Personalliggare i byggbranschen. Frågor och svar - sammanställning av information från Skatteverket, SKL och ID 06. April 2016

Transkript

1 Personalliggare i byggbranschen Frågor och svar - sammanställning av information från Skatteverket, SKL och ID 06 April 2016

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Information i Fastighetsägarnas faktablad Skatteverket Förtydliganden och ställningstaganden publicerade på hemsida Byggverksamhet Byggarbetsplats Byggherre och dennes skyldigheter Byggherre Skyldigheter för dig som är byggherre Överlåtelse av byggherres skyldigheter Byggherrens anmälningsskyldigheter Byggherrens skyldighet att tillhandahålla utrustning Byggherrens skyldighet att hålla personalliggare tillgänglig SKL ur skrift Personalliggare i byggbranschen (2016) Hur definieras en byggarbetsplats vid ramavtal, drift- och underhållsavtal eller byggserviceavtal? Hur ska personalliggare föras när flera olika byggprojekt pågår samtidigt inom samma område eller fastighet, exempelvis ett sjukhus? Går det att överlåta byggherreansvaret till en samordningsansvarig, till exempel BAS-U, vid en delad entreprenad? Vad räknas som byggverksamhet? Omfattas byggverksamhet som kommuner och landsting driver helt i egen regi av lagstiftningen? Ska anställda inom kommuner och landsting registrera sig i personalliggaren när de vistas på byggarbetsplatsen? Hur beräknas kostnaden för byggverksamheten i ett projekt som bedrivs med såväl kommunanställda som externa leverantörer? Ska konsulter som bara göra enstaka, kortare besök på byggarbetsplatsen föra en egen personalliggare? Kommer Skatteverket att samordna sina kontrollbesök tillsammans med fackförbund eller andra myndigheter?... 12

3 4.10 Omfattar byggherrens ansvar att tillhandahålla utrustning för elektronisk personalliggare även inköp av mobiltelefoner eller surfplattor till samtliga personer på byggarbetsplatsen? Måste överlåtelse av byggherreansvaret göras i ett separat avtal eller räcker det med ett tillägg i befintliga kontrakt/avtal? Måste alla verksamma personer på byggarbetsplatsen ha giltig legitimation? Vem är byggherre vid åtgärdande av försäkringsskador? Vad gäller om kostnaden för byggverksamheten blir högre än beräknat? Räknas kommunen/landstinget som byggherre vid ombyggnationer, reparationer och underhåll i externa fastigheter/lokaler? ID06 frågor och svar publicerade på hemsida Vi ska göra ett större arbete åt en bostadsrättsförening innefattande stambyte och renovering av toaletter inne hos medlemmarna men även i allmänna utrymmen i huset. Kommer vi att beröras av den nya lagen? Jag jobbar mest med att frakta material till olika byggarbetsplatser, berörs jag av lagen?. 14

4 1 Inledning Sedan kraven om elektronisk personalliggare i byggbranschen infördes efter årsskiftet 2015/2016 har det funnits flertalet frågetecken kring hur reglerna ska tolkas. Beskrivning av och information kring reglerna, både inför och efter de implementerats, har gjorts av flera aktörer, bland annat Skatteverket, Fastighetsägarna och Sveriges Byggindustrier. Ändå kvarstår flera oklarheter kring reglerna. Denna sammanställning listar vad olika aktörer publicerat för förtydliganden, ställningstaganden eller svar på vanliga frågor. Skatteverket kommer kontinuerligt att publicera ställningstaganden kring regelverket. Denna skrift innehåller ställningstaganden till och med april 2016 och är sammanställda av Rikard Silverfur på Fastighetsägarna Sverige. 2 Information i Fastighetsägarnas faktablad Följande information är hämtad från Fastighetsägarnas faktablad om personalliggare. Den 1 januari 2016 införs obligatoriskt krav på elektronisk personalliggare vid alla byggen. Kravet gäller vid alla former av byggnationer och berör alla fastighetsägare som utför byggnadsarbeten på sin fastighet. Bestämmelserna innebär att samtliga personers närvaro på byggarbetsplatsen ska registreras. Kraven på obligatorisk elektronisk personalliggare infördes 1 januari 2016 och gäller vid samtliga typer av byggnationer: om-, till- och nybyggnader, reparations- och underhållsarbete, anläggning och rivning. Bestämmelserna ska tillämpas på byggarbetsplatser där byggverksamheten påbörjas efter den 1 januari På byggarbetsplatser där byggverksamheten har påbörjats före den 1 januari 2016 ska den nya lagen tillämpas så snart det kan antas att byggverksamheten kommer att avslutas efter den 30 juni Dessutom gäller samma krav på att föra personalliggare vid köp av kringtjänster så som städning och bevakning eller andra typer av tjänster som är kopplade till byggverksamheten. Det är varje entreprenör som ansvarar för att personalliggaren förs och att den innehåller identifikationsuppgifter om företaget och samtliga närvarande personer på arbetsplatsen. Kraven innebär i korthet att byggherren ska: Anmäla byggstart till Skatteverket. Skaffa utrustning som möjliggör införande av elektronisk personalliggare.

5 Hålla den samlade personalliggaren tillgänglig för Skatteverket på byggarbetsplatsen. Anmäla att byggverksamheten avslutats. Undantag från kravet Kravet på personalliggare gäller inte: Om kostnaden för byggnationen kan antas vara lägre än fyra prisbasbelopp (motsvarande kr exkl. moms för 2015). Privat byggherre bygger för eget bruk. Möjligt att överlåta ansvar Ansvaret att tillhandahålla personalliggare och anmäla byggverksamhet kan skriftligen överlåtas till den entreprenör som fått i uppdrag att självständigt svara för arbetets utförande, till exempel en generalentreprenör. Vid delade entreprenader kvarstår dock alltid ansvaret för personalliggare hos byggherren. Ansvaret kan heller inte överlåtas till en underentreprenör. Fastighetsägarna har tillsammans med bland andra HSB enats om en standardskrivning som kan användas i entreprenadavtal för att överlåta ansvaret för personalliggare. Jämlikt Skatteförfarandelagen (2011:1244) 39 kap 11 c, överlåter Beställaren härmed byggherrens samtliga skyldigheter enligt lagens 39 kap 11 b och 12 samt 7 kap. 2 a och 4 till Entreprenören att fullgöra vid utförandet av uppdraget. Kontrollbesök av Skatteverket Skatteverket har möjlighet att göra oanmälda besök på byggarbetsplatser för att kontrollera att personalliggare finns. Om det finns brister kan kontrollavgifter tas ut.

6 3 Skatteverket Förtydliganden och ställningstaganden publicerade på hemsida På Skatteverkets webbplats: finns mer information. 3.1 Byggverksamhet Med byggverksamhet avses näringsverksamhet som avser om-, till- eller nybyggnadsarbeten, reparationsoch underhållsarbeten, rivning av byggnadsverk samt annan näringsverksamhet som bedrivs som stöd för sådan verksamhet och som inte omfattas av reglerna om personalliggare i restaurang-, frisör- eller tvätteriverksamhet. I definitionen av byggverksamhet ligger att verksamheten är näringsverksamhet i skattelagstiftningens mening. 3.2 Byggarbetsplats En byggarbetsplats är en plats där byggverksamhet bedrivs. Förhållandena inom byggbranschen skiftar. Som exempel kan nämnas att byggverksamheten utförs i en annan näringsidkares verksamhetslokal, att verksamheten avser uppförande av en hyresfastighet eller att verksamheten utgörs av ett större vägbygge mellan orterna A och B. Detta medför att en beskrivning av var byggverksamhet ska bedrivas kan variera och exempelvis anges genom en adressuppgift, en eller flera fastighetsbeteckningar eller uppgifter om longitud och latitud för området där verksamheten ska utföras. Vid vissa typer av arbeten kan den geografiska utbredningen variera under verksamhetens gång i sådana fall anses byggarbetsplatsen vara densamma under arbetets gång, trots att utbredningen förändras. Beroende på omständigheterna kan ett avrop från ett ramavtal innebära att den byggverksamhet som utförs enligt avropet ger upphov till en byggarbetsplats. Grundläggande är dock att en helhetsbedömning ska göras i det enskilda fallet. Skatteverket anser att behovet av effektivitet och kvalitet i verkets kontrollbesök är en viktig faktor i den bedömningen. Den 21 mars 2016 gjorde Skatteverket ett skriftligt ställningstagande med bland annat ett förtydligade av hur begreppet byggarbetsplats ska tolkas samt nya riktlinjer för hur personalliggare i byggbranschen ska tillämpas vid ramavtal, serviceavtal, drift- och underhållsavtal. Syftet med ställningstagandet är att reda ut vanliga frågor och underlätta Skatteverkets kontrollbesök. Skatteverket anser att det är den byggverksamhet som ska utföras som avgör byggarbetsplatsens geografiska utbredning. Man måste vid avgränsning av uttrycket byggarbetsplats göra en samlad bedömning av samtliga de omständigheter som föreligger i det enskilda fallet. Skatteverkets

7 möjlighet att överblicka en byggarbetsplats vid kontrollbesök är en viktig faktor. Även tidsmässiga aspekter liksom åtgärdernas art kan ha betydelse. Formerna för slutande av avtal med eventuella entreprenörer är i princip inte av betydelse för att avgränsa vad som utgör en byggarbetsplats. Byggverksamhet som utförs på olika platser ska inte hänföras till samma byggarbetsplats. Med uttrycket olika platser avser Skatteverket här platser som är så åtskilda från varandra geografiskt att verket vid ett kontrollbesök inte kan överblicka om byggverksamhet faktiskt pågår. Skatteverket anser att det kan finnas förutsättningar för att hänföra byggverksamhet som pågår kontinuerligt inom ett begränsat område till en (1) byggarbetsplats. Byggarbetsplatser i den mening uttrycket har i 39 kap. 2 första stycket SFL kan överlappa varandra geografiskt. 3.3 Byggherre och dennes skyldigheter Byggherre Byggherre är du som för egen räkning utför eller låter utföra projekterings-, byggnads-, rivnings- eller markarbeten. Till exempel enskilda näringsidkare och aktiebolag liksom andra former av juridiska personer, statliga verk, kommuner och landsting kan vara byggherrar Skyldigheter för dig som är byggherre Om du är byggherre ska du enligt huvudregeln anmäla dig för registrering hos Skatteverket innan byggverksamhet påbörjas på en byggarbetsplats underrätta Skatteverket om en uppgift, som ligger till grund för registrering, ändras tillhandahålla utrustning så att en elektronisk personalliggare kan föras på byggarbetsplatsen och hålla den samlade personalliggaren tillgänglig för Skatteverket på byggarbetsplatsen (beträffande uttrycket den samlade personalliggaren, se nedan under rubriken Hålla personalliggaren tillgänglig för byggherren). Byggherrens skyldigheter gäller inte för en byggherre som är en fysisk person som inte i näringsverksamhet utför eller låter utföra projekterings-, byggnads-, rivnings- eller markarbeten. Skyldigheterna gäller inte förrän de sammanlagda arbets- och materialkostnaderna, exklusive mervärdesskatt, för byggverksamheten på byggarbetsplatsen kan antas uppgå till mer än fyra prisbasbelopp (för närvarande omkring kr).

8 3.3.3 Överlåtelse av byggherres skyldigheter Du som är byggherre kan genom skriftligt avtal med en näringsidkare, som får i uppdrag att självständigt ansvara för arbetets utförande, överlåta på näringsidkaren att vid utförandet av uppdraget även fullgöra alla byggherrens skyldigheter enligt bestämmelserna om personalliggare i byggbranschen (anmälningsskyldigheter, skyldighet att tillhandahålla utrustning och skyldighet att hålla personalliggaren tillgänglig för Skatteverket). Det är inte möjligt att överlåta delar av byggherrens skyldigheter. Du som byggherre kan inte heller överlåta dina skyldigheter vid delad entreprenad. Vid en överlåtelse gäller vad som sägs om byggherre i stället den som har övertagit ansvaret Byggherrens anmälningsskyldigheter Anmälan om att byggverksamhet ska påbörjas Om du är en byggherre som är skyldig att göra anmälan så ska denna göras innan byggverksamhet på byggarbetsplatsen påbörjas. Anmälan ska göras enligt fastställt formulär och innehålla uppgifter om när byggverksamheten ska påbörjas och var den ska bedrivas. Syftena bakom bestämmelserna om personalliggare i byggbranschen är att motverka så kallat svartarbete och främja en sund konkurrens inom branschen. När det gäller att avgöra vid vilken tidpunkt byggverksamhet startar, är det enligt Skatteverket av stor betydelse vad som faktiskt görs på platsen. Byggverksamhet ska anses påbörjad när det vidtas faktiska åtgärder för exempelvis byggnation på platsen Anmälan om ändring av anmälda uppgifter Om en uppgift, som du som är byggherre har lämnat i en anmälan, ändras ska du underrätta Skatteverket om ändringen inom två veckor från det att ändringen inträffade Anmälan om att byggverksamhet har avslutats Att byggverksamhet avslutas innebär att grund för ändringsanmälan föreligger. Anmälan om att byggverksamheten på en byggarbetsplats upphört ska alltså göras inom två veckor från det att verksamheten upphört. Mot bakgrund av att bestämmelserna om kontrollen av personalliggare i byggbranschen syftar till att Skatteverket ska kunna göra enkla kontroller av vilka som är verksamma på en byggarbetsplats är det angeläget att Skatteverket har kännedom om på vilka platser som byggverksamhet faktiskt bedrivs. Detta motiverar att anmälan till verket även ska göras när verksamhet upphört då finns ju inte längre grund för kontrollbesök på byggarbetsplatsen. Avanmälan ska, enligt Skatteverkets uppfattning, inte göras så länge faktisk byggverksamhet pågår. Du ska alltså göra avanmälan så snart den faktiska byggverksamheten på byggarbetsplatsen har upphört. Att byggbodar och övrig utrustning flyttats från platsen är, enligt Skatteverket, en omständighet som tyder på att den faktiska byggverksamheten har upphört.

9 Att ytterligare arbete eventuellt kan komma att utföras senare på grund av reklamationer och liknande påverkar inte avslutstidpunkten utan ska, om så skulle bli fallet, betraktas om en ny byggverksamhet Anmälan om ytterligare byggverksamhet på en arbetsplats där verksamhet avslutats Att reklamationer med mera kan leda till att ytterligare verksamhet kan bli aktuell efter det att verksamheten har avslutats utgör, enligt Skatteverkets mening, inte grund för att anse att en anmäld verksamhet fortsätter att pågå under tid när verksamheten enligt vad ovan sägs får anses avslutad. Det är då fråga om förhållanden som möjligen kan inträffa men som inte med säkerhet kommer att aktualiseras. Om du som byggherre ska utföra ytterligare byggverksamhet på en plats som du tidigare anmält som byggarbetsplats men där byggverksamheten avslutats ska en ny anmälan göras. En förutsättning för att nyanmälan krävs är förstås att den nya verksamheten kan antas ha sådan omfattning att anmälningsskyldighet föreligger. Huruvida den nya byggarbetsplatsen ska anges på samma sätt som i den tidigare anmälan, eller på något annat sätt, får bedömas utifrån de omständigheter som gäller för den ytterligare verksamheten Byggherrens skyldighet att tillhandahålla utrustning Den utrustning som behövs för att det ska gå att föra en elektronisk personalliggare på en byggarbetsplats kan du som är byggherre tillhandahålla exempelvis genom att sätta upp elektroniska läsare för registrering av närvaro på byggarbetsplatsen eller i form av en mobiltelefon med en applikation som stödjer dokumentation av de uppgifter som en personalliggare på en byggarbetsplats ska innehålla. Utrustningen ska vara sådan att alla uppgifter i personalliggaren omedelbart kan läsas av Skatteverkets personal vid eventuella kontrollbesök även ändringar eller tillägg av uppgifter ska framgå av liggaren. För alla uppgifter som dokumenteras ska en tidpunkt för noteringen framgå. Vilka krav som närmare ställs på utrustning för personalliggare kommer att framgå av föreskrifter som Skatteverket meddelar senare. Skatteverket avser att föreskriva bland annat att det ska vara möjligt att göra vissa urval i en personalliggare Byggherrens skyldighet att hålla personalliggare tillgänglig I byggherrens ansvar ingår att hålla personalliggaren tillgänglig för Skatteverket på byggarbetsplatsen. Genom att de näringsidkare som bedriver byggverksamhet på byggarbetsplatsen håller sina personalliggare tillgängliga för dig som är byggherre har du en samlad bild av vilka som är verksamma på byggarbetsplatsen. Du har därmed tillgång till en samling uppgifter som sammantaget kan kallas den samlade personalliggaren. Den består av uppgifterna i alla de olika personalliggare som de som bedriver byggverksamhet på byggarbetsplatsen för. Du som är byggherre ska hålla den samlade personalliggaren tillgänglig för Skatteverket på byggarbetsplatsen. Med uttrycket hålla personalliggare tillgänglig för Skatteverket menas att Skatteverket ska kunna få tillgång till den elektroniska informationen.

10 Skatteverket ska vid kontrollbesök omedelbart kunna se personalliggarens innehåll. Detta kan ske antingen genom att verket får tillgång till personalliggaren elektroniskt så att den går att läsa exempelvis på en bildskärm eller genom att den skrivs ut. Det betyder också att uppgifterna ska kunna visas upp genast. Om uppgifterna överförs elektroniskt i krypterad form ska de kunna visas för Skatteverket dekrypterade. Det kan ibland vara så att byggarbetsplatsen geografiskt är sådan att det inte kan krävas att utrustning för att hålla uppgifterna i personalliggaren tillgängliga ska finnas i nära anslutning till platser där kontrollbesök kan komma att göras. De nya bestämmelserna om personalliggare i byggbranschen och dess lagförarbeten ger dock inte Skatteverket utrymme för att uttala någon generell tidsfrist inom vilken en personalliggare ska hållas tillgänglig. Vad som ska anses som genast får avgöras med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet.

11 4 SKL ur skrift Personalliggare i byggbranschen (2016) Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har gett ut skriften Personalliggare i byggbranschen 1. Skriften har uppdaterats med anledning av Skatteverkets ställningstagande mars 2016, se ovan. Skriften är bra och innehåller information om t ex bakgrund och syfte med lagen, byggherrens och näringsidkarens skyldigheter samt om kontrollbesök och kontrollavgifter. Nedan följer ett urklipp ur skriftens avsnitt Frågor och svar : 4.1 Hur definieras en byggarbetsplats vid ramavtal, drift- och underhållsavtal eller byggserviceavtal? Skatteverkets utgångspunkt är att ramavtal och liknande inte utgör en byggarbetsplats eftersom avtalet i sig inte är en plats där byggverksamhet bedrivs. Denna tolkning skiljer sig alltså från tidigare då det under vissa förutsättningar var okej att anmäla ett helt ramavtal som en byggarbetsplats. Anledningen till ändringen är att vissa byggherrar har anmält kommuner, län eller hela landet som en byggarbetsplats, vilket omöjliggör en effektiv kontroll. Vid ramavtal eller liknande gäller det nu som byggherre att göra en samlad bedömning av varje enskilt avrop: arbetets art, storlek, geografiska utbredning, tidsaspekt samt Skatteverkets kontrollmöjligheter. Ett avrop kan medföra en eller flera byggarbetsplatser som ska anmälas till Skatteverket. Det kan även uppstå situationer då byggherren gör flera avrop kopplade till samma byggarbetsplats. 4.2 Hur ska personalliggare föras när flera olika byggprojekt pågår samtidigt inom samma område eller fastighet, exempelvis ett sjukhus? Då ska det finnas separata personalliggare med unika identifikationsnummer för varje projekt. Undantaget är om det rör sig om så kallad kontinuerligt pågående byggverksamhet inom ett avgränsat område. Den typen av byggverksamhet kan ibland räknas som en byggarbetsplats, även om det i praktiken handlar om flera olika projekt. Om kontinuiteten i byggverksamheten bryts ska du meddela Skatteverket genom en ändring eller avanmälan. 4.3 Går det att överlåta byggherreansvaret till en samordningsansvarig, till exempel BAS-U, vid en delad entreprenad? Nej, byggherreansvaret kan endast överlåtas vid en utförandeentreprenad eller en totalentreprenad, och då till en generalentreprenör. Det går aldrig att överlåta ansvaret vid en delad entreprenad. 1

12 4.4 Vad räknas som byggverksamhet? Studera SNI-koderna ( och fråga Skatteverket om du fortfarande är osäker. 4.5 Omfattas byggverksamhet som kommuner och landsting driver helt i egen regi av lagstiftningen? Nej, renodlad kommunal verksamhet med egen personal faller utanför lagen eftersom det inte är näringsverksamhet. Däremot görs inget undantag för kommunala och landstingsägda bolag. 4.6 Ska anställda inom kommuner och landsting registrera sig i personalliggaren när de vistas på byggarbetsplatsen? Nej, enligt samma princip som svaret på föregående fråga. Det finns dock inget som hindrar byggherren från att registrera sin egen personal i den samlade personalliggaren. 4.7 Hur beräknas kostnaden för byggverksamheten i ett projekt som bedrivs med såväl kommunanställda som externa leverantörer? All ersättning till externa leverantörer ingår i byggkostnaden men inte löner till kommunala tjänstemän. Samtliga kostnader för material ska räknas in i bygg-kostnaden, oavsett vem som gör inköpet. 4.8 Ska konsulter som bara göra enstaka, kortare besök på byggarbetsplatsen föra en egen personalliggare? Grundprincipen är att alla näringsidkare som är verksamma på byggarbets-platsen ska föra personalliggare. Men handlar det om en konsult som enbart gör enstaka, kortare besök på byggarbetsplatsen kan denne skriva in sig i bygg-herrens liggare. 4.9 Kommer Skatteverket att samordna sina kontrollbesök tillsammans med fackförbund eller andra myndigheter? Nej, det finns inga sådana intentioner.

13 4.10 Omfattar byggherrens ansvar att tillhandahålla utrustning för elektronisk personalliggare även inköp av mobiltelefoner eller surfplattor till samtliga personer på byggarbetsplatsen? Nej, så långtgående är inte byggherrens ansvar Måste överlåtelse av byggherreansvaret göras i ett separat avtal eller räcker det med ett tillägg i befintliga kontrakt/avtal? Ett tillägg räcker så länge det klart och tydligt framgår att hela byggherre-ansvaret överlåts till entreprenören. Läs mer under rubriken Överlåtelse av skyldigheter Måste alla verksamma personer på byggarbetsplatsen ha giltig legitimation? Nej, däremot ska de kunna styrka sin identitet vid Skatteverkets kontrollbesök. Det finns olika sätt att göra detta på, läs mer under rubriken Skatteverkets kontrollbesök Vem är byggherre vid åtgärdande av försäkringsskador? Försäkringsbolag brukar inte ta på sig byggherrerollen, men det förekommer. Titta i försäkringsvillkoren och prata med ert försäkringsbolag Vad gäller om kostnaden för byggverksamheten blir högre än beräknat? Bygganmälan ska göras så fort byggherren får vetskap om att kostnaden överstiger fyra prisbasbelopp. Om detta sker under projektets gång anges dagens datum i bygganmälan Räknas kommunen/landstinget som byggherre vid ombyggnationer, reparationer och underhåll i externa fastigheter/lokaler? Lagen definition av byggherre är Den som för egen räkning utför eller låter utföra projekterings-, byggnads-, rivnings- eller markarbeten. Vem som äger fastigheten/lokalen är alltså inte avgörande. Se över hyreskontraktet och prata med fastighetsägaren om du är osäker.

14 5 ID06 frågor och svar publicerade på hemsida ID06 är ett system för elektroniska personalliggare i byggbranschen. På sin hemsida förtydligar de vissa saker om själva ID06-systemet men även kring regelverket för personalliggare. Nedan följer ett urval av de frågor och svar som ID06 listar på sin hemsida. 5.1 Vi ska göra ett större arbete åt en bostadsrättsförening innefattande stambyte och renovering av toaletter inne hos medlemmarna men även i allmänna utrymmen i huset. Kommer vi att beröras av den nya lagen? Ja, det är viktigt att komma ihåg att stambytet inte är beställt av en privatperson utan av en bostadsrättsförening, som är en juridisk person, och därför gäller lagen, trots att arbetet till viss del utförs i en privatbostad. Däremot får Skatteverket inte göra oannonserade kontrollbesök i själva bostadsrättslägenheten. 5.2 Jag jobbar mest med att frakta material till olika byggarbetsplatser, berörs jag av lagen? Lasta och lossa material, varor eller hjälpmedel under kortare tid behöver inte registreras i personalliggaren.