Slutrapport från Utredningen angående inrättande av Upphandlingsmyndigheten

Transkript

1

2 Fi S 2014: Slutrapport från Utredningen angående inrättande av Upphandlingsmyndigheten 1 INLEDNING BAKGRUND UTREDNINGSUPPDRAGET ARBETSPROCESSEN ORGANISATION UTGÅNGSPUNKTER FÖR UPPDRAGETS GENOMFÖRANDE TIDSPLANERING ARBETSFORMER KOMMUNIKATION OCH SAMVERKAN DELREDOVISNINGAR UTREDNINGENS KOSTNADER UPPHANDLINGSMYNDIGHETEN ANSVAR OCH UPPGIFTER ORGANISATION OCH PERSONAL LEDNING OCH STYRNING ARBETSFORMER KOMMUNIKATION EKONOMI- OCH PERSONALADMINISTRATION LOKALER OCH INVENTARIER IT OCH TELEFONI VERKSAMHETSPLAN OCH BUDGET REVIDERAD BUDGET BILAGA 1 BILAGA 2 BILAGA 3 DIREKTIV FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG ARBETSORDNING BILAGA 4 BUDGET FÖR UPPHANDLINGSMYNDIGHETEN ÅR 2015 BILAGA 5 KOSTNADER FÖR MYNDIGHETENS INRÄTTANDE 1

3 Fi S 2014: Inledning 1.1 Bakgrund Upphandlingsstödutredningen (Upphandlingsstödets framtid, SOU 2012:32) föreslog att det statliga upphandlingsstödet skulle samordnas i en ny myndighet. I och med att en fristående myndighet fick det övergripande ansvaret för stödet för offentlig upphandling skulle stödet vara mer synligt och tydligt för målgrupperna, menade utredningen. Också Upphandlingsutredningen (Goda affärer en strategi för hållbar offentlig upphandling, SOU 2013:12) underströk vikten av ett samordnat upphandlingsstöd och att stöd och vägledning om upphandlingsprocessens samtliga delar borde koncentreras och förbättras. Den instämde i Upphandlingsstödutredningens slutsatser. Under 2014 sammanfördes den upphandlingsstödjande verksamheten inom statsförvaltningen till Konkurrensverket (KKV), som redan tidigare hade ett ansvar för det statliga upphandlingsstödet. Förändringen berörde Verket för innovationssystem (Vinnova), Kammarkollegiet och Aktiebolaget Svenska Miljöstyrningsrådet. I budgetpropositionen för år 2015 aviserade sedan den nya regeringen att en ny myndighet för upphandlingsstöd skulle bildas år 2015 dit upphandlingsstödet vid KKV skulle flyttas. 1.2 Utredningsuppdraget Regeringen beslutade den 19 december 2014 att tillkalla en särskild utredare för att genomföra bildandet av en ny myndighet för upphandlingsstöd (dir. 2014:161), se bilaga 1. Samma dag beslutade regeringen även att ge KKV i uppdrag (N2014/5319/MK) att förbereda överföring av upphandlingsstödet till en ny myndighet. Verket skulle i detta arbete bistå den särskilde utredaren. Viktiga utgångspunkter för arbetet i den nya Upphandlingsmyndigheten är enligt utredningens direktiv: Upphandling är ett nyckelområde inom statsförvaltningen. Tillsyn och upphandlingsstöd ska skiljas åt för att skapa ökad tydlighet och förbättra möjligheten att arbeta strategiskt med upphandling. Upphandlingen utgör ett effektivt instrument för ökad tillväxt och sysselsättning samt en hållbar utveckling med hänsyn till miljömässiga, sociala och etiska aspekter. Möjligheterna till sociala och miljömässiga upphandlingar i hela den offentliga sektorn ska förbättras. Förutsättningarna för väl fungerande upphandlingar ska ökas. Den nya myndigheten skulle inleda sitt arbete den 1 september. 2

4 Fi S 2014: Senast den 1 februari 2015 skulle underlag lämnas avseende anslag (inklusive låneram och räntekontokredit), resursfördelning, verksamhetsplan och budget för perioden 1 september 2015 till 31 december Senast den 1 mars 2015 skulle budgetunderlag för åren 2016 till 2018 lämnas. Förslag på instruktion, regleringsbrev, nödvändiga författningsändringar, förslag till kompetensprofil för ledamöter i ett insynsråd samt verksamhetsplan skulle lämnas till Regeringskansliet senast den 1 maj. Uppdraget skulle slutredovisas senast den 31 augusti Viktiga utgångspunkter för utredarens arbete var att myndigheten skulle vara placerad i Stockholm, att myndighetsledningen skulle ha stöd av ett insynsråd samt att myndigheten skulle utnyttja Statens servicecenter (SSC) för tjänster inom ekonomi- och personaladministration. 2 Arbetsprocessen 2.1 Organisation Den 12 januari 2015 förordnades före detta generaldirektören Hans-Eric Holmqvist som utredare. Konsulten Mocki Hägg anställdes som sekreterare den 22 januari och controllern Niclas Renck anställdes som sekreterare den 1 mars. Den 1 april anställdes före detta ITchefen Leif Klasson som projektledare för IT och kommunikation och den 12 april utvecklingsstrategen Per Olov Nützman som projektledare för dokumenthantering och administrativa rutiner. 2.2 Utgångspunkter för uppdragets genomförande Utredningens arbete har bedrivits med förbehåll för Riksdagens godkännande av förslag till anslagstilldelning avseende år 2015 och kommande år. Den 10 juni 2015 beslutade riksdagen om ramar för utgiftsområden för år 2016 (proposition 2014/15:100) och godkände därmed regeringens förslag om att ändamål, verksamhet och finansiering avseende upphandlingsstöd skulle föras över från Utgiftsområde 24 till Utgiftsområde 2. Den 16 juni godkände riksdagen vårändringsbudgeten (proposition 2014/15:99) och godkände därmed regeringens förslag om att tilldela Upphandlingsmyndigheten 20,9 miljoner kronor år Därmed gavs det slutliga klartecknet till att myndigheten kunde bildas. Arbetet med att bygga upp myndigheten har bedrivits med följande utgångspunkter: 3

5 Fi S 2014: Övergången till den nya myndigheten ska störa verksamheten så lite som möjligt. Onödiga tillkommande utgifter ska undvikas. Redan gjorda investeringar ska tas till vara i så stor utsträckning som möjligt. Enligt KKV:s bedömning omfattades cirka 50 tjänster av verksamhetsövergång. I huvudsak handlade det om handläggare på avdelningen för stöds sakenheter, chefer för dessa enheter samt tre kommunikatörer. Rekrytering till ett tiotal berörda handläggartjänster pågick fortfarande när utredningens arbete inleddes. Utredningen kunde tidigt göra bedömningen att behovet av handläggare för kärnverksamheten i huvudsak var tillgodosett och att de rekryteringar som utredningen behövde genomföra främst avsåg lednings- och stödfunktioner. På Torsgatan 13 disponerade KKV tre våningsplan om tillsammans m 2. En initial bedömning visade att dessa lokaler täckte den nya myndighetens behov och även medgav viss expansion. KKV hade tecknat avtal om hyra till år 2019 med möjlighet att säga upp avtalen under våren 2016 för flytt i början av år Därför framstod ett övertagande av dessa lokaler som tilltalande. Den nya myndigheten skulle kunna få handlingsfrihet att söka en alternativ lösning samtidigt som staten inte skulle drabbas av kostnader för outnyttjade lokaler. 2.3 Tidsplanering Tidsplaneringen har i hög grad styrts av utredningens direktiv. Utredningen har tilldelats fyra avrapporteringstillfällen enligt redovisningen ovan. Den arbetsplan som utarbetades inom utredningen i januari såg ut som följer: Januari Etablering av sekretariatet. Förslag till anslag, budget och verksamhetsplan för år Etablera kontakter med KKV och dess personal. Etablera samverkan med olika myndigheter. Februari Budgetunderlag för åren Överväganden om organisation. Start av rekrytering av nyckelpersoner. Förberedande av upphandling av bland annat grafisk profil, konsulter för webb och intranät, ärendehanteringssystem (inklusive diarium), banktjänster med mera. 4

6 Fi S 2014: Mars april Erbjudande om övergång för berörd personal. Avtal om lokaler. Påbörjande av införandet av ekonomi- och personaladministrativa system. Möten med intressenter som förberedelse till förslag om instruktion. Tilldelningsbeslut upphandlingar. Förslag till instruktion, regleringsbrev, eventuella författningsändringar och kravprofil för insynsråd. Maj juni Framtagande av förslag till arbetsordning, attestordning och andra styrdokument. Påbörja slutredovisning. Augusti Genomgångar av nya rutiner med personalen. Överlämna slutredovisning. Det kan noteras vissa avvikelser från tidsplanen. Framförallt har upphandlingar och anställningar förskjutis och kommit att genomföras under perioden maj till juli. Vid tiden för upprättande av tidsplanen diskuterades omfattande insatser från KKV avseende rekryteringar och uppbyggnad av IT-stöd. Under arbetets gång befanns detta inte vara ett genomförbart upplägg. Det övervägdes bland annat att anställa viss stöd- och ledningspersonal vid KKV under våren för senare övergång till den nya myndigheten. Tanken var att denna personal skulle kunna biträda utredningen med anställningar, upphandling och införande av IT-stöd. En gemensam framställning till regeringen angående disposition av budgetmedel med detta syfte gjordes av KKV och utredningen (Diarienummer Fi S 2014:19/2015/10). Denna framställan bifölls dock inte och planen fick revideras. Utredningen anställde då två projektledare. Vid rekryteringsarbetet har även omfattande insatser gjorts av en upphandlad konsult. Genom ett särskilt samarbetsavtal mellan utredningen och KKV ställdes ett antal handläggare till utredningens förfogande för att genomföra nödvändiga upphandlingar. Handläggare från KKV har även medverkat i annat arbete som utredningen har bedrivit. Sammanlagt har ett fyrtiotal medarbetare från KKV lagt ned cirka två årsarbetskrafter på att arbeta åt utredningen. 2.4 Arbetsformer Utredningens arbete har varit uppdelat i nio olika projekt, med sekretariatets personal som projektledare. Upplägget har dels underlättat arbetsfördelningen inom sekretariatet, dels gjort det lättare att involvera den berörda personalen från KKV i arbetet. Till varje projekt har 5

