Centrala styrande dokument De gäller även lokalklubbar och kommittéer i tillämpliga delar

Transkript

1 Centrala styrande dokument De gäller även lokalklubbar och kommittéer i tillämpliga delar 1. Representation vid centrala årsmötet 1/50medl. 2. Olika medlemskategorier Fullbet, familjemedl. Ungdom. 3. Årsmöten lokalklubb Avhålls senast vecka Styrelsens sammansättning Min Valberedning 3st 6. Kommittéernas sammansättning Min. 3 st. högst 7 st. 7. Ordförandekonferens 1 gång/år 8. Protokoll 9. Lokalklubbstillhörighet 10. Regelverk mm. 11. Internetansvarig 12. Tidskriften Våra Hundar 13. Ekonomi, räkenskaper och revision Antal revisorer m.m. 14. Motioner 15. Årsmöteshandlingar 16. Kalendarium för verksamheten 17. Samarbete med annan hundorganisation 18. Adjungering till styrelse och kommitté 19. Arbetsutskott AU 20. Internfakturering matkostnad 21. Fakturering av resekostnader

2 1. Representation vid centrala årsmötet Till årsmötet utser varje lokalklubb en representant för varje påbörjat 50-tal medlemmar. Grundat på det antal som är registrerade den 31 december för det verksamhetsår årsmötet har att behandla. Årsmötet hålls på tid och plats som centralstyrelsen bestämmer. Röstning med fullmakt kan inte ske enligt 8 i stadgarna. 2. Olika medlemskategorier Fullbetalande medlem Familjemedlem Ungdomsmedlem Hel familj minst 3 personer skrivna på samma adress Ständig medlem 3. Årsmöten lokalklubb Årsmöten avhålls senast vecka 7 samtliga medlemmar som utöver central avgift betalat lokal avgift till lokalklubb har rösträtt på respektive årsmöte. 4. Styrelsens sammansättning Såväl centralstyrelse som lokalklubbsstyrelse ska bestå av minst 5 ledamöter inklusive ordförande samt 2 stycken suppleanter. Ordinarie ledamöter väljs för 2 år ordförande och kassör med förskjutning så dessa inte väljs samma år. Suppleanter väljs för 2 år med förskjutning, så båda inte väljs samma år.

3 5. Valberedning Valberedning ska bestå av 3 personer, de väljs för 1 år i taget och utser inom sig sammankallande. Det innebär att samtliga 3 väljs vid varje årsmöte. Av årsmötet utsedd valberedning skall förbereda de val som stadgeenligt skall genomföras vid ordinarie årsmöte. Valberedningen kan efter framställan få vara representerad vid sammanträden i styrelsen, om styrelsen så beslutar. Förslag på personer som skall ingå som ledamot, suppleant till Svenska Hundklubben huvudklubbs centralstyrelse, skall i god tid, dock senast 3 veckor före ordinarie årsmöte, ha tillställts valberedningen. Samtliga inkomna förslag skall presenteras av valberedningen. Valberedningen lägger ett förslag på styrelsesammansättningen. Förslag om ytterligare personer kan inte väckas på årsmötet. 6. Kommittéernas sammansättning För att genomförande av verksamheten skall centralstyrelsen organisera fasta eller tillfälliga kommittéer. Samtliga centrala kommittéer och lokala grupper ska bestå av minst 3 och högst 7 personer. Samtliga kommittéordföranden tillsätts av centralstyrelsen. Kommittéordförande utser övriga ledamöter. Lokala gruppers sammankallande utses av respektive lokalstyrelse. 7. Ordförandekonferens Ordförandekonferens ska hållas någon gång, mellan 1 augusti och 30 november. Ordförande eller vid dennas förfall vice ordförande för lokalklubb ska delta. Samtliga centrala kommittéers ordförande ska delta. 8. Protokoll Samtliga styrelser, kommittéer och domarlag ska föra protokoll vid sina möten. Konceptprotokoll ska vara klart och delgivits inom 2 veckor efter avslutat möte. Samt vara justerat 3 veckor efter avslutat möte.

4 Justerat protokoll ska snarast sändas till webbmastern för SHKs centrala hemsida. Protokoll med ekonomiska bilagor ska delges berörda revisorer löpande. 9. Lokalklubbstillhörighet Medlem väljer själv vilken lokalklubb man vill tillhöra, det går att vara medlem i flera olika lokalklubbar samtidigt. Vid tillhörighet till fler lokalklubbar betalas lokal avgift till de klubbar man vill vara medlem i. 10. Regelverk mm. I ärenden som rör förändringar av exempelvis regelverk eller andra väsentliga förändringar av verksamheten, ska kommittéerna skicka det beredda ärendet tillsammans med en rekommendation om beslut till centralstyrelsen för formellt beslut. Remissförfarande För att ett ärende ska anses vara berett ska det ut på remiss till berörda parter. 11. Internetansvarig Person eller personer som ansvar för Svenska Hundklubbens centrala internetsida skall tillsättas av centralstyrelsen. Ansvarig har att följa de direktiv som ges av centralstyrelsen. Ansvarig har att tillse att uppgifter som skall läggas på klubbens hemsida ej bryter mot givna regler och lagar för vad som gäller för publicering på nätet. 12. Tidskriften Våra Hundar Ansvarig utgivare och redaktör utses av centralstyrelsen. Tidskriften utkommer med 4 nummer per kalenderår. Utgivningsplan beslutas av centralstyrelsen i samråd med ansvarig redaktör. 13. Ekonomi, räkenskaper och revision Ekonomi

5 För Svenska Hundklubbens ekonomi ansvarar kassaförvaltaren tillsammans med övriga i styrelsen. Kassaförvaltaren skall vare en person med mycket stort ekonomiskt kunnande så att hans eller hennes arbetsuppgifter aldrig kan ifrågasättas. Kassaförvaltaren upprättar budget för kommande verksamhetsår att framläggas för styrelsen och förläggas årsmötet för godkännande. Räkenskaperna skall föras kalenderårsvis och avslutas den 31 december. Kassaförvaltaren tecknar klubben tillsammans med ordförande eller om styrelsen så beslutar, var för sig. Räkenskaper och revision Medlemmar måste kunna lita på att revisorerna är oberoende, därför får de inte: Vara styrelseledamot i föreningen. Ha hand om föreningens pengar. Ha beroendeställning till föreningen eller någon styrelseledamot. Stå i låneskuld till föreningen. Klubben skall ha 2 revisorer samt 1 suppleant. Klubbens balans- och resultaträkning samt styrelsens förvaltning av klubbens angelägenheter skall årligen granskas av de av årsmötet utsedda revisorerna. Bägge ordinarie revisorer skall ha godkänt och skrivit under verksamhetsberättelsen. Revisorer och suppleant väljs av en tid av ett år. Med ett år menas tiden från det årsmöte då val skett till och med det därpå kommande ordinarie årsmöte. Klubbens räkenskaper skall tillsammans med förvaltningsberättelse överlämnas till revisorerna senast 3 veckor för ordinarie årsmöte. Revisorerna skall granska: Att stadgarna följs. Verifikationerna och se om dessa är riktiga och har bokförts på ett riktigt sätt. Att budgetuppföljning görs Balans- och resultaträkningen och årsbokslut med verksamhetsberättelse. Styrelsens uppläggning av internkontroll. Styrelsens förvaltning, d.v.s. att nödvändiga beslut har fattats och att de fattade besluten verkligen har utförts. Granskningen av föreningens internkontroll är en viktig del av revisionen. Med detta menas bl.a. kontroll av att tillgångar och medel inte lämnar föreningen på felaktigt sätt. Revisorernas skall lämna en revisionsberättelse till årsmötet för varje räkenskapsår. Handlingarna skall vara centralstyrelsen tillhanda senast 2 veckor för ordinarie sammanträde. Revisorernas berättelse skall innehålla: Ett uttalande om att årsredovisningen gjorts upp enligt god redovisningssed eller inte. Om revisorerna känner sig tveksamma på någon punkt, ska det finns med. Om det vid granskningen har framkommit att styrelsen eller någon styrelseledamot gjort fel som kan medföra skadeståndsskyldighet

6 En rekommendation till årsmötet att antingen ge ansvarsfrihet eller inte åt styrelsen. Rekommendation till årsmötet om att fastställa eller inte fastställa förvaltningsberättelse, balansräkning och resultaträkning. När särskild anledning föreligger kan revisorerna begära att få närvara vid styrelsens sammanträden. Revisorerna skall rekommendera centralstyrelsen om så anses behövlig utlysa extra årsmöte. 14. Motioner Motioner till Centrala årsmötet ska vara inlämnade senast den 1 november. Så alla medlemmar kan del av dem i Våra Hundar nr. 4 För beslut ska kunna tas på lokalklubbarnas årsmöten hur delegaterna ska rösta, på centrala årsmötet. 15. Årsmöteshandlingar Årsmöteshandlingar ska i möjligaste mån delges i VH Kalendarium för Verksamheten Kalendarium för verksamheten läggs av respektive kommitté, men fastställs slutgiltigt av centralstyrelsen. Förslag till kalendarium ska vara centralstyrelsen tillhanda senast 1 juni inför kommande verksamhetsår. 17. Samarbete med annan hundorganisation Svenska Hundklubbens centralstyrelse, eller av styrelsen utsedd person, kan upprätta samarbete med annan hundorganisation, både inom och utom Sverige. En förutsättning för samarbete är att organisationen i grunden har samma mål och syfte som Svenska Hundklubben. Samtliga beslut skall tas av centralstyrelsen. 18. Adjungering Adjungering till kommittéer och styrelser kan ske efter beslut på föregående möte. Beslutet ska innefatta vilka paragrafer och punkter beslutet om adjungeringen gäller. 19. Arbetsutskott AU Arbetsutskottet sammanträder och fattar beslut i frågor som inte kan anstå till ordinarie styrelse/kommittémöte. Au ska bestå av styrelse/kommittéordförande, kassör samt en ordinarie ledamot. AU fastställs vid styrelsens/kommitténs första möte efter SHKs årsmöte. Alla i AU fattade beslut ska redovisas som skriftligt beslut och godkännas av nästkommande styrelse/kommittémöte.

7 20. Intern fakturering av matkostnader Vid all fakturering mellan huvudklubb, lokalklubbar och kommittéer gäller följande underlag för fakturering. Frukost: 25 kr/person Lunch/middag: 40 kr/person Kaffe under dagen: 10 kr/person 21. Fakturering av resekostnader Faktureringar som avser funktionärers reskostnader ska vara rikskassören tillhanda senast två veckor efter förrättning för att ersättning ska utgå.