Hörnefors IF Rutiner och policies /eb

Transkript

1 Hörnefors IF Rutiner och policies /eb

2 Rutiner och policies... 3 Rutiner... 3 Fördelning av träningstider... 3 Fördelning av arbete... 3 Övergångar från Hörnefors IF... 4 Övergångar till Hörnefors IF... 4 Sanktioner mot medlemmar som inte fullgör sina skyldigheter... 5 Nystartade lag och nedläggning av lag... 5 Hemsidor på internet... 6 Licenser för spelare... 6 Policies... 7 Uppförandepolicy... 7 Krishanteringspolicy... 8 Trafiksäkerhetspolicy... 8 Drogpolicy... 8 Eget arbete policy... 8 Klädpolicy... 8 Bilaga Krishanteringspolicy Krisledningsgrupp Lagets förberedelser inför resor Råd och tips om krisen kommer Svårare olycka eller dödsfall Efter olycka eller dödsfall Förhållningssätt Stötta anhöriga och andra Efterbearbetning Minnesstund Krisreaktioner Massmediekontakter När journalisten ringer TV- och radiointervjuer Pressmeddelanden Samordna olika aktörer Bilaga Trafiksäkerhetspolicy Bilaga Drogpolicy Fastställd av: Styrelse HIF 2

3 Rutiner och policies För drivandet av den idrottsliga verksamheten har föreningen fastställt ett antal rutiner och policies. Dessa syftar till att klargöra hur verksamheten skall bedrivas och att fungera som ett underlag för att skapa insikter hos deltagare, ledare och föräldrar kring vilka förväntningar de kan ställa på föreningen. Rutiner Fördelning av träningstider HIF Fotboll och HIF Innebandy svarar för att ansökan om träningstider inlämnas till kansliet. När de fördelar träningstider inför respektive säsong utgår de från följande behov:. Spelare i åldrarna 7-11 år tränar minst 1 timme i veckan.. Spelare i åldrarna år tränar minst 2 timmar i veckan.. Senior- och juniorlag tränar minst 3 timmar i veckan. Fördelning av arbete Bråvallahallen Caféverksamhet, inklusive lokalvård i serveringsutrymmen och foajé under innebandysäsong. Innebandyn ansvarig för fördelning och arbetsbeskrivning (finns på hemsidan). Fördelas 100 % till innebandyn. Nordahlsvallen Fikaförsäljning under fotbollssäsong. Fotbollen ansvarig för fördelning och arbetsbeskrivning. Fördelas 100 % till fotbollen. Pappersförsäljning Försäljning och distribution sker av innebandyn. Fördelas 70/30 mellan innebandyn och föreningen. Julkalender Bingolotto 700 st till försäljning. 100 % fördelas på respektive säljande idrott (innebandy och simning). SverigeLotteriet Föreningen tecknar prenumerationer. Försäljning sker av bingon samt på Hörneforsdagen. HIF:s principer kring ett gemensamt förhållningssätt mellan innebandy och fotboll Barn och ungdomar ska beredas möjlighet att utöva flera idrotter. I HIF ska ingen tvingas att välja mellan olika idrotter. Fastställd av: Styrelse HIF 3

4 Fotboll är i första hand en sommaraktivitet med verksamhet från mars/april t.o.m. september/oktober. Innebandy är i första hand en vinteraktivitet med verksamhet från september/oktober t.o.m. mars/april. När seriespelet och cuper är slut för säsongen i respektive idrott, så har den andra idrotten företräde beträffande träning och match (i HIF:s regi). Det år ungdomarna fyller 13 år, kan träning i fotboll påbörjas före mars och i innebandy före september. Barn och ungdomar som inte dubbelidrottar bör erbjudas ett tillfälle per vecka att hålla igång i sin idrott. Inga krav skall ställas att de som dubbelidrottar måste delta i den träningen. Från det år ungdomarna fyller 13 år, får krav på deltagande i respektive idrotts försäsongsträning göras enbart om det inte kolliderar med träning och seriespel i den andra idrotten och med max två tillfällen per vecka. Från det år ungdomarna fyller 15 år, och om antalet träningar är minst tre i den idrott som har tävlingssäsong, ska den idrott som försäsongstränar kunna förvänta sig att man avstår ett pass för att kunna medverka i försäsongsträningen. Barn och ungdomar som valt att tex spela innebandy på vintern skall fullfölja sin säsong innan de väljer bort innebandyträningar för att delta i fotbollsträningar. Det är viktigt att lära sig att påbörjar man något, måste man också avsluta. Om tex fotbollen spelar cuper under innebandyns seriespel skall även de som dubbelidrottar få möjlighet att delta på lika villkor även om de inte har möjlighet att delta i fotbollens träningstillfälle/n. Cuper under icke seriesäsong skall begränsas till max två cuper och där syftet är att ha roligt, bygga på sammanhållningen utan krav på resultat. För att undvika konflikter vid säsongsövergångar är det av största vikt att ledarna för de olika idrotterna har en tydlig dialog och att hänsyn tas till varandra i samband med träningsplaneringen för de olika idrotterna Övergångar från Hörnefors IF Spelare som vill lämna HIF gå till annan förening ska ta kontakt med sin lagledning innan beslut om övergång fattas. Lagledningen tar sedan kontakt med respektive idrott. Därefter fyller spelaren i avsedd övergångsblankett (tillhandahålls av den nya föreningen). Övergången skrivs under av en representant (utsedd av styrelsen) från HIF. Innan övergång godkänns ska eventuella skulder vara betalade. I förekommande fall skrivs ett särskilt avtal med den nya föreningen. För spelare med gällande spelaravtal ska överenskommen uppsägningstid av avtalet respekteras och följas. Övrig information om övergångsbestämmelser lämnas av respektive idrott. Övergångar till Hörnefors IF Generellt gäller restriktivitet avseende övergångar till HIF. Alla kontakter som har att göra med övergångar sköts av respektive idrott. Officiella kontakter får inte tas med spelare i andra lag under pågående säsong. Vidare ska alltid respektive idrott informera aktuell föreningsstyrelse, alternativt Sportkommitté, innan direkta kontakter tas med enskilda spelare. Övrig information om övergångsbestämmelser lämnas av kansliet. Fastställd av: Styrelse HIF 4

5 Sanktioner mot medlemmar som inte fullgör sina skyldigheter Alla som tränar och spelar med Hörnefors IF måste spelaren fullfölja sina skyldigheter gentemot klubben. Styrelsen har beslutat att vidta sanktioner mot junior- och seniorspelare som inte betalat medlemsavgiften eller andra avgifter, eller inte utfört de jobb som laget är utsett att genomföra. Följande åtgärder kommer att vidtas: Kansliet meddelar respektive idrott. Dessa tar kontakt med lagledare och meddelar att spelaren har skulder till föreningen. Om skulden inte är betald innan föreskrivet datum blir spelaren avstängd tills dess att alla skulder är betalda. Ovanstående rutiner ska även gälla för ungdomslag, dock med den ändringen att idrotten/laget tillsammans med lagledaren lägger stor vikt vid att varje enskild skuld behandlas med förståelse för aktuell familjesituation. Inom vissa kulturer är det inte tillåtet med spel och dobbel, vilket innebär att försäljning av Bingolotter inte accepteras. I förekommande fall kan detta lösas genom att dessa personer istället tilldelas andra arbetsuppgifter inom laget. Föreningens ledare kan i vissa fall fatta beslut om sanktioner mot spelare som inte fullgör sina skyldigheter gentemot klubben. Beslutet skall dock diskuteras i samråd med representanter från idrotterna. Spelarkontrakt och ledarkontrakt Samtliga spelare i senior- och juniorlag ska skriva på Svenska Innebandyförbundets eller Svenska Fotbollförbundets standardavtal. Spelare i seniorlag ska även skriva på särskilda tilläggsavtal. Av tilläggsavtalen framgår de rättigheter och skyldigheter som gäller för respektive spelare under säsong. Samtliga avtal ska vara påskrivna innan säsongens första träningsmatch för att spelaren eller ledaren ska få representera föreningen. Samtliga ledare i senior- och juniorlag ska skriva på särskilda ledarkontrakt. Av dessa framgår vilka rättigheter och skyldigheter respektive ledare har under kontraktstiden. För personer under 18 år kompletteras avtalsunderskrift med målsmans underskrift. Nystartade lag och nedläggning av lag Nybildande av lag Följande generella rutiner gäller när nya ungdomslag bildas: Respektive idrott kallar till föräldramöte. Vid detta möte utses en eller två ledare/tränare samt en kontaktperson som blir förbindelsen mellan laget och kansliet. Respektive idrott genomför ett möte med lagledare och föräldrar där det bland annat informeras om vad det innebär att vara en spelare/ledare i Hörnefors IF. Fastställd av: Styrelse HIF 5

6 Materialansvarig förser laget med en ledarväska, matchtröja, bollar, koner, träningsvästar och en sjukvårdsväska. Nedläggning av lag under säsong Vid minskande spelarantal kan behov uppstå att lägga ner lag under säsong. Vid avhopp från seriespel förekommer sanktionsavgifter (straffavgifter). Respektive ledare skall därför meddela sin idrottsgrupp som i sin tur meddelar styrelsen. Beslut tas slutligen av styrelsen om nedläggning. Detta för att ges möjlighet till att justera budget mm. Hemsidor på internet Respektive idrott ansvarar för att uppdatera sina respektive hemsidor. Protokoll från idrotternas möten läggs in på hemsidan av kansliet. Specifik laginformation av allmänt intresse, såsom cupframgångar, måste varje idrottsgrupp själv föra in under nyheter på den idrottsgemensamma hemsidan. Information av allmänt intresse som ska föras in på föreningens gemensamma sida, mejlas till kansliet. Lag som vill ha egna hemsidor ansvarar själva för dessa. Information lämnas till kansliet som sedan ser till att det läggs upp en länk till lagens sidor. Lagens egna sidor ska alltid innehålla en länk till föreningsnytt och respektive idrotts nyheter. Det är viktigt att den person som ansvarar för respektive lags hemsida ser till att diskussionerna i eventuella gästböcker följer etiska regler. Detta innebär att det inte får förekomma någon form av personangrepp, rasism eller liknande. Om så är fallet måste gästboken omedelbart stängas ned! Licenser för spelare Fotboll Enligt Svenska Fotbollförbundets tävlingsbestämmelser måste alla spelare ha licens från och med det år de fyller 15 år för att få spela tävlingsmatcher. Första gången spelaren ska ha licens måste spelaren och spelarens vårdnadshavare skriva på ett intyg som ger föreningen rätt att ansöka om licens för spelaren. Spelaren får bara spela matcher i den förening som spelaren har licens för. Om spelaren vill byta till en annan förening måste spelaren och båda föreningarna skriva på en övergångshandling som skickas till Svenska Fotbollförbundet. Alla spelare som har licens är automatiskt försäkrade i Folksam. Försäkringen gäller vid skador som inträffar under träning, match och under resor till och från fotbollsplanen. Information om försäkringsvillkoren finns på kansliet. Svenska Fotbollsförbundet har två försäkringar: licensförsäkringen och ungdomsförsäkringen. Ungdomsförsäkringen omfattar alla ungdomar, inom föreningar som är anslutna till Svenska Fotbollsförbundet. Den gäller till och med den 31 mars det kalenderår spelaren fyller 15 år. Ungdomsförsäkringen är premiefri. Enligt Svenska Fotbollförbundets tävlingsbestämmelser ska varje spelare licenseras från och med 1 april det kalenderår de fyller 15 år. Försäkrade är de spelare som ingår i ett lag för Fastställd av: Styrelse HIF 6

7 vilken laglicensavgiften är betald till respektive distriktsförbund, och som dessutom anmälts som licenstagare till Folksam. HIF:s kansli ser till att lagen får formulär för ifyllande av laglicens och ser till att den skickas in. Helt kort omfattar försäkringen skada vid olycksfall och kan innehålla ínvaliditetsersättning, dödsfallsersättning, akutersättning samt tandskadekostnader. Mer information om försäkringar och licenser finns på (se tävlingsfrågor - spelarlicenser). Innebandy Inom HIF Innebandy finns de aktuella reglerna på välj dokumentbanken. Vänd dig till HIF:s kansli för att få veta mer. Policies I föreningen finns fastlagt ett antal policies som ger riktlinjer kring hur vi skall uppträda och agera. Vissa finns i en utförligare version i bilagorna. Uppförandepolicy Följande policy utgör en överenskommelse mellan tränare och aktiva inom HIF. Policyn beskriver hur man bör agera och uppträda i olika situationer när man antingen tränar eller representerar HIF med sin matchtröja i evenemang, matcher eller olika cuper. Träningar - Jag kommer i lämplig tid till träningen. - Jag har med rätt utrustning. - När tränaren ropar/visslar lämnar jag bollar etc. och lyssnar på genomgången. - Jag spelar och gör mitt bästa på den position som tränaren ger mig. - Jag använder ett vårdat språk mot mina lagkamrater och tränare. - Inga egna bollar tas med in till träningen. - Inget spelande ute i korridorerna. - Inget spring/kurragömmalek i hallen före eller efter träning. - Jag stannar hemma om jag är sjuk. - Jag meddelar någon av tränarna i god tid om jag ej kan komma på träningen Matcher - Jag kommer i lämplig tid till matcher. - Jag spelar och gör mitt bästa på den position som tränaren ger mig. - Jag använder ett vårdat språk mot mina lagkamrater, domare, tränare och motspelare. - Inget spring/kurragömmalek i hallen före eller efter match (gäller även cuper). - Jag stannar hemma om jag är sjuk. - Jag meddelar någon av tränarna i god tid om jag ej kan komma på matchen. Följande policy gäller förstås även omvänt på sånt sätt att vi tränare skall leva upp till tillämpliga delar av punkterna. Fastställd av: Styrelse HIF 7

8 I och med att en spelare säