1. Upphandling av expertstöd för MyIT

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Försäkringskassan Upphandling Expertstöd MyIT Petra Blückert Symbolförklaring: Sista anbudsdag: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Upphandling av expertstöd för MyIT 1.1. Bakgrund och allmänna förutsättningar Upphandlande myndighet Upphandlingen genomförs av Försäkringskassan, org.nr I förfrågningsunderlaget benämns Försäkringskassan som Försäkringskassan och anbudsgivare som leverantör alternativt "anbudsgivare" Försäkringskassan Försäkringskassan är en av landets största myndigheter med cirka medarbetare. Försäkringskassan administrerar de försäkringar och bidrag som ingår i socialförsäkringen i Sverige. Socialförsäkringen är samhällets ekonomiska trygghetssystem. Inom socialförsäkringen finns förmåner som täcker olika behov under livet. Ytterligare information om Försäkringskassan och dess uppdrag finns att tillgå via myndighetens hemsida Bakgrund och syfte Försäkringskassan har löpande behov av expertstöd avseende konfigurering, anpassning och vidareutveckling av Försäkringskassans MyIT-installation (Universal Client samt mobilitetslösning). Upphandlingens syfte är att säkerställa Försäkringskassans behov av i detta förfrågningsunderlag angivna tjänster. Målet är att genom ramavtal uppnå kvalitativ och stabil leverans av efterfrågade tjänster. Avtalet ska garantera att resurser med relevant kompetens finns tillgängliga, efter god framförhållning från Försäkringskassans sida Omfattning Upphandlingen omfattar konsulter med expertkompetens inom produkten BMC MyIT. Försäkringskassan avser att teckna ramavtal med en (1) leverantör. Utskrivet: :30 Sida 1 av 16

2 Avgränsningar Upphandlingen omfattar inte generella IT-Resurskonsulttjänster där Försäkringskassan har andra ramavtal Volym Försäkringskassan uppskattar följande volym: timmar timmar under perioden Omfattning under förlängningsperioden till och med uppskattas till timmar. Försäkringskassan garanterar emellertid inte att denna volym kommer att bli aktuell under avtalsperioden. Det verkliga utfallet kan således bli såväl lägre som högre Tilldelning av kontrakt/avrop Försäkringskassan kommer att teckna ramavtal med en (1) leverantör. Avrop från ramavtalet kommer att ske löpande under avtalstiden Administrativa föreskrifter Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) genom ett Öppet förfarande Elektronisk anbudsgivning och informationshantering i upphandlingen Visma TendSign används för distribution av förfrågningsunderlag, förtydliganden, frågor och svar samt för övrig informationshantering i upphandlingen. Försäkringskassan strävar efter att förenkla anbudsarbetet både för anbudsgivare och upphandlande myndighet, därför accepteras endast elektronisk anbudsgivning via Visma TendSign i denna upphandling. Anbud som lämnas på annat sätt kommer inte att prövas. Det är kostnadsfritt för leverantör att använda systemet och att lämna anbud genom detta. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom en enkel registrering på Efter genomförd registrering får leverantören omedelbar tillgång till systemet. Vid frågor eller support kring hanteringen av systemet ska leverantören kontakta Visma TendSigns support på e-post: tendsignsupport@visma.com eller på telefon: Leverantören får sammanfattningsvis genom Visma TendSign: - Dokument samt information avseende upphandlingen - Hjälp med kontroll av att ställda frågor i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet av anbudet Observera att leverantör som inte registrerat sig på utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt, själv ansvarar för att kontrollera om information, förtydliganden, beslut mm. avseende upphandlingen har distribuerats Sista anbudsdag Anbud som inkommer för sent kommer inte att prövas. Utskrivet: :30 Sida 2 av 16

