Arbetsutskottets förslag till beslut. Landstingsstyrelsens beslut

Transkript

1 Landstingsstyrelsens arbetsutskott PROTOKOLL D A T U M D I A R I E N R LS-LED Yttrande över revisorernas redogörelse 2010 Arbetsutskottets förslag till beslut Landstingsstyrelsens beslut 1. Yttrandet godkänns och överlämnas till landstingets revisorer. Ärendet Revisorerna har granskat 2010 års bokslut och räkenskaper och överlämnat sin redogörelse till styrelsen med begäran om svar på vilka åtgärder styrelsen avser att vidta. Förvaltningen redovisar i detta ärende sitt förslag på yttrande till revisorerna. Beslutsunderlag - Tjänsteutlåtande den 2 maj Förslag på yttrande, den 5 maj 2011, rev den 16 maj Protokollsutdrag till Landstingets revisorer Revisionskontoret Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR SID 1 (1)

2

3 Landstingsstyrelen D A T U M D I A R I E N R LS-LED Landstingsrevisionen Svar på revisorernas redogörelse 2010 Revisorernas granskning av 2010 års bokslut och räkenskaper är avslutad och revisorernas redogörelse har överlämnats till styrelsen med begäran om svar på vilka åtgärder styrelsen avser att vidta. 1 Allmänt Revisionens intryck är att den samlade rapporteringen i stort ger en rättvisande bild av landstingets verksamhet, resultat och ställning. Verksamheten har i allt väsentligt bedrivits ändamålsenligt och på ett sätt som är ekonomiskt tillfredsställande. Resultatet enligt årsredovisningen är i huvudsak förenligt med de finansiella mål och verksamhetsmål som fullmäktige beslutat. Den interna kontrollen bedöms sammantaget som tillräcklig, men möjlig att förbättra. Revisorerna lyfter i sammanfattningen fram vissa särskilda förhållanden vilka inleder detta svar. Övriga synpunkter från granskningen kommenteras i den följd de redovisas i redogörelsen. 2 Särskilda noteringar 2.1 Länssjukvårdsnämndens ekonomi Revisorerna pekar på att hälso- och sjukvårdsnämnden under 2010 inte uppfyllt fullmäktiges mål att uppnå och behålla en ekonomi i balans som är långsiktigt ekonomiskt hållbar. De åtgärder som genomförts har inte fått tillräckligt genomslag under Revisorernas bedömning är att nämnden har vidtagit tillräckliga åtgärder för att beviljas ansvarsfrihet och inte heller erhålla någon anmärkning. Revisorerna förväntar sig dock att den nya länssjukvårdsnämnden kommer till rätta med obalansen i ekonomin. Landstingsstyrelsens svar: Redan vid ingången av 2011 har hälso- och sjukvårdsförvaltningen flaggat för ett betydande underskott för innevarande år. Med anledning av detta har länssjukvårdsnämnden gett förvaltningen i uppdrag att ta fram en åtgärdsplan för att åtgärda underskottet. Nämnden kommer att behandla åtgärdsplanen vid sitt junisammanträde. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel landstinget.sormland@dll.se SID 1(7)

4 För att så långt som möjligt minimera ett befarat underskott totalt för landstinget, har landstingsstyrelsen (LS 72/2011) och landstingsfullmäktige (LF 16/2011) beslutat om åtgärder för att sänka nettokostnaderna i landstinget år Landstingsstyrelsens interna kontroll Revisorerna anser att landstingsstyrelsens interna kontroll under början av 2010 inte varit tillräcklig på grund av bristfälliga rutiner vid utbetalning av fasta arvoden samt att detta har medfört att landstinget lidit skada. Revisorerna anser att organisation och ansvar avseende den rutin som omgärdar förtroendevaldas ersättning bör bli föremål för genomgång. Rutinen bör även dokumenteras. Landstingsstyrelsens svar: I oktober 2010 antog landstingsfullmäktige ett nytt arvodesreglemente där grunderna för de fasta arvodena slogs fast. Den förtroendemannabudget som styrelsen beslutade om under senhösten innehöll en tydlig redovisning av vad varje fast arvode skulle kosta per månad och på helår under Vid årsskiftet lades redovisningen av förtroendemannabudgeten om så att det numera är möjligt att för varje månad se exakt hur många kronor som betalats ut i landstingsrådsarvoden, gruppledararvoden respektive ordförandearvoden. Utfallet redovisas hela tiden i förhållande till förtroendemannabudgetens medel för dessa arvoden. Resultatet vad gäller förtroendemannabudgeten kommer att redovisas i såväl delårsrapport 2 som i bokslutet för landstingsstyrelsen. I dessa redovisningar kommer utfallet för de fasta arvodena tydligt att framgå. Ansvaret för faktiska justeringar av de fasta arvodena i lönesystemet ligger sedan hösten 2010 på administrativa chefen. Det innebär att inga förändringar får göras utan att denne skriftligen meddelat lönekontoret detta. Meddelandet ska innehålla uppgift om vilka arvoden som ska upphöra eller påbörjas, förändringar av befintliga arvoden samt tidpunkten för när sådana ändringar ska börja gälla. Vidare ska meddelandet hänvisa till det fullmäktigebeslut som föranlett förändringen. Meddelandena ska förvaras på lönekontoret som verifikationer. Landstingsstyrelsens internkontrollplan för 2011 innehåller också en planerad detaljgenomgång av utbetalningarna av samtliga fasta arvoden vid en tidpunkt under året. Landstingsstyrelsens bedömning är att det numera är en mycket god ordning på och kontroll av utbetalningar av fasta arvoden. 2.3 FM-enhetens årsredovisning Revisorerna ser allvarligt på att det inte gått att fastställa om FM-enhetens redovisade resultat- och balansräkning ger en rättvisande bild och ställning för räkenskapsåret Landstingsstyrelsens styrning och kontroll av FMenheten har varit bristfällig. SID 2(7)

5 Landstingsstyrelsens svar: Ekonomienheten har tillsammans med FMenhetens ekonom och Samlad redovisning identifierat och påbörjat ett antal aktiviteter och förbättringsåtgärder för att säkerställa en rättvisande redovisning. 2.4 Nationell vårdgaranti, Hälso- och sjukvården Revisorerna noterar att Hälso- och sjukvården inte heller under 2010 uppfyller målet om att uppnå den nu lagstadgade nationella vårdgarantin. Dock har verksamheten under 2010 nått huvuddelen av de nationella mål som satts upp inom ramen för den så kallade Kömiljarden. Landstingsstyrelsens svar: Under 2011 kommer uppföljning och rapportering av bl. a den nationella vårdgarantin att ske mer kontinuerligt än vad som gjorts Landstingsstyrelsen tar till sig revisorernas påpekanden och förväntar sig att nämnderna prioriterar åtgärder för att nå den lagstadgade nationella vårdgarantin. 2.5 Nationell vårdgaranti, Habilitering och hjälpmedel Habilitering och Hjälpmedel uppfyller inte målen att uppnå vårgarantin för första besök (Habiliteringsverksamheten, Syncentralen, Pedagogiska hörselvården) och för fördjupad utbildning/insats (Habiliteringsverksamheten). Dessutom noterar revisorerna väntetiden vad gäller den förstärkta vårdgarantin för barn och unga med psykisk ohälsa. Landstingsstyrelsens svar: Inom Habilitering och Hjälpmedel har särskilda satsningar gjorts för att minska väntetider. Det finns brister i rapporteringen vad gäller väntetider, det faktiska utfallet är med stor sannolikhet bättre än det rapporterade. Särskilda åtgärder kommer att vidtas för att rapporteringen ska spegla det verkliga utfallet. Landstingsstyrelsen tar till sig revisorernas påpekanden och förväntar sig att nämnden intensifierar sina ansträngningar att nå målen. 3 Landstingets uppföljning enligt reglementet 3.1 Årsredovisning Revisorerna pekar på att patientnämnden inte fullt ut har tillämpat den nya styrmodellen utan ingår som enhet inom Landstingets ledningsstab (LLS). Detta innebär att det saknas nämndspecifika styr- och måltal samt att årsredovisningen saknar redovisning av hur arbetet med den interna kontrollen bedrivits. Landstingsstyrelsens svar: Arbetet med att implementera landstingets nya styrmodell har varit intensivt och allt är ännu inte på plats. I det fortsatta arbetet ska revisorernas synpunkt beträffande patientnämnden beaktas. SID 3(7)

6 Revisorerna saknar information i årsredovisningen kring den tvist som pågår med Stockholms läns landsting och Västra Götalandsregionen beträffande Regionsjukhuset Karsuddens egna kapital. Revisorerna anser att sådana uppgifter utgör väsentliga förhållanden som kan ha betydelse för ekonomin kommande år. Landstingsstyrelsens svar: Landstingsstyrelsen delar revisorernas uppfattning om att denna information borde ha framgått av årsredovisningen. Revisorerna noterar att landstingsstyrelsen i sin årsredovisning rapporterar om utvärdering av effekterna av den nya modellen för resursfördelning till primärvården i enlighet med Reglemente för styrning av primärvård. Däremot saknas motsvarande återrapportering i landstingets årsredovisning. Landstingsstyrelsens svar: Reglementet har reviderats under 2010 och enligt detta ska uppföljning ske i landstingsstyrelsens årsredovisning vilket vi anser har uppfyllts. Revisionen framför att målen för god ekonomisk hushållning utifrån ett verksamhetsmässigt perspektiv behöver konkretiseras ytterligare för att verksamhetens resultat ska kunna bedömas fullt ut. Revisionen anser att vårdgarantin och rehabiliteringsmålen är exempel på särskilda mål som för fullmäktige skulle kunna anses vara av betydelse för god ekonomisk hushållning. Landstingsstyrelsens svar: Konkretisering av god ekonomisk hushållning utifrån ett verksamhetsmässigt perspektiv ska hanteras vid beredningen av landstingets budget för Ägarstyrning Mot bakgrund av att landstingets bolagssfär växer lyfter revisorerna fram behovet av att det upprättas generella rutiner för hur kommunikationsvägarna mellan bolagsorganen och landstinget ska se ut inför och efter beslut i landstingsfullmäktige. Man anser också att utbildning i styrelsearbete och styrelseansvar för styrelseledamöter och ledande tjänstemän inom bolagen bör intensifieras. Landstingsstyrelsens svar: Landstingsstyrelsen instämmer i detta. Inledande utbildning har hållits för denna målgrupp och ytterligare utbildning är planerad till i september med bl a ägar- och koncernstyrning samt redovisnings- och skattefrågor. SID 4(7)

7 Revisorerna framhåller att det också föreligger behov av styrning och uppföljning av landstingets engagemang i olika förbund och övriga forum där landstinget utser ledamöter att representera landstinget och som bedrivs utanför landstingets egen nämndorganisation. Inriktningen för landstingets engagemang i olika förbund och övriga forum bör på samma sätt som för bolag fastställas av landstingsfullmäktige och följas upp via landstingsstyrelsens försorg. Revisorerna anser det extra viktigt att landstingsstyrelsen verkar för att en ägarpolicy fastställs och att en systematiserad ägarstyrning skapas vad avser Regionförbundet Sörmland då ett antal uppgifter som normalt ingår i landstingets åtagande överförts till regionförbundet att sköta. Landstingsstyrelsens svar: Ett av Regionförbundets nuvarande större ansvarsområden är kollektivtrafiken. Vad gäller kollektivtrafiken ska en särskild myndighet skapas som övertar ansvaret från och med Inom Sörmland ska inom kort avgöras om ansvaret av myndigheten ska ligga på landstinget eller även i fortsättningen hos Regionförbundet. När den frågan är avgjord, hur lösningen än blir, är det lämpligt att förtydliga förbundets ansvar, om möjligt med en ägarpolicy. 4 Uppföljning av de strategiska målen 4.1 Medborgarperspektiv Revisionens uppfattning är att en tydlig gemensam strategisk funktion saknas inom hälso- och sjukvården i Sörmland för att driva frågor kring vilken kvalitetssäkrad statistik som borde kunna tas fram för systematiska analyser, vid sidan av den statistik där nationella krav finns. Funktionen borde också fungera som beställare/kravställare i samband med byte/uppgradering av de it-stöd som finns inom förvaltningen. Landstingsstyrelsens svar: Av länssjukvårdsnämndens budgetunderlag för 2012 framgår att en utvecklad uppföljning av såväl produktion, resultat samt insatta resurser är ett för nämnden prioriterat område. Inom LLS/ekonomienheten pågår också ett arbete med att i dialog med hälso- och sjukvårdsförvaltningen utveckla uppföljning av produktivitet och effektivitet. Revisorerna noterar att enligt den anvisning som gått ut från LLS angående årsredovisningen så ska under medborgarperspektivet en uppföljning av jämställdhetsarbetet ske. Revisorerna har inte kunnat finna någon återrapportering av detta. Landstingsstyrelsens svar: Enligt jämställdhetsstrategin ska styrelser och nämnder årligen utvärdera och redovisa resultaten av jämställdhetsarbetet. Detta har också poängterats i anvisningarna till årsredovisningen. Tyvärr har SID 5(7)

8 återrapporteringen inte varit den bästa. Detta tyder på att vi bl a bör utveckla hanteringen av detta område i planerings- och uppföljningsprocessen. 4.2 Miljöperspektiv Av rapporteringen i årsredovisningen har revisorerna noterat att en central funktion för att kunna kontrollera och bedöma köptrohet mot ramavtal fortfarande saknas. Likaså saknas resurser för att genomföra interna miljörevisioner, vilket är ett skall-krav i ISO Konsekvensen av att inte uppfylla kravet är, enligt årsredovisningen, att Landstinget Sörmland inte kan uppnå ett certifierbart miljöledningssystem. Landstingsstyrelsens svar: Landstingsstyrelsens ambition i frågan kvarstår, samtidigt måste tillkommande behov vägas mot andra angelägna satsningar i syfte att uppnå en balans i måluppfyllelsen mellan olika perspektiv. 5 Granskning av räkenskaper 2010 Revisionens intryck av förvaltningarnas och landstingets bokslut är att de i allt väsentligt är upprättade enligt gällande instruktioner men att dokumentationen till boksluten kan förbättras, framförallt inom hälso- och sjukvården och LLS. På grund av olika organisatoriska förändringar har arbetsbelastningen på Samlad Redovisning varit hög. Detta har påverkat kvalitén på årets redovisning. Landstingsstyrelsens svar: En översyn av bemanning och fördelning av arbetsuppgifter har skett på Samlad redovisning där vissa kompetensområden har förstärkts för att minska sårbarheten. En successiv övergång sker också till ett mera processorienterat arbetssätt. Revisorernas noteringar beträffande brister i dokumentationen kommer att beaktas vid kommande bokslut. 5.1 Förvaltade fonder Revisorerna vill påminna om de av Riksdagen beslutade förändringarna i stiftelselagen vilka trädde i kraft 1 januari Ändringarna innebär dels ökad tillsyn genom till exempel registreringskrav på samtliga stiftelser, dels lättnader såsom ökade möjligheter till avveckling för mindre stiftelser. Revisorerna rekommenderar därför att en övergripande genomgång görs av de donationsmedel som förvaltas av landstinget för att säkerställa korrekt hantering. I samband med detta bör även landstingsgemensamma rutiner för administration och redovisning avseende donationsfonder och stiftelser upprättas, liksom samlad hantering övervägas. Till följd av ändringarna i kommunallagen ska även revisionsberättelser för stiftelser fogas till revisorernas berättelse. Vid 2010 års granskning har vid SID 6(7)

9 upprättande av detta dokument, revisionsberättelser för stiftelserna ännu ej inkommit till landstingets revisorer. Landstingsstyrelsens svar: I landstingsstyrelsens svar på revisorernas redogörelse 2009, var landstingsstyrelsens bedömning att de fonder/stiftelser som återstår efter ett antal permutationer under årens lopp har sådana ändamål som är svåra att permutera eller lämna över till annan huvudman. Landstingsstyrelsen uppfattning var då att det mot bakgrund av den nya lagstiftningen ändå fanns anledning att pröva frågan och i samband därmed också överväga en samlad hantering av redovisningen. Detta arbete har inte kunnat prioriteras under 2010, men ambitionen kvarstår. Under 2011 bör en tidplan tas fram för stiftelsernas bokslutsarbete så att revisionsberättelser hinner inkomma i tid. 5.2 Koncernredovisning Revisorerna pekar på att landstingets andel av Regionförbundet Sörmlands ansvarsförbindelser i form av pensionsförpliktelser och leasingkostnader saknas. Landstingsstyrelsens svar: Det finns anledning att se över vilka uppgifter landstinget behöver ha från bolagen för den sammanställda redovisningen samt komplettera anvisningarna med detta. 5.3 Övrigt Revisionen har gjort särskilda iakttagelser som man redovisar under avsnittet Granskning av räkenskaper Dessa kommer att beaktas i det fortsatta arbetet. 6 Intern kontroll Beträffande uppföljning av kostnadsram för investeringsprojekt inom FMenheten rekommenderar revisorerna att någon form av dokumenterad rutin tas fram för hur och när uppföljning/rapportering skall göras. Till interkontrollplanen kan en punkt vara att följa upp att denna rapportering fungerar. Landstingsstyrelsens svar: En dokumenterad rutin kommer att upprättas enligt revisionens rekommendation. Uppföljning av rutin förs in i den interna kontrollplanen för På landstingsstyrelsens vägnar Åsa Kullgren Ordförande Karin Welin Landstingsdirektör SID 7(7)