Landstinget i Kalmar län

Transkript

1 Revisionsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna Landstinget i Kalmar län Granskning av landstingets investeringsprocess Gunnar Uhlin

2 Innehåll 1 Sammanfattning Inledning Bakgrund Övergripande revisionsfråga och delfrågor Avgränsning Revisionskriterier Investeringar - Organisation och ansvar Politiskt ansvar Tjänstemannaorganisationen Investeringar - Styrning Finansiella mål Landstingsplan Landstingsplan Finansiering av investeringarnas driftskostnadskonsekvenser Investeringsverksamheten Beskrivning av process Inledning Delegering av verkställighetsbeslut Investeringsprocess vid lokalförändring Planer för investeringar Inledning Lokalstrategiplaner Landstinget i Kalmar län Lokalförsörjningsplan Planer för investering i inventarier/utrustning Investeringsbudget och investeringsplan Anläggningsregister Bedömning Granskade projekt Utgångspunkt Nya psykiatrilokaler i Kalmar Nya landstingslokaler i Emmaboda Nybyggnad kök och matsal, Ölands folkhögskola Svar på revisionsfrågorna

3 1 Sammanfattning EY har på uppdrag av revisorerna i Landstinget i Kalmar län genomfört en granskning med syftet att bedöma om det vid landstinget finns en ändamålsenlig långsiktig process för stora investeringar som säkerställer att landstinget kan genomföra nuvarande och kommande investeringsbehov. Sammanfattande svar på revisionsfrågorna lämnas i rapportens sista kapitel (kapitel 9). I landstinget har det inte på politisk nivå beslutats om en process för beredning av investeringsärenden. Istället finns en av landstingets ledningsgrupp fastställd Regel för investeringsprocess vid lokalförändring. För investeringar i utrustning/inventarier saknas en i landstinget beslutad process. Investeringsprocessen vid lokalförändring kompletteras av den processbeskrivning för bygginvesteringar som definieras i den verksamhetshandbok som tagits fram av Landstingsservice. För landstingets investeringsverksamhet finns en övergripande finansiell ramförutsättning som följer av målet att investeringar ska finansieras med egna medel (målvärde 100 procent). Däremot har inte fastställts någon målsättning när det gäller finansiering av eventuellt tillkommande driftskostnader till följd av investeringar. Den regel för investeringar som beslutats av landstingets ledningsgrupp har definierat ett ramverk för investeringsprocessen. Enligt vår bedömning behöver dock processen dels ges ett tydligare innehåll vad gäller krav på underlag som ska tas fram i olika skeden av processen tillsammans med mallar för de kalkyler som behöver upprättas, dels fastställas av landstingsfullmäktige. Investeringsprocessen bör även omfatta inventarier/utrustning. Investeringsrådets uppdrag bör definieras tydligare samtidigt som det klargörs vilka prioriteringsgrunder som ska vara avgörande för de rekommendationer som rådet lämnar om vilka investeringar som ska föras vidare i processen. Förutom att prioritera vilka investeringar som ska föras vidare bör även investeringsrådet pröva ändamålsenligheten och kostnadseffektiviteten i de alternativ som föreslås i förstudie och i underlaget för genomförandebeslutet. Sambandet mellan investeringsprocessen och budgetprocessen behöver beskrivas på ett tydligt sätt i investeringsprocessen. Ansvaret för tjänstemannaberedningen av investeringsbudgeten bör redovisas i beskrivningen av processen. I huvudsak är ansvar och roller inom investeringsprocessen tydliga. Investeringsrådets ansvar och befogenheter inom ramen för beredningen av investeringsärenden är inte enligt vår mening tydligt definierade. För närvarande finns också en bristande överensstämmelse mellan faktiskt beslutsfattande och den som beskrivs i regeln. Vår bedömning är att beslutanderätten beträffande investeringar i fastigheter bör anpassas till de olika typer av beslut som tas inom ramen för fastighetsinvesteringsprocessen. Det ska finnas en överenstämmelse mellan beslutanderätten enligt delegationsordningen och investeringsprocessen. Den mer omfattande investeringsverksamheten från och med 2016 och åren framöver kommer sannolikt leda till relativt stora driftskostnadskonsekvenser för landstinget. Enligt vår bedömning är det en risk att driftskostnadsbedömningar upprättas inför genomförandebeslutet, d.v.s. i ett sent skede i investeringsprocessen. Dessutom saknar verksamheterna utifrån tillämpad styrmodell tydliga incitament till kostnadseffektiv lokalanvändning. Vidare ges ingen sammanställd bild över investeringsverksamhetens driftskostnadspåverkan varken i förhållande till investeringsbudgeten eller i förhållande till investeringsplanen. 3

4 Sammantaget är det m.a.o. svårt att överblicka den samlade driftskostnadseffekten av investeringsbudgeten och av investeringsplanen. Driftskostnadskalkyler bör upprättas redan i samband med förstudien. Vår bedömning är att det måste vara en obligatorisk del i bedömning, beslut och planering av investeringar att driftskostnadskonsekvenser vägs in. För närvarande saknas ett tydligt samband mellan de olika planer för lokalutveckling som upprättas inom landstinget, d.v.s. lokalstrategiplaner, lokalförsörjningsplan och investeringsplaner. Av dessa planer är det endast investeringsplanen i landstingsplanen som fastställs politiskt. Vilken uppföljning eller utvärdering som ska göras av genomförda investeringar beskrivs inte närmare i regeln för investeringsprocessen. Vår rekommendation är att innehåll och ansvar för uppföljningen ges en tydlig definition i investeringsprocessen. Enligt vår bedömning bör det för större investeringar även ingå att en slutrapport med efterkalkyl ska lämnas. Mottagare av en sådan rapport kan då vara fullmäktige, landstingsstyrelsen eller investeringsrådet beroende på investeringens storlek. Enligt vad som framkommit i granskningen finns förutsättningar för att sköta anläggningsregistret på ett ändamålsenligt sätt. Återkommande inventeringar är en kritisk aktivitet för att säkerställa anläggningstillgångarnas existens. I interkontrollplanen för 2015 har inventeringar för två basenheter per förvaltning ingått. Enligt uppgift har dock ett antal förvaltningar gjort betydligt fler inventeringar. Det är i sig positivt men eftersom inte en fullständig inventering har gjorts går det inte att helt säkerställa anläggningstillgångarnas existens. För att förbättra förutsättningar för en mer ändamålsenlig investeringsprocess rekommenderas följande: Utveckla den nuvarande regeln för investeringsprocess med en tydlig beskrivning av ansvar och roller samt tydliggör vilka underlag som ska ingå i beredningsunderlaget inför respektive beslutstillfälle. Integrera investeringar i utrustning/inventarier i investeringsprocessen. Föreslå landstingsfullmäktige att fastställa investeringsprocessen. Definiera investeringsrådets uppgift och ansvar. Utveckla tydliga tillämpningsanvisningar till investeringsprocessen. Använd checklista lokalförändringar regelmässigt vid investeringsbehov i lokaler. Tydliggör den beslutsordning som ska gälla beträffande investeringar och anpassa delegationsordningen därefter. Klargör tydliga utgångspunkter och bedömningsgrunder för prioritering av investeringar. Upprätta investeringskalkyler och driftskostnadskalkyler i förstudien. Säkerställ att relevanta nyttokostnadsbedömningar av investeringsäskanden används. Säkerställ att uppföljning av genomförda investeringar görs med efterkalkyler och av investeringens effekter. Vid större investeringar bör en slutrapport redovisas till landstingsfullmäktige. Komplettera investeringsplanen i budgeten med en investeringsplan på 5-10 år med driftskostnadskonsekvenser. Säkerställ att verksamheterna har tydliga incitament till lokaleffektivitet. 4

5 Överväg möjligheten att införa ett IT-stöd för beredning av investeringsärenden. 5

6 2 Inledning 2.1 Bakgrund Landstingets revisorer har i revisionsplanen för 2015 beslutat att genomföra en granskning av landstingets investeringsprocess. För perioden uppgår de totala planerade investeringarna inom landstinget till 607 mnkr fördelat på inventarier med 335 mnkr och på fastigheter med 272 mnkr. Landstingets finansiella mål är att alla investeringar ska finansieras med egna medel, definierat som resultat och avskrivningar vilket innebär ett investeringsutrymme under perioden på ca 400 mnkr årligen. För återinvesteringar i inventarier beräknas den årliga nivån till drygt 100 mnkr vilket innebär ett utrymme för investeringar i byggnader på ca 300 mnkr per år. För att skapa investeringsutrymmet krävs att landstinget klarar resultatmålet om 2 procent varje år. Det är av stor betydelse att styrning, redovisning och uppföljning av investeringar fungerar väl för att god ekonomisk hushållning ska kunna uppnås och för att säkerställa en ändamålsenlig verksamhet i övrigt Övergripande revisionsfråga och delfrågor Den övergripande revisonsfråga som granskningen ska besvara är om landstinget har en ändamålsenlig investeringsprocess? Delfrågor Den övergripande revisionsfrågan har varit att bedöma om det vid landstinget finns en ändamålsenlig långsiktig process för stora investeringar som säkerställer att landstinget kan genomföra nuvarande och kommande investeringsbehov? Granskningen ska bl.a. svara på följande delfrågor: 1. Är landstingets investeringsprocess organiserad på lämpligt sätt? 2. Finns erforderliga styrdokument för investeringsprocessen? Är ansvar, roller och befogenheter tydliga? 3. Är plan-/budgetprocess, investeringsprocess och upphandlingsprocess kopplade till varandra på lämpligt sätt? 4. Är beslutsunderlagen för större investeringar utformade så att de möjliggör prioritering, samordning, styrning och kontroll? 5. Görs investeringskalkyler, efterkalkyler och uppföljningar av investeringarnas effekter? 6. Är det demokratiska inflytandet över investeringar tillräckligt? 7. Fungerar anläggningsregistret på tillfredsställande sätt? Görs inventeringar? 8. Övrigt som krävs för att besvara den övergripande revisionsfrågan. EY föreslår att revisorernas delfrågor kompletteras med nedanstående frågeställningar: A. Finns det i riktlinjer och tillämpningsanvisningar beskrivet vilket faktaunderlag som ska tas fram inför större investeringar? B. Omfattar investeringsprocessen även utrustnings-/inventarieinvesteringar? 6

7 C. Upprättas driftskostnadskalkyler i verksamheten för att beskriva och pröva investeringens påverkan på driftskostnaden? D. Görs riskanalyser inför varje nytt investeringsbeslut? 2.3 Avgränsning Plan-/budgetprocess och upphandlingsprocessen har inte ingått i denna granskning. 2.4 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policies och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning har de huvudsakliga revisionskriterierna utgjorts av: Kommunallagen. Landstingsplan och budget Av fullmäktige fastställda riktlinjer eller motsvarande för investeringsprocessen (i förekommande fall) Metod Granskningen har genomförts i form av intervjuer med nyckelpersoner och dokumentgranskning. Dels har intervjuer genomförts med politiker och tjänstemän som är ansvariga för beredning och planering av investeringar dels har en kartläggning gjorts av styrdokument med bäring på investeringsprocessen och av underlag och beslut för de tre investeringsobjekt som omfattats av granskningen. Följande intervjuer har genomförts: Ordförande landstingsstyrelsen. Andre vice ordförande landstingsstyrelsen. Ekonomidirektör. Budgetchef. Förvaltningschef, Landstingsservice. Basenhetschef Bygg- och förvaltarenheten, Landstingsservice. Basenhetschef Upphandling, Landstingsservice. Ekonomichef, Landstingsservice. Ekonomichef, Hälso- och sjukvårdförvaltningen. Sjukhuschef, Västerviks sjukhus. Ekonom, Bildningsförvaltningen. Chef för Hälsovalsenheten. Försörjnings- och miljösamordnare, Folktandvården. Förvaltningschef, Primärvården. 7

8 2.4.2 Dokument Exempel på dokument som har granskats är: Landstingsplan , 2014, 2013 och Årsredovisning Landstingsstyrelsens reglemente. Landstingsstyrelsens delegationsordning. Processbeskrivning Fastighetsinvesteringar. Reglementen och delegationsordningar. Underlag från respektive projekt. Landstingsfullmäktiges protokoll och handlingar. Landstingsstyrelsens protokoll och handlingar. Befintliga underlag för de tre investeringsobjekt som ingått i granskningen. 8

