstil, förebygga och motverka psykisk ohälsa hos våra elever arbetar skolsköterskorna bland annat med hälsosamtal för elever i förskoleklass, årskurs fyra och årskurs åtta. Avidentifierad information från hälsosamtalen på gruppnivå ges till elevhälsan och/eller rektor vid behov för att skolan ska kunna arbeta förebyggande och främjande på grupp- och organisationsnivå. Psykologerna ger handledning till skolans personal på rektors uppdrag utifrån verksamhetens behov. Psykologerna träffar också enskilda elever och/eller vårdnadshavare på rektors uppdrag eller utifrån individernas egna initiativ. Löpande arbete pågår med att säkra processer och rutiner för skolsköterskor, skolläkare och psykologer. Verksamheten har fungerat bra och någon Lex Maria anmälan har inte behövts göras. För att säkra dokumentationen dokumenterar elevhälsan i IT-systemet PMO. Yrkesspecifik kompetensutveckling organiserats på skolsköterske- och psykologmöten. Medicinskt ansvarig skolläkare har gett medicinsk information på skolsköterskemöten. Samverkan har skett inom de pedagogiska enheterna, förvaltningsövergripande samt med landstinget och andra vårdgivare. Förskola & Grundskola Åsa Bergström asa.bergstrom@kungsbacka.se 1 (2) Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

31 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Patientsäkerhetsberättelse för de medicinska och psykologiska insatserna inom elevhälsan 2015 Beslutet skickas till Annika Hellström, verksamhetschef Pedagogisk enhet Söder Tommy Korsell, verksamhetschef Pedagogisk enhet Norr Jesper Edlind, verksamhetschef Pedagogisk enhet Centrum Lars Clemensson, verksamhetschef Enhet utveckling Anette Liedström Hjort Förvaltningschef

32 Patientsäkerhetsberättelse 2015 medicinska och psykologiska insatserna inom elevhälsan Åsa Bergström Verksamhetschef för medicinska och psykologiska delarna inom elevhälsan (vc HSL) 1

33 Sammanfattning Skolsköterskor, skolläkare och psykologer arbetar tvärprofessionellt för att tillsammans med övriga elevhälsan stödja eleverna att nå målen för sin utbildning. I syfte att främja en hälsosam livsstil, förebygga och motverka psykisk ohälsa hos våra elever arbetar skolsköterskorna med hälsosamtal för elever i förskoleklass, årskurs fyra och årskurs åtta. Avidentifierad information från hälsosamtalen på gruppnivå ges till elevhälsan och/eller rektor vid behov för att skolan ska kunna arbeta förebyggande och främjande på grupp- och organisationsnivå. Psykologerna ger handledning till skolans personal på rektors uppdrag utifrån verksamhetens behov. Psykologerna träffar också enskilda elever och/eller vårdnadshavare på rektors uppdrag eller utifrån individernas egna initiativ. Löpande arbete pågår med att säkra processer och rutiner för skolsköterskor, skolläkare och psykologer. För att säkra dokumentationen samt minska risken för avvikelser på grund av bristande dokumentation har nya rutiner för dokumentation utarbetats och fortbildning i PMO erbjudits. Yrkesspecifik kompetensutveckling organiserats på skolsköterske- och psykologmöten där arbete med olika frågor utifrån profession bedrivits. Medicinskt ansvarig skolläkare har gett medicinsk information på skolsköterskemöten. Personalen har fått kompetensutveckling kring Patientdatalagen, Patientsäkerhetslagen och Patientlagen. Nytt IT-stöd för elevhälsans dokumentation har införts. Samverkan har skett inom de pedagogiska enheterna, förvaltningsövergripande samt med landstinget och andra vårdgivare. Tjugofyra avvikelser har rapporterats under året, ingen av dessa har föranlett Lex Maria anmälan. Fyra av avvikelserna gällde externa enheter. Interna avvikelser har framför allt handlat om dokumentation/journalhantering utebliven insats, organisation samt utebliven kontroll. Utredningarna har föranlett att nya rutiner vad gäller dokumentation har införts. Avvikelserna tas upp för eventuell åtgärd på skolnivå och vid behov på organisationsnivå. 2