3 Observera att endast elektronisk anbudsgivning via Visma TendSign accepteras i denna upphandling. Anbud som lämnas på annat sätt kommer inte att prövas. Anbudet ska vara Försäkringskassan tillhanda senast : Anbudets giltighetstid Leverantören ska vara bunden av sitt anbud till och med Accepterar leverantören anbudets giltighetstid? (/ svar) För det fall upphandlingen blir föremål för överprövning i domstol och ovannämnda datum passeras, ska leverantören vara bunden av sitt anbud till och med det senare datum som infaller 30 dagar efter det att lagakraftvunnet avgörande av överprövningen föreligger Anbudets utformning och innehåll Anbudet ska vara skrivet på svenska, om inte annat uttryckligen anges i förfrågningsunderlaget med bilagor. Anbudet ska utformas helt i enlighet med förfrågningsunderlaget. Observera att anbudet ska innehålla samtliga begärda uppgifter och handlingar. Om någon uppgift eller handling saknas kan Försäkringskassan tvingas förkasta anbudet eftersom möjligheterna att komplettera med saknade uppgifter är mycket begränsade. Det är därmed heller inte möjligt att vänta med att lämna uppgifter till senare eller att ange att uppgifter önskas lämnas muntligt. Reservationer accepteras inte Frågor, förtydliganden, kompletteringar m.m. Eventuella frågor gällande upphandlingen ska ställas genom frågor- och svarsfunktionen i Visma TendSign. Endast skriftliga kompletterande uppgifter lämnade av Försäkringskassan under anbudstiden är bindande för Försäkringskassan. Frågor avseende format och funktionalitet för avgivande av anbud i Visma TendSign, ställs direkt till Visma TendSign anbudstjänst; tendsignsupport@visma.com Sista dag för att ställa frågor gällande upphandlingen är Offentlighet och sekretess Försäkringskassan omfattas av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär bl.a. att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter att upphandlingen har avslutats, är inkomna anbudsansökningar och anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap 16 1 st. offentlighets- och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör leverantörens affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att leverantören lider skada om uppgiften lämnas ut. Observera att det är Försäkringskassan som enligt offentlighets- och sekretesslagen beslutar om en uppgift ska sekretessbeläggas. Utskrivet: :30 Sida 3 av 16

4 Information om offentlighet och sekretess i samband med upphandling finns på Försäkringskassans hemsida Leverantör som anser att vissa uppgifter i dennes anbud bör sekretessbeläggas ska precisera vilka uppgifter som leverantören anser bör sekretessbeläggas samt motivera på vilket sätt leverantören skulle lida skada om uppgifterna lämnades ut (ange i fritextfältet nedan). Även leverantör som inte åberopar sekretess ange detta i fritextfältet nedan Prövning och utvärdering av anbud Efter anbudstidens utgång görs en genomgång av de inkomna anbuden för att klarlägga att samtliga ovillkorliga krav enligt förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Endast de anbud som uppfyller samtliga ovillkorliga krav går vidare till utvärdering Tilldelningsbeslut och avtal Efter avslutad prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer beslut om val av leverantör (tilldelningsbeslut) att fattas. Därefter kommer samtliga anbudsgivare att skriftligen ges upplysningar om beslutet och skälen till val av leverantör via Visma TendSign. Avtal mellan Försäkringskassan och leverantör kommer att slutas genom ett upphandlingskontrakt. Bindande avtal förutsätter skriftligt avtal som har undertecknats av bägge parter Avtalstid Avtalet gäller från och med avtalstecknandet till och med Antal år som avtalet kan förlängas är maximalt Preliminär tidplan för upphandlingen Tilldelningsbeslut beräknas fattas Avtalstart beräknas till Utskrivet: :30 Sida 4 av 16

5 2. Krav på leverantören 2.1. Inledning Nedan anges de krav som ställs på leverantören. Leverantören ska uppfylla samtliga krav som anges nedan för att bli kvalificerad och få sitt anbud prövat och utvärderat. Som bevis på att leverantören uppfyller ställda krav ska anbudet innehålla nedan efterfrågade dokument och redovisningar/uppgifter Underleverantör Leverantör har möjlighet att åberopa underleverantörs kapacitet för uppfyllande av krav, under förutsättning att underleverantör redovisas i anbudet enligt de anvisningar som lämnas nedan. Samarbetsavtal, skriftligt åtagande eller liknande handling som visar att underleverantören med bindande verkan åtar sig att ställa kapacitet till leverantörens förfogande för fullgörande av uppdrag. (Observera att avsiktsförklaring, så kallat "letter of intent", inte godtas). Samarbetsavtal, skriftligt åtagande eller liknande handling får vara skriven på engelska språket. Handlingen ska vara undertecknad av behörig företrädare för underleverantören. Redogör för underleverantörs namn och organisationsnummer samt vilken del av uppdraget underleverantör ska utföra. Om leverantör ska åberopa underleverantörs kapacitet ska kopia av samarbetsavtal, skriftligt åtagande eller liknande handling bifogas som visar att underleverantören med bindande verkan åtar sig att ställa kapacitet till leverantörens förfogande för fullgörande av uppdraget (observera att avsiktsförklaring, så kallat "letter of intent", inte godtas). (Bifogat dokument) Uteslutningsgrunder för deltagande i upphandlingen Leverantör kan komma att uteslutas från att delta i upphandlingen med stöd av 10 kap. 1 LOU om Försäkringskassan får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som framgår av paragrafen. Är leverantören en juridisk person, ska leverantören uteslutas om företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Vidare kommer leverantören att uteslutas från att delta i upphandlingen om omständighet enligt 10 kap. 2 LOU föreligger. Leverantören intygar att denne samt de eventuella underleverantörer vars kapacitet leverantören åberopar, inte är föremål för någon av ovan nämnda omständigheter (/ svar) Betalning av skatter och avgifter Leverantören ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende skatteoch avgiftsskyldigheter. Leverantör får inte ha obetalda skulder för socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige eller i det egna landet som lett till att skulden registrerats hos Kronofogdemyndigheten eller motsvarande myndighet i hemlandet. Kravet är inte tillämpligt för sådana skulder som avser försumbara belopp eller motsvarande. Om leverantören avser att åberopa underleverantörs kapacitet ska även sådant företag uppfylla detta krav. Försäkringskassan kommer själv att inhämta uppgifter från behörig myndighet i Sverige för att kontrollera om leverantör/underleverantör har fullgjort sina åligganden avseende Utskrivet: :30 Sida 5 av 16

6 socialförsäkringsavgifter och skatt i Sverige. Utländsk leverantör samt leverantör med utländsk underleverantör ska bifoga intyg från behörig myndighet i det egna landet som visar att leverantör/underleverantör där har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt. Om sådana intyg inte utfärdas i leverantörens/underleverantörens hemland eller ursprungsland, kan de ersättas av en utsaga på heder och samvete eller liknande skriftlig försäkran. Intyget/utsagan/försäkran får vara på skriven på engelska. Intyget eller motsvarande handling enligt ovan får inte vara äldre än 6 månader räknat från sista anbudsdag. För utländsk leverantör/leverantör med utländsk underleverantör bifogas intyg från behörig myndighet i det egna landet eller motsvarande handling enligt ovan som visar att leverantören/underleverantör där har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt? (Bifogat dokument) Uppfyller leverantören och eventuell underleverantör kravet på betalning av skatter och avgifter? (/ svar) Registreringsskyldigheter Leverantören ska uppfylla i Sverige eller i det land där leverantören är etablerad ställda krav avseende registrering i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register. Om leverantören avser att åberopa underleverantörs kapacitet för uppfyllande av krav ska även sådant företag uppfylla detta krav. För bolag registrerade i Sverige gäller följande: Enskild firma ska vara registrerad hos Skatteverket och övriga företagsformer ska vara registrerade hos Bolagsverket och Skatteverket. Försäkringskassan kommer själv att kontrollera om svensk leverantör/underleverantör är registrerade enligt ovan. För bolag registrerade utanför Sverige gäller följande: Leverantören ska antingen bifoga kopia på leverantörens/underleverantörens registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet i det land där leverantörens/underleverantörens verksamhet är etablerad eller lämna in en skriftlig utsaga på heder och samvete eller liknande skriftlig försäkran eller intyg. Registreringsbeviset/intyget/utsagan/försäkran får inte vara äldre än 6 månader räknat från sista anbudsdag. Registreringsbeviset eller motsvarande handling enligt ovan får vara skriven på engelska. Utlänsk leverantör/underleverantör ska bifoga registreringsbevis/intyg/utsaga/försäkran. (Bifogat dokument) Uppfyller leverantören och eventuella underleverantörer kravet på registreringsskyldighet? (/ svar) 2.2. Ekonomisk och finansiell ställning Kreditomdöme Utskrivet: :30 Sida 6 av 16

7 Samtliga i anbudet inkluderade företag ska ha en stabil finansiell och ekonomisk ställning. Leverantören ska inneha lägst riskklassen/betyget UC riskklass 3/Soliditet Rating A eller motsvarande betyg hos annat kreditupplysningsföretag. Bifoga kopia av kreditomdöme från UC/Soliditet Rating/annat kreditupplysningsföretag (dokumentet får vara utfärdat tidigast två månader före sista anbudsdag) som visar att leverantören uppfyller ovan ställda krav. Om kreditomdöme lämnas från annat kreditupplysningsföretag än UC eller Soliditet ska leverantören bifoga information från kreditupplysningsföretaget varav framgår på vilka grunder/hur betygsskalan hos kreditupplysningsföretaget fungerar. Om leverantören är noterad med lägre riskklass/betyg än ovan eller saknar bedömning hos kreditupplysningsföretag ska leverantören lämna förklaring eller motsvarande till detta som styrker att tillräcklig ekonomisk stabilitet finns. Bifoga kopia avseende kreditomdöme från kreditupplysningsföretag avseende leverantör. Om leverantören är noterad med lägre riskklass/betyg än ovan eller saknar bedömning hos kreditupplysningsföretag ska leverantören lämna förklaring eller motsvarande till detta som styrker att tillräcklig ekonomisk stabilitet finns. (Bifogat dokument) Om kreditomdöme lämnas från annat kreditupplysningsföretag än UC eller Soliditet - ska leverantören bifoga information från kreditupplysningsföretaget varav det framgår på vilka grunder/hur betygsskalan hos kreditupplysningsföretaget fungerar. (Bifogat dokument) Uppfyller leverantören och eventuell underleverantör kravet på kreditomdöme? (/ svar) 2.3. Teknisk och yrkesmässig kapacitet Personella resurser Leverantören ska erbjuda minst två (2) och högst fyra (4) konsulter som ska utföra efterfrågade tjänster. För varje offererad konsult ska leverantören lämna CV varav kravuppfyllelse enligt kravspecifikationerna avsnitt 4 ska framgå. Endast de konsulter som uppfyller ställda krav kommer att godkännas. Bifoga CV för offererade konsulter. (Bifogat dokument) 2.4. Hållbarhet Miljö Försäkringskassan har som myndighet ett ansvar att bedriva miljöarbete. Leverantören ska arbeta för minsta möjliga miljöpåverkan i samband med uppdragets utförande. Leverantören ska bifoga en beskrivning (max ½ A4 sida) som styrker att ställda krav uppfylls alternativt bifoga intyg om certifiering (ISO eller likvärdigt), miljöpolicy eller motsvarande (Bifogat dokument) Uppfyller leverantören ställda miljökrav? (/ svar) Utskrivet: :30 Sida 7 av 16

8 Resor som förläggs inom uppdraget ska följa Försäkringskassans riktlinjer för möten och resor enligt bilaga 3. Leverantören intygar att ovanstående krav uppfylls (/ svar) Utskrivet: :30 Sida 8 av 16

