PX e-fakturering v3 för PX Control 6.3

Transkript

1 PX e-fakturering v3 för PX Control 6.3 Användarhandledning

2

3 Innehållsförteckning PX e-fakturering...1 Allmänt om PX e-fakturering...3 Register...11 Operationer...29 Skriv ut...37 i

4

5 PX e-fakturering Välkommen till PX e-fakturering. PX e-fakturering ingår i affärssystemet PX Control och gör det möjligt att skicka fakturor som skapats i PX Fakturering elektroniskt till kund eller för extern utskrift. PX e-fakturering är en standardprodukt till PX Control men kräver att man har ett avtal med en operatör som tar emot fakturafiler från PX Control. Operatören konverterar sedan fakturan till rätt format för de kunder som önskar elektroniska fakturor. Operatören kan också hantera all fakturadistribution genom att skriva ut, kuvertera och posta övriga fakturor. PX e-fakturering är utvecklad att fungera med Itella som operatör. Kontakta din leverantör för att få mer information om PX e-fakturering och Itella AB. 1

6

7 Allmänt om PX e-fakturering Viktig information Viktig information Fakturatyper som hanteras av PX e-fakturering Fakturatyp Fakturor skapade från fakturaunderlag Manuella debetfakturor Manuella kreditfakturor Extern utskrift Distributionssätt 1) Elektronisk fakturering EDIfakturering Ja Ja Ja Ja Ja Nej Ja Ja Nej Räntefakturor Nej Nej Nej Fakturor skapade i PX Artikelfakturering Nej Nej Nej 1) För närmare beskrivning av distributionssätt se Faktureringsvägar. Automatisk överföring av fakturafil till operatör För faktureringsvägar med FTP-överföring och som är markerade för att skicka skapad fakturafil automatiskt till operatör kommer FTP-överföringen inte att fungera på datorer med Windows XP SP2 om brandväggen är aktiverad. Copyright , Visma Software AB. Alla rättigheter förbehålls. Detta materials innehåll och utformning är skyddat enligt nationell och internationell lagstiftning. Den får inte - helt eller delvis - utan skriftligt medgivande från Visma Software AB reproduceras, överlåtas, uthyras, kopieras, översättas till något språk eller på annat sätt förfogas över LICENS FÖR PROGRAMPRODUKTEN Alla immateriella rättigheter till programprodukten innehas av Visma Software AB. Licensavtalet innebär ingen överlåtelse eller upplåtelse av immateriella rättigheter utan ger endast licenshavaren rätt att nyttja programprodukten på i licensavtalet angivna villkor. Användande av eller förfogande över programprodukten i strid med licensavtalet är förbjudet. Licensavtalet är bifogat programprodukten och inkluderat i programproduktens installationsprogram. 3

8 PX e-fakturering Kom igång Steg för steg... Börja med att lägga upp följande register: Fakturautställare Faktureringsvägar EDI-modeller Kunder som ska ha andra faktureringsvägar än standard ändras i registret: Fakturainställningar för kunder Fakturera som vanligt i PX Fakturering. Om en faktura ska ha en annan faktureringsväg än den som gäller för kunden eller som standard ändras faktureringsvägen, innan fakturan skrivs ut eller skickas till operatören, i rutinen: Ändra faktureringsväg för en faktura Fakturor som ska skrivas ut internt (egen utskrift) skrivs ut som vanligt i PX Fakturering eller Rapportbeställningen. Fakturor som ska överföras till operatör skapas och förs över i funktionerna: Skapa e-fakturafil Överför e-fakturafil En e-fakturafil kan överföras direkt i samband med att den skapas. Detta styrs av en inställning på faktureringsvägarna. Om så är fallet används inte funktionen Överför e- Fakturafil. I rapportbeställningen kan följande rapport användas för att skriva ut kopior av fakturor som överförts till operatör: E-Fakturakopia Om det blir fel på en e-fakturafil (=skeppning) kan den återställas i sin helhet i funktionen: Återställ e-fakturafil Om det hos operatören blir fel på en enskild faktura kan den återställas i funktionen: Återställ överförd faktura 4

9 Allmänt om PX e-fakturering Inloggning PX e-fakturering Dubbelklicka på ikonen för PX e-fakturering. Användaren loggar in genom att ange: Användarnamn, Lösenord, Server och Databas. Vissa av dessa uppgifter kan vara förifyllda med data hämtade från en initieringsfil, (PXAPP.INI) och innehåller då senaste inloggning. Användaren väljer flik: Operationer Register 5

10 PX e-fakturering Menyn Arkiv Menyn Arkiv innehåller följande val: Skriv ut Logga på Ändra lösenord Avsluta 6

11 Allmänt om PX e-fakturering Menyn Hjälp Menyn Hjälp innehåller följande val: Index (öppnar hjälpfilen för PX e-fakturering) Om Få hjälp medan du arbetar Att använda Hjälp-menyn Klicka på Index på Hjälp-menyn för att visa hjälpfilen med startsidan. Klicka på Innehåll om du vill bläddra igenom hjälpavsnitten i innehållsförteckningen. Om du vill leta efter specifika ord eller fraser klickar du på fliken Index. För att söka efter specifika ord klickar du på Sökfliken. De avsnitt som matchar ditt sökord visas i listan. Från formulär kan användarhjälpen öppnas genom att klicka på knappen. 7

12 PX e-fakturering Sök... Sök kund Formulär för att söka kunder. Fält Kundnr Söknamn Adress Kontaktperson Grupper Kundens ID. Kundens söknamn. Kundens adress. Kundens kontaktperson. Kundens grupper. Knappar Ange sökkriterier och klicka på ladda-knappen för att visa kunder som matchar urvalet. Markera önskad kund och klicka på knappen OK. Stänger formuläret. Öppnar hjälpfilen för PX e- Fakturering. 8

13 Allmänt om PX e-fakturering Sök faktura Formulär för att söka fakturor som inte är utskrivna eller distribuerade. Fält Söksträng Fakturanummer. Knappar Ange sökkriterier och klicka på ladda-knappen för att visa kunder som matchar urvalet. Markera önskad kund och klicka på knappen OK. Stänger formuläret. Öppnar hjälpfilen för PX e- Fakturering. 9

14

15 Register Register Under fliken Register finns formulär för att underhålla: Fakturautställare Faktureringsvägar EDI-modeller Fakturainställningar för kunder 11

16 PX e-fakturering Fakturautställare Formulär används för att lägga in uppgifter om fakturautställare. Registret över fakturautställare används för att specificera de uppgifter som finns i fakturafötter. Flera fakturautställare kan läggas upp men endast en kan vara standard och endast en per fakturafot. När en faktura ska överföras till operatören hämtas uppgifter om fakturautställare i första hand från den fakturautställare som är kopplad till den fakturafot som används på fakturan. Om fakturautställare saknas för fakturans fakturafot hämtas i andra hand uppgifter från den fakturautställare som är standard. Nedan exempel på en fakturautställare som är standard. Notera att alternativlistan för val av fakturafot är grå och inte kan anges. 12

17 Register Nedan exempel på en fakturautställare som är kopplad till en fakturafot. Dessa uppgifter kommer att användas för fakturor med fakturafot = "Engelsk fot" Inmatningsfält Ordn.nr Namn Företagsnamn Org.nr Momsnr EAN-kod Säte Används för sortering. Namn. Företagets namn. Organisationsnummer. Om ett organisationsnummer anges görs en kontroll av att det är korrekt. Momsnummer. Om ett momsnummer anges görs en kontroll av att det är korrekt. EAN-koden identifierar fakturautställaren och ska anges om inte annat överenskommits med operatören. Om en EAN-kod anges görs en kontroll av att den är korrekt. Orten där bolaget har sitt säte. 13

18 PX e-fakturering Juridisk information Övrig information 1 Övrig information 2 Övrig information 3 Filnamn logotyp Fakturafot Standard Spärrad Postadress 1 (c/o) Postadress 2 (avdelning) Postadress 3 Postnummer Postort Land Landkod Telefon Fax Webbadress E-post Juridisk information som krävs på en faktura, till exempel "Innehar F- skattebevis". Fält för övrig information som ska med på en faktura. Fält för övrig information som ska med på en faktura. Fält för övrig information som ska med på en faktura. Logotypfilens namn hos operatören. Unikt namn som överenskommits med operatören, till exempel EANkoden.jpg Alternativlista för att koppla fakturautställaren till en fakturafot. Kontroller: Om fakturautställaren är standard ska fakturafot inte anges. Fakturafot ska anges om fakturautställaren inte är standard. Två fakturautställare kan inte ha samma fakturafot. Markera kryssboxen för att ange att fakturautställaren är standard. Markera kryssboxen för att spärra fakturautställaren. Postadress, t ex c/o. Postadress, t ex avdelning. Postadress, t ex Box eller gatuadress. Postnummer. Postort. Land. Landkod. Hämtas från XOR Control (Landkod). Telefonnummer. Faxnummer. Webbadress. E-postadress. 14

