SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen

Transkript

1 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Plats och tid Kommunhuset kl Beslutande Övriga deltagande Justerare Jan-Erik Wallin (M), ordf. Onni Vehviläinen (M) Göran Persson (M) Lars Gezelius (M) Gunilla Höglund-Skarin (M) Irene Karlsson (C) Elof Jonsson (C) Camilla Börjesson (FP) Thomas Andrén (KD) Roland Edvardsson (M) ej tjg ers. Håkan Svensson (M) - - Ingemar Gruvaeus (C) - - Stig Gleisner (FP) - - Carl-Uno Olsson (S) - - kl Gert Norell, kommundirektör Katrin Siverby, kanslichef 48 Mona Gustafsson, upph.chef 48 Jan-Erik Persson, utvecklingschef 48 Göran Persson Stefan Westergren (S) Bengt-Åke Svensson (S) Gun-Britt Nilsson (S) 40-47, Fredrik Nelander (S) Carl-Uno Olsson (S) 48-54, Dan Jonasson, ekonomichef 49 Birgit Wedén, sekreterare Justeringens plats och tid Kommunstyrelsens kansli tisdagen den 12 maj 2009 kl Underskrifter Sekreterare Paragrafer Birgit Wedén Ordförande Justerare Jan-Erik Wallin Göran Persson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Vara kommun, Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Datum för anslagets uppsättande Datum för anslagets nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens arkiv Underskrift

2 Innehållsförteckning Fördjupning av översiktsplanen för Vara Horse Arena... 2 Detaljplan för del av Borga 23:4 m.fl... 3 Motion om införande av en ambulerande röstmottagningslokal... 4 Förändringar av dokument i samband med förändringar av nämndsorganisation samt arvodesregler... 5 Köp av fastigheten Vara Vedum 9: Lednings- och informationsplan vid extraordinär händelse... 8 Reglemente för krisledningsnämnden Motion om slopad karensdag vid vinterkräksjuka Godkännande av förfrågningsunderlag för Vara Horse Arena Investeringsbudget 2010, plan Fyllnadsval efter Marianne Wirén Återremitterat ärende angående arvoden till förtroendevalda Redovisning av delegeringsärenden...18 Anmälningsärenden Räddningsnämndens budget... 21

3 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 40 Fördjupning av översiktsplanen för Vara Horse Arena Beslut Samrådshandlingar för fördjupning av översiktsplanen för Vara Horse Arena ska upprättas. Bakgrund Under 2008 påbörjades arbetet med en fördjupning av översiktsplanen för Vara Horse Arena med omgivande mark. En programhandling upprättades. Under vintern har förutsättningarna för det fortsatta arbetet utvecklats. Det finns också fullmäktigebeslut om köp av mark för arenan och om anbudsförfarande för genomförande av projektet. Eftersom planprocessen med översiktsplan och detaljplaner kommer att ta ungefär ett år, är det viktigt att arbetet nu snarast fortsätter med upprättande av samrådshandlingar för fördjupningen av översiktsplanen.

4 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 41 Dnr 131/2008 Dpl 214 Detaljplan för del av Borga 23:4 m.fl. Beslut Detaljplan ska upprättas för del av Borga 23:4 m.fl. (Vara Horse Arena). Bakgrund Det översiktliga planarbetet för området kring Vara Horse Arena påbörjades under hösten Samråd planeras äga rum under sommaren Det är angeläget att även arbetet med detaljplanen för det mer centrala arenaområdet påbörjas. Planen ska omfatta i första hand de delar av Borga 23:4 och Sjötorp 1:6 som kommunen beslutat förvärva, men kan omfatta även andra fastigheter som kommer att beröras av utbyggnaden av arena med omgivande serviceanläggningar, stallar, ridskola, bostäder m.m. Planområdets exakta avgränsning beslutas under arbetets gång.

5 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 42 AU 71 Dnr 26/2009 Dpl 111 Motion om införande av en ambulerande röstmottagningslokal Kommunstyrelsens förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige avslår motionen med valnämndens motiv som grund. 2. Kommunfullmäktige anser därmed motionen färdigbehandlad. Bakgrund Följande motion har lämnats in av socialdemokratiska fullmäktigegruppen genom Fredrik Nelander: Ett högt valdeltagande är grunden för en väl fungerande demokrati och det är viktigt att Vara kommun verkar för att alla röstberättigade innevånare ska ha möjlighet att rösta. Valen 2002 och 2006 visar att valdeltagandet stiger då antalet mottagna förtidsröster ökar. I syfte att öka antalet platser och tillfällen för röstmottagning i kommunen, och därmed valdeltagandet, yrkar vi att kommunen inför en ambulerande röstningslokal. Beredning Motionen har remitterats till valnämnden, som har avgett följande yttrande: Inför EU-valet 2009 planerar valnämnden att under tiden för förtidsröstning 20 maj 7 juni genomföra detta på sju orter i kommunen. Möjlighet att förtidsrösta kommer att finnas på biblioteken i Vara, Kvänum och Vedum under ordinarie öppettider. Dessutom kommer förtidsröstning att anordnas i Levene, Tråvad, Jung och Arentorp vid två tillfällen under perioden. På valdagen finns möjlighet att förtidsrösta på kommunhuset samt vid vallokalerna. Valnämnden har möjlighet att utse kommunalt bud. Ett kommunalt bud kan t.ex. ersätta institutionsröstningen och finnas tillgängligt vissa dagar för att åka ut och hämta röster. Valnämnden har utsett två kommunala bud. Lantbrevbärarna är bud och tar emot budröster på respektive lantbrevbärarlinje under tiden för förtidsröstning. Med de åtgärder som vidtagits anser valnämnden att möjligheten att förtidsrösta är väl tillgodosedd.

6 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 43 AU 72 Dnr 145/2006 Dpl 024 Förändringar av dokument i samband med förändringar av nämndsorganisation samt arvodesregler Kommunstyrelsens förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige gör revideringar i bestämmelserna om arvoden och ersättningar till kommunalt förtroendevalda enligt separat bilaga. 2. Kommunfullmäktige gör revideringar i kommunstyrelsens reglemente enligt separat bilaga. 3. Kommunfullmäktige gör revideringar i kommunfullmäktiges arbetsordning enligt separat bilaga. Beslut Kommunstyrelsen gör revideringar i kommunstyrelsens delegeringsordning enligt separat bilaga Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade vid sitt sammanträde den 30 mars 2009, 19, uppdra åt kommunstyrelsen att revidera berörda dokument som har samband förändringar av för att sänka kommunens kostnader för förtroendevalda. Arvodesregler I dokumentet Bestämmelser om arvoden och ersättningar till kommunalt förtroendevalda har följande förändringar gjorts: Sidan 8: Text om utvecklingsutskottet har utgått. Sidan 10: Ändring vid sammanträdesarvode och förrättningsarvode från heltimme till halvtimma. Någon förändring med anledning av att demokratiberedningen bortfaller blir det inte i detta dokument (se sidan 9). Kommunstyrelsens reglemente I reglemente för kommunstyrelsen har följande strykningar gjorts: Sidan 2: ansvara för utveckling och drift av Lärcentra ( fr.o.m ) Sidan 11: Stycket om utvecklingsutskott.

7 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges arbetsordning I dokumentet Arbetsordning för kommunfullmäktige i Vara kommun fr.o.m har följande förändringar gjorts: Sidan 11 : Fasta beredningar: Texten ändras till en fast beredning och texten om demokratiberedningen stryks. Kommunstyrelsens delegeringsordning Sidorna 1-2: Utvecklingsutskottet (UU) stryks. Sidan 5: UU stryks. Sidan 7: UU stryks. Hela punkten stryks fr.o.m (jmf KF:s beslut ).

8 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 44 AU 79 Dnr 55/2009 Dpl 252 Köp av fastigheten Vara Vedum 9:15 Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige godkänner upprättat köpeavtal med Anders Gustafsson avseende fastigheten Vara Vedum 9:15. Bilaga Medelsanvisning: Markexploatering Beskrivning Ett köpeavtal har upprättats för köp av fastigheten Vara Vedum 9:15. Marken ska användas för framtida bostadsbebyggelse. Säljare: Anders Gustafsson, Vedum Måns Torbjörnsgården 2, Vedum Areal: m 2 Köpeskilling: kr Tillträde:

9 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 45 AU 80 Dnr 71/2007 Dpl 160 Lednings- och informationsplan vid extraordinär händelse Kommunstyrelsens förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige antar lednings- och informationsplan vid extraordinär händelse att gälla fr.o.m. den 1 juli Bilaga Ledningsplan 2. Lednings- och informationsplanen ersätter Beredskapsplan för ledning (KS , reviderad 2001 och 2003) Handlingsplan vid extraordinär händelse i Vara (KF ) Informationsplan vid extraordinära händelser (KS , reviderad 2004 och 2005) Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 28 februari 2005, 4, anta handlingsplan för Vara kommun vid extra händelse. För varje ny mandatperiod som därefter följer ska planen var föremål för revidering och nytt beslut ska fattas av kommunfullmäktige. Beskrivning Kanslichef Katrin Siverby i egenskap av säkerhetschef har tillsammans med säkerhetssamordnare Yvonne Lennerskog arbetat fram en lednings- och informationsplan vid extraordinär händelse för åren Information i kommunfullmäktige Kanslichefen föredrog ärendet på kommunfullmäktiges sammanträde den 30 mars. Arbetsutskottets behandling Arbetsutskottet gör vissa revideringar och tillägg i planförslaget. Till kommunstyrelsens sammanträde kommer även förslag till reglemente för krisledningsnämnden att finnas med. Kommunstyrelsens behandling Beslutet kompletteras med de planer som ersätts av lednings- och informationsplanen.

10 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Kommundirektören informerar om att ledningsgruppen håller på att ta fram en pandemiplan för Vara kommun.

11 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 46 Dnr 147/2006 Dpl 003 Reglemente för krisledningsnämnden Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige antar reglemente för krisledningsnämnden. Bilaga Beskrivning I samband med framtagandet av lednings- och informationsplan vid extraordinär händelse har kanslichefen även tagit fram ett förslag till reglemente för krisledningsnämnden.

12 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 47 PU 7 Dnr 140/2008 Dpl 028 Motion om slopad karensdag vid vinterkräksjuka Beslut Karensdagen vid vinterkräksjuka slopas inte. Kommunstyrelsens förslag till beslut Med hänvisning till kommunstyrelsens beslut anser kommunfullmäktige motionen färdigbehandlad. _ Bakgrund Marianne Wirén och Stefan Westergren (S) har lämnat in följand emotion: Vintern är här och därmed risken för den omtalade och smittsamma vinterkräksjukan. Extra utsatta är anställda inom skola, vård och omsorg. Där har man ingen möjlighet att undvika smittan genom att inte gå in till vårdtagarna eller till barnen på förskolan, skolan. Det kan också gälla andra sällsynta och mycket smittsamma sjukdomar, som så kan avgöras från fall till fall. Därför yrkar vi att anställda i vård, skola och barnomsorg får slopad karensdag vid vinterkräksjuka och vid andra specifika mycket smittsamma sjukdomar. Beredning Personalutskottet har vid sin beredning av ärendet kontaktat kommunjuristen för utredning och vad som kan göras. Kommunjuristen har konstaterat att det inte är tillåtet att slopa karensdagen enligt sjuklönelagen. Personalutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar Karensdagen vid vinterkräksjuka slopas inte. _ Kommunstyrelsens behandling Enligt kommunstyrelsens reglemente ska kommunstyrelsen ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. Kommunstyrelsen har sedan delegerat många frågor till personalutskottet.

13 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 48 Godkännande av förfrågningsunderlag för Vara Horse Arena Beslut 1. Kommunstyrelsen godkänner förfrågningsunderlag inklusive bilagor och uppdrar åt arbetsutskottet att korrigera underlagen efter styrelsens initiativ. 2. Kommunstyrelsens arbetsutskott får i uppdrag att genomföra den fortsatta upphandlingen. 3. Kommunstyrelsen godkänner bilagd tidplan för upphandlingsprocessen.tidplan 4. Processen med bostadsbyggnation i övriga delar av området bör starta omgående. Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde den 15 april 2009, 37, att anbudsunderlaget för Vara Horse Arena ska godkännas av kommunstyrelsen den 6 maj Kommunfullmäktige har den 27 april 2009 sedan beslutat enligt kommunstyrelsens förslag, d.v.s. bland annat att kommunstyrelsen får i uppdrag att ta fram förutsättningar för ett avtal mellan kommunen och Vara Horse Arena AB, vari framgår villkoren för försäljning. Vara Horse Arena AB bjuds ut till försäljning via anbudstävlan. Samarbetsavtalet och försäljningen av Vara Horse Arena AB ska tillställas kommunfullmäktige för godkännande senast den 28 september. I avtalet ska även utformning och omfattning av kommunens riskhantering enligt KF 60/2009 punkt 2 preciseras. Kommunstyrelsens behandling Det råder fortfarande total sekretess i detta ärende. Upphandlingschef Mona Gustafsson redogör för förfrågningsunderlaget. Tidplanen har reviderats något. Kanslichef Katrin Siverby redogör för det avtal som ska tecknas med exploatören medan utvecklingschef Jan-Erik Persson presenterar funktionsbeskrivningen. Vissa kompletteringar och korrigeringar ska göras i dokumenten som bl.a. rör upplåtelsen, tidsaspekten, ridskolan och värmeanläggningen samt smärre redaktionella förändringar. Dessutom bör processen med bostadsbyggnationen i övriga delar av området starta omgående.