34 Patientsäkerhetsberättelse 2015 medicinska och psykologiska insatserna inom elevhälsan Innehåll 1.1 Övergripande mål och strategier för Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Vårdgivare Verksamhetschef enligt HSL Struktur för uppföljning/utvärdering Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Pedagogisk enhets nivå Förvaltningsövergripande nivå Uppföljning genom egenkontroll Kvalitetsgranskning Loggkontroller Kontroll av medicinsk utrustning Samverkan för att förebygga vårdskador Riskanalys Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Avvikelser Klagomål och synpunkter Samverkan med patienter och närstående Sammanställning och analys Resultat Måluppfyllelse Övergripande mål och strategier för

35

36 Patientsäkerhetsberättelse 2015 medicinska och psykologiska insatserna inom elevhälsan 1.1 Övergripande mål och strategier för 2015 SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 MÅL Stärka kvalitetssäkerhetsarbetet och patientsäkerheten för de medicinska och psykologiska insatserna inom elevhälsan. Strategier Anställa verksamhetschef enligt HSL med medicinsk kompetens. Skapa Vårdgivarens Ledningssystem för medicinska insatsen och de insatser av psykologiska delarna inom elevhälsan som lyder under hälso- och sjukvårdslagen. MÅL Alla elever ska få ett säkert mottagande ur patientsäkerhetsperspektiv för att eventuell fysisk, psykisk ohälsa eller andra hinder för att eleverna ska nå målen för sin utbildning ska upptäckas tidigt. Strategier Rutiner för att skolsköterskan snabbt ska få kännedom om när nya elever börjar på skolan behöver säkras. Rutiner för journalgenomgång samt skolsköterskornas överrapporteringar behöver säkras. Samverka med berörda vårdcentraler för att säkra att nyanlända elever får sin hälsoundersökning samt att remissvar kommer till skolsköterskan för fortsatt planering av elevens hälsobesök i skolan. MÅL Utveckla psykologernas stöd till skolornas arbete med konflikthantering. Strategier Utforma utbildning i konflikthantering för psykologgruppen. 5

37 Patientsäkerhetsberättelse 2015 medicinska och psykologiska insatserna inom elevhälsan 1.2 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p Vårdgivare är vårdgivare. Genom kommunfullmäktiges (KF) reglemente framgår att ansvaret för uppgifter som avser hälso- och sjukvård inom elevhälsan ligger på nämnden för förvaltningen för Förskola & Grundskola (FG). Nämnden för FG ansvarar för den hälso- och sjukvårdsverksamhet som bedrivs inom elevhälsan i Kungsbackas kommunala förskolor och grundskolor. Förvaltningschefen ansvarar enligt delegationsförordning för att verksamhetschef enligt HSL (vc HSL) för de medicinska insatserna i elevhälsan utses. Vc HSL med medicinsk kompetens är anställd. Vårdgivaren ansvarar för att ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete och patientsäkerhet finns för de medicinska och psykologiska insatserna inom elevhälsan. Ledningssystemet är ett system för att fastställa principer för ledning av verksamheten. Det ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Resultatet av patientsäkerhetsarbetet redovisas årligen i en patientsäkerhetsberättelse Verksamhetschef enligt HSL Vc HSL har det samlade ledningsansvaret för att säkerställa hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården inom de medicinska och psykologiska insatserna av elevhälsan. Vc HSL ska utifrån sin kompetens och bakgrund uppdra medicinska och psykologiska uppgifter till annan vad gäller diagnostik, vård och behandling för att säkerställa hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården. Medicinskt ansvarig (ma) skolläkare ansvarar för diagnostik, vård och behandling. Vc HSL planerar, leder, kvalitetssäkrar, dokumenterar och redovisar resultat i samverkan med ma skolläkare samt utsedd psykolog inom de delar av personalens arbete som lyder under HSL. Vc HSL får information om planerade förändringar i verksamheten som kan ha betydelse för patientsäkerheten av rektorer eller vc för pedagogisk verksamhet (vc pe). Vc HSL ansvarar för att ta fram och föreslå kompetensutveckling utifrån behov som framkommer i verksamheten så att skolsköterskor och psykologer ska ha tillräcklig kompetens för att kunna bedriva en vård av god kvalitet. 6

