FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG. Sista anbudsdag: Anbudets giltighet:

Transkript

1 Förfrågningsunderlag 1(12) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Linköpings universitet genomför en upphandling av ramavtal för arbetskläder och arbetsskor. Härmed inbjuds Ni att lämna anbud i enlighet med förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Sista anbudsdag: Anbudets giltighet: Detta förfrågningsunderlag består av: 1. Upphandlingsföreskrifter med krav på anbudsgivaren 2. Kravspecifikation 3. Kommersiella villkor BILAGOR: 1. Pris/produktkorg 2. Blankett Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran 3. Miljökrav på textiler MSR Nivå 1

2 2(12) 1. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 Inledning bakgrund Linköpings universitet (LiU) har anställda, 1400 forskarstuderande och studenter inom grundutbildningen samt en ekonomisk omslutning på ca 3 mdr. Utbildning och forskning bedrivs inom fyra huvudområden: Tekniska högskolan, Filosofiska fakulteten, Utbildningsvetenskap och Hälsouniversitetet. Merparten av verksamheten är koncentrerad till Linköping, men det finns även verksamhet i Norrköping. Viss utbildning finns dessutom i Vadstena och Stockholm. LiU service är en serviceavdelning inom universitetsförvaltningen vid Linköpings universitet med ca 140 anställda. LiU service utför servicetjänster inom lokalvård, post & transport, tryckeri, reception, telefoni och husservice. Samtliga beställningar enligt upphandlat ramavtal kommer att göras av LiU service. 1.2 Omfattning Denna upphandling ska leda till ett ramavtal för leverans av arbetskläder och arbetsskor för personal inom avdelningens olika verksamheter; lokalvård, post & transport, tryckeri, reception och husservice. Personalen utför arbetsuppgifter som: Lokalvård Fönsterputs Tvätt av bilar Transport av gods, både utom och inomhus Möbelflytt Montering hyllor/möbler Tryckeri Receptionsservice Avrop på ramavtal kommer att ske löpande efter det att behov uppstår, större samlade beställningar kan förekomma. Beräknat totalt inköpsvärde per år är cirka SEK. Linköpings universitet förbinder sig inte att upphandla för det beräknade inköpsvärdet. Linköpings universitet avser att teckna avtal med en leverantör. 1.3 Avtalstid Avtal skall gälla fr.o.m t. o. m med möjlighet till förlängning i ytterligare ett (1) år + ett (1) år, om LiU så önskar. Sådan eventuell förlängning skall göras skriftligen av LiU senast tre månader innan förlängningsperiodens början. Avtalet kan således komma att gälla maximalt under fyra (4) års tid. 1.4 Upphandlande enhet Linköpings universitet LiU Service Linköping

3 3(12) 1.5 Upphandlingsform Denna upphandling sker genom ett förenklat förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling. 1.6 Frågor avseende upphandlingen Frågor om upphandlingens innehåll eller om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras skall sådan begäran ställas skriftligt per e post, till följande adress: upphandling@liu.se Begäran skall ställas i så god tid att svar kan lämnas, senast Frågor ställda senare kommer inte att besvaras. Eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på Anbudsgivaren är själv skyldig att hålla sig uppdaterad om information på denna sida. Anbudsgivaren är vidare själv skyldig att kontrollera att denne har erhållit fullständigt material. 1.7 Formella krav på anbudet Disposition av anbudet Anbudsgivaren ombeds att lämna svar på varje punkt i underlaget. Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall krav. Skall kraven måste vara uppfyllda för att anbudet skall kunna behandlas. Observera att ofullständiga uppgifter kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning Anbudets giltighet Anbudet skall: vara inkommet till Linköpings universitet på nedanstående adress senast Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. vara undertecknat av behörig företrädare för företaget, se bilaga 2 (uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran). vara bindande till och med , vilket skriftligen skall bekräftas i bilaga 2 (uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran). Vid eventuell överprövning skall anbudets giltighetstid per automatik förlängas med sex (6) månader Anbudets form Anbudet skall: vara skrivet på svenska vara paketerat i slutet neutralt kuvert/paket vara tydligt märkt med Anbud Dnr LiU inges i original och två (2) kopior, tydligt markerade på framsidan med original respektive kopia. innehålla svarsbilaga

4 4(12) innehålla fullständigt ifylld blankett Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran (bilaga 2). Anbudet bör följa förfrågningsunderlagets struktur för att säkerställa likabehandling och underlätta utvärderingen Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Linköpings universitet Registrator Linköping Anbud kan lämnas direkt till Registrator under kontorstid Besöksadress är Hus Origo, Mäster Mattias väg, Campus Valla, Linköping. Vid inlämnande efter kontorstid hänvisas till brevlådan vid ingången till hus Origo, men denna har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är smalt och för litet för t.ex. en pärm. En bekräftelse om att anbud mottagits kommer att skickas till anbudsgivare i samband med anbudets öppnande. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e post, telegram eller telefax accepteras inte, eftersom sekretessen då inte kan garanteras. 1.8 Utvärdering Innan utvärderingsprocessen börjar kontrolleras att de formella kraven (avsnitt 1.7) beträffande disposition, giltighet, form och inlämnande är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från utvärderingsprocessen. Därefter kommer utvärdering att ske i två steg. Det första steget är prövning av anbud och det andra är leverantörskvalificering Prövning och utvärdering av anbud Denna prövning sker i två led. Prövning I det första ledet kontrolleras att alla ovillkorliga krav, skall krav, i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga skall krav kommer att uteslutas från vidare prövning. Utvärdering I det andra ledet utvärderas anbuden efter värderingsprincipen lägsta pris. För att fastställa vilken leverantör som har lägst pris sker utvärderingen i enlighet med den priskorg som bifogas anbudet, bilaga 1 till förfrågningsunderlaget. Pris: Se punkt 2.1, samt bilaga 1. Lämnade priser summeras och totalsumman kommer att utvärderas.

5 5(12) Leverantörskvalificering Efter prövning av anbud kommer den anbudsgivare som offererat lägst totalsumma att gå till det andra steget i utvärderingsprocessen, leverantörskvalificering. Här kontrolleras anbudsgivarens juridiska och ekonomiska ställning. I samband med detta kommer LiU att skicka en begäran till denna anbudsgivare om att skyndsamt skicka in styrkande handlingar, se nedan. Handlingarna skall ha inkommit till LiU inom 5 arbetsdagar efter mottagandet av LiU:s begäran. Det är även möjligt för anbudsgivare att bifoga nedanstående handlingar redan vid anbudstillfället. LiU önskar i första hand att de skickas via e post till följande adress: upphandling@liu.se. Men det går även att skicka via post till: Linköpings universitet Upphandlingsavdelningen Linköping Observera att anbudsgivare som ej uppfyller ställda leverantörskrav kommer att uteslutas från utvärderingen Juridisk ställning Skattekontroll Anbudsgivaren skall vara fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Kontroll kommer att ske hos Skatteverket. Utländska anbudsgivare skall efter begäran insända intyg från behörig myndighet i det land där företaget är etablerat som visar att anbudsgivaren där betalat föreskrivna skatter och avgifter. Intyget skall vara skrivet på eller översatt till svenska. Registreringsbevis Anbudsgivaren skall efter begäran insända kopia på aktuellt registreringsbevis utfärdat av behörig myndighet. Intyget skall visa vem som är firmatecknare för företaget Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha tillräcklig finansiell och ekonomisk kapacitet för att kunna utföra uppdraget och uppfylla ett långsiktigt avtal. Anbudsgivaren visar detta genom att uppfylla kraven i punkt a eller b. a. Anbudsgivaren skall ha en kreditvärdighet motsvarande lägst riskklass 3 enligt UC:s riskklasser. b. Undantag från kravet gällande riskklassklassificering kan medges för företag som nyligen startats eller om anbudsgivaren av någon annan anledning har svårt att uppfylla kravet. Anbudsgivaren ska bifoga en sådan förklaring och/eller intyg som tydligt visar att anbudsgivaren kan anses inneha motsvarande ekonomiska stabilitet. LiU förebehåller sig rätten att inhämta information om anbudsgivaren hos kreditupplysningsföretaget UC Select.

6 6(12) Miljösäkringssystem LiU service är miljöcertifierat och värdesätter att leverantörer arbetar med miljöfrågor. Anbudsgivaren skall ha ett dokumenterat system som beskriver hur denna på ett systematiskt sätt arbetar med miljöfrågor. Anbudsgivaren skall efter begäran insända intyg om certifiering enligt ISO eller bifoga dokumentation som minst skall visa: en miljöpolicy rutiner för ständiga förbättringar inom miljöområdet. Val av leverantör. LiU avser att teckna avtal med den leverantör som offererar lägst sammanlagt pris enligt bifogad svarsbilaga, bilaga Tilldelningsbeslut Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen via e post 10 dagar innan avtal tecknas med antagen leverantör. Under avtalsspärren, 10 dagar, kan en begäran om överprövning av tilldelningsbeslutet lämnas till Förvaltningsrätten i Linköping. Adress: Box 406, Linköping E post: forvaltningsrattenilinkoping@dom.se Tilldelningsbeslutet utgör inte ett civilrättsligt bindande avtal Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden Linköpings universitet är en offentlig myndighet och omfattas av den svenska offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att alla handlingar ska vara tillgängliga för den som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd med att denna aspekt ingår som en förutsättning. Möjligheten för anbudsgivare att med stöd av Offentlighets och sekretesslagen (2009:400) erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud är allmänt sett mycket begränsade. Vissa uppgifter kan dock omfattas av sekretess med stöd av Offentlighets och sekretesslagen, sk kommersiell sekretess. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter krävs att uppgifter avser affärs eller driftförhållanden samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet omfattas av kommersiell sekretess, bör anbudsgivaren i sitt anbud inkomma med önskemål om kommersiell sekretess inklusive precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Därefter gör LiU en självständig prövning om kommersiell sekretess kan anses föreligga. Beslut om att hemlighålla uppgifter enligt Offentlighets och sekretesslagen kan överklagas i första hand till Kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig lämnas. Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifter. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg Anbud som lämnas till LiU omfattas av anbudssekretess till dess beslut om leverantör fattas eller ärendet dessförinnan slutförts, det vill säga i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats.

7 7(12) 2 KRAVSPECIFIKATION Linköpings universitet har för avsikt att teckna avtal med en (1) leverantör för leverans av arbetskläder. Beskrivning av utförande skall krav Nedan följer de krav som LiU ställer i denna upphandling. Kraven är formulerade som skall krav. Anbudsgivare ombeds fylla i nedanstående kryssrutor. Om ett krav inte har besvarats tolkas det som att kravet inte är uppfyllt. 2.1 Pris Produktkorg Aktuella produkter har definierats i en produktkorg, bilaga 1. Dessa artiklar skall offereras och bruttoprissättas med upp till två (2) decimaler i SEK exklusive mervärdeskatt. Anbudsgivaren skall ange bruttopris. Anbudsgivaren skall offerera en rabattsats. Rabattsatsen fylls i på avsedd plats i produktkorgen. Offererad rabattsats skall gälla för samtliga av leverantörens produkter. För att styrka offererade bruttopriser skall anbudsgivaren bifoga en officiell prislista. Samtliga artiklar i produktkorgen skall offereras. I produktkorgen hänvisas i vissa fall till en tillverkares produktnamn och beteckning. Det är endast till för att enkelt klargöra vad som efterfrågas och anbudsgivaren får offerera andra likvärdiga fabrikat. Anbudsgivare som eventuellt kommer att offerera dessa namngivna produkter kommer inte att tillmätas någon fördel för detta. LiU kan inte i förväg identifiera det totala behovet av arbetskläder, vare sig beträffande antal eller exakta varor. Bifogad produktkorg kommer att användas för utvärdering. Observera att LiU också har behov av varor som ej är angivna i produktkorgen. Angiven rabattsats skall gälla även för övrigt sortiment utanför produktkorgen. Kravet uppfylls: 2.2 Service och leverans Service Anbudsgivaren skall erbjuda service i form av: Kontaktpersoner tillgängliga under kontorstid Kommunikationsmöjligheter, telefon, fax, e post All kommunikation skall ske på svenska Avrop/beställning på ramavtalet skall kunna ske via telefon eller e post. Kraven uppfylls:

8 8(12) Orderbekräftelse och leverans Orderbekräflelse skall skickas inom tre (3) arbetsdagar efter mottagen beställning. Leverans skall ske under ordinarie arbetstid till LiU:s godsmottagning, Linköping. Frakt och emballagekostnader skall ingå i pris. Vid eventuell retur av felleverans, orsakad av anbudsgivaren, skall anbudsgivaren stå för fraktkostnad. Kraven uppfylls: Storlek Byxor, jackor, västar, tröjor och motsvarande skall finnas i dam och herrstorlek XS XXL eller motsvarande. Skostorlekar skall finnas i storlek Kravet uppfylls: Specialanpassning Anbudsgivaren skall kunna göra specialanpassning av storlekar, när önskad passform avviker mot storlek XS XXL både uppåt och nedåt. Kraven uppfylls: Utprovning Artiklar skall finnas för kostnadsfri utprovning i Linköping, med tillgång till kunnig personal för rådgivning, minst 1 gång per år. Kraven uppfylls: Tryck Anbudsgivaren skall kunna erbjuda tryck eller brodyr på samtliga artiklar. Trycket skall hålla för tvätt en gång/vecka under ett (1) års tid. Kraven uppfylls: Färg Samtliga kläder skall finnas i marinblå (mörkblå) färg. Kraven uppfylls

9 9(12) 2.3 Kvalitet Offererade artiklar skall vara slitstarka. De skall också ha god följsamhet och bra passform. Kläderna skall ha fickor för förvaring av verktyg, mobiltelefon mm. Dragkedjor och knappar skall klara påfrestningar. Textilier i kläderna skall vara strykfria, tåla tuff behandling samt vara ventilerande (andas). Arbetskläderna skall klara normalt slitage för angivna arbetsuppgifter under punkt 1.2. Kraven uppfylls 2.4 Miljökrav Av anbudsgivarens sortiment skall minst 60 % vara kläder av textilier som uppfyller Miljöstyrningsrådets nivå 1 krav, enligt bilaga 3 Miljökrav på textilier, nivå 1. Som bevis för att krav är uppfyllda accepteras följande: certifikat för Öko Tex Standard 100 version eller senare licens för Bra Miljöval Bra beredning 1996 eller senare TEKO:s miljövarudeklaration maj 2000 eller senare (godkänd kontroll) inköpsvillkor/leveransavtal med krav på att följa de rekommenderade inköpsvillkor som återfinns i Textilimportörernas kemikalieguide eller på annat sätt verifierar att kraven uppfylls Kravet uppfylls: 2.5 Kommersiella villkor Kommersiella villkor enligt punkt 3 skall accepteras i sin helhet. Kravet uppfylls

10 10(12) 3 KOMMERSIELLA VILLKOR 3.1 Avtalstid Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning: Avtalet Eventuella bilagor till avtalet Förfrågningsunderlaget, daterat Leverantörens anbud 3.2 Avtalstid Avtalet gäller fr.o.m t.o.m LiU har därefter möjlighet att förlänga avtalet med ytterligare ett (1) + ett (1) år. Eventuell förlängning skall göras skriftligen senast tre månader innan förlängningsperiodens början. 3.3 Fakturering och betalning Fakturering skall ske i efterskott. Krav på förskottsbetalning får inte ställas. Expeditions och/eller faktureringsavgift får ej tas ut. Betalning sker 30 dagar efter mottagen ostridig faktura. Skulle tvist uppstå angående del av fakturerat belopp, skall dock ostridig del betalas inom föreskriven tid. Om betalning försenas utan giltigt skäl skall det utgå dröjsmålsränta enligt räntelagen. Alla fakturor till LiU skickas till en central adress där de skannas för att sedan distribueras ut i ett elektroniskt flöde. För ett läsbart resultat av skanning krävs att fakturan är tydlig, till exempel att ingen väsentlig information är skriven mot skuggad/färgad bakgrund. Beställaren referens måste anges tydligt för att fakturan ska kunna hanteras i det elektroniska flödet. Fakturor som inte kan läsas in i skannern eller saknar referens kan returneras till avsändaren. För mer information se dokumentet Tips för skanning, fakturera.nu/skickaefaktura/skickapappersfaktura Fakturan skall skickas till nedanstående faktureringsadress, märkt med referensnummer och namn på beställaren. Faktureringsadress: Linköpings universitet Fakturasupport Linköping Exempel på referensens format: 1234 Nils Nilsson För att få en ytterligare smidigare hantering övergår LiU nu successivt till att ta emot elektroniska fakturor i formatet Svefaktura. Anbudsgivare skall under avtalsperioden kunna erbjuda detta. Under 2010 inför LiU ett elektroniskt beställningssystem för varor och tjänster och förväntar sig att leverantören skall medverka för anslutning till detta. För mer information om e faktura och e beställningar se LiUs informationssida om e handel,

11 11(12) 3.4 Överlåtelse av avtal Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas på annan part utan skriftligt godkännande av motparten. 3.5 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behöriga företrädare för båda parterna. 3.6 Information Parterna förbinder sig att underrätta varandra om sådana förändringar som kan påverka verksamheten. 3.7 Kontaktpersoner Vardera part skall utse kontaktperson för frågor som avser uppdraget under avtalsperioden. Samråd mellan kontaktpersonerna skall ske så snart behov uppstår. Vid byte av kontaktperson är parterna skyldiga att underrätta varandra snarast. LiU:s kontaktperson Namn: Yvonne Lardfelt Öster E post: yvonne.lardfelt.oster@liu.se Anbudsgivarens kontaktperson: Namn: xxxxxx E post: xxxxxx 3.8 Force majeure Leverantören är inte ansvarig för skada som beror på omständigheter utanför Leverantörens kontroll, som svensk eller utländsk myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, blockad, bojkott, lockout eller annan liknande omständighet. Förbehållet om strejk, blockad, bojkott och lockout gäller även om Leverantören själv är föremål för eller vidtar sådan konfliktåtgärd. 3.9 Omförhandling Parterna får påkalla omförhandling av ingånget avtal om förhållandena under avtalsperioden väsentligt skulle komma att avvika från vad som gällde när avtalet träffades Priser och Prisreglering Leverantörens priser enligt anbud uttrycks som rabattsats mot en officiell prislista. Avtalad rabattsats uttrycker ett avtalat förmånsläge som skall bibehållas under hela avtalsperioden. Vid prisförändringar är leverantören skyldig att lämna meddela LiU om detta minst 30 kalenderdagar innan prisförändringen träder i kraft. De priser som angetts i produktkorgen skall vara fasta under första avtalsåret Leveransvillkor Fritt Linköpings universitet, godsmottagningen, inklusive emballage och transportförsäkring. Leverans skall ske under universitetets ordinarie arbetstid, kl. 8:00 16:00 till: Linköpings universitet Godsmottagningen Linköping

12 12(12) 3.12 Garanti För samtliga produkter gäller minst ett års fabriksgaranti. Leverantörens ansvar för fel som visar sig inom ett år räknat från varans avlämnande. Ansvaret avser endast fel som uppstår vid ett korrekt handhavande av varan för avsett ändamål och under iakttagande av skälig aktsamhet. Garantin omfattar inte fel till följd av olyckshändelse eller till följd av normalt slitage Uppsägning och hävning Båda parter äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägningen skall ske skriftligt och träda i kraft 30 dagar efter att motparten har emottagit denna. Avtalet kan sägas upp av part med tre (3) månaders uppsägningstid om motpart åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet. LiU har rätt att häva ingånget avtal med omedelbar verkan om Leverantören: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter Marknadsföring Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan LiU:s samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam Tvist Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.