14 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 49 AU 81 Dnr 9/ Investeringsbudget 2010, plan Beslut Kommunstyrelsen godkänner Investeringsbudget 2010, plan enligt bilaga. Bakgrund Enligt tidplan för budget och plan godkänd av kommunstyrelsen den 5 februari 2009,, 2, ska kommunstyrelsen den 6 maj besluta om investeringsbudget/plan. Beredning Förslag till investeringsbudget har beretts av kommundirektören tillsammans med ekonomichefen och samhällsbyggnadschefen. Förslaget har sedan förankrats i ledningsgruppen. Arbetsutskottets sammanträde Vid arbetsutskottets sammanträdet diskuteras bl.a. eventuell tidigareläggning av ombyggnaden av Södergård, eftersom lokalen nu är tömd och med hänsyn till rådande räntenivå och arbetsmarknadsläge. Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet överlämnar tjänstemannaförslag till investeringsbudget 2010, plan till kommunstyrelsen för beslut. Kommunstyrelsens behandling Yrkanden/propositioner Onni Vehviläinen yrkar följande kolumnen Utanför plan stryks beloppen för bibliotek stryks åren 2010 och 2011 (28 mkr) i avvaktan på utredning med tilläggsdirektiv att undersöka om dessa lokaler även i fortsättningen kan förhyras Jan-Erik Wallin yrkar Vara Horse Arena kompletteras med Gator, VA, d.v.s. infrastrukturen.

15 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen alla rubriker som rör bad ersätts med ordet Bad samt markering för investeringskostnad 2011 och Beloppen förväntas bli klarlagda efter pågående utredning av baden. Elof Jonsson yrkar tidigareläggning av ombyggnad på vårdcentralen, då lokalerna i stort sett redan är tömda för att sedan kunna frigöra servicelägenheter samt att beloppen för Södergård korrigeras till 9 mkr år 2010 och 5 mkr år 2011 och för Östergård till 5 mkr år 2010, 9 mkr år 2011 och 2 mkr år 2012 exploatering industriområde Lassagården och Kvänum ändras till endast exploatering industriområde och summan minskas med 3 mkr. Samtliga yrkanden antas. Fredrik Nelander meddelar att S-gruppen kommer att lägga sin totala budget vid kommunstyrelsens nästa sammanträde.

16 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 50 Fyllnadsval efter Marianne Wirén Beslut 1. Kommunstyrelsen väljer Fredrik Nelander som ny ledamot i kommunstyrelsens arbetsutskottet ny ledamot i brottsförebyggande rådet ny ersättare i rådet för funktionshindrade ny ersättare i pensionärsrådet ny ersättare i ägarrådet Skaraborg 2. Valen gäller t.o.m. år Bakgrund Marianne Wirén (S) har avsagt sig alla sina kommunala uppdrag. Det innebär att även kommunstyrelsen måste göra några fyllnadsval förutom de val kommunfullmäktige har gjort den 27 april. Kommunstyrelsens behandling Bengt-Åke Svensson föreslår att kommunstyrelsen väljer Fredrik Nelander till samtliga uppdrag: ny ledamot i kommunstyrelsens arbetsutskottet ny ledamot i brottsförebyggande rådet ny ersättare i rådet för funktionshindrade ny ersättare i pensionärsrådet ny ersättare i ägarrådet Skaraborg

17 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 51 PU 6 Dnr 145/2006 Dpl 024 Återremitterat ärende angående arvoden till förtroendevalda Beslut Kommunstyrelsen avstår från att göra någon ytterligare besparing när det gäller förtroendemannaarvoden. Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade den 11 mars 2009, 19, återremittera förslaget om frysning av arvodet till 2008 års nivå och förslaget om att ta bort sammanträdesarvodet för ordföranden i personalutskottet samt ordföranden i kommunfullmäktige till personalutskottet. Istället för att frysa arvodesnivån skulle det undersökas om det går att effektivisera det politiska arbetet genom att tjänstgöringstiden minskar. Personalutskottets behandling Att minska tjänstgöringstiden för att minska kostnaderna motsvarande en frysning till 2008 års nivå skulle innebära att antal möten i nämnder och utskott skulle minska drastiskt och den demokratiska ordningen skulle drabbas på ett oacceptabelt sätt. Det skulle innebära att det endast skulle återstå fem sammanträden sammantaget för nämnder och deras arbetsutskott. Att minska tjänstgöringsgraden för politiker med mer än 25 % tjänstgöring är också svårt att genomföra. Politikerna har begärt tjänstledigt hos sin arbetsgivare och kan ha svårt att ändra den tjänstledigheten. Personalutskottet ser det som en omöjlig uppgift att ändra någon av ovanstående punkter utan att det får effekter som inte är önskvärda. Kommunstyrelsens behandling Yrkanden Elof Jonsson yrkar bifall till personalutskottets tidigare förslag att frysa arvodena till 2008 års nivå. Onni Vehviläinen yrkar att det inte ska göras någon ytterligare besparing på politikernas arvoden.

