Granskning av årsredovisning Hemvårdsnämnden Halmstads kommun

Transkript

1 Granskning av årsredovisning Hemvårdsnämnden Halmstads kommun Revisionsrapport 22 Mars 2012 Inger Andersson Kerstin Sikander

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Bakgrund... 3 Metod... 3 Granskningsresultat... 3 Verksamhetsredovisning... 3 Driftredovisning... 5 Investeringsredovisning... 6 Prognoser... 7 Intern kontroll of 8

3 Inledning PwC har på uppdrag av Halmstads kommuns revisorer granskat Hemvårdsnämndens verksamhetsberättelse (årsredovisning) för Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2011 har således bl.a. Hemvårdsnämnden valts ut. Bakgrund Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. Revisorerna har bl.a. till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Metod Vi har tagit del av Hemvårdsnämndens verksamhetsplan och verksamhetsberättelse 2011, liksom Planeringsdirektiv med budget för Halmstads kommun, delårsrapport, övriga ekonomirapporter samt stadskontorets bokslutsanvisningar. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens årsredovisning och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll. En översiktlig genomgång har även gjorts av verksamhetsplan Intervju har skett med förvaltningens ekonomichef. Granskningsresultat Verksamhetsredovisning I samband med bokslutet genomför stadskontoret en uppföljning av nämndernas arbete inom ramen för de nio målområdena och Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar. Inom aktuella målområden ska information lämnas avseende resultat, aktiviteter, analys och viktiga händelser. Vidare skall en verksamhetsberättelse för nämndens verksamhet 2011 lämnas. Vi uppfattar att Hemvårdsnämndens redovisning försämrats gentemot föregående år. Märkbart ofta saknas uppgift om huruvida verksamhetsmålet kan ses som uppfyllt eller ej. Vi har gjort en avstämning avseende att samtliga verksamhetsmål från verksamhetsplanen också är med i verksamhetsberättelsen. Avstämning har även gjorts gentemot Halmstads kommuns budgetdokument. Vi har även konstaterat att samtliga nyckeltal/resultatindikatorer är medtagna, men tämligen ofta saknas uppgift såväl om målvärde som om utfall. I undantagsfall anges måluppfyllnad. 3 of 8

4 I allmänhet anges endast målområde. Övergripande mål och konkretiserat mål framgår inte varken i verksamhetsplan eller berättelse. Det är inte heller något krav, men uppfattar att informationen skulle förbättra möjligheten till avstämning gentemot fullmäktiges mål. I 2010 års granskning angav vi att verksamhetsmålen utvecklats och blivit mer mätbara. Nämnden angav då också status genomfört för sju mål och påbörjat för två mål. Av årets redovisning framgår inte lika klart denna status. Vi har gjort ett försök att med ledning av uppgifterna i verksamhetsberättelsen utröna statusen 2011 och uppfattar att sex av verksamhetsmålen uppnåtts, ett på väg, ett ej uppnått och i två fall saknas målvärde. Uppnådda: Nämnden ska senast 2012 ha formulerat serviceåtaganden gentemot medborgarna för verksamheterna Minska bilkörningens koldioxidutsläpp med 10 % under planperioden Den upplevda kvaliteten avseende social samvaro inom särskilt boende för äldre ska öka Antal trycksår, fall som lett till frakturer och personer med risk för undernäring ska minska med respektive 20 %, 10 % och 20 % under perioden Verka för att bostadsstandarden i hela kommunen gällande särskilt boende ska öka Anhöriga ska känna trygghet med det stöd som kommunen ger till den anhörige och till den närstående som de vårdar På väg Ej uppnått Den upplevda kvaliteten avseende kundnöjdheten inom hemtjänsten och särskilt boende för äldre ska öka Arbeta för att öka antalet frivilliga insatser. Saknar målvärde alternativt otydligt redovisat Minska risken för olämplig eller riskfylld läkemedelsbehandling. Ökat antal och ökad variation av aktiviteter och mötesplatser utifrån brukarnas behov och önskemål En översiktlig genomgång av verksamhetsplan visar att här skett en utveckling när det gäller målvärden. Hemvårdsnämndens verksamhetsberättelse är ett omfattande dokument. Förutom en kortfattad övergripande nämndsredovisning finns även verksamhetsberättelse med resultaträkning för respektive enhet. Samtliga närmare 50 ansvarsenheter är utformade på likartat sätt, varför materialet trots mängden är lätt att ta till sig. För enheterna anges verksamhetsfakta, mål och måluppfyllelse för brukare, verksamhet och utveckling samt medarbetare. Varje enhet väljer sina mål. Vidare finns en resultaträkning (där särskilt fokus läggs på personalkostnader) samt en faktaruta med olika uppgifter 4 of 8