9 3 Investeringar - Organisation och ansvar 3.1 Politiskt ansvar I enlighet med den politiska organisation som finns inom Landstinget i Kalmar län är landstingsstyrelsen landstingsfullmäktiges verkställande politiska organ och svarar för förvaltning av landstingets angelägenheter. Landstingsstyrelsen har ett utskott arbetsutskott/budgetberedning och två delegationer; personaldelegationen och FoU-delegationen. Arbetsutskottet i egenskap av budgetberedning upprättar förslag till landstingsplan och årsbudget. Landstingsstyrelsens reglemente anger inte något specifikt ansvar för investeringar eller investeringsprocessen. Det framgår inte heller av reglementet någon särskild delegation från fullmäktige av beslutanderätt avseende investeringar till landstingsstyrelsen. Landstingsstyrelsen har när det gäller investeringar ansvaret för beredning av investeringsbudget och beredningen av de beslut som ska tas av fullmäktige inom ramen för investeringsprocessen. 3.2 Tjänstemannaorganisationen Landstingets verksamheter är organiserade i åtta förvaltningar. Landstingsservice som utgör en av förvaltningarna är i sin tur indelad i fyra enheter, varav framförallt bygg- och förvaltarenheten, fastighetsdrift inom FM-enheten samt upphandlingsenheten är involverade i investeringsprocessen. Bygg- och förvaltarenheten förvaltar landstingets fastigheter och ansvarar för landstingets stora och komplexa byggprocesser. I den uppgiften ingår att hyra ut lokaler, bygga om och att bygga nytt. Fastighetsdrift ansvarar för drift och underhåll av landstingets byggnader och utrustningar. I tjänstemannaorganisationen finns ett investeringsråd. I investeringsrådet ingår ekonomidirektör, förvaltningschef Landstingsservice, budgetchef och chef för bygg- och förvaltarenheten. Förvaltningschefer respektive landstingsdirektör adjungeras vid behov. Följande beskrivning är hämtad från Regel för investeringsprocess vid lokalförändring : Rådet har till uppgift att bereda bygginvesteringar inför beslut i landstingsstyrelse och landstingsfullmäktige. Inom befintlig budget beslutar förvaltningschefen för Landstingsservice löpande under året om medel för ospecificerade fastighetsförbättringar. Investeringsrådet beslutar om vilka investeringsprojekt som ska beredas vidare i planeringsprocessen (utredningsbeslut). Inför genomförandebeslut i landstingsstyrelse/landstingsfullmäktige bedömer och rekommenderar investeringsrådet vilka investeringsobjekt som ska genomföras. Slutligen lämnar investeringsrådet, efter det att fullmäktige fattat ett genomförandebeslut, ett verkställighetsbeslut. Enligt uppgift har det blivit ett fel då regeln har reviderats i och med skrivningen att det är investeringsrådet som tar utredningsbeslut. I de fall då uppdraget att genomföra en förstudie inte har beslutats av fullmäktige eller landstingsstyrelsen är det i praktiken förvaltningschefen för landstinsservice som tar utredningsbeslutet. Detsamma gäller beträffande verkställighetsbeslutet att det är förvaltningschefen för Landstingsservice som tar de beslutet. Av Regel för investeringsprocess vid lokalförändring framgår att respektive förvaltningschef har budgetansvar för genomförande av investeringsprogram. Förvaltningen ansvarar för att medverka så att genomförandet sker effektivt och att krav/förutsättningar som redovisas i nyttokalkyl uppfylls. Vidare gäller att det är varje chefs ansvar att bedöma och i linjeorganisationen redovisa vilka behov av reinvesteringar/nyinvesteringar som bedöms som nödvändiga för att uppnå en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. 9

10 3.2.1 Bedömning Den grundläggande ansvarsfördelning som finns beträffande investeringar i fastigheter är i huvudsak tydlig. Landstingsfullmäktige beslutar om investeringsbudget och fattar inriktnings- och genomförandebeslut. Landstingsstyrelsen bereder investeringsbudgeten och investeringsärenden inför inriktnings- och genomförandebeslut i landstingsfullmäktige. Landstingsservice bygg- och förvaltarenhet svarar för att bereda investeringsärenden genom att ta fram underlag till de beslutssteg som ingår i investeringsprocessen. Det har framkommit i granskningen att det finns en bristande överenstämmelse mellan vad som står i regeln avseende utredningsbeslut och verkställighetsbeslut samt hur dessa beslut hanteras i praktiken. Investeringsrådets uppgift är i praktiken att rekommendera vilka investeringsprojekt som ska beredas vidare. Dessutom rekommenderar investeringsrådet efter genomfört programarbete vilka investeringsobjekt som ska genomföras. I dessa avseenden har investeringsrådet en rådgivande roll. Verkställighetsbeslut tas i praktiken av förvaltningschefen för Landstingsservice. Det är enligt vår bedömning väsentligt rutinen för beredning av investeringsärenden på ett korrekt sätt beskriver den beslutsordning som ska gälla inom ramen för processen. Av regeln framgår inte på ett tydligt sätt vad som ska vara styrande för den bedömning eller prioriteting som ligger till grund för de rekommendationer som investeringsrådet lämnar. Ett kritiskt inslag när investeringsärenden bereds är att under processen pröva om föreslagna alternativ är optimala och kostnadseffektiva. I regeln för investeringsprocess framgår inte att investeringsrådet har ett motsvarande uppdrag. När det gäller det ekonomiska ansvaret, framförallt för driftskostnadseffekter av investeringar, så har det inte beskrivits i den regel för investeringsprocess som har tagits fram. Av styrdokumentet för investeringsprocessen framgår inte heller en definition av nyttokostnadskalkylen. 4 Investeringar - Styrning 4.1 Finansiella mål Av landstingsplan framgår att omfattande investeringar tillsammans med ökade behov gör att landstinget fortsatt har en stor ekonomisk utmaning då utökningar inte kommer att kunna lösas med resurstillskott utan till stor del måste hanteras inom befintliga resurser genom förbättringar och effektiviseringar i verksamheten. Följande mål för god ekonomisk hushållning finns i landstingsplanen: Respektive års resultat ska uppgå till minst 2 % av skatteintäkter, generella statsbidrag och utjämning Målvärde procent. Investeringar ska finansieras med egna medel Målvärde procent. I landstingsplanen betonas att om landstinget ska klara kommande investeringar, pensionsåtagande och inte skjuta kostnader till kommande generationer måste budgeterade resultatmål uppnås. 4.2 Landstingsplan Enligt landstingsplanen så uppgår de planerade investeringarna 2015 till 2017 till totalt 607 mnkr fördelat på fastigheter och utrustning. 10

11 Tabell 1 Investeringar fördelat på fastigheter och inventarier, Mnkr Summa Inventarier 127,2 102, ,5 Fastigheter 183,9, 53,4 34,6 271,9 I genomsnitt motsvarar investeringarna ca 202 mnkr per år. Utifrån landstingets finansiella mål om att finansiera investeringar med egna medel så definieras investeringsutrymmet av avskrivningar och resultat. I budgeten 2015 beräknades avskrivningarna till 255 mnkr och resultatet till 134,4 mnkr, vilket ger ett investeringsutrymme på ca 390 mnkr. Landstingets finansiella mål är att alla investeringar ska finansieras med egna medel, definierat som resultat och avskrivningar, vilket innebär ett investeringsutrymme på 400 Mkr årligen. Huvudelen av investeringarna i inventarier avser utrustning enligt IT-plan, röntgenplan, laboratorieplan samt förvaltningarnas anslag för ospecificerade inventarier. Investeringsmedlen fördelas i landstingsplanen per förvaltning. Investeringsbudgeten för fastigheter är fördelad efter kommun och objekt. I förekommande fall är investeringsmedlen förutom fördelade på byggnader även specificerade på inventarier och konstnärlig utsmyckning. I vilken fas som respektive investeringsobjekt befinner sig i framgår inte av direkt av investeringsbudgeten med undantag av att det 2015 även görs en redovisning av objekt under utredning eller förstudie. Motsvarande framgår inte av landstingsplanen Landstingsplan I landstingsplanen framgår ökade behov av investeringar. I planen konstateras att landstinget står inför stora behov av ny- och ombyggnationer de kommande tio åren. Under planperioden uppgår de totala investeringarna till mnkr fördelat på inventarier med 419 mnkr och på fastigheter med 902 mnkr. Tabell 2 Investeringar fördelat på fastigheter och inventarier, Mnkr Summa Inventarier 142,5 143,5 132,8 418,8 Fastigheter 270, ,7 902,5 Jämfört med föregående landstingsplan innebär den genomsnittliga investeringsvolymen per år mer än en fördubbling, 440 mnkr/år jämfört med 202 mnkr/år. Budgeterat resultat och avskrivningar kommer då inte att fult ut kunna finansiera investeringarna. Avskrivningar och resultatet för perioden uppgår till ca mnkr. 4.4 Finansiering av investeringarnas driftskostnadskonsekvenser Vare sig av landstingsplanen eller landstingsplanen framgår principer för eller krav på hur ökade lokalkostnader (tillkommande driftskostnader) till följd av fastighetsinvesteringar ska finansieras. Detsamma gäller beträffande utrustningsinvesteringar. I Landstinget i Kalmar län tillämpas inte en generell internhyresmodell. För t.ex. sjukhusen budgeteras kostnaderna för lokaler inom Landstingsservice. Lokalkostnaderna fördelas sedan ut till verksamheterna enligt en särskild modell. När det gäller primärvård som är 11

12 konkurrensutsatt genom hälsovalet utgår så kallat SMAL-tillägg till de privata vårdenheterna för de delar som är fri nyttighet för de offentliga vårdenheterna. Till de fria nyttigheterna räknas lokalkostnaden för landstingsdrivna hälsocentraler. SMAL-tillägget beräknas varje år utifrån nivån på de landstingsdrivna enheternas fria nyttigheter. För folktandvårdens mottagningar som finns i landstingsägda fastigheter utgår en internhyra. Folktandvårdens eventuella tillkommande driftskostnader av en investering ska finansieras av verksamhetens intäkter. Enligt uppgift ska tillkommande kostnader som inte kan finansieras inom driftbudgeten framgå i underlaget till genomförandebeslut. Driftskostnadskonsekvenser avser dels kostnaderna för loklarerna, dels verksamhetskostnaderna i övrigt. Om det inte framgår av beslutsunderlaget så ska investeringens driftskostnad finansieras inom ordinarie driftbudget. I den tillämpade investeringsprocessen har driftskostnadskonsekvenser i huvudsak beräknats under programfasen Bedömning En viktig utgångspunkt för investeringsverksamheten är att det finns tydliga övergripande finansiella mål för hur investeringar ska finansieras. Det är också viktigt att de driftsekonomiska konsekvenserna av planerad omfattning på investeringsverksamheten framgår i landstingets budget. Det är framförallt två faktorer som är av intresse när investeringsutrymmet ska definieras. Den ena gäller finansieringen av investeringar och den andra finansieringen av tillkommande driftskostnader, t.ex. högre hyra. Landstingets finansiella mål och landstingsplanen ger tillsammans ramförutsättningar för finansiering av investeringsutgifter. Av landstingets finansiella mål eller av landstingsplanen i övrigt framgår inte att det finns en uttalad målsättning eller krav på hur eventuellt tillkommande driftskostnader till följd av investeringen ska finansieras. När det gäller lokaler så tillämpas inte inom Landstinget i Kalmar län en internhyresmodell för huvudelen av verksamheterna inom hälso- och sjukvården 1. I princip tillhandahålls lokaler som en fri nyttighet till verksamheten. Kostnaden för lokaler finansieras inom ramen för Landstingsservice budget. Lokalkostnaderna fördelas sedan till verksamheterna. En effekt av en sådan modell blir att kostnader för lokaler riskerar att inte uppfattas som reella kostnader. Ett av syftena med internhyra som brukar lyftas fram är att den ska ge incitament till kostnadseffektiv lokalanvändning genom att kostnaden för lokaler blir tydliga och kan relateras till kostnaden för andra insatsfaktorer. Verksamheten förväntas fatta mer rationella beslut avseende lokalanvändningen när sambandet mellan verksamhetskostnader och lokalkostnader är tydligt. I den nuvarande processen för fastighetsinvesteringar redovisas tillkommande driftskostnader i samband med underlaget inför genomförandebeslutet. Om inga tillkommande driftskostnader redovisas förväntas lokalerna finansieras inom befintlig driftram. En synpunkt är att kalkylerade driftskostnadskonsekvenser lyfts fram i ett sent skede av processen. När det gäller investeringar i inventarier så framgår inte av budgeten någon anvisning av hur eventuella tillkommande driftskostnader förväntas finansieras. 1 För folktandvården gäller att de i landstingsägda lokaler betalar en internhyra. 12

13 Vår bedömning är att det borde framgå tydliga principer för finansiering av driftskostnader som kan bli en konsekvens av investeringar i fastigheter och inventarier. 5 Investeringsverksamheten Beskrivning av process 5.1 Inledning Landstingets ledningsgrupp fastställde den 28 augusti 2015 Regel för investeringsprocess vid lokalförändring. För investeringar i utrustning/inventarier har det inte fastställts en investeringsprocess. I detta avsnitt görs en genomgång av den aktuella investeringsprocessen enligt den av landstingets ledningsgrupp fastställda processen. 5.2 Delegering av verkställighetsbeslut Av landstingsstyrelsens delegationsordning framgår att ny- och ombyggnation som finansieras inom befintlig budget har delegerats till landstingsdirektör och förvaltningschef Landstingsservice. Vidare framgår att beslutanderätten inte får vidaredelegeras. När det gäller upphandling så har beslut om upphandling av vara eller tjänst överstigande direktupphandlingsgränsen delegerats till landstingsdirektör, förvaltningschef Landstingsservice och upphandlingschef. Beslutanderätten får vidaredelegeras. Av regeln för investeringsprocessen framgår en beslutsordning: Investeringsutgift/driftskostnad Beslut Finansiering Specificerade objekt. Landstingsfullmäktige. Landstingsservice ram. Ospecificerade fastighetsförbättringar. Objekt >0,3 mnkr. Förvaltningschef Landstingsservice löpande. Inom Landstingsservice befintliga budget. Ospecificerade fastighetsförbättringar. Objekt <0,3 mnkr. Förvaltningschef löpande. Utgift direktavskrivs och finansieras inom den egna förvaltningsbudgeten. Ovanstående beslutsordning avseende beslut av förvaltningschefer är enligt vår tolkning inte delegationsbeslut utan s.k. verkställighetsbeslut. 5.3 Investeringsprocess vid lokalförändring Inledning Processen för fastighetsinvesteringar kan beskrivas på olika sätt. Ett sätt att se på processen är att dela in den i ett antal steg, d.v.s. behovsanalys, förstudie, programarbete och genomförande. För att komma vidare i en investeringsprocess krävs normalt, när ett behov har identifierats, att beslut fattas om att behovet ska utredas. För varje steg i den fortsatta processen krävs sedan ett ställningstagande. Varje beslut bör i sin tur bygga på tillfredsställande underlag och vila på transparenta principer för prioritering. Syftet med lokalinvesteringsprocessen är ytterst att den ska leverera ändamålsenliga lokaler på ett kostnadseffektivt sätt. Investeringsprocessen i Landstinget i Kalmar län finns beskriven i regel för investeringsprocess vid lokalförändring. Syftet med regeln är att tydliggöra arbets- och beslutsgången 13

14 vid lokalförsörjningsprocessen. Med lokalförsörjningsprocessen menas kartläggning av investeringsbehov, beredning och beslut, genomförande och uppföljning Målet är att landstinget ska ha ett effektivt nyttjande av lokaler som i sin tur bidrar till kostnadseffektiv och ändamålsenlig verksamhet Investeringsråd Investeringsrådet roll och ansvar framgår under avsnitt 3.2 Tjänstemannaorganisationen. Investeringsrådet har en avgörande roll för de fastighetsinvesteringar som efter behovsanalys ska gå vidare i beredningsprocessen och som slutligen ska föreslås genomföras. Av processbeskrivningen framgår dock inte vilka principer eller utgångspunkter som ska utgöra grunden för investeringsrådets prioriteringar Investeringsprocessen i förhållande till landstingsplan och budget Enligt beskrivningen är utgångspunkten att investeringsprocessen är en integrerad del av landstingets budgetprocess och baseras på de förutsättningar och krav som landstingsfullmäktige formulerar. En iakttagelse är att investeringsbudgeten för i huvudsak är en konsekvens av de inriktningsbeslut och genomförandebeslut som fullmäktige fattat. När det gäller fastigheter är det en förutsättning att behovet finns med i landstingets inversteringplan och budget för att det ska leda till en investering. Beslutsprocessen för fastighetsinvesteringar, från identifierat behov till genomförande, är relativt lång Fastighetsinvesteringsprocessen I detta avsnitt redovisas investeringsprocessen med utgångspunkt från den beskrivning som i regel finns för investeringsprocess vid lokalförändring. Nedanstående figur är en tolkning av investeringsprocessens olika steg. Figur 1 - Investeringsprocessen - Fastigheter Behov Behovsananalys Förstudie (Utredning) Program Genomförande Upphandling Verkställighet Ja Ja Ja Ja Utredningsbeslut Inriktningsbeslut Genomförandebeslut Verkställighetsbeslut För att kunna genomföra en fastighetsinvestering inom Landstinget i Kalmar län krävs fyra beslut: Utredningsbeslut (förstudie) Inriktningsbeslut (programarbete). Genomförandebeslut. Verkställighetsbeslut. Inriktnings- och genomförandebeslut tas av landstingsfullmäktige medan utrednings- och verkställighetsbeslut tas på tjänstemannanivå. 14

15 Behovsanalys En fastighetsinvestering startar med att ett behov av lokalförändring identifieras. Chefer i linjeorganisationen ansvarar för att bedöma och redovisa vilka behov av lokalförändringar som finns och förvaltningschef ansvarar för att en prioritering görs. Prioriteringen ska baseras på omvärlds-, verksamhets-, lokalbehovsanalyser samt problembeskrivning. Landstingsservice har regelbundna möten med förvaltningsledningar/sjukhusledningar där frågan tas upp om de behov som finns beskrivna i framtagna planer och vilka som de vill ska beredas vidare och omsättas till ett projekt. Enligt Landstingsservice så kan behov framföras på olika sätt beroende på vad som avses. Det kan vara chefer på olika nivåer som initierar behoven men Landstingsservice säkerställer att respektive förvaltningsledning godkänt eller står bakom uppdraget. Behov Behovsananalys Utredningsbeslut Enligt beskrivningen av investeringsprocessen framgår inte t.ex. vid större investeringar att formella beslut om behovsanalys ska tas. Landstingsservice ansvarar för att bereda investeringsärenden och sammanställa underlag för utredningsbeslut. Det finns en särskilt framtagen blankett checklista lokalförändringar - fastighetsinvesteringar som dock är frivillig att använda. Blanketten är uppdelad i del 1 för verksamheten och del 2 för Landstingsservice. Verksamheten ska bl.a. göra en behovsbeskrivning och värdera de förväntade effekterna i ett styrkortperspektiv. Exempel på effekter är ökad tillgänglighet, förbättrad kvalitet, möjlighet att korta behandlingstiden och ändrat arbetssätt. Bedömningen görs i skala från 0 = ingen påverkan till 5 = hög påverkan. Under ekonomiperspektivet bedömas hur kostnaderna påverkas. Exempel på aspekter utgörs av: personalkostnaden (bemanning), inredning, medicinskteknisk utrustning, m.m. Även en verbal bedömning ska göras av om driftskostnaderna kan hållas inom verksamhetens ekonomiska ram. Slutligen finns också ett utrymme i checklistan att uppskatta investeringsutgiften för utrustning/inventarier och övrigt och beräkning av driftskostnaden (exklusive investeringen i byggnaden). I del 2 av checklistan som Landstingsservice ska fylla i ska det bl.a. lämnas en ekonomisk sammanställning av investeringen fördelad på fastighet, utrustning, konst och övrigt. Även en ekonomisk sammanställning avseende kostnader som kommer att påverka driftbudgeten. Ovanstående blankett för att redovisa behov av lokalförändring används inte generellt vid behov av lokalförändring. Baserat på det underlag som presenteras av Landstingsservice föreslår (rekommenderar) investeringsrådet om investeringsobjektet ska beredas vidare eller inte. Det har inte framkommit i granskningen att det finns definierade utgångspunkter som grund för prioritering av investeringsobjekt som ska föras vidare i processen. Förstudie I och med att utredningsbeslutet får Landstingsservice i uppdrag att genomföra en förstudie. 15

16 Förstudie (Utredning) Inriktningsbeslut I förstudiearbetet ska olika handlingsalternativ prövas i förhållande till behov och ekonomi. Ett förväntat resultat av förstudien är att den ska utmynna i ett val av huvudalternativ. Förstudien ska också resultera i en översiktlig investeringskalkyl, nyttobedömning och tidplan för genomförandet. Med förstudien som underlag ska sedan efter beredning av landstingsstyrelsen beslut tas av landstingsfullmäktige om att genomföra programarbetet eller att avbryta projektet. Programarbete Programarbetet syftar till att specificera den lösning som föreslogs i förstudien. Program Genomförandebeslut Programarbetet ska mynna ut i funktionsprogram, planritningar, miljöinventering, tidplan, nyttokalkyl, investeringskalkyl driftskostnadskonsekvenser. Underlaget från programarbetet utgör underlag för landstinsfullmäktiges beslut om att genomföra investeringen eller att avbryta arbetet. Genomförande Genomförandet avser produktion utifrån fastställd programhandling. Verkställighet Av regeln för investeringsprocessen framgår att ett resultat av genomförandet ska vara att de verksamhetsmässiga och ekonomiska konsekvenserna uppnås. Om det inte har inträffat en avvikelse från genomförandebeslutet tas ett verkställighetsbeslut i annat fall lämnas ärendet till landstingsstyrelsen. När det gäller arkitekter och byggentreprenader så finns det upphandlade ramavtal. För ramavtalen gäller övre beloppsgränser t.ex. byggentreprenörer 0,8 mnkr, rör 0,4 mnkr och VVS 0,2 mnkr. Vid större investeringar görs separata upphandlingar. För närvarande pågår ett arbete mellan upphandlingssektionen och bygg- och förvaltarenheten för att utveckla och förbättra samarbetet. Uppföljning Enligt beskrivningen av investeringsprocessen ska det efter driftsättning göras en uppföljning och utvärdering av investeringen. Någon närmare precisering av uppföljningens innehåll och omfattning framgår dock inte av regeln för investeringsprocess i fastigheter. 16

17 En uppföljning i form av jämförelse mellan investeringskalkyl och faktiskt utfall görs i samband med att investeringen tas i bruk. Tidigare har det inte gjorts uppföljningar i förhållande till syftet med investeringen. Numera fastställs projektmål för respektive investeringsobjekt. Framöver kommer därför uppföljningarna av investeringsobjekten att omfatta även projektmålen Verksamhetshandbok Bygg- och förvaltarenheten inom Landstingsservice har en verksamhetshandbok som beskriver planerings- och byggprocessen. Enligt den är planerings- och byggprocessen indelad i fyra faser: planering, projektering, produktion och drift. I planeringsfasen ingår förstudie och programarbete. Projekteringsfasen som startar efter genomförandebeslutet innehåller systemhandlings- och detaljprojektering samt upphandling. Av processbeskriviningen framgår att ställningstagandet till verkställighet görs efter entreprenadupphandlingen. Efter verkställighetsbeslutet vidtar sedan själva byggproduktionen. I planerings- och byggprocessen framgår samma beslutspunkter som i landstingets investeringsprocess. För respektive skede i processen finns en rutin för genomförande och av vad underlaget till respektive beslut ska innehålla. Som stöd för genomförande av respektive fas finns ett antal instruktioner, mallar och blanketter Bedömning Beslut om investeringar innebär att resurser binds upp för lång tid dels under själva genomförandet, dels under nyttjandet av investeringen. Brister i investeringsprocess kan få en rad olika negativa konsekvenser för framtiden, både när gäller ekonomi och kvalitet. För att säkerställa hög kvalitet och kostnadseffektiva investeringar är det väsentligt att en ändamålsenlig och effektiv investeringsprocess etableras. Ett syfte med processen är att den ska ge underlag till välgrundade investeringsbeslut. Landstingets investeringsprocess har fastställts av landstingets ledningsgrupp. Investeringsprocessen handlar om beredning av investeringsärenden som fullmäktige ytterst fördelar medel till. Enligt vår bedömning utgör investeringsprocessen en fråga av principiell vikt. Fullmäktige bör därför besluta antingen om en investeringspolicy/investeringsstrategi som utgör utgångspunkt för att landstingsstyrelsen ska kunna fastställa investeringsprocessen eller så beslutar fullmäktige om investeringsprocessen. När det gäller övriga investeringar, d.v.s. investeringar i inventarier, saknas en definierad investeringsprocess. Av landstingsstyrelsens delegationsordning framgår att beslut om ny- och ombyggnation som finansieras inom befintlig budget är delegerad till landstingsdirektör och förvaltningschef Landstingsservice. Delegationsordningen klargör inte vilken typ av beslut som avses. Inom ramen för fastighetsinvesteringar tas t.ex. beslut om behovsanalys, förstudie, programarbete och genomförandebeslut. En bedömning är att beslut om ny- och ombyggnation är att jämställa med genomförandebeslut. Beslutanderätten är inte kopplad till någon beloppsgräns annat än till befintlig budget (investeringsbudget). En tolkning av delegationen är att landstingstingsdirektören och förvaltningschefen för landstingsdirektören har rätt att besluta om investeringar, d.v.s. genomförandebeslut, som specificerats i investeringsbudgeten. I praktiken har dock inte delegationen tillämpats för genomförandebeslut på tjänstemannanivå utan ses istället som en rätt att genomföra (verkställa) investeringar i enlighet med fullmäktiges genomförandebeslut. Landstingsstyrelsen som har delegerat beslutanderätten har dock enligt reglementet inte enligt reglementet getts en motsvarande delegation. En förutsättning enligt kommunallagen för att en nämnd/styrelse ska 17

18 kunna delegera rätten att fatta beslut till t.ex. en tjänsteman är att nämnden har beslutanderätten. I regel för investeringsprocess vid lokalförändring beskrivs också en beslutsordning dels för investeringsutgift/driftskostnad, dels utrednings-, inriktnings-, genomförande- och verkställighetsbeslut. När det gäller beslut om investeringsutgifter framgår att fullmäktige beslutar om specificerade objekt. Förvaltningschefen för Landstingsservice beslutar om ospecificerade fastighetsförbättringar >0,3 mnkr inom befintlig budget och övriga förvaltningschefer om fastighetsförbättringar <0,3 mnkr inom den egna förvaltningens budget. Det framgår inte om förvaltningschefernas beslut är delegationsbeslut eller verkställighetsbeslut. När det gäller beslut om större lokalinvesteringar, kan konstateras, att beslutsordningen för behovsanalys inte framgår av regeln och beträffande förstudie (utredningsbeslut) inte överensstämmer med faktiskt tillvägagångssätt. Vår bedömning är att beslutanderätten beträffande investeringar i fastigheter bör bli föremål för en översyn och anpassas till de olika typer av beslut som tas inom ramen för fastighetsinvesteringsprocessen. Det ska finnas en överenstämmelse mellan beslutanderätten enligt delegationsordningen och investeringsprocessen. Investeringsprocessen innehåller ingen närmare vägledning när det gäller prioriteringar av investeringsönskemål. I huvudsak nämns vilka typer av analyser som förvaltningschefer ska basera prioriteringarna av investeringsönskemål på. Någon mall som ska tillämpas för att beskriva behoven har inte fastställts inom ramen för investeringsprocessen. I regeln framgår inte beträffande utredningsbeslutet vilka prioriteringsgrunder som ska vara vägledande för att rekommendera investeringsärenden som ska beredas vidare i processen. För att beredningsprocessen ska kunna bli mer ändamålsenlig bör det tydliggöras vilka utgångspunkter som prioriteringarna ska vila på och vilka bedömningsgrunder som ska tilllämpas. Även verksamhetens beskrivning av effekterna av en investering behöver klargöras för att underlätta bedömningar/prioriteringar. Framförallt bör det tydligare framgå i vilken utsträckning som måluppfyllelsen påverkas av investeringen. I princip bör, checklista lokalförändringar - fastighetsinvesteringar, vara obligatorisk att använda. Regeln för investeringsprocessen redovisar vilket resultat uttryckt i underlag som varje fas ska resultera i. Förstudien ska t.ex. resultera i en översiktlig investeringskalkyl och nyttobedömning. Ett resultat av programarbetet ska bl.a. vara investeringskalkyl, driftskostnadskonsekvenser och nyttokalkyl. Det har dock inte framkommit om det finns definierade mallar för hur nyttokostnadskalkyler 2 ska upprättas. I investeringsprocessen definieras inte heller mallar för upprättandet av investerings- och driftskostnadskalkyler. Underlag för driftskostnadsbedömningen redovisas först i samband med programarbetet. De underlag som tas fram i olika faser av ett investeringsprojekt utgår ifrån Landstingsservice verksamhetshandbok och i den ingående mallar och blanketter. Inga särskilda krav på underlagen har riktats i regeln för investeringsprocess. För att stödja och underlätta prioriteringar bör nyttokostnadskalkylering faktiskt genomföras inom ramen för investeringsprocessen. Särskilt viktigt är det att investeringsrådet kan basera prioriteringar som görs som underlag för rekommendationer bl.a. på nyttokostnadskalkyler. En nyttobedömning förutsätter att effekterna av en investering i form av kvalitetsförbättringar kan sättas i relation till investeringens kostnadskonsekvenser. En väsentlig del i investeringsprocessen är att definiera de olika underlag som ska tas fram i 2 I checklista lokalförändringar fastighetsinvesteringar finns en form av mall för nyttobedömning som dock inte kan jämställas med en nyttokostnadskalkyl. 18

19 samband med de olika beslut som fattas under processens genomförande. Särskilt gäller det de kalkyler som behöver upprättas i olika skeden både av verksamheten och av Landstingsservice. Det är först i samband med att en driftskostnadsberäkning av investeringsbehovet har gjorts som det finns reella förutsättningar att göra nyttobedömningar. Slutsatsen är att det saknas en vägledning som stöd för bedömningar och prioriteringar som ska göras av förvaltningarna och av investeringsrådet. Det är en fördel om dessa bedömningar kan göras i ett tidigt skede av processen i samband med förstudien. Samtidigt ställer det högre krav på de underlag som tas fram under förstudien. En viktig utgångspunkt är att det finns tydliga krav på i vilken grad verksamheten själv måste finansiera de tillkommande driftskostnaderna av en investering. Verksamheten måste initialt, när investeringar aktualiseras, identifiera i vilken grad kostnadseffektiviteten kan förbättras och därmed bidra till finansieringen av tillkommande driftskostnader. Metoder behöver också utvecklas för att bedöma ekonomiska konsekvenser av om investeringen leder till att kvalitetsbrister reduceras t.ex. vårdrelaterade infektioner. I investeringsprocessen görs ingen skillnad på specificerade investeringar med utgångspunkt från investeringens storlek. En fråga som bör kunna övervägas är om investeringsprocessen och beslutsordningen i den ska anpassas efter storleken på specificerade investeringar. Vilken uppföljning eller utvärdering som ska göras av genomförda investeringar beskrivs inte närmare i regeln för investeringsprocessen. Vår rekommendation är att innehåll och ansvar för uppföljningen ges en tydlig definition i investeringsprocessen. Enligt vår bedömning bör det för större investeringar även ingå att en slutrapport med efterkalkyl ska lämnas. Vem som ska vara mottagare av en sådan rapport kan då vara fullmäktige, landstingsstyrelsen eller investeringsrådet beroende på investeringens storlek. När det gäller investeringsprocessen och beredningen inför varje investeringsbeslut är det en fördel om IT-baserat systemstöd används med gemensamma mallar för olika faser. Det blir då tydligare och enklare att följa ett investeringsärende. Det bör också med ett sådant IT-stöd bli enklare att få en överblick i investeringsprocessens olika faser över projektens kalkylerade investeringsutgifter och driftskostnadspåverkan. Omfattningen på de budgeterande investeringarna i landstingsplanen avseende åren 2016 och 2017 skiljer sig påtagligt från samma år i landstingsplanen Den regel för investeringar som fastställts av landstingets ledningsgrupp har definierat ett ramverk för investeringsprocessen. Enligt vår bedömning behöver dock processen ges ett tydligare innehåll vad gäller krav på underlag som ska tas fram i olika skeden av processen tillsammans med mallar för de kalkyler som behöver upprättas. Investeringsprocessen bör även omfatta inventarier/utrustning. Investeringsrådets uppdrag bör definieras tydligare tillsammans med prioriteringsgrunderna för val av investeringar som ska föras vidare i processen. Förutom denna prioritering bör även investeringsrådet pröva ändamålsenlighet och kostnadseffektiviteten i de alternativ som föreslås i förstudie och i underlaget för genomförandebeslutet. Sambandet mellan investeringsprocessen och budgetprocessen behöver beskrivas på ett tydligt sätt i investeringsprocessen. Ansvaret för tjänstemannaberedningen av investeringsbudgeten bör redovisas. 19

20 6 Planer för investeringar 6.1 Inledning När det gäller planering av fastighetsutveckling inom hälso- och sjukvården används numera ofta begreppet fastighetsutvecklingsplan (FUP). En fastighetsutvecklingsplan definieras som ett strategiskt dokument vars syfte är att beskriva fastigheternas (vanligtvis sjukhusens) utveckling på lång sikt. Syftet med en fastighetsutvecklingsplan är att den ska bidra till att: På bästa sätt tillgodose verksamheternas behov av lokaler. Få en långsiktig strategisk planering för utveckling av befintliga och nya byggnader, logistik, trafik och teknisk försörjning m.m. Säkerställa kvaliteten i investeringsbesluten och få en samlad bild av investeringsbehovet. Det finns olika benämningar på fastighetsutvecklingsplaner, t.ex. byggnadsplan, utvecklingsplan, generalplan m.m. I Landstinget i Kalmar län fick Landstingsservice bygg- och förvaltarenheten i uppdrag att upprätta lokalstrategiplaner för länets tre sjukhusfastigheter. I en rapport från Sveriges Kommuner och Landsting (2014) framgår att hälften av landstingen har uppdaterade fastighetsutvecklingsplaner och att ytterligare en fjärdedel arbetar med att uppdatera sina planer. Att ha uppdaterade och väl förankrade fastighetsutvecklingsplaner för landstingets sjukhusområden är särskilt relevant nu när landstingen befinner sig mitt uppe i en kraftig investeringsperiod. Fastighetsutvecklingsplanen är ett vägledande underlag vid beslut om byggprojekt på sjukhusområden. Fastighetsutvecklingsplanen är ett viktigt strategiskt styrdokument för den fysiska planeringen för sjukhusområdenas framtida utveckling och för utveckling av vården. Tidhorisonten för en fastighetsutvecklingsplan kan vara år samtidigt som dokumentet har en kortare livslängd. Under fastighetsutvecklingsplanen ligger sedan ett antal strategiska, taktiska och operativa planer. Taktiska planer kopplade till fastighetsutvecklingsplanen kan vara investeringsplaner som redovisar det ekonomiska utrymmet att genomföra fastighetsutvecklingsplanen. Förutom investeringsplanen, med tidshorisont på tre år, som ingår i landstingsplan med budget bör det finnas en genomförandeplan för investeringar på medellång sikt, d.v.s år. 6.2 Lokalstrategiplaner Landstinget i Kalmar län Under 2014 fick Landstingsservice bygg och förvaltarenhet i uppdrag att upprätta lokalstrategiplaner för länets tre sjukhusfastigheter. Syftet med en lokalstrategiplan är att ta ett långsiktigt samlat grepp över behov och disponering av tomt och byggnader. Planen ska vara ett underlag vid framtida planering för att på ett systematiskt sätt planera och genomföra ny-, om- och tillbyggnader. Ännu ej påbörjade uppdrag enligt tidigare beslut ska ingå i respektive sjukhus lokalstrategiplan. Lokalstrategiplanerna för Oskarshamns och Västerviks sjukhus färdigställdes i augusti Arbetet med Länssjukhusets plan kommer att påbörjas hösten 2015 och beräknas vara färdigställd till sommaren I denna granskning har lokalstrategiplanen för Oskarshamns sjukhus studerats. I planen redovisas sjukhusets vision som övergripande utgångspunkt. De huvudavsnitt som ingår i planen är: 20

21 Gemensamma strategier. Nulägesanalys. Framtidsvision. Av strategin för genomförandet framgår att lokalstrategiplanen utgör ett översiktligt exempel å etappvis genomförande. Varje etapp måste föregås av en förstudie som fördjupat redovisar konsekvenserna avseende byggnader, trafik, kulvertsystem, tekniska system samt transport- och försörjningssystem. Uppdelningen i etapper anses underlätta planläggningen vad avser vilka som ska genomföras parallellt och vilka som ska göras överlappande eller i tidsföljd. Slutsatsen av nulägesanalysen är att Oskarshamns sjukhus består av ett antal byggnader som omöjliggör utveckling av sjukvården utan stora om- eller nybyggnationer. Det finns ett övergripande behov av en koncentrerad byggnadsstruktur med nära samband mellan olika funktioner. I framtidsvisionen beskrivs en utveckling av sjukhuset i fyra etapper. Av förslaget till fortsatt arbete framgår att för varje etapp föreligger behov av att göra omprövningar och fördjupade förstudier. Utredningar och förstudier ska föra med en rimlig regelbundenhet i takt med behov och krav som identifierats och synliggjorts. Lokalstrategiplanerna som har tagits fram har inte varit föremål för politiska beslut. Enligt uppgift så är inte heller tanken att de ska fastställas politiskt. 6.3 Lokalförsörjningsplan 2015 Enheten för bygg och förvaltning tar årligen fram en lokalförsörjningsplan som tillsammans med lokalstrategiplanerna ska beskriva vilka behov som verksamheterna har av lokalförändring över tid. Syftet med dokumenten är att de ska ge ett planerings- och beslutsunderlag för att: Skapa lokaler som motsvarar verksamhetens långsiktiga behov. Placera lokalerna så logiskt som möjligt. Ge en övergripande bild över lokalanvändning. Ge en övergripande bild över när i tid lokalförändringar ska genomföras. Uppnå ett optimalt nyttjande. Uppnå en effektiv förvaltning. Lokalförsörjningsplanen har ett tidsperspektiv på 5 till 10 år. I planen redovisas lokaluppdrag som givits enligt tidigare beslut. Planen innehåller en inventering per förvaltning av lokaler dels ägda av landstinget, dels inhyrda. Redovisningen per objekt är relativt summarisk och redovisar i förekommande fall om lokalbehovet är tillgodosett eller om det finns ett behov av lokalförändring. Även uppdrag kopplade till respektive förvaltning redovisas. När det gäller de sjukhus där det finns framtagna lokalstrategiska planer görs en hänvisning till respektive plan. 6.4 Planer för investering i inventarier/utrustning För investeringar i inventarier/utrustning upprättas bl.a. röntgenplan, laboratorieplan och IT-plan. Det finns också planer för tekniska hjälpmedel och investeringar i ambulansverksamheten. De planer som redovisas i landstingsplanen är treåriga och i landstingets investeringsbudget fördelas medlen till respektive förvaltning som ansvarar för de olika investeringsslagen. Samtidigt finns underliggande planer med en längre tidshorisont, t.ex. när det gäller röntgen- och laboratorieutrustning. 21