99/16 Yttrande över revisorernas redogörelse 2015

Transkript

1 Landstingsstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG SID 1(2) D A T U M D I A R I E N R LS-LED /16 Yttrande över revisorernas redogörelse 2015 Diarienummer: LS-LED Behandlat av Mötesdatum Ärendenr 1 Landstingsstyrelsen /16 Landstingsstyrelsens beslut Yttrandet godkänns och överlämnas till landstingets revisorer. Yrkanden Magnus Leivik (M) yrkar att ärendet återremitteras till landstingsdirektören i syfte att återkomma med ett utförligare svar till revisionen. Monica Johansson (S) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Proposition Ordföranden Monica Johansson (S) ställer förslag om återremiss, enligt yrkande från Magnus Leivik m.fl. under proposition och finner att det avslås. Ordföranden ställer förvaltningens förslag under proposition och finner att det bifalls. Sammanfattning Revisorerna har översänt rapporten Revisorernas redogörelse 2015 och emotser ett svar från landstingsstyrelsen om vilka åtgärder styrelsen avser att vidta. Förslag till yttrande från landstingsstyrelsen till revisorerna har sammanställts i bifogad skrivelse Yttrande över revisorernas redogörelse Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande Revisorernas redogörelse 2015 Yttrande över revisorernas redogörelse 2015 Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se SID 1(2)

2 Landstingsstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG SID 2(2) D A T U M D I A R I E N R LS-LED Beslutet expedieras till Landstingets revisorer Revisionskontoret Landstingsfullmäktiges presidium Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se SID 2(2)

3 TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1(2) H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Johanna Öjert Enheten för Beslutsstöd LS-LED Ä R E N D E G Å N G Landstingsstyrelsen M Ö T E S D A T U M Yttrande över revisorernas redogörelse 2015 Förslag till beslut Landstingsstyrelsens beslut Yttrandet godkänns och överlämnas till landstingets revisorer. Sammanfattning Revisorerna har översänt rapporten Revisorernas redogörelse 2015 och emotser ett svar från landstingsstyrelsen om vilka åtgärder styrelsen avser att vidta. Förslag till yttrande från landstingsstyrelsen till revisorerna har sammanställts i bifogad skrivelse Yttrande över revisorernas redogörelse Bakgrund Revisorerna har träffat landstingsstyrelsen och redovisar sina iakttagelser från granskningen av Landstinget Sörmland Mot bakgrund av översänd rapport Revisorernas redogörelse 2015 och de synpunkter som redovisades vid mötet emotser revisorerna ett svar från landstingsstyrelsen om vilka åtgärder styrelsen avser vidta. Ärendebeskrivning Revisionens bedömning är att återrapporteringen från landstingsstyrelsen till landstingsfullmäktige i årsredovisningen är informativ och realistisk. Inom flera områden redovisas könsuppdelad statistik enligt fullmäktiges krav. Nya indikatorer har försvårat jämförelser av utvecklingen under och mellan åren. Måluppfyllelsen redovisas inte längre med grönt, gult och rött för respektive perspektiv eller indikatorer. Revisionens uppfattning är vidare att årets samlade rapportering i stort ger en rättvisande bild av Landstinget Sörmlands verksamhet, resultat och ställning och granskningen har inte visat på några väsentliga felaktigheter. Bedömningen är att verksamheten i allt väsentligt bedrivits ändamålsenligt och på ett sätt som är ekonomiskt tillfredsställande. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR C:\Docserver\c9cdc bbd-bd8c-29d59d351900\Working\63003db8-2c84-4c beddd1746d\311575_4_0.DOCX SID 1(2) Utskriftsdatum: :36

4 Landstingsstyrelsens utvärdering av målen för god ekonomisk hushållning är att landstinget delvis men inte fullt ut har en god ekonomisk hushållning trots ekonomi i balans. Revisorerna delar i stort styrelsens samlade bedömning. De strategiska målen är omfattande och övergripande och indikatorerna mäter bara delar av respektive mål. Förslag till yttrande från landstingsstyrelsen till revisorerna har sammanställts i bifogad skrivelse Yttrande över revisorernas redogörelse Fortsatta utvecklingsområden finns gällande interna kontrollplaner för den gemensamma nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård, den gemensamma patientnämnden samt landstingsstyrelsens finansverksamhet Konsekvenser Landstingsstyrelsen redovisar i sitt svar till revisorerna planerade åtgärder som förväntas bidra till förbättringar inom de områden som revisionen påtalat. Perspektivbelysning Ärendet är inte perspektivbelyst. Ärendets beredning Ärendet har beretts inom ekonomistaben med stöd av underlag från övriga berörda staber. Beslutsunderlag Revisorernas redogörelse 2015 Yttrande över revisorernas redogörelse 2015 Beslutet expedieras till Landstingets revisorer Revisionskontoret Landstingsfullmäktiges presidium Akten ORG NR C:\Docserver\c9cdc bbd-bd8c-29d59d351900\Working\63003db8-2c84-4c beddd1746d\311575_4_0.DOCX SID 2(2) Utskriftsdatum: :36

5 Landstingsstyrelen D A T U M D I A R I E N R LS-LED Landstingsrevisionen Yttrande över revisorernas redogörelse 2015 Revisorernas granskning av Landstinget Sörmland 2015 är avslutad. Revisorerna ha vid möte med landstingsstyrelsens presidium redovisat sina iakttagelser från granskningen. Mot bakgrund av de synpunkter som redovisades vid mötet och rapporten Revisorernas redogörelse 2015 emotser revisorerna ett svar på vilka åtgärder styrelsen avser att vidta. 1 Revisionens bedömning Revisionens bedömning är att återrapporteringen från landstingsstyrelsen till landstingsfullmäktige i årsredovisningen är informativ och realistisk. Inom flera områden redovisas könsuppdelad statistik enligt fullmäktiges krav. Nya indikatorer har försvårat jämförelser av utvecklingen under och mellan åren. Måluppfyllelsen redovisas inte längre med grönt, gult och rött för respektive perspektiv eller indikatorer. Revisionens uppfattning är vidare att årets samlade rapportering i stort ger en rättvisande bild av Landstinget Sörmlands verksamhet, resultat och ställning och granskningen har inte visat på några väsentliga felaktigheter. Bedömningen är att verksamheten i allt väsentligt bedrivits ändamålsenligt och på ett sätt som är ekonomiskt tillfredsställande. Landstingsstyrelsens utvärdering av målen för god ekonomisk hushållning är att landstinget delvis men inte fullt ut har en god ekonomisk hushållning trots ekonomi i balans. Revisorerna delar i stort styrelsens samlade bedömning. De strategiska målen är omfattande och övergripande och indikatorerna mäter bara delar av respektive mål. Fortsatta utvecklingsområden finns gällande interna kontrollplaner för den gemensamma nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård, den gemensamma patientnämnden samt landstingsstyrelsens finansverksamhet. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel landstinget.sormland@dll.se SID 1(3)