5 såsom bl. a. antal platser, kostnad/plats, beläggningsprocent. Vidare finns olika uppgifter avseende personal antal tillsvidareanställda, timvikarier, sjukkostnad/årsanställd. Vi ser mycket positivt på enhetsredovisningarna. Vi rekommenderar dock att det klarare uttrycks i vilken grad enheten uppfyllt målen. Driftredovisning Hemvårdsnämnden redovisar i princip ingen avvikelse mot budget för räkenskapsåret Vid en närmare analys kan vi konstatera att enskilda verksamheter har stora avvikelser, både positiva och negativa som tillsammans tar ut varandra. Sammantaget uppgår dessa negativa och positiva avvikelser till 22,7 mnkr. Verksamhetens intäkter översteg budget med 22,8 mnkr och 2010 års intäkter med 1,8 mnkr. Budgetöverskottet förklaras med volymökning samt att höjda äldrevårdsavgifter (indexreglerade) och hyror gav högre intäkter än beräknat. Intäktsbudgeten för 2012 har justerats upp. Liksom 2010, har hemsjukvård och hemtjänst sålt tjänster (bl a palliativ vård) till Region Halland. Det har varit oklart hur länge köpen ska pågå och i vilken omfattning, varför de inte budgeterats vare sig på intäkts- eller kostnadssidan av nämnden. Nämnden har under 2011 haft väsentligt mindre statliga stimulansmedel till att bedriva verksamhet, vilket påverkar skillnaden mellan åren i andra riktningen. Verksamhetens kostnader blev 22,7 mnkr högre än budget. Lönekostnaderna avviker negativt jämfört med budget med -17,4 mnkr. Förklaringen är främst volymökningen inom hemtjänsten samt hemsjukvård och förebyggande. Personalkostnaderna är 31,7 mnkr lägre jämfört med utfallet föregående år på grund av att kostnader för de två nya entreprenaderna Andersberg och Patrikshill från och med april belastar övriga kostnader. Övriga kostnader är 53,4 mkr högre än fg år vilket förklaras av att kostnaden för de två entreprenaderna, se ovan, redovisas bland övriga kostnader. Budgetavvikelsen uppgår till -6, 2 mnkr trots överskott med 8,2 mnkr på köpt entreprenadverksamhet från Attendo. Detta beror bland annat på underskott jämfört med budget för utskrivningsklara patienter -1,3 mnkr, köpt hemtjänst -1,7 mnkr samt balanserat underskott -3,1 mnkr. 5 of 8

