Teknik- och fritidsnämnden

Transkript

1 Revisionsrapport Carl-Magnus Stenson Cert. kommunal revisor Teknik- och fritidsnämnden Granskning av verksamhetsberättelse Halmstads kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Metod Granskningsresultat Mål och verksamhetsredovisning Driftredovisning Investeringsredovisning Prognoser Intern kontroll Framtid... 6 Halmstads kommun

3 1. Sammanfattning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Teknik- och fritidsnämndens verksamhetsberättelse för Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2012 har således bl.a. Teknik- och fritidsnämnden valts ut. Nämnden, ansvarar bl.a. för verksamheterna gator och trafik, park och natur samt idrott och fritid. Efter genomförd granskning gör vi följande bedömningar: Vi anser att en förbättring av nämndens mål- och verksamhetsredovisningen jämfört med förgående år har skett. Vi anser dock att det finns förbättringsmöjligheter. Likt tidigare år är vi tveksamma till huruvida vissa verksamhetsmål verkligen är mål, vi uppfattar dem i flera fall mera som aktiviteter för att uppnå målet. Vi rekommenderar nämnden att tydliggöra verksamhetsmålens inriktning, målvärde och uppföljning. I ett antal fall saknas det enligt vår mening en verifiering av hur bedömningen av måluppfyllelsen skett. I ett antal fall bedömer vi nämndens redovisning som missvisande. I samband med tidigare års granskningar har vi kommenterat att det inte på ett enkelt sätt går att följa nämndens ekonomiska redovisning. Verksamheternas överskott eller underskott kommenterades inte och någon analys sker inte. Vi anser att 2012 års redovisning uppvisar samma brister och bedöms inte som ändamålsenlig. Enligt vår bedömning behöver redovisningen och analysen utvecklas och vi finner det väsentligt att den ekonomiska redovisningen kopplas samman med verksamhetsredovisningen. Sker inte detta på ett ändamålsenligt sätt finns det en risk att nämnden inte vidtar åtgärder eller vidtar fel åtgärder. Nämnden har erhållit investeringsinkomster/investeringsbidrag motsvarande 36 mnkr. Vi förordar att investeringar och investeringsbidrag bruttoredovisas i enlighet med RKR 18. Vår bedömning är att intern kontrollplanen bör spegla risker och väsentlighet i verksamheten. Likt tidigare år ställer vi oss frågan om vissa kontrollmoments riskkaraktär. Vi anser liksom tidigare år att den interna kontrollplan och rapportering som nu föreligger måste utvecklas och mera svara upp till såväl kommunallagens som fullmäktiges krav på intern kontroll och där verksamheten behöver bli involverade på ett tydligare sätt. Halmstads kommun 1 av 8

4 2. Inledning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Teknik- och fritidsnämndens verksamhetsberättelse för Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2012 har således Teknik- och fritidsnämnden valts ut. Nämnden, ansvarar bl.a. för verksamheterna gator och trafik, park och natur samt idrott och fritid Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Revisorerna har bl.a. till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunalagen (9:9a) bedöma om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Kommunen kan även ha egna riktlinjer för Årsredovisningens upprättande som ska följas. Formellt är Kommunstyrelsen revisionsobjekt som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. Till sin grund för bedömningen har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. Nämndernas redovisning, skall enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. För 2012 har således Teknik- och fritidsnämnden valts ut. Granskningen avseende nämnden sker avseende verksamhetens ekonomiska utfall, nämndens verksamhetsmål och intern kontroll Metod Vi har tagit del av det bokslutsunderlag som Teknik- och fritidsnämnden inlämnat till stadskontoret. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens verksamhetsberättelse och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll och verksamhetsplan för Intervju har företrädesvis skett med förvaltningens controller. Rapporten är sakavstämd med berörda tjänstemän. Halmstads kommun 2 av 8