6 2 Landstingets svar Revisionen har funnit att återrapporteringen från landstingsstyrelsen till landstingsfullmäktige informativ och realistisk. Inom flera områden redovisas könsuppdelad statistik enligt fullmäktiges krav. Försvårande har varit en omarbetning av indikatorerna som inte är desamma som föregående år. Avsikten med indikatorsförändringen är från landstingsstyrelsens sida att landstingsfullmäktige ska få en mer överskådlig bild genom bredare indikatorer. Indikatorer mäter dock inte heltäckande de strategiska målen utan valda delar att fokusera på. Revisionen saknar rapportering av vidtagna åtgärder i syfte att öka medborgarnas nöjdhet. De vidtagna åtgärderna återfinns i huvudsak under process- och förnyelseperspektivet där de åtgärder man där vidtar förväntas bidra till en större nöjdhet bland medborgarna. Personalperspektivet har enligt revisorerna utvecklats positivt men bedömningen är att det fortfarande är svårt att få en samlad bild av personalförändringarna inom bristyrkesgrupper och att det saknas analyser runt detta. Vi delar revisionens bild och fortsätter arbetet med utvecklingen. I process- och förnyelseperspektivet nämns att andelen patienter som lämnar akutmottagningarna inom 4 timmar har försämrats. Akutvårdsprocessen som projekt har dock nått sitt mål för året då man bland annat har kartlagt nuläget och identifierat alla jour- och beredskapslinjer. Dessutom har man gjort GAP-analyser för att kunna införa en akutliggare på alla akutmottagningar, testat ledningsläkare samt sett över vårdplatskoordineringen. Det långsiktiga målvärdet med projektet är att indikatorerna andel patienter som lämnar akuten efter 4 timmar samt andel mångbesökare på akutmottagningarna ska påverkas i positiv riktning. Inom miljöperspektivet noteras att resor med egen bil i tjänsten ökar. Riktlinjer finns för att motverka detta och landstinget får följa utvecklingen noggrant framåt. För att åstadkomma en förändring krävs arbete på arbetsplatsträffar och liknande för att uppmärksamma de riktlinjer som finns och att de efterlevs. Vi delar revisorernas uppfattning att det finns områden där internkontrollen är möjlig att förbättra, däribland de som särskilt lyfts fram från årets granskning. Landstingstyrelsen har i övrigt tagit del av revisorernas synpunkter och förslag på förbättringsområden bland annat vad gäller dokumentation avseende projekt, lager och pågående byggnadsprojekt. Vi har även noterat att rutiner kring delegationsbeslut vad gäller gåvor och donationer samt SID 2(3)

7 utrangering av inventarier behöver uppdateras. Revisorernas synpunkter kommer att beaktas i det fortsatta arbetet. På landstingsstyrelsens vägnar Monika Johansson Landstingsstyrelsens ordförande Jan Grönlund Landstingsdirektör SID 3(3)

8

9 REVISORERNAS för resultatet av revisionen 2015 i LANDSTINGET SÖRMLAND Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel hemsida ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 1(40)

10 Sammanfattning... 3 Bakgrund... 5 Revisionsdialog... 6 Revisionens granskningar Revisionens uppföljning av tidigare granskningar Landstingets uppföljning enligt reglementet Årsredovisning Nämndernas verksamhetsberättelser Aktiebolag och förbund Ägarstyrning Uppföljning av de strategiska målen Medborgarperspektiv Personalperspektiv Process- och förnyelseperspektiv Miljöperspektiv Ekonomiperspektiv Granskning av räkenskaper Intern kontroll rapportering Bilagor ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 2(40)

11 REVISORERNAS 2015 Sammanfattning Årets samlade rapportering ger i stort en rättvisande bild av Landstinget Sörmlands verksamhet, resultat och ställning och vår granskning har inte visat på några väsentliga felaktigheter. Vi bedömer att verksamheten i allt väsentligt bedrivits ändamålsenligt och på ett sätt som är ekonomiskt tillfredsställande. Den interna kontrollen bedöms sammantaget som tillräcklig, men möjlig att förbättra. Vid vår bedömning av måluppfyllelsen har följande noteringar gjorts: Medborgarperspektivet Två landstingsövergripande indikatorer - ingen av indikatorerna når årets målvärde Vi saknar rapportering av vidtagna åtgärder i syfte att öka medborgarnas nöjdhet Personalperspektivet En landstingsövergripande indikator - utfallet är nära årets målvärde Indikatorn mäter bara en del av det strategiska målet inom perspektivet problemområden finns kring fortsatt ökad sjukfrånvaro samt både att rekrytera och behålla personal Process- och förnyelseperspektivet Två landstingsövergripande indikatorer ingen av dem når årets målvärde Hälso- och sjukvården uppfyller inte heller under 2015 den lagstadgade nationella vårdgarantin och försämrade resultat redovisas för tillgänglighetsindikatorerna jämfört med föregående år. För indikatorn prioriterade förändringsområden är målvärdet nära men vårdplatssituationen är fortsatt ansträngd och andel patienter som lämnat akutmottagningarna inom 4 timmar har minskat jämfört med året innan Miljöperspektivet En landstingsövergripande indikator utfallet har förbättrats under året men det är långt kvar till målet Ekonomiperspektivet Två landstingsövergripande indikatorer båda når sina målvärden Det positiva resultatutfallet mot budget beror framförallt på att avsatta medel för satsningar inte har disponerats fullt ut, en ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 3(40)

12 återbetalning av premier från AFA försäkring samt realisationsvinster vid försäljning av värdepapper Länssjukvårdens resultatmål nås inte, avvikelse mot budget -152,5 mnkr Landstingsstyrelsens utvärdering av målen för god ekonomisk hushållning är att landstinget delvis men inte fullt ut har en god ekonomisk hushållning trots ekonomi i balans. Bilden av måluppfyllelsen rapporteras som komplex och splittrad och problemområden som är svåra att komma tillrätta med är rekrytering av personal, tillgänglighet, vårdplatssituationen, sjuktalen och medborgarnas nöjdhet. Revisorerna delar i stort styrelsens samlade bedömning. De strategiska målen är omfattande och övergripande och indikatorerna mäter bara delar av respektive mål, detta gäller särskilt personalperspektivet. Det finns behov av att utveckla de mätbara indikatorerna ytterligare för att ge en bättre bild av måluppfyllelsen. Inom ekonomiperspektivet vill vi betona att det, för långsiktig ekonomisk balans och i syfte att skapa utrymme för de planerade strategiska investeringarna, är av vikt att förändringen av verksamhetens nettokostnader inte överstiger förändringen av skatter och kommunal utjämning. Återrapporteringen av måluppfyllelsen har förändrats i årsredovisningen jämfört med de två delårsrapporter som avlämnats under året och även mot föregående år. Måluppfyllelsen redovisas inte längre med grönt, gult och rött för respektive perspektiv eller indikatorer. Uppställningen i tabellform saknas för några av indikatorerna och några av indikatorerna är omformulerade jämfört med förra året. Detta försvårar jämförelser av utvecklingen under och mellan år. Årsredovisningen bedöms i övrigt vara informativ och realistisk. Inom flera områden redovisas könsuppdelad statistik enligt fullmäktiges krav. En sammanfattning finns, liksom tidigare, per perspektiv, där delar av respektive perspektivs utfall och utmaningar beskrivs och analyseras. Den interna kontrollen har under årets stärkts när det gäller rutiner kring fakturering av klinikfärdiga patienter inom Länssjukvården och lagerhanteringen inom Hjälpmedelscentralen och bedöms nu som tillräcklig. För flera av enheterna inom landstingsstyrelsens ansvar har det systematiska arbetet med interna kontrollplaner och uppföljning utvecklats positivt. Fortsatta utvecklingsområden finns gällande interna kontrollplaner för den gemensamma nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård, den gemensamma patientnämnden samt landstingsstyrelsens finansverksamhet. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 4(40)

13 Bakgrund Revisorernas granskning av verksamheten under 2015 har utförts i enlighet med kommunallag, god revisionssed och revisionsreglemente. Revisorerna granskar all verksamhet som bedrivs inom styrelsens, nämndernas och fullmäktigeberedningarnas verksamhetsområden. Revisorerna granskar på samma sätt, genom de revisorer eller lekmannarevisorer som utsetts i företag och stiftelser även verksamheten i de av Landstinget Sörmland ägda företagen och förvaltade stiftelserna. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Revisorernas samlade bedömning delges landstingsfullmäktige inför deras beslut i ansvarsfrågan i samband med att landstingets samlade årsredovisning behandlas. Utöver beslut i ansvarsfrågan för styrelser och nämnder har fullmäktige även att ta ställning till instruktioner för sina ombud inför behandling av ansvarsfrågan vid kommande stämmor i landstingets bolag och förbund. Underlag för detta är de granskningsrapporter och revisionsberättelser som avges av lekmannarevisorer och revisorer i bolagen och förbunden. Granskningen har under året skett enligt den revisionsplan som upprättats av revisorerna i samråd med landstingsfullmäktiges presidium. Planen har baserats på en bedömning av väsentlighet och risk. Den årliga granskningen omfattar grundläggande granskning, fördjupade granskningar samt granskning av verksamhetsberättelse och delårsrapport. Revisorerna biträds av sakkunniga i sitt arbete. Under denna period har dessa liksom föregående år bestått av ett eget revisionskontor samt externa konsulter. Gemensam Patientnämnd, Gemensam nämnd för samverkan kring socialtjänst och vård (NSV), Habiliteringsverksamheten, Dammsdal samt FM-enheten har granskats av EY. Granskning av de gemensamma nämnderna, Patientnämnd respektive NSVnämnd, utförs av landstinget även på uppdrag av revisorerna i länets kommuner. Planering och utvärdering av detta uppdrag sker gemensamt mellan landstingets och kommunernas revisorer. För Gemensam nämnd för samverkan mellan Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland, i dagligt tal kallad DU-nämnden är Landstinget Sörmland värdlandsting. Granskning av DU-nämnden har genomförts av EY på uppdrag av Landstinget Sörmlands revisorer och revisorerna i Landstinget Västmanland. Planering och utvärdering av detta uppdrag sker också gemensamt mellan de båda landstingens revisorer. Landstinget i Uppsala län är värdlandsting för den gemensamma Varuförsörjningsnämnden som har bildats av landstingen i Dalarna, ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 5(40)

14 Västmanland, Uppsala län, Sörmland och Region Örebro län. Granskningen av denna nämnd utförs av Landstinget i Uppsala län som sedan avrapporterar till de övriga landstingens revisorer. Revisionsdialog Som en del i den grundläggande granskningen träffar revisorerna nämnderna och förvaltningsledningarna i ett forum som kallas Revisionsdialog. Revisionsdialogen är en träff utöver den genomgång av bokslutsgranskningen som genomförs i mars-april varje år. Från revisionen deltar en granskningsgrupp bestående av den revisor som är utsedd läsare av protokoll för nämnden, ordförande eller vice ordförande i revisionen och en tjänsteman från vårt revisionskontor. Från nämnden deltar oftast presidiet och förvaltningschef. Vid dialogen tas eventuella synpunkter eller kritik upp från revisorerna i föregående års revisionsberättelse och eventuella synpunkter från den löpande granskningen under året. I dialogen behandlas även frågor för att kartlägga den interna styrningen och kontrollen i nämnden. Frågor skickas i förväg till nämndens presidium och förvaltningschef. Syftet med revisionsdialogen är att nämndens presidium och förvaltningschef på ett tidigt stadium ska få del av revisorernas synpunkter för att säkerställa riktigheten i underlagen för revisorernas bedömning och därmed också ge revisorerna en mer solid grund för ansvarsprövningen. Dessutom ges nämnden tillfälle att, utifrån revisionsdialogen, agera mot bakgrund av de synpunkter som lämnats av revisorerna. Revisionsdialog genomfördes under 2015 med samtliga nämnder och landstingsstyrelsen. Detta planeras även för hösten Revisionens granskningar 2015 Nedan görs en kort sammanfattning av de granskningar som revisorerna genomfört och avrapporterat under året. Rapporterna och de svar som lämnats av nämnd/förvaltning finns tillgängliga på revisionens hemsida ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 6(40)

15 Granskning/ verksamhet/nämnd Granskningsrapport 2014/samtliga nämnder Rapporten omfattar - Revisionens iakttagelser Granskning av årsbokslut och verksamhetsberättelse per förvaltning rapporterats till respektive nämnd Kommentarer i lämnade svar från verksamhet/nämnd Inga skriftliga svar begärs bokslutsträffar med samtliga nämnder Revisorernas redogörelse 2014/LS Revisorernas bedömning av delårsrapport 2015/LS Tillgänglighet för kroniskt sjuka - Länssjukvården/LS - Primärvården/PVN Granskning av årsredovisningen Redovisas ej i detta dokument Granskning av delårsrapport 2 avseende mål för god ekonomisk hushållning Granskning av om landstinget vidtar ändamålsenliga åtgärder för att säkra tillgängligheten för kroniskt sjuka och personer med nedsatt autonomi. Sammanfattande bedömning att landstingstyrelsen inte i tillräcklig utsträckning vidtar åtgärder. Det finns brister i landstingets kvantitativa uppföljningar av eventuella undanträngnings- och prioriteringseffekter, då styrelser och nämnder inte efterfrågan någon uppföljning. Indikatorer som mäter eventuella undanträngningseffekter behöver utvecklas. Begärs ej Många insatser har gjorts för att gynna de mest sjuka och personer med nedsatt autonomi. Flera projekt pågår för ytterligare förbättringar och insatser. För primärvården är det viktigt att påpeka att det är Regelbok för bedrivande av primärvård i Sörmland som styr vården. För tillgängligheten är det en tydlig styrning mot telefontillgänglighet och läkartid inom 7 dagar. Om målen inte nås ges kännbara ekonomiska avdrag. Följderna kan påverka tillgängligheten för patienter med kroniska tillstånd. Under 2015 gör Hälsovalsenheten en kartläggning av målgruppen, för att utvärdera undanträngningseffekterna. Syftet är att skapa tydliga krav i vår ersättningsmodell för att säkerställa vården av multisjuka och äldre. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 7(40)

16 Uppföljning av bifallna motioner LD-stab och Verksamhets- och ledningsservice/ls Överföring av patientinformation - Länssjukvården/LS - Primärvården/PVN Landstingets konst/ls Former för återrapportering till landstingsfullmäktige behöver tydliggöras. Rekommendationer lämnas för det fortsatta utvecklingsarbetet. En granskning av om landstinget säkerställer att överföring av patientinformation sker på ett ändamålsenligt sätt i sjukvården så att patientsäkerheten inte äventyras. Sammanfattande bedömning är att landstinget endast delvis säkerställer att överföring av patientinformation sker på ett ändamålsenligt sätt. Bland annat lyfts att informationen till patienten är ett förbättringsområde. Både rutiner och arbetssätt anses behöva utvecklas för att förbättra den information som ges till patienten. Interna styrningen och kontrollen är tillfredsställande men LS behöver tydliggöra landstingets resurser för inköp och förvaltning. Strukturerade rutiner för värdering bör upprättas. Förvaltningen delar Revisionens synpunkter och kommer att beakta dessa i sitt fortsatta arbete. Arbete som förväntas ge bättre informationsöverföring pågår. Bland annat har förbättringar genomförts i Prator som är det IT-stöd för samordnad individuell planering som används i kommunikation mellan landstinget och kommunerna. Utbildningsinsatser genomförs där också patientens medverkan i den samordnade vårdplaneringen dokumenteras. Förbättrad vårddokumentation, nytt journalsystem, utökat användande av NPÖ (Nationell Patientöversikt) samt ny version av avvikelserapporteringssystemet nämns också som åtgärder och pågående projekt för förbättring. För information till patienter pågår arbete med förstärkt utskrivningsprocess och kommande införande av journal på nätet kommer att ge väsentligt ökade möjligheter för delaktighet. LS delar Revisionens uppfattning och kommer att ta hänsyn till rekommendationerna i det fortsatta arbetet. Riktlinjen med 1 %-regeln kommer att ses över och anpassas till de stora investeringar som planeras. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 8(40)

