Inbjudan att lämna anbud

Transkript

1 Inbjudan att lämna anbud Stadsövergripande gemensam it-service (GSIT 2.0) stockholm.se Stadsledningskontoret It-avdelningen Ragnar Östbergs Plan Stockholm Växel

2 Innehåll 1 Upphandlingen Inbjudan Disposition av förfrågningsunderlaget Upphandlingen i sitt sammanhang 6 2 Administrativa bestämmelser Allmänt Inbjudan att lämna anbud Upphandlingsförfarande Anbudstidens utgång Anbudets giltighet Anbudet Frågor och svar Sekretess 10 3 Vad händer när anbuden kommer in? Anbudsöppning Prövning av anbud Utvärdering och förhandling Färdigställande av avtal Tilldelningsbeslut Avtal 13 4 Utvärdering Allmänt Utvärderingskriterier Funktionell Kvalitet Utvärderingskriterier Kommersiell Kvalitet Beräkning av totala kvalitetspoäng Förhandling Bedömning av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet 24 2 (25) Upphandling GSIT 2.0

3 1 Upphandlingen 1.1 Inbjudan Staden, enligt definition i Bilaga A 1 (Begrepp och definitioner), har efter genomförd kvalificering fattat beslut om vilka anbudsgivare som härmed inbjuds att delta i Stadens upphandling av gemensam it-service (GSIT 2.0). Inbjudna anbudsgivare erbjuds härmed möjlighet att lämna anbud enligt de förutsättningar som anges i detta förfrågningsunderlag. 1.2 Disposition av förfrågningsunderlaget Allmänt Underlaget för denna upphandling utgörs av ett förfrågningsunderlag bestående av denna anbudsinbjudan med tillhörande bilagor. Förfrågningsunderlaget ska ses som en helhet. För att få en fullständig förståelse för upphandlingen måste anbudsgivaren ta del av samtliga bilagor Förfrågningsunderlag och struktur Rubriker nedan märkta med U visar dokument och bilagor som utgör upphandlingsunderlag innehållande administrativa förutsättningar, nulägesbeskrivningar och svarsbilagor. Rubriker (med fet text) nedan märkta med A visar de dokument och bilagor som efter avslutad upphandling kommer utgöra underlag för huvudavtal och avtalsbilagor till upphandlingskontraktet (avtalet). U A A 1 A 2 Inbjudan att lämna anbud (detta dokument) I detta dokument beskrivs de administrativa förutsättningarna för upphandlingen samt förutsättningar för utvärdering av anbud och tilldelning av kontrakt. Kommersiella villkor I bilagan framgår de av Staden formulerade avtalsvillkoren i huvudavtalet. Begrepp och definitioner I bilagan presenteras begrepp och definitioner specifika för avtalet. Deltagande förvaltningar, bolag och stiftelser Bilagan redovisar de förvaltningar, bolag och stiftelser som omfattas av avtalet. Upphandling GSIT (25)

4 A 3 A 4 Styrning och planering Bilagan beskriver på övergripande nivå formerna för styrning och planering av Tjänsterna. Kontinuerliga förbättringar Bilagan beskriver formerna för kontinuerliga förbättringar av Tjänsterna. A 5A Införande Bilagan beskriver de övergripande förutsättningarna för Införandet av Tjänsterna. A 5B Leverantörens preliminära plan för Införandet Bilagan kommer att innehålla Leverantörens preliminära plan för genomförandet av Införandet. A 6A Generella krav på Tjänsterna Bilagan beskriver de förutsättningar som är gemensamma för samtliga Tjänstekataloger. A 6B Hållbar it Bilagan beskriver Stadens förväntningar på hur Leverantören förväntas arbeta med social och ekologisk hållbarhet. A 7 Användarprofiler Bilagan beskriver Stadens användarprofiler. Beskrivningarna utgår från Stadens behov av it-stöd för ett modernt, attraktivt och effektivt arbetssätt. A 8A Arbetsplatssystem Bilagan beskriver Stadens funktionella krav på Tjänsterna avseende arbetsplatssystem. Här framgår även Servicenivåer och Servicekrediter kopplade till Tjänsterna. A 8B Server- och applikationsdrift Bilagan beskriver Stadens funktionella krav på Tjänsterna avseende server- och applikationsdrift. Här framgår även Servicenivåer och Servicekrediter kopplade till Tjänsterna. A 8C Service Desk Bilagan beskriver Stadens funktionella krav på Tjänsterna avseende Service Desk. Här framgår även Servicenivåer och Servicekrediter kopplade till Tjänsterna. A 8D Tjänster för Stadens Pedagogiska Verksamheter Bilagan beskriver Stadens funktionella krav på Tjänsterna till Stadens Pedagogiska Verksamheter. Här framgår även Servicenivåer och Servicekrediter kopplade till Tjänsterna. 4 (25) Upphandling GSIT 2.0

5 A 9 Prislista Bilagan beskriver principerna för prissättning av Tjänster och kommer att innehålla priser. A 10 Säkerhet Bilagan beskriver de säkerhetsmässiga regler och förutsättningarna som gäller för Tjänsterna. A 11 Riktlinje informationssäkerhet Bilagan innehåller Stadens styrdokument för informationssäkerhet och certifikathantering. A 12 Benchmarking Bilagan beskriver processen för genomförande av en strukturerad kontroll av pris- och kvalitetsnivån på de levererade Tjänsterna i förhållande till på marknaden gällande priser och kvalitet för motsvarande tjänster. A 13 Faktureringsrutiner Bilagan beskriver faktureringsrutiner. A 14 Underleverantörer Bilagan kommer att innehålla förteckning över de eventuella underleverantörer som Leverantören avser att använda under Avtalet för att uppfylla leveransen av Tjänsterna. A 15 Avveckling Bilagan beskriver de övergripande förutsättningarna för avveckling av Tjänsterna. A 16 Garantier Bilagan används om Leverantören bifogar en moderbolagsgaranti eller motsvarande. A 17 Stadens Pedagogiska Verksamheter Bilagan redogör för de verksamheter som inkluderas i begreppet Stadens Pedagogiska Verksamheter. A 18 Operativt Samverkansavtal Bilagan utgör ett Operativt Samverkansavtal mellan Leverantören och Stadens Pedagogiska Verksamheters leverantör. U 1A Svarsbilaga anbud I denna bilaga framgår hur anbudsgivaren ska utforma och strukturera de beskrivningar som efterfrågas i förfrågningsunderlaget. Bilagan innehåller svarsformulär som ska besvaras, undertecknas och lämnas in med anbudet. Upphandling GSIT (25)