5 3. Granskningsresultat 3.1. Mål och verksamhetsredovisning Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. I stadskontorets bokslutsanvisningar anges att det i verksamhetsredovisningen skall finnas en beskrivande del som tar upp viktiga händelser och nyckeltal för verksamheterna. Redovisningen utgår från respektive målområde. Vidare skall viktiga händelser beskrivas med utgångspunkt från relevant målområde. Nämnden ska göra en bedömning av om målet/målen uppnåtts eller inte. Vidare ska en redovisning ske varför målet uppnåtts/inte uppnåtts samt beskriv vilka resultat och övrig information som stödjer bedömningen. Nämnden ska beskriva genomförda åtgärder under året, om tidigare uppföljningar pekat på att målet inte kommer att nås. I Teknik- och fritidsnämndens verksamhetsberättelse redovisas fullmäktiges övergripande mål för mandatperioden samt årligen konkritiserade mål inom olika målområdena enligt nedan: Bygga och bo Demokrati och dialog Miljö och energi Näringsliv och arbetsmarknad Resor och trafik Trygghet, säkerhet och folkhälsa Uppleva och göra För varje konkretiserat mål anger nämnden egna verksamhetsmål och aktiviteter och eventuellt nyckeltal samt målvärde för detta. Totalt redovisas 33 verksamhetsmål, varav 27 bedöms av nämnden som uppfyllda och två bedöms som inte uppfyllda. Vidare har nämnden beslutat om ytterligare mål som redovisas som Övriga prioriteringar och Nämndens mål. Totalt redovisas sex mål inom dessa två områden. Samtliga bedömer nämnden som uppfyllda. Bedömning och iakttagelser Vi anser att en förbättring av redovisningen jämfört med förgående år har skett. Vi anser dock att det finns förbättringsmöjligheter. Likt tidigare år är vi tveksamma till huruvida vissa verksamhetsmål verkligen är mål, vi uppfattar dem i flera fall mera som aktiviteter för att uppnå målet. Vi rekommenderar nämnden att tydliggöra verksamhetsmålens inriktning, målvärde och uppföljning. I ett antal fall saknas det Halmstads kommun 3 av 8

6 enligt vår mening en verifiering av hur bedömningen av måluppfyllelsen skett. I ett antal fall bedömer vi att nämndens redovisning som missvisande. Vidare behöver verksamhetsberättelsen utvecklas vad gäller beskrivning av prestationer och jämförelser mellan åren, samt även jämförelser med andra kommuner eller riket i övrigt. Olika nyckeltal/verksamhetsmått bör vara analyserade och kommenterade Driftredovisning Nedan följer en närmare redovisning av nämndens verksamheter, belopp i mnkr: Verksamhet Bokslut-10 Bokslut -11 Bokslut -12 Budget-12 Avvikelse Gemensamt 3,4 5,5 2,8 3,0 0,2 Gator o trafik 104,5 113,4 102,0 104,2 2,1 Park o natur 32,7 33,8 35,2 34,8-0,4 Idrott o fritid 113,0 119,3 121,8 122,1 0,3 Summa 253,6 272,0 261,9 264,1 2,2 Någon analys och beskrivning av bl.a. budgetavvikelser samt kostnadsutveckling sker inte till nämnden (verksamhetsberättelsen), trots betydande avvikelser. De största budgetavvikelserna beskrivs nedan. Gator och trafik Kostnaderna för årets vinterväghållning uppgick till 10,1 mnkr (9,4 mnkr) och relateras i huvudsak till arbeten som härrör från slutet av året. Under 2011 bytte kommunen ut 1400 armaturer till mer energieffektiva belysningsarmaturer. Kostnaderna för offentlig belysning har istället ökat från 21,4 mnkr till 23,5 mnkr och redovisar en negativ budgetavvikelsen på 1,9 mnkr. Ökningen förklaras bl.a av att elleverantörerna påskyndat sin fakturering, vilket innebär att 13 månaders förbrukning redovisas i resultatet. Kostnaderna för gatuförnyelse uppgick för 2012 till 24,2 mnkr en positiv budgetavvikelse med på 1,9 mnkr och förklaras av att beläggningsförnyelse inte kunnat genomföras enligt plan med anledning av pågående ramavtalsupphandling under våren. Under året har nämnden fått särskild budgettilldelning om 15 mnkr (20 mnkr) avseende beläggningsförnyelse, vilket påverkar jämförbarheten mellan åren. Park och natur Verksamhetens budgetavvikelse uppgick till -0,4 mnkr. Kostnaderna för att iordningställa stormskador uppgår till 1,5 mnkr. Ett överskott avseende intäkterna (0,7 mnkr), förklaras av avverkning och externa beställningsuppdrag. Idrott och fritid Idrott- och fritidsverksamhet redovisar ett positivt resultat på 0,3 mnkr, vilket bl.a. förklaras av ej utnyttjad internhyra avseende Skedala IP 0,6 mnkr, lägre kapitalkostnader 1,2 mnkr. Halmstads Arena redovisar ett underskott på 0,5 mnkr, småbåtshamnar redovisar underskott på 1,6 mnkr med anledning av återställande efter stormar. Halmstads kommun 4 av 8

