Datum: Sista anbudsdag: Vexab AB. Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB och Vellinge Kommun

Transkript

1 Datum: Sista anbudsdag: Vexab AB Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB och Vellinge Kommun Anbudsförfrågan naturgasleveranser 2012 Förfrågningsunderlag - öppen upphandling Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB, och Vellinge Kommun upphandlar gemensamt leverans av naturgas till sina fastigheter. Ni inbjuds att lämna anbud i enlighet med förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Frågor i denna upphandling besvaras av: Christer Bäcker, Oriri Konsult AB Bilagor: Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Anläggningsförteckning Vellingebostäder AB Anläggningsförteckning Vellinge Exploatering AB Anläggningsförteckning Vellinge Kommun Anbudsformulär

2 Innehållsförteckning Sid 1 Allmänt Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB 3 och Vellinge Kommun 1.2 Upphandlingens omfattning Avtalsperiod Upphandlande enheter Beställarens ombud under anbudstiden Beställarens kontaktperson under anbudstiden 1.7 Kompletterande upplysningar Upphandlingsform Tidplan 4 2 Upphandlingsföreskrifter Förteckning över innehåll i denna förfrågan Skallkrav Lämnande av anbud Anbudets giltighetstid Krav på anbudsgivaren Anbudets omfattning Öppnande av anbud Antagande av anbud tilldelning av kontrakt Avtal 6 3 Kriterier för antagande av anbud Uteslutningsfas, steg Kvalificeringsfas, steg Prövning av anbud Anbudsutvärdering, steg Följande kriterier kommer att ligga till 7 4 Efterfrågad produkt Volym, anläggningar och uttagsprofil Balansansvar Typ av gas i leverans Anbudspris Leveransstart och leverantörsbyte Volymflexibilitet Leveransstart 9 5 Avtalsvillkor Skatter och avgifter Fakturering Betalningsvillkor Information och statistik Allmänna avtalsvillkor Överlåtelse av avtal Ansvar och försäkring Tvist Ändringar och tillägg Hävning Handlingars inbördes ordning 11

3 Allmänt 1.1 Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB och Vellinge Kommun Vellingebostäder AB är ett kommunägt bolag som äger 812 lägenheter om ca kvm. Dessa förvaltas i egen regi. Vellingebostäder AB förvaltar även det kommunägda bolaget Vellinge Exploaterings AB lokaler på ca kvm samt Vellinge kommuns lokalbestånd på ca kvm. Mer information om oss finns på hemsidan Upphandlingens omfattning Vellingebostäder AB, organisationsnummer , Vellinge Exploatering AB, organisationsnummer och Vellinge Kommun organisationsnummer som upphandlar gemensamt leverans av naturgas till sina fastigheter. Upphandlingen omfattar leverans av naturgas till fastigheter enligt bilaga 1, 2 och 3. Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB och Vellinge kommun avser att teckna avtal med en (1) leverantör. Upphandlingen omfattar det pris som leverantören offererar för att leverera naturgasleveranser enligt detta förfrågningsunderlag. 1.3 Avtalsperiod Avtalstiden är kl till och med kl Med möjlighet till 2 års förlängning. Överenskommelse om förlängning skall ha träffats senast Upphandlande enheter Upphandlande enheter: Vellingebostäder AB, Vellinge Exploaterings AB och Vellinge Kommun. Avtal tecknas med respektive bolag/kommun. Ansvarig: Fastighetschef Anders Rahdevi, Vellingebostäder AB. 1.5 Beställarens ombud under anbudstiden Ombud under anbudstiden är Fastighetschef Anders Rahdevi, Vellingebostäder AB. E-post: anders.radhevi@veboa.se, telefon Beställarens kontaktperson under anbudstiden Christer Bäcker Oriri Konsult AB E-post: cb@oririkonsult.se Telefon: Kompletterande upplysningar Anbudsgivare uppmanas att snarast meddela beställaren om det finns felaktigheter eller oklarheter i förfrågningsunderlaget. Begäran om ytterligare information ska skriftligen skickas med e-post till beställarens kontaktperson under anbudstiden. Frågor ska ställas senast

4 Inkomna frågor under anbudstiden samt svar på dessa samt förtydliganden och kompletteringar distribueras senast den Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt lagen om offentlig upphandling, LOU. Muntliga och skriftliga kontakter med beställaren skall ske på svenska språket. Den valda upphandlingsformen innebär att alla leverantörer får lämna anbud och att anbuden antas utan förhandlingar med anbudsgivare. Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB och Vellinge kommun har inte heller någon skyldighet att begära att ett ofullständigt anbud förtydligas eller kompletteras. 1.9 Tidsplan Upphandlingen kommer att genomföras enligt följande preliminära tidsplan (reservation för oförutsedda förseningar): Denna anbudsförfrågan tillgänglig samt annonsering: Sista dag att inkomma med anbud: Anbud öppnas: Upphandlingsföreskrifter För att förenkla en rättvis och enkel jämförelse mellan de inkomna anbuden skall anbudsgivaren använda den bifogade anbudsmallen (Bilaga 4). Att använda anbudsmallen innebär att man behåller samtliga rubriker och numrering. Det är dock tillåtet att lägga till egna rubriker om så önskas. Önskas sekretess var god ange detta. 2.1 Förteckning över innehåll i denna förfrågan Anbudsgivaren är skyldig att själv kontrollera att fullständig anbudsförfrågan enligt förteckning nedan erhållits: Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Anläggningsförteckning Vellingebostäder AB Anläggningsförteckning Vellinge Exploatering AB Anläggningsförteckning Vellinge Kommun Anbudsformulär 2.2 Skallkrav I detta förfrågningsunderlag förekommer skallkrav. Skallraven kan förekomma i texten i anbudsunderlaget. Samtliga skallkrav måste vara uppfyllda. Ett anbud som inte uppfyller alla skallkraven kommer att förkastas utan vidare prövning. 2.3 Lämnande av anbud Anbud skall vara skriftligt och avfattat på svenska språket. Anbudet skall utgöras endast av Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB och Vellinge kommun framtagna anbudsformulär (bilaga 4). Underlag som hänvisas till i anbudet (anbudsformulär) skall bifogas. Anbudspris skall anges i SEK/MWh

5 Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare hos anbudsgivaren och varje sida signerat. Alternativa anbud medges inte i denna upphandling. Anbuden skall vara beställaren tillhanda senast , i original samt kopia på USB-minne. Anbud skall lämnas i slutet kuvert med tydlig märkning. Anbud skall märkas med: Anbud Naturgasleveranser Vellingebostäder AB Anbud Naturgasleveranser Vellinge Exploaterings AB Anbud Naturgasleveranser Vellinge Kommun Vellingebostäder AB Anders Rahdevi Norrevångsgatan Vellinge Officiell brevlåda finns vid Norrevångsgatan 3. Genom bud eller personlig överlämning hos Vellinge Kommuns reception, med besöksadress: Norrevångsgatan Vellinge Bud kan endast mottas kontorstid: kl Anbudsgivaren svarar i båda dessa fall för att försändelsen inkommit till Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB och Vellinge kommun i rätt tid. Anbud översänt med telefax eller e-post, eller annat elektroniskt medium, accepteras ej. 2.4 Anbudets giltighetstid Anbudsgivare skall i sitt anbud ange att uppgifterna är giltiga t o m Krav på anbudsgivaren Anbudsgivare kommer uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de uteslutningsgrunder som anges i 10 kap. 1 eller i 10 kap. 2 LOU föreligger. Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB och Vellinge kommun kommer att utesluta en anbudsgivare från upphandlingen om anbudsgivaren: Är i konkurs eller i likvidation, eller är under tvångsförvaltning Är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller liknande förfarande Är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen Inte har fullgjort sina åligganden avseende skatter eller socialavgifter

6 Lämnat in ansökan för sent Underlåtit att lämna uppgifter om företaget eller dess verksamhet eller lämnat felaktiga uppgifter. För att intyga att anbudsgivaren inte brister i något av ovanstående hänseenden skall anbudsgivare bifoga: Sanningsförsäkran (Bilaga 4), vilken skall undertecknas Förteckning över liknande uppdrag, samt volym för dessa. Och minst 3 referenser med företagsnamn, namn på kontaktperson, och telefonnummer. Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB och Vellinge kommun förbehåller sig rätten: att ta egna referenser på leverantörens kunder. att kontrollera anbudsgivarens kreditvärdighet och betalningsförmåga. Anbudsgivare skall tillhandahålla särskild utsedd kontaktperson. Anbudsgivaren skall bifoga anbudet ett undertecknande av behörig företrädare för leverantören. Behörigheten skall kunna styrkas på begäran. Anbudsgivaren skall ha dokumenterade kvalitetssäkrings- och miljöledningssystem som säkerställer att uppdraget utförs på ett sådant sätt att kraven på god kvalitet, service och miljö uppfylls. 2.6 Anbudets omfattning Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB och Vellinge kommun söker med detta anbud att finna det lägsta priset för inköp av naturgas för att förhindra ett för högt naturgaspris och säkerställa Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB och Vellinge kommuns offentliga upphandlingar. 2.7 Öppnande av anbud Anbudsöppningen sker vid en protokollförd sluten förrättning där minst två personer utsedda av Vellingebostäder AB deltar. Anbudsöppningen sker i Vellingebostäders lokaler , kl Antagande av anbud tilldelning av kontrakt Anbud med lägst pris kommer att tilldelas kontrakt. Formellt beslut om tilldelning fattas av Fastighetschef Anders Rahdevi, Vellingebostäder AB. Planerat datum för beslut är Underrättelse om beslutet kommer att innehålla skälen för beslutet och den period under vilken avtal inte får ingås (avtalsspärr). 2.9 Avtal Bindande avtal med antagen anbudsgivare kommer att slutas genom skriftligt upphandlings- kontrakt undertecknat av båda parter tidigast tio dagar efter det att tilldelningsbeslutet har skickats ut elektroniskt till samtliga anbudsgivare. Vid antagande av anbud kommer två (2) likalydande original att upprättas.

7 3 Kriterier för antagande av anbud Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i rätt tid. Anbudsprövning sker i tre steg: Uteslutning, kvalificering och anbudsutvärdering. 3.1 Uteslutningsfas, steg 1 Anbudsgivare skall för att antas som leverantör/entreprenör vara företag registrerat för F-skatt och ej vara försatt i eller vara föremål för ansökan om konkurs eller likvidation. Anbudsgivaren får för att antas som entreprenör inte vara dömd för ekonomisk brottslighet enligt LOU 2007:1091 kap Kvalificeringsfas, steg 2 Uppfyllande av ställda krav. Följande handlingar skall bifogas anbud: Giltigt avtal om balansansvar undertecknat av Svenska Kraftnät Kopia på aktuellt försäkringsbrev, med angivet försäkringsbelopp Årsredovisning för de senaste två räkenskapsåren Beskrivning av företagets kvalitetssäkrings- och miljöledningssystem Registreringsbevis från Bolagsverket eller dylikt, ej äldre än sex månader Endast den anbudsgivare som till fullo inkommer med uppgifter enligt denna punkt kan påräkna att vara med i den fortsatta bedömningen. 3.3 Prövning av anbud Rättelse och nollställning av de anbud som uppfyller de formella kraven. Uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbuden får rättas. 3.4 Anbudsutvärdering, steg 3 Anbudsutvärderingen omfattar följande moment och bedöms mot ställda skallkrav och övriga krav enligt förfrågningsunderlaget. Begärda uppgifter enligt kvalificeringsfasen skall visa att anbudsgivaren har kapacitet och förmåga att genomföra uppdraget Följande kriterier kommer att ligga till grund för utvärderingen Pris - Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB och Vellinge kommun kommer att anta den anbudsgivare som uppfyller ovanstående kriterier och lämnat det lägsta priset För att utvärdera lägsta pris, dvs lägsta prispåslag och börspris, (se 4.4) skall i anbudsformuläret lämnas priser, SEK/MWh. För att jämföra olika börsplatser och prispåslag ombes anbudslämnaren ange ett totalt naturgaspris, börspris och prispåslag exklusive skatter etc (se 4.4), för april månad 2012, i anbudsformuläret, bilaga 4. Anbudsgivare skall tillhandahålla data för framräknande av naturgaspriset under aktuell tidsperiod.

8 4 Efterfrågad vara 4.1 Volym, anläggningar och uttagsprofil Den sammanlagda årsvolymen är cirka 22 GWh, fördelat på 66 anläggningar. Under avtalstiden kan den totala årsvolymen uppgå till cirka 31 GWh, fördelat på 96 anläggningar. Fördelat på: Vellingebostäder AB 6,8 GWh 15 anläggningar Tillkommande*: 1,8 GWh 6 anläggningar Vellinge Exploatering AB 3,6 GWh 13 anläggningar Tillkommande*: 2,9 GWh 8 anläggningar Vellinge kommun 11,8 GWh 38 anläggningar Tillkommande*: 4,0 GWh 16 anläggningar *Tillkommande upphandlande enheter konverterar huvudsakligen fastigheter med oljeanvändning till naturgasanvändning i olika delar av kommun. Se bilaga 1, 2 och 3. Tillkommande anläggningars första förbrukningstidpunkt kan ej anges. Uttagsprofil för beställarens samtliga anläggningar för år januari 16,0% februari 14,1% mars 14,6% april 9,2% maj 4,7% juni 2,3% juli 1,8% augusti 1,9% september 3,1% oktober 7,9% november 10,8% december 13,6% Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB och Vellinge kommun förbehåller sig rätten att göra justeringar på anläggningsförteckningen, innan avtalstecknande och under avtalstiden. Ovan volym garanteras ej utan ses som en vägledning. 4.2 Balansansvar Leverantör skall vara balansansvarig. Samtliga kostnader för balansansvar och balanskraft skall ingå i anbudet. 4.3 Typ av gas i leverans Leveransen skall avse 100 % naturgas. 4.4 Anbudspris Anbudspris skall inkludera samtliga kostnader för åtagandet enligt detta förfrågningsunderlag och skall anges i SEK/MWh för avtalstiden.

9 Anbud skall lämnas på hela leveransen, enligt bilaga 1, 2 och 3. Naturgaspriset skall vara börsindexerat baserat på dagspris EUR/MWh omräknat till ett pris som representerar månadsmedelvärde presenterat i SEK/MWh. Prispåslag för att leverera naturgas skall anges i SEK/MWh. Offererade priser/prispåslag skall: Inkludera inköpskostnad, handelsavgifter, kreditkostnader och administrationskostnader. Anges exklusive nätavgifter, anges exklusive mervärdes-, koldioxid- och energiskatt. Innehålla samtliga kostnader för balansansvar och eventuella lager- och transportkostnader som inte ingår i nätägarens nätavgifter/överföringsavgifter. Innehålla alla övriga med leveransen förknippade kostnader för fullgörande av åtagandet, utan förbehåll för indexeringar, fakturerings-, expeditionsavgifter etc. Anbudslämnaren skall lämna länk till börs vars naturgaspriset kopplas till. Beställaren skall ha möjlighet att fastprissäkra vald volym och vald period till fast pris under avtalsperioden. 4.5 Leveransstart och leverantörsbyte Vald leverantör är skyldig att granska bifogad anläggningsförteckning och snarast återkomma med förteckning över eventuella fel eller brister och åtgärda dessa tillsammans med Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB och Vellinge Kommun. Leverantören skall kunna ges fullmakt att kunna ta kontakt och begära handlingar från berörd nätägare. Leverantören skall i samarbete med Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB och Vellinge Kommun ansvara för att aktuell anläggningsförteckning upprätthålls. Vald leverantör är ansvarig för att skicka meddelande Z03 så att leverantörsbyten, balansansvar för anläggningar enligt bifogad anläggningsförteckning kan övertas fr o m Vald leverantör skall ansvara för att eventuellt uteblivna svar på begäran om övertagande av balansansvar för respektive anläggning, eller felmeddelande följs upp direkt och att åtgärder vidtas för att få leveransstart fr o m Eventuella kostnader som uppstår i samband med att övertagande av anläggning skall vald leverantör stå för. 4.6 Volymflexibilitet En volymflexibilitet på +10/- 20 % av den prognostiserade förbrukningen på årsbasis skall ingå i avtalet. 4.7 Leveransstart De fysiska leveranserna skall påbörjas kl

10 5 Avtalsvillkor Avtal avseende leverans av naturgas. 5.1 Skatter och avgifter I anbudet ingår alla med leveransen förknippade kostnader för fullgörande av åtagandet, utan förbehåll för indexeringar, fakturerings-, expeditionsavgifter etc. Om det under avtalsperioden sker förändringar som påverkar kostnaderna och detta är en följd av ny eller ändrad lagstiftning, förordning, föreskrift eller av myndighetsbeslut, åtgärd av en tredje part med monopolliknande ställning har leverantören rätt till att ta ut motsvarande kostnader, som tillägg på gaspriset. Om åtgärderna istället leder till kostnadsminskningar för leverantören är leverantören på motsvarande sätt skyldig att reducera priset. 5.2 Fakturering Det skall tydligt framgå: anläggnings Id-nummer, energikostnad, specificerade skatter, leveransadress, avtalsnummer, förbrukning och mätarställning. Fakturering skall ske utefter faktisk förbrukad leverans, månadsvis för samtliga uttagspunkter. Uppfyller inte faktura avtalade krav kan Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB och Vellinge kommun innehålla betalningen till dess avtalsenliga faktura erhållits. Felaktig faktura skall krediteras. Faktura skall skickas till respektive enhet. Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB och Vellinge Kommun har en fungerande elektronisk fakturahantering. Det betyder att kommunen önskar erhålla fakturor från våra leverantörer i elektroniskt format. Kommunen har för avsikt att följa den öppna standard för elektroniska fakturor som finns på marknaden och som allmänt används inom svensk offentlig sektor idag. Det är dels Svefakturan och dels SFTI fulltextfaktura. Svefakturan är den standard som statliga myndigheter använder för att ta emot samt skicka elektroniska fakturor. 5.3 Betalningsvillkor Betalningsvillkor är 30 dagar efter fakturans ankomst och leveransen är utförd och godkänd. Faktura med ofullständiga eller felaktiga uppgifter skickas tillbaka till leverantören för rättelse. Ny förfallodag räknas från den dag fakturan återkommit i rättat skick. Expeditions-, fakturerings-, påminnelse eller orderavgifter godkänns inte. Dröjsmålsränta enligt svensk räntelagstiftning accepteras. 5.4 Information och statistik Båda parter är skyldiga att utan dröjsmål informera varandra om förändringar som är av betydelse för avtalets genomförande. Leverantören skall för tim- och månadsmätta anläggningar månadsvis redovisa energiförbrukningen. För schablonmätta anläggningar skall leverantören redovisa förbrukningen efter överenskommelse. Leverantören skall redovisa statistiken i Excelformat alternativt erbjuda tillgång till funktion via internet där analysverktygen presenterar energiförbrukning och effektuttag under valfri tidsperiod. 5.5 Allmänna avtalsvillkor Allmänna avtalsvillkor för leverans av naturgas som används i näringsverksamhet eller annan likartad verksamhet publicerade på energigas.se

11 5.6 Överlåtelse av avtal Detta avtal får ej utan kommunens medgivande helt eller delvis överlåtas på annan fysisk eller juridisk person. Om bolagets rörelse säljs i sin helhet eller är aktiebolag och till mer än 50% byter ägare, ska avtalet upphöra omedelbart om inte kommunen lämnar sitt skriftliga medgivande till att avtalet ska gälla mot ny ägare. 5.7 Ansvar och försäkring Leverantören skall inneha företagsförsäkring och ansvarsförsäkring eller motsvarande anpassad för det aktuella avtalsområdet. Leverantören är skyldig att teckna försäkring till betryggande belopp för personskada och sakskada. Leverantören skall vid avtalstecknande presentera för beställaren om att överenskomna försäkringar finns. 5.8 Tvist Tvist ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. I andra hand ska tvist avgöras av svensk domstol på beställaren bestämd ort och med tillämpning av svensk rätt. 5.9 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av båda parter Hävning Vellingebostäder AB, Vellinge Exploatering AB och Vellinge Kommun äger rätt att omedelbart häva avtalet i följande fall: om bolaget i väsentligt hänseende icke uppfyller och utför sina åligganden i enlighet med detta avtal och rättelse ej sker utan dröjsmål, inom 20 (tjugo) dagar efter skriftlig erinran. om bolaget försätts i konkurs, likvidation eller eljest är på sådant obestånd att det inte kan förväntas fullgöra sina åligganden. om bolaget eller dess underentreprenörer inte uppfyller sina plikter mot samhället vad gäller skatter och allmänna avgifter eller lagförs för ekonomisk brottslighet. Leverantören äger rätt att häva avtalet om ersättning för uppdraget uteblir eller om ersättningen kraftigt försenas. Försummelsen ska vara av väsentlig betydelse för bolaget Handlingar inbördes ordning För avtalet gäller nedanstående handlingar och förekommer i dessa mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande rangordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till avtalet 2. Blivande avtal inklusive bilagor 3. Förfrågningsunderlag inklusive kompletteringar, förtydliganden och bilagor 4. Leverantörens eventuella förtydliganden och kompletteringar 5. Leverantörens daterade anbud inklusive bilagor 6. Allmänna avtalsvillkor för leverans av naturgas som används i näringsverksamhet eller annan likartad verksamhet publicerade på energigas.se