6 U 1B Svarsbilaga föreslagna förändringar Funktionell Kvalitet I denna bilaga framgår anbudsgivarens eventuella förslag på förändringar av funktionell karaktär som anbudsgivaren önskar göra. U 1C Svarsbilaga avvikelser Kommersiell Kvalitet I denna bilaga framgår anbudsgivarens eventuella förslag på avvikelser av kommersiell karaktär som anbudsgivaren önskar göra. U 2 U 3 U 4 U 5 Svarsbilaga priser I denna bilaga ska anbudsgivaren lämna sina priser. Nuläge och volymer Denna bilaga innehåller en nulägesbeskrivning av befintlig leverans. Detaljerade beskrivningar av Stadens system Denna bilaga utgör en detaljerad sammanställning av de system som omfattas av nuvarande avtal för applikationsserverdrift. Målarkitektur Bilagan utgör en övergripande målarkitekturbeskrivning över Stadens målsättning att utveckla it-miljön. 1.3 Upphandlingen i sitt sammanhang Upphandlingen avser området gemensam it-service, kallat GSIT 2.0, som är ett stort, komplext och ett för verksamheterna viktigt åtagande. Upphandlingen avser arbetsplatstjänster, server- och applikationsdrift, samt en Service Desk. Upphandlingen omfattar Stadens samtliga förvaltningar och bolag, samt stiftelsen Hotellhem. AB Stokab:s deltagande avser administrativa klienter. För utbildningsförvaltningen, Kulturskolan inom kulturförvaltningen, arbetsmarknadsförvaltningens pedagogiska verksamheter och stadsdelsförvaltningarnas förskoleverksamheter begränsas upphandlingen till att omfatta tjänsterna e-post och samlad kommunikation (Unified Communication). Elever i stadens pedagogiska verksamheter är undantagna från denna upphandling, förutom elever med skyddad identitet. Beskrivningar av de tjänster som upphandlas framgår av förfrågningsunderlaget. Upphandlingen genomförs på ett sådant sätt att en överföring kan ske på ett väl förberett sätt från nuvarande leverans av GSIT 1.0, till den nya leveransen av GSIT 2.0, under åren 2017 och Avtalet är beräknat att gälla till 31 december Staden har en ensidig 6 (25) Upphandling GSIT 2.0

7 rätt att senast sex (6) månader före utgången av denna period påkalla förlängning av hela eller delar av avtalet på i övrigt oförändrade villkor, med en av Staden angiven förlängningsperiod, dock inte överstigande två (2) år. Staden har rätt att påkalla sådan förlängning maximalt tre (3) gånger. I det fall en överprövning medför att avtal inte kan tecknas som beräknat har Staden rätt att flytta fram dagen för avtalets upphörande, som längst med den tid som överprövningen pågår. 2 Administrativa bestämmelser 2.1 Allmänt Denna upphandling genomförs enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Staden vill, baserat på tidigare erfarenheter, betona den mycket stora vikt som i offentlig upphandling läggs på formella krav och korrekt dokumentation. Staden är strikt i sina bedömningar av att inkomna anbud lever upp till ställda formella och tekniska krav. Staden uppmanar därför anbudsgivaren att synnerligen noga granska sitt anbud och säkerställa att alla efterfrågade uppgifter är lämnade, alla begärda redovisningar är inkluderade, samt att dessa är utformade på ett sådant sätt att det tydligt framgår att anbudet lever upp till ställda krav. Staden kommer att teckna avtal med en (1) anbudsgivare. Staden förbehåller sig rätten att avbryta denna upphandling om erforderliga politiska beslut inte fattas som krävs för upphandlingens fullföljande. Ett förtydligande, stadsledningskontorets it-avdelning har ändrat namn till avdelningen för digital utveckling. I denna upphandling används begreppet it-avdelning för avdelningen för digital utveckling. 2.2 Inbjudan att lämna anbud Anbud får endast lämnas av anbudsgivare som skriftligen inbjudits av Staden att delta i upphandlingen. Anbud kan därmed inte lämnas av andra juridiska personer än de som tillställts inbjudan direkt från Staden. Upphandling GSIT (25)

8 2.3 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt bestämmelserna för förhandlat förfarande vid upphandling av tjänster enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. 2.4 Anbudstidens utgång Anbud ska vara Staden tillhanda senast den 16 maj 2016, eller sådant senare datum som Staden skriftligen underrättar inbjudna anbudsgivare om. Observera att Staden inte har möjlighet att pröva ett anbud som inkommer efter detta datum. 2.5 Anbudets giltighet Anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud till och med den 30 april I det fall upphandlingen vid denna tidpunkt är föremål för överprövning hos allmän förvaltningsdomstol, förlängs anbudets giltighetstid med automatik till och med den dag som infaller en månad efter det att allmän förvaltningsdomstols slutgiltiga beslut vunnit laga kraft. 2.6 Anbudet Underlag för anbud Förutsättningarna för att lämna anbud anges i detta skriftliga förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor och avser ett totalåtagande för samtliga åtaganden som ingår i förfrågningsunderlaget. Även tillkommande information publicerad i Visma TendSign under anbudstiden utgör underlag för anbud. Anbudsgivaren ansvarar för att uppgifterna om anbudsgivaren hos Visma TendSign är korrekta. Om en kontaktperson byts ut, tillfälligt eller permanent, under den tid upphandlingen pågår så är det anbudsgivaren som svarar för att uppgifterna ändras hos Visma TendSign och att Staden informeras om förändringen Form för anbudet Anbud ska lämnas i elektronisk form genom upphandlingsverktyget Visma TendSign Anbudsspråk och formalia Anbud ska lämnas på svenska. Enstaka ord, fraser, vedertagna begrepp samt tekniska specifikationer eller liknande uppgifter och handlingar får dock vara på engelska. Eventuella intyg och officiella dokument som inte kan tas fram på svenska och som i original är författade på annat språk, får lämnas utan att översättas till svenska. 8 (25) Upphandling GSIT 2.0

