Förfrågningsunderlag Upphandling 2014 Städtjänster Sunderby sjukhus samt utlokaliserade verksamheter

Transkript

1 Förfrågningsunderlag 2014 Städtjänster Sunderby sjukhus samt utlokaliserade verksamheter Härmed inbjuds Ni att lämna in anbud gällande städtjänster för ovan rubricerade upphandling Bifogat förfrågningsunderlag innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen. Underlaget är uppdelat i tre avsnitt A. Anbudsinbjudan B. Kravspecifikationer B1 Sunderby Sjukhus med bilagor B2 Utlokaliserade verksamheter med bilagor C. Avtalsmall Vidare ingår ett Anbudsformulär (MS-Excel) med flera flikar där information ska lämnas samt ett antal övriga bilagor. Avtalsperioden är med option om förlängning i maximalt tre år (1+1+1) år. Vi ber Er speciellt uppmärksamma att anbud ska vara angiven adress tillhanda senast Notera: En bilaga Personallista kommer att tillföras förfrågningsunderlaget senast 14-dagar efter annonsering. Anmälda anbudsintressenter kommer att informeras så snart bilagan kan laddas hem från landstingets upphandlingsportal. Bilagan ger underlag avsett för avsnitt 6.2 Övergång av personal i C. Avtalsmall. Vi emotser Ert anbud med intresse. Norrbottens läns landsting Stefan Kullberg /Handläggare/, Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7 Telefon: Telefax: E-post: norrbottens.lans.landsting@nll.se

2 A. Anbudsinbjudan 2014 Städtjänster Sunderby sjukhus samt vissa utlokaliserade verksamheter Innehållsförteckning 1 Allmän Orientering... 1 ens omfattning Förbehåll Option Ritningsunderlag Lokaler Utrustning Visning av lokaler Upphandlande myndighet Upplysningar under anbudstiden Kontaktperson för verksamheten Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Landstingets miljöarbete Sekretess Avbrytande av upphandlingen Underrättelse om beslut Tjänstekontrakt Ersättning för upprättande av anbud sföreskrifter sform Obligatoriska krav (ska-krav) Elektroniska anbud Anbudets form, innehåll samt avlämnande Krav på anbudsgivaren Omständigheter som ska medföra uteslutning av leverantör Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantör Intyg från myndigheter Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning Helt eller delat anbud Anbudstidens utgång Anbudets giltighetstid Prövning och utvärdering av anbud Utvärdering av anbud utvärderingskriterier Kommersiella villkor Kontaktpersoner Anbudspriser Bilagor... 9, Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7 Telefon: Telefax: E-post: norrbottens.lans.landsting@nll.se

3 (9) 1 Allmän Orientering Informationen som lämnas på denna första sida kräver inte besvarande. Landstinget i Norrbotten arbetar för att utveckla länet och bidra till livskvaliteten för alla norrbottningar. Det gör vi genom vårt arbete inom hälso- och sjukvård, tandvård, kultur, utbildning och regional utveckling. Norrbottens län omfattar 14 kommuner och är det till ytan största samt nordligaste länet i Sverige. Det bor ca invånare i Norrbotten. De flesta, cirka , bor i kommunerna Luleå, Boden, Piteå och Älvsbyn. Norrbottens läns landsting är länets största arbetsgivare med drygt anställda, varav ca arbetar inom hälso- och sjukvården. Landstingets huvuduppgift är att erbjuda norrbottningarna hälso- och sjukvård samt tand-vård. Norrbotten har fem sjukhus. Sunderby sjukhus mellan Boden och Luleå är länets största och hit koncentreras många länsgemensamma resurser. Det finns även sjukhus i Kiruna, Gällivare, Kalix och Piteå. Sjukhusen tar vid som nästa nivå efter vårdcentralerna när det krävs specifik medicinsk kompetens eller särskilda tekniska resurser. Alla sjukhus kan erbjuda ett bra akut omhändertagande men den akuta operationsverksamheten är koncentrerad till Gällivare och Sunderby sjukhus. Ytterligare information kan hämtas från Sunderby sjukhus städyta är cirka m 2 fördelat på vårdavdelningar, mottagningar, operationssalar, laboratorier, kontorslokaler och allmänna ytor. Städytan för utlokaliserade enheter beräknas till cirka m 2, fördelat på mottagningar, behandlingsrum, kontorslokaler och allmänna ytor. Med allmänna ytor avses bland annat korridorer och entréer. Idag städas lokalerna av ISS Facility Services AB och avtalet löper ut ens omfattning Denna upphandling omfattar städtjänster till Norrbottens läns landsting i den omfattning som beskrivs i anbudshandlingarna. Anbud ska lämnas på: Daglig städning inkl. storstädning, golvvård och fönsterputs Mellanstädning Operation SY (tillhör Pos 1) Tilläggstjänster som vid behov ska kunna avropas Följande positioner ingår i upphandlingen Position Städobjekt Kravspecifikation Anbudsformulär (Excel) Pos 1 Sunderby sjukhus (SY) B1 Flikarna Pris SY.., Pris SY Allmänna ytor samt Prisuppgifter. Pos 2 Utlokaliserade verksamheter: Landstingshuset (exklusive Stadsvikens vårdcentral), Björkskatans vårdcentral i Luleå, Närpsykiatrin i Luleå, delar av Björknäs vårdcentral i Boden, Närpsykiatrin i Boden, Psykiatrisk Barn och ungdomsenhet i Boden, LSS-team i Luleå och Administrativ service i Boden, BUP B2 Flikarna Pris Utlokaliserat, Pris Boden.., Pris Garnis samt Prisuppgifter.