38 Patientsäkerhetsberättelse 2015 medicinska och psykologiska insatserna inom elevhälsan Tillsynsmyndighet, Inspektionen för vård och omsorg, elever, föräldrar och personal ska kunna vända sig till vc HSL när det gäller frågor som rör den medicinska och psykologiska delen av elevhälsan. 1.3 Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Vårdskador och risk för vårdskador ska rapporteras kontinuerligt via avvikelserapporter av skolsköterskor, skolläkare samt psykologer. Avvikelserapporterna lämnas till rektor och vc HSL. Utredning och bedömning görs av vc HSL i samråd mellan berörd personal och vid behov ma skolläkare. Information och resultat rapporteras till berörda och ansvariga i verksamheten för eventuella åtgärder. 1.4 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 I syfte att främja en hälsosam livsstil och att förebygga psykisk ohälsa hos våra elever har skolsköterskorna bland annat arbetat med hälsosamtal. Dessa samtal erbjuds alla elever i förskoleklass, årskurs fyra och årskurs åtta. Uppföljning sker vid behov på individnivå med elev och/eller vårdnadshavare. Avidentifierad information på gruppnivå lämnas till elevhälsan och/eller rektor vid behov för att skolan ska kunna arbeta förebyggande och främjande på grupp- och organisationsnivå. Psykologerna träffar enskilda elever och/eller vårdnadshavare på rektors, elevens eller vårdnadshavares initiativ. Rektor ger också uppdrag på grupp och organisationsnivå, arbetet sker genom att psykologerna ger konsultation och handledning till skolans personal utifrån verksamhetens behov. Vc HSL har fortsatt det arbete, som tidigare samordnande skolsköterska samt administratör för PMO gjort, vad gäller att säkra processer och rutiner för skolsköterskor och skolläkare i samråd med ma skolläkare. Detta består bland annat av att årligen uppdatera och utveckla rutiner och processer samt arbeta med avvikelsehantering för att säkra patientsäkerheten. För psykologverksamheten har det saknats skriftliga rutiner för de processer vilka lyder under HSL. Vc HSL och psykologerna har inlett ett arbete med att ta fram rutiner. Vårdgivaren har avtal med Capio Närsjukvård för försörjningen av skolläkare. Skolsköterskorna och huvudmannen är nöjda med det arbete som utförs. Alla elever i årskurs fyra erbjuds ett hälsobesök till skolläkare samt de elever som har behov av att träffa skolläkare utifrån skolrelaterade problem ska få möjlighet till detta. Ma skolläkare ansvarar för att kvalitetssäkra att skolläkarna följer processer och rutiner i vårdgivarens ledningssystem samt bevakar ny vetenskap och beprövad erfarenhet. 7

39 Patientsäkerhetsberättelse 2015 medicinska och psykologiska insatserna inom elevhälsan En del av strukturen för arbetet med patientsäkerheten är att skolsköterskor och psykologer träffas en gång i månaden för yrkesspecifik kompetensutveckling och för att arbeta med olika frågor utifrån deras professioner. Ma skolläkare ger medicinsk information till skolsköterskor. Tidigare samordnande skolsköterska och psykolog samt vc HSL har bedrivit kvalitetsutveckling genom att uppdatera att processer och rutiner följer vetenskap och beprövad erfarenhet. Till båda grupperna bjuds föreläsare in om ändringar sker inom det regelverk som gäller för hälso- och sjukvård eller vid ändringar i processer och rutiner. All legitimerad Hälso- och sjukvårdspersonal har ansvar för att uppdatera sig och vara väl förtrogen med den lagstiftning som gäller och vc HSL ansvarar för att kompetensutveckling på området anordnas. Kompetensutvecklingsdag för skolsköterskorna har genomförts kring Patientdatalagen, Patientsäkerhetslagen och Patientlagen. Vi arbetade då med dokumentation, avvikelsehantering och hur vi ska göra elever mer delaktiga i hälsosamtalet. I gruppdiskussioner arbetade skolsköterskorna med "Vad är syftet med avvikelsehantering" och "Vad är en avvikelse inom vårt uppdrag i elevhälsan" samt övningar i att skriva avvikelse utifrån fiktiva elevfall. Detta har lett till att fler avvikelser har rapporterats och synliggjort de rutiner som behöver förbättras vilket leder till ökad patientsäkerhet. Vi har gått igenom avvikelsehantering i psykologgruppen som tidigare inte har haft som rutin att arbeta med avvikelser då största delen av deras arbete i skolan framför allt lyder under skollagen. Vi har påbörjat genomgång av den lagstiftning som legitimerad Hälso- och sjukvårdspersonal lyder under förutom skollagen och vilket ansvar varje medarbetare har för att vara delaktig i patientsäkerhetsarbetet. I kommunen finns en strategi att medarbetare kan ha särskilda matrisuppdrag för att alla ska känna delaktighet i utvecklingsarbete. Skolsköterskor och psykologer har i utvecklingsgrupper samarbetat runt olika frågor. Några exempel är; nytt PM för administratörer med förtydligande om vilka uppgifter som är viktiga för skolsköterskor och skolpsykologer ur patientsäkerhetssynpunkt, skriftliga rutiner för egenvård, uppdatering av rutiner för hörselkontroller. Grupperna har också arbetat med att utveckla sin dokumentation i datajournalen. Skolsköterskor, skolläkare och psykologer arbetar tvärprofessionellt tillsammans med övriga elevhälsan för att stödja eleverna att nå målen för sin utbildning. För att kvalitetssäkra skolsköterskors och psykologers bedömningar och bemötande av elever/vårdnadshavare samt handledning av pedagoger erbjuds handledning för personalgrupperna. Detta är viktigt då dessa personalgrupper arbetar med elever och vårdnadshavare som många gånger lever i svåra omständigheter. 8