7 Fi S 2014: knutits projekt- eller referensgrupper. Arbetsbelastningen har varierat beroende på projektets innehåll. 1. Styrning och ledning 2. Lokaler 3. Ekonomi- och personaladministration 4. Diarium, dokument- och ärendehantering 5. Organisation 6. Rekrytering/bemanning 7. IT miljö/teknik 8. IT arbetsplats 9. Grafisk profil, webb, intranät Av praktiska skäl har projekten 7 IT miljö/teknik och 8 IT arbetsplats under arbetets gång sammanförts till ett projekt. Upphandlingar har ingått i flera av projekten. Det gäller alla projekt ovan förutom Styrning och ledning samt Organisation. Utredningen genomförde sammanlagt ett fyrtiotal upphandlingar/avrop varav ungefär hälften avsåg tjänster. Nästan en årsarbetskraft av de två årsarbetskrafter KKV lagt ned på att stödja utredningen har ägnats åt upphandling. Till detta kommer den arbetstid vi fem personer från utredningen lagt ned på arbetet med att formulera krav, diskutera formalia med upphandlarna, träffa leverantörer med flera arbetsuppgifter som ingår i en upphandling. Arbetet med att inrätta en myndighet är till stor del praktisk. Det gäller bokstavligen att bestämma var skåp ska stå och hur lokaler ska disponeras, hur data i pappers- eller digital form ska överföras från den befintliga myndigheten till den nya och var den ska sparas, se till att fakturor betalas och avgöra hur inpassering ska ske samt vilka arbetstider och hyllor receptionisterna ska ha. Även om utredningen tar hjälp av konsulter för rekrytering blir det också en hel del intervjuer med aktuella kandidater. De styrdokument som utredningen har att ta fram behöver vara detaljerade i flera avseenden och för att kunna göra dem samt verksamhetsplan, budget med mera måste man ha god kunskap om verksamheten, vilket kräver omfattande kontakter med verksamheten och dess medarbetare och chefer. 2.5 Kommunikation och samverkan Utredaren inledde omedelbart ett samarbete med KKV. KKV:s ledning och utredaren har under arbetets gång haft veckovisa avstämningsmöten. Utredaren och sekretariatet har vidare haft veckovisa möten med chefsgruppen för KKV:s avdelning för stöd samt deltagit i de månadsvisa avdelningsmötena med all personal som skulle gå över från KKV till Upphandlingsmyndigheten. Vidare har det genomförts återkommande samrådsmöten med representanter för de lokala arbetstagarorganisationerna. Utredningen har också kontinuerligt lämnat information till all berörd personal på KKV genom e-postutskick, ofta har 6

8 Fi S 2014: informationen gått via den kommunikatör som blir tillförordnad kommunikationschef i Upphandlingsmyndigheten. De centrala arbetstagarorganisationerna har hållits informerade genom muntliga kontakter och e-post. En central förhandling avseende den nya myndighetens organisation har också genomförts samt en förhandling om inrangeringsavtal. Det senare gällde avtal om anställnings- och arbetsvillkor. Ett stort antal möten med myndigheter och organisationer har genomförts. Utredningen har förutom alla olika kontakter med KKV, SSC och Regeringskansliet bland annat haft kontakt med Arbetsgivarverket, Riksrevisionen, Ekonomistyrningsverket, Kammarkollegiet, Kommerskollegium, Riksgälden, Statistiska Centralbyrån (SCB), Statens tjänstepensionsverk, Riksarkivet, Fastighetsverket, Myndigheten för delaktighet och Skolforskningsinstitutet. Utredningen har även utbytt information och diskuterat med andra pågående utredningar såsom Digitaliseringskommissionen och Utredningen om upphandling och villkor enligt kollektivavtal. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) kommer att vara en viktig samverkanspartner för den nya myndigheten och utredningen har haft flera kontakter med SKL. En hel del intresseorganisationer har också hört av sig och mött representanter för utredningen. Dit hör Sveriges Offentliga Inköpare, Svanen och Handikappförbunden. Utredningen har, som redan nämnts, under arbetets gång informerat de centrala fackliga organisationerna skriftligt och muntligt och har även träffat representanter för TCO. Utredaren har också deltagit i en konferens som Teknikföretagen anordnade samt i offentliga möten och diskussioner under Almedalsveckan. Dessutom har utredningen i samband med alla upphandlingar haft en rad kontakter med leverantörer av allt från blommor till IT-tjänster. Via har utredningen fortlöpande publicerat information om arbetets fortskridande. 2.6 Delredovisningar Den 3 februari överlämnade utredningen förslag till anslag, budget och verksamhetsplan för Upphandlingsmyndigheten avseende perioden 1 september till 31 december Av redovisningen framkom även vilka extrakostnader utredningen bedömde skulle uppstå på grund av ombildningen. Den 5 mars överlämnades budgetunderlag för åren 2016 till Anslaget föreslogs bli 76,5 miljoner kronor. Det betonades att den nya myndighetens roll inte bara omfattar det samlade upphandlingsstödet utan även att biträda regeringen i arbetet med att genomföra strategin för den offentliga upphandlingen. Vidare ströks under att myndighetens första hela verksamhetsår 2016 kommer att vara intensivt inte minst på grund av implementeringen av det nya upphandlingsdirektivet. 7

9 Fi S 2014: Den 4 maj överlämnades förslag angående instruktion och regleringsbrev till regeringen. Det övergripande målet föreslogs bli att utveckla, förvalta och stödja den offentliga upphandlingen. Myndigheten ska verka för en rättssäker, effektiv och hållbar offentlig upphandling till nytta för medborgarna och näringslivets utveckling. Redovisningen omfattade även förslag till konsekvensändringar i KKV:ss instruktion. Utredningens ambition var att i instruktionen för Upphandlingsmyndigheten utgå från tillit och förtroende. Vad som ska göras och hur det ska göras bör avgöras med hjälp av myndighetens ledning och organisationens kompetens. Detta var utgångspunkten när uppdrag och uppgifter formulerades. Istället för att skriva ut de konkreta verktygen i form av till exempel metoder, kriterier, vägledningar och allmänna råd formulerades vad myndigheten har i uppgift att bidra till eller verka för. Utredningen menade att det var upp till den professionella organisationen att avgöra vilka verktyg som gav bäst effekt. Förslag om kompetensprofil för ledamöter i den nya myndighetens insynsråd överlämnades den 13 maj. Det framfördes att rådet borde bestå av ledamöter från upphandlande myndigheter och enheter, kommunala representanter, leverantörer och övriga samverkanspartners som kan stärka förankringen i myndighetens arbete och skapa närhet till myndighetens målgrupper. Rådet borde ha en bred representation vad gäller geografi, sektorer och kunskapsområden. 2.7 Utredningens kostnader I utredningens kostnader inräknas kostnader för den särskilde utredaren samt de båda utredningssekreterarna. Kostnaderna för projektledarna för IT respektive dokumenthantering belastar inte utredningen utan den nya myndigheten. Budgeten för utredningen uppgick till 1, 5 miljoner kronor. Det rör sig nästan enbart om lönekostnader. Vissa kostnader avser också IT, telefoni och övrigt. Budgeten kommer att hållas. 3 Upphandlingsmyndigheten 3.1 Ansvar och uppgifter Upphandlingsmyndighetens instruktion beslutades av regeringen den 23 juli Innehållet överensstämde i allt väsentligt med det utredningen hade föreslagit. I instruktionen sägs att Upphandlingsmyndigheten har det samlade ansvaret för att utveckla, förvalta och stödja den upphandling som genomförs av upphandlande myndigheter och enheter. Myndigheten ska verka för en rättssäker, effektiv och socialt och miljömässigt hållbar upphandling till nytta för medborgarna och näringslivets utveckling. Myndigheten ska också främja innovativa lösningar inom upphandling. 8