9 3. Anbudsutvärdering 3.1. Utvärdering Anbud som prövats och uppfyller krav på leverantören samt ovillkorliga krav enligt kravspecifikation och där avtalsvillkoren har accepterats går vidare till anbudsutvärdering Tilldelningsgrund Ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Försäkringskassan kommer att använda utvärderingsmodell där förutom anbudspris även andra kriterier (nedan utvärderingskriterier) kommer att utvärderas. Utvärderingskriterierna kommer att få ett absolut värde i kronor (SEK). Leverantören får ett påslag på sitt anbudspris motsvarande värdet av utvärderingskriteriet som inte har uppfyllts enligt Uppräkningstalsmodellen (SEK) Utvärderingsmodell Uppräkningstalsmodellen (SEK) utgår från varje anbuds totala anbudspris och räknar upp denna med ett kvalitetsbristtillägg. Resultatet blir ett jämförelsepris där anbudet med det lägsta jämförelsepriset är det vinnande anbudet. Modellen bygger på att uppnådd totalpoäng jämförs med det maximal totalpoäng. Skillnaden mellan den maximala poängen som kan erhållas och den erhållna poängen är kvalitetsavvikelse. Uppräkning av priset sker oberoende av storlek på anbudssumman. Vid utvärderingen poängsätts varje kriterium utifrån angiven skala, beroende på hur väl anbudet uppfyller det aktuella kriteriet. Därefter beräknas ett påslag för det aktuella kriteriet i förhållande till hur stor del av maximal poäng för kriteriet som inte uppnås enligt nedan: = Inget påslag =Fullt påslag Påslaget för respektive kriterie summeras och adderas till respektive leverantörs anbudspris. Anbudet som får det lägsta jämförelsepriset är det för Försäkringskassan ekonomiskt mest fördelaktiga. Om flera leverantörer skulle hamna på samma utvärderingspris så är det den leverantör som har högst andel uppfyllda kriterier som kommer att vinna. Om även därefter två eller flera leverantörer skulle ha samma andel uppfyllda kriterier kommer vinnande leverantör att utses genom lottning Utvärderingskriterier Förutom anbudspris kommer nedanstående utvärderingskriterier att utvärderas. Nedan framgår deras inbördes vikt samt maximalt påslag för kriteriet: - ITIL Foundation certifiering (10 %) Maximalt påslag = 50 kr - Operativ erfarenhet av systemintegration (45 %) Maximalt påslag = 225 kr - BMC Service Request Management (45 %) Maximalt påslag = 225 kr De svar, beskrivningar, garantier, utfästelser mm. som leverantören lämnar avseende utvärderingskriterier kommer att utgöra en del av avtalet mellan leverantören och myndigheten och innebär ett konkret åtagande för leverantören under hela avtalstiden. Utskrivet: :30 Sida 9 av 16

10 4. Krav på tjänsten 4.1. Beskrivning av tjänsten Expertstöd avseende konfigurering, anpassning och vidareutveckling av Försäkringskassans MyIT-installation (Universal client samt mobilitetslösning) 4.2. Antal resurser Anbud ska innehålla minst två (2) konsulter och maximalt fyra (4). Uppfyllande av obligatoriska krav Konsulterna ska tillsammans uppfylla kraven i punkterna nedan. Konsulterna ska även var för sig uppfylla minst ett av kraven i punkterna Konsulterna ska var för sig uppfylla kravet på språk i Uppfyllande av utvärderingskrav För respektive utvärderingskrav i punkterna är kravet uppfyllt om minst en av konsulterna uppfyller kravet Obligatoriska krav (ska-krav) Bifoga CV Leverantören ska bifoga CV för offererade konsulter. Bifoga CV (Bifogat dokument) Operativ erfarenhet av MyIT Erbjudna konsulter ska ha dokumenterad operativ erfarenhet av MyIT. Erfarenheten ska vara minst 1 år de senaste 2 åren. Leverantören redogör för hur konsulterna uppfyller kravet. Uppfyller konsulterna kravet? (/ svar) Operativ erfarenhet av konfigurering av MyIT Konsulten ska ha dokumenterad operativ erfarenhet av konfigurering av MyIT. Redovisa minst 2 uppdrag de senaste 2 åren. Leverantören redogör för hur konsulterna uppfyller kravet. Uppfyller konsulterna kravet? (/ svar) Operativ erfarenhet av anpassning och/eller vidareutveckling Konsulten ska ha dokumenterad operativ erfarenhet av anpassning och/eller vidareutveckling av MyIT. Redovisa minst 2 uppdrag de senast 2 åren. Leverantören redogör för hur konsulterna uppfyller kravet. Uppfyller konsulterna kravet? Utskrivet: :30 Sida 10 av 16

