6. Bilaga 4, kommersiella villkor

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Växjö kommun Eddie Salgado Upphandling Fasta och mobila operatörstjänster U Sista anbudsdag: Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 6. Bilaga 4, kommersiella villkor Allmänna avtalsvillkor Definitioner I detta avtal avses med; Köpare: Xxxxx kommun Säljare: Xxxxxxxxx Avtalstid Detta avtal gäller från och med till och med Avtalet kan förlängas med 1 år i taget vid sex (6) tillfällen med oförändrade villkor om båda parter är överens om det. Därefter upphör avtalet att gälla. Skriftlig begäran om förlängning skall ske av Köparen till Säljaren senast sex (6) månader före avtalsperiodens slut, i annat fall upphör avtalet att gälla utan vidare uppsägning. Omfattning Avtalet avser operatörstjänster för fast och mobil telefonitrafik med tillhörande tjänster, samt mobilt bredband och mobila anknytningar enligt nedan: * Fasta operatörstjänster som omfattar anslutning mot det publika telenätet. Ett antal basfunktioner ingår som t.ex. direkt vidarekoppling, DTMF-signalering ( tonvalsknappar ), hänvisning till nytt nummer vid byte av operatör och nummer, nummerupplysning, spärr för betalsamtal och portering av nummer vid byte av leverantör. Dessutom erbjuder leverantörerna möjlighet till redundanta anslutningar som exempelvis tvåstationsanslutning och dubblerad utrustning. * Mobila operatörstjänster som omfattar abonnemang för taltrafik över ett publikt mobilnät, men även datakommunikation (mobilt bredband) och Internetaccess över mobilnätet. Ett antal basfunktioner ingår som t.ex. SMS, röstbrevlåda, nummerupplysning, spärr för betalsamtal. Som tillägg finns även e-post, MMS, videosamtal m.m. Det ska gå att koppla ihop mobilabonnemang till abonnentväxlar för att erhålla en s.k. mobil anknytning. Mobil anknytning levereras i olika tjänstepaket och prismodeller. Sida 1 av 11

2 Uppdragets genomförande Säljaren skall vid uppdragets genomförande visa den skicklighet och den omsorg som förutsatts vid avtalets ingående. Säljaren skall i allt visa den kompetens och noggrannhet som krävs och i övrigt biträda köparen med lojalitet och bästa förmåga. Samråd skall ske mellan parterna i den omfattning som krävs för uppdragets genomförande. Säljaren är skyldig att utan dröjsmål till Köparen anmäla behov av ekonomiska resurser, material, arbete eller medhjälp som inte ingår i uppdraget eller vid ändring i direktiv. Köparens skriftliga godkännande skall föreligga innan åtgärd vidtas. Säljaren får icke av annan än Köparen mottaga eller hämta direktiv för uppdragets genomförande i vidare utsträckning än vad Köparen bestämmer. Om levererade tjänster från Säljaren inte uppfyller godtagbar kvalitet skall Köparen ersättas med nya tjänster utan kostnad för köparen. Förbehåll kvantitet Köparen förbinder sig inte att avropa viss bestämd volym. I förfrågningsunderlaget angivet värde är baserat på för Köparen tillgänglig statistik och skall endast ses som uppskattningar av framtida avrop. Statistik Säljaren skall efter anmodan, dock högst två (2) gånger per år, kostnadsfritt lämna uppgift till Köparen om köpta tjänster. Statistiken skall överlämnas via datafil i t.ex. Excel. Statistiken skall kunna erhållas/fås i tre nivåer: 1. per deltagande kommun 2. Länet totalt Statistiken skall omfatta samtliga tjänster Köparen köpt från Säljaren. Igångssättningsskedet Säljaren skall utse en särskild kontaktperson och i övrigt komma överens med kommunens kontaktperson vilka rutiner som gäller från avtalsstart. Informationsansvar Säljaren har informationsansvaret till samtliga kunder vid förändringar såsom omläggning av beställningsrutiner, strukturförändringar inom företaget och dylikt. Informationen skall ske i god tid, dock senast 60 dagar före ikraftträdandet. Beställningsrutiner Köparens önskemål om beställningsrutiner skall i möjligaste mån infrias. Ekonomiska villkor Ersättning Ersättning enligt anbud. I priset ingår samtliga kostnader för genomförande av uppdraget. Samtliga priser är exklusive moms och på fakturor skall momsandelen redovisas separat. Betalningsvillkor Ersättning erläggs månadsvis i efterskott, senast 30 dagar efter godkänd fakturas ankomst Sida 2 av 11

3 och leveransgodkännande. Av fakturan skall tydligt framgå för vilka tjänster ersättning begärs och hur det begärda ersättningsbeloppet beräknats. Betalning sker i svenska kronor (SEK). Faktureringsrutin Faktura skall tillställas av köparen utsedd enhet och enligt de anvisningar som framgår nedan. Fakturering Växjö kommun - elektroniska fakturor Växjö kommun tillämpar elektronisk handel. Anbudsgivare accepterar på Växjö kommuns anmodan anslutning till E-handelssystemet (Visma Proceedo) vad avser elektronisk faktura. Anslutningsformer finns på följande länk: Säljaren utser lämplig kontaktperson inom företaget och kontaktar nedan nämnda kontaktpersoner på Växjö kommun direkt efter undertecknat avtal. Kontaktpersoner Växjö kommun: Elektroniska fakturor: Krister Johansson , krister.johansson@vaxjo.se Fakturering Regionförbundet södra Småland (RFSS) RFSS har elektronisk hantering av leverantörsfakturor. Alla fakturor skannas och tolkas maskinellt. När telefoniansvarig från Regionförbundet södra Småland gör en beställning uppges referens och avdelning till er. Saknas informationen uppmanar vi er att begära denna. Fakturaadress: Regionförbundet södra Småland Referens Avdelning Videum Science Park Växjö För att Er faktura ska bli betald utan dröjsmål måste nedanstående uppgifter finns på 1- Referens, namn på fakturamottagare och enhet anges. 2- Fakturabelopp i svenska kronor 3- OCR nr (alternativ fakturanummer om OCR saknas) 4- Bankgironummer i första hand (plusgironummer om bankgiro saknas) 5- Organisationsnummer Betalningsdatum kommer att beräknas med 30 dagar från fakturans skanningsdatum. Kontaktperson och telefoniansvarig på Regionförbundet södra Småland är Greger Gustavsson greger.gustavsson@rfss.se, Telefon: Mobiltelefon: Fakurering Alvesta kommun Alvesta kommun har infört elektronisk hantering av leverantörsfakturor. Alla fakturor Sida 3 av 11

4 skannas och tolkas maskinellt. När någon från Alvesta kommun gör en beställning är den personen skyldig att uppge referens till er. Saknas informationen uppmanar vi er att begära denna. För Alvesta kommun gäller följande fakturaadress: Alvesta kommun Skanningscentralen Alvesta Som referens anges verksamhetens namn och beställare. OBS! att denna adress endast gäller leverantörsfakturor och dess bilagor. Annan post t.ex. reklam som följer med fakturan ska skickas i separat försändelse till nuvarande adresser, annars når den inte rätt mottagare. För att Er faktura ska bli betald utan dröjsmål måste nedanstående uppgifter finns på 1- Referens, namn på fakturamottagare och enhet anges. 2- Fakturabelopp i svenska kronor 3- OCR nr (alternativ fakturanummer om OCR saknas) 4- Bankgironummer i första hand (plusgironummer om bankgiro saknas) 5- Organisationsnummer Betalningsdatum kommer att beräknas med 30 dagar från fakturans skanningsdatum. Fakturering Lessebo kommun För Lessebo kommun gäller följande: Lessebo kommun använder scannade fakturor Vår fakturaadress är: Lessebo kommun Box Lessebo Samt märk fakturan med referenskod som respektive enhet uppger vid beställningen. Faktuering Markaryds kommun För Markaryds kommun gäller följande: När någon från Markaryds kommun gör en beställning är den personen skyldig att uppge förvaltning, enhet, referensperson och ansvarskod till er. Saknas informationen uppmanar vi er att begära denna. Faktura ska ställas till: Markaryds kommun Förvaltning: Enhet: Referensperson: Ansvarskod: Box Markaryd Sida 4 av 11

5 OBS! att denna adress endast gäller leverantörsfakturor och dess bilagor. Annan post t.ex. reklam som följer med fakturan ska skickas i separat försändelse till nuvarande adresser, annars når den inte rätt mottagare. För att Er faktura ska bli betald utan dröjsmål måste nedanstående uppgifter finns på 1- Referens, sifferkombination t.ex Fakturabelopp i svenska kronor 3- OCR nr (alternativ fakturanummer om OCR saknas) 4- Bankgironummer i första hand (plusgironummer om bankgiro saknas) 5- Organisationsnummer Fakturering Tingsryds kommun För Tingsryd kommun gäller följande: Faktura ska skickas till: Tingsryds kommun Box Tingsryd Sjusiffrigt referensnummer skall anges på fakturan. Referensnummer erhålls av beställaren. För att Er faktura ska bli betald utan dröjsmål måste nedanstående uppgifter finns på 1- Referens, sjusiffrigt nummer 2- Fakturabelopp i svenska kronor 3- OCR nr (alternativ fakturanummer om OCR saknas) 4- Plusgironummer i första hand (bankgironummer om plusgiro saknas) 5- Organisationsnummer Fakturering Uppvidinge kommun För Uppvidinge kommun gäller följande: Uppvidinge kommun använder scanning av fakturor. Vår fakturaadress är: Uppvidinge kommun Box Åseda För att er faktura ska bli betald utan dröjsmål måste nedanstående uppgifter finnas på 1 - Referens 2 - Fakturabelopp i SEK 3 - OCR nr (alternativt fakturanr om OCR saknas) 4 - Bankgironummer i första hand (plusgironummer om bankgiro saknas) 5 - Organisationsnummer Fakturering Älmhults kommun För Älmhults kommun gäller följande: Sida 5 av 11

6 Älmhults kommuns faktureringsrutiner idag: Älmhults kommun har infört skanning av leverantörsfakturor. Alla fakturor skannas och tolkas maskinellt av ett företag i Malmö. När någon från Älmhults kommun gör en beställning är den personen skyldig att uppge ett referensnummer till leverantören. Saknas informationen bör leverantören begära denna. Referensnummer skall anges av Er på fakturan. Vår fakturaadress är: Älmhults kommun Fakturaservice Box Malmö Observera att denna adress endast gäller leverantörsfakturor och dess bilagor. Annan post t.ex. reklam som följer med fakturan ska skickas i separat försändelse till nuvarande adresser, annars når den inte rätt mottagare. För att Er faktura ska bli betald utan dröjsmål måste nedanstående uppgifter finns på 1- Referens, ÄK + 5 siffor 2- Fakturabelopp i svenska kronor 3- OCR nr (alternativ fakturanummer om OCR saknas) 4- Bankgironummer i första hand (plusgironummer om bankgiro saknas) 5- Organisationsnummer Betalningsdatum kommer att beräknas med 30 dagar från fakturans skanningsdatum. Älmhults kommuns faktureringsrutiner under hösten 2010: Älmhults kommun avser att övergå till svefaktura. Antagen leverantör skall i samband med detta kunna skicka elektroniska fakturor inom sex månader från det att kommunen anmanat leverantören till detta. Om leverantören inte efterföljer anmaningen utgår vite med 50 kronor per pappersfaktura. Dröjsmålsränta Om betalning inte erläggs i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. Dröjsmålsränta betalas ej för felaktigt adresserade fakturor. Administrativ avgift Upphandlingsenheten vid Växjö kommun är en intäktsfinansierad enhet. På det sammanlagda faktiska inköpsvärdet skall Säljaren utbetala 1 % samt moms i bonus/avgift till upphandlingsenheten, vilket är inräknat i offererat/avtalat pris. Detta skall ske för samtliga upphandlande enheter för vilka upphandlingen genomförts. Utbetalning skall ske halvårsvis i efterskott (räknat på avtalsår). Avgiften utbetalas specificerad per kommun till: Växjö kommun, upphandlingsenheten, Bankgironummer Leveransvillkor Leverans Följande förutsättningar skall gälla för leverans Sida 6 av 11

7 Avtalad leveransdag Parterna skall fastställa avtalad leveransdag i samband med avtalstecknande. På avtalad leveransdag skall leveransen uppfylla avtalad specifikation, dvs det som överenskommits i avtal eller beställning. Avtalad leveransdag skall ha föregåtts av en leveranstestperiod om 30 arbetsdagar. Om tjänsten under leveranstestperioden i något hänseende avviker från avtalad specifikation, skall leverantören omgående rätta fel och brister på egen bekostnad. Därefter skall en ny 10-dagars leveranskontrollperiod genomföras. Effektiv leveransdag Effektiv leveransdag är den dag tjänsten uppfyller avtalad specifikation och kommunen skriftligt har godkänt leveransen. Vite vid leveransförsening Leverans skall anses försenad om Effektiv leveransdag inträffar senare än Avtalad leveransdag, och förseningen beror på leverantören. Vite utgår med 2 % av vitesunderlaget för varje påbörjad vecka som förseningen varar. Vitesunderlaget utgörs av ett uppskattat belopp av den avtalade ersättningen (fast och löpande för samtliga kommuner) under tolv månader från effektiv leveransdag. Vite får utgå med högst 30 % av vitesunderlaget. Om leveransen är försenad mer än en månad har kommunen rätt att med omedelbar verkan häva avtalet. Garanti Leverantören garanterar att de tjänster som avtalas utförs på ett ändamålsenligt, fackmannamässigt och professionellt sätt. Tillgängligheten under en kalendermånad ska inte understiga i avtalet angiven tillgänglighetstid. Förebyggande underhåll Leverantör har rätt att vidta åtgärder som kan påverka tjänst/tjänster om de är påkallade av tekniska, underhållsmässiga eller driftsmässiga skäl. Denne skall vidta sådana åtgärder skyndsamt och på ett sådant sätt att störningar begränsas. Preventivt underhåll bör i huvudsak ske mellan kl Leverantör skall meddela kommunen senast en vecka innan åtgärden skall vidtas. Driftmöten Leverantören och kommunen har ett gemensamt intresse för att verksamhet och tillhandahållna tjänster följs upp och utvärderas. Kontinuerliga driftmöten skall hållas mellan leverantör och kommunen enligt plan som upprättas av parterna gemensamt. Förteckning över ingående personer tas fram gemensamt av kommunen och leverantören. Kommunen är sammankallande. Följande skall rapporteras skriftligt och löpande från leverantör vid driftsmöte: Allmän drifterfarenhet,statistik samt uppföljning över felanmälningar,statistik över den totala tillgängligheten i leverantörens nät,trafikmätningar vid driftsmöten skall även planerings- och allmänna kvalitetsfrågor diskuteras och beslut om eventuella åtgärder tas. Kunduppgifter - Telefonnummer ur den nationella nummerplanen ingår som en tjänst som leverantören utan tillkommande kostnad tillhandahåller. Sida 7 av 11

8 Projektmöten I samband med avtalstecknande ska ett uppstartsmöte hållas med deltagare från kommunen och leverantören. Vid mötet fastställs bl a tidplan och tillvägagångssätt för leverans och införande. Vid mötet fastställs även tider för driftsmöten under avtalstiden. Kunduppgifter Telefonnummer ur den nationella nummerplanen ingår som en tjänst leverantören utan tillkommande kostnad tillhandahåller. Leverantör äger endast rätt att ändra denna av tekniska, driftsmässiga och lagtekniska skäl. Sker en sådan ändring skall detta skriftligen meddelas kommunen senast tre (3) månader före ändringen. Leverantören åtar sig i sådant fall att kostnadsfritt lämna ett hänvisningsbesked under minst sex (6) månader efter sådan ändring. Leverantören får inte utan kommunens skriftliga godkännande lämna ut namn, adress och telefonnummer för publicering i allmän telefonkatalog eller motsvarande. Namn, adress och telefonnummer får ej användas i kommersiellt syfte. Avgifter för leverans (faktureringsavgifter) Fakturerings- expeditions- eller liknande avgifter skall ej utgå. Underleverantör Säljaren får ej anlita annan att fullgöra hela eller delar av uppdraget utan Köparens skriftliga medgivande. Om Säljaren med köparens godkännande anlitar underleverantör för genomförande av hela eller delar av detta avtal ansvarar Säljaren för underleverantörs åtagande i alla led som för sitt eget. Om köparen förpliktigas att utge ersättning till tredje man på grund av underleverantörs vållande skall Säljaren ersätta köparen härför. Säljaren svarar för att eventuella underleverantörer uppfyller samma krav som ställs på Säljaren. Leveransuppföljning Under avtalstiden äger Köparen rätt att genomföra uppföljningar för att kontrollera att Säljaren uppfyller sina åtaganden gentemot Köparen enligt detta avtal. Ansvar Säljaren är skyldig att med den skyndsamhet omständigheterna kräver, på egen bekostnad avhjälpa fel eller brister i tillhandahållna tjänster som består i att tjänsten inte uppfyller avtalad specifikation eller funktionalitet eller inte kan anses vara ägnad för sitt särskilda ändamål. Säljarens ansvar omfattar inte fel eller brist i tjänsten som beror på Köparen. Säljaren ansvarar för fel eller försummelse som ligger honom till last vid uppdragets utförande och skall ersätta skada som åsamkas Köparen eller tredje man mot vilken Köparen svarar. Försäkringar och tillstånd Säljaren har erforderliga försäkringar och tillstånd som är gällande hela avtalsperioden. Sida 8 av 11

9 Övriga villkor Handlingarnas inbördes ordning Detta avtal samt de handlingar som förekommit avtalet, nedan kallade kontraktshandlingarna, kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: 1. detta avtal (2. NSAB 2000 eller Allmänna villkor för konsultuppdrag etc.) 3. Säljarens anbud 4. Köparens förfrågningsunderlag med bilagor Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal skall för att vara bindande vara skriftligen avfattade och undertecknade av behöriga företrädare för såväl Köparen som Säljaren samt bifogade till detta avtal. Omförhandling Köparen eller Säljaren har under avtalstiden rätt att begära omförhandling av avtalsvillkoren om de förutsättningar som förelåg vid avtalets ingående, utan partens egen förskyllan, skulle komma att förändras i väsentligt hänseende och om dessa förändringar skulle komma att bli oskäligt betungande för parten. Omförhandlingen får endast avse de delar av avtalsvillkoren som berörs av den inträffade förändringen, om inte parterna kommer överens om annat. Skadestånd Vid skada som orsakas skadelidande genom den skadeskyldiges, som Säljaren eller underleverantör ansvarar för, försummelse eller avtalsbrott har skadelidande part rätt till skadestånd med faktiska merkostnader för kompletteringsköp, personalkostnader, inkassokostnader etc. som åberopad försummelse eller avtalsbrott förorsakat honom. Part har rätt till ersättning för den skada han lider genom motpartens försummelse eller avtalsbrott, om inte motparten visar att händelsen beror på ett hinder utanför hans kontroll. Beror försummelsen eller avtalsbrottet på någon som Säljaren har anlitat för att helt eller delvis fullgöra uppdraget, är Säljaren fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han anlitat skulle vara fri enligt andra stycket i denna punkt. Detsamma gäller om försummelsen eller avtalsbrottet beror på en leverantör som Säljaren har anlitat eller någon annan i tidigare säljled. Den skadelidande parten skall vidta skäliga åtgärder för att begränsa sin skada. Försummar han det, får han själv bära en motsvarande del av förlusten. Ersättning för indirekt skada utgår endast om avtalsbrottet beror på uppsåt eller grov vårdslöshet på skadeskyldige partens sida. Uppsägning Om ena parten inte visar den skicklighet eller omsorg som förutsätts vid avtalets ingående eller på annat sätt förgriper sig mot avtalets bestämmelser, äger den andra parten rätt att skriftligen säga upp avtalet i förtid. Hävning Sida 9 av 11

10 Part är berättigad att säga upp avtal till omedelbart upphörande om den andra parten väsentligen bryter mot sina förpliktelser enligt avtalet och ej vidtager rättelse inom en månad från skriftlig anmaning. Köparen har dessutom rätt att häva avtalet om: - fel föreligger, eller brist i skallkravsuppfyllnad - Säljaren är i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har ställt in sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, - är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, - är dömd avseende brott i yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, - har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, - inte har fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land upphandlingen sker. Om påtagliga brister förekommer med regelbundenhet kan en sådan regelbundenhet utgöra grund för såväl skadestånd som hävning av avtal oavsett om bristerna var för sig åtgärdats inom rimlig tid. Sådant avtalsbrott från parts sida, som medför avtalets upphörande i förtid, ger den andra parten rätt till ersättning för den skada part har åsamkats. Hävning skall ske skriftligen. Om Säljaren inte fullgör sina åtaganden enligt avtalet och efter skriftlig anmodan inte inom skälig tid vidtar rättelse får Köparen antingen avhjälpa bristen på Säljarens bekostnad eller göra avdrag på ersättningen. Force majeur Säljaren har inte något ansvar för skadegörande handlingar som förorsakats av honom på grund av omständigheter över vilka han rimligen inte kunnat råda eller rimligen inte kunnat inse skulle komma att inträffa. Vid bedömning av denna bestämmelse skall hänsyn tas till det agerande som Säljaren valt efter det att skadan uppstått, och om han då iakttagit allt för att minimera eller motverka uppkommen skada. Händelser som krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljö- eller naturkatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet utanför parternas kontroll som de inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets träffande och vars följder de inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, skall utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkten för prestation och befrielse från vite och andra påföljder. Detsamma gäller för underleverantörer, vilka förhindras fullgöra sin leverans på grund av omständigheter som angivits ovan. Detta äger tillämpning oavsett om orsaken till förseningen inträffar före eller efter avtalad leveransdag. Om avtalets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än 3 månader på grund av viss ovan angiven omständighet äger part, utan ersättningsskyldighet, skriftligen frånträda avtalet. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får dock inte åberopas som befrielsegrund. Motparten skall omedelbart underrättas skriftligen om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna avtalspunkt. Tvist (Forum och lagval) Tvist angående tolkningen av detta avtal eller varje annat rättsförhållande som uppkommer Sida 10 av 11

11 ur denna avtalsrelation skall slutligen avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. De kommersiella villkoren har tagits i beaktande (Ja/Nej svar) Ja Nej Accept Accept av avtalsvillkoren. Avtalsvillkoren accepteras: (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Sida 11 av 11