19 Register Knappar Tömmer formuläret så att en ny fakturautställare kan anges. Sparar uppgifterna i formuläret. Raderar vald fakturautställare. Stänger formuläret. Öppnar hjälpfilen för PX e- Fakturering. Faktureringsvägar En faktureringsväg talar om hur fakturor ska distribueras till kund. Det finns fyra typer av distributionssätt: Egen utskrift Extern utskrift Elektronisk fakturering EDI-fakturering Faktureringsvägen Egen utskrift levereras standardmässigt med PX e-fakturering och kan inte tas bort. Distributionssättet Extern utskrift används på en faktureringsväg som ska användas till att skicka fakturor för extern utskrift och kuvertering. Distributionssättet Elektronisk fakturering används på en faktureringsväg som ska användas till att skicka elektroniska fakturor till en kund. En elektronisk faktura består av en bild av fakturan samt information från fakturahuvudet och fakturafoten. Fakturaraderna specificeras inte. Distributionssättet EDI-fakturering används på en faktureringsväg som ska användas till att skicka EDI-fakturor till en kund. En EDI-fakura är en faktura där all information på en faktura skickas elektroniskt, även fakturaraderna. En EDI-faktura skapas utifrån de transaktioner (rader) som finns på ett fakturaunderlag. Förändringar av fakturarader som görs i PX Fakturering under Arkiv Redigera faktura kommer inte med på en EDI-faktura. Manuella fakturor kan därför inte skickas som EDI-fakturor. 15

20 PX e-fakturering Nedan exempel på en faktureringsväg för distributionssättet Extern utskrift. 16

21 Register Nedan exempel på en faktureringsväg för distributionssättet EDI-fakturering. Inmatningsfält Ordn.nr Beskrivning Standard för fakturor från underlag Standard för manuella debetfakturor Standard för manuella kreditfakturor Används för sortering. Beskrivning. Endast en faktureringsväg kan vara standard för: fakturor från underlag, manuella debetfakturor respektive manuella kreditfakturor Det måste alltid finnas en faktureringsväg som är standard. En ny standardfaktureringsväg anges genom att gå in på den nya faktureringsvägen, markera denna som standard och spara. Faktureringsvägar kopplade till distributionssättet EDI-fakturering kan inte vara standard. 17

22 PX e-fakturering Spärrad EAN-kod skall anges Operatör Distributionssätt Fakturalayout vid utskrift Distributionsadress Användarnamn Lösenord Skapad fakturafil sparas under Skicka skapad fakturafil automatiskt till operatör Prefix på fakturafilens namn Filändelse Inkludera datum i fakturafilens namn Inkludera klockslag i fakturafilens namn Man kan inte spärra en faktureringsväg som är standard för debet- och/eller kreditfakturor. Markera kryssboxen om faktureringsvägen kräver att EANkod ska anges på kunder som använder faktureringsvägen. Välj operatör i alternativlistan. Välj distributionssätt i alternativlistan: Egen utskrift Extern utskrift Elektronisk fakturering EDI-fakturering Välj fakturalayout i alternativlistan. Vänsterställd logga Centrerad logga Högerställd logga Den används vid extern utskrift samt Elektronisk fakturering. Distributionadress till operatör. Användarnamn vid överföring till operatör. Lösenord vid överföring till operatör. Lösenordet är krypterat i databasen. Sökväg till den filkatalog där fakturafilen ska sparas. Observera! Att detta inte bör vara en sökväg till en katalog på en lokal dator. Markera kryssboxen för att automatiskt skicka en fakturafil till operatör. Fungerar för FTPöverföring. Prefix som används på den fakturafil som skapas, t ex databasens namn. Fakturafilens ändelse. Om inget anges skapas en fil med ändelsen txt. Alltid 3 tecken. Filändelsen tmp får inte användas. Markera kryssboxen för att inkludera datum i fakturafilens namn. Markera kryssboxen för att inkludera klockslag i fakturafilens namn. 18

23 Register Knappar Öppnar formulär för att ange sökväg till den filkatalog där fakturafilen ska sparas. Observera! Att detta inte bör vara en sökväg till en katalog på en lokal dator. Tömmer formuläret så att en ny fakturautställare kan anges. Sparar uppgifterna i formuläret. Raderar vald fakturautställare. Stänger formuläret. Öppnar hjälpfilen för PX e- Fakturering. 19

24 PX e-fakturering EDI-modeller En EDI-modell styr vilken information som kommer med på fakturaradsnivå på EDI-fakturor samt hur fakturarader grupperas. Det är mottagaren av EDI-fakturor som styr vilket format de önskar samt vilken information som ska vara med. Konverteringen till rätt format hanteras av operatören men för att kunna göra detta behöver rätt information skickas till operatören. Detta styrs av en EDI-modell och olika fakturamottagare kommer att ha olika EDI-modeller. Det finns ett antal inställningar att göra för att korrekta EDI-fakturarader ska kunna skapas. Dessa inställningar är i gränssnittet grupperade i fem avdelningar: Generellt Arvode Utlägg Aconto Justeringar Notera: Dessa inställningar ska göras i samråd med fakturamottagaren! 20

25 Register Inställningar Generellt Inställning och alternativ för inställningen Radnummer Radnummer Aktivitets-ID Tillåt negativa fakt.rader Radtotal Momssats Momskod Momsbelopp Fastpris En rad med radnr 1 Radnr 1 för fastpris, radnr 2 för utlägg exkl Fastpris, referens Kundens referens/beställningsnr från uppdraget Fakturatext från uppdraget Utvidgad uppdragstext från uppdraget Kundens referens/beställningsnr från fakturan Fastpris, antal Alltid 1 I proportion till fastpriset Beskrivning Ange om radnummer ska finnas med på fakturaradsnivå samt om det ska vara löpande (radnummer) eller sättas lika med aktivitetens ID (endast siffror får då användas!) Ange om negativa fakturarader är tillåtna. Ange om radtotal ska finnas med på fakturaradsnivå. Ange om momssats ska finnas med på fakturaradsnivå. Ange om momskod ska finnas med på fakturaradsnivå. Ange om momsbelopp ska finnas med på fakturaradsnivå. Ange om fastprisuppdrag ska faktureras med en fakturarad med radnummer 1 eller om det fasta priset ska faktureras med radnummer 1 och utlägg exkluderade i det fasta priset på radnummer 2. Ange om referens ska finnas med på fakturaradsnivå för fastprisuppdrag samt varifrån referensen ska hämtas. Kräver att inställningen "Fastpris" är vald. Ange om antal på en fakturarad på fastprisuppdrag ska vara 1 eller i proportion till fastpriset. Kräver att inställningen "Fastpris" är vald. 21

26 PX e-fakturering Inställningar Arvode Inställning och alternativ för inställningen Referens Kundens referens/beställningsnr från uppdraget Fakturatext från uppdraget Utvidgad uppdragstext från uppdraget Resp aktivitets beskrivningstext Kundens referens/beställningsnr från fakturan Beskrivning Benämning från underlaget Benämning från prissättning Den anställdes namn Anst namn, antal, fakt sort, àpris och valuta. Periodstart Periodslut Fri text Antal Text från underlaget Text från tidrapporteringen Antal från underlaget Alltid 1 Faktureringssort Àpris EDI-enhet utifrån fakt sort Alltid EDI-enheten PCE Àpris Radtotal Beskrivning Ange om referens ska finnas med på fakturaradsnivå samt varifrån referensen ska hämtas. Ange om beskrivning ska finnas med på fakturaradsnivå samt varifrån beskrivningen ska hämtas. Ange om periodstart ska finnas med på fakturaradsnivå. Hämtas från tidrapportperiodens startdatum. Ange om periodslut ska finnas med på fakturaradsnivå. Hämtas från tidrapportperiodens slutdatum. Ange om fri text ska finnas med på fakturaradsnivå samt varifrån fri texten ska hämtas. Ange om antal ska finnas med på fakturaradsnivå samt varifrån antal ska hämtas. Ange om faktureringssort ska finnas med på fakturaradsnivå samt varifrån faktureringssort en ska hämtas. Ange om àpris ska finnas med på fakturaradsnivå samt varifrån àpriset ska hämtas. 22

27 Register Tips: Om en fakturamottagare inte kan ta emot antal med decimaler kan följande val göras: Beskrivning - Anst namn, antal, fakt sort, àpris och valuta. Antal - Alltid 1 Faktureringssort - Alltid EDI-enheten PCE Àpris - Radtotal Inställningar Utlägg Inställning och alternativ för inställningen Referens Kundens referens/beställningsnr från uppdraget Fakturatext från uppdraget Utvidgad uppdragstext från uppdraget Resp aktivitets beskrivningstext Kundens referens/beställningsnr från fakturan Beskrivning Benämning från underlaget/utl kodens beskrivning Benämning från prissättning/utl kodens beskrivning utläggskodens beskrivning på fakturans språk Texten "Utlägg" på fakturans språk Periodstart Periodslut Fri text Text från underlaget Text från tidrapportering/verifikation Beskrivning Ange om referens ska finnas med på fakturaradsnivå samt varifrån referensen ska hämtas. Ange om beskrivning ska finnas med på fakturaradsnivå samt varifrån beskrivningen ska hämtas. Ange om periodstart ska finnas med på fakturaradsnivå. Hämtas från tidrapportperiodens startdatum om det är utlägg från tidrapporter, annars sätts det till bokföringsdatumet. Ange om periodslut ska finnas med på fakturaradsnivå. Hämtas från tidrapportperiodens slutdatum om det är utlägg från tidrapporter, annars sätts det till bokföringsdatumet. Ange om fri text ska finnas med på fakturaradsnivå samt varifrån fri texten ska hämtas. 23

28 PX e-fakturering Antal Alltid 1 Faktureringssort Alltid EDI-enheten PCE Àpris Radtotal Ange om antal ska finnas med på fakturaradsnivå. Sätts i så fall alltid till 1. Ange om faktureringssort ska finnas med på fakturaradsnivå. Sätts i så fall alltid till EDI-enheten PCE (= styck). Ange om àpris ska finnas med på fakturaradsnivå. Sätts i så fall alltid lika med radtotalen. Inställningar Aconto Inställning och alternativ för inställningen Tillåt acontoposter Referens Kundens referens/beställningsnr från uppdraget Fakturatext från uppdraget Utvidgad uppdragstext från uppdraget Kundens referens/beställningsnr från fakturan Beskrivning Avgår tidigare fakturerat inkl fakturanummer Avgår tidigare fakturerat utan fakturanummer Periodstart Periodslut Antal Alltid 1 Beskrivning Ange om acontoposter är tillåtna på EDI-fakturor. Inställningen "Tillåt negativa fakt.rader" måste vara vald. Ange om referens ska finnas med på fakturaradsnivå samt varifrån referensen ska hämtas. Ange om beskrivning ska finnas med på fakturaradsnivå samt typ av text. Ange om periodstart ska finnas med på fakturaradsnivå. Sätts i så fall till bokföringsdatumet. Ange om periodslut ska finnas med på fakturaradsnivå. Sätts i så fall till bokföringsdatumet. Ange om antal ska finnas med på fakturaradsnivå. Sätts i så fall alltid till 1. 24

29 Register Faktureringssort Alltid EDI-enheten PCE Àpris Radtotal Ange om faktureringssort ska finnas med på fakturaradsnivå. Sätts i så fall alltid till EDI-enheten PCE (= styck). Ange om àpris ska finnas med på fakturaradsnivå. Sätts i så fall alltid lika med radtotalen. Inställningar Justeringar Inställning och alternativ för inställningen Tillåt justeringsposter Referens Kundens referens/beställningsnr från uppdraget Fakturatext från uppdraget Utvidgad uppdragstext från uppdraget Kundens referens/beställningsnr från fakturan Beskrivning Justering arvode eller Justering utlägg Periodstart Periodslut Antal Alltid 1 Beskrivning Ange om justeringsposter är tillåtna på EDI-fakturor. Inställningen "Tillåt negativa fakt.rader" måste vara vald för att negativa justeringsrader ska kunna hanteras. Ange om referens ska finnas med på fakturaradsnivå samt varifrån referensen ska hämtas. Ange om beskrivning ska finnas med på fakturaradsnivå samt typ av text. Ange om periodstart ska finnas med på fakturaradsnivå. Sätts i så fall till bokföringsdatumet. Ange om periodslut ska finnas med på fakturaradsnivå. Sätts i så fall till bokföringsdatumet. Ange om antal ska finnas med på fakturaradsnivå. Sätts i så fall alltid till 1. 25