4 (9) Sjukvårdsverksamhet är i ständig förändring varför omfattning och innehåll kommer att förändras under avtalstiden. För närvarande pågår både ny- och ombyggnationer inom Sunderby sjukhusområde. Nuvarande patienthotell flyttar in i nybyggd huskropp och de tidigare lokalerna byggs om till vårdverksamhet. Under avtalsperioden kommer även akutmottagningen att byggas ut samt lokaler för andra verksamheter att förändras. Nya patienthotellet kommer att ingå i städuppdraget efter driftstart men då endast med periodisk städning. Prisuppgift för detta städuppdrag ska inte anges i anbudsformuläret. Ett pilotprojekt (VårdNära Service - VNS) är startat inom landstinget med syfte att serviceverksamheten ska avlasta vården med icke vårdrelaterade arbetsuppgifter, exempelvis patientnära städning. Det är för närvarande inte känt hur detta i så fall påverkar omfattningen av det upphandlade städuppdraget Förbehåll Landstinget förbehåller sig rätten att under avtalsperioden göra förändringar av städytor, frekvenser och kvalitetskrav, i nivå med avtalade priser och villkor Option En option, med fast pris/år, ska lämnas för mellanstädning av samtliga 15 operationssalar i Sunderby sjukhus (Hus 106 plan 5). Underlaget för prisuppgiften ska baseras på 100 operationer per vecka. Denna option kommer att omfattas av utvärderingen för Pos Ritningsunderlag Se information och anvisningar i mappen Bilaga 2 - Ritningar Ritningar över de aktuella landstingsägda lokalerna finns att tillgå via följande länk: Lokaler Städverksamheten vid Sunderby sjukhus ska vara lokaliserad i nuvarande lokaler. Leverantören ska hyra befintliga lokaler. Separat hyresavtal och avstående från besittningsskydd ska tecknas mellan landstinget och leverantören Utrustning För uppdraget mot Sunderby sjukhus (Pos 1) gäller att landstingets befintliga tvättmaskiner, i avsedd lokal, får nyttjas av leverantören. För utlokaliserade verksamheter (Pos 2) gäller olika förutsättningar beroende på objekt. Det aktuella läget vid respektive objekt framgår vid den planerade visningen innan anbud lämnas Visning av lokaler Anbudsgivaren ska innan anbud lämnas, besikta aktuella lokaler. Anna-Karin Vidgren kontaktas för visning av lokaler. Telefon: eller e-post: anna-karin.vidgren@nll.se