11 Språk Kommunikation och dokumentation ska ske på svenska eller engelska. Leverantören redogör för hur konsulterna uppfyller kravet. Uppfyller konsulterna kravet? (/ svar) 4.4. Utvärderingskrav (bör-krav) ITIL Foundation certifiering Konsulterna bör ha ITIL Foundation certifiering. Leverantören redogör för hur konsulterna uppfyller kravet genom att bifoga kopia på intyg för certifiering. (Bifogat dokument) Uppfyller konsulterna kravet på ITIL Foundation certifiering? (Fasta svarsalternativ) 100 JA 0 % 10, Operativ erfarenhet av systemintegration Konsulterna bör ha dokumenterad operativ erfarenhet av systemintegration. Erfarenheten ska vara de senaste 5 åren. Leverantören redogör för hur konsulterna uppfyller kravet. Uppfyller konsulterna kravet på operativ erfarenhet av systemintegration? (Fasta svarsalternativ) % 45, Operativ erfarenhet av implementation av MyIT Konsulterna bör ha dokumenterad operativ erfarenhet av implementation av MyIT i en stor organisation (med stor menas organisation med mer än 100 anställda). Erfarenheten ska vara de senaste 2 åren. Leverantören redogör för hur konsulterna uppfyller kravet. Uppfyller konsulterna kravet på operativ erfarenhet av implementation av MyIT? (Fasta svarsalternativ) % 45, Pris delområde A Anbudspris Pris ska anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Villkor för pris För att utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de priser som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Utskrivet: :30 Sida 11 av 16

12 Hänvisningar får inte göras till prislistor, rabatter eller liknande om detta inte uttryckligen har efterfrågats i förfrågningsunderlaget. Reskostnader 1. Leverantören har rätt till ersättning för verifierade reskostnader, logi samt traktamenten. Ersättning utgår enligt Skatteverkets vid var tid gällande regler för ersättning för rese- och traktamentskostnader. Konsult är skyldig att resa på ett för Försäkringskassan fördelaktigt sätt. 2. Restidsersättning utgår inte. 3. I övrigt ersätts utlägg som inte avtalats i Leveransavtalet, endast om Försäkringskassan i förväg godkänt utlägget och den verifierade kostnaden är naturlig och nödvändig för genomförandet av konsulttjänsten. Leverantören accepterar ovanstående villkor för pris. (/ svar) Ange pris per timme för konsultarvode. Ange pris per timme. (Prisruta) Påslag för reskostnader i anbudsutvärderingen Försäkringskassan kommer att använda ett prispåslag för reskostnader, logi och traktamente i syfte att kunna jämföra anbuden på ett likvärdigt sätt i anbudsutvärderingen. Prispåslaget används endast i anbudsutvärderingen och påverkar ej offererat timpris i ett eventuellt avtal. Leverantören får ett prispåslag på sitt anbudspris beroende på varifrån konsulterna utgår. Redogör för vilken ort och land respektive konsult utgår från. Prispåslaget är enligt följande: - Inga reskostnader tillkommer - 0 kr påslag - Inom Sverige kr påslag - Inom Europa kr påslag - Utanför Europa kr påslag Om anbudet innehåller konsulter från olika orter får leverantören ett genomsnittligt påslag för deras resor. Exempel: Leverantören har fyra konsulter som var för sig utgår från Sundsvall, Göteborg, London och New York. Leverantörens påslag beräknas till deras snittpris 137,5 kr = ( )/4. Försäkringskassan anger leverantörens prispåslag för reskostnader mm. (Prisruta) Option om ytterligare kategorier och nivåer inom MyIT Leverantören redogör för huruvida andra konsultkategorier, nivåer och priser kan erbjudas Försäkringskassan. Redogörelse och pris lämnas i fritextfältet nedan. Leverantören redogör för ytterligare konsultkategorier, nivåer och priser. Utskrivet: :30 Sida 12 av 16

13 5. Avtalsvillkor 5.1. Avtal Försäkringskassan organisationsnummer har med Företag X organisationsnummer XXXXXX-XXXX, nedan kallad leverantören, tecknat följande ramavtal om köp av expertstöd för BMC MyIT. Avtalet har träffats efter genomförd upphandling med Dnr Avtalsinnehåll Parternas åtagande regleras av 1. Detta avtalsdokument 2. Förfrågningsunderlag med bilagor 3. Försäkringskassans allmänna villkor avseende tjänster version Avgivet anbud Förekommer i ovan 1-4 nämnda kontraktshandlingar mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i ovan angiven ordning. Uppgifter i anbud som inte efterfrågats i förfrågningsunderlaget eller avviker från detta gäller inte som avtalsinnehåll, såvida det inte finns en skriftlig överenskommelse om att dessa ska gälla Avtalstid Avtalet blir giltigt när det undertecknats av båda parter, dock under förutsättning att Försäkringskassan på grund av bestämmelserna i 16 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling eller beslut av domstol inte är förhindrad att ingå avtal. Säkerhetsprövning av leverantör samt registerkontroll av konsulterna ska vara godkänt innan avtal kan tecknas. Uppdrag kan fortgå även efter avtalstidens slut. För ej avslutade uppdrag och utestående förpliktelser ska Avtalet fortsätta att gälla i tillämpliga delar till dess att uppdrag slutförts och slutreglering skett. Avtalstiden är from datum för undertecknande tom Försäkringskassan har möjlighet till ett (1) års förlängning av avtalet, till och med Begäran om förlängning ska meddelas leverantören senast tre (3) månader före avtalstidens utgång Parternas kontaktperson avseende Avtalet Försäkringskassan kontaktperson avseende avtalet: Namn: Petra Blückert e-post: petra.bluckert@forsakringskassan.se tfn: Kontaktperson avseende uppdrag: kompletteras vid avtalsskrivning Namn: tfn: Leverantör Fyll i kontaktuppgifter för avtalet och uppdrag i fritextfälten. Utskrivet: :30 Sida 13 av 16

14 Kontaktperson för avtalet: Namn: e-post: tfn: Kontaktperson för uppdrag: Namn: e-post: tfn: 5.5. Avropsberättigade Försäkringskassans IT och inköpsenheten. För det fall att omorganisation eller dylikt sker som medför att uppgifter/områden som för närvarande tillhör Försäkringskassans verksamhet övergår till annan myndighet eller att verksamhet från annan myndighet alt. ny verksamhet tillkommer på Försäkringskassan, ska även dessa verksamheter omfattas av Avtalet Avtalets omfattning Avtalet omfattar expertstöd för BMC MyIT enligt krav och förutsättningar i förfrågningsunderlaget. Leverantören är medveten om att organisatoriska förändringar inom Försäkringskassan kan påverka omfattningen av avrop. Försäkringskassan har rätt att separat upphandla tjänster vilka Försäkringskassan bedömer ligga utanför Avtalets tillämpningsområde. Om Avtalet under avtalstiden på något sätt bedöms vara oförenligt med gällande lagstiftning eller praxis på området samt vid situationer då förutsättningarna vid avrop har förändrats eller är sådana att det inte är skäligt att avropa från Avtalet (exempelvis omfattningen av eller strukturen på efterfrågade uppdrag) förbehåller sig Försäkringskassan rätten att anskaffa eller upphandla motsvarande tjänster separat Avrop Leverantören ska tillämpa Avtalets villkor vid beställning även om Försäkringskassan inte uttryckligen åberopar Avtalet. Vid avrop ska leverantören tillhandahålla de tjänster som omfattas av Avtalet, i enlighet med de villkor och förutsättningar som anges i Avtalet. Försäkringskassan får inte vägras leverans av tjänster som omfattas av Avtalet. Sådan underlåtenhet utgör hävningsgrund enligt Hävning av Avtal nedan Elektroniska beställningar Försäkringskassan har ambitionen att under Avtalets löptid kontinuerligt arbeta med att förenkla beställningsrutinerna avseende avrop från Avtalet. Mot bakgrund av detta kan exempelvis ett elektroniskt stöd för beställningar komma att införas under avtalstiden. Den mer specifika utformningen av ett sådant stöd har vid tidpunkten för upphandlingen inte fastställts. Leverantören ska stödja Försäkringskassans ambition att, ur ett beställarperspektiv, löpande under avtalsperioden förbättra beställningsrutinerna. Detta kan exempelvis innebära att leverantören ska avlämna bekräftelse på beställningar enligt den rutin som Försäkringskassan anvisar vid Avtalets tecknande samt att under avtalstiden anpassa sig Utskrivet: :30 Sida 14 av 16