40 Patientsäkerhetsberättelse 2015 medicinska och psykologiska insatserna inom elevhälsan Pedagogisk enhets nivå Flertalet av skolsköterskorna hade möjlighet att delta på den årliga Skolsköterskekongressen, exempel på teman var psykisk ohälsa och vaccinationer, är ADHD en modefluga?, fetma, tidig pubertet, dataspelberoende och dess påverkan på vår psykiska hälsa och våga fråga börja prata. Ämnen som tuberkulos och vaccination togs upp vilket var bra med tanke på den förestående ökningen av mottagande av nyanlända och ensamkommande flyktingbarn i kommunen. Flera psykologer hade möjlighet att delta i de årliga kompetensdagarna för psykologer inom förskola & skola vilket är den enda riktade kompetensutvecklingen som finns för psykologer som verkar inom Barn- och elevhälsan. Två psykologer har gått särskild utbildning i konflikthantering och genomförde sedan en kompetensutvecklingsdag för alla psykologer i ämnet med syfte att kunskapen skulle komma alla skolor till gagn. Mobila Teamet, arbetar med att "vända frånvaro till närvaro", har informerat om sitt arbete och hur samverkan kan se ut på ett skolsköterskemöte. Plan finns för information i psykologgruppen också utifrån att Mobila teamets arbete har ändrat struktur och nu innefattar även psykologkompetens. Elevhälsan dokumenterar i journalsystemet PMO som tidigare driftades på s servrar. För tillgodose behovet av ett modernt, användarvänligt system med högre driftsäkerhet, ökad driftsupport och minska egenadministration med tillhörande support har kommunen upphandlat webbaserad administration av PMO via Advance. Alla elevhälsoteam får utbildning efter behov och fler och fler team har kommit igång med sin dokumentation i systemet. Skolsköterskor, skolläkare och psykologer har dokumenterat i datajournal sedan flera år. Enhetschefen för centrala elevhälsan samt Vc HSL, som har administrativt ansvar för systemet, har haft regelbundna uppföljningsmöten med Advance som är det företag som driftar PMO. Förbättringsåtgärder görs löpande utifrån behov som uppstår i verksamheten Förvaltningsövergripande nivå Samverkan med andra förvaltningar inom kommunen sker kontinuerligt bland annat när det gäller elever med särskilda behov i syfte att underlätta för dem och deras vårdnadshavare att de ska nå sina mål för utbildningen. Individ och familjeomsorgen (IFO) har informerat kring ensamkommande barn och deras Ensamkommande enheten. 9