17 FM-enheten, styrning, uppföljning och intern kontroll/ls Granskningen har visat att styrningen av FM-enheten är förknippad med flera problem. Enhetens uppdrag är i huvudsak tydligt gentemot kärnverksamheten där FMenheten ska vara en professionell beställare av stödtjänster. Däremot finns en otydlighet avseende i vilken grad FM-enheten ska vara både beställare och utförare. Bristen i tydlighet gäller relationen till landstingets servicebolag Sörmland Landstingsservice AB Former för samverkan/nsv Granskning av om den gemensamma nämnden säkerställer att formerna för samverkan med övriga ansvariga nämnder hos huvudmännen tillgodoser en ändamålsenlig verksamhet. Utvecklingsområden finns i former för hur nämndens beslut ska implementeras hos huvudmännen samt hur nämndens verksamhet fortlöpande ska rapporteras till huvudmännen enligt reglementet. Avvikelser mot mål och överenskommelser hanteras i första hand inte av den gemensamma nämnden utan hos respektive huvudman. Här borde Länsstyrgruppen kunna ha en viktig funktion i att förmedla avvikelser till nämnden som sedan kan vidta åtgärder för att kompensera dessa. Svar begärt till den 10 juni 2016 Svar begärt till den 10 juni 2016 ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 9(40)

18 Interna kontrollen i den löpande redovisningen Patientnämndens kansli/pn Dammsdal/KUF Regionsjukhuset Karsudden/LS LD-stab/LS Primärvården/PVN Länssjukvården/LS Kontoanalyser och granskning av ett urval av verifikat i syfte att bedöma den interna kontrollen i redovisningen. Separat rapportering och bedömning till varje förvaltning/nämnd. Sammanfattningsvis har vi bland annat noterat att ange uppgifter om syfte och deltagare har förbättrats, rutiner för bland annat kontraattester och hantering av moms behöver stärkas samt konsekvent tillämpning av landstingets kontoplan vid kontering kan utvecklas Förvaltningarna kommer att fortsätta att vidareutveckla interna rutiner, samarbete och gränsdragning med Samlad Redovisning. Från 2016 kommer landstingets omorganisation ge möjlighet till ytterligare kraftsamling för att tydliggöra rutiner, öka förståelsen och kunskapen kring dessa. Under året har dialog förts med Kultur & Utbildning kring den säkerhetsgranskning som Revisionen påbörjade 2014/2015. Den avser säkerhetsarbetet inom nämnden med inriktning mot hot och våld (personsäkerhet) inom skolverksamheterna. Granskningen är ännu inte avslutad på grund av låg svarsfrekvens. De skolor som lämnat svar tidigare har nu framfört önskemål om att få uppdatera dessa. Detta mot bakgrund av den gemensamma utbildning gällande hot och våld som genomförts för skolorna under året. Av nämndens verksamhetsberättelse framgår fortsatt att skolornas elever ska utbildas och övningar genomföras under Revisionens uppföljning av tidigare granskningar Revisionen genomför sedan några år tillbaka en mer strukturerad uppföljning av granskningar som genomförts tidigare år. Följande bedömningar har gjorts efter det att uppföljning skett via skriftliga frågor ut i verksamheterna under året för nedanstående granskningar; Granskning (genomförd år) Kvalitetssäkring av medicinteknisk utrustning, Länssjukvården (2011) Bedömning efter uppföljning Förbättringsåtgärder vidtagna avseende formalisering av ansvarsförhållanden och styrande dokument som beslutats. Ingen ytterligare granskning bedöms nödvändig för tillfället. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 10(40)

19 Rutiner för hantering av timanställning i Heroma, Länssjukvården, Karsudden, Verksamhets-och ledningsservice, Kultur och Utbildning (2013) Intern styrning och kontroll i landstingets gemensamma kund- och leverantörsprocesser, VLS (2013) Intern kontroll, byggprojekt FM-enheten (2014) En fördjupad granskning av landstingets lönehanteringsprocess kommer att lyftas in i Revisionsplanen för i syfte att bedöma rutiner och genomförda förändringar. De synpunkter som Revisionen framförde i granskningen har fortsatt beaktats i planering för att försöka lösa i den mån de inte redan åtgärdats. Behörighetsrutiner har uppdaterats och det nya ekonomisystemet kommer att ge möjligheter till en förbättrad behörighetshantering. Eftersom många förändringar som påverkar området pågår i landstinget (bland annat nytt ekonomisystem och ny tjänstemannaorganisation) planeras ingen fördjupad granskning för tillfället. Granskningen visar att tidigare rekommendationer har följts och den interna kontrollen har stärkts. Ingen ytterligare fördjupad granskning bedöms nödvändig för tillfället. Landstingets uppföljning enligt reglementet Årsredovisning Landstingsstyrelsen ska till landstingsfullmäktige upprätta årsredovisning totalt för landstinget. I årsredovisningen ska redogöras för verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen vid räkenskapsårets slut. Vidare ska måluppfyllelsen samt relevanta nyckeltal utvärderas. Landstingsstyrelsens utvärdering av landstingets samlade system för intern kontroll ska rapporteras i årsredovisningen. Nämndernas verksamhetsberättelser Efter årets slut ska nämnden lämna en verksamhetsberättelse som utvärderar årets verksamhet samt hur fastställda åtaganden, indikatorer, aktiviteter och eventuella uppdrag har uppfyllts. Verksamhetsberättelsen är nämndens återrapportering till landstingsstyrelsen. Den ska även innehålla ekonomiskt utfall för året och relevanta nyckeltal. Resultatet av den interna kontrollen enligt av nämnden fastställd internkontrollplan redovisas också. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 11(40)

20 Måluppfyllelsen av de strategiska målen kommer sedan att bedömas i landstingets årsredovisning som avges från landstingsstyrelsen till landstingsfullmäktige. Vår granskning i detta avsnitt avser i vilken utsträckning anvisningarna följts och om verksamhetsberättelserna innehåller den avrapportering som efterfrågas. Vår bedömning är att nämndernas rapportering är bra strukturerad och att modellen med indikatorer och målvärde fortsatt har utvecklats positivt. I och med den förändrade nämndorganisationen som trädde i kraft vid ingången av 2015 har nu landstingsstyrelsen rollen av nämnd för flera verksamheter. Vi noterar att landstingsstyrelsen inte har behandlat sin egen verksamhetsberättelse vid tidpunkten för vår granskning. Detta är inte i enlighet med landstingets reglemente för planering och uppföljning. Enligt reglementet ska nämnds verksamhetsberättelse beredas i nämnd under februari/mars. Det som i år granskats av oss är berättelsen som behandlades i Finans- och regionalutvecklingsutskottet 15 mars Detta gäller den samlade Verksamhetsberättelse 2015, Landstingsstyrelsen, med sex stycken bilagor Länssjukvården, Karsudden, Verksamhets- och ledningsservice, LDstaber, Landstingsstyrelsens övriga verksamheter samt Funktionshinder. De kommer enligt dagordningen att behandlas på landstingsstyrelsens sammanträde 5 april. Ärendehanteringen bör förbättras så att reglementet följs. Nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhet har förbättrat sin rapportering som nu innehåller en rapport över respektive enhets ekonomiska utfall. Verksamhetsberättelsen för Patientnämnden innehåller i stort de delar som efterfrågas. För 2015 har inga indikatorer beslutats. Men av vad som framkom vid Revisionsdialogen så har ett arbete pågått under 2015 med ta fram indikatorer och att detta ska finnas i verksamhetsplanen för Revisorerna lyfte också samband med Revisionsdialogen att reglementet inte har reviderats sedan nämnden bildades år 2002 mellan landstinget och länets kommuner varför en översyn bör göras. För den gemensamma nämnden kring socialtjänst och vård har verksamhetsberättelser upprättats för Hjälpmedelscentralen, Vård och Omsorgs College och för FoU i Sörmland i tre separata dokument. Avrapporteringen är informativ och tydlig och för både FoU och Hjälpmedelscentralen anges mål, mått, resultat och åtgärder. Avrapportering saknas kring det interna kontrollarbetet. FoU anger att det varit svårt att rapportera vissa indikatorer då de uppfattas som otydliga och svåra att mäta. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 12(40)

21 Inför 2016 ska en översyn av åtaganden och indikatorer göras för att förbättra redovisningarna. DU-nämndens verksamhetsberättelse består av två dokument, ett för nämndens verksamhet och ett för Inköp. Avrapporteringen är informativ och tydlig och för Inköp mål, mått, resultat och åtgärder. Avrapportering saknas kring det interna kontrollarbetet. Helägda bolag Respektive bolags verksamhetsberättelse, för dotterbolagen benämnda årsrapport, innehåller i stort de delar som anvisningen och reglementet för planering och uppföljning anger. Dotterbolagen Landstingsservice och Folktandvården rapporterar båda enligt landstingets styrmodell med formella åtaganden under respektive perspektiv. Aktiebolag och förbund Landstingets revisorer granskar årligen och i den omfattning som följer av god revisionssed, all verksamhet som bedrivs inom landstinget. Detta innebär att revisorerna, genom de revisorer och lekmannarevisorer som utsetts i aktiebolag och förbund även granskar den verksamhet som bedrivs utanför nämndernas verksamhetsområden. För aktiebolag utses auktoriserade revisorer. Dessa granskar verksamheten, på uppdrag av bolagets ägare, utifrån bland annat aktiebolagslag och årsredovisningslag och lämnar sin revisionsberättelse till bolagsstämman. Lekmannarevisorer utses ur kretsen av de förtroendevalda revisorerna, med uppdraget att enligt aktiebolagslagen granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Revisionsberättelser och de sakkunnigas rapporter för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet, Regionförbundet Sörmland och Samordningsförbundet RAR, moderbolaget Vita Huset i Nyköping AB samt dotterbolagen Sörmland Landstingsservice AB, Folktandvården Sörmland AB samt det nybildade D-data AB skall fogas till revisorernas berättelse. Landstingsfullmäktige ska vid ett och samma tillfälle kunna behandla årsredovisning samt revisionsberättelser, granskningsrapporter och rapporter avseende revision i samtliga landstingskommunala bolag, oavsett associationsform. Detta innebär att alla revisionsberättelser för bolag och förbund samt granskningsrapporter från bolagens lekmannarevisorer avseende bolag måste finnas tillgängliga vid avlämnandet av Revisorernas redogörelse. Därmed ges fullmäktige möjlighet att, i fråga om de landstingsägda bolagen, ge ombud på bolagsstämman eventuellt erforderliga direktiv. Detsamma gäller de som valts att representera landstinget i ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 13(40)

22 förbund. Detta innebär också att bolagsstämma alternativt fullmäktige som har att besluta om ansvarsfrihet i landstingsägt bolag/förbund ska göra detta efter Landstingsfullmäktiges behandling av årsredovisningen. Övriga bolag och intresseföreningar Förutom ovan nämnda bolag och förbund har Landstinget Sörmland mindre intressen i Sörmlandsturism utveckling AB och Inera AB (Sjukvårdsrådgivningen). Mindre intressen finns även i ett antal ekonomiska föreningar, däribland Kommuninvest. Revisionsberättelser för dessa bifogas inte denna redogörelse eftersom landstingets revisorer bedömt Landstinget Sörmlands engagemang som mindre betydande i frågan om helheten på landstingets åtagande. Ägarstyrning Hel- och delägda aktiebolag Ökad uppsiktsplikt Enligt kommunallagen ska bolagsordningar i kommunalalandstingskommunala bolag innehålla uppgifter om bland annat det kommunala ändamålet för bolaget, vilka kommunalrättsliga principer som gäller för bolaget och att bolaget ska se till att fullmäktige får ta ställning innan bolagsstyrelsen fattar beslut i ärenden av principiell beskaffenhet eller av större vikt. Landstingsstyrelsen har uppsiktsplikt och en skyldighet att årligen pröva om bolagets verksamhet bedrivs i enlighet med bolagsordning angivet ändamål och angivna principer. För landstingets bolag Vita Huset i Nyköping AB, Sörmland Landstingsservice AB, Folktandvården Sörmland AB och D-data AB har i ägardirektiven skrivits in att styrelsen i respektive bolag vid årets slut, i den officiella årsredovisningen, ska intyga med ledamöternas underskrift att bolaget verkat inom ramen för fastställt ändamål. Så har också skett i årsredovisningarna för år 2015 för de fyra bolagen. Prövningen av landstingsstyrelsen, i nästa steg, kommer att ske vid styrelsens sammanträde 5 april enligt utsänd kallelse med dagordning. Information och kommunikation inom koncernen och med ägaren Under 2015 har en oberoende utvärdering av bolagiseringen av Folktandvården och Landstingsservice genomförts genom Vita Husets försorg. Detta är också i enlighet med ägardirektivet för 2015 för moderbolaget. Utvärderingen har utmynnat i utvecklings- och handlingsplaner. Bland annat har en handlingsplan tagits fram för att förtydliga och stärka det gemensamma uppdraget och samarbetet mellan Landstingsservice och landstingets beställarenhet FM-enheten. En styrgrupp har bildats som ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 14(40)

23 arbetar vidare med representanter från Vita Huset, Landstingsservice, FMenheten, Verksamhets- och ledningsservice samt Medicinsk service. Fokus ligger på roller, mandat, ansvar, prismodell och gemensamma mål. Revisionens egen granskning av om FM-enheten bedrivs utifrån ett tillräckligt tydligt uppdrag och med god intern kontroll har också visat på att gränssnittet mellan LSAB och FM-enheten inte fungerar tillfredsställande och att otydligheten i roller, ansvar och mandat och kommunikationsvägar resulterar i icke värdeskapande administrations- och kommunikationsprocesser som drabbar både FM-enheten, LSAB och kärnverksamheten. Bolagisering av landstingets IT-enhet D-data AB Under året har arbete pågått med att bilda Vita Husets helägda dotterbolag D-data AB. Detta är också enligt ägardirektivet 2015 från landstingsfullmäktige. Bolagsbildningen med styrande dokument är ännu inte formellt behandlade i landstingsfullmäktige, men kommer vad vi erfar, att läggas fram för beslut i april D-datas styrelse valdes redan under 2015 av landstingsfullmäktige och de har påbörjat sitt arbete under året inför verksamhetsstarten. Bolaget startade sin verksamhet 1 januari 2016 och en extern vd har rekryterats med tillträde 1 februari Uppföljning och kontroll av verksamhet som lagts ut på privata utförare Från och med 1 januari 2015 har förändringar i kommunallagen skett i syfte att förbättra uppföljning och kontroll av privata utförare. Fullmäktige har i enlighet med detta antagit ett program med mål och riktlinjer för verksamheter som utförs av privata utförare 1. De antagna riktlinjerna omfattar också landstingets bolag vilket också tagits in i ägardirektiven för bolagen i koncernen. Arbetet med handlingsplan kring risker för och åtgärder mot korruption Landstingsfullmäktige antog i oktober 2015 riktlinjer mot korruption, mutor och jäv för anställda och förtroendevalda i Landstinget Sörmland och de landstingsägda bolagen. Riktlinjerna har antagits av koncernens bolag vid extra bolagsstämmor i december. Implementeringen pågår enligt rapportering från bolagen. 1 Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare, LF 102/15, (ingår i Mål och budget ) ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 15(40)

