Arkivredovisning. Stressforskningsinstitutet ARKIVBESKRIVNING

Transkript

1 Arkivredovisning Inledning Stressforskningsinstitutet är ett nationellt kunskapscentrum inom de samhällsvetenskapliga fakulten vid Stockholms universitet. Institutet bedriver grund- och tillämpad forskning utifrån tvärvetenskapliga och tvärmetodologiska ansatser. Kärnfokus innebär att studera hur individer och grupper påverkas av olika sociala miljöer, med särskilt fokus på stress och psykosocial hälsa. Den långsiktiga målsättningen med forskningen är att bidra till en förbättrad folkhälsa. Stressforskningsinstitutet medverkar i den forskarutbildning som bedrivs vid Stockholms universitet och Karolinska Institutet samt anordnar egna kurser och utbildningar kring stress och stresshantering. Vidare samarbetar Institutet med en rad andra lärosäten, forskningsmiljöer och nätverk, såväl nationellt som internationellt. Verksamhetsövergång Stressforskningsinstitutets verksamhet var tidigare förlagd vid IPM, Institutet för Psykosocial Medicin - en forskningsmyndighet under Socialdepartementet som inrättades men inordnades den 1/ genom en verksamhetsövergång till Stockholms universitet som ny huvudman. I samband med övergången ändrade IPM namn till Stressforskningsinstitutet som bättre anger forskningens uppgifter och fokus. Arkivredovisning Detta dokument redovisar Stressforskningsinstitutets arkivbeskrivning och arkivförteckning som tillsammans bildar institutets arkivredovisning. ARKIVBESKRIVNING ORGANISATION Stressforskningsinstitutet har 25 personer anställda, ( ) - 4 teknisk/administrativ personal och 21 forskare. Institutet leds av en styrelse och en föreståndare och har en administrativ ledningsgrupp samt en vetenskaplig ledningsgrupp - där principiellt viktiga frågor behandlas. Verksamheten är organiserad i två huvudenheter - en kanslienhet och en forskningsenhet. Kanslienheten ansvarar för administration, ekonomi, information, diarie och arkiv. Forskningsenheten består av fem olika grupper samt ett laboratorium: Arbetsorganisation och hälsa Forskargruppen Arbetsorganisation och hälsa har sin inriktning mot de psykosomatiska sjukdomsmekanismer som uppkommer i samspelet mellan den sociala miljön och individen samt förståelsen av hur sociala processer kan påverka hälsan. Migration och hälsa Forskargruppen Migration och hälsa arbetar för att öka kunskapen om den psykosociala hälsan hos asylsökande, flyktingar och andra utrikesfödda som befinner sig i utsatta situationer på grund av händelser i hemlandet - pga. av själva flykten och/eller på grund av bemötandet och mot tagandet i det nya landet. Stressprevention Inom forskargruppen Stressprevention görs forskning kring de utbrändhetsliknande tillståndens etiologi och hur man kan behandla och rehabilitera de personer som drabbats. Sömn och återhämtning Forskargruppen Sömn och återhämtning har speciellt fokus på effekter av stress och utbrändhet på sömn och trötthet samt effekter av skiftarbete på sömn och vakenhet/säkerhet och hälsa. Stressforskningslaboratoriet Stressforskningsinstitutet också har ett eget stresslaboratorium som dels mäter kortisol och andra hormoner i saliv och dels registrerar bl.a. variationer i vakenhet, sömnmönster, hjärtfrekvens, blodtryck och andning. Stressforskningsinstitutet Frescati hagväg 16A, Stockholm info@stressforskning.su.se

