Förfrågningsunderlag Upphandling 2013 Ögonbottenkameror Div op - Bas ogon

Transkript

1 Förfrågningsunderlag 2013 Ögonbottenkameror Div op - Bas ogon Härmed inbjuds Ni att inkomma med anbud gällande ögonbottenkameror till Norrbottens läns landsting, Division opererande specialiteter, ögonklinikerna vid Gällivare sjukhus, Kalix sjukhus, ögonmottagning Stadsviken, Piteå älvdals sjukhus samt Sunderby sjukhus. Bifogat förfrågningsunderlag innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen. Underlaget är uppdelat i tre avsnitt: 1. Anbudsinbjudan 2. Kravspecifikation 3. Mall för varukontrakt. Vi ber Er speciellt uppmärksamma att anbud skall vara angiven adress tillhanda senast För sent inkommet anbud kommer inte att prövas. Vi emotser Ert anbud med intresse. Mikael Bucht Upphandlare Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7

2 Anbudsinbjudan 2013 Ögonbottenkameror Div op - Bas ogon Innehållsförteckning 1 Allmän orientering ens omfattning Upphandlande myndighet Upplysningar under anbudstiden Besök på plats Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Landstingets miljöarbete Sekretess Avbrytande av upphandlingen Underrättelse om beslut Varukontrakt Ersättning för upprättande av anbud sföreskrifter sform Obligatoriska krav Elektroniska anbud Anbudets form, innehåll samt avlämnande Krav på anbudsgivaren Omständigheter som skall medföra uteslutning av leverantör Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantör Intyg från myndigheter Anbudsgivarens ekonomiska ställning Anbudsgivarens tekniska kapacitet Referenser på teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivarens utvecklingsarbete Helt eller delat anbud Anbudstidens utgång Anbudets giltighetstid Tid för anbudsöppning Prövning och utvärdering av anbud Utvärdering av anbud utvärderingskriterier Provuppställning för verifiering av offererad ögonbottenkamera Kommersiella villkor Kontaktpersoner Anbudspriser Optioner Mall för varukontrakt Leveranstid Garantitid Valutajustering Montage- och installationsanvisningar Bilagor Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7

3 (11) 1 Allmän orientering Informationen som lämnas i detta avsnitt kräver inte besvarande. 1.1 ens omfattning en omfattar avtal för leverans, installation, anpassning, integration och driftsättning av ögonbottenkameror till ögonklinikerna vid Gällivare sjukhus, Kalix sjukhus, ögonmottagning Stadsviken, Piteå älvdals sjukhus samt Sunderby sjukhus inklusive dokumentation, utbildning och framtida serviceavtal. Totalt antal kameror som upphandlingen omfattar är: 3 st Digitala Ögonbottenkameror av Typ1 enligt avsnitt 3.1 i Kravspecifikationen 2 st Digitala Ögonbottenkameror av Typ2 enligt avsnitt 3.2 i Kravspecifikationen. en omfattar även option på ytterligare 1 st ögonbottenkamera av Typ2 till. Beräknad tidpunkt för leverans och installation är tidigast Q Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är:,, Luleå. Organisationsnummer: Nedan även kallad Köparen. 1.3 Upplysningar under anbudstiden Ansvarig handläggare är: Upphandlare Mikael Bucht,. Eventuella frågor sker skriftligen eller genom e-post till ansvarig handläggare enligt ovan på nedanstående adress: Adress: Övriga kontaktvägar: Mobil: Växel: Luleå. Fax: E-post mikael.bucht@nll.se Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7

4 (11) 1.4 Besök på plats Anbudsgivare som på plats önskar kontrollera lokalernas utformning kan kontakta ansvarig handläggare. Vid besök får endast besiktning av lokaler ske. Informationsutbyte mellan Leverantör och verksamhetspersonal avseende denna upphandling får ej ske. 1.5 Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Skriftlig begäran om förtydligande/komplettering skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast 10 arbetsdagar före anbudstidens utgång. Med skriftlig begäran menas att frågan även kan skickas till ansvarig upphandlare i ett e- postmeddelande. Om så krävs lämnas skriftligt förtydligande/komplettering av förfrågningsunderlaget senast 6 arbetsdagar före angiven sista anbudsdag till alla som begärt förfrågningsunderlaget. Eventuella förtydliganden och kompletteringar kommer även att publiceras till webbsida för aktuell upphandling på adress Anbudsgivare som hämtat förfrågningsunderlaget från s hemsida kommer att erhålla information om eventuella förtydliganden och kompletteringar av förfrågningsunderlaget via lämnad e-postadress. Anbudsgivare som inte beställt förfrågningsunderlaget direkt från den upphandlande myndigheten måste själva kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar distribuerats. Anbudsgivare kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som erhållits skriftligen från ansvarig handläggare. 1.6 Landstingets miljöarbete Miljöfrågorna har stor betydelse för Landstingets arbete och för helhetssynen på sambandet mellan människa, miljö och hälsa. har antagit ett miljöpolitiskt program som ska ligga till grund för all verksamhet som bedrivs inom Landstinget. I detta följer att bedriva ett miljöanpassat upphandlingsarbete, där Landstinget följer Miljöstyrningsrådets miljökrav. 1.7 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter denna tidpunkt. Anbudsgivare som vill att sekretess skall råda även efter det att anbudssekretessen upphört skall skriftligen inkomma med begäran om sekretess, innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som anbudsgivaren vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7

5 (11) 1.8 Avbrytande av upphandlingen Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar för höga priser eller på annat sätt är oförmånliga kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas. 1.9 Underrättelse om beslut Information om vilken eller vilka anbudsgivare som genom beslut tilldelats det aktuella uppdraget eller den aktuella leveransen, kommer att lämnas till alla anbudssökande och anbudsgivare för den aktuella upphandlingen. Från det att information om beslutet lämnats löper en tidsfrist om minst 10 dagar innan varukontrakt kan tecknas Varukontrakt Efter underrättelse om beslut och aktuell tidsfrist löpt ut kommer varukontrakt att tecknas med antagen leverantör, under förutsättning att domstol inte innan avtalets tecknande i interimistiskt beslut förklarar att upphandlingen tills vidare inte får avslutas, eller att upphandlande myndighet efter överprövning åläggs att vidta rättelse eller göra om upphandlingen. Detta varukontrakt utgörs av ett skriftligt avtal, som baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. Förutsättningen för att kontraktet skall vara bindande är att varukontraktet undertecknats av parterna i den aktuella upphandlingen. Detta innebär också att den aktuella upphandlingen avslutas först när samtliga parter undertecknat kontraktet Ersättning för upprättande av anbud Landstinget medger inte ersättning för upprättandet av anbud Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7

6 (11) 2 sföreskrifter 2.1 sform Öppet förfarande enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU. Anbudsgivaren ansvarar för: att informera sig om alla viktiga förhållanden, även de som inte specifikt framgår här att lämna all viktig, relevant information även om den inte specifikt efterfrågats här. 2.2 Obligatoriska krav Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav (skallkrav). Dessa är markerade med fetstil skall. Av anbudet skall framgå att samtliga krav i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna antas är att skall-kraven är uppfyllda. 2.3 Elektroniska anbud har implementerat ett upphandlingssystem benämnd Avantra Tender & Contract. I detta system finns en funktion, som följer lagstycke enligt LOU 2007:1091, 9 kap, 2 och 3, för avlämnande av elektroniska anbud. I utskicket med anbudsdokument via e-post erhålls en snabb-länk till webbsida för avlämnande av E-anbud. Denna sida presenteras även genom webbadressen och länken E-anbud för specifik upphandling. Denna webbsida beskriver förfarandet för att kunna avlämna ett elektroniskt anbud. Det är möjligt att förändra lämnat anbud (dokumentfiler) med att lägga till, ta bort eller byta ut redan inlämnade filer hur många gånger som helst, fram till och med sista anbudsdag. Enbart enskilda filer kan tas emot av systemet (dvs. en mappstruktur går inte att ta emot). Storleken på varje enskild fil som skickas in i systemet är begränsad till 50 Mb. Ett meddelande genereras automatiskt till anbudslämnare när dennes anbudsdokument har sparats och mottagits av systemet Avantra upphandling. Dessa dokument sparas på en serverplats belägen innanför Landstingets brandvägg. I Avantra Tender & Contract sparas inlämnade elektroniska anbud krypterade. Denna kryptering går inte att dekryptera innan sista dag för inlämnande har passerat. Dekrypteringen sker i öppningsförfarandet. I Avantra Tender & Contract loggas e-postadress och datum samt tidpunkt för anbudslämnande Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7

7 (11) 2.4 Anbudets form, innehåll samt avlämnande För att effektivisera hanteringen av Ert anbud vill vi att Ni lämnar anbud i digital form (e-anbud). Se beskrivning i föregående punkt. Om anbud inte kan lämnas i digital form (e-anbud), vänligen kontakta ansvarig upphandlare. Se punkt 1.3 ovan. Anbud och funktionsbeskrivningar av offererad utrustning presenterad i prisbilaga skall vara avfattad på svenska. (D.v.s. det gäller text redovisad i Anbudsformuläret och inte separata dokument t.ex. funktionsbeskrivningar). Broschyrmaterial och övriga bilagor till anbudet kan tillåtas vara författade på engelska. De elektroniska filerna i ett avlämnat E-anbud skall följa en struktur enligt ett innehållsregister vilket möjliggör en logisk följd för inläsning av angivet anbudssvar. Eftersom det är lätt att skicka filer, med i vissa fall, överflödig information, ex en broschyr som presenterar även annan utrustning eller material som inte offereras, skall sådan information avlägsnas från inskickade filer. Allt detta för att en genomläsning av ett inskickat E-anbudet ska kunna ske så smidigt som möjligt. Anbudssvarets dokument ska vara sparade i allmänt kända format så som exempelvis; doc, xls, pdf, ppt, txt, jpg, tif, mm. Observera att filformatet.zip inte tillåts. Detta på grund av att vid anbudsöppningen registreras.zip-filen och inte de i.zip-filen enskilda filerna. Observera de ifyllda bilagor som skall medfölja anbudssvaret; Bilaga 1 Anbudsformulär 2013 Ögonbottenkameror Div op - Bas ogon (3st flikar). Denna fil skall lämnas i xls-format Bilaga 2 Svarsblankett 2013 Ögonbottenkameror Div op - Bas ogon Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7

8 (11) 2.5 Krav på anbudsgivaren Omständigheter som skall medföra uteslutning av leverantör En leverantör skall uteslutas från att delta i upphandlingen om upphandlande myndighet får kännedom om leverantören är dömd för brott som innefattar deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri, penningtvätt i enlighet med 10 kap, 1 LOU Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantör En leverantör får uteslutas från att delta i upphandlingen om leverantören är i konkurs eller likvidation, dömd för brott avseende yrkesutövningen, inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i enlighet med 10 kap, 2 LOU Intyg från myndigheter Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. För svenska anbudsgivare kontrollerar upphandlande myndighet direkt från Riksskatteverket motsvarande uppgifter som fås genom SKV4820. Utländsk anbudsgivare skall insända motsvarande dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar Anbudsgivarens ekonomiska ställning Leverantören skall ha en stabil ekonomisk ställning. Upphandlande myndighet kommer via kreditupplysningsföretaget Soliditet göra en kontroll av leverantörens nyckeltal. Om stor negativ avvikelse föreligger mellan branschindex och leverantörens nyckeltal kan anbudet komma att förkastas. I de fall negativ avvikelse redovisas anses leverantören ändå uppfylla ovanstående krav om leverantören i anbudet lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att leverantören innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Leverantörer som inte är skyldiga att upprätta årsredovisning eller årsbokslut skall på annat sätt visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning Anbudsgivarens tekniska kapacitet Allmänt: Anbudsgivaren skall bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete inom företaget. Som bevis på att kravet uppfylls bör anbudsgivaren bifoga handlingar som styrker detta arbete. Service, teknisk support och utbildning Anbudsgivare skall ha resurser och kompetens för service, teknisk support och utbildning. Som bevis på att kravet uppfylls bör anbudsgivaren redovisa sin organisation och förutsättningar för detta: Företagets erfarenhet Medarbetares kompetens Beskriv organisation och möjligheter till support och utbildning Ange från vilken ort support utgår Tillgängliga resurser, nätverk. Om anbudsgivare avser att anlita underleverantörer skall detta redovisas Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7

9 (11) Referenser på teknisk förmåga och kapacitet Till anbudet bör bifogas en förteckning inklusive kontaktpersoner och telefonnummer över utförda leveranser, i första hand inom vård och omsorgssektorn i Sverige, med ett åtagande som överensstämmer med detta anbudsunderlag. Referenserna bör inte vara äldre än 3 år. I de fall där anbudsgivare tidigare levererat liknande system till Norrbottens läns landsting kommer egna erfarenheter att beaktas Anbudsgivarens utvecklingsarbete Med anbudet bifogas en redovisning av hur arbetet med utveckling och uppdatering av systemet bedrivs; organisation, metoder, systematik, resurser och möjligheter. 2.6 Helt eller delat anbud Anbud kan lämnas för hela eller delar av leveransen. En Leverantör kan komma att antas på båda typerna (Typ1 resp. Typ2) av ögonbottenkamera, alternativt på en av typerna (Typ1 resp. Typ2) av ögonbottenkamera. D.v.s max 2 st Leverantörer antas. (För beskrivning av Typ1 resp. Typ2 se Kravspecifikationen.) 2.7 Anbudstidens utgång Anbud skall vara angiven adress tillhanda senast Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång kommer inte att prövas. 2.8 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara bindande i 6 månader Av anbudet skall framgå att kraven är uppfyllda genom att anbudsgivaren fyller i punkt 3 i bifogad Svarsblankett. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att varukontrakt kan tecknas, dock i högst fyra månader efter angiven giltighetstid. 2.9 Tid för anbudsöppning Anbuden öppnas Anbudsöppningen är inte offentlig Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7

10 (11) 2.10 Prövning och utvärdering av anbud Prövning och utvärdering av anbud sker i tre steg: 1- Kontroll av leverantören för eventuell uteslutning och/eller lämplighet enligt kap 11, 7 och 11, LOU 2- Prövning av obligatoriska krav, skall-krav 3- Utvärdering av anbud I steg 3 utvärderas endast de anbud som uppfyllt såväl kvalificeringskraven (steg 1) som de obligatoriska kraven (steg 2) Utvärdering av anbud utvärderingskriterier Under förutsättning att inkomna anbud uppfyller pkt 1 och 2 ovan kommer det anbud att antas som har lägsta pris. Utvärderingen kommer att göras separat för respektive ögonbottenkamera Typ1 och Typ2 beskrivna i Kravspecifikationen och prissatta i Anbudsformuläret flikarna Pris Ögonbottenkamera Typ1 och/eller Pris Ögonbottenkamera Typ2. Kriterium Pris (LCC) Pris skall lämnas enligt avsnitt 3.2. Landstinget kommer att genomföra en beräkning/summering av mellan anbuden jämförbart lägsta totalpris per ögonbottenkamera Typ1 respektive ögonbottenkamera Typ2. Med Pris avses mellan anbuden jämförbar LCC (Livscykelkostnad) totalpris för 3 st ögonbottenkamera Typ1 och totalpris för 2 st ögonbottenkamera Typ2, investeringskostnad, installation, fullserviceavtal, etc. utifrån priser angivna i Anbudsformulär fliken Pris Ögonbottenkamera Typ1 och Pris Ögonbottenkamera Typ2, enligt de förutsättningar som angivits i detta förfrågningsunderlag. En LCC-kalkyl kommer att upprättas för respektive ögonbottenkamera Typ1 och Typ2. LCC-kostnaden över en sjuårsperiod kommer att beräknas där hänsyn kommer att tas till antal garantiår. Konstanter som ingår i LCC-kalkylen är följande; Nusummefaktor vilken är 5,84. Denna är baserad på Landstingets internränta 4,75 %. Tid för vilken nusummefaktorn beräknas är 7 år (avskrivningstid). Det anbud som har det lägsta totalpriset (LCC) för respektive ögonbottenkamera Typ1 och Typ2 kommer att väljas i enlighet med reglerna i LOU (Lag om offentlig upphandling) Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7

11 (11) 2.11 Provuppställning för verifiering av offererad ögonbottenkamera Det vinnande anbudets ögonbottenkamera kommer att provuppställas för att verifiera att samtliga obligatoriska krav uppfylls. Provuppställning för verifiering obligatoriska krav skall kostnadsfritt kunna ske av, i Anbudsformuläret, offererad ögonbottenkamera under nedan angiven period. Om Landstinget så önskar skall studiebesök kunna anordnas på plats där utrustningen finns tillgänglig. Preliminärt kommer provuppställning på Sunderby sjukhus alt. studiebesök att genomföras under vecka 44 t.o.m. vecka 47 år Anbudsgivaren skall svara för att tillhandahålla 1st ögonbottenkamera så att provuppställning kan genomföras under ovan angiven tidsperiod. Ögonbottenkamera för provuppställning tillhandahålls till kontaktperson: Sunderby sjukhus Länsteknik Att: Robert Stenvall Luleå. Av anbudet skall framgå att kraven om provuppställning alt. studiebesök är uppfyllda samt när detta kan ske genom att anbudsgivaren fyller i punkt 4 i bifogad svarsblankett. I samband med provuppställning skall provuppställningsavtal tecknas med leverantör. I detta avtal regleras aktuella villkor. All dokumentation skall finnas tillgänglig vid provuppställning av ögonbottenkamera alt. vid studiebesök. Kontakter i samband med provuppställning sker med ovan angiven kontaktperson. Vid provuppställning skall leverantör tillse att tillräckligt med tid anslås för genomförande av verifiering enligt Kravspecifikationen Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7

12 (11) 3 Kommersiella villkor 3.1 Kontaktpersoner I bifogad Svarsblankett punkt 1 anges allmänna uppgifter om anbudsgivaren samt anbudsgivarens kontaktpersoner för denna upphandling. 3.2 Anbudspriser Alla priser skall anges i svenska kronor (SEK) exkl mervärdeskatt och inkludera eventuella kostnader för utrustning, integration, tillbehör, mjukvara, licenser, service, dokumentation, utbildning, emballage, försäkring, tull och transport samt installation. Anbudsgivare föreslår och prissätter ögonbottenkamera med hänsyn taget till förfrågningsunderlagets kravspecifikation och utvärderingskriterie. För redovisade förslag på lösningar och funktioner i anbudssvar med tillhörande bilagor skall det tydligt framgå om dessa ingår i anbudspris eller är en prissatt option. Anbudspriser lämnas i bilaga Anbudsformulär flikarna Pris Ögonbottenkamera Typ1 och Pris Ögonbottenkamera Typ2 (MS Excel-fil). Optioner redovisas separat i samma flikar. Anbudet skall omfatta alla tillbehör som behövs för normal drift och installation även om de inte är särskilt angivna i kravspecifikationen. I detta skall tydligt framgå vad som ingår i offererad utrustning och efterfrågat åtagande. Utöver i Anbudsfomuläret specificerade priser emotses, på anbudsgivarens totala utrustningssortiment enligt kravspecifikationen samt tillbehör, prislistor med uppgift om rabatt (%) på officiellt publicerade priser. 3.3 Optioner Av anbudet skall framgå att kraven är uppfyllda genom att anbudsgivaren fyller i punkt 5 i bifogad Svarsblankett. 3.4 Mall för varukontrakt Anbudsgivaren skall acceptera villkoren i bifogad Mall för varukontrakt för aktuellt system i sin helhet. Andra kommersiella standardvillkor, som anbudsgivare bifogar till anbudet och som strider mot dessa punkter i Mall för varukontrakt, kommer inte att beaktas. 3.5 Leveranstid Ange i bilaga Svarsblankett när leverans och driftstart tidigast kan ske Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7

13 (11) 3.6 Garantitid Garantitiden skall vara minst ett år efter att utrustningen godkänts och övertagits alt. tagits i kliniskt bruk. Av anbudet skall framgå att kraven är uppfyllda genom att anbudsgivaren fyller i punkt 8 i bifogad Svars-blankett. I övrigt enligt MONTAGE 85 punkt Valutajustering I samband med att varukontrakt tecknas med och/eller option avropas från antagen leverantör skall valutakursen fastställas, så att ett fast pris gäller för leveransen från och med denna tidpunkt. Valutajustering efter denna tidpunkt godkänns inte. Parterna äger rätt att kompensera sig för valutaförändring under anbudets/optionens giltighetstid fram till avtals-/avropstidpunkten om förändringen överstiger nedanstående procenttal. Om anbudet innehåller krav på valutajustering ska punkt 10 i bifogad Svarsblankett fyllas i. 3.8 Montage- och installationsanvisningar För att köparen ska kunna kontrollera försörjningar, infästningar mm bifogas montage- och installationsanvisningar till anbudet. 4 Bilagor 1 Anbudsformulär 2013 Ögonbottenkameror Div op - Bas ogon 2 Svarsblankett 2013 Ögonbottenkameror Div op - Bas ogon 3 MONTAGE 85 (bifogas inte) 4 BMU 93 (bifogas inte) 5 LABU 80 (bifogas inte) Luleå Besöksadress: Robertsviksgatan 7