Sundsvalls Slalomklubb Version 12 Beslutad i Styrelsemöte

Transkript

1 Aktiviteter och ansvar i Styrelse, Kommittéer och Nyckelroller Denna sammanställning har till syfte att övergripande beskriva hur aktiviteter och ansvar fördelas mellan olika funktioner i SSLK. Utifrån vilka årsmötesvalda funktionärer som sedan bemannar organisationen får erforderliga justeringar göras i den här fördelning. För varje funktion/kommitté nedan ska en arbetsordning finnas, där den här beskrivningen fördjupas och det klargörs vilka aktiviteter som ska genomföras, när de ska ske och vem som ansvarar för att det blir gjort. Arbetsordningen uppdateras inför varje säsong av resp funktion/kommitté. Följande funktioner/kommittéer är beskrivna: Styrelsen Ordförande Kassör Administrativa kommittèn inkl Sekreteraren Träningskommittén Tävlingskommittén Material och Huskommittén Trivselkommittén Marknadskommittén Sundsvalls Slalombacke AB (SSAB) Valberedning Tränare i träningsgrupp (i separat dokument) Gruppadministratör (i separat dokument) Text i kursiv stil är utdrag ur föreningens stadgar. Styrelsen Föreningens angelägenheter handhas av Styrelsen. Den skall inom ramen för RF:s, vederbörande SF:s och dessa stadgar verka för föreningens framåtskridande samt tillvarata medlemmarnas intressen. Det åligger Styrelsen särskilt att - tillse att för föreningen bindande regler iakttas, - verkställa av årsmötet fattade beslut, - planera, leda och fördela arbetet inom föreningen, - ansvara för och förvalta föreningens medel och förbereda årsmötet. Därutöver åligger det Styrelsen särskilt att bl a: initiera och driva särskilda projekt fristående (t ex projekt utlyfta från kommittéernas löpande arbete) fastställa policy för ersättningar inom föreningen utse arbetsgrupp för att skapa beslutsunderlag till regelverk för ersättningar till åkare och tränare/ledare besluta om förslag till ansökan av kommande säsongs tävlingar Kommittéerna upprättar förslag till budget och verksamhetsplan för kommitté att gälla under nästföljande verksamhetsår. Budget och planen inges till Styrelsen för godkännande på tid som denna bestämmer. Styrelsen gör de ändringar i budgeten och planen som bedöms vara nödvändiga med hänsyn till föreningens skyldigheter i olika hänseenden, föreningens ekonomiska ställning eller de väntade utvecklingen av den idrottsliga verksamheten. Ordförande Ordföranden är föreningens officielle representant. Sundsvalls Slalomklubb Janne Bergqvist/M Borgsten Sid 1(7)

2 Ordföranden leder Styrelsens förhandlingar och arbete samt övervakar att såväl föreningens stadgar som övriga för föreningen bindande regler och beslut efterlevs. Har ordföranden förhinder träder vice ordföranden in i ordförandens ställe. I övrigt fördelas arbetsuppgifterna bland Styrelsens ledamöter enligt Styrelsens bestämmande. Kassör I Kassören arbetsuppgifter och ansvar ligger att: se till att medlemmarna betalar föreskrivna avgifter, se till att föreningen söker de bidrag från stat, kommun och idrottsorganisationer m fl som finns att få, driva in fordringar och verkställa utbetalningar för föreningen samt se till att det finns verifikationer över dessa, svara för föreningens bokföring vilket innebär skyldighet att föra kassabok över föreningens räkenskaper, i förekommande fall lämna särskild uppgift, upprätta deklaration samt lämna arbetsgivare- resp kontrolluppgifter, årligen upprätta balans- samt resultaträkning, föra medlemsmatrikel och inventarieförteckning, i den mån varken RF:s samlingsförsäkring eller vederbörande SF:s försäkringar är tillräckliga, enligt beslut av Styrelsen, tillse att såväl föreningens medlemmar i föreningens verksamhet som föreningens material, priser och övriga tillhörigheter är försäkrade till betryggande belopp utarbeta underlag för budget. Ansvarsområdet i övrigt innefattar även att ansvara för: bevakning, sammanställning och rapportering av bidragsgrundande aktiviteter för aktivitetsbidrag (underlag från Träningskommittén) beredning av ansökan kommunala bidrag löpande kontakt med revisorer Administrativa kommittén inkluderande Sekreteraren Föreningens sekreterare är ordförande i Administrativa Kommittén Ansvarsområdet för Sekreteraren innefattar att ansvara för: förbereda Styrelsens sammanträden och föreningens möten, föra protokoll över Styrelsens sammanträden, registrera och förvara skrivelser, tillse att fattade beslut verkställs, om ordföranden inte bestämmer annat, underteckna utgående skrivelser och förvara kopior av dessa årligen upprätta förslag till verksamhetsberättelse för föreningen. årligen planera för och kalla till Årsmötet bevakning och uppföljning av den årliga Bytesmarknaden Ansvarsområdet för kommittén i övrigt innefattar att ansvara för: kansli-funktion (bemannad eller obemannad) innefattande bl a: arkivering av föreningsdokument exkl tävlingsdokumentation sammanställning och uppdatering av förteckningar såsom t ex Funktionärslista E-postlista information inom och utom föreningen i form av bl a hemsidan Sundsvalls Slalomklubb Janne Bergqvist/M Borgsten Sid 2(7)