2 FÖRESKRIFTER fastställda av rektor den att gälla fr.o.m BAKGRUND Med anledning av att Riksdagen beslutat om att IPM, Institutet för Psykosocial Medicin - en forskningsmyndighet under Socialdepartementet - skulle avvecklas som egen myndighet och verksamheten överföras till universitets- och högskolesektorn, uppdrog regeringen åt Stockholms universitet att vidta de åtgärder som krävdes för att inordna all verksamhet utom den del som ingick i NASP (Nationellt center för suicidforskning och prevention av psykisk ohälsa) i universitetet. Universitetsstyrelsen beslutade att verksamheten från IPM fr.o.m skulle inrättas som ett institut med namn Stressforskningsinstitutet, placerat vid den samhällsvetenskapliga fakulteten. VERKSAMHET OCH FORSKNINGSOMRÅDE Stressforskningsinstitutet ska bedriva grund- och tillämpad forskning utifrån tvärvetenskapliga och tvärmetodologiska ansatser. Verksamhetsidén är att studera hur individer och grupper påverkas av olika sociala miljöer, med särskilt fokus på stressreaktioner och hälsa. Det långsiktiga målet med forskningen är att bidra till en förbättrad folkhälsa. Stressforskningsinstitutet ska vidare - inom sitt forskningsområde - medverka i den forskarutbildning som bedrivs vid Stockholms universitet samt på olika sätt informera om sin verksamhet och om den egna forskningen. Stressforskningsinstitutet ska också samarbeta och samverka med andra lärosäten, forskningsmiljöer och nätverk, såväl nationellt som internationellt. ORGANISATION OCH LEDNING Stressforskningsinstitutet är ett institut inom den samhällsvetenskapliga fakulteten vid Stockholms universitet (SU). Stressforskningsinstitutet leds av en styrelse och en föreståndare. För Stressforskningsinstitutet och dess styrelse, föreståndare samt ställföreträdande föreståndare gäller i alla tillämpliga delar universitetets bestämmelser och regelverk. Styrelsens sammansättning Styrelsen består av nio ledamöter. Styrelsen utser en ordförande inom sig och sammanträder på kallelse av ordföranden. Två ledamöter utses efter förslag från Stressforskningsinstitutets styrelse. En ledamot utses efter förslag av samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden vid SU. En ledamot vardera utses efter förslag från respektive Karolinska Institutet (KI) och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) Föreståndaren och den ställföreträdande föreståndaren är ledamöter av styrelsen. Två representanter för Stressforskningsinstitutets forskande personal utses genom val bland dessa. En representant för Stressforskningsinstitutets TA-personal, vald av densamma, har rätt att med närvaro- och yttranderätt delta i styrelsens sammanträden. De ledamöter som inte utses genom val, ska utses av rektor vid SU. Mandatperioden för samtliga ledamöter i styrelsen är tre år och samtliga kan ges förnyat förtroende. Styrelsen äger rätt att därutöver särskilt kalla sakkunniga/motsvarande med närvaro- och yttranderätt till sina sammanträden. Föreståndaren Föreståndaren och den ställföreträdande föreståndaren utses av rektor vid SU enligt de regler som gäller för utnämning av prefekter. Styrelsens uppgifter Styrelsen ska främst pröva om Stressforskningsinstitutets verksamhet bedrivs effektivt och i överensstämmelse med syftet och målen. Styrelsen ska därutöver fastställa budget och verksamhetsplan, yttra sig i frågor om tillsvidareanställningar och åtagande av forskningsuppdrag, avge en årlig verksamhetsberättelse samt verka för medelsanskaffning. Föreståndarens uppgifter Föreståndaren ska tillse att styrelsens beslut verkställs samt leda, organisera och fördela arbetet vid Stressforskningsinstitutet och i övrigt ansvara för den löpande förvaltningen. FINANSIERING/RESURSHANTERING Stressforskningsinstitutet finansieras genom fakultetsanslag och genom externa medel som forskningsbidrag, ersättning för uppdragsforskning samt övriga externa uppdrag. Attest- och utanordningsreglerna vid Stockholms universitet ska tillämpas vid Stressforskningsinstitutet. UTBILDNING/UNDERVISNING Kursplaner fastställs enligt vad som gäller vid Samhällsvetenskapliga fakulteten. Doktorander kan inte antas vid Stressforskningsinstitutet utan ska antas vid institution eller fakultet. ÄNDRING AV FÖRESKRIFTERNA Ändringar i dessa föreskrifter beslutas av rektor på förslag av Stressforskningsinstitutets styrelse och efter hörande av Samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden.