18 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Proposition Ordföranden ställer yrkandena mot varandra och finner att kommunstyrelsen antar Vehviläinens yrkande. Omröstning begärs. Följande omröstningsproposition fastställs. Den som bifaller Elof Jonssons yrkande röstar Ja och Onni Vehviläinens röstar Nej. Omröstningen utfaller med 5 Ja, 5 Nej och 3 Avstår. Med ordförandens utslagsröst beslutar kommunstyrelsen sedan enligt Vehviläinens yrkande, d.v.s. att inte göra någon ytterligare besparing. Se bilagt omröstningsprotokoll. Omröstning

19 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 52 Redovisning av delegeringsärenden Beslut Kommunstyrelsen godkänner redovisningen av ovan förtecknade delegeringsbeslut. Beskrivning Följande delegeringsbeslut redovisas vid dagens sammanträde: Område AU , 73, 78 Beslut att avstå från att utnyttja den kommunala förköpsrätten, 1:a kvartalet 2009 Yttrande ang. antagande av hemvärnsmän 2-4 kv Riktlinjer för avknoppning. Bilaga Avknoppning Fastställande av avgifter och hyror inom Vara konserthus verksamhet; Hyrestaxor, föreställning och konferens fr.o.m Varor och tjänster som ska upphandlas centralt enligt kommunens upphandlingspolicy; Pappers- och plastprodukter för engångsbruk (Skaraborgssamverkan) Corporate Express Sverige AB, Växjö Delegat Kommunstyrelsens arbetsutskott Jan-Erik Wallin Thore Svenson Gert Norell Kerstin Fondberg Mona Gustafsson Arbetskläder och /-skor (Götene, Lidköping, Skara och Vara kommuner) Göran Rydén fsg AB, Lidköping Städ- och rengöringskemikalier samt städredskap/-material

20 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen (Essunga, Götene, Skara och Vara kommuner) Corporate Express Sverige AB, Växjö Fordon (leasingbilar) (Skaraborgssamverkan) Ernst Björstig AB, Lidköping H Lindström AB/Motor Trend AB, Skövde och Mariestad Japit AB, Grästorp Lidbil AB/Bilia i Skaraborg AB, Lidköping och Skövde Nils Åkessons Tennverkstad AB, Götene Rolf Pettersson Bil AB/Bilkompaniet i Skövde AB, Lidköping och Skövde Kommunikation som tjänst (Kammarkollegiet) TDC Sverige AB Tele2Sverige AB Telenor Sverige AB TeliaSonera Sverige AB Telefoner, kommunikationsutrustning och tillbehör (kammarkollegiet) TDC Sverige AB StjärnaFyrkant Com System AB Dustin AB Addicom AB TeliaSonera Sverige AB Electra Sweden AB Atea Sverige AB Portal AB Datortillbehör Direktronik AB Petroleumprodukter i bulk (Swea Energi AB, Kungsbacka) Varor och tjänster inom anvisad budget från fem basbelopp; Sommarpresent till personal Magnusson Profil och Reklam, Vara Gert Norell

21 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 53 Anmälningsärenden Meddelas och läggs till handlingarna: AU AU 75 AU 76 AU 77 Upphandling av äldreomsorg i Arentorp (Dnr 179/07) Upprustning av kommunens inomhusbad. (Dnr 25/09) Preliminär trafikförsörjningsplan 2010 Västtrafik (Dnr 157/08) Anmälningar AU 82 Information om vårpropositionen (Dnr 54/09) PU Information

22 VARA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 54 Räddningsnämndens budget Vara kommun ingår i en gemensam räddningsnämnd med Lidköpings, Grästorps och nu även Essunga kommun. Nämnden ligger under Lidköpings kommun. Lars Gezelius, som ingår i nämnden för Vara kommun, informerar om räddningsnämndens sparbeting och de olika förslag räddningschefen har presenterat. Ingen besparing föreslås inom Vara räddningskår.

23 1 Köpeavtal Mellan Vara kommun, , Vara, nedan kallad kommunen och Anders Gustafsson, , Vedum Måns Torbjörnsgården 2, Vedum, nedan kallade säljaren, har följande avtal träffats: 1 Säljaren överlåter fastigheten Vara Vedum 9:15 till kommunen. 2 Fastigheten överlåts i befintligt skick. 3 Tillträde sker den 1 juni Köpeskillingen är bestämd till kronor. 5 Köpeskillingen erläggs kontant på tillträdesdagen varvid köpebrev upprättas. 6 Säljaren garanterar att fastigheten inte besväras av beviljade inteckningar för högre belopp än kronor samt att inte ansökan om inteckning har gjorts eller kommer att göras. 7 Säljaren överlämnar samtliga pantbrev till kommunen på tillträdesdagen. 8 Säljaren förbinder sig att hålla fastigheten försäkrad till och med tillträdesdagen. 9 Säljaren står faran om fastigheten av våda skadas eller försämras mellan kontraktsdagen och tillträdesdagen. Faran övergår härefter på köparen. 10 Utgifter, såsom skatter, räntor och andra periodiska avgifter för fastigheten som belöper på tiden före tillträdesdagen skall betalas av säljaren och för tiden därefter av kommunen. 11 Betalningsskyldigheten för kommunal fastighetsavgift/fastighetsskatt åvilar den som är ägare av fastigheten den 1 januari respektive år. Säljaren och kommunen har enats om att avräkning och fördelning av fastighetsavgiften skall ske parterna emellan per tillträdesdagen på sätt som angivits i punkt 8. Avräkningen sker när beslut om fastighetstaxering 2009 har meddelats. 12 Kommunen svarar för samtliga lagfarts- och stämpelkostnader i samband med köpet. 13 I övrigt gäller vad i 4:e kap jordabalken eller eljest i lag stadgas om köp av fast egendom. 14 Detta avtal gäller för kommunens del under förutsättning att kommunfullmäktige godkänner detsamma.

24 2 Detta avtal är upprättat i två likalydande exemplar varav parterna tagit var sitt. Vara den Säljare... Anders Gustafsson Ovanstående egenhändiga namnteckning bevittnas: Köpare För Vara kommun Jan-Erik Wallin Gert Norell Innehållsförteckning Inledning 4 Syfte... 4 Definition av extraordinär händelse... 4 Kommunens förberedelser och planeringsförutsättningar... 5 Risk- och sårbarhetsanalyser... 5

25 3 Geografiskt områdesansvar... 6 Tre viktiga principer... 6 Ledningsplaner på olika nivåer... 7 Tystnadsplikt... 9 Uppföljning och revidering av planen... 9 Vara Kommuns mål 10 Övergripande mål Förvaltningsspecifika mål Socialförvaltningen Bildningsförvaltningen Samhällsbyggnadsförvaltningen Organisation, ansvar och arbetsmetod 12 Allmänt Krisledningsnämnd Uppstart av krisarbetet Avveckling av krisarbetet Beredningsgrupp Informationsledning Informationsledning Informationsledningens uppgifter Informationsstöd Upplysningscentral Tolk Samverkan Åtgärdsplan Informationskanaler Lokaler och samband Samverkande myndigheter Övning och utbildning 23 Övnings- och utbildningsplan Fel! Bokmärket är inte definierat.

26 4 Inledning Kommunen skall analysera vilka extraordinära händelser i fredstid som kan inträffa i kommunen och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Resultatet av arbetet skall värderas och sammanställas i en risk- och sårbarhetsanalys. Enligt 2 kap. 1 2 st. lag 2006:544 om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (nedan kallad lagen om extraordinära händelser) skall kommunen, med beaktande av risk- och sårbarhetsanalysen, för varje mandatperiod fastställa en plan för hur de extraordinära händelserna skall hanteras. Denna lednings- och informationsplan tillsammans med bilagorna utgör kommunens plan enligt 2 kap. 1 lagen om extraordinära händelser och redovisar Vara kommuns planering för hur de extraordinära händelserna skall hanteras. För att kommunens krishanteringsförmåga skall vara god skall samtliga kommunala förvaltningar och bolag ha verksamhetsspecifika planer som visar hur svåra händelser skall hanteras inom respektive verksamhet. Syfte Syftet med ledningsplanen är att den skall tjäna som ett stöd för beslutsfattarna vid en extraordinär händelse eller vid höjd beredskap så att ledningsorganisationen kan anpassas efter det rådande läget och påbörja det aktiva krishanteringsarbetet så snabbt som möjligt. Planen skall även översiktligt redovisa för allmänhet och andra myndigheter hur kommunens planering för extraordinära händelser ser ut. Denna plan beskriver de förutsättningar kommunen har för att kunna bedriva ett effektivt krishanteringsarbete vid en extraordinär händelse och därmed minska risken för och konsekvenserna av allvarliga kriser i samhället. Planerade krishanteringsåtgärder skall ha utgångspunkten i den normala verksamheten varefter kompletterande åtgärder vidtas för att öka beredskapen mot svåra samhällsstörningar. Definition av extraordinär händelse Med extraordinär händelse avses en händelse som: - avviker från det normala,

27 5 - innebär allvarliga störningar i viktiga samhällsfunktioner eller överhängande risk för sådana störningar och - den kräver skyndsamma insatser av kommunen. 1 Kännetecknade är dels att det är flera viktiga samhällsfunktioner som är berörda, dels att skyndsamma insatser måste göras. Ett långdraget förlopp där insatser kan planeras i god tid hänför inte till begreppet extraordinär händelse. Kommunens förberedelser och planeringsförutsättningar Enligt lagen om extraordinära händelser skall kommunen för varje ny mandatperiod fastställa en plan som visar på hur man avser att hantera extraordinära händelser. Det är fullmäktige som fastställer mål för kommunens verksamhet. Dessa skall bl.a. innefatta en lägsta godtagbar nivå för den del av den kommunala verksamhet som alltid måste kunna upprätthållas oavsett omfattning och karaktär av en inträffad kris. Kommunen skall även utse en krisledningsnämnd som skall utföra uppgifter under extraordinära händelser och höjd beredskap. Krisledningsnämnden får vid en extraordinär händelse fatta beslut om att överta hela eller delas av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen. Detta gäller även sådan verksamhet som bedrivs av kommunala bolag. Risk- och sårbarhetsanalyser Kommunen skall analysera vilka extraordinära händelser som bedöms kunna inträffa inom kommunens geografiska område och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Resultatet skall därefter värderas och sammanställas i en risk och sårbarhetsanalys. Arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser skall ses som en ständigt pågående process. Arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser bör samordnas med övrigt förebyggande arbete i kommunen, exempelvis det arbete som utförs i enlighet med lagen (2003:778) om skydd mot olyckor och säkerhetsskyddslagen (1996:627). Enligt lagen om extraordinära händelser är kommunen skyldig att genomföra risk- och sårbarhetsanalyser där kommunens risker och sårbarheter dokumenteras och analyseras. Dessa analyser skall sedan ligga till grund för den övergripande ledningsplanen samt för förvaltningarnas specifika planer. Syftet med 1 1 kap. 4 lagen om extraordinära händelser

28 6 analysen är att öka säkerhetsmedvetenheten inom de områden som kan påverka kommunen, kartlägga resurser som finns samt att ta fram ett åtgärdsförslag för att förbättra säkerheten. Samtliga förvaltningar skall utföra en risk- och sårbarhetsanalys samt upprätta en förvaltningsplan enligt den modell som säkerhetssamordnaren satt upp. Samtliga bolag skall delge sina risk- och sårbarhetsanalyser till säkerhetssamordnaren. Kommunen har inrättat en säkerhetsgrupp och representanterna däri ansvarar för att förvaltningarnas planer revideras samt att risk- och sårbarhetsanalyserna uppdateras när förändring föreligger. Säkerhetssamordnaren leder arbetet och är ansvarig för att sammanställa samtliga risk- och sårbarhetsanalyser. Geografiskt områdesansvar Kommunens geografiska områdesansvaret innebär att kommunen ansvarar för att alla de myndigheter och övriga parter som berörs vid en extraordinär händelse samverkar och strävar efter att bedriva sin verksamhet med en gemensam inriktning. Det innebär också att kommunen skall verka för att all information till såväl andra myndigheter som massmedia och allmänheten samordnas på ett entydigt sätt. Som ett led i att upprätthålla det geografiska områdesansvaret har kommunen inrättat ett lokalt samverkansråd bestående av de myndigheter som i första hand kan tänkas bli berörda vid en extraordinär händelse och som därmed också i olika grad kommer att behöva samverka med kommunen. Kommunens säkerhetssamordnare verkar som sammankallande i samverkansrådet. Syftet med samverkansrådet är att de lokala krisaktörerna skall få kunskap om varandras förberedelser och möjliga åtgärder vid extraordinär händelse samt att ge kommunen möjlighet att förbereda hur en effektiv samordning ska kunna genomföras. Tre viktiga principer Vägledande för det svenska krishanteringssystemet är tre grundprinciper som sammantaget innebär att man så långt det är möjligt inte skall ändra på de processer och förutsättningar som gäller under vardagen när man möter en svår kris. Grundprinciperna är följande: Ansvarsprincipen: Den som ansvarar för verksamheter under normala förhållanden skall ha motsvarande ansvar under krissituationer och höjd beredskap.

29 7 Likhetsprincipen: En verksamhets lokalisering och organisation skall överensstämma så långt det är möjligt i fred, kris och höjd beredskap. Närhetsprincipen: En kris skall hanteras så nära krisen det är möjligt. Ledningsplaner på olika nivåer Kommunens krisledningsorganisation är indelad i tre huvudsakliga ledningsnivåer, vilket förutsätter att det finns vägledande planer för respektive nivå. Den normativa ledningsnivån som utgörs av krisledningsnämnden. Denna nämnds arbete och beslutsfattande skall ha sin utgångspunkt i föreliggande ledningsoch informationsplan. Den strategiska ledningsnivån som utgörs av beredningsgruppen. Denna ledningsnivås arbete och beslutsfattande skall ha sin utgångspunkt i föreliggande ledningsplan och i förvaltningarnas ledningsplaner. Den operativa ledningsnivån som utgörs av förvaltningarnas och de kommunala bolagens ledningsgrupper. På denna nivå skall man utgå från respektive förvaltnings-/bolags ledningsplan.

30 8 Krisledningsnämnden Normativ ledning Beredningsgruppen Strategisk ledning Informationsledning Förvaltningarnas/bolagens ledningar Operativ ledning Normativ ledning Den normativa ledningens huvudsakliga uppgift är att tolka och besluta om organisationens roll. Krisledningsnämnden utgör den normativa ledning i Vara kommunen. Den normativa ledningen beslutar i frågor av principiell och övergripande natur samt fastställer inriktning och sätter ramarna för den strategiska ledningen. Besluten kan gälla t.ex. verksamhet/ärenden som får stora ekonomiska konsekvenser eller som innebär att viktiga samhällsfunktioner störs, att den kommunala servicen väsentligen reduceras, angelägna miljövärden hotas/spolieras eller betydande intressen påverkas. Den normativa ledningen har inga strategiska eller operativa uppgifter. Strategisk ledning Den strategiska ledningens huvudsakliga uppgift är att besluta om verkställighet av normativa beslut och insatsernas ram. Beredningsgruppen utgör den strategiska ledningen. Den strategiska ledningen beslutar om verkställighet av normativa beslut, fastställer tidsplaner, resursfördelning och geografiska avgränsningar. Den strategiska ledningen ansvarar också för omvärldsbevakning, samverkan med andra organisationer samt beslut om omfallsplaneringens inriktning. Operativ ledning Förvaltningarna och dess eventuella ledningsgrupper utövar den operativa ledningen för respektive verksamhetsområde.

31 9 Tystnadsplikt Den som deltar eller har deltagit i en kommuns arbete under en extraordinär händelse har tystnadsplikt (7 kap. 1 lagen om extraordinära händelser). Uppföljning och revidering av planen Lednings- och informationsplanen skall revideras och fastställas för varje ny mandatperiod. Alla medföljande bilagor skall årligen revideras och anmälas till kommunstyrelsens arbetsutskott. Lednings- och informationsplanen förvaltas av Kansli- och IT-avdelningen, vilken även ansvarar för revidering. Planens förvaring Förevarande plan inklusive bilagor tillsammans med de förvaltningsspecifika planerna förvaras i kommunstyrelsens arkiv samt hos säkerhetschefen och säkerhetssamordnaren.

32 10 Vara Kommuns mål Övergripande mål Vara kommuns övergripande målsättning vid en extraordinär händelser är att Kommunen ska ha en sådan planläggning och ha vidtagit sådana förberedande åtgärder att befolkningens behov av värme, vatten, el, vård och omsorg, skola, barnomsorg, räddningstjänst och information kan tillgodoses vid en extraordinär händelse eller vid en svår påfrestning på samhället. Samtidigt ska dessa förberedelser utgöra grunden för de ytterligare åtgärder som kan komma att behöva vidtas för att kommunen ska kunna möta ett läge av höjd beredskap. 2 Denna målsättning kräver, utöver kommunledningens förberedelser, också att övriga berörda verksamheter har beslutat om sina verksamhetsmål och att det har upprättats verksamhetsspecifika planer. Förvaltningsspecifika mål Utifrån det övergripande målet har ett antal förvaltningsspecifika mål tagits fram och med dessa som grund har särskilda handlingsplaner utarbetats för vissa verksamheter. Socialförvaltningen Äldre- och handikappomsorg Socialnämnden skall ha en sådan planering att behoven av vård och omsorg för äldre och personer med funktionsnedsättning kan tillgodoses vid en extraordinär händelse eller svår påfrestning på samhället. Verksamhetsmålet är att äldreoch handikappomsorgen inom ett dygn ska kunna utöka sin kapacitet med 10 % och inom tre dygn med ytterligare 10 %. 3 Individ- och familjeomsorg Socialnämnden skall ha en sådan planering att Individ- och familjeomsorgen kan upprätthålla vissa nödvändiga funktioner, såsom utbetalning av försörjningsstöd och skyddet för barn och unga vid en extraordinär händelse. 4 2 Kommunstyrelsen (KS) 84, , reviderad KS 40, Socialnämnden (SN) 150, SN 151,

33 11 Bildningsförvaltningen Bildningsnämnden har som mål att optimalt förebygga och lindra allvarliga krissituationer samt så långt situationen medger bedriva verksamhet i enlighet med de lagar, förordningar och mål som finns för verksamhetsområdet under normaltillstånd. Verksamheter skall vid behov tillfälligt kunna utökas t.ex. beroende på att andra anläggningar inte kan användas Bildningsnämndens ledningsfunktion skall kunna organiseras inom tre timmar och delegeringsordning skall finnas och vara utformad så att erforderliga beslut kan fattas samt saklig och korrekt information kan ges. 5 Samhällsbyggnadsförvaltningen Tekniska servicenämnden Inom samhällsbyggnadsförvaltningens område skall verksamheten så långt situationen medger bedrivas vidare i enlighet med lagar, förordningar och beslutade mål. Verksamheten skall särskilt inriktas på att vård- och omsorgslokaler samt skolor och daghem skall ha fungerande teknisk försörjning. Vid strömavbrott skall vattenförsörjningen upprätthållas dels genom reservaggregat, dels genom provisorisk vattenleverans via tankar. Avloppsreningsverken skall drivas så att skadeverkningar av utsläpp minimeras. Gatu- och vägnätet skall fungera även vid större snöoväder. Tillgänglighet till vård- och omsorgslokaler skall prioriteras. Vidare skall allvarliga krissituationer förebyggas och lindras. En fungerande ledningsgrupp skall kunna vara verksam inom tre timmar. 6 Vidare bör noteras att kommunens krisledningscentral har högsta prioritet vad gäller fungerande teknisk försörjning. Miljö- och byggnadsnämnden Verksamheten skall så långt situationen medges bedrivas vidare i enlighet med lagar, förordningar och beslutade mål. Verksamheten skall särskilt inriktas på rådgivning och information inom nämndens område. Vidare skall allvarliga krissituationer förebyggas och lindras. En fungerande ledningsgrupp skall kunna vara verksam inom tre timmar. 7 5 Bildningsnämnden (BIN) 77, Tekniska servicenämnden (TSN) 56, Miljö- och byggnadsnämnden (MBN) 54,