24 Uppföljning av de strategiska målen I landstingsfullmäktiges Mål och budget, planperioden finns fem strategiska mål, ett per perspektiv 2. Till dessa har landstingsfullmäktige slagit fast åtta landstingsövergripande indikatorer. Dessa ska, enligt budgeten, vara utgångspunkt vid värdering av måluppfyllelsen för respektive perspektiv. Återrapporteringen från landstingsstyrelsen till landstingsfullmäktige har förändrats i årsredovisningen jämfört med de två delårsrapporter som avlämnats under året och även med föregående år. I årsredovisningen finns inte längre måluppfyllelsen för respektive perspektiv eller indikatorer redovisade med grönt, gult och rött. Uppställningen i tabellform saknas också för några av indikatorerna och några av indikatorerna är omformulerade jämfört med förra året. Detta försvårar jämförelser av utvecklingen under året och mellan åren. Skalan grönt-gult-rött har inte ersatts av någon annan strukturerad värdering av måluppfyllelsen per strategiskt mål. En sammanfattning finns, liksom tidigare, per perspektiv, där delar av respektive perspektivs utfall och utmaningar beskrivs och analyseras. Rapporteringen av bedömningen av måluppfyllelse per strategiskt mål och perspektiv i sammanfattningen kan bli mer strukturerad för att ge tydligare underlag för fullmäktige och andra intressenter att bedöma måluppfyllelsen. Årsredovisningen bedöms i övrigt vara informativ och realistisk. Inom flera områden redovisas könsuppdelad statistik enligt fullmäktiges krav. En sammanvägd bedömning av målet för god ekonomisk hushållning finns också redovisad. God ekonomisk hushållning Enligt kommunallagen ska budget innehålla mål och riktlinjer för verksamheten och ekonomin som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Förvaltningsberättelsen ska, enligt kommunal redovisningslag, innehålla en utvärdering av huruvida dessa mål har uppnåtts. I de fall målen inte uppnås, ska planerade och vidtagna åtgärder framgå. Landstingets strategiska mål utgör tillsammans landstingets mål för god ekonomisk hushållning enligt beslut i landstingsfullmäktige. Vid utvärdering av verksamheten är det, enligt budgeten, en samlad bedömning av graden av måluppfyllelse av de strategiska målen som utgör grund för bedömning av den ekonomiska hushållningen. 2 Medborgare-, Personal-, Process- och förnyelse-, Miljö- och Ekonomiperspektivet ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 16(40)

25 Landstingsstyrelsens samlade utvärdering återfinns i årsredovisningens avsnitt Sammanfattning 2015 års resultat. Av utvärderingen framgår att landstinget delvis men inte fullt ut har en god ekonomisk hushållning trots ekonomi i balans. Bilden av måluppfyllelse rapporteras som komplex och splittrad och problemområden som är svåra att komma till rätta med är rekrytering av personal, tillgängligheten, vårdplatssituationen, sjuktalen och medborgarnas nöjdhet. Revisorerna delar i stort landstingsstyrelsens samlade bedömning. De strategiska målen är omfattande och övergripande och indikatorerna mäter bara delar av respektive mål, detta gäller särskilt personalperspektivet. Det finns behov av att utveckla de mätbara indikatorerna ytterligare för att ge en bättre bild av måluppfyllelsen. Av årsredovisningen framgår till stor del vidtagna och planerade åtgärder för att komma tillrätta med de problemområden som rapporteras men kan utvecklas kring medborgarnas nöjdhet. Nedan kommenteras de strategiska målen och dess rapporterade indikatorer samt några av nämndernas/verksamheternas åtaganden under de strategiska målen vilka inte redovisas i landstingets samlade årsredovisning. Medborgarperspektiv Landstinget bidrar till god livskvalitet, en jämlik hälsa samt en livskraftig och levande region genom verksamheter med god kvalitet, tillgänglighet, öppenhet, respektfullhet och delaktighet Två landstingsövergripande indikatorer har beslutats av landstingsfullmäktige och ingen av indikatorerna når årets målvärde. Vid bokslutet 2014 och delårsrapporten augusti 2015 gavs perspektivet gul signal. Utfallen har inte förändrats i någon större utsträckning. Landstingets övergripande indikatorer Andel patienter/brukare/rese närer/kunder som varit nöjda med landstingets tjänster Andel i olika befolkningsgrupper med ett gott självskattat hälsotillstånd Årets målvärde % av mätningarna ska uppnå sina respektive målvärden ÅR 75 % 69 % 1508 DR ÅR 56 % 56 % Indikatorn ny inför 2015 under 2014 var delmätningarna separata indikatorer Kvinnor 68 % Män 69 % 69 % 70 % ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 17(40)

26 Medborgarnas nöjdhet Resultaten från de senast tillgängliga mätningarna är de som enligt årsredovisningen ingår i indikatorn för medborgarnas nöjdhet. Vilka, och hur många, mätningar som ska ingå/ ingår i indikatorn framgår inte tydligt av budget eller årsredovisning. Rapportering sker av mätningar från Vårdbarometern (medborgare), Nationella patientenkäten, NPE (patient) vad gäller hälso- och sjukvård samt egna mätningar som genomförts inom landstingets olika verksamheter för till exempel habilitering, hjälpmedel och kollektivtrafik. För några av mätningarna som avser hälso- och sjukvård redovisas resultaten i tabeller och diagram. Utfallen rapporteras könsuppdelat över tid och i jämförelse med riket vilket är positivt och ger möjlighet att analysera trender. Däremot framgår inte landstingets målvärden av tabeller och diagram för respektive nöjdhetsmått. Utfallen är lägre än riket i samtliga redovisade tabeller för båda könen. Friskaste län Resultaten från mätningarna från Liv & Hälsa ung 2014, Vårdbarometern 2015, Sörmlands Hälsoprogram 2014 samt statistik från SCB rapporteras. Det som rapporteras som resultat för den landstingsövergripande indikatorn Andel i olika befolkningsgrupper med ett gott självskattat hälsotillstånd avser Vårdbarometerns resultat för vuxna över 18 år. I årsredovisningen finns även en tabell med statistik för yngre åldersgrupper. Generellt visar tabellen att kvinnor i alla åldersgrupper, undantaget den yngsta (åk 5), upplever sin hälsa sämre än män. Skillnader har också påvisats i olika grupper i befolkningen. Medellivslängden ligger lägre än riket för både kvinnor och män. Av årsredovisningen framgår också att skillnaden i medellivslängd ökar mellan olika grupper. Åtgärder I de fall målen inte uppnås ska åtgärder framgå av årsredovisningen. I sammanfattningen till perspektivet står för att nå medborgarnas nöjdhet krävs insatser från många håll. För att nå målet friskaste län krävs även bred samverkan, såväl inom landstinget som med andra aktiviteter. Avrapportering sker kring hälsofrämjande insatser och arbete med att skapa en mer jämlik hälsa med målet Sveriges friskaste län. Vi saknar rapportering av vidtagna åtgärder i syfte att öka medborgarnas nöjdhet. Denna rapportering kan utvecklas. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 18(40)

27 Personalperspektiv Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare som deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten En landstingsövergripande indikator har beslutats av landstingsfullmäktige och utfallet är nära årets målvärde. Vid bokslutet 2014 och delårsrapporten augusti 2015 gavs perspektivet gul signal. Utfallet för indikatorn är identiskt med året innan. Landstingets övergripande indikator Årets målvärde Andel engagerade medarbetare utifrån index för hållbart medarbetarengagemang (definition enligt Rådet för Kommunal Analys, RKA) 77 (%) 76 - Kvinnor 76 - Män Medarbetarenkäten Medarbetarenkäten är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet och den psykosociala skyddsronden. Resultatet används på olika organisatoriska nivåer och leder både till generella insatser, som till exempel att erbjuda individuell chefscoaching till samtliga chefer, och att ta fram handlingsplaner på verksamhetsnivå. Enkäten genomförs en gång per och sedan fyra år tillbaka. Vid jämförelse i Kolada, Rådet för Kommunal Analys databas, är Landstinget Sörmlands resultat i nivå med utfallet för övriga landsting/regioner. Vi noterar att andelen som kan rekommendera andra att söka sig till arbetsplatsen har sedan 2012 ökat från 81,6 % till 83,9 %. Uppdelat på yrkeskategori så har läkare lägst utfall vid 2015 års mätning med 78 %. Paramedicinsk personal har högst, 85,4 %. Utfallet för sjuksköterskor är 83,1 %. Någon jämförelse bakåt i tiden per yrkeskategori redovisas inte i årsredovisningen. Kompetensförsörjning och Strategisk rekrytering I revisorernas bedömning av delårsrapport 2 per augusti påtalade vi att rapporteringen under personalperspektivet kunde utvecklas. Rapportering fanns kring flera av de aktiviteter som pågår men vi saknade samlad statistik och analys av personalförändringar inom de bristyrkesgrupper som finns. Rapporteringen har utvecklats positivt men vår bedömning är fortfarande att ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 19(40)

28 det är svårt att få en samlad bild av personalförändringar inom bristyrkesgrupper och saknar analyser av detta. Av statistiken som presenteras inom perspektivet framgår att antal anställda i landstinget ökat med 65 personer under året. I årsredovisningen finns tabeller över antal anställda vid årets slut per yrkeskategori och per nämnd, förvaltning eller motsvarande. Ingående värde och förändring mot föregående år per yrkeskategori eller nämnd/förvaltning framgår inte. Revisionens egen jämförelse mellan åren visar den yrkeskategori som ökat med flest anställda är usk, skötare m fl. (31) Till antalet är sjuksköterskorna den största yrkesgruppen (1 888) och totalt i landstinget har de under året ökat med fem men inom Länssjukvården syns en fortsatt minskning. Av årsredovisningen framgår, under rubriken Samordnad strategisk rekrytering, att 90 sjuksköterskor rekryterats till Länssjukvården. Trots detta rapporterar Länssjukvården i sin verksamhetsberättelse att antalet anställda sjuksköterskor minskat med 24 under året. Motsvarande minskning under 2014 var 13. Av årsredovisningen framgår arbete med strategisk rekrytering och kompetensförsörjning med till exempel möjligheter för undersköterskor att studera vidare till sjuksköterska med studieförmån. Det vi saknar är vidare analyser av varför antalet sjuksköterskor i Länssjukvården fortsätter att minska och på vilket sätt landstinget arbetar med att tillvarata information från medarbetare som väljer att sluta. I arbetet med att vara en attraktiv arbetsgivare är ett systematiskt arbete med avgångssamtal en del som kan leda till ökade kunskaper om hur organisationen kan bli bättre på att attrahera och behålla värdefulla medarbetare. Att visa intresse för medarbetarnas erfarenheter bidrar också till att skapa en positiv bild av landstinget som arbetsgivare. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron är inte längre en av fullmäktige beslutad indikator till det strategiska målet. Måttet sjukfrånvaro i relation till ordinarie arbetstid rapporteras enligt vad som enligt kommunal redovisningslag ska redovisas kring väsentliga personalförhållanden. Årsredovisningen rapporterar om flera insatser som görs i syfte att minska ohälsan, både främjande, förebyggande och rehabiliterande. Trots detta fortsätter sjukfrånvaron att öka. Till största delen förklaras detta av den långa sjukfrånvaron > 90 dagar. Enligt årsredovisningen har 209 personer en lång sjukfrånvaro > 90 dagar vid årets slut, 95 % av dessa är kvinnor. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 20(40)

29 Målvärde i rehab-rutin Sjukfrånvaro totalt 4,7 % 6,2 % 5,7 % 5,3 % - kvinnor 6,9 % 6,4 % 5,8 % - män 3,6 % 3,5 % 3,5 % Varav tid med frånvaro > 60 dagar Andel medarbetare med > 90 dagar 51,5 % 49,6 % 45,8 % 1,9 % 3,1 % 2,7 % 2,4 % Källa: Rådet för främjande av kommunal analyser Av vår granskning på nämnd/verksamhetsnivå framgår att sjukfrånvaron ökat under året i landstingets samtliga förvaltningar undantaget Dammsdal Skola och boende. Där har sjukfrånvaron sjunkit från 8,8 % till 6,6 %. Även i Landstingsservice AB syns en minskning från 6,5 % till 6 %. Process- och förnyelseperspektiv Landstinget levererar effektive och säkra tjänster genom tydliga processer, ständiga förbättringar och samverkan Två landstingsövergripande indikatorer har beslutats av landstingsfullmäktige. Ingen av indikatorerna uppnår sitt målvärde men för andel utvalda områden inom kvalitet som har förbättrats är det nära. Vid bokslutet 2014 och delårsrapporten augusti 2015 gavs perspektivet gul signal. Indikatorerna är nya under Landstingets övergripande indikatorer Andel patienters som fått landstingets tjänster i god tid Årets målvärde DR ÅR 100 % 25 % 50 % Indikatorn ny inför 2015 under 2014 var delmätningarna separata indikatorer Andel utvalda områden inom kvalitet som landstinget förbättrat 80 % 70 % Angavs ej Indikatorn ny inför 2015 För indikatorn tjänster i god tid sker mätning av tillgängligheten inom fyra delområden. Två inom primärvården och två inom specialistsjukvården. Rapporteringen av mätningarnas utfall sker tydligt i tabellform. Tillgänglighet inom Primärvården För mätningarna inom hela primärvården i Sörmland framgår av årsredovisningen att målet nås för besökstillgängligheten till primärvården men inte för telefontillgängligheten. Som helhet rapporteras ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 21(40)

30 telefontillgängligheten blivit något bättre än föregående år men försämrats under slutet av året på grund av bemanningssvårigheter. Primärvårdsnämndens primärvård I landstingets årsredovisning finns ingen återrapportering av måluppfyllelsen, enskilt, för den av primärvårdsnämnden bedrivna primärvården. Av nämndens egen verksamhetsberättelse framgår nedanstående tillgänglighetssiffror; 1512 Nationellt mål Hälsovals mål 1412 Kontakt inom 1 dygn 89 % 100 % >90 % 89 % Läkarbesök inom 7 dgr 92 % 100 % 85 % 93 % Utfallet är detsamma som för hela primärvården. Besökstillgängligheten nås men inte telefontillgängligheten. Nationell statistik över vårdgarantiläget i Sverige 3 visar att kontakt inom 1 dygn är 89 % (hösten 2015) och läkarbesök inom 7 dagar är 90 % (hösten 2015). Tillgänglighet inom den specialiserade vården Inom den specialiserade vården mäts väntetider för nybesök respektive behandling. För tid till behandling uppnås inte tillgänglighetsmålet men det finns en positiv trend och vi noterar att utfallet också är bättre än riket i december För tid för nybesök uppnås inte målet och årsredovisningen rapporterar om en negativ trend. Av årsredovisningen framgår att det under årets tre sista månader inte varit så många sörmlänningar som väntat på nybesök eller behandling inom specialistsjukvården, jämfört med motsvarande perioder, sedan Tillgänglighetsindikator Mål December 2015 December 2014 December 2013 Vårdgaranti Nybesök < 90 dgr 100 % 77 % (riket 82) 91 % 94 % Behandling < 90 dgr 100 % 85 % (riket 79) 91 % 89 % Genomförda (kömiljard) Nybesök < 60 dgr 80 % 60 % 74 % 80 % Behandling < 60 dgr 80 % 72 % 73 % 63 % Källa Länssjukvårdens verksamhetsberättelse ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 22(40)