7 Bedömning och iakttagelser I samband med tidigare års granskningar har vi kommenterat att det inte på ett enkelt sätt går att följa nämndens ekonomiska redovisning. Verksamheternas överskott eller underskott kommenterades inte och någon analys sker inte. Vi anser att 2012 års redovisning uppvisar samma brister och bedöms inte som ändamålsenlig. Enligt vår bedömning behöver redovisningen och analysen utvecklas och vi finner det väsentligt att den ekonomiska redovisningen kopplas samman med verksamhetsredovisningen. Sker inte detta på ett ändamålsenligt sätt finns det en risk att nämnden inte vidtar åtgärder eller vidtar fel åtgärder Investeringsredovisning Nedan redovisas nettokostnaderna avseende nämndens investeringsredovisning, belopp i mnkr. Verksamhet Bokslut-10 Bokslut-11 Bokslut-12 Budget -12 Avvikelse Gator, parker, idrott 69,9 57,6 47,5 98,5 50,9 Som synes har endast 47,5 mnkr, d v s 48 % (51 %) av investeringsbudgeten utnyttjas. Den enskilt största investeringsutgiften är Skedala IP (11,1 mnkr). De största budgetavvikelserna är Södra infarten (13,8 mnkr), centrumgator (7,3 mnkr) och parkeringsverksamheten (4,0 mnkr). Anledningar till avvikelserna är främst förseningar. I prognos avlämnad i samband med delårsbokslut (avser redovisningen t o m augusti månad) angavs att 63,5 mnkr skulle användas. I prognos avlämnad per november har prognosen skrivits till 57,2 mnkr, vilket förklaras av ytterligare förseningar. Nämnden har erhållit investeringsinkomster/investeringsbidrag motsvarande 36 mnkr (8,4 mnkr). Resecentrum avser 30,8 mnkr. Redovisningen av dessa ska enligt RKR 18 ske i den mån en avgift eller ett bidrag är hänförbart till en investering och inkomsten ska intäktsföras på ett sätt som återspeglar investeringens nyttjande och förbrukning. Nämnden redovisar investeringsbidragen som ett minskat anskaffningsvärde. Bedömning och iakttagelser Vi förordar att investeringar och investeringsbidrag bruttoredovisas i enlighet med RKR 18. Vi vill i detta sammanhang påpeka att kommentarer avseende investeringsredovisningen i Teknik- och fritidsnämndens bokslut är ytterst knapphändiga. Med undantag för redovisning av investeringsbidrag bedömer vi att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget Prognoser När det gäller kommunens ekonomiska kontroll är budgetföljsamhet och prognossäkerhet två viktiga aspekter. Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser Halmstads kommun 5 av 8

8 som redovisats till Kommunstyrelsen. Nämnden har under året redovisat prognoser i intervallet -2,0 och +2,0 mnkr. Redan inledningsvis under året konstaterades en negativ budgetavvikelse om 2 mnkr. Det prognostiserade underskottet berodde på kostnaderna för att åtgärda stormskador beräknades till 5 mnkr. Avskrivningarna prognostiserades 3 mnkr lägre jämfört med budget med anledning av att investeringar har förskjutits. I samband med delårsbokslutet förbättrades prognosen med anledning av att stormskadorna beräknades kosta 3 mnkr istället för 5 mnkr. I slutet av året förbättrades prognosen ytterligare med anledning av att viss del av planerad beläggningsförnyelse för 2012 istället slutförs under 2013 med anledning av ogynnsamma väderförhållanden. Bedömning och iakttagelser Som framgår ovan är prognoserna under året tämligen lika och stämmer överens med det slutliga resultatet Intern kontroll I verksamhetsberättelsen redovisas nämndens internkontrollplan för Planen innehåller sexton olika processer med tillhörande kontrollmoment. Kontrollmomenten omfattar bl. a delegation, verksamhetsuppföljning, inköpsregler, ekonomisk uppföljning, avstämningar av konton, kontantkassor, leverantörsfakturor, kundfakturering, behörighet, dokumenthanteringsplan m m. I planen redovisas även kontrollansvarig, frekvens, metod, riskbedömning och till vem rapportering ska ske samt status. Femton av sexton kontrollmoment uppges vara genomförda. Någon vidare dokumentation avseende kontrollerna har ej kunnat presenteras. Bedömning och iakttagelser De flesta av kontrollerna bedöms som genomförda. Dock kan vi inte helt förlita oss på nämndens egna kontroller då någon ändamålsenlig dokumentation inte skett. Vår bedömning är att intern kontrollplanen bör spegla risker och väsentlighet i verksamheten. Likt tidigare år ställer vi oss frågan om vissa kontrollmoments risk karaktär. Exempelvis att ekonomisk uppföljning och prognoser rapporteras bedöms som allvarlig anser vi inte är av den karaktären att detta särskilt behöver kontrolleras och följas upp. Vi anser liksom tidigare år att den interna kontrollplan och rapportering som nu föreligger måste utvecklas och mera svara upp till såväl kommunallagens som fullmäktiges krav på intern kontroll och där verksamheten behöver bli involverade på ett tydligare sätt Framtid Nämnden redovisar ett kort avsnitt Utmaningar och framtid viktiga händelser och där viktiga projekt och åtgärder som kommer att genomföras under 2013 redovisas. Redovisning avseende vilken påverkan framtida utmaningar får för Halmstads kommun 6 av 8

9 nämndens verksamheter avseende externa eller interna händelser redovisas inte. Följande omnämns: Offentlig miljö: Fortsatt utbyggnad och förbättring av gång- och cykelvägnätet samt åtgärder för ökad trygghet och trafiksäkerhet längs dessa. Trafiksäkerhetsåtgärder genom bl.a. ombyggnad av korsningar för att minska olycksriskerna. Upprustning av centrumgatorna genom ombyggnad av Brogatan etapp 1. Arbetet med att utveckla och förbättra lekplatserna för att ge barnen en tryggare och mer stimulerande lekmiljö fortsätter. Nya träd planteras för att bibehålla ett livkraftigt trädbestånd i kommunens parker, grönområden och gatumiljöer. Fortsatt arbete med Linehedsparken/Amfiteatern. Upprustningen av Rhododendronparken påbörjas. Fortsatt arbete med att utveckla och förbättra vandringsleder och slingor Satsning på att återhämta underhållskulden avseende asfaltbeläggning för gång- och cykelvägar. Idrott och fritid: Färdigställande av en ny standardidrottshall i Eldsberga Fortsatt arbete med ledarguiden för att få föreningar att arbeta med värdegrundsfrågor Framtagande av strategi för framtida anläggningsatsningar inom idrott- och fritid/folkhälsa Gemensamt: Utveckling av felanmälan genom etablering av en kundtjänst för ökad service till allmänheten. Evenemang som påkallar stöd och medverkan under 2013 är bl.a. Dam-EM och SM-veckan. Halmstads kommun 7 av 8

10 Carl-Magnus Stensson Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare Halmstads kommun 8 av 8