Arbets- och tidplan för arbetet med att bilda

Transkript

1 Promemoria Utredningen om inrättande av Upphandlingsmyndigheten Fi S 2014:19 Mocki Hägg Telefon Mobil E-post mocki.hagg@regeringskansliet.se Arbets- och tidplan för arbetet med att bilda Upphandlingsmyndigheten Bakgrund Regeringen beslutade den 19 december 2014 att tillkalla en särskild utredare för att genomföra bildandet av en ny myndighet för upphandlingsstöd (dir. 2014:161). Den 12 januari 2015 förordnades Hans-Eric Holmqvist som särskild utredare. Den 22 januari anställdes Mocki Hägg och den 1 mars börjar Niclas Rencks anställning i utredningen. Den verksamhet som omfattas är i dag inordnad i Konkurrensverket (KKV). Den nya myndigheten ska kunna inleda sin verksamhet den 1 september Beräknat anslag är cirka 77 mkr och bedömt personalbehov ett sextiotal personer. Uppdraget ska utföras under kort tid. Under denna tid ska samråd ske med ett stort antal myndigheter. Arbetet kommer att bedrivas parallellt och synkroniseras med en intern förändringsprocess på KKV. Intressentgruppen är omfattande och omfattar även kommuner och landsting. De sakfrågor som berörs har stor politisk laddning och området är starkt prioriterat av regeringen. Ett antal beslutsunderlag för regeringen ska tas fram. Omfattande interna styrande dokument ska produceras och ett antal administrativa åtgärder vidtas. KKV har fått regeringens uppdrag att förbereda organisationsförändringen och bistå kommittén. Arbetet med att förbereda den nya Upphandlingsmyndigheten och genomföra organisationsförändring på KKV sker parallellt. Utredningen och KKV har en nära samverkan.

2 2 Utredningens uppdrag enligt direktiven Utredningen ska lämna förslag till instruktion, regleringsbrev och författningsändringar som behövs. Förslag ska också lämnas till anslag (inklusive låneram och räntekontokredit), resursfördelning, verksamhetsplan och budget för perioden 1 september december 2015 samt till budgetunderlag för åren Vidare ska utredningen lämna förslag till Upphandlingsmyndighetens organisation, överväga lämpliga arbetsformer och verksamhetsplan samt lämna förslag på kompetensprofil för ledamöter i ett insynsråd. Myndigheten ska nämligen vara en enrådighetsmyndighet med insynsråd. Myndigheten ska bemannas med beaktande av 6 b lagen (1982:80) om anställningsskydd. Utredaren ska fatta beslut om bemanning och i övrigt utöva arbetsgivarbefogenheter samt fullgöra de åtgärder som krävs enligt lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet. Utredningen ska förbereda anslutning av Upphandlingsmyndigheten till det statliga redovisningssystemet och lägga upp redovisningsplaner. Nödvändiga avtal för myndighetens räkning ska ingås. Där så är möjligt ska utredaren överväga att överta befintliga avtal. Administrationen i Upphandlingsmyndigheten ska skötas av Statens Servicecenter (SSC). Utredningen ska förbereda anslutning av Upphandlingsmyndigheten till SSC:s tjänster inom ekonomi- och löneadministration samt tjänster inom e-handel. Utredningen ska hålla Regeringskansliet informerat samt föra en dialog med Arbetsgivarverket (AgV), Ekonomistyrningsverket (ESV), KKV samt andra berörda myndigheter. Utredningen ska också ha kontakt med centrala fackliga organisationer samt personalen på KKV. Åtgärderna ovan ska genomföras på ett sådant sätt att Upphandlingsmyndigheten ska kunna påbörja sin verksamhet den 1 september Vidare ska myndigheten vara lokaliserad i Stockholm. I utredningsdirektiven anges också ett antal rapporteringstillfällen, se nedan. 2

3 3 Milstolpar/rapporteringstillfällen Enligt utredningens direktiv ska ett antal leveranser göras till regeringen. Den 1 februari lämnades underlag avseende följande: anslag (inklusive låneram och räntekontokredit) resursfördelning verksamhetsplan och budget för perioden 1 september december Senast den 1 mars ska budgetunderlag för åren lämnas. Senast den 1 maj ska förslag till följande lämnas: instruktion regleringsbrev nödvändiga författningsändringar förslag till kompetensprofil för ledamöter i ett insynsråd verksamhetsplan. Senast den 31 augusti ska uppdraget slutredovisas. Övriga uppgifter Förutom de uppgifter som explicit nämns i direktiven till utredningen tillkommer vissa uppgifter som kan anses vara underförstådda. Dit hör inledande uppgifter med att analysera verksamheten och organisationen samt att ange verksamhetsinriktning, lokalisering (i Stockholm) och dimensionering för myndigheten. När det gäller direkta genomförandeåtgärder tillkommer en rad uppgifter som inte specificeras närmare i direktiven, se nedan. Specifika administrativa åtgärder Nedanstående åtgärder behövs för att bilda en ny myndighet. De flesta måste hanteras tidigt i processen. Avtal kan tecknas först när organisationsnummer finns. Registrering av domännamn inklusive eventuellt förvärv av.se domännamn från enskild. Anmälan till Kammarkollegiet angående kreditkonto. Anmälan till Riksgälden angående räntekonto.

4 4 Avtal med SSC angående framtida stöd inom ekonomiadministrativa och löne- och lönerelaterade tjänster samt eventuellt stöd under uppstart. Avtal med Statens Tjänstepensionsverk (SPV) angående pensionsadministration. Ansöka hos ESV om anslutning till det statliga redovisningssystemet (senast tre månader före myndighetens start). Ansöka hos ESV om momsbefrielse. Ansöka hos Skatteverket om registrering som arbetsgivare. Ansluta myndigheten till statens betalningssystem genom att avropa betalningstjänster enligt Riksgäldens ramavtal. Lämna uppgifter om ingångna hyresavtal till ESV. Teckna försäkring hos Kammarkollegiet. Överväganden och beslut Ett stort antal överväganden behöver göras och många beslut behöver tas. Myndighetens ansvarsområde behöver tydligt beskrivas och gränsen mot andra myndigheters ansvarsområden behöver tydliggöras. Verksamhetsmål ska formuleras. Arbetsordning, attestordning och policydokument ska göras. Myndighetens organisation och lämpliga arbetsformer behöver övervägas. En bedömning av vilken kompetens myndigheten behöver ska också göras. Beslut om bemanning ska tas och då ska reglerna om verksamhetsövergång beaktas. Överväganden behöver också ske när det gäller vilka nyckelfunktioner som måste vara bemannade när myndigheten startar sin verksamhet. Rekrytering av dessa personer behöver ske. I samband med detta arbete samråder utredningen med AgV. Styrmedel och legala dokument enligt uppräkningen under rubriken Milstolpar/rapporteringstillfällen ska utarbetas. Överväganden om lokaler behöver göras. Med tanke på den korta genomförandetiden måste ett alternativ väljas som medför en så liten påfrestning på verksamheten som möjligt samtidigt som det inte låser myndigheten under alltför lång tid. En analys enligt ESV:s riktlinjer bör genomföras snarast. Den kan dock inte ske innan verksamhetens behov kan bedömas mer långsiktigt. Ett djupare underlag för detta kan inte tas fram före den 1 september. 4

5 5 I samband med att lokalfrågan löses aktualiseras frågor om reception och skalskydd. Rutiner för planering, budgetering och uppföljning behöver etableras. Detta behöver ske redan under våren Grafisk profil behöver beslutas och ny webbsida samt intranät för Upphandlingsmyndigheten göras. Upphandling av konsulter för detta arbete behövs. KKV:s kommunikationsavdelning ger stöd i arbetet. En hel rad överväganden och beslut i samband med ekonomi- och personalsystem, e-handelssystem med mera behöver göras. Anslutning till det statliga redovisningssystemet samt bankkonton behöver ordnas. Här är SSC behjälplig. Ärendehanteringssystem behöver upphandlas. Normalt är detta projekt som spänner över flera år. Den valda lösningen måste säkerställa att ett fungerande diarium finns på plats den 1 september. Eventuellt kan då ärendehanteringsrutiner fortfarande vara under utveckling. Med största sannolikhet måste den valda lösningen vara föränderlig och kunna växa och utvecklas efter myndighetens behov. Arkivbeskrivning, arkiverings- och gallringsplan, diarie- och dossierplan behöver också göras. Ansvariga för postöppning, diarie- och arkivfrågor ska utses. Befintliga avtal och licenser gås igenom. Avtal behöver tecknas med bland annat Posten och en resebyrå. Företagshälsovård kan den nya myndigheten ta ställning till. Behov av nyanskaffning/övertagande av inventarier och utrustning behöver också övervägas. Kontakter Enligt direktivet ska vissa aktörer hållas informerade. Ytterligare ett antal samarbeten behöver etableras för att säkerställa ett smidigt genomförande och gott resultat. Utredningen har redan etablerat kontakt med följande: KKV:s ledning KKV:s personal KKV:s fackliga organisationer Regeringskansliet genom upphandlingsenheten AgV ESV SSC

6 6 SPV Kammarkollegiet Sveriges Kommuner och Landsting Riksgälden Riksrevisionen Statistiska Centralbyrån Centrala fackliga organisationer Följande kontakter ska tas: Riksarkivet Skatteverket Kommerskollegium Myndigheten för delaktighet angående tillgänglighet UNIT4 Agresso samt andra leverantörer och konsulter Utredningens arbetsformer De uppdrag och deluppdrag som redovisas i direktiven har olika karaktär. Vissa är utredningsuppgifter, andra är genomförandeuppgifter. Vissa resultat ska redovisas till regeringen vid olika tidpunkter, annat beslutar utredningen på egen hand om. Vissa uppgifter bör sekretariatet arbeta med, annat lämpar sig bättre för KKV eller konsulter. Sammanträden och möten med representanter med de mest berörda organisationerna har utredningen redan genomfört eller planerat. Kontakter tas sedan vid behov. Möten mellan utredningen och KKV sker varje vecka vid en bestämd tidpunkt. Utredningen kommer senare i vår att ha kontakter med upphandlingsstödets olika samverkansparter. Kontakt kan ske genom intervjuer, seminarium, hearing eller en kombination. Vilket eller vilka alternativ som väljs behöver övervägas. Det är väsentligt att mötena förbereds noga och läggs upp på ett sådant sätt att berörda aktörer upplever att de får möjlighet att föra fram sina synpunkter på ett effektivt sätt. Förslag till författningsändringar ska redovisas. Det finns starka skäl att begränsa detta arbete till de förändringar som är nödvändiga för att den nya myndigheten ska kunna starta sin verksamhet. Enligt direktiven ska utredningen slutredovisa sitt arbete den 31 augusti I den slutrapport som ska lämnas bör också redovisas vilka erfarenheter som utredningen har gjort under själva genomförandearbetet. Det kan även vara lämpligt att redovisa sådant som utredningen inte har 6

7 kunnat gå till botten med och där arbetet måste fortsätta i den nya myndighetens regi. Också andra frågor kan behöva tas upp i slutrapporten. Slutrapporten bör hållas kortfattad och PM som skrivs under utredningens gång bör skrivas i en sådan form att de lätt kan användas som underlag till rapporten. Det som delredovisas till regeringen kan hänvisas till i rapporten, möjligen kan det tas in som bilaga. 7 Tidplan Flera deluppdrag är redan givna till både innehåll och sluttidpunkt enligt direktiven. Det mesta behöver göras parallellt. Nedan redovisas de huvudsakliga delprojekten per månad. Dessa uppdrag bryts även ned i ett antal avgränsade arbetsmoment (aktiviteter). De redovisas i en aktivitetslista en att-göralista med ansvarig och slutdatum. Genomgångar utifrån listans aktiviteter görs kontinuerligt inom utredningen. Januari Etablera sekretariatet. Förslag till anslag, budget och VP Börja etablera kontakter med KKV och dess personal. Börja etablera samverkan med olika myndigheter. Februari 2015 Budgetunderlag för åren Överväg organisation. Starta rekrytering av vissa nyckelpersoner. Förbereda upphandling av o grafisk profil o konsulter för webb och intranät o ärendehanteringssystem (inklusive diarium) o banktjänster

8 8 Mars april Erbjudanden om övergång. Avtal om lokaler. Påbörja införandet av ekonomi- och personaladministrativa system. Möten med olika intressenter. Tilldelningsbeslut. Förslag till instruktion, regleringsbrev och författningsändringar Kravprofil för insynsråd. Maj juni Förslag till arbetsordning, attestordning, diverse policies. Påbörja slutrapporten. Juli Eventuellt semester. Augusti Genomgångar av nya rutiner med personalen. Överlämna slutredovisning. September Arkivering av utredningens material. Övrigt (inte tidssatt än) Inflyttning på Torsgatan 13. (Sker under våren.) Lokalanpassning (reception och skalskydd med mera). Introduktion av nyanställda. Upphandling av resebyrå, vaktmästeri, reception med mera. 8