9 Anbudsgivaren ska på begäran av Staden kunna översätta sådana intyg och officiella dokument från originalspråk till engelska Anbudets innehåll Anbudsgivare ska i anbudet visa att de i förfrågningsunderlaget uppställda förutsättningarna och kraven är uppfyllda. Anbudsgivaren ska vid lämnande av anbud använda: Bilaga U 1A (Svarsbilaga anbud) inklusive förslag på lösning, Bilaga U 1B (Svarsbilaga förslagna förändringar Funktionell Kvalitet), Bilaga U 1C (Svarsbilaga avvikelser Kommersiell Kvalitet) och Bilaga U 2 (Svarsbilaga priser). Endast svarsrutor i dokumenten är åtkomliga för ifyllnad, innehållet får i övrigt inte ändras. Bilaga U 1A (Svarsbilaga anbud) ska undertecknas av behörig företrädare för anbudsgivaren och skannas in som en separat bilaga till anbudet. Anbudsgivare ska, om Staden så begär, styrka företrädarens behörighet genom skriftlig dokumentation, exempelvis registerutdrag från officiella register och/eller giltig fullmakt. Se även avsnitt till nedan Kostnader associerade med anbudslämning och upphandlingsprocesserna Staden kommer inte att ersätta anbudsgivare för kostnader av något slag som rör eller uppkommer i samband med att upphandlingen genomförs. Ersättning utgår därmed inte heller för anbudsgivarens eventuella kostnader och utlägg i samband med förhandlingar, för det fall sådana förekommer. 2.7 Frågor och svar Förfrågningsunderlaget med bilagor har framställts med avsikten att klart och tydligt beskriva de förutsättningar som råder och de krav som Staden ställer på de tjänster som ska levereras till Staden. Trots detta kan det uppstå frågor. I det fall en anbudsgivare uppfattar att förfrågningsunderlaget innehåller oklarheter av betydelse för att ta fram ett korrekt och fullständigt anbud eller ser en risk för att missförstånd kan uppstå, ska anbudsgivaren kontakta Staden på nedan angivet sätt. Notera att Upphandling GSIT (25)

10 Staden enbart kommer att besvara frågor som kompletterar eller förtydligar den information som lämnats i förfrågningsunderlaget. Frågor ställs på svenska via Visma TendSigns funktion för frågor. Samtliga av Staden lämnade svar kommer att distribueras genom Visma TendSigns funktion för frågor och svar. Eventuella frågor tas emot så snart som möjligt så att eventuella förtydliganden kan publiceras i god tid innan sista anbudsdag. Staden kan inte lämna några garantier för att svar kan lämnas på frågor som inkommer senare än fjorton (14) kalenderdagar före sista anbudsdag. Svar på frågor skickas ut senast sju (7) kalenderdagar före sista anbudsdag. 2.8 Sekretess Staden omfattas av de regler som sammanfattningsvis brukar benämnas offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Absolut sekretess gäller under hela upphandlingsprocessen till dess att alla anbud offentliggörs, eller beslut om leverantör och anbud fattats, eller att ärendet dessförinnan slutförts. Därefter blir alla anbud och övriga dokument normalt offentliga handlingar. Undantag kan huvudsakligen göras i två fall: Om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs. Om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgift om affärs- eller driftsförhållanden röjs. En anbudsgivare som önskar att uppgifter i anbudet ska sekretessbeläggas ska ange det i anbudet, liksom vad i handlingen som är skyddsvärt och vilken skada denne skulle lida om uppgifterna röjs. Notera i sammanhanget att generella och svepande påståenden att anbudsgivaren skulle åsamkas skada om uppgifterna röjs normalt sett inte, annat än om skälen till varför detta är fallet uppenbart framgår av den utpekade informationen, är tillräckligt för att sekretessbelägga uppgifter. Bedömningen om tillräckliga skäl för sekretess föreligger görs av Staden i samband med att någon begär att få tillgång till uppgifterna. Staden kan därför inte lämna garantier om att önskemålet om sekretessbeläggning uppfylls. Observera att den motivering som anbudsgivaren lämnar i samband med inlämnande av ansökan eller anbud är den som Staden kommer att utgå ifrån vid en eventuell sekretessprövning. Det innebär att utlämnande av uppgifter kan komma att ske utan att detta kommuniceras med anbudsgivaren och utan att anbudsgivaren bereds möjlighet att inge ytterligare motiveringar. Det är alltså upp 10 (25) Upphandling GSIT 2.0

11 till anbudsgivaren att ha tillräckliga kunskaper om offentlighetsoch sekretesslagen för att rätt kunna motivera den sekretess som anbudsgivaren anser nödvändig på affärsmässiga grunder eller andra grunder. I det fall anbudsgivarens motiveringar för åberopande av sekretess bedöms som otillräckliga för att utgöra en sekretessgrund i lagens mening, kan berörd information komma att lämnas ut utan att detta kommuniceras med anbudsgivaren. Stadens skriftliga beslut i sekretessärende kan överklagas. I övrigt se offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 3 Vad händer när anbuden kommer in? 3.1 Anbudsöppning Efter anbudstidens utgång kommer Staden att genomföra anbudsöppning och protokollföra inkomna anbud. 3.2 Prövning av anbud Vid prövningen av inkomna anbud kontrolleras om de obligatoriska krav som ställs på anbuden är uppfyllda. Utöver obligatoriska krav som framgår av denna bilaga, finns i Bilaga U 1A (Svarsbilaga anbud) en sammanställning av obligatoriska krav. Endast de anbud som uppfyller de obligatoriska kraven tas vidare till utvärdering och förhandling. Anbud som inte är kompletta kan komma att uteslutas. Anbudsgivaren kan alltså inte utgå ifrån att ett anbud som inte är komplett i förhållande till de obligatoriska kraven som anges i förfrågningsunderlaget kan kompletteras efter sista anbudsdag eller i anslutning till förhandlingen. 3.3 Utvärdering och förhandling De anbud som klarar prövning av anbud enligt avsnitt 3.2 Prövning av anbud går vidare till nästa steg som är utvärdering och förhandling. Upphandling GSIT (25)