10 Fi S 2014: Upphandlingsmyndigheten ska ge stöd till upphandlande myndigheter, enheter och leverantörer samt bistå regeringen med underlag för utvecklingen av upphandling. Inom sitt verksamhetsområde ska Upphandlingsmyndigheten också verka för att det generationsmål för miljöarbetet och de miljökvalitetsmål som riksdagen har beslutat om nås. Myndigheten ska även verka för relevant forskning inom sitt verksamhetsområde samt följa och verka för den internationella utvecklingen på området. Dessutom ska myndigheten utveckla, förvalta och sprida statistik om upphandling samt årligen ge ut en rapport om utvecklingen på upphandlingsområdet. I sitt arbete ska Upphandlingsmyndigheten samverka med en rad olika organisationer, bland annat KKV, Vinnova, Kommerskollegium, Naturvårdsverket, Arbetsförmedlingen och Arbetsmiljöverket samt med landsting, kommuner, berörda offentliga organisationer och näringslivet. 3.2 Organisation och personal Vid Upphandlingsmyndigheten kommer följande organisatoriska enheter att finnas. 1. GD stab (GD) 2. Chefsjurist (J) 3. Enheten för administration (A) 4. Enheten för kommunikation (K) 5. Enheten för policystyrning (P) 6. Enheten för upphandlingsstöd (U) 7. Enheten för inköpsanalys, avtalsförvaltning och utredning (I) Tre enheter går över från KKV med samma personal, chefer och arbetsuppgifter som idag. Enheten för policystyrning ansvarar för att bedriva internt och externt policyarbete avseende samtliga de samhälleliga aspekterna på offentlig upphandling som myndigheten enligt instruktion och regleringsbrev har uppgift att bevaka. Enheten för upphandlingsstöd ansvarar för upphandlingsstöd till upphandlande myndigheter och enheter samt leverantörer och ansvarar för helpdeskfunktionen. Enheten för inköpsanalys, avtalsförvaltning och utredning tar fram och sprider kunskap om metoder och fakta för inköpsanalys och avtalsförvaltning. Utredningen har rekryterat en administrativ chef, en chefsjurist, en personalansvarig, en controller, en arkivarie och en webbredaktör. Samtliga dessa tjänster avses vara tillsvidaretjänster efter en inledande provanställning. Utredningen har även anställt fyra personer på tidsbegränsade anställningar under år Vid myndigheten ska det finnas ett insynsråd. Rådet biträder generaldirektören med råd för att verksamheten ska bedrivas effektivt och i överensstämmelse med målen för verksamheten. Generaldirektören ska vara ordförande och ledamöterna kommer att utses av regeringen. Dessutom kommer en personalansvarsnämnd med generaldirektören som ordförande att inrättas. 9

11 Fi S 2014: Ledning och styrning Upphandlingsmyndigheten ska ledas av generaldirektören som är myndighetschef. Generaldirektörens särskilda ansvar och uppgifter framgår av 3-4 myndighetsförordningen. Vid myndigheten ska det också finnas en ställföreträdande generaldirektör som utses genom särskilt beslut. Generaldirektören ska stödjas av en ledningsgrupp som, förutom generaldirektören, består av cheferna för enheterna vid myndigheten. Därutöver kan generaldirektören besluta att annan medarbetare vid myndigheten ska ingå i gruppen, permanent eller på ett enskilt möte. Ledningsgruppen ska vara ett forum för diskussion om verksamhet inför strategiska beslut, för beredning av viktigare ärenden samt för samordning och information i frågor som rör hela myndigheten. De sju enheterna som angavs ovan leds av chefer som lyder direkt under generaldirektören. Enhetschefen kan i samråd med generaldirektören utse en ställföreträdande enhetschef för respektive enhet. 3.4 Arbetsformer Ett arbete inleddes under våren med att identifiera och utveckla arbetsprocesser för Upphandlingsmyndigheten. Detta arbete har huvudsakligen utförts av den berörda personalen vid KKV. Utredningen har endast deltagit initialt och arbetet är när denna rapport skrivs inte avslutat. I den arbetsordning som utredningen har arbetat fram och som enhetschefer och lokala fackliga representanter haft möjlighet att ge synpunkter på, anges bland annat hur beredning av ärenden ska ske och vilka slags interna styrdokument som ska finnas på Upphandlingsmyndigheten, se bilaga Kommunikation Utredningen har övertagit rätten att använda domännamnet upphandlingsmyndigheten.se som varit registrerat av ett enskilt företag. Vidare har uhmynd.se registrerats som en alternativ adress för e-post. En ny webbplats för Upphandlingsmyndigheten har tagits fram. I sin nuvarande form får den betraktas som temporär då den skapats utifrån strukturen på KKVs under år 2014 reviderade webb. Webbplatsen är en central kanal för Upphandlingsmyndigheten eftersom stödet i stor utsträckning tillhandahålls med digitala verktyg i form av databaser och guider. På Upphandlingsmyndighetens webbplats används en ny grafisk profil som arbetats fram med hjälp av en konsult. 10

12 Fi S 2014: Ekonomi- och personaladministration Den nya myndigheten kommer att vara fullservicekundhos SSC. Detta innebär att SSC ska sköta såväl ekonomi- som personaladministration för Upphandlingsmyndighetens räkning. I detta ingår att sköta den löpande redovisningen, utföra betalningar, göra månatliga avstämningar, sända utfall till statsredovisningen månadsvis och upprätta de finansiella delarna i årsbokslutet. SSC har även systemansvar för ekonomisystemet Agresso och tillhandahåller fakturahanteringssystem (Visma) inklusive systemstöd. Det är också SSC som ser till att de anställda i Upphandlingsmyndigheten får rätt löner och lönespecifikationer med uppgifter om kvarvarande semesterdagar och andra uppgifter. Upphandlingsmyndigheten kommer att ha kontakt med SSC genom controllern vad gäller ekonomiadministration och den personalansvariga vad gäller personaladministrationen. Dessa personer kommer att vara väl insatta i myndighetens regelverk (instruktion, regleringsbrev och interna styrdokument) och ska kontinuerligt förse SSC med olika underlag samt vara kravställare när det gäller till exempel uppföljningsrapporter. SSC har en konsultroll och ansvaret för att ekonomi- och personalfrågor sköts på rätt sätt ligger på Upphandlingsmyndigheten. 3.7 Lokaler och inventarier Upphandlingsmyndighetens adress blir Torsgatan 13. Myndigheten är där andrahandshyresgäst hos KKV. Fastighetsägare är Norrporten. Hyreskontraktet är utformat så att det finns goda möjligheter att avsluta förhyrningen redan i början av 2017, med en uppsägningstid på nio månader. Utredningen har inte låtit görat några ombyggnader av lokalerna vid inflyttningen. Inventarierna har i huvudsak övertagits från KKV. Enbart några kompletterande inventarier har upphandlats. Allt detta gör att den nya myndighetsledningen har stor handlingsfrihet när det gäller lokalfrågan i framtiden. 3.8 It och telefoni Utredningen har via det statliga ramavtalet avropat IT-stöd som helhetsdrift. Efter förnyad konkurrensutsättning träffades avtal med Evry One AB. Avtalet innebär att IT-stöd har handlats upp som funktion. Åtagandet innebär tillhandahållande av all utrustning, drift och support. Den nya myndigheten kommer att arbeta molnbaserat, det vill säga all lagring av data sker på servrar hos en leverantör som också ansvarar för backup. Med hjälp av de utsedda personalrepresentanterna från KKV:s avdelning stöd kunde utredningen göra en bra behovsanalys av IT-stödet. De upphandlare från avdelningen som hjälpte utredningen gjorde kraven ännu tydligare i kravspecifikationen och alla berörda var mycket snabba med att behandla frågor under avropstiden och i utvärderingarna. Allt detta gjorde att den komplicerade upphandlingen kunde genomföras på kort tid, med god kvalitet och till ett lägre pris än utredningen räknat med. 11

13 Fi S 2014: Också telefonitjänster har handlats upp som funktion och även denna upphandlings sköttes snabbt och blev billigare än planerat. 3.9 Verksamhetsplan och budget Den 3 februari lämnade utredningen förslag till bland annat verksamhetsplan och budget för I förslaget till verksamhetsplan sades att under 2015 kommer myndighetens arbete framför allt att bestå av att forma en stabil och väl fungerande verksamhet med effektiva processer och arbetssätt samt en bra samverkan med andra organisationer. I förslaget föreslogs anslaget vara 25, 5 miljoner kr. Det gällde tiden från den 1 september till årets slut. Budget lämnades också samtidigt samt redovisning av vilka extrakostnader som utredningen bedömde skulle uppstå på grund av ombildningen. Den 5 mars förslog utredningen regeringen att Upphandlingsmyndigheten skulle få 76.5 miljoner kronor i årligt anslag under åren 2016 till och med Det betonades i verksamhetsplanen för de aktuella åren att myndighetens roll inte enbart omfattar det samlade upphandlingsstödet utan även att biträda regeringen i arbetet med att genomföra strategin för den offentliga upphandlingen. Det konstaterades också att myndighetens första hela verksamhetsår, 2016, kommer att vara intensivt inte minst därför att nya lagar på upphandlingsområdet ska införas då Reviderad budget I det budgetunderlag som utredningen lämnade in i februari betonades att materialet innehöll stora osäkerheter. Ett antal tjänster skulle upphandlas och de slutliga kostnaderna berodde på resultatet av upphandlingar. Vidare var det vid denna tidpunkt inte helt möjligt att förutse omfattningen av de extra kostnader som själva myndighetsbildandet skulle föranleda. Utredningen har disponerat en kredit hos Kammarkollegiet för betalning av utgifter som utredningen har haft för myndighetens bildande. Dessa kostnader kommer att faktureras den nya myndigheten under dess första verksamhetsår. Utredningen bedömde i februari att dessa utgifter skulle uppgå till 5,3 miljoner kronor. Kostnaderna för myndighetens verksamhet bedömdes uppgå till 21,7 miljoner kronor. Det betydde att det föreslagna anslaget om 25,5 miljoner kronor och en anslagskredit om 1,5 miljoner kronor skulle behöva ianspråktas. Regeringen föreslog riksdagen i vårändringsbudgeten att myndighetens anslag år 2015 skulle bli 20,9 miljoner kronor, men anförde samtidigt att man avsåg att återkomma angående en slutlig reglering. Utredningens arbete är nu avslutat. Med ledning av de åtgärder utredningen genomfört är det nu möjligt att presentera en reviderad budget för Upphandlingsmyndigheten år 2015, se bilaga 4. 12

14 Fi S 2014: I huvudsak överensstämmer den reviderade budgeten med budgeten i februari. I flera fall bedöms kostnaderna nu bli lägre. I vissa fall bedöms kostnaderna bli högre. I huvudsak beror detta på att kostnader som inledningsvis antogs skulle belasta utredningen i själva verket kommer att bäras av myndigheten då kostnaderna kommer att faktureras efter den 1 september. Detta gäller framförallt arvodet för SSC:s uppstartsarbete, men också kostnader för information och lansering av den nya myndigheten. Vidare har medel som avsatts för ITprojekt inte förbrukats eftersom utredningen valt att göra en funktionsupphandling. Samtidigt bedöms utredningens utlägg för den nya myndigheten totalt sett bli lägre än vad som ursprungligen antogs, se bilaga 5. Detta gäller även om kostnaderna för personal blivit större än som antogs, eftersom utredningen har anlitat konsult för att biträda vid rekryteringarna. De medel som riksdagen beslutat tilldela Upphandlingsmyndigheten år 2015 kommer, trots detta, inte att täcka både kostnaderna för verksamheten under perioden och de utlägg som utredningen har haft. 13

15 Kommittédirektiv Inrättande av Upphandlingsmyndigheten Dir. 2014:161 Beslut vid regeringssammanträde den 19 december 2014 Sammanfattning En särskild utredare ska förbereda och genomföra bildandet av en ny myndighet för upphandlingsstöd, Upphandlingsmyndigheten. Myndigheten ska vara en enrådighetsmyndighet och ha ett insynsråd. Utredaren ska bl.a. bemanna myndigheten och lämna förslag till instruktion och regleringsbrev. Utredaren ska även vidta de åtgärder som i övrigt krävs för att Upphandlingsmyndigheten ska kunna inleda sin verksamhet den 1 september Uppdraget ges med förbehåll för riksdagens beslut i nödvändiga delar. Uppdraget ska slutredovisas senast den 31 augusti Ett samordnat upphandlingsstöd Upphandlingsstödutredningen föreslog i sitt betänkande Upphandlingsstödets framtid (SOU 2012:32) att det statliga upphandlingsstödet skulle samordnas i en ny myndighet. Utredaren menade att en fristående myndighet har flera fördelar i förhållande till att låta upphandlingsstödet ingå i en befintlig myndighet. Bland annat anförde utredaren att en fristående myndighet är mer synlig för målgrupperna och att det ger en tydlighet att det finns en myndighet som har det övergripande ansvaret. Upphandlingsutredningen underströk i sitt slutbetänkande Goda affärer en strategi för hållbar offentlig upphandling (SOU 2013:12) vikten av ett samordnat upphandlingsstöd och

16 2 att stöd och vägledning om upphandlingsprocessens samtliga delar borde koncentreras och förbättras och instämde i Upphandlingsstödutredningens slutsatser. Under 2014 överfördes den upphandlingsstödjande verksamheten vid Verket för innovationssystem (Vinnova), Kammarkollegiet (KAM) och Aktiebolaget Svenska Miljöstyrningsrådet (Miljöstyrningsrådet) till Konkurrensverket (KKV), som i dag är ansvarig för det statliga upphandlingsstödet. En ny myndighet för upphandlingsstöd Mot bakgrund av bl.a. Upphandlingsstödsutredningens, Upphandlingsutredningens samt remissinstansernas slutsatser bedömer regeringen att det statliga upphandlingsstödet ska förstärkas och samordnas genom att en ny myndighet för upphandlingsstöd bildas. I budgetpropositionen för 2015 aviserade regeringen att en ny organisation för upphandlingsstöd bildas 2015 dit nuvarande upphandlingsstöd vid KKV flyttas (prop. 2014/15:1, utg. omr. 2, bet. 2014/15:FiU2, rskr. 2014/15:78). Ett samordnat upphandlingsstöd spelar en nyckelroll i genomförandet av regeringens politik inom upphandlingsområdet. KKV har som tillsynsmyndighet bl.a. en skyldighet att föra talan om upphandlingsskadeavgift mot upphandlande myndigheter och enheter. Det är mot den bakgrunden regeringen har bedömt att KKV:s roll som tillsynsmyndighet på lång sikt kan medföra att upphandlingsstödet inte blir lika tydligt som om det ligger i en särskild myndighet. Genom att en fristående myndighet bildas ökar förutsättningarna att arbeta med upphandling utifrån ett strategiskt perspektiv. Rätt använd kan upphandlingen utgöra ett effektivt instrument för att åstadkomma flera positiva effekter i samhället, inklusive främja en ökad tillväxt och sysselsättning samt en hållbar utveckling med hänsyn till miljömässiga, sociala och etiska aspekter. En särskild myndighet för upphandlingsstöd blir även mer synlig för målgrupperna. Regeringen vill att möjligheterna till sociala och miljömässiga upphandlingar ska förbättras i hela den offentliga sektorn. Offentlig upphandling är betydelsefull för den offentliga sek-

17 torns funktion och för en väl fungerande samhällsservice som tillgodoser medborgarnas förväntningar. Genom att bilda en ny myndighet med ansvar för upphandlingsstödet bedömer regeringen att förutsättningarna för väl fungerande upphandlingar ökar. Upphandlingsmyndigheten ska kunna inleda sin verksamhet den 1 september Överföringen av uppgifter från KKV avser uppgifterna att utveckla, förvalta och lämna stöd om offentlig upphandling. I det ingår att: 1. bidra till att hela inköpsprocessen kan genomföras elektroniskt och delta i standardiseringen av processen, 2. tillhandahålla metod- och kompetensstöd för innovationsupphandling, 3. utveckla och förvalta kriterier som beaktar miljöhänsyn i offentliga upphandlingar, och 4. tillhandahålla ett stöd för tillämpningen av kriterierna i 3 samt lämna information och tillhandahålla utbildning om sådana kriterier. De uppdrag som KKV har avseende upphandlingsstödet ska överföras och hanteras av Upphandlingsmyndigheten. Mål och inriktning för Upphandlingsmyndigheten Den upphandlingsstödjande verksamheten ska bidra till att målet för den offentliga upphandlingen nås. Målet framgår av budgetpropositionen för 2015 (prop. 2015/16:1, utgiftsområde 2, avsnitt 6). Upphandlingsstödets genomslagskraft bygger i allt väsentligt på att stödet är synligt, lättillgängligt, kompetent och förtroendeingivande. Upphandlingsmyndigheten ska ha ett brett perspektiv där miljöhänsyn, som bl.a. innefattar att förvalta och vidareutveckla kriteriedatabasen, sociala hänsyn och innovationsfrämjande ingår. Vidare ska Upphandlingsmyndigheten arbeta med att utveckla kriterier för ett socialt hållbart samhälle. Elektronisk upphandling ska prioriteras även i fortsättningen. Ett arbete ska inledas för att möjliggöra för statliga myndigheter och andra 3

18 4 offentliga aktörer att utveckla sin kompetens och förmåga rörande innovationsupphandlingar. Upphandlingsmyndigheten bör verka i nära samarbete med den kommunala sektorn för att nå målet för den offentliga upphandlingen. Därtill prioriterar regeringen nordisk och annan internationell samverkan. Ett brett perspektiv förutsätter god kunskap om regelverket och rättspraxis. En viktig uppgift för Upphandlingsmyndigheten är att fokusera på hur kvalitativa aspekter kan beaktas under upphandlingen, t.ex. inom vård- och omsorgsområdet. Upphandlingsmyndigheten ska dessutom tydliggöra hur offentlig upphandling kan användas som ett strategiskt verktyg för att uppnå nationella och lokala mål. Vidare ska Upphandlingsmyndigheten klargöra hur varor och tjänster av god kvalitet kan upphandlas så ekonomiskt fördelaktigt som möjligt. Det inbegriper att myndigheten bidrar till utveckling av krav och kriterier samt metoder för uppföljning och utvärdering som medverkar till långsiktigt hållbar kvalitet på varor och tjänster som upphandlas. Dessutom ska Upphandlingsmyndigheten hjälpa offentlig sektor att ta tillvara konkurrensen, exempelvis genom att visa hur mindre företags och idéburna organisationers möjligheter att delta i upphandlingar kan främjas. Upphandlingsmyndigheten ska verka för mer innovationsupphandling. Myndighetens lokalisering och ledningsform Upphandlingsmyndigheten ska vara lokaliserad i Stockholm och vara en enrådighetsmyndighet med insynsråd. Uppdraget Utredaren ska, med förbehåll för riksdagens beslut i nödvändiga delar, föreslå och vidta de åtgärder som krävs för att Upphandlingsmyndigheten ska kunna inleda sin verksamhet den 1 september 2015.

19 5 Instruktion, regleringsbrev m.m. Utredaren ska lämna förslag till instruktion, regleringsbrev och författningsändringar som i övrigt kan motiveras med anledning av utredarens överväganden för Upphandlingsmyndigheten. Utredaren ska vidare lämna förslag till anslag (inklusive låneram och räntekontokredit), resursfördelning, verksamhetsplan och budget för perioden 1 september december 2015 samt lämna budgetunderlag för åren Organisation och arbetsformer Utredaren ska lämna förslag till Upphandlingsmyndighetens organisation, överväga lämpliga arbetsformer och verksamhetsplan samt lämna förslag på kompetensprofil för ledamöter i ett insynsråd. Bemanning Upphandlingsmyndigheten ska bemannas med beaktande av 6 b lagen (1982:80) om anställningsskydd. Utredaren ska fatta beslut om bemanning liksom i övrigt utöva arbetsgivarens befogenheter. Utredaren ska fullgöra de åtgärder som krävs enligt lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet. Åtgärder i övrigt Utredaren ska förbereda anslutning av Upphandlingsmyndigheten till det statliga redovisningssystemet och lägga upp redovisningsplaner. Utredaren ska ingå nödvändiga avtal för myndighetens räkning. I syfte att uppnå bästa möjliga kostnadseffektivitet bör utredaren överväga att överta befintliga avtal där så är möjligt. I syfte att öka effektiviteten och minska administrationskostnaderna ska Upphandlingsmyndighetens administration skötas av Statens servicecenter. Utredaren ska förbereda anslutning av Upphandlingsmyndigheten till Statens servicecenters ekonomiadministrativa tjänster, löne- och lönerelaterade tjänster samt tjänster inom e-handel.