30 PX e-fakturering Faktureringssort Alltid EDI-enheten PCE Àpris Radtotal Ange om faktureringssort ska finnas med på fakturaradsnivå. Sätts i så fall alltid till EDI-enheten PCE (= styck). Ange om àpris ska finnas med på fakturaradsnivå. Sätts i så fall alltid lika med radtotalen. Inmatningsfält Ordn.nr Beskrivning Spärrad Knappar Används för sortering. Beskrivning. Markera kryssboxen för att spärra EDI-modellen. Tömmer formuläret så att en ny EDI-modell kan anges. Sparar uppgifterna i formuläret. Raderar vald EDI-modell. Stänger formuläret. Öppnar hjälpfilen för PX e-fakturering. 26

31 Register Fakturainställningar för kunder Om fakturor till en viss kund ska distribueras på annat sätt än enligt den faktureringsväg som är markerad som standard för respektive fakturatyp (debet eller kredit) anges detta för varje kund. Inmatningsfält Kund-ID Från fakturaunderlag EDI-modell Debetfakturor Ange ett Kund-ID eller sök genom att klicka på. Välj vilken faktureringsväg som ska användas för fakturor från fakturaunderlag till kunden. Valet standard anger att standardfaktureringsvägen ska användas. Om en faktureringsväg kopplad till distributionssättet EDI-fakturering ska användas för fakturor från fakturaunderlag ska en EDI-modell anpassad för kunden anges. Välj vilken faktureringsväg som ska användas för debetfakturor till kunden. Valet standard anger att standardfaktureringsvägen ska användas. 27

32 PX e-fakturering Kreditfakturor EAN-kod Knappar Välj vilken faktureringsväg som ska användas för kreditfakturor till kunden. Valet standard anger att standardfaktureringsvägen ska användas. Vissa faktureringsvägar kräver att man anger en EAN-kod för kunden. Om en EAN-kod anges görs en kontroll av att den är korrekt. Öppnar formulär för att söka kunder. Till Sök kund. Läser in uppgifter för angivet kund- ID. Sparar uppgifterna i formuläret. Stänger formuläret. Öppnar hjälpfilen för PX e- Fakturering. 28

33 Operationer Operationer Under fliken Operationer finns rutiner för: Skapa e-fakturafil Återställ e-fakturafil Överför e-fakturafil Återställ överförd faktura Ändra faktureringsväg för en faktura 29

34 PX e-fakturering Skapa e-fakturafil Funktionen används för att skapa en e-fakturafil som ska skickas till operatören. Den fakturafil som skapas sparas i den filkatalog som anges på Faktureringsvägen. Namnet på filen beror på vilka inställningar som gjorts på Faktureringsvägen (Se Faktureringsvägar). Om Faktureringsvägen är inställd för att skicka fakturafiler automatiskt till en FTP-server hos operatören måste det finnas distributionsadress, användarnamn och lösenord på Faktureringsvägen. Om dessa uppgifter saknas eller om de är felaktiga kommer ett felmeddelande att visas och det kommer inte att skapas någon fakturafil. Information om att "Filen skapas men skickas inte till operatören" eller "Filen skickas automatiskt till operatören" visas i gränssnittet. En skapad men inte överförd e-fakturafil överförs till operatören med funktionen Överför e- Fakturafil. En e-fakturafil kallas för en skeppning. Om en överföring skulle gå fel kan en hel skeppning återställas. Se Återställ e-fakturafil. Inmatningsfält Faktureringsväg För över Debet För över Kredit Handläggarens e-postadress Välj den faktureringsväg som ska föras över. Markera kryssboxen för att föra över debetfakturor. Markera kryssboxen för att föra över kreditakturor. Ange e-postadressen till den som handlägger överföringen. Inloggad användares e-postadress är förvalt om uppgiften finns i PX Personalregister. Uppgiften skickas med i fakturafilen till operatören. 30

35 Operationer Knappar Markera den skeppning som ska återställas och klicka på knappen OK. Stänger formuläret. Öppnar hjälpfilen för PX e- Fakturering. Återställ e-fakturafil Funktionen används för att återställa en e-fakturafil som skapats i funktionen Skapa e- Fakturafil. Enstaka fakturor kan inte återställas utan alla fakturor som tillhör en skeppning (= e-fakturafil) återställs. Markera den skeppning som ska återställas och klicka på knappen OK. Observera! Om en skeppning (= e-fakturafil) skickats till operatören måste denna kontaktas innan återställning. Formuläret visar alla skeppningar i fallande datumordning. Fält Skeppnings-ID Faktureringsväg ID för skeppningen. Detta är alltid en del av fakturafilens namn. Skeppningens faktureringsväg. 31