41 Patientsäkerhetsberättelse 2015 medicinska och psykologiska insatserna inom elevhälsan Samverkan har skett med kostenheten för att kvalitetssäkra beställningar av specialkost. 1.5 Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p Kvalitetsgranskning Regelbunden kontakt genom verksamhetsrapporter för kvalitetskontroll har förts mellan tidigare samordnande skolsköterska och tidigare vc HSL. För 2016 finns plan och struktur för kvalitetsgranskning av lokaler, utrustning, hygien samt personalens kännedom om vårdgivarens nya ledningssystem Loggkontroller För att säkerställa patienternas rättssäkerhet ska administratören för PMO kontrollera loggar för all personal inom elevhälsan. Loggar skall sparas i minst 10 år enligt SOSFS 2008:14, 2 kap 11 och gallras i enlighet med beslut i FG:s dokumenthanteringsplan. Överträdelse av behörighet (dataintrång) leder till avvikelserapport samt arbetsrättsliga åtgärder. Inga oegentliga loggkontroller har upptäckts. De felloggar som upptäckts har handlat om att: Personal som har behörighet på flera skolor i dokumentationsmomentet har varit inloggad på fel enhet. Personal har på grund av vårdrelation gått in i elevens journal eller elevakt för att dokumentera åtgärder vilket är tillåtet. Inläsningen av elever till PMO från källsystemet Procapita sker sällan och elever byter skola. Personalen ska dokumentera vilket orsakar att man måste öppna elevers journaler eller elevakter innan ny inläsning har gjorts. För att minska risken för felaktiga loggar bör inläsning ske med automatik mellan Procapita och PMO varje natt Kontroll av medicinsk utrustning Arbetet med att skapa rutiner för kontroll av medicinsk utrustning har påbörjats av tidigare samordnande skolsköterska och dessa kommer att skrivas färdigt under

42 Patientsäkerhetsberättelse 2015 medicinska och psykologiska insatserna inom elevhälsan 1.6 Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Vc HSL och personalen har god samverkan med landstingets hälso- och sjukvård, ungdomsmottagning, barn- och ungdomspsykiatrin (BUP), tandvård samt kommunens socialtjänst. Samverkan har bland annat skett med; Samordnande skolläkare som är medicinskt ansvarig för vård, diagnostik och behandling har regelbundna möten med vårdcentraler, BVC, nätverksgrupp för vaccination för Halland etc. Hörselvården på Kungsbacka sjukhus för att uppdatera rutinerna vad gäller hörselkontroller som görs av en av skolsköterskorna i skolan. Dietist på barnmedicinska mottagningen på Kungsbacka sjukhus för att uppdatera rutiner för beställning av specialkost. Fjärås vårdcentral som ansvarar för hälsoundersökningen av nyanlända för att förebygga så att alla elever ska få ett säkert medicinskt mottagande. Vårdcentraler som har det samhällsmedicinska ansvaret. Psykologerna har samverkat med BUP, barnhabiliteringen och barnavårdscentraler för att underlätta kontakten mellan elever och vårdnadshavare för att de ska få det stöd de behöver för att nå målen i skolan. 1.7 Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Vc pe informerar vc HSL inför planering av förändringar i verksamheten som kan ha betydelse för patientsäkerheten. Rektor, skolsköterska, skolläkare och psykolog ansvarar för att identifiera och meddela vc HSL vid väsentliga förändringar i verksamheten som kan innebära risk för negativa händelser eller tillbud. Vc HSL ansvarar för att tillsammans med berörda professioner göra bedömning/riskanalys samt informera rektor och vc pe enhet vid behov av åtgärder och för återförande till verksamheten lokalt. Inga förändringar har föranlett någon riskanalys under året. 11

43 Patientsäkerhetsberättelse 2015 medicinska och psykologiska insatserna inom elevhälsan Sammanställning av avvikelserapporter från Antal avvikelser per kategori Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p Avvikelser Skolsköterska, skolläkare och psykolog ska rapportera till rektor, vc HSL händelser som har medfört vårdskada eller hade kunnat medföra vårdskada för elev i samband med vård, omhändertagande samt dokumentation. vc HSL samverkar med involverad personal, ma skolläkare för händelseanalys och utser analysteam vid behov. Vc HSL ansvarar för att ge förslag på åtgärder och tidsplan till rektor. Vc HSL sammanställer och återför resultat på avvikelserapporterna och förslag på eventuella åtgärder till verksamheten kontinuerligt. Vc HSL sammanställer och återför resultat till vårdgivaren i en årlig verksamhetsberättelse. Vc HSL ansvarar för utredning av händelser som kan innebära lex Maria anmälan och informerar vårdgivaren. 12