20 6 Samråd Vid genomförandet av uppdraget ska utredaren hålla Regeringskansliet (Finansdepartementet, Miljödepartementet, Näringsdepartementet, Arbetsmarknadsdepartementet, Socialdepartementet och Kulturdepartementet) informerat. Utredaren ska dessutom föra en dialog med Arbetsgivarverket, Ekonomistyrningsverket och KKV samt andra myndigheter som berörs av frågor kring upphandlingsstöd. Utredaren ska hålla berörda centrala arbetstagarorganisationer informerade om arbetet och ge dem tillfälle att framföra synpunkter. Utredaren ska också löpande ge berörda anställda på KKV information om hur arbetet fortskrider. Redovisning av uppdraget Utredaren ska senast den 1 februari 2015 lämna underlag avseende anslag (inklusive låneram och räntekontokredit), resursfördelning, verksamhetsplan och budget för perioden 1 september december Utredaren ska senast den 1 mars 2015 lämna budgetunderlag för åren Utredaren ska senast den 1 maj 2015 lämna förslag på instruktion, regleringsbrev, nödvändiga författningsändringar, förslag till kompetensprofil för ledamöter i ett insynsråd samt verksamhetsplan. Uppdraget ska slutredovisas senast den 31 augusti (Socialdepartementet)

21 Fi S 2014: Bilaga 2 Förbättringsförslag Under arbetets gång har utredningen kunnat notera att det finns omständigheter som gör processen att bilda en myndighet onödigt komplicerad. Det finns goda möjligheter att effektivisera processen, även om det kan krävas ett förändrat arbetssätt. Organisationsnummer måste tilldelas tidigt Ett organisationsnummer är nödvändigt för att träffa avtal och för att utföra en rad administrativa åtgärder. Frågan om registrering och giltighet av organisationsnummer behöver övervägas och förändringar behöver göras i regler och rutiner. Som det är nu har en myndighet som ska bildas möjlighet att få ett organisationsnummer av SCB:s myndighetsregister innan dess att myndigheten har bildats. SCB fattar dock beslut om detta tidigast ett halvår innan myndigheten startar. Vidare skickar man inte organisationsnumret för avisering till Skatteverket före myndighetens startdatum. Den konkreta effekten av detta är att det är osäkert om utredningen kan ingå juridiskt bindande avtal. Leverantörer kan vägra eftersom organisationsnumret inte är giltigt. Det bör därför införas en ny ordning som innebär att SCB är skyldigt att besluta om organisationsnummer när organisationsutredningen begär det. Vidare bör också utredningen kunna besluta när avisering till Skatteverket ska ske. En myndighet bör kunna vara registrerad som arbetsgivare innan verksamheten har satt igång Det är ofta lämpligt att framför allt nyckelpersoner i den nya myndigheten kan inleda sitt arbete före den tidpunkt då myndigheten sätter i gång. Detta för att all personal i den nya myndigheten ska kunna utföra sina arbetsuppgifter för fullt så snart myndigheten startar. Som det är i dag får inte myndigheten vara registrerad som arbetsgivare förrän verksamheten har satt i gång och personer får alltså inte påbörja sin anställning före myndighetens startdatum. Därför kan nyckelpersoner behöva anställas i den utredning som arbetar med att inrätta myndigheten. Det bör finnas enkla rutiner för hur dessa personer ska anställas i utredningen. Inför myndighet under bildande En myndighet under bildande får sin rättliga möjlighet att agera som juridisk person först den dag den ordinarie myndighetsverksamheten inleds. Alla avtal som träffas under förberedelsearbetet träffas av organisationsutredningen för den blivande myndighetens räkning. 1

22 Fi S 2014: Det bör övervägas om inte begreppet myndighet under bildande borde införas. Denna myndighet skulle då ha full kapacitet att agera som juridisk person. Samverkan med Regeringskansliet bör tydliggöras i ett inledande skede Det är viktigt att en utredning som ska inrätta en ny myndighet har en kontaktperson på Regeringskansliet som kan svara på frågor av olika art. Personen behöver givetvis inte kunna allt själv men ska kunna hjälpa utredningen med att ta reda på svaren. Det är också praktiskt om det finns en gemensam syn på Regeringskansliet om vilket stöd en utredning kan få när det gäller till exempel rekryteringar och upphandling. Vi återkommer till detta. Ansvarig enhet på departementet och utredningen som ska inrätta en myndighet behöver en nära samverkan för att tillsammans skapa en så bra ny myndighet som möjligt. Eftersom tiden för att inrätta en myndighet vanligen är knapp både med tanke på de åtgärder Regeringskansliet ska utföra och det som utredningen ska göra är det viktigt att utbyta information och underlag både på ett formellt och informellt sätt. När Regeringskansliet bereder frågor som är av intresse för utredningen bör utredningen ges möjlighet att stödja departementet med adekvat underlag för att åstadkomma en så bra beredning som möjligt. Utredningen bör också få ta del av viktiga beslut innan de kommer i tryck i form av en proposition eller annat officiellt material och innan andra myndigheter och organisationer fått ta del av dem. En god samverkan av både formell och informell art förenklar arbetet för både departementet och utredningen och bidrar till ett bra slutresultat. Regeringskansliet bör registrera domännamn En myndighet ska ha en webbplats och kunna nås via e-post. Det kräver att myndigheten förfogar över ett domännamn som är begripligt och framstår som naturligt utifrån allmänhetens perspektiv. Helst bör domännamnet överensstämma med myndighetens namn eller i varje fall med den officiella förkortningen av namnet. Myndigheter ska som huvudregel ha.se som toppdomän. Registrering av domännamn är en öppen marknad. Principen är först till kvarn. Om någon redan registrerat ett domännamn får man köpa namnet av innehavaren. I Sverige regleras registrering av.se domäner av en särskild stiftelse. Det finns en särskild tvistlösningsmekanism om flera aktörer aspirerar på samma namn. Enligt de principer som gäller för.se kan en enskild knappast hävda bättre rätt till ett myndighetsnamn, till exempel upphandlingsmyndigheten.se. än myndigheten själv. En process via tvistlösningsmekanismen kan dock ta tid. Utredningen har därför valt att köpa det aktuella domännamnet istället för att påkalla tvistlösning. Vad gäller förkortningar är saken något annorlunda. En myndighet kan inte gärna kräva bättre rätt till en förkortning än en annan juridisk eller fysisk person. Om en myndighet vill använda en upptagen förkortning som domännamn får den träffa avtal om ersättning med innehavaren. 2

23 Fi S 2014: Att byta domännamn kan vara förenat med stora kostnader för ett företag, varför ersättningsbeloppen kan bli höga. Enligt de principer.se har kan det faktum att domännamn registrerats på spekulation vara en omständighet som medför att rätten till det förloras. Detta kan dock vara svårt att belägga. För att slippa onödiga kostnader och fördröjande rättstvister bör det i Regeringskansliet införas en rutin som innebär att så snart ett nytt myndighetsnamn de facto fastställts, till exempel via ett utredningsuppdrag eller genom att det omnämns i en proposition, ska ett domännamn motsvarande myndighetsnamn och tänkbar förkortning registreras. Kostnaden för registrering är försumbar. Det är således fullt försvarbart att registrera varianter av namnet. Kostnaden kan säkert sänkas ytterligare om Regeringskansliet upphandlar en domänregistreringstjänst Säkerhetsrutiner vid dokumentdelning bör övervägas Hur Regeringskansliets säkerhetsregler avseende dokumenthantering ska tillämpas när det gäller bildande av nya myndigheter behöver övervägas. Bildandet av Upphandlingsmyndigheten innebar att en del av verksamheten vid Konkurrensverket skulle överföras till den nya myndigheten. I förberedelsearbetet har funnits behov av att på ett smidigt sätt kunna dela dokument med berörd personal. Med Regeringskansliets Sharepointlösning som utredningen arbetade med kunde vi fem personer i utredningen internt dela dokument. Vi skulle dessutom ha behövt dela dokument med flera personer på Konkurrensverket som vi hade ett nära samarbete med, vilket inte var möjligt med gällande säkerhetsrutiner. Regeringskansliet bör ge stöd till rekrytering och upphandling Utredningar inom kommittéväsendet är rättsligt sett att betrakta som egna myndigheter. Samtidigt är de organisatoriskt inordnade under det departement till vilket de rapporterar och får stöd från Regeringskansliets kommittéservice. Som framkommit ovan har utredningar som inrättar nya myndigheter ett speciellt uppdrag som gör att de skiljer sig från traditionella utredningar/kommittéer. En traditionell utredning har i uppdrag att utreda/analysera och lämna förslag till regeringen. Förslagen publiceras i ett tryckt betänkande. Vid en inrättandeutredning tillkallas en särskild utredare för att förbereda och genomföra bildandet av en ny myndighet. En sådan utredning kan ha i uppdrag att lämna beslutsunderlag till regeringen, men framförallt ska den genomföra ett stort antal åtgärder så att en nybildad myndighet ska kunna bedriva sitt arbete från den första dagen. Det är mycket som ska finnas på plats då den nya myndigheten inleder sin verksamhet och många olika slags arbetsuppgifter som behöver utföras. Det finns ett antal myndigheter, både så kallade stabsmyndigheter och expertmyndigheter, som utredningen behöver ha kontakt med. Sekretariatet hos den särskilda utredaren behöver ha generell kunskap om alla processer och delar som ska omhändertas för att uppdraget ska kunna fullföljas på ett bra sätt. Men det 3