36 PX e-fakturering Status Datum Användare Antal fakturor Knappar Skeppningens status. Kan vara: Skapad (men inte överförd) Överförd Återställd Datum och klockslag för aktuell status. Användar-ID för den person som senast ändrade status för skeppningen. Antal fakturor i skeppningen. Markera den skeppning som ska återställas och klicka på knappen OK. Stänger formuläret. Öppnar hjälpfilen för PX e- Fakturering. Överför e-fakturafil Funktionen används för att överföra e-fakturafiler som skapats i funktionen Skapa e- Fakturafil till operatören. För skeppningens faktureringsväg måste det finnas distributionsadress, användarnamn och lösenord. Om dessa uppgifter saknas eller om de är felaktiga kommer ett felmeddelande att visas och e-fakturafilen kommer inte att överföras. En e-fakturafil kallas för en skeppning. Om en överföring skulle gå fel kan en hel skeppning återställas. Se Återställ e-fakturafil. 32

37 Operationer Formuläret visar alla skapade skeppningar i fallande datumordning. Fält Skeppnings-ID Faktureringsväg Status Datum Användare Antal fakturor Knappar ID för skeppningen. Detta är alltid en del av fakturafilens namn. Skeppningens faktureringsväg. Skeppningens status. Datum och klockslag för aktuell status. Användar-ID för den person som senast ändrade status för skeppningen. Antal fakturor i skeppningen. Markera den skeppning som ska återställas och klicka på knappen OK. Stänger formuläret. Öppnar hjälpfilen för PX e- Fakturering. 33

38 PX e-fakturering Återställ överförd faktura Funktion för att återställa en enskild faktura som inte kan hanteras av operatören. Om en faktura inte kan hanteras av operatören måste den kunna återställas för att hanteras på annat sätt i PX Control, till exempel genom att ändra faktureringsväg för fakturan till Egen utskrift och skriva ut den internt. Det är viktigt att en faktura bara återställs efter att den har makulerats av operatören! Endast överförda fakturor kan återställas. Fält Fakturanummer Knappar Fakturanummer för den faktura som ska återställas. Läser in uppgifter för angivet fakturanummer. Klicka på knappen OK för att återställa vald faktura. Stänger formuläret. Öppnar hjälpfilen för PX e- Fakturering. 34

39 Operationer Ändra faktureringsväg för en faktura Funktion för att per faktura ange en annan faktureringsväg än den som gäller för kunden eller som standard. En faktura distribueras till kund: i första hand enligt den faktureringsväg som eventuellt har angetts för fakturan i detta gränssnitt. i andra hand enligt den faktureringsväg som gäller för kunden (se Fakturainställningar för kunder) i tredje hand enligt den faktureringsväg som är markerad som standard för respektive fakturatyp - debet eller kredit (se Faktureringsvägar). Om en faktura ska distribueras på annat sätt än den faktureringsväg som gäller för kunden eller som standard skall faktureringsvägen ändras innan fakturan skrivs ut eller distribueras. Inmatningsfält Fakturanummer Ny faktureringsväg Ny EDI-modell Ange ett fakturanummer eller sök genom att klicka på. Välj vilken faktureringsväg som ska användas för fakturan. Aktuell faktureringsväg för vald faktura visas under fakturanumret. Om en faktureringsväg kopplad till distributionssättet EDI-fakturering är vald som "Ny faktureringsväg" ska en ny EDI-modell anpassad för kunden anges. 35

40 PX e-fakturering Knappar Öppnar formulär för att söka fakturor. Till Sök faktura. Läser in uppgifter för angivet fakturanummer. Sparar uppgifterna i formuläret. Stänger formuläret. Öppnar hjälpfilen för PX e- Fakturering. 36

41 Skriv ut... e-fakturakopia För att skriva ut kopior av fakturor som överförts till operatör kan man i Rapportbeställningen skriva ut rapporten e-fakturakopia. Välj Arkiv Skriv ut Rapportbeställning. Minst ett av fälten Skickat, Uppdrag eller Fakturanummer ska vara ifyllda och minst en av kryssboxarna Kopia ekonomi, Kopia bokföring eller Kopia handläggare. 37