5 (9) 1.2 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är: Norrbottens läns landsting,, Luleå Organisationsnummer: Ansvarig Upphandlare är: Thomas Qvarnström, Norrbottens läns landsting. Adress: Övriga kontaktvägar: Norrbottens läns landsting Tfn: Mobil: Växel: Luleå E-post thomas.qvarnstrom@nll.se 1.3 Upplysningar under anbudstiden Handläggare är: Stefan Kullberg, Norrbottens läns landsting. Mobil: E-post stefan.kullberg@medcon.se 1.4 Kontaktperson för verksamheten Anna-Karin Vidgren, Planerare lokalvård NLL - Division Service Tfn: Mobil: E-post: anna-karin.vidgren@nll.se 1.5 Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Eventuella frågor beträffande lämnad information i förfrågningsunderlagen hanteras under anbudstiden via upphandlingsportalens funktion Frågor och Svar. Skriftlig begäran om förtydligande/komplettering ska vara upphandlande myndighet tillhanda senast 10 arbetsdagar före anbudstidens utgång. Om så krävs lämnas skriftligt förtydligande/komplettering av förfrågningsunderlaget senast 6 arbetsdagar före angiven sista anbudsdag till alla som begärt förfrågningsunderlaget. Eventuella förtydliganden och kompletteringar kommer även att publiceras till webbsidan för aktuell upphandling på adress Anbudsgivare som hämtat förfrågningsunderlaget från Norrbottens läns landstings hemsida kommer att erhålla information om eventuella förtydliganden och kompletteringar av förfrågningsunderlaget via lämnad e-postadress. Anbudsgivare som inte beställt förfrågningsunderlaget direkt från den upphandlande myndigheten måste själva kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats.

6 (9) Anbudsgivare kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som erhållits skriftligen från ansvarig upphandlare eller handläggare. 1.6 Landstingets miljöarbete Miljöfrågorna har stor betydelse för landstingets arbete och för helhetssynen på sambandet mellan människa, miljö och hälsa. Norrbottens läns landsting har antagit en miljöpolicy som ska ligga till grund för all verksamhet som bedrivs inom landstinget. 1.7 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter denna tidpunkt. Anbudsgivare som vill att sekretess skall råda även efter det att anbudssekretessen upphört bör skriftligen inkomma med begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som anbudsgivaren vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. 1.8 Avbrytande av upphandlingen Om anbudet innefattar för höga eller på annat sätt är oförmånliga kan anbud förkastas. På samma sätt kan anbud förkastas om det innehåller onormalt låga priser. Om anbuden inte motsvarar ställda obligatoriska krav kan upphandlingen komma att avbrytas. Priset för position 1 ska inte överskrida 19 miljoner kronor per år motsvarande för position 2 är 4,5 milj. kr./år samt för optionen mellanstädning 0,6 milj. kr./år Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas. 1.9 Underrättelse om beslut Information om vilka anbudsgivare som genom beslut tilldelats det aktuella uppdraget kommer att lämnas till alla anbudsgivare för den aktuella upphandlingen. Underrättelse om tilldelningsbeslut kommer att publiceras på Ett meddelande om när underrättelsen om tilldelningsbeslutet finns att hämta kommer att mailas till samtliga anbudsgivare. Från det att underrättelse om beslutet publicerats samt ett mail har skickats om att underrättelsen är publicerad inträder en avtalsspärr om 10 dagar. Detta innebär att landstinget inte får ingå avtal under den tid som avtalsspärren gäller Tjänstekontrakt Efter underrättelse om beslut och aktuell avtalsspärr löpt ut kommer ett tjänstekontrakt att tecknas för entreprenaden med antagen leverantör under förutsättning att inte förlängd avtalsspärr råder, upphandlingen blir föremål för rättning eller avbrytande samt att domstol i interimistiskt beslut förklarar att upphandlingen tills vidare inte får avslutas. Detta kontrakt utgörs av ett skriftligt avtal, som baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud.

7 (9) Förutsättningen för att kontraktet skall vara bindande är att kontraktet undertecknats av parterna i den aktuella upphandlingen. Detta innebär också att den aktuella upphandlingen avslutas först när samtliga parter undertecknat kontraktet Ersättning för upprättande av anbud Landstinget medger inte ersättning för upprättandet av anbud. 2 sföreskrifter 2.1 sform Öppet (anbudstid min 40 dag) förfarande enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU. 2.2 Obligatoriska krav (ska-krav) Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav (skakrav). Dessa är markerade med fetstil ska. Av anbudet ska framgå att samtliga krav i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna antas är att ska-kraven är uppfyllda. 2.3 Elektroniska anbud Norrbottens läns landsting har implementerat ett upphandlingssystem benämnd Amesto Sourcing. I detta system finns en funktion, som följer lagstycke enligt LOU 2007:1091, 9 kap, 2 och 3, för avlämnande av elektroniska anbud. I utskicket med anbudsdokument via e-post erhålls en snabb-länk till webbsida för avlämnande av E-anbud. Det är också möjligt att nå inloggning mot aktuell upphandling genom webbadressen Det är möjligt att förändra lämnat anbud (dokumentfiler) med att lägga till, ta bort eller byta ut redan inlämnade filer hur många gånger som helst, fram till och med sista anbudsdag. Enbart enskilda filer kan tas emot av systemet (dvs. en mappstruktur kan inte tas emot). Storleken på varje enskild fil som kan skickas in i systemet är begränsad till 50 Mb. Ett meddelande till angiven e-post genereras automatiskt till anbudslämnare när dennes anbudsdokument har lämnats in och mottagits av systemet ATC. Dessa dokument sparas på en serverplats belägen innanför landstingets brandvägg. I Amesto Sourcing sparas inlämnade elektroniska anbud krypterade. Denna kryptering är inte möjlig att dekryptera innan sista dag för inlämnande har passerat. Dekrypteringen sker vid öppningsförfarandet av inkomna E-anbud. 2.4 Anbudets form, innehåll samt avlämnande Ert anbud ska lämnas in i digital form (E-anbud). E-anbud och funktionsbeskrivningar av offererad produkt/vara presenterad i prisbilaga eller motsvarande ska vara avfattad på svenska. De elektroniska filerna i ett avlämnat E-anbud ska följa en struktur enligt ett innehållsregister vilket möjliggör en logisk följd för inläsning av angivet anbudssvar. Dokumentfilerna ska namnges så att innehållet tydligt framgår.

8 (9) Eftersom det är lätt att skicka filer, med i vissa fall, överflödig information, ex en broschyr som presenterar även annan utrustning eller material som inte offereras, ska sådan information avlägsnas från inskickade filer. Allt detta för att en genomläsning av ett inskickat E-anbudet ska kunna ske så smidigt som möjligt. I bilaga Lathund för inlämnande av E-anbud - ATC beskrivs uppladdning av anbudsdokument samt inlämning av anbudet. E-anbudets dokument ska vara sparade i något av följande kända format; doc, docx, docm, xls, xlsx, xlsm, ppt, pptx, pptm, pdf, txt, jpg, jpeg, gif, tif och dwg. Övriga filformat är ej tillåtna och följaktligen ej heller möjlig att ladda upp för att ingå i ett E-anbud. Observera de ifyllda bilagor som ska medfölja anbudssvaret; Anbudsformulär: Denna fil ska, ifylld bifogas anbudet och ska vara redigeringsbar med bibehållet MS Excel-format (xls alt. xlsx). Notera kravet för signering och inskanning av den första fliken Generalla uppgifter & intygan. 2.5 Krav på anbudsgivaren Omständigheter som ska medföra uteslutning av leverantör En leverantör skall uteslutas från att delta i upphandlingen om upphandlande myndighet får kännedom om leverantören är dömd för brott som innefattar deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri, penningtvätt i enlighet med 10 kap, 1 LOU Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantör En leverantör får uteslutas från att delta i upphandlingen om leverantören är i konkurs eller likvidation, dömd för brott avseende yrkesutövningen, inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i enlighet med 10 kap, 2 LOU Intyg från myndigheter Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. För svenska anbudsgivare kontrollerar upphandlande myndighet direkt från Riksskatteverket motsvarande uppgifter som fås genom SKV4820. Utländsk anbudsgivare ska insända motsvarande dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning Leverantören ska ha en stabil ekonomisk ställning. Upphandlande myndighet kommer via kreditupplysningsföretaget Soliditet göra en kontroll av leverantörens nyckeltal. Om stor negativ avvikelse föreligger mellan branschindex och leverantörens nyckeltal kan anbudet komma att förkastas. I de fall negativ avvikelse redovisas anses leverantören ändå uppfylla ovanstående krav om leverantören i anbudet lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att leverantören innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Leverantörer som inte är skyldiga att upprätta årsredovisning eller årsbokslut ska på annat sätt visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning.

9 (9) 2.6 Helt eller delat anbud Anbud kan lämnas för hela eller delar (Pos 1 eller Pos 2) av uppdraget. Den upphandlande myndigheten har rätt att anta lämnade anbud i sin helhet eller i delar. 2.7 Anbudstidens utgång Anbud ska vara angiven adress tillhanda senast Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång får inte prövas. 2.8 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande i 6 månader från anbudstidens utgång Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att ramavtal kan tecknas, dock i högst fyra månader efter angiven giltighetstid. 2.9 Prövning och utvärdering av anbud Prövning och utvärdering av anbud sker i tre steg: 1 Kontroll av leverantören för eventuell uteslutning och/eller lämplighet enligt 10 kap 1 och 2 LOU 2 Prövning av obligatoriska krav, ska-krav. 3 Utvärdering av anbud. I steg 3 utvärderas endast de anbud som uppfyllt såväl kvalificeringskraven (steg1) som de obligatoriska kraven (steg2) Utvärdering av anbud utvärderingskriterier Under förutsättning att inkomna anbud uppfyller pkt 1 och 2 ovan kommer det anbud att antas som har lägsta pris alternativt som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till kriteriet pris och kvalitativa kriterier; Vid utvärderingen av anbuden kommer position 1 och position 2 utvärderas var för sig. Pris Det pris som gäller vid respektive utvärdering är det av anbudsgivaren angivna årliga totalpriset för aktuell position, årskostnad för extra städning beräknad på angivet timpris och av landstinget beräknad omfattning samt fullt nyttjande av optionen mellanstädning OP SY. Kvalitet Utvärderingsmodellen innebär vidare att en bedömning görs av kvalitativa kriterier, där ett anbudspris får ett absolut påslag beroende på hur mycket företagets redovisade kvalitativa kriterier bedöms avvika från angiven maximal kvalitets poäng. För genomgång av anbud och utvärdering av erbjuden tjänst kommer en utvärderingsgrupp att enskilt träffa de anbudsgivare som gått vidare till utvärdering. Aktiviteten kommer att ske i Luleå och planeras till en dag kl inom tidsperioden vecka 23-24, Bedömning och poängsättning av detta kriterium kommer att göras på svar som framkommer vid den planerade Hearingen/Intervjun. Se Anbudsformulär, flikarna Utvärdering Pos 1 respektive Utvärdering Pos 2.

10 (9) För att anbudet och därtill hörande erbjudande på bästa sätt ska kunna förstås och utvärderas är det viktigt att leverantören ser till att rätt ansvariga personer är på plats vid den planerade utfrågningen. Dock bör antalet begränsas till 6 personer från vardera parten. För att representera Beställaren är för närvarande följande personer inbjudna att delta: Göran Ström, FM chef Anna-Karin Vidgren, Planerare lokalvård NLL Magnus Skott, Verksamhetsutvecklare Stefan Kullberg, Handläggare upphandling Anbudsgivaren ska, i Anbudsformulärets första flik, ange två dagar under vecka 23 samt två dagar under vecka 24 när denna hearing kan genomföras. Fördelning av aktuell tidpunkt kommer att ske genom lottning och snarast meddelas de anbudsgivare som gått vidare till utvärdering. Poängsättning sker utifrån i anbudsformuläret angiven poängskala. Poängen summeras och ligger till grund för kriteriets betyg. Summan av erhållna bedömningspoäng för kvalitetskriteriet kommer att proportionellt omvandlas till poängskalan Modellen bygger på att ett jämförelsetal räknas fram enligt följande modell: Jämförelsetal = offererat pris + absolut påslag Absolut påslag = ((max kvalitetspoäng erhållen kvalitetspoäng) / max kvalitetspoäng) x påslagsfaktor Utifrån för upphandlingens uppskattade marknadsvärde, viktningsintervallet 1 50 % - 60 % Pris och 40 % - 50 % Kvalitativa kriterier är påslagsfaktorn framräknad till beloppsintervallet: Position Max påslag (kr) vid 40% Max påslag (kr) vid 50% OBS: Anbudet med lägsta Jämförelsetal kommer att antas. 1 LOU 12:2 st.1: Kriterieviktningen får anges som ett intervall med en lämplig största tillåtna spridning

11 (9) 3 Kommersiella villkor 3.1 Kontaktpersoner Anbudsgivaren ska lämna uppgift för kontaktperson i bilaga Anbudsformulär fliken Generella uppgifter & intygan. 3.2 Anbudspriser Priser ska anges i svenska kronor (SEK) exkl. mervärdeskatt. Anbudsgivaren ska acceptera villkoren i bifogad Avtalsmall i sin helhet. Andra kommersiella standardvillkor, som anbudsgivare bifogar till anbudet och som strider mot dessa punkter i avtalsmallen, kommer inte att beaktas. 4 Bilagor Anbudsformulär (Excel-fil) Bilagor (Zip-fil) Svensk Standard SS627801:2012 (Bifogas ej) Städning i vårdlokaler SIV (Bifogas ej) Lathund till att lämna E-anbud. Info elektronisk fakturering