24 Fi S 2014: kan också behövas specialistkompetens och omfattande konkreta arbetsinsatser inom vissa områden, som kan variera mellan olika inrättandeutredningar. Vissa stödbehov är generella. Det gäller bland annat ekonomi- och personaladministration, rekrytering och upphandling. Redan idag stödjer Statens servicecenter inrättandeutredningar med att bygga upp ekonomi- och personaladministration i den nya myndigheten. Inrättandeutredningar behöver också få stöd i arbetet med rekrytering och upphandling. En inrättandeutredning rekryterar både chefer och medarbetare till den nya myndigheten. Arbetet med att rekrytera personal kräver åtskillig arbetstid. Som tidigare sagts behöver också upphandling av en mängd tjänster och varor göras. Vid bildandet av Upphandlingsmyndigheten genomfördes sammanlagt ett fyrtiotal upphandlingar/avrop varav ungefär hälften avsåg tjänster. Som redovisats uppgick tidsåtgången för detta arbete för enbart de upphandlare från KKV som vi fick hjälp av till nästan en årsarbetskraft. Till detta kom den arbetstid vi fem personer från utredningen lade ner på arbetet med att formulera krav, diskutera formalia med upphandlarna, träffa leverantörer med flera arbetsuppgifter som ingår i en upphandling. Stöd vid rekrytering och upphandling bör ges via Regeringskansliets, antingen genom kompetens som idag finns idag hos Regeringskansliet eller genom ramavtal som Regeringskansliet har upphandlat och som beaktat inrättandeutredningars behov. Inrättandeutredningar kan till exempel behöva rekryteringshjälp inte enbart för chefer och specialister utan också för andra personalgrupper. Om stöd till olika inrättandeutredningar ges via Regeringskansliet kommer det också finnas bättre kontinuitet och goda förutsättningar att samla erfarenheter kring myndighetsbildande till gagn för metodutveckling och överväganden vid inrättandet av nya myndigheter. Att därutöver också ta tillvara erfarenheter och kompetens hos personer som arbetat i sekretariat till inrättandeutredningar är av stort värde vid kommande organisationsförändringar i staten. 4

25 ARBETSORDNING 1 [14] Datum: Diarienummer: STYR Beslutsfattare: Hans-Eric Holmqvist Dokumentansvarig: Petra Pfeiff Gäller från: Enhet: Administrativa enheten Senast reviderad: 1. Inledning Upphandlingsmyndighetens uppdrag och uppgifter framgår av förordning (2015:527) med instruktion för Upphandlingsmyndigheten, det årliga regleringsbrevet för myndigheten och andra beslut av regeringen rörande myndigheten. Därtill har myndigheten att beakta: förvaltningslagen (1986:223), offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och myndighetsförordningen (2007:515) andra lagar och förordningar som berör myndigheten avtal och regler som rör de anställda vid myndigheten denna arbetsordning, samt myndighetens övriga interna styrande dokument. 2. Ledning och organisation 2.1 Generaldirektör Myndigheten är en enrådighetsmyndighet och leds av generaldirektören som är myndighetschef. Generaldirektörens särskilda ansvar och uppgifter framgår av 3-4 myndighetsförordningen. Vid myndigheten finns en ställföreträdande generaldirektör. Chefen för generaldirektörens stab är ställföreträdande generaldirektör om inget särskilt är beslutat. Ställföreträdande generaldirektör träder in som chef för myndigheten när generaldirektören inte är i tjänst eller på grund av semester, sjukdom, eller av annat skäl är förhindrad att utöva den direkta ledningen av verksamheten. 2.2 Ledningsgrupp Generaldirektören har till sitt stöd en ledningsgrupp som, förutom generaldirektören, består av cheferna för enheterna vid myndigheten. Därutöver Upphandlingsmyndigheten Adress: Box 45140, SE Stockholm Besöksadress: Torsgatan 13, Stockholm Telefon: E-post: info@uhmynd.se upphandlingsmyndigheten.se

26 ARBETSORDNING 2 [14] Datum: Diarienummer: STYR kan generaldirektören besluta att annan medarbetare vid myndigheten ska ingå i gruppen, permanent eller på enskilt möte. Ledningsgruppen är ett forum för diskussion om verksamhet inför strategiska beslut, för beredning av viktigare ärenden samt för samordning och information i frågor som rör hela myndigheten. Minnesanteckningar ska i lämplig omfattning föras vid ledningsgruppens möten. 2.3 Enheter Myndigheten är organiserad i sju enheter. Generaldirektörens stab (S) Chefsjurist (J) Administrativa enheten (A) Enheten för kommunikation (K) Enheten för policystyrning (P) Enheten för upphandlingsstöd (U) och Enheten för inköpsanalys, avtalsförvaltning och utredning (I) Enheterna leds av chefer som lyder direkt under generaldirektören. Enhetschef kan i samråd med generaldirektören utse ställföreträdande enhetschef. Ställföreträdande enhetschef träder automatiskt in som chef för enhetschefen när den ordinarie chefen inte är i tjänst eller på grund av semester, sjukdom, eller av annat skäl är förhindrad att utöva den direkta ledningen av verksamheten. Enheternas ansvarsområden beskrivs i avsnitt Ansvar och beslutsbefogenheter 3.1 Anställda Anställd vid myndigheten ska vara väl förtrogen med myndighetens mål och verksamhet samt följa lagar, förordningar och andra externa författningar liksom myndighetens interna styrande dokument. Anställd ska verka för att förverkliga myndighetens mål, prioriteringar och inriktning för verksamheten och dess utveckling. Anställd ansvarar inför närmaste chef för de uppgifter och ärenden den anställda blivit tilldelad och har ett ansvar att korrekt redovisa sin arbetstid i tidredovisningssystemet.

27 ARBETSORDNING 3 [14] Datum: Diarienummer: STYR Anställd ska samverka, dela med sig av sina kunskaper och inom sitt ansvars- och kompetensområde stödja andra anställda för att uppnå bästa resultat för verksamheten. Anställda ska till närmaste chef rapportera incidenter som innebär hot mot myndighetens verksamhet eller medarbetarnas säkerhet. 3.2 Generaldirektören Generaldirektören ansvarar för myndighetens verksamhet och för att säkerställa att det finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. Generaldirektören har personalansvar för enhetscheferna. Generaldirektören beslutar i alla ärenden som rör myndigheten. Generaldirektören får delegera beslutsrätt till annan tjänsteman. Delegationen ska dokumenteras i denna arbetsordning eller genom särskilt beslut. Delegerad beslutsrätt får endast vidaredelegeras om den rätten framgår av det ursprungliga delegeringsbeslutet. Generaldirektören beslutar om: frågor som enligt lag eller annan författning ska avgöras av generaldirektören arbetsordning, verksamhetsplan och internbudget andra interna styrande dokument av myndighetsövergripande eller strategisk betydelse hantering av inkomna regeringsuppdrag egeninitierade myndighetsövergripande uppdrag ärenden av principiell karaktär eller av större betydelse om ärendet inte ska avgöras av personalansvarsnämnden framställningar och remissvar till regeringen framställningar och remisser till myndigheter som är av större vikt anställning/förordnande och lön för medarbetare som lyder direkt under generaldirektören uppsägning på grund av arbetsbrist myndighetens allmänna råd undantag från denna arbetsordning 3.3 Chefer Med utgångspunkt från det ansvar som gäller för anställd vid myndigheten har chefer följande verksamhets-, personal- och arbetsmiljöansvar. Verksamhetsansvar att i samverkan med medarbetarna och i överensstämmelse med myndighetens styrdokument planera och utveckla verksamheten i enlighet med myndighetens mål att leda, driva och följa upp verksamheten och arbetsprocesser

28 ARBETSORDNING 4 [14] Datum: Diarienummer: STYR att regelbundet informera enhetens medarbetare att externa och interna regler följs inom enheten att tilldelade resurser används på ett kostnadseffektivt sätt att bevaka omvärlden och aktivt utveckla enhetens verksamhet att de interna styrdokument som faller inom chefens ansvarsområde regelbundet gås igenom och uppdateras samt blir förankrade och kända att enhetens ärenden blir tillfredsställande beredda och handläggs rättssäkert, enhetligt samt utan dröjsmål att produkter och tjänster från enheten är kvalitetssäkrade att samordna frågor inom det egna ansvarsområdet med övrig verksamhet inom myndigheten att företräda arbetsgivaren inom enheten och ansvara för att skyldigheterna enligt medbestämmandelagen och därtill knutna föreskrifter fullgörs inom enheten att trygga kompetensen i enlighet med verksamhetens behov Personalansvar främja kompetensutveckling minst en gång per år ha medarbetarsamtal ha samtal kopplade till lön med medarbetarna besluta om övertid besluta om semester besluta om tjänstgöringsbetyg besluta om medarbetares tjänsteresor, deltagande i kurser, konferenser och seminarier samt andra kompetens- och utvecklingsinsatser besluta om intern och extern representation se till att nyanställda får god introduktion och vägledning Arbetsmiljöansvar aktivt verka för en god arbetsmiljö ansvara för att utföra de arbetsmiljöuppgifter som i särskild ordning fördelats Därutöver ska chefer: hålla generaldirektören och övriga chefer informerade om pågående och viktigare planerad verksamhet samt aktivt verka för samarbete och kunskapsutbyte inom myndigheten besluta om egeninitierade uppdrag som inte ska beslutas av generaldirektören Inom ramen för beslutad verksamhet och tilldelad budget samt de styrande dokument som i övrigt gäller för verksamheten har chefer befogenhet att: besluta i ärenden som rör verksamheten och inte ska beslutas av personalansvarsnämnden, generaldirektören eller annan befattningshavare med delegerat ansvar och befogenhet

29 ARBETSORDNING 5 [14] Datum: Diarienummer: STYR teckna avtal och avtalstillägg eller på annat sätt ekonomiskt binda myndigheten gentemot extern part delegera ansvar och befogenheter i enlighet med avsnitt Chefen för administrativa enheten Chefen för administrativa enheten beslutar om anställning, lönesättning och övriga anställningsvillkor vid rekrytering i ärenden där inte generaldirektören beslutar tjänstledighet i ärenden där inte generaldirektören beslutar entledigande i ärenden där inte generaldirektören beslutar avslutande av provtjänstgöring omplacering mellan enheter som inte avser chef löpande frågor inom personal- och friskvård samt arbetsmiljö vikarieförordnande om ordinarie chef är förhindrad från att besluta om sådant behörigheter till myndighetens administrativa IT-system tillträde till myndighetens lokaler frågor som rör myndighetens kontakter med Statens servicecenter Chefen för administrativa enheten attesterar fakturor och utlägg som avser generaldirektörens utgifter eller där generaldirektören själv deltagit i representation. Innan chefen för administrativa enheten fattar beslut som rör enskild individ ska samråd ske med berörd chef. Chefen för administrativa enheten ansvarar för samordning och uppföljning av myndighetens arbetsmiljöarbete. Chefen för administrativa enheten ansvarar för myndighetens säkerhetsrelaterade frågor. Chefen för administrativa enheten har det övergripande ansvaret för att ta fram myndighetens förslag till åtgärder för miljöarbetets utveckling samt rapportering och samråd med Naturvårdsverket om myndighetens miljöarbete. 3.5 Chefsjurist Chefsjuristen ansvarar för att lagstiftning och rättsavgöranden implementeras i myndighetens allmänna råd, vägledningar, riktlinjer m.m. prövar och beslutar i frågor om utlämnande av allmän handling i enlighet med Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 6 kap 3 2:a stycket. beslutar om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

30 ARBETSORDNING 6 [14] Datum: Diarienummer: STYR har rätt att företräda myndigheten vid eventuella processer i domstol beslutar om hantering av till myndigheten inkomna remisser Chefsjuristen är personuppgiftsombud vid myndigheten. 3.6 Delegationer Med beaktande av avsnitt 3.3 kan chefer delegera ansvar och befogenheter till medarbetare genom delegationsbeslut. Personalansvar kan inte delegeras. Chefs delegation ska normalt vara skriftlig. 3.7 Attestering Riktigheten av ekonomiska transaktioner ska bekräftas genom granskning och attest. Alla anställda har befogenhet att granska. Den som har budgetansvar attesterar. Högre chef attesterar fakturor och utlägg som avser en chefs utgifter eller där chefen själv deltagit i representation. Myndighetens attestsordning framgår av bilaga 1 till denna arbetsordning. 4. Enheternas ansvarsområden Enheternas ansvarsområden beskrivs nedan och preciseras i myndighetens verksamhetsplaner. 4.1 Generaldirektörens stab (S) Stabens ansvarsområde omfattar att bistå generaldirektören i ledningsarbetet. I detta ingår att övergripande samordna myndighetens externa kontakter med Regeringskansliet, nationella och internationella samverkansparter samt övergripande samordna myndighetens arbete att bistå regeringen med underlag för utveckling av upphandling. Därtill ingår att bistå enheten för administration i arbetet med att utveckla myndighetens planering och uppföljning. Staben ansvarar också för administration av insynsrådet och samordnar myndighetens arbete med forskningsfrågor samt internationella kontakter. 4.2 Chefsjurist (J) Enhetens ansvarsområde omfattar att stödja myndigheten i det rättsliga arbetet, myndighetens hantering och diarieföring av dokument och allmänna handlingar, myndighetens arkiv samt att företräda myndigheten vid eventuella processer i domstol. Enheten ansvarar för myndighetens kompetensutveckling i rättsliga frågor.

31 ARBETSORDNING 7 [14] Datum: Diarienummer: STYR Administrativa enheten (A) Enhetens ansvarsområde omfattar att bistå generaldirektören med det underlag som behövs för att generaldirektören ska kunna säkerställa att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt, samt kunna besluta om myndighetens arbetsordning, verksamhetsplaner och internbudget andra styrande dokument av myndighetsövergripande betydelse Enheten ansvarar dessutom för: riktlinjer och rutiner för planering och uppföljning intern styrning och kontroll myndighetens ekonomiadministration och redovisning årsredovisning, inklusive bokslut samordning och uppföljning av personal- och arbetsmiljöfrågor myndighetens strategiska kompetensförsörjning löneadministration förvaltning och utveckling av internt IT-stöd, inkl. dokument- och ärendehanteringssystem informationssäkerhet reception, kontorsservice inklusive lokalförsörjning, möbler och kontorsutrustning riktlinjer och rutiner för myndighetens inköp, inklusive att genomföra upphandlingar och förvalta myndighetens avtal 4.4 Enheten för kommunikation (K) Enhetens ansvarsområde omfattar att utveckla och samordna myndighetens interna och externa kommunikation, samt att vara ett strategiskt och operativt stöd för hela myndigheten. Enhetens huvudsakliga uppgifter är att ansvara för myndighetens kommunikationspolicy och strategiska kommunikationsplan ansvara för myndighetens externa webb och intranät ansvara för att samordna myndighetens mediekontakter samordna kommunikationen av myndighetens resultat och måluppfyllelse samordna myndighetens egna konferenser och seminarier samordna myndighetens närvaro i sociala medier 4.5 Enheten för policystyrning (P) Enhetens ansvarsområde omfattar att visa hur offentliga inköp kan användas strategiskt som ett styrmedel för att nå samhälleliga mål. Enheten har även ansvar för att utveckla och förvalta kriterierna som beaktar miljö- och sociala hänsyn.

32 ARBETSORDNING 8 [14] Datum: Diarienummer: STYR Enhetens huvudsakliga uppgifter är att verka för ökade miljöhänsyn och sociala hänsyn utveckla och förvalta kriterier och databas för miljö och sociala hänsyn främja innovativa lösningar underlätta för små och medelstora företag och idéburna organisationer att delta i offentliga upphandlingar De kriterier enheten ansvarar för ska tas fram och utvecklas i samverkan med berörda aktörer, såväl offentliga som privata. 4.6 Enheten för upphandlingsstöd (U) Enhetens ansvarsområde omfattar upphandlingsstöd till upphandlande myndigheter, enheter och leverantörer samt helpdeskfunktionen. Enhetens huvudsakliga uppgifter är att bidra till att upphandlingar hanteras strategiskt öka kompetensen om innovationsupphandling ge metodstöd och sprida kunskap så att upphandlingar planeras, genomförs, följs upp och utvärderas på ett effektivt, ändamålsenligt och rättssäkert sätt utveckla och förvalta databas för annonsering av valfrihetssystem tillhandahålla en ändamålsenlig helpdeskfunktion för upphandlande myndigheter, enheter och leverantörer 4.7 Enheten för inköpsanalys, avtalsförvaltning och utredning (I) Enhetens ansvarsområde omfattar att ta fram och sprida kunskap om kategoristyrning i form av metoder och fakta för inköpsanalys och avtalsförvaltning. Enhetens huvudsakliga uppgifter är att bidra till att upphandlingar hanteras strategiskt ge metodstöd för och sprida kunskap om avtalsförvaltning och uppföljning av inköp bidra till elektronisk och standardiserad inköpsprocess utveckla, förvalta och sprida statistik om upphandling göra utredningar som ger underlag för att utveckla den offentliga upphandlingen Enheten ansvarar för samordning och framtagande av myndighetens årliga rapport om utvecklingen på upphandlingsområdet.