12 Anbud kan komma att antas utan förhandling, varför det är viktigt att anbudsgivarens anbud redan vid tidpunkten för ingivandet beaktar samtliga instruktioner och bestämmelser i förfrågningsunderlaget och att det ingivna anbudet utgör anbudsgivarens bästa anbud. Syftet med förhandlingen är att tydliggöra och utveckla innebörden av anbudsgivarens anbud, och är en möjlighet för Staden, men ingen rättighet för anbudsgivare. Det är alltså av stor vikt att anbudsgivaren gör sitt yttersta för att presentera ett bra och komplett lösningsförslag redan i det ursprungliga anbudet. För att säkerställa att Staden uppfattat uppgifterna i anbudet korrekt kan det bli aktuellt för anbudsgivarna att ge en anbudspresentation, där anbudsgivaren redogör för innehållet i anbudet. Behörig företrädare för anbudsgivaren förväntas kunna genomföra en sådan anbudspresentation inom tio (10) arbetsdagar från när Staden så begär. Förhandlingar kommer att ske i successiva steg enligt LOU 4 kap 4. Efter genomförd förhandling sker tilldelning baserat på de tilldelningskriterier och metod för anbudsutvärdering som framgår av avsnitt 4 Utvärdering. 3.4 Färdigställande av avtal Förhandlingarna avslutats med att Staden och viss(a) anbudsgivare gemensamt färdigställer det avtal som kan komma att ingås mellan Staden och anbudsgivare. Vid färdigställandet kommer förfrågningsunderlaget ligga till grund för avtalet och valda delar av berörd(a) anbudsgivares anbud, såsom detta modifierats efter eventuella förhandlingar, att arbetas om från att vara upphandlingsdokumentation till att bli avtalsinnehåll. Stadens avsikt är att det inför färdigställandet av avtalet inte ska finnas några utestående förhandlingspunkter, utan färdigställandet av avtalet ska endast avse justeringar som är nödvändiga för att arbeta om underlaget till avtalsdokumentation. Anbudsgivare bör vara medveten om att Staden, i syfte att bibehålla konkurrensen genom hela upphandlingsprocessen, kan komma att färdigställa avtal med flera anbudsgivare. Som framgår av bland annat avsnitt 3.6 kommer dock endast ett avtal att ingås av Staden. 12 (25) Upphandling GSIT 2.0

13 3.5 Tilldelningsbeslut Beslut om vilket anbud som antagits fattas skriftligt. Så snart Staden fattat beslut kommer information om beslutet, med redovisning av skälen, att meddelas samtliga anbudssökande och anbudsgivare som deltagit i upphandlingen. Varken tilldelningsbeslutet eller meddelandet om tilldelningsbeslutet utgör en accept i avtalslagens (Lag (1915:218) om avtal och andra rättshandlingar på förmögenheträttens område) mening. 3.6 Avtal Som ett resultat av upphandlingen kommer avtal (förlaga till avtal utgörs av Bilaga A (Kommersiella villkor)) att tecknas mellan Staden och vald anbudsgivare. Kommersiella villkor och dess bilagor kommer, efter sådana justeringar som kan komma att ske i samband med eventuella förhandlingar, utgöra det slutliga avtalet som tecknas med den vinnande anbudsgivaren. Avtalet tecknas tidigast elva (11) kalenderdagar efter det att underrättelse om Stadens beslut meddelats. 4 Utvärdering 4.1 Allmänt Övergripande metod De anbud som uppfyller samtliga ställda obligatoriska krav kommer att utvärderas enligt vad som anges i detta avsnitt. Stadens angreppssätt vid utformningen av förfrågningsunderlaget har varit att så långt som möjligt utforma detta i allmänna och funktionella termer, och om möjligt undvika att fastställa hur detaljerade lösningar ska utformas. Avsikten är därmed att ge anbudsgivaren flexibilitet vid val av sina lösningar. Staden kommer att anta den anbudsgivare som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån följande kriterier: Funktionell kvalitet (nedan Funktionell Kvalitet ) - Funktion och måluppfyllelse ( Bedömningsaspekt 1 ) - Trovärdighet ( Bedömningsaspekt 2 ) Kommersiell kvalitet (nedan Kommersiell Kvalitet ) Pris Upphandling GSIT (25)

14 Funktionell Kvalitet är ett sammansatt kriterium baserat på de två aspekterna, funktion och måluppfyllelse samt trovärdighet. Anbudsgivaren uppmanas därför att beskriva sina föreslagna lösningar (nedan Lösningsförslag ) gentemot kraven på ett tydligt, relevant och trovärdigt sätt, och göra detta på ett sådant sätt att det är möjligt att bedöma om och hur (jämför Bedömningsaspekt 1 ovan) kraven på funktionalitet och prestanda kommer att uppnås av Anbudsgivaren. Uteblivna eller alltför övergripande eller grunda beskrivningar av de erbjudna lösningarna kan innebära låg trovärdighet och därmed låga poäng i utvärderingen (jämför Bedömningsaspekt 2 ovan). Anbudsgivarens Lösningsförslag kommer att utvärderas inom ett antal bedömningsområden som speglar olika delar av leveransen enligt Bedömningsområden. Kommersiell kvalitet utgör den sammanvägda bedömningen av anbudsgivarens samtliga avvikelser från kommersiella villkor enligt 4.3 Utvärderingskriterier Kommersiell Kvalitet. Pris är det beräknade utvärderingspriset som följer av Bilaga U 2 (Svarsbilaga priser), arbetsblad utvärderingspris Stadens Efterfrågade Funktioner och Styrande Målen De funktioner, processer och tjänster som Stadens efterfrågar i upphandlingen följer av bilagorna A1 A18 (gemensamt de Efterfrågade Funktionerna ). Staden har dessutom ställt upp ett antal styrande mål, vilka framgår av punkt (a) - (j) i avsnitt 2.2 Styrande Mål för Tjänsterna (de Styrande Målen ) i Bilaga A (Kommersiella villkor). De Styrande Målen är således de övergripande behov som Staden förväntar att den vinnande anbudsgivarens goda lösningar på de Efterfrågade Funktionerna tillgodoser. Av bilagorna A1 A18 framgår således de Efterfrågade Funktionerna, vilka tillsammans med de Styrande Målen, är Stadens utgångspunkt vid bedömningen av anbuden från respektive anbudsgivare, enligt vad som närmare beskrivs nedan i avsnitten 4.2 Utvärderingskriterier Funktionell Kvalitet Anbud - Funktionell Kvalitet Anbudsgivare förväntas utgå från Stadens Efterfrågade Funktioner och de Styrande Målen när denne i anbudet beskriver sina Lösningsförslag för utförandet av Tjänsterna. Anbudsgivarens anbud bör utformas så att det för varje bedömningsområde (se avsnitt Bedömningsområden) finns en bilaga med anbudsgivarens Lösningsförslag (med eventuella underbilagor) 14 (25) Upphandling GSIT 2.0

15 enligt vad som framgår av Bilaga U 1A (Svarsbilaga anbud), som omfattar och som tydligt anger vilken funktionalitet anbudsgivaren åtar sig att leverera och som tydliggör eventuella begränsningar eller avgränsningar i den av anbudsgivaren erbjudna funktionen jämfört med de Efterfrågade Funktionerna och Styrande Målen (Bedömningsaspekt 1). Anbudsgivarens Lösningsförslag förväntas vidare tydligt beskriva hur anbudsgivaren kommer att uppnå funktionaliteten. Av beskrivningen bör därför framgå hur anbudsgivarens lösning på ett trovärdigt sätt stödjer utlovad funktionalitet (Bedömningsaspekt 2). Notera att det Staden efterfrågar ovan är att anbudsgivaren tydligt beskriver både vilken funktionalitet som ska levereras och hur detta säkerställs. Anbudsgivaren uppmanas därför att beskriva sina föreslagna lösningar på ett tydligt, relevant och trovärdigt sätt, och göra detta på ett sådant sätt att det är möjligt att bedöma om och hur den utlovade funktionaliteten samt måluppfyllelsen i lösningen kommer att uppnås av anbudsgivaren. Uteblivna eller alltför övergripande eller grunda beskrivningar av de erbjudna lösningarna kommer att tillmätas låg trovärdighet och därmed låga poäng i utvärderingen. Notera att det faktum att Staden granskar trovärdigheten i anbudsgivarens Lösningsförslag inte innebär att Staden ikläder sig ansvar för lösningens förmåga att uppnå utlovat resultat vid leveranstidpunkten. Om anbudsgivaren väljer att hänvisa till sina standardprocesser eller standardlösningar bör en sådan beskrivning tydligt utvisa standardprocessen/standardlösningen samt i vilken omfattning och på vilket sätt processen/lösningen är tänkt att tillämpas och anpassas till de i upphandlingen specifika tjänsterna Föreslagna förändringar Funktionell Kvalitet Om anbudsgivaren inte fullt ut accepterar de föreslagna texterna eller har förslag på förändringar av texterna i bilagor A1 A18 och där sådana texter inte är obligatoriska krav enligt vad som framgår av Bilaga U 1A (Svarsbilaga anbud), redovisas dessa föreslagna förändringar i Bilaga U 1B (Svarsbilaga föreslagna förändringar Funktionell Kvalitet) utöver anbudsgivarens lösningsförslag. För undvikande av missförstånd gäller således att om anbudsgivaren inger ett Lösningsförslag som på något sätt innebär en förändring av de av Staden Efterfrågade Funktionerna enligt bilagorna A1 A18, måste anbudsgivaren även tydligt markera denna förändring i Bilaga U 1B (Svarsbilaga föreslagna förändringar Funktionell Kvalitet), för att Staden ska beakta sådana föreslagna förändringar. Om anbudsgivaren inte tydligt anger annat enligt vad som framgår av Bilaga U 1B (Svarsbilaga föreslagna förändringar Funktionell Kvalitet), gäller samtliga de av Staden Efterfrågade Funktionerna i Upphandling GSIT (25)

16 sin helhet och anses ingå i anbudsgivarens åtagande och prissättning Anbud Kommersiell Kvalitet Anbudsgivare förväntas att acceptera Stadens kommersiella principer när denne i anbudet beskriver sina förslag till lösning för utförandet av Tjänsterna. Stadens kommersiella principer framgår av avsnitt 4.3 Utvärderingskriterier Kommersiell Kvalitet Avvikelser Kommersiell Kvalitet Om anbudsgivaren inte fullt ut accepterar de föreslagna kommersiella villkoren som framgår av avsnitt 4.3 Utvärderingskriterier Kommersiell Kvalitet och där sådana texter inte är obligatoriska krav enligt vad som framgår av Bilaga U 1A (Svarsbilaga anbud), redovisas dessa avvikelser i Bilaga U 1C (Avvikelser Kommersiell Kvalitet). Om anbudsgivaren inte tydligt anger annat enligt vad som framgår av Bilaga U 1C (Svarsbilaga avvikelser Kommersiell Kvalitet), gäller samtliga de av Staden föreslagna kommersiella villkoren i sin helhet och anses ingå i anbudsgivarens åtagande och prissättning. 4.2 Utvärderingskriterier Funktionell Kvalitet Generellt Utvärderingsmodellen innebär att anbud som erbjuder ett Lösningsförslag som har hög kvalitet, det vill säga i hög grad lever upp till (i) de Efterfrågade Funktionerna och (ii) de Styrande Målen samt i hög grad gör trovärdigt att de Efterfrågade Funktionerna och Styrande Målen kommer att nås, kommer att erhålla poäng vid anbudsutvärderingen motsvarande det mervärde som Lösningsförslaget innebär. Bedömningen av i vilken grad anbudsgivarens Lösningsförslag lever upp till önskad nivå görs med utgångspunkt i Stadens förlagor till avtal (bilagorna A1 A18 ovan). Utvärderingen av Lösningsförslaget inom respektive bedömningsområde kommer att genomföras genom att en av Staden utsedd bedömningsgrupp, med relevanta kunskaper om det aktuella bedömningsområdet, tillämpar nedan beskrivna poängskalor för de två aspekterna, funktion och måluppfyllelse respektive trovärdighet för varje bedömningsområde, varefter bedömningsområdets kvalitetspoäng fastställs enligt vad som framgår av avsnitt 4.4 Beräkning av totala kvalitetspoäng nedan Bedömningsområden Utvärderingen kommer att genomföras avseende följande bedömningsområden: 16 (25) Upphandling GSIT 2.0

17 Bedömningsområde Införande Innehåll/omfattning Bilaga 5A (Införande) Bilaga 5B (Leverantörens preliminära plan för Införandet) Styrning och utveckling Bilaga 3 (Styrning och planering) Bilaga 4 (Kontinuerliga förbättringar) Generella Krav Bilaga 6A (Generella krav på Tjänsterna) Användarprofiler Arbetsplats Bilaga 7 (Användarprofiler) Bilaga 8A (Arbetsplatssystem) Bilaga 8D (Tjänster för Stadens Pedagogiska Verksamheter) Server- och applikationsdrift Användarstöd Bilaga 8B (Server- och applikationsdrift) Bilaga 8C (Service Desk) I Bilaga U 1A (Svarsbilaga anbud) framgår de aktuella bedömningsområdena. Utvärderingen kommer att genomföras med utgångspunkt i de Lösningsförslag som anbudsgivaren lämnat i sitt anbud och som redovisar anbudsgivarens föreslagna lösningar. Det är därför viktigt att anbudsgivaren till sitt anbud bifogar tillräckligt detaljerad information. Notera att om det i förfrågningsunderlagets bilagor/avsnitt finns hänvisningar till andra bilagor, avsnitt eller krav så kommer dessa också att ingå i utvärderingen av respektive bedömningsområde Bedömningsaspekt 1 - funktion och måluppfyllelse Vid utvärderingen av funktion och måluppfyllelse kommer Staden att bedöma anbudet baserat på hur väl, det vill säga i hur hög grad, de i anbudet beskrivna Lösningsförslagen uppfyller de Efterfrågade Funktionerna och de Styrande Målen. Utvärderingen sker per bedömningsområde. Totalt finns det sju (7) bedömningsområden. Upphandling GSIT (25)

18 Antaganden och förbehåll i anbudet, genom anbudsgivarens Lösningsförslag eller föreslagna förändringar gällande Funktionell Kvalitet, som begränsar funktion och måluppfyllelse i anbudsgivarens anbud eller som är begränsande för Staden, kommer att ingå i Stadens bedömning av funktion och måluppfyllelse. Bedömningen av funktion och måluppfyllelse (Bedömningsaspekt 1) kommer att utgå från följande poängskala: Utmärkt funktion och måluppfyllnad (3 poäng) Utvärderingen visar att anbudsgivarens Lösningsförslag fullt ut omfattar de Efterfrågade Funktionerna, eller har någon/några i sammanhanget obetydlig(a) avvikelse(r) i förhållande till dessa och att anbudsgivarens Lösningsförslag leder till mervärden genom att de i mycket stor utsträckning uppfyller de behov som framgår av de Styrande Målen. God funktion och måluppfyllnad (2 poäng) Utvärderingen visar att anbudsgivarens Lösningsförslag i stor utsträckning omfattar de Efterfrågade Funktionerna, men har mindre avvikelser på ett fåtal punkter i förhållande till dessa och att anbudsgivarens Lösningsförslag leder till mervärden genom att de i stor utsträckning uppfyller de behov som framgår av de Styrande Målen. Acceptabel funktion och måluppfyllnad (1 poäng) Utvärderingen visar att anbudsgivarens Lösningsförslag i huvudsak omfattar de Efterfrågade Funktionerna, men har icke obetydliga avvikelser på ett antal punkter i förhållande till dessa och/eller att anbudsgivarens Lösningsförslag endast leder till begränsade mervärden genom att huvudsakligen, men inte i alla avseenden, uppfyller de behov som framgår av de Styrande Målen. Bristande funktion och måluppfyllnad (0 poäng) Utvärderingen visar att anbudsgivarens Lösningsförslag i väsentlig grad saknar funktioner som framgår av de Efterfrågade Funktionerna, eftersom det finns betydande avvikelser på ett flertal punkter eller att anbudsgivarens Lösningsförslag leder till mycket begränsade mervärden genom att de endast i mycket begränsad utsträckning uppfyller de behov som framgår av de Styrande Målen Bedömningsaspekt 2 - trovärdighet Vid utvärderingen av trovärdighet kommer Staden att bedöma anbudet baserat på hur trovärdigt anbudsgivarens Lösningsförslag inom respektive bedömningsområde är underbyggd och leder till en leverans med de funktioner som anbudsgivaren beskrivit. Antaganden och förbehåll i anbudet, som begränsar trovärdigheten i 18 (25) Upphandling GSIT 2.0

19 anbudsgivarens anbud, kommer att ingå i Stadens bedömning av trovärdighet. Utvärderingen sker per bedömningsområde. Totalt finns det sju (7) bedömningsområden. Det räcker alltså inte med att anbudsgivaren utlovar en viss funktionalitet, utan för att tilldelas poäng avseende trovärdighet ska anbudsgivaren ha gjort det troligt att anbudsgivaren kommer att tillhandahålla en lösning som leder till en leverans med de funktioner och egenskaper som utlovats. Exempel på typer av beskrivningar som kan användas för att styrka trovärdigheten är följande: Lösningsförslag som är utförliga och visar hur den utlovade funktionaliteten kommer att uppnås. Lösningsförslag som omfattar skisser över tänkta skärmbilder eller andra beskrivningar som på ett tydligt sätt visar hur lösningen kommer att vara utformad och som tydliggör lösningens användarvänlighet ur ett användarperspektiv. Beskrivningar i Lösningsförslag av den bakomliggande organisationen och de resurser som avses tillsättas av anbudsgivaren, hur väl anpassad organisationen och resurserna är till den funktionella lösningen och hur organisationen och resurserna utgår från redovisade erfarenheter från andra leveranser. Lösningsförslag som visar att den personal som kommer att utföra tjänsterna inom respektive bedömningsområde har lämplig kompetens. Beskrivningar avseende att den funktionella lösningen har använts tidigare av anbudsgivaren hos annan kund med gott resultat, och att detta resultat kan styrkas. Beskrivningar av huruvida den funktionella lösningen är vanligt förekommande på marknaden med goda resultat. Bedömningen av trovärdighet (Bedömningsaspekt 2) kommer att utgå från följande poängskala: Utmärkt trovärdighet (3 poäng) Lösningsförslaget bedöms utvisa att anbudsgivaren med mycket stor sannolikhet kommer att kunna uppnå en leverans med alla de egenskaper som beskrivits, med obetydliga avvikelser eller obetydliga osäkerhetsmoment. God trovärdighet (2 poäng) Lösningsförslaget bedöms utvisa att anbudsgivaren med stor sannolikhet kommer kunna uppnå en leverans med de egenskaper som beskrivits, men med vissa mindre avvikelser och/eller med vissa mindre osäkerhetsmoment. Upphandling GSIT (25)

20 Acceptabel trovärdighet (1 poäng) Lösningsförslaget bedöms utvisa att anbudsgivaren sannolikt kommer kunna uppnå en leverans med de egenskaper som beskrivits, men med vissa avvikelser och/eller med vissa osäkerhetsmoment. Bristande trovärdighet (0 poäng) Lösningsförslaget bedöms utvisa att anbudsgivaren sannolikt inte kommer kunna uppnå en leverans med de egenskaper som beskrivits, och/eller att förslaget är så bristfällig att det inte går att bedöma sannolikheten av i vilken utsträckning Lösningsförslaget kommer att kunna realiseras. 4.3 Utvärderingskriterier Kommersiell Kvalitet Vid utvärderingen av utvärderingsområdet Kommersiell Kvalitet kommer Staden bedöma anbudet utifrån i vilken utsträckning anbudsgivaren sammantaget accepterat de kommersiella principer och villkor som angivits av Staden. Anbudsgivarens möjlighet att föreslå avvikelser från kommersiella principer är begränsat till nedan angivna dokument: a) Bilaga A Kommersiella villkor (med undantag av vad som angivits som obligatoriska krav); b) Moderbolagsgaranti eller motsvarande säkerhet (om tillämpligt); Förändringar som anbudsgivaren föreslagit i dokumenten som framgår av (a) - (b) ovan och som påverkar Staden negativt kommer att tas i beaktande. Förändringar som sammantaget: i. minskar anbudsgivarens ansvar eller skyldigheter, ii. ökar Stadens ansvar eller skyldigheter, iii. riskerar att komplicera Stadens framtida kontraktsförvaltning, och/eller iv. riskerar att medföra ökningar av Stadens framtida kostnader eller risk, kommer att bedömas ha en sådan negativ påverkan för Staden. Antaganden och förbehåll av kommersiell karaktär i anbudet som begränsar anbudsgivarens anbud eller som är begränsande för Staden, kommer att ingå i Stadens bedömning av Kommersiell Kvalitet. För tydlighets skull noteras att: 20 (25) Upphandling GSIT 2.0

21 även enstaka invändningar kan tillmätas stor betydelse vid utvärderingen om det rör sig om en mycket väsentlig invändning/inskränkning avseende en fråga som är av stor vikt i de kommersiella villkoren (t.ex. kan införandet av ett inte få vittgående negativa effekter); att Staden kan komma att beakta även övrig information som anbudsgivaren lämnar i anbudet i den mån Staden bedömer att denna information påverkar de kommersiella principerna och villkoren (i den mån detta inte redan utvärderats som del av den Funktionella Kvaliteten); och att Staden inte kommer att acceptera (och således också kommer att bortse från) materiella ändringar i villkor som i sin tur är beroende av obligatoriska krav i andra delar av förfrågningsunderlaget. Om en anbudsgivare villkorat sitt anbud på sådana förändringar kan det leda till att Staden blir tvungen att förkasta anbudet i enlighet med vad som angivits i avsnitt 3.2 Prövning av anbud. Bedömningen görs enligt följande poängskala: Acceptabelt med inga eller vissa mindre negativa förändringar (1,0 poäng) - Anbudsgivaren accepterar de uppställda kommersiella principerna och villkoren fullt ut, eller föreslår förändringar, men dessa är sammantaget av oväsentlig betydelse för Staden och anbudsgivarens eventuella antaganden är inte betungande för Staden. Acceptabelt med negativa förändringar (0,8 poäng) - Anbudsgivaren accepterar inte fullt ut de uppställda kommersiella principerna och villkoren, utan föreslår förändringar, men dessa är sammantaget av mindre väsentlig betydelse för Staden och anbudsgivarens eventuella antaganden är inte betungande för Staden. Acceptabelt men med betydande materiella negativa förändringar (0,6 poäng) - Anbudsgivaren accepterar inte de uppställda kommersiella principerna och villkoren, utan föreslår förändringar som sammantaget ändrar balansen av de kommersiella principerna och villkoren på ett betydande sätt, men utan att sammantaget kullkasta väsentliga delar av de kommersiella principerna och villkoren och/eller anbudsgivarens eventuella antaganden är endast i viss utsträckning betungande för Staden. Omfattande materiella negativa förändringar (0 poäng) - Anbudsgivaren accepterar inte de uppställda kommersiella principerna och villkoren, utan föreslår förändringar som ändrar balansen av de kommersiella principerna och villkoren på ett sätt Upphandling GSIT (25)

22 som sammantaget kullkastar väsentliga delar av de kommersiella principerna och villkoren och/eller anbudsgivaren baserar sitt anbud på för Staden betungande antaganden. För varje anbud kommer den poäng som erhållits vid bedömning av Kommersiell Kvalitet, att användas som en faktor (multiplikator) vid slutlig bedömning av anbudet. 4.4 Beräkning av totala kvalitetspoäng Utvärderingen av varje bedömningsområde inom Funktionell Kvalitet kommer, som framgår av avsnitt Övergripande metod, att ske utifrån de två aspekterna, funktion och måluppfyllelse (Bedömningsaspekt 1) respektive trovärdighet (Bedömningsaspekt 2), som redogjorts för ovan. Varje bedömningsområde inom Funktionell Kvalitet kommer således att ha två olika poäng, en för respektive aspekt. För fastställande av poäng för respektive bedömningsområde kommer dessa båda poäng (poäng för Bedömningsaspekt 1och poäng för (Bedömningsaspekt 2) att multipliceras och utgöra respektive bedömningsområdes kvalitetspoäng. Den maximala kvalitetspoängen per bedömningsområde är således 9 poäng (3 poäng x 3 poäng). Om en anbudsgivare erhåller noll poäng på någon av de två aspekterna, funktion och måluppfyllelse respektive trovärdighet, blir således detta bedömningsområdes kvalitetspoäng noll. Genom att summera kvalitetspoängen för samtliga bedömningsområden erhåller Staden sedan anbudets totalpoäng för Funktionell Kvalitet. Eftersom det totalt finns sju (7) bedömningsområden blir maximal totalpoäng för Funktionell Kvalitet 63 poäng. När summering skett av poängen för Funktionell Kvalitet, kommer bedömningspoängen för Kommersiell Kvalitet att beaktas. Detta sker genom att anbudets totalpoäng för Funktionell Kvalitet multipliceras med poängen för Kommersiell Kvalitet (1,0; 0,8; 0,6 eller 0). Detta ger anbudets totala kvalitetspoäng. 22 (25) Upphandling GSIT 2.0