34 12 Organisation, ansvar och arbetsmetod Allmänt Kommunen har det övergripande ansvaret för alla de åtgärder som kan bli nödvändiga att vidta vid en extraordinär händelse med särskild inriktning enligt följande: Leda och samordna egna verksamheter samt verka för att alla vid händelsen berörda parter samverkar på ett effektivt sätt. Verka för att korrekt och samordnad information snabbt kan lämnas till såväl massmedia, andra myndigheter samt allmänheten. Säkerställa att den ordinarie verksamheten i största möjliga mån kan fungera på samma sätt som under normala omständigheter. På begäran kunna bistå annan närliggande kommun med hjälp. Krisledningsfunktionen i Vara kommun består av en beslutande och en beredande del. Det beslutande organet utgörs av krisledningsnämnden. Den beredande funktionen utgörs av beredningsgruppen. Vidare finns en informationsledning som svarar för lägesuppföljning och information. Krisledningsnämnd Kommunfullmäktige har i enlighet med lagen om extraordinära händelser inrättat en krisledningsnämnd och denna utgörs av kommunstyrelsen. 8 Kommunfullmäktige skall även fastställa reglemente för krisledningsnämnden. 9 Kommunstyrelsen, tillika krisledningsnämnd, äger i den egenskapen rätt att överta annan nämnds uppgifter i enlighet med lagen om extraordinära händelser. 10 Ordföranden i krisledningsnämnden bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden skall träda i funktion och kan besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas Se tidigare beslut av kommunfullmäktige KF 29, KF 4, kap. 4 lagen om extraordinära händelser 11 2 kap. 3 lagen om extraordinära händelser

35 13 Vid ordförandens förhinder övertas nämnda bedömnings- och beslutanderätt av vice ordföranden. Vid förfall av såväl ordförande som 1: e och 2: e vice ordföranden delegeras ordförandeskapet till den till åldern äldste ledamoten i krisledningsnämnden. Krisledningsnämndens uppgifter Krisledningsnämnden skall: Kunna organiseras inom fyra timmar med förmåga att leda egna och stödja andras insatser. Ha upprättat delegationsregler som är så utformade att erforderliga beslut kan fattas i krisledningsnämndens frånvaro. (Se Krisledningsnämndens reglemente) Besluta om bistånd till närliggande kommuner i enlighet med lagen om extraordinära händelser. Kunna bedriva nämndsarbetet från alternativ ledningsplats. Informera länsstyrelsens vakthavande beslutsfattare om att krisledningsnämnden trätt i funktion Ge länsstyrelsen en samlad rapport om läget och händelseutvecklingen i kommunen samt vidtagna och planerade åtgärder (2 kap. 9 lagen om extraordinära händelser). Fatta beslut om återgång till normal organisation Uppstart av krisarbetet Krisledningsnämndens ordförande eller dennes ersättare bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden skall träda i funktion. Kommundirektören, eller dennes ersättare, beslutar efter samråd med berörda förvaltningschefer och säkerhetssamordnaren att planen skall tillämpas helt eller delvis för förvaltningsorganisationen. Kommundirektören eller dennes ersättare, ansvarar för att informera krisledningsnämndens ordförande om lägesbilden för att denne skall kunna fatta beslut om extraordinär händelse föreligger. Det åligger samtliga medarbetare att meddela/informera misstanke om eller förändring i en extraordinär händelse uppåt i organisationen. Kommundirektören, eller dennes ersättare, kan i samråd med berörd förvaltningschef besluta om att informationsorganisationen kan disponeras av drabbad förvaltning utan att extraordinär händelse föreligger När beslut har fattats om att krisledningsnämnden skall träda i funktion, skall information om detta gå ut, såväl internt som externt. Avveckling av krisarbetet Krisledningsnämnden beslutar när en extraordinär händelse upphör. Krisledningsnämnden avvecklas då och verksamhetsområdena återgår till ordinarie

36 14 nämnd. Avvecklingsbeslutet anmäls vid närmsta följande fullmäktigesammanträde. Utgångspunkten för krisledningsnämndens ikraftträdande är tidsaspekten. När någon tidspress inte längre föreligger och så snart den ordinarie organisationen har förutsättningar att leda verksamheten, skall kommunen återgå till normala verksamhetsformer. Krisledningsnämndens måste dock alltid fatta ett formellt beslut om avveckling. Återgång till ordinarie verksamhet Så snart beslut om återgång till ordinarieverksamhet har fattats skall informationssamordnare: meddela berörda inom kommun och samverkande organisationer, meddela innevånare och näringsliv samt analysera informationsarbetet Kommundirektör och säkerhetschef skall: analysera genomfört arbete, föreslå förbättringar samt analysera de personalresurser som använts Förvaltningssekreterare skall: avsluta dagboken, kronologisera och katalogisera allt undermaterial, analysera genomfört arbete samt förslå förbättringar Förvaltningschefer skall: analysera händelsen och föreslå förbättringar Säkerhetssamordnare skall: analysera arbetet, intervjua kommunens personal och samverkande aktörer samt sammanställa förslag på förbättringar Utvärderingen av händelsen bör påbörjas så snart som möjligt efter det att kommunen återgått till normal verksamhet. I utvärderingsarbetet bör allt material i form av t.ex. dokument och anteckningar samlas in och katalogiseras. Med stöd av de insamlade uppgifterna görs en samlad analys av arbetet, som kan resultera i förslag på revideringar i organisation och planer. Analysen med slutsatser och förslag på förändringar föreläggs därefter kommunstyrelsen. Utvärderingen delges även andra berörda parter.

37 15 Ekonomi Samtliga kostnader för krisledningsnämnden, beredningsgrupp, informationsledning med stödfunktioner samt beslutad verksamhet skall redovisas separat. Det är en nödvändighet för uppföljning och utvärdering samt för en efterföljande kostnadsfördelning mellan stat och kommun. Erforderlig specifikation av kostnadernas art sker på särskilda underkonton i enlighet med kommunens ordinarie ekonomisystem. Det är angeläget att räddningstjänstkostnader förs separat då dessa ofta vid omfattande och långvariga insatser är föremål för fördelning mellan stat och kommun. Krisledningsnämndens arbetsplats Se förteckning över ledningsplatser Beredningsgrupp Beredningsgruppen leds av kommundirektören, dennes ersättare är kanslichefen. Övriga deltagare i beredningsfunktionen är förvaltningssekreterare, informationssamordnare och säkerhetssamordnare. Vid behov utökas gruppen med räddningschef och förvaltningschefer. Även andra kan adjungeras till gruppen. Informationssamordnaren är ansvarig för och samordnar krisinformation både internt och externt. Informationssamordnaren upprättar en informationscentral och är ansvarig för informationen mellan upplysningscentralen och informationsorganisationen. Förvaltningssekreteraren ansvarar för dokumentationen i krisledningsnämnden. Är krisledningsnämnden inte i funktion så ansvarar förvaltningssekreteraren för dokumentationen i beredningsgruppen. Växelsamordnaren koordinerar personalbehovet i upplysningscentralen och kopplar in de telefonnummer som skall användas i upplysningscentralen. Beredningsgruppens uppgifter Beredningsgruppen skall: Kunna organiseras inom tre timmar Sortera och bearbeta inkommande information och ärenden Skapa och vidmakthålla en aktuell bild av läget Bedöma utvecklingen på sikt Bereda beslutsunderlag för krisledningsnämnden Följa upp beslut och göra konsekvensanalyser Analysera insatsbehov Prioritera åtgärder Tillskapa samverkan mellan berörda myndigheter, företag och organisationer

38 16 Förmedla snabb, saklig och samordnad information till media, allmänhet, drabbade, anställda m.fl. Ansvara för dokumentation Starta upp telefonväxeln och upplysningscentral Ansvara för att adekvat IT-stöd finns Planera för personalförsörjning och måltidsförsörjning Om så behövs, kunna bedriva verksamhet från skyddad ledningsplats. Bedöma av omedelbara och långsiktiga konsekvenser av händelsen Åtgärdsplan Ledningsfunktionens verksamhet kan igångsättas på initiativ från kommunal förvaltning eller samverkande myndighet eller på initiativ av någon i funktionen ingående person Verksamheten initieras genom att kontakt tas med krisledningsnämndens ordförande, vice ordförande, kommundirektören, kanslichefen eller säkerhetssamordnaren För iordningställning av ledningslokal, för bemanning av kommunhusets växel och för övrigt stöd till ledningsfunktionen kallas stödpersonal in enligt personalförteckningen Informationsverksamheten organiseras omgående i enlighet med plan. Se avsnittet informationsledning Samband, lokaler och övrig utrustning anordnas enligt avsnittet lokaler och samband Kontakter upprättas med aktuella samverkande myndigheter och organisationer enligt särskilt förteckning. Se bilaga Beslut och viktiga händelser dokumenteras och tidsanges i form av dagboksanteckningar. Vid långvarig händelse kan särskilt diariesystem upprättas. Vid långvarigt arbete organiseras såväl ledningsfunktionen som stödpersonal för att kunna arbeta i tvåskift Regelbundna kontakter etableras med massmedia Behovet av förtäring löses i samråd med kostenheten Då väderleksförhållandena medför mycket svårframkomligt väglag begärs i förekommande fall bistånd från räddningstjänsten med transport av personer som ingår i ledningsfunktionen Beredningsgruppens arbetsplats Beredskapsgruppens ledningsrum är lokaliserat till konferensrummet Ladan.

39 17 Informationsledning Informationsledning För att bedriva ett effektivt informationsarbete i händelse av kris, har Vara kommun en informationsledning. Informationsledningen består av kommundirektören, kanslichefen och informationssamordnaren. Informationsledningens uppgifter Informationsledningen svarar för lägesuppföljning och information såväl internt inom kommunen, som externt gentemot allmänhet, massmedia och andra organisationer. Informationsledningens uppgifter Informationsledningen skall: Kunna samlas inom fyra timmar från det att man fått kännedom om inträffad händelse Samordna intern och extern information Fatta strategiska beslut rörande informationsarbetet Handha mediakontakter Ge stöd till förvaltningarna Producera diverse information Upprätta och ansvara för upplysningscentral för allmänheten Bearbeta och analysera informationsbehovet Informationsledningens arbetsplats Informationsledningens ledningsrum är lokaliserat till konferensrummet Ladan. Informationsstöd Till sin hjälp kan informationsledningen knyta till sig en arbetsgrupp som på olika sätt ger informationsledningen stöd i informationsarbetet. Denna arbetsgrupp kan hjälpa till att samla in fakta, trycka och sätta upp affischer, skicka ut pressmeddelanden med mera. Informationsstödet initieras och organiseras av informationssamordnaren. Informationsstödets arbetsplats Se förteckning över ledningsplatser

40 18 Upplysningscentral Vid behov ska en särskild upplysningscentral för upplysningar till allmänheten inrättas. Centralen ska bemannas med personal som besvarar allmänhetens frågor utifrån de direktiv som ges från informationsledningen. Växelsamordnaren leder och organiserar upplysningscentralen. Upplysningscentralens plats Se förteckning över ledningsplatser Tolk Vid behov av tolk för översättning på främmande språk anlitas en sådan genom tolkförmedlingen i Mariestad. Se bilaga 2 Samverkan För samverkan med andra organisationer se bilaga 2. Åtgärdsplan Informationsledningen sammankallas Informationsledningen sammankallas på initiativ av krisledningsnämndens ordförande eller kommundirektören. I normalfallet kallas samtliga in med hjälp av telefon. Vid teleavbrott, snöoväder, översvämning eller liknande hämtas informationsledningen in med hjälp av räddningstjänsten. Iordningställande av Ladan Iordningsställande av Ladan sköts av IT-tekniker och vaktmästeriet. Dokumentation Kansli- och IT-avdelningens förvaltningssekreterare påbörjar dokumentationen av händelseförloppet. Sammankallande informerar om läget - Vad har hänt? - Var har det hänt? - När har det hänt? - Varför har det hänt? - Konsekvenser? För vem/vilka? - Hur skyddas liv, hälsa och egendom? - När är faran över? - Informationsläget? Vilket eventuellt budskap har gått ut och till vilka?