33 ARBETSORDNING 9 [14] Datum: Diarienummer: STYR Särskilda organ 5.1 Råd Vid myndigheten finns ett insynsråd. Rådet biträder generaldirektören med råd för att verksamheten ska bedrivas effektivt och i överensstämmelse med målen för verksamheten. Generaldirektören är ordförande och ledamöterna utses av regeringen. 5.2 Personalansvarsnämnd Vid myndigheten finns en personalansvarsnämnd med generaldirektören som ordförande. Nämnden består därutöver av chefen för administrativa enheten, chefsjuristen, chef för den enhet som berörs och en företrädare för respektive personalorganisation. Generaldirektören kan utse ersättare för ledamöterna och för varje enskilt ärende utse ytterligare sakkunniga ledamöter. Föredragande i nämnden är chefen för administrativa enheten. Protokoll ska föras vid nämndens sammanträden och undertecknas av ordföranden och protokollföraren samt justeras av en av ledamöterna. Enheten för administration ansvarar för kallelser, protokollföring och expediering av beslut. Nämnden sammanträder vid behov. 5.3 Information och förhandling med personalorganisationerna Generaldirektören, chefen för administrativa enheten, eller annan med skriftlig eller muntlig delegation från generaldirektören företräder arbetsgivaren vid information och förhandling med personalorganisationerna. Protokoll ska föras vid förhandling. 6. Beredning av ärenden 6.1 Handläggning av ärenden Grundläggande bestämmelser om allmän handling och handläggning av ärenden finns bl.a. i tryckfrihetsförordningen, förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen och myndighetsförordningen. 6.2 Diarieföring En allmän handling som kommit in till eller upprättats hos myndigheten ska diarieföras. För hantering av allmänna handlingar finns särskilt beslutade rutiner. 6.3 Handläggarens ansvar vid beredning av ärenden Handläggaren ansvarar bland annat för: att ärendet diarieförs och att handlingar som därefter inkommer eller upprättas antecknas i diariet och att de förses med ärendets diarienummer

34 ARBETSORDNING 10 [14] Datum: Diarienummer: STYR att ärenden bereds, föredras och avgörs utan onödigt dröjsmål och i enlighet med denna arbetsordning att nödvändig utredning kommer till stånd och läggs till grund för ärendets avgörande att bedöma behovet av samråd med annan enhet eller annan myndighet eller organisation att uppgifter av betydelse för ärendet tillförs genom särskild handling eller anteckning att handlingarna hålls i ordnat skick och finns tillgängliga vid behov att arbetsmaterial och liknande som inte tillför ärendet sakuppgift rensas bort innan arkivering att avslutat ärende lämnas för arkivering 6.4 Handläggning Förklaringar, upplysningar och yttranden i ärenden får begäras in av den som handlägger ärendet samt av den som ska avgöra ärendet. Ärenden och andra frågor som berör en eller flera enheter inom myndigheten ska beredas i samråd med dessa. Vid behov ska samråd ske med annan myndighet eller organisation. 6.5 Föredragning Den som har berett ett ärende ska som huvudregel vara föredragande. Ärenden ska vara väl förberedda innan de föredras för beslut. I det ligger att samråd skett med berörda chefer och andra med särskilt ansvar. Ansvarig chef ska delta i den slutliga handläggningen. En chef kan delegera detta ansvar till medarbetare. Den som ska besluta i ärendet bestämmer vilka som i övrigt ska delta vid den slutliga handläggningen. Ett ärende beslutas som huvudregel efter muntlig föredragning. Generaldirektören får utan föredragning besluta ärenden som inte kan skjutas upp. För ärenden som beslutas av annan än generaldirektören får den som beslutar ärendet avgöra om beslut kan tas utan föredragning. Vid föredragning ska föredraganden redovisa om och i så fall med vilka samråd skett. Eventuellt avvikande mening ska redovisas. 6.6 Beslut För varje beslut myndigheten fattar ska det finnas en handling (beslutshandling) som visar: dagen för beslut beslutets innehåll vem som fattat beslutet

35 ARBETSORDNING 11 [14] Datum: Diarienummer: STYR vem som varit föredragande vem/vilka som har varit med i den slutliga handläggningen Beslutshandlingen ska undertecknas av beslutsfattaren efter påskrift av föredraganden. Var och en som deltagit i den slutliga handläggningen har rätt att få en avvikande mening antecknad. Den avvikande meningen ska vara skriftlig och bifogas beslutet. Beslutmeningen formuleras enligt följande: Generaldirektör/enhetschef AA har beslutat i detta ärende. Tjänstetitel BB har varit föredragande. I den slutliga handläggningen har också tjänstetitel CC [ ] deltagit. 6.7 Expediering och färdigställande av handlingar En utgående handling blir allmän handling genom expediering och en intern handling blir allmän handling genom att den färdigställs. För expediering eller färdigställande av en handling ansvarar den enhet som ärendet hör till. 6.8 Arkivering Innan ärendet arkiveras ska arbetsmaterial och liknande som inte tillför ärendet sakuppgifter rensas bort. Material som inte rensas bort blir allmänna handlingar som förvaras i akten. Arkivering av ärenden ska göras i myndighetens arkiv. Arkivhandlingarna ska lämnas till registrator, som ansvarar för att handlingarna läggs i arkivet. 6.9 Utlämnande av allmän handling En begäran om att få ta del av allmän handling ska handläggas skyndsamt. En begäran om att få ta del av allmän handling eller att få en kopia ska prövas av den tjänsteman som ansvarar för eller har ansvarat för handläggningen av ärendet. Handlingen ska omedelbart lämnas ut om det är uppenbart att den inte innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. Innehåller en handling uppgifter som omfattas av sekretess eller uppstår tveksamhet om handlingen, helt eller delvis, omfattas av sekretess, ska den som begär handlingen utlämnad informeras om att frågan om utlämnande på begäran kan bli föremål för prövning av myndigheten och att ett myndighetsbeslut krävs för att avgörandet ska kunna överklagas. 7. Interna styrdokument Chefen för administrativa enheten beslutar om formatet för interna styrdokument. De interna styrdokumenten ska föras i särskild serie.

36 ARBETSORDNING 12 [14] Datum: Diarienummer: STYR Exempel på interna styrdokument i myndigheten förutom denna arbetsordning är policy, strategi, plan, regler, riktlinjer och rutiner. En policy i myndigheten beskriver hur anställda ska agera och uppträda internt och externt och lägger grunden för ett enhetligt förhållningssätt hos medarbetarna. En strategi i myndigheten beskriver mål som formuleras för verksamheten utifrån t.ex. instruktion och regleringsbrev och övergripande tillvägagångssätt för att nå målen. En plan i myndigheten klargör aktiviteter, förväntat resultat, tidplan, budget och ansvariga. Budget är en styrande ekonomisk plan. Regler i myndigheten anger hur arbetet ska bedrivas inom ett visst avgränsat område. Riktlinjer och rutiner i myndigheten anger hur arbetet bör bedrivas inom ett visst avgränsat område.

37 ARBETSORDNING 13 [14] Datum: Diarienummer: STYR Bilaga 1 Attestordning för Upphandlingsmyndigheten För att upprätthålla en god intern kontroll ska det ska vara minst två personer som hanterar en faktura eller ett motsvarande underlag för utbetalning. Attestordningen regler skyldigheten att granska ekonomiska händelser och rätten att attestera, det vill säga verkställa betalningar från myndighetens konton. Ordningen omfattar också årligt beslut om attestförteckning, begränsningar i tilldelad attesträtt och teknisk åtkomst att attestera. Granska och attestera Att granska innebär att man efter granskning av en verifikation intygar att en ekonomisk händelse är korrekt. Den som granskar intygar att förslaget till kontering av fakturan är riktig att fakturerad vara har mottagits eller tjänst utförts och godkänts att fakturan överensstämmer med beställning eller ingånget avtal att fakturan är i original och ställd till myndigheten att granskaren har kännedom om ovanstående, det vill säga kännedom om den ekonomiska händelsen Granskning ska göras av tjänsteman som har kännedom om den ekonomiska händelsen, t ex den som har beställt eller använt en vara eller tjänst. För att få granska krävs inget särskilt beslut. Att attestera innebär att man intygar att ett visst sakförhållande föreligger och beslutar att en utbetalning får ske samt att den ska konteras på visst sätt. Den som attesterar intygar att medlen används inom ramen för myndighetens verksamhet att utgiften rör det egna ansvarsområdet och ryms inom ramen för de resurser som disponeras att utgiften är motiverad att gällande inköps- och upphandlingsregler har beaktas att konteringen är korrekt att betalningsmottagare och belopp överensstämmer med faktura eller annat underlag att betalningsvillkor som gäller inom staten följs Attest ska göras av den som tilldelats rätten att attestera. Vilka dessa är regleras i av generaldirektören beslutad attestförteckning.

38 ARBETSORDNING 14 [14] Datum: Diarienummer: STYR Attestförteckning Generaldirektören beslutar årligen om en attestförteckning och om behov därutöver uppstår om uppdatering av förteckningen. I beslutet regleras vilka som är behöriga att teckna attest såsom ordinarie attestanter respektive ersättare för dessa. I beslutet regleras även för vilket eller vilka kostnadsställen attesträtten gäller. I princip utses de budgetansvariga cheferna som ordinarie attestanter, medan ställföreträdande chefer eller andra medarbetare utses som ersättare. Inför det årliga beslutet om attestförteckning ska alla attesträttigheter gås igenom och en bedömning göras av vilka ändringar som bör ske. Chefen för administrativa enheten ansvarar för beredningen av beslutet om den årliga attestförteckningen samt behov och beredning av beslut om uppdateringar däremellan. Begränsning i tilldelad attesträtt Kostnader för egna utlägg liksom för inköp av varor och tjänster som en person själv deltagit i användandet av får inte attesteras av den personen. I dessa fall ska händelsen (verifikationen) attesteras av närmast överordnad chef. Med varor och tjänster som en person själv deltagit i användandet av avses representation, konferenser, resor och andra aktiviteter m.m. som en person själv medverkat i. Det ovanstående innebär normalt att generaldirektören beslutsattesterar enhetschefernas kostnader. Härutöver gäller att chefen för administrativa enheten beslutsattesterar generaldirektörens kostnader för egna utlägg och inköp av varor och tjänster. Teknisk åtkomst Endast de som har attesträtt ska ha teknisk åtkomst (teknisk behörighet) att attestera. Teknisk åtkomst att attestera får därför endast tilldelas en chef eller medarbetare som har attesträtt och är ordinarie eller ersättande attestant. Den tekniska åtkomsten att attestera ska vidare begränsas till den tid för vilken attesträtten gäller enligt attestförteckningen. Chefen för administrativa enheten ansvarar för att teknisk åtkomst överensstämmer med aktuell attestförteckning.