23 Exempel utvärdering: Ett anbud uppnår för ett bedömningsområde en hög poäng för aspekten funktion och måluppfyllelse, eftersom anbudsgivarens Lösningsförslag fullt ut omfattar de Efterfrågade Funktionerna, eller har några i sammanhanget obetydliga avvikelser i förhållande till dessa och att anbudsgivarens Lösningsförslag leder till mervärden genom att de i mycket stor utsträckning uppfyller de behov som framgår av de Styrande Målen (3 poäng). Lösningsförslaget bedöms utvisa att anbudsgivaren med stor sannolikhet kommer kunna uppnå en leverans med de egenskaper som beskrivits, men med vissa mindre avvikelser och/eller med vissa mindre osäkerhetsmoment. Poäng för aspekten trovärdighet blir därför god (2 poäng). Kvalitetspoängen för bedömningsområdet fastställs då till 6 poäng, det vill säga 3 poäng multiplicerat med 2 poäng. Kvalitetspoängen för vart och ett av de resterande sex (6) bedömningsområdena fastställs också (utelämnas i exemplet). Antag vidare att totalpoäng för Funktionell Kvalitet för de sju områdena blir summa 30 poäng. Anbudsgivaren accepterar de uppställda kommersiella principerna och villkoren fullt ut, eller föreslår förändringar, men dessa är sammantaget av oväsentlig betydelse för Staden och anbudsgivarens eventuella antaganden är inte betungande för Staden. Anbudets multiplikator för Kommersiell Kvalitet fastställs därmed till 1,0. Totalpoängen för Funktionell Kvalitet 30 multipliceras med multiplikatorn för Kommersiell Kvalitet 1,0, vilket ger anbudets totala kvalitetspoäng 30. Notera att i exemplet ovan har inte beaktats eventuella justeringar av anbudets poäng som kan följa nedan under eventuella förhandlingar. 4.5 Förhandling Staden kan komma att genomföra förhandlingar. Sådana förhandlingar sker i successiva steg för att minska antalet anbud som förhandlingen omfattar. Utvärderingsmodellen som beskrivits ovan i detta avsnitt 4 kommer att tillämpas för att minska antalet anbud förhandlingen omfattar. Förhandlingar kan, om de sker, genomföras i olika förhandlingsomgångar, som i sig kan omfatta ett eller flera förhandlingstillfällen. Förhandlingar kan omfatta alla förhandlingsbara krav och villkor, inklusive anbudspris. Upphandling GSIT (25)

24 Förhandlingar kommer, om inte Staden meddelar annat, att ske på svenska. 4.6 Bedömning av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Efter prövning av anbuden och eventuella förhandlingar kommer Staden att genomföra en slutlig utvärdering. Staden kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Det innebär att Staden kommer att väga samman kriteriet Funktionell Kvalitet, Kommersiell Kvalitet med pris och baserat på detta välja det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Ett anbud som erhåller poäng noll (0) för något enskilt bedömningsområde i Funktionell Kvalitet eller som erhåller poäng noll (0) för Kommersiell Kvalitet, kommer inte att gå vidare till den slutliga utvärderingen och kommer därmed inte att kunna anses ekonomiskt mest fördelaktigt. Ett sådant anbud kommer således inte att antas, även om priset är lågt. Utvärderingen av vilket anbud som utgör det ekonomiskt mest fördelaktiga kommer att göras genom en sammanvägning av pris och kvalitet enligt följande: Priser ska avges i enlighet med de instruktioner som framgår av Bilaga A 9 (Prislista) och Bilaga U 2 (Svarsbilaga priser). Prislistans kvantitetsuppgifter för tjänster är baserade på en bedömning av åtagandets omfattning utifrån i förfrågningsunderlaget angivna förutsättningar och krav i syfte att klarlägga den beräknade totalvolymen för Tjänsterna. Observera att de volymer som ligger till grund för beräkningen inte ska tolkas som en utfästelse inför kommande leveranser. Angivna priser räknas i Bilaga U 2 (Svarsbilaga priser) ihop till ett sammanräknat pris, vilket är anbudspriset. Anbudspriset utgör grunden vid beräkningen av anbudets utvärderingstal. Den totalpoäng som respektive anbud erhållit avseende Funktionell Kvalitet kommer att multipliceras med den faktor som anbudet erhållit vid bedömningen av den Kommersiella Kvaliteten. Resultatet av denna beräkning ger anbudets totala kvalitetspoäng. Varje kvalitetspoäng motsvarar ett avdrag av med en (1) procent av anbudspriset. Anbudspriset efter avdrag för kvalitetspoäng utgör utvärderingstalet. Anbud med lägst utvärderingstal vinner upphandlingen. 24 (25) Upphandling GSIT 2.0

25 Illustrativt exempel: Anbud Totalpoäng Funktionell Kvalitet Totalpoäng Kommersiell Kvalitet Totalkvalitetspoäng A 40 1,0 40 B 30 0,8 24 C 40 1,0 40 Anbud Total kvalitetspoäng Totalt % prisavdrag A % B % C % Anbud Sammanräknat pris Prisavdrag Utvärderingstal Anbudsvinnare A B C Anbud C I exemplet ovan är det anbudsgivare C med lägst utvärderingstal som vinner upphandlingen. Om två, eller flera, anbud får samma utvärderingstal, kommer den anbudsgivare vars anbud fått högsta totala kvalitetspoäng att antas för ingående av avtal. I de fall anbud fortfarande inte går att särskilja kommer lottning att genomföras. Upphandling GSIT (25)