31 Prioriterade förbättringsområden En tabell presenteras i årsredovisningen med tolv prioriterade förbättringsområden med besvarade med ja/nej till måluppfyllelse. För nio redovisas grönt, Ja, och för tre rött, Nej. Nedan kommenteras några av områdena utifrån vår granskning av Länssjukvårdens verksamhetsberättelse; Akutvårdsprocessen För akutvårdsprocessen anges som mål att andel som lämnar akuten inom fyra timmar och andel mångbesökare ska vara förbättrade. Målet rapporteras i årsredovisningen som uppfyllt men vår granskning av Länssjukvårdens verksamhetsberättelse visar att utfallet för indikatorn Andel patienter som lämnar akutmottagningarna inom 4 timmar har försämrats jämfört med året innan. Måltalet är satt till >80 %, utfallet har haft en fallande trend under flera år och rapporteras till 55 % mot 59 % året innan. Länssjukvården rapporterar också indikatorn Andel mångbesökare på akutmottagningarna. Där är visar utfallet en förbättring, sänkning, för 2015 på 8,5 % jämfört med 8,7 % för 2014, målvärde 5 %. Där har utfallet förbättrats. Vid vår granskning har framkommit att det som avrapporteras som uppfyllt i årsredovisningen avser i vilken utsträckning arbetet med akutprocessen kommit så långt som planerat. Vad som rapporteras bör tydligare definieras i kommande rapportering. Vårdrelaterade infektioner Målet är att minska andel vårdrelaterade infektioner. Målet redovisas som uppfyllt. Detta framgår också av Länssjukvårdens verksamhetsberättelse. Indikatorn Andel vårdrelaterade infektioner har ett målvärde satt till < 6 %. Utfallet vid vårens punktprevalensmätning är 6,7, under 2014 var utfallet 7,5 %. Vårdrelaterade infektioner har minskat. Trycksår Målet är att minska andel patienter med trycksår. Målet redovisas som uppfyllt. Länssjukvården rapporterar om Andel patienter med trycksår och målvärdet < 10 %. Utfallet för 2015 är 15,3 % jämfört med 15,4 % för år 2014 (avser länets sjukhus exklusive Regionsjukhuset Karsudden). Enligt verksamhetsberättelsen har de flesta patienter, 92 %, med risk för trycksår förebyggande eller behandlade madrasser. Trycksår har minskat men ligger fortfarande långt ifrån målvärdet. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 23(40)

32 Följsamhet till basala hygienrutiner och klädregler som också mäts inom patientsäkerhetsarbetet ingår inte bland de prioriterade förbättringsområdena i tabellen. Där rapporterar Länssjukvården om en försämring, 65 % jämfört med föregående års 69 %. Det är fortfarande långt till målvärdet som är satt till 100 %. Vårdplatser Målet är att antal ofrivilligt stängda vårdplatser ska minska. Målet uppfylls inte. Detta framgår också av Länssjukvårdens verksamhetsberättelse. Samtliga sjukhus i länet har stängda vårdplatser och antal disponibla vårdplatser, platser med full bemanning och utrustning, har minskat från 435 till 412 jämfört med föregående år. Verksamheten har enligt sin rapportering 518 fastställda vårdplatser. Länssjukvården rapporterar om att svårigheter med bemanning, ombyggnationer samt personalens sjukfrånvaro är faktorer som kan minska antalet vårdplatser. Enligt årsredovisningen behöver hälso- och sjukvården arbeta med att bli mer robusta samt mindre sårbara för variationer i rekryteringsmöjligheterna av sjuksköterskor genom alternativ till att bemanna vårdplatserna. Miljöperspektiv Landstinget bedriver ett miljöarbete fokuserat på att minimera miljöbelastning och förebygga föroreningar genom att arbeta med prioriterade miljöaspekter En landstingsövergripande indikator har beslutats av landstingsfullmäktige. Indikatorn når inte sitt målvärde. Vid bokslutet 2014 gavs perspektivet gul signal och i delårsrapporten augusti 2015 röd signal. Landstingets övergripande indikator Årets målvärde December 2015 Augusti 2015 Andel indikatorer i landstingets miljö- och klimatprogram som uppnår sitt målvärde 100 % 50 % 30 % Landstingets miljö- och klimatprogram för innehåller ett antal åtaganden och indikatorer som följs upp på årsbasis. Av årsredovisningen framgår att ledningen gjort en genomgång av miljöledningssystemet under ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 24(40)

33 året. Denna har inneburit att en översyn skett av indikatorerna och dess målvärden samt att redovisning av nådd effekt på årsbasis klargjorts. De delmål/indikatorvärden som var tänkta att uppnås under 2015 har inte uppnåtts i önskad utsträckning, 7 av 14 har nåtts. I årsredovisningen finns programmets 14 indikatorer tydligt redovisade. Av årsredovisningen framgår att förslag på kompletterande konkreta åtgärder inom alla miljömålsområden har identifierats och bör kunna hjälpa till i arbetet med måluppfyllelsen till slutåret Vi noterar att resor med egen bil i tjänsten ökat enligt årsredovisningen. Enligt tidigare riktlinjer för resor ska färdsätten prioriteras med i första hand allmänna kommunikationsmedel - företrädesvis tåg. Om bil ska användas så ska förmånsbil, behovsbil, extern hyrbil väljas före egen bil. Rutiner som säkerställer att riktlinjen följs bör upprättas. Ekonomiperspektiv Landstinget har en stark ekonomi i balans Årsredovisningens avsnitt Ekonomiperspektivet innehåller ingen inledning med koppling till landstingets strategiska mål inom perspektivet vilket finns för övriga perspektiv. Utfallen för indikatorerna nedan redovisas i avsnittet Sammanfattning 2015 års resultat i inledningen av årsredovisningen. Vid bokslutet 2014 och i delårsrapporten augusti 2015 gavs perspektivet grön signal. Landstingets övergripande indikatorer Ekonomiskt resultat beräknat enligt kommunallagens krav på balans Ekonomiskt resultat över en fyraårsperiod (mätt på balanskravsresultat) Årets målvärde Utfall december > mnkr 2 % av skatter, utjämning och generella statsbidrag över en fyraårsperiod 2,7 % Landstinget visar ett utfall på 190 mnkr mot budgeterat 113 mnkr. Detta beror framförallt på att avsatta medel för satsningar, 92 mnkr, inte har disponerats fullt ut, en återbetalning av premier från AFA, 40 mnkr, samt realisationsvinster vid försäljning av värdepapper, 46 mnkr. Tabellen som följer är hämtad från landstingets bokslutskommuniké ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 25(40)

34 Verksamhetens nettokostnad har totalt ökat med 5 % jämfört med föregående år (f å 6,5 %), exklusive jämförelsestörande poster (återbetalning AFA försäkringen) är ökningen 4,8 %. För skatter och statsbidrag redovisas en ökning för året med 4,7 % (4,2 %). Vi vill betona att det för långsiktig ekonomisk balans och i syfte att skapa utrymme för de planerade strategiska investeringarna är av vikt att förändringen av verksamhetens nettokostnader inte överstiger förändringen av skatter och kommunal utjämning. Landstingets likviditet är fortsatt god men eftersläpningar finns i landstingets investeringar vilket påverkar likviditeten positivt. Årets investeringar uppgår till 537,8 mnkr mot budget 1 165,9 mnkr. Verksamheternas/Nämndernas resultat Samtliga nämnder utom Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård visar resultat i nivå med budget eller bättre. Nedan redovisas kortfattat de iakttagelser vi gjort vid granskning av respektive nämnd/förvaltning. För landstingsstyrelsens ansvarområde redovisas en total budgetavvikelse på + 78,6 mnkr. För de olika verksamhetsområden, där landstingsstyrelsen från januari 2015, ansvarar som nämnd finns stora budgetavvikelser, både positiva och negativa. På den negativa sidan så är skatter och utjämning lägre än budgeterat och länssjukvården gör ett stort underskott under året. På den positiva sidan redovisas lägre nettokostnadsutveckling, som delvis beror på att satsningar inte effektuerats fullt ut under året. En engångsintäkt från AFA försäkringar påverkar positivt liksom den värdepappersförsäljning som skett under året. De finansiella kostnaderna är också lägre än budget kopplat lägre fastighetsinvesteringar än budgeterat. Nedan kommenteras några av landstingsstyrelsens verksamheter samt övriga nämnders resultat. ORG NR h:\revisionskontoret\gemensam\bokslut, budget\bokgrrap\2015\landstinget\revisorernas redogörelse_slutlig.docx Utskriftsdatum: :23 SID 26(40)