3 övrig medlemsinformation (i huvudsak mejl via gruppadministratörer) grundläggande mediakontakter drift och underhåll av hemsidan webmaster-funktion anskaffande, försäljning och administration av klubb-kläder och ev profil-produkter sammanhållande av bemanningsschema för lift i samråd med SSAB I administrativa kommittén ingår gruppadministratörerna för jun, U16-, U14-, U12-, U10- och U8- grupperna. För gruppadministratörernas övriga ansvar och arbetsuppgifter se särskilt kapitel i slutet av detta dokument. Träningskommittén Träningskommitténs övergripande ansvar är att organisera, genomföra och följa upp klubbens träningsverksamhet. Kommittén består av en ordförande samt alla huvudtränare. Arbetet i Träningskommittén inleds efter årsmötet och i praktiken innebär det ett första kommittémöte i slutet av augusti eller i början av september. Därefter planeras cirka ett kommittémöte per månad och dessa läggs en vecka innan klubbens styrelsemöten. Avslutande kommittémöte planeras till maj månad, dvs totalt nio ordinarie kommittémöten per säsong. Ordförande för träningskommittén informerar hela styrelsen efter varje kommittémöte via protokoll och styrelsemöte samt till föreningens medlemmar via hemsidan. Huvudtränare delger löpande information från träningskommittén till tränarna i respektive träningsgrupp. Aktiviteter i början av säsongen årlig revidering av mål med träningsverksamheten i stort samt för respektive grupp. förslag till budget för beslut i styrelsen. uppföljning av beslutad tränarutbildning inkl ansökan av bidrag. uppföljning av beslutad gruppindelning inklusive huvudtränare, tränare och gruppadministratörer. beslut om träningstider inkl inomhustider. Extra viktigt att detta sker på första mötet då många ungdomar/familjer har andra aktiviteter som konkurrerar. genomföra träningsplanering utifrån tävlingsplaneringen. planera upptaktsträff med stöd av Trivselkommittén som normalt genomförs i samband med klubbens arbetsdag. Träningskommittén är huvudansvarig och huvudtränare för U12 planerar. planering av kick-off för samtliga tränare. planering träning allmänna lägret inkl stråkönskemål. årlig revidering av policys/dokument: aktiviteter och ansvar policy avseende träning, träningsgrupper och tränare stråkpolicy (i samråd med SSAB) övningsbankboken Aktiviteter under säsongen förslag om inköp av klubbgemensamt träningsmaterial till Backkommittén. behovsframställan avseende saltmängd för träning till Backkommittén rekrytering av åkare samt påbörja förslag avseende gruppindelning inklusive huvudtränare, tränare och gruppadministratörer inför nästa säsong. planering och genomförande av föreningsgemensam lovträning bestående av GS-bana varje morgon kl 9-11 för alla grupper, när det är uppehåll i det vanliga träningsschemat. Träningskommittén samverkar med SSAB i denna fråga. (Jullov, Sportlov och Påsklov, ej helgdagar) planering och genomförande av säsongsavslutning med stöd av Tävlings- och Trivselkommittéerna. Sundsvalls Slalomklubb Janne Bergqvist/M Borgsten Sid 3(7)

4 dokumentering av utrustning härrörande till kommitténs verksamhet, ex gemensam barmarksträningsutrustning. styra och reglera käpp-/utrustningslån i samband med träningsläger och lov. samordna och informera om klubbgemensam träning i Vemdalen & Åre/Duved under lov. (jullov, sportlov och påsklov). Aktiviteter i slutet av säsongen utvärdering av genomförd säsong gruppvis med klubbgemensam enkät. förslag till tränarutbildning inför nästa säsong. förslag och beslut till gruppindelning inklusive huvudtränare, tränare och gruppadministratörer inför nästa säsong. Huvudtränare ger primärt förslag på gruppadministratör. bokning av lokaler för inomhusträning inför nästa säsong. Tävlingskommittén förslag till och genomförande av ansökan av tävlingsarrangemang upprättande av tävlingsprogram innefattande samordning med Medelpads SF ledarrekrytering till finaler inkl uppföljning av final-aktiviteten. Föreslår för beslut i SSLK styrelse. hantering av anmälan-funktionen till egna och externa tävlingar (i Idrottonline) (lägga upp tävlingar) planering och genomförande av tävlingsarrangemang i Slalombacken innefattande bokning av backen för tävling. upprätta och annonsera/sända tävlingsinbjudningar som komplement till Idrottonline bemanning med funktionärer och i förekommande fall särskilda arrangemangsorganisationer. Säkerställa prisbord resultat-info till press och hemsida särskild pressinfo inför större tävling ev stöd till den aktuell tävlingsorganisationen vid specifik tävling arkivering av erf tävlings-dokumentation underhåll och komplettering av erf antal nummerlapps-omgångar underhåll och komplettering av funktionärskläder underhåll och komplettering av kommunikationsradio-anläggning Iordningsställande före och efter tävling av för tävlingskommitténs verksamhet nyttjade lokaler. den permanenta tävlings-tidtagningsanläggningen i Slalombacken innefattande bl a teknisk utrustning inkl pc och lokalt nätverk programvaror rekrytering och utbildning av funktionärer för tävlings-sekreteriatet service, hantering, drift och underhåll av mobil tidtagnings-utrustning funktionalitet för Internet, internt nätverk och kopiering i sekreteriat skapande och underhåll av rutiner och rollbeskrivningar för egna tävlingar löpande sammanställa och presentera resultatställning i serietävling dokumentering av utrustning härrörande till kommitténs verksamhet. behovsframställan avseende saltmängd för tävling till backkommittén Inplanering av datum för SSLK serietävling Material & huskommittén Sundsvalls Slalomklubb Janne Bergqvist/M Borgsten Sid 4(7)

5 anskaffning, underhåll och komplettering av visst material/utrustning för tävling och träning såsom: slalomkäpp med tillbehör borrmaskiner med tillbehör övriga verktyg och material förvarade i förrådsbyggnad tillgängligheten till erf material/utrustning vid tävlingar i Slalombacken drift och underhåll av parallelltidtagningsutrustning med grindar etc löpande kontakt med SSAB betr anläggningens drift. samverkan med SSAB (huvudansansvarig) i snöläggning låssystem till byggnader inkl utdelning/återtagande av nycklar inrätta sommarlåsning av förråd efter säsongsavslut upp- och ned-montering av vindskydd/startkur i starttorn planering och genomförande av föreningsgemensamma arbetsdagar årlig inventering av utrustning och material underhåll av förrådsbyggnad för utrustning enl ovan i Slalombacken underhåll och löpande drift av klubbhuset upprättande av bemanningslistor för snöläggning budgetering och införskaffande av salt för träning och tävling. stöttning gentemot SSAB gällande snöläggning samt skötsel av lift, pistmaskin samt skoter Trivselkommittén uthyrning av klubbhuset serveringsverksamheten i klubbhuset enligt nedan: ordna funktionärsmat vid tävlingar i samverkan med aktuell tävlingsorganisation vara arbetsledare i köket vid tävlingar ansvara för arrangemangen vid klubbens höstfest ansvara för serveringsarrangemang vid Årsmöte, arbetsdag och Säsongsavslutning ansvara för kontakter och bokningar med REKO ansvara för ordningen/ städningen inom serveringen/fiket. upprättande av bemanningsschema för serveringen I samband med tävling. Iordningsställande före och efter av för trivselkommitténs verksamhet nyttjade lokaler. Marknadskommittén anskaffande av sponsorer för verksamheten inkluderande bl a sponsoravtal med tillhörande administration Vård av sponsorer Löpande information från föreningen gentemot sponsorer permanent skyltning montage och demontage av reklamskyltar i backen banderoll-hantering i samband med tävlingsarrangemang företagsarrangemang marknadsföring av föreningen Sundsvalls Slalomklubb Janne Bergqvist/M Borgsten Sid 5(7)

6 anskaffande av utlottningspriser till tävlingar som komplement till resp tävlingsorganisations insatser Informationsspridning inom föreningen avseende föreningens åtaganden enligt sponsoravtal Sundsvalls Slalombacke AB Bolaget är ett av föreningen helägt AB. anläggningens drift vad avser backe inkl lift, snö, belysning och säkerhet samt vad som i övrigt krävs enligt träffat hyresavtal med Sundsvalls Kommun Bolagets ansvar definieras närmare i bolagets upprättade arbetsordningar. Valberedning upprättande av förslag till föreningsfunktionärer för kommande verksamhetsår vilket innebär att: intervjua sittande styrelse och kommittéordföranden informera sig om synpunkter från övriga medlemmar rekrytera, förankra och stämma av föreslagna namn till de aktuella rollerna redovisning av förslag för beslut i årsmötet att arbetet genomförs i enlighet med föreningens stadgar och i samverkan/samråd med sittande styrelse I valberedningen ingår administratörerna för jun, U16-, U14-, U12-, U10- och U8-grupperna Tränare i träningsgrupp Ansvarar för: > Kompletteras senare < Gruppadministratör Gruppadministratören är den verkliga spindeln i nätet för att hålla igång en riktigt bra verksamhet i en träningsgrupp. En mängd aktiviteter runt planering, information, kommunikation och administration behöver genomföras många löpande under säsongen. Det här gäller framförallt inom gruppen men även ut mot föreningen. Gruppadministratören har huvudansvararet för att sakerna blir gjorda men förenklar sitt liv genom att bl a dela ut arbetsuppgifter till fler i föräldragruppen. Avsikten är att tränarna ska kunna lägga krutet på tränings- och tävlingsaktiviteterna med barnen. Gruppadministratörens huvudkontaktperson utanför träningsgruppen är Sekreteraren (ordf i Administrativa kommittén) eller någon annan som denne utsett. Aktiviteter är bl a att: vara träningsgruppens administrativa kontaktperson mot föräldragruppen (skicka brev, mejla eller ringa då information ska ut från gruppen eller föreningen) informera blivande/nya åkare och föräldrar om hur verksamheten i träningsgruppen och föreningen fungerar Sundsvalls Slalomklubb Janne Bergqvist/M Borgsten Sid 6(7)

7 informera blivande/nya åkare och föräldrar om hur föreningens hemsida är uppbyggd och var information kan inhämtas ordna föräldraträffar (tillsammans med tränarna) aktivera föräldragruppen - bra sammanhållning mellan föräldrarna ger bra sammanhållning i träningsgruppen vara träningsgruppens kontaktperson mot de olika kommittéerna hålla grupplistor aktuella (viktigt med mobilnummer och mejl-adress). Vid utträde av medlemmar uppdatera berörda kommitteér. stämma av grupplistor med medlemsregistret och påminna om medlemsavgifter. föra närvarolistor över träningsgruppens aktiviteter (tillsammans med tränarna) rapportera närvaro i Idrottonline. Skall vara slutfört i början av januari samt slutet av juni månad. delta i gruppens tränarmöten för att planera verksamheten (höstträning utomhus/inomhus, snöträning, träningsläger/-helger, tävlingar, utbildning etc ) planera och organisera särskilda aktiviteter som läger, träffar etc samordna boende och resor till tävlingar (som ligger lite längre bort) organisera bemanningslistor och följa upp genomförandet för de tider som gruppen har ansvar för serveringen, lift och snöläggning skicka svåra frågeställningar vidare i föreningen till den som vet svaret gruppadm för jun ansvarar för hantering av åkarnas licenser Sundsvalls Slalomklubb Janne Bergqvist/M Borgsten Sid 7(7)