6 Verksamheternas resultat: Verksamhet Bokslut Budget Utfall Avvikelse Resultat- Mnkr netto balansering Särskilt boende 428,1 337,4 334,5 2,9 Hemtjänst 315,6 298,5 305,4-6,9 Hemsjukvård och förbyggande 109,5 119,9 122,6-2,7 Biståndsenheten 14,2 14,4 15,4-1,0 Bemanning 2,6 2,7 3,4-0,7 Förvaltningsöver- gripande 43,5 161,3 152,8 8,5 0,75 Summa 913,5 934,1 934,1 0,0 0,75 Nedan kommenteras verksamheternas avvikelser: För Särskilt boende blev utfallet 2,9 mnkr bättre än budget vilket främst beror på intäktsöverskott. Budgetavvikelsen för Hemtjänsten blev 6,9 mnkr vilket beror till största delen på ökade lönekostnader p g a ökad volym. Budgetavvikelsen för Hemsjukvård och förebyggande verksamhet blev -2,7 mnkr och beror främst på att nattpatrullen haft en extra bil per natt under hela året.. Biståndsenhetens avvikelse gentemot budget blev -1,0 mnkr vilket till största delen beror på att enheten haft 2,5 årsarbetare utöver budget. Utfallet för Bemanning blev -0,7 mnkr över budget, vilket beror på ökade lönekostnader. Förvaltningsövergripande blev 8,5 mnkr över budget, vilket främst beror på positiv budgetavvikelse för entreprenadboenden med 8,2 mkr. I verksamhetsberättelsen lämnas ändamålsenliga kommentarer och analyser till årets resultat både jämfört med budget och 2011 års utfall. Kommentarer lämnas till resultatet inom samtliga enheter. Investeringsredovisning Hemvårdsnämndens investeringsbudget för 2011 uppgick till 4,6 mnkr. Av dess medel har 2,2 mnkr förbrukats. Orsak till att resterande 2,4 mnkr inte använts beror på att ett tid- och insatsregistreringssystem TES som upphandlats under året inte har levererats. Därtill har inte budgeten för inventarier i samband med ombyggnation av äldreboendet Kvarnlyckan tagits i anspråk under året. 6 of 8

7 Verksamhet Budget Bokslut Avvikelse Ombudg Mnkr Hemvårdsnämnden 4,6 2,2 2,4 2,4 Vi kan konstatera att avvikelsen på årets planerade investeringar tillfullo förklaras av att investeringsprojekt dragit ut på tiden. Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. Prognoser Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Prognoserna har under året varierat mellan 0-2,1 mnkr, d.v.s. en mycket liten avvikelse jämfört med utfallet. Nämnden haft en mycket god prognossäkerhet under året trots stora negativa och positiva avvikelser som summerar ihop till noll. Se avsnitt Intern kontroll I årsredovisningen finns såväl internkontrollplan som resultat redovisat. I planen finns för varje rutin uppgift om kontrollmoment, ansvarig för att den interna kontrollen utförs, frekvens, metod, vem rapportering sker till samt riskbedömning. I själva redovisningen anges kortfattat resultat och förslag till åtgärd. Hemvårdsnämndens internkontrollplan består av åtta stycken olika rutiner (resultat inom parentes): - Uppföljning av nyinflyttade på äldreboende (inget anmärkningsvärt framkom) - Tillsyn av entreprenader (inga anmärkningar) - Kontroll av backup dator för hemsjukvården (ingen anmärkning) - Uppföljning av miljöåtaganden (koldioxidutsläppen har minskat) - Skyddsåtgärd med bälte (grenselar har minskat från 69 till 60) - Uthyrd läkartid (läkarmedverkan har utförts enligt avtal) - Allvarliga läkemedelsavvikelser i hemtjänst och på äldreboende ( I hemtjänst: två avvikelser konstaterade; en beroende på mänskliga faktorn och en på läkarmiss i primärvården. I äldreboende: två allvarliga avvikelser som har bidragit till att MAS har upprättat nya riktlinjer för att säkerställa att misstagen inte upprepas) - Kundens privata medel (följsamheten i rutinerna fungerar bra). Vi anser att den redovisning som görs i verksamhetsberättelsen ger en bra sammanfattning. Dock bör Hemvårdsnämnden få en mer utförlig redovisning i ett separat ärende avseende intern kontroll. Denna 7 of 8

8 kan då utvecklas med att gjorda kontroller dokumenteras såsom vilka stickprov som har tagits alternativt vilket tidsintervall som granskats. Vi har noterat att det i själva internkontrollplanen ofta anges komplett som kontrollmetod. Vi rekommenderar att det görs en översyn avseende metod. Vidare kan ifrågasättas varför sex av de utvalda kontrollmomenten har riskbedömning låg. 8 of 8