KRAVSPECIFIKATION AV-HUSET LJUD & BILDTEKNIK STHLM AB AV-PRODUKTER 2010, OMRÅDE II

Transkript

1 AVTALSBILAGA SID 1 (12) AV-HUSET LJUD & BILDTEKNIK STHLM AB, OMRÅDE II

2 2 INNEHÅLL OMRÅDE II PAKETLÖSNINGAR AVSEENDE KONFERENSPRODUKTER Rangordning eller förnyad konkurrensutsättning? Avrop genom rangordning Avrop genom förnyad konkurrensutsättning CE-märkning Paket Supportorganisation Beställning Beställningsbekräftelse Avbeställning Leveranstid Fel i leverans Utförande Utbildning Dokumentation Service & Åtgärdstider för fel...10

3 3 1.1 OMRÅDE II PAKETLÖSNINGAR AVSEENDE KONFERENSPRODUKTER Detta område omfattar köp av kompletta konferenspaket, dvs. lösningar där både produkter och tjänster såsom leverans, kundtjänst, garanti, rådgivning, utbildning, installation och service inkluderas. Köp av enstaka konferensprodukter innefattas inte utan sker på ramavtal avseende område IV. För att möjliggöra både 1. enkla, snabba avrop och 2. flexibilitet vid köp av konferensutrustning för att täcka det speciella behovet kommer de avropande organisationerna att kunna avropa dels vissa i förfrågningsunderlaget specificerade paket genom att vända sig till den högst rangordnade Leverantören, dels övriga paket genom förnyad inbjudan att lämna anbud riktad till Leverantörerna på ramavtalet (s.k. förnyad konkurrensutsättning). Rangordning tillämpas då samtliga villkor avseende avropet är fastställda i ramavtalet, dvs. avrop som omfattar de paket som specificeras med fullständiga krav i detta avsnitt (1.1.5). Förnyad konkurrensutsättning tillämpas då avropet avser andra, ej specificerade, paket som dock avser konferensutrustning (inklusive AV-möbler) och därtill hörande tjänster såsom rådgivning, utbildning, installation och service. TYP AV AVROP Paket enligt specifikation i avsnitt Köp av andra konferenslösningar än de specificerade i avsnitt AVROPSORDNING Rangordning Förnyad konkurrensutsättning RANGORDNING ELLER FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING? Val av avropsordning (rangordning eller förnyad konkurrensutsättning) sker på motsvarande grunder som redovisas ovan avseende område II (se Fel! Hittar inte referenskälla.) AVROP GENOM RANGORDNING Avropande myndighet/enhet tillfrågar den Leverantör som är rangordnad som nummer ett på ramavtalet. Om denne Leverantör inte svarar inom stipulerad tid enligt eller denne inte har möjlighet att leverera efterfrågade produkter får den avropande myndigheten/enheten tillfråga näste Leverantör i rangordningen osv.

4 AVROP GENOM FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING Den avropande myndigheten/enheten ska skicka ut en skriftlig förfrågan till samtliga Leverantörer på ramavtalet. I avropet ska följande anges: Svarstid (sista anbudsdag) skälig svarstid mot bakgrund av avropets omfattning Beskrivning av det behov som avropet avser täcka tillsammans med eventuella krav på ingående produkter och tjänster Leveranstid Utvärderingskriterier: pris procent, leveranstid 0-10 procent, lösningens funktionalitet och ändamålsenlighet procent. Exakt viktning anges i avropsförfrågan CE-MÄRKNING Samtlig utrustning ska uppfylla kraven och vara CE-märkt i enlighet med gällande normer och föreskrifter i Sverige avseende elsäkerhet PAKET TYPRUM 1 Antal deltagare: Takmonterad projektor ska uppfylla följande krav: Upp till 3,20 meters takhöjd med nedsänkt innertak på 2,50 meter Manuell projektionsduk ska monteras Projektor ska användas för visning av PC-bild/ljud/film 2. Ljudanläggning installeras med två aktiva högtalare I paketet inkluderas produkter, leverans, kundtjänst, garanti, rådgivning, utbildning, kalibrering, installation och service i enlighet med vad som anges i detta förfrågningsunderlag. Produkter som ska ingå: projektor, projektionsduk, högtalare, stativ för projektor och tillhörande kablage. II Modell/artikelnummer på produkter som ingår i erbjudet paket: 1 Projektor Eiki LC XBL20 1 Projektor stativ DR PRO Duk manuell 152cm inkl dragpinne Fantasy 100" 1 Aktiva högtalare 1par inkl fäste Edifier R1200T

5 5 1 Uttag, VGA/ljud. PJ VGA/Line 1 Kablage, kabelkanal VGA/Line/video 15m 1 Uttag Video Video 1 Krok för kablage 15cm Krok 1 Krok för dragpinne Nyckel krok 4 Installation/ dokumentation 4 timmar 1 Utbildning 1 timma TYPRUM 2 Antal deltagare: Takmonterad projektor ska uppfylla följande krav: Upp till 3,20 meters takhöjd med nedsänkt innertak på 2,50 meter Motorstyrd projektionsduk ska monteras framför och ovan digital skrivtavla Digital skrivtavla ska väggmonteras under och bakom projektionsduk Projektor ska användas för visning av PC bild/ljud/film 2. Ljudanläggning installeras med två aktiva högtalare 3. Styrsystem För styrning av samtlig ovanstående utrustning från en användarvänlig tryckkänslig skärm. 4. Bordsbrunn innehållande kablage för anslutning av portabel PC till konferensutrustningen. Skärmkabel, VGA/DVI och 3,5 mm ljudkontakt. Bordsbrunnen ska dessutom utrustas med minst två IP-uttag, RJ-45 och två jordade 230 v uttag. I bordsbrunnen ska finnas plats för nätadaptrar till PC och överskottskablage så att minimalt med kabel finns på bordet under möte. I paketet inkluderas produkter, leverans, kundtjänst, garanti, rådgivning, utbildning, kalibrering, installation och service i enlighet med vad som anges i detta förfrågningsunderlag. Produkter som ska ingå: projektor, projektionsduk, digital skrivtavla, högtalare, bordsbrunn, takstativ för projektor och tillhörande kablage/kanaler. II Modell/artikelnummer på produkter som ingår i erbjudet paket:

6 6 1 Projektor Eiki LC XBL20 1 Projektor stativ DR PRO Interaktiv skrivtavla Starboard 77" 1 Motordriven duk Oxygon Electric 84" (4:3) 1 Väggkonsoler till Duk 15cm VK 15 1 Aktiva högtalare 1par inkl fäste Edifier R1200T 1 Bordsbrunn, anslutningar: VGA, video, ljud, 2x IP,RJ45, 2x230V Bachmann 1 Kablage, kabelkanal VGA/Line/video 15m 2 Kablage, CAT 5, RS 232 CAT 5 15m 1 Golvlist Aluminium Alu 1 Styrsystem Xantech 3,9" Touch, Komplett system SPLCD39GW 7 Installation/dokumentation 7 timmar 3 Programmering 3 timmar 1 Utbildning 1 timma TYPRUM 3 Antal deltagare: minst 9 st 1. Takmonterad projektor ska uppfylla följande krav: Upp till 3,20 meters takhöjd med nedsänkt innertak på 2,50 meter Motorstyrd projektionsduk ska monteras framför och ovan digital skrivtavla Digital skrivtavla ska väggmonteras under och bakom projektionsduk Projektor ska användas för visning av PC bild/ljud/film 2. Ljudanläggning installeras med två aktiva högtalare. 3. Styrsystem För styrning av samtlig ovanstående utrustning från en användarvänlig tryckkänslig skärm.

7 7 4. Bordsbrunn innehållande kablage för anslutning av portabel PC till konferensutrustningen. Skärmkabel, VGA/DVI och 3,5 mm ljudkontakt. Bordsbrunnen ska dessutom utrustas med minst två IP uttag, RJ-45 och två jordade 230 v uttag. I bordsbrunnen ska finnas plats för nätadaptrar till PC och överskottskablage så att minimalt med kabel finns på bordet under möte. Inkluderar produkter, leverans, kundtjänst, garanti, rådgivning, utbildning, kalibrering, installation och service i enlighet med vad som anges i detta förfrågningsunderlag. Produkter som ska ingå; projektor, projektionsduk, digital skrivtavla, högtalare, bordsbrunn, takstativ för projektor och tillhörande kablage/kanaler. II Modell/artikelnummer på produkter som ingår i erbjudet paket: 1 Projektor Eiki LC XBL25 1 Projektor stativ DR PRO Interaktiv skrivtavla Starboard 77" 1 Motordriven duk Oxygon Electric 84" (4:3) 1 Väggkonsoler till Duk 15cm VK Aktiva högtalare 2par inkl fäste DS PRO 2x30W 1 Bordsbrunn, anslutningar: VGA, video, ljud, 2x IP,RJ45, 2x230V Bachmann 1 Kablage, kabelkanal VGA/Line/video 15m 2 Kablage, CAT 5, RS 232 CAT 5 15m 1 Golvlist Aluminium Alu 1 Styrsystem Xantech 3,9" Touch, Komplett system SPLCD39GW 8 Installation/dokumentation 8 timmar 3 Programmering 3 timmar 1 Utbildning 1 timma SUPPORTORGANISATION Kontaktperson för frågor som gäller stöd för den avropsberättigade myndigheten/enheten ska vara den av Leverantören utsedda samordningsansvarige. Samordningsansvarig person ska kunna nås via ett av Leverantören tillhandahållet direktnummer och e-post och vara tillgänglig på vardagar

8 Leverantören ska tillse att det finns resurser som kan träda i dennes ställe vid de tillfällen denne inte kan nås inom skälig tid. Den samordningsansvariga personen ska fungera som länk mellan den avropsberättigade myndigheten/enheten och tekniker hos Leverantören för frågor som rör produkter och tjänster som omfattas inom detta område. Utöver ovan beskrivna resurs, ska Leverantören vid genomförandet av uppdraget ha en adekvat organisation avseende enklare supportfrågor av allmän karaktär (kundtjänst). Supportorganisationen ska kunna tillhandahålla hantering av frågeställningar med anknytning till området såsom reklamationer, beställningshantering, ärenden avseende slutsålda varor, garantiärenden, telefonsupport samt ha en rutin för felanmälningar. Kundtjänsten ska vara tillgänglig på vardagar Kundtjänsten ska kunna nås via telefon, e-post, fax och post. Samtliga inkommande frågor ska behandlas med skyndsamhet. Väntetid vid telefonkontakt ska ej överstiga tio (10) minuter BESTÄLLNING Vid förnyad konkurrensutsättning sker beställning 11 dagar efter att meddelande om tilldelning av kontrakt avsänts till samtliga Leverantörer på ramavtalet. Vid avrop genom rangordning sker beställning genom den avropande myndighetens/enhetens beställningsskrivelse till Leverantören. Beställning ska kunna göras via fax, e-post och traditionell post BESTÄLLNINGSBEKRÄFTELSE Leverantören ska efter mottagen beställning skriftligen senast inom två arbetsdagar översända en beställningsbekräftelse som bekräftar avropet till den avropsberättigade myndigheten/enheten. Bekräftelsen ska innehålla: specifikation för beställda produkt/-er antal leveransdag och eventuella restorder total orderkostnad (exklusive mervärdesskatt) AVBESTÄLLNING Avropande myndighet/enhet ska ha möjlighet att avbeställa en beställning av lagerförda produkter kostnadsfritt fram till dess beställningen avsänts för leverans. Med lagerförda produkter avses produkter som normalt finns i lager och ingår i Leverantörens ordinarie sortiment, dvs. ej beställningsvara. Detta gäller också eventuella restorder. Om avbeställningen nekas på grund av att beställningen redan avsänts för leverans ska detta styrkas av Leverantören.

9 LEVERANSTID Produkterna ska vara den avropande myndigheten/enheten tillhanda senast tio (10) arbetsdagar efter myndighetens/enhetens beställning, såvida inget annat överenskommits mellan avropande myndighet/enhet och Leverantören. Om installation ingår i avtalat åtagande ska även installationen vara slutförd senast denna tid FEL I LEVERANS Felaktiga levererade produkter ska kunna returneras utan kostnad för den avropande myndigheten/enheten. Med felaktig leverans avses leverans som ej överensstämmer med avropsavtalet UTFÖRANDE Kabeldragning ska utföras på ett ändamålsenligt och funktionellt sätt. Leverantören ska vid kabeldragningen ta hänsyn till rummets utformning och beskaffenhet och säkerställa att arbetet genererar ett diskret och stilrent resultat. Leverantören ska vid kabeldragning i möjligaste mån använda sig av befintliga kabellister och andra lösningar. Leverantören ska kalibrera utrustningen i den mån detta krävs för att uppnå optimal funktionalitet. Leverantören ska regelbundet informera om programvaruuppgraderingar och deras eventuella påverkan på leverad utrustning UTBILDNING Leverantören ska i samband med slutförd installation erbjuda en introduktionsutbildning avseende produkternas funktion och användningsområde. Utbildningen ska vara kostnadsfri för den avropsberättigade myndigheten/enheten under förutsättning att maximalt fem deltagare från den avropsberättigade myndigheten/enheten närvarar vid ett utbildningstillfälle under maximalt 3 timmar. Utbildningen ska ske hos den avropande myndigheten/enheten om inte annat överenskommits mellan den avropande myndigheten/enheten och Leverantören. Den representant hos Leverantören som genomför utbildningen ska ha för ändamålet relevant kompetens och erfarenhet. Introduktionsutbildningen ska inbegripa genomgång av berörda produkter och resultera i att deltagarna ska kunna använda produkterna på ett sätt som täcker myndighetens/enhetens behov. Utbildning ska utöver introduktionsutbildningen på anmodan av den avropsberättigade myndigheten/enheten även kunna äga rum under avtalstiden efter avrop. Möjligheten till sådan extrautbildning utformas vid förnyad konkurrensutsättning som en option i avropet.

10 DOKUMENTATION Leverantören ska i samband med leverans tillhandahålla manualer som i huvudsak är författade på svenska innefattande instruktioner för användandet av produkterna. Undantagsvis kan tekniska beskrivningar på annat språk än svenska, företrädesvis på engelska, godtas under förutsättning att det är allmänt vedertaget i branschen att de är på annat språk än svenska. Vid leverans ska Leverantören tillhandahålla en lättförståelig uppstarts- och användandemanual inbegripande alla de delar som krävs för användandet. Manualen ska innefatta en steg för steg instruktion som användaren kan följa för att brukande av produkten och eventuella tillhörande tjänster. Manualen ska vara på svenska och vara särskilt anpassad till den specifika levererade utrustningen. Leverantören ska på anmodan av avropande myndighet/enhet tillhandahålla övrig dokumentation och specifikation av levererad utrustning såsom inkopplingsinstruktion, scheman och andra ritningar som beskriver hur levererad utrustning kopplats samman SERVICE & ÅTGÄRDSTIDER FÖR FEL Mjukvaruuppgraderingar i form av felrättning och reparation/utbyte av hårdvara ska ingå under garantitiden. Funktionsfel ska vara avhjälpt inom fem (5) arbetsdagar från inkommen felanmälan. Tid mellan kl dag före helgdag och kl efterföljande vardag räknas inte in i åtgärdstiden. Inkommer felanmälan efter kl på vardag räknas felanmälan inkommen efterföljande vardag kl I det fall anmält fel ej är avhjälpt inom denna tid utgår vite om 500 kr, dock maximalt 10 procent av inköpspriset för den felaktiga produkten, för varje påbörjad timme under ordinarie arbetstid (vardagar ) som felet kvarstår. Om Leverantören tillhandahåller en likvärdig ersättningsprodukt under åtgärdstid som överstiger 24 timmar, utgår inget vite efter den tid då ersättningsprodukt kan tas i bruk. Inga kostnader i samband med tillhandahållande av ersättningsprodukt får påföras avropande myndighet/enhet. Leverantören ska därutöver ha en organisation som möjliggör att funktionsfel ska vara avhjälpt inom 24 timmar från inkommen felanmälan. Sådant serviceavtal ska kunna avropas vid tillämpning av förnyad konkurrensutsättning. Produkt som visar sig vara defekt vid leverans ska utbytas omgående mot produkt som uppfyller avtalat åtagande utan kostnad för avropande myndighet/enhet. Alla inkommande felärenden ska registreras i ärendehanteringssystem. II Beskrivning AV-Huset har 12 tekniker som sköter service. Alla har gedigen kunskap om dagens moderna AV-teknik. De arbetar dagligen med så väl installation, serviceuppdrag och uthyrnings/eventprojekt. Företaget har egen serviceverkstad i egna lokaler. AV-Husets service/installationsavdelning har support och felanmälan via speciellt

11 11 telefonnummer och epostadress. Genom denna kontaktväg erhålls snabb kontakt med väl insatta tekniker. Returer och garantiärenden hanteras av service/installationsavdelningen. Rutiner för avhjälpande av fel. Kunden felanmäler till anvisat telefonnummer eller epost på AV-Huset. Tjänstgörande tekniker besvarar samtalet. Beror felet på t.ex. handhavandefel avhjälps detta genom guidning och instruktion i användandet. Vid behov återkopplar någon av de huvudansvariga teknikerna till kunden. Ansvarig tekniker genomför då analys via telefon. Kan felet inte avhjälpas per telefon sker felsökning på plats. Reklamation av produkter som är installerade är mycket ovanligt då AV-Husets tekniker alltid funktionstestar produkten vid installation. Redovisning av service- och supportavtal som kan tecknas som komplement till garantin (omfattning, pris): Serviceavtal / diskussionsunderlag ( utskift ligger under bilaga 7), komplett förslag och offert erhålles efter genomgång med respektive kund, generella avtal passar ej alla kunder varför vi förordar en genomgång med den som vill teckna avtal för att få med bara det som önskas så att det blir så kostnadseffektivt som möjligt, bifogar därför ettexempel på underlag för vidare diskussion. Kostnadsbilden skiljer sig mycket också beroende på vart i regionen kunden befinner sig varför ett i förväg prissatt förslag ger en icke rättvisande bild. Nedanstående serviceavtal tecknas mellan AV-Huset Ljud & Bildteknik Stockholm AB (AV-Huset) och XXXX i Stockholm Förebyggande service. AV-Huset åtar sig att två (2) gång per år utföra service på den AV-utrustning som finns i XXXX Servicen omfattar funktionskontroll, provkörning och genomgång av anläggningen. Efter genomförd besiktning lämnas rapport på anläggningens status. Erfodras reparation eller andra åtgärder lämnas kostnadsförslag på detta. Servicebesöken genomförs under dagtid, vid tidpunkt som överenskommes mellan XXXX och AV-Huset. Vi föreslår att servicebesöken sker under januari och augusti. Vi förutsätter att tillgång till lokalen ges under en (1) dag. Kostnaden per servicebesök är 2250 kronor, debiteras efter utfört besök. Serviceprotokoll bifogas i samband med fakturering. Basic funktionsavtal, tillägg till förebyggande service. Helgfri måndag-fredag (dag före helgdag ). Jourbesök vi akuta fel debiteras löpande á 850 kronor per påbörjad timme. Inställelsetid är inom 8 arbetstimmar efter anmälan. Vid felanmälan sker inställelse samma dag. Vid servicebesök som bokas med minst 2 dagars framförhållning debiteras för närvarande 695 kronor per påbörjad timme. Månadskostnad 545 kronor. Faktureras kvartalsvis i förskott. Executive funktionsavtal, tillägg till förebyggande service. Helgfri måndag-fredag (dag före helgdag ).

12 12 Jourbesök vi akuta fel debiteras löpande á 750 per påbörjad timme. Inställelsetid är inom 4 arbetstimmar efter anmälan. Vid felanmälan sker inställelse samma dag. Vid servicebesök som bokas med minst 2 dagars framförhållning debiteras för närvarande 695 kronor per påbörjad timme. Månadskostnad 1090 kronor. Faktureras kvartalsvis i förskott. I serviceavtal Basic och Executive ingår direktnummer till jourhavande tekniker. Jourhavande tekniker kan nås helgfri måndag-fredag (dag före helgdag ). Genom teknikern erbjuder vi förutom snabb bokning även möjligheten till telefonsupport. Resor/reskostnader/logi/traktamenten tillkommer. Angivna priser är exklusive gällande mervärdeskatt. Detta avtal gäller från undertecknande under 12 månader och förlängs därefter med 1 år vid varje förfallodag. Uppsägning skall ske senast tre månader före utgången för avtalet. Solna 200X-XX-XX Ort 200X-XX-XX.... XXXXXXXX XXXXXXXX AV-Huset Ljud & Bildteknik Stockholm AB XXXXXXXX