15 efter de förändringar som kan ske avseende beställningsrutinen Plats för fullgörande Sundsvall Språk Kommunikation och dokumentation ska ske på svenska eller engelska Ersättning Försäkringskassan ska till leverantören utge ersättning enligt Avtalet. Ersättning utgår med arvode XXX kr/timme. Endast upparbetad tid får faktureras Resor och utlägg Resor som föreläggs inom avtalet ska godkännas och beställas av beställaren om inte annat överenskommits. Resor ska följa Försäkringskassans riktlinjer för tjänsteresor. Ersättning utgår enligt följande 1. Leverantören har rätt till ersättning för verifierade reskostnader, logi samt traktamenten. Ersättning utgår enligt Skatteverkets vid var tid gällande regler för ersättning för rese- och traktamentskostnader. Konsult är skyldig att resa på ett för Försäkringskassan fördelaktigt sätt. 2. Restidsersättning utgår inte. 3. I övrigt ersätts utlägg som inte avtalats i Leveransavtalet, endast om Försäkringskassan i förväg godkänt utlägget och den verifierade kostnaden är naturlig och nödvändig för genomförandet av konsulttjänsten Prisjustering Priserna ska vara fasta fram till oktober Indexreglering sker om endera parten önskar, i enlighet med förändringar i Labour Cost Index (LCI) preliminära siffror, mellan augusti 2014 (basmånad) och augusti 2016 (jämförelsemånad). Understiger förändringen enligt index 2 % enheter, sker ingen prisjustering. Indexförändringen räknas fram med tre (3) decimaler. Beräkningsgrund för prisförändringens storlek ska vara högst 80 % av anbudspriset. Prisjustering av ovanstående anledning ska skriftligen påkallas av leverantören eller Försäkringskassan senast (4) veckor innan ändringstillfället för att bli aktuell. Eventuell prisjustering sker årsvis och ändringstillfället ska vara 1 oktober. Till dess att nytt pris överenskommits gäller vad som senast avtalats. Retroaktiva prishöjningar godkänns inte Fakturering Leverantören ska vara beredd att under avtalstiden övergå till elektronisk fakturering enligt SFTI standard för Svefaktura, specifikation SFTI Basic invoice version 1.0. Under en övergångsperiod kommer skanning av fakturorna att kunna ske. För ytterligare information se SFTI:s webbsida Fakturaadress Försäkringskassan FE FRÖSÖN Faktura skall märkas med kostnadsställe för leverantörsfaktura och kostnadsställe för uppdragsansvarig enligt nedanstående. Utskrivet: :30 Sida 15 av 16

16 Ansvar Kostnadsställe för leverantörsfaktura Kostnadsställe uppdragsansvarig Uppföljning och överlämnande Leverantören åtar sig att regelbundet samverka med Försäkringskassan för att följa upp parternas avtalsförhållande med ambitionen att utveckla det till det bättre. Leverantören ska vid dessa möten redovisa genomförda och planerade uppdrag och parterna ska framföra inkomna synpunkter från beställarna. Möten ska hållas och protokollföras och justeras i den omfattning som parterna kommit överens om. Parterna är skyldiga att delta i sådana möten. Mellan parterna är krav på skriftlighet uppfyllda genom anteckning i protokollet. Leverantören ska utan kostnad tillhandahålla Försäkringskassan statistik på genomförda uppdrag. Parterna ska överenskomma om hur uppgifterna ska presenteras Bilagor 1. XXXX 2. XXXX Kompletteras ev. vid avtalsskrivning Accept av avtalsvillkor Samtliga avtalsvillkor ska accepteras utan reservation. Leverantören accepterar samtliga avtalsvillkor utan reservation. (/ svar) Utskrivet: :30 Sida 16 av 16