3 ORGANISATIONSSCHEMA Administrativ enhet Administration Arkiv och diarie Ekonomi Information Styrelse Föreståndare Ledningsgrupper Stressforskningslaboratoriet Forskningsenheten med de olika forskningsgrupperna: Arbetsorganisation och hälsa Migration och hälsa Stressprevention Sömn och återhämtning LOKALER Stressforskningsinstitutets lokaler - som hyrs av Stockholms universitet - ligger inom SU:s campus i området Frescati Hage. Lokalerna ägs och förvaltas av Akademiska Hus och består av tre plan i hus 16 A vid Frescati hagväg, (byggnad 58:4) med en yta av totalt 1150 kvm. Lokalerna har till viss del renoverats och anpassats för institutets behov av laboratorier och föreläsningslokaler. ARKIV SOM INSTITUTET FÖRVARAR Stressforskningsinstitutet förvarar sitt eget arkiv fr.o.m. 1 oktober Eftersom det endast är IPM som myndighetsorganisation som avvecklats, men forskningsverksamheten fortsätter genom den verksamhetsövergång till Stockholms universitet som genomfördes 2007, så förvarar Stressforskningsinstitutet också IPM:s arkiv sedan IPM bildades De handlingar som förvaras i IPM:s och Stressforskningsinstitutets gemensamma arkiv framgår av arkivförteckningen. Något behov av att överföra arkivhandlingar till Riksarkivet har inte funnits hittills, då arkivlokalerna vid Stressforskningsinsitutet räcker väl till. ARKIVUTRYMMEN Alla arkivhandlingar förvaras oåtkomliga för obehöriga i särskilda låsta utrymmen, där endast arkivhandlingar förvaras. Det arkiv som rymmer handlingar yngre än 6 år, finns förvarade i två låsta brandgodkända arkivskåp (närarkivet) på plan 2. Handlingar äldre än 6 år, förvaras i en särskild låst arkivlokal (huvudarkivet) som är inrymt på plan 1. Arkivansvarig ansvarar för nycklar till arkiven. Arkivhandlingarna är uppställda efter arkivförteckningen i signumordning. DIARIEFÖRINGSSYSTEM Stressforskningsinstitutet använder det webbaserade systemet ACTA 5.0 för diarieföring och enkel ärendehantering. Systemet tillåter flera diarer samtidigt, vilket innebär att IPM:s diarie - sedan 2001 då systemet infördes - finns kvar som s.k. historik och är sökbart. KOPPLING TILL KAROLINSKA INSTITUTETS ARKIV Det nära samarbete som funnits mellan IPM och Karolinska Institutet (KI) sedan 1980, när det gäller t.ex. olika forskningsprojekt, kurser och utbildningar samt handledning av doktorander har under åren inneburit svårigheter att separera vilka handlingar som tillhöra IPM:s respektive KI:s arkiv. Stressforskningsinstitutet bedömer dock att riskerna för att handlingar kan ha sammanblandats efter 2001 är relativt liten. IPM införde då ett databaserat diarieföringssystem (se ovan) samt gjorde flera andra förbättringar i arkivrutinerna för att skilja ut handlingar som hörde till IPM:s respektive KI:s arkiv. IPM gjorde också inför sin övergång till universitetet stora ansträngningar för att inte KI -material skulle komma med i Stressforskningsinstitutets arkiv och haft flera genomgångar med personalen om korrekta arkivrutiner. Den del av IPM som i samarbete med Stockholms läns landsting utgjorde NASP inordnades i KI. Stressforskningsinstitutet har till NASP/KI överlämnat kopior på alla diarieförda handlingar som har bäring på NASP:s verksamhet.

4 SAMBANDET MELLAN ARBETSUPPGIFTER OCH HANDLINGAR Sedan tillämpar Stressforskningsinstitutet det beslut om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som finns vid SU. Administration Anbud Avtal Beslut Enkäter Policydokument Promemorior Protokoll Skrivelser Yttranden Myndighetsspecifika regler IPM har tillämpat tre myndighetsspecifika föreskrifter: Personregistret Pensinst-proj 80/82 RA-MS 1990:70 om utgallring av vissa handlingar tillhörande personregistret Stressforskning bland tunnelbaneförare RA-MS 1995:27 om gallring och överlämnande av handlingar från IPM till Karolinska Institutet. Forskning Information Ansökningar Enkäter Inbjudningar Konferensprogram Kontrakt Projekthandlingar Rapporter Uppdrag AV- material Broschyrer Faktablad Målgruppsregister Pressklipp SÖKINGÅNGAR I INSTITUTETS ARKIV Sökingångar till Stressforskningsinstitutets arkiv är: 1. Arkivförteckningen 2. Diariedossierplanen 3. Diariesystemet Acta 4. Förteckning över personregister 5. Förteckning över ADB register INSKRÄNKNINGAR I TILLGÄNGLIGHET Delar av Stressforskningsinstitutets handlingar skyddas av sekretesslagen. De mest relevanta lagrummen är SekrL 6 kap 4, 7 kap 13, 8 kap 9 och 9 kap 4. En del uppgifter i forskningshandlingar har avidentifierats för att skydda enskilda personers integritet. GALLRINGSREGLER Stressforskningsinstitutet tillämpar Riksarkivets generella gallringsbeslut för System S och SLÖR samt RA-FS 2000:2 (1998:1) om gallring av räkenskapshandlingar, RA-FS 1996:4 om gallring av handlingar tillkomna genom lokal löne- och personaladministrativ verksamhet, RA-FS 1999:1 om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsmaterial. VERKSAMHETSANSVAR Stressforskningsinstitutets föreståndare är ytterst ansvarig för arkivverksamheten. Under föreståndaren har stf. föreståndare/ administrativ chef det övergripande ansvaret för frågor kring diarieföring, arkivering, offentlighet, sekretess och utlämnande av allmän handling. Institutets registrator ansvarar för daglig och löpande diarieföring, vård samt tillhandahållande av myndighetens arkiv. POLICY-OCH STYRDOKUMENT Stressforskningsinstitutets samtliga styrdokument för diarieföring, gallring och arkivering - som utgår från universitetets regelverk - finns tillgängliga på Stressforskningsinstitutets interna hemsida: oss/internt/arkiv. De omfattar förutom detta dokument: Arkivförteckningsplan Diariedossierplan Föreskrifter om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Regler för post, e-post och korrespondens Regler för diarieföring, gallring och arkivering Regler för arkivering av forskningsmaterial Lathund för diarieföring och arkivering För mer information: Louise Nordenskiöld, stf föreståndare louise.nordenskiold@stressforskning.su.se Telefon: Lokala regler IPM fattade särskilda lokala tillämpningsbeslut för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RA-FS 1997:6 (1991:6) samt för gallring av forskningshandlingar RA-FS 1999:1.

5 ARKIVFÖRTECKNING Stressforskningsinstitutets verksamhet var tidigare förlagd vid IPM, Institutet för Psykosocial Medicin - en forskningsmyndighet under Socialdepartementet som inrättades men övergick 1 oktober 2007 genom en verksamhetsövergång till Stockholms universitet som ny huvudman. I samband med verksamhetsövergången bytte IPM namn till Stressforskningsinstitutet som bättre anger forskningens uppgifter och fokus. I denna arkivförteckning redovisas Stressforskningsinstitutets och IPM:s gemensamma arkiv och seriestruktur. Se också arkivbeskrivningen som tillsammans med arkivförteckningen bildar Stressforskningsinstitutets arkivredovisning. ARKIVFÖRTECKNINGSPLAN A. Protokoll A 1 Protokoll för styrelse A 2 Övriga protokoll B. Utgående handlingar B 1 Verksamhetsredovisningar B 2 Stressforskningsrapporter B 3 Trycksaker C. Diarier C 1 Diarier med register C 2 Systemet Diadem med handbok C 3 Systemet ACTA med handbok C 4 Webbaserade systemet ACTA med handbok D. Register och liggare D 1 Personregister (PuL) D 2 Förteckningar över inventarier D 3 Arkivredovisningar E. Inkomna handlingar E 1 Korrespondens, allmän E 2 Korrespondens, enskilda forskare F. Handlingar ordnade efter ämne F 1 Handlingar enligt gällande diarieplan F 2 Handlingar, forskning F 2 U Utgallringsbara handlingar G. Räkenskapshandlingar G 1 Handlingar System S (t.o.m. 1991) G 1 A Huvudböcker/bokslut G 2 Handlingar system Agresso (t.o.m )) G 2 A Huvudböcker/bokslut G 2 B Anslagsframställningar G 2 U Utgallringsbara serier i Agresso G 3 Handlingar system Raindance G 3 A Huvudböcker/bokslut G 3 B Anslagsframställningar G 3 U Utgallringsbara serier i Raindance G 4 Handlingar system SLÖR (t.o.m. 2005) G 4 A Tjänstgöringsjournaler G 4 B Personalförteckningar G 4 U Utgallringsbara serier i SLÖR G 5 Handlingar system Palasso (t.o.m ) G 5 A Tjänstgöringsjournaler G 5 B Personalförteckningar G 5 U Utgallringsbara serier i Palasso G 6 Handlingar system HR-plus G 6 A Tjänstgöringsjournaler G 6 B Personalförteckningar G 6 U Utgallringsbara serier i HR-plus Ö. Övriga handlingar Ö 1 Pressklipp Ö 2 Ritningar gällande ombyggnationer POLICY- OCH STYRDOKUMENT Stressforskningsinstitutets samtliga styrdokument för diarieföring och arkivering finns tillgängliga på Stressforskningsinstitutets interna hemsida: De omfattar förutom detta dokument: Regler för hantering av post och allmänna handlingar. Rutiner för gallring och arkivering av forskningsmaterial Föreskrifter om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Diariedossierplan F 3 Handlingar, personal F 3 U Utgallringsbara handlingar För mer information: Louise Nordenskiöld, stf. föreståndare louise.nordenskiold@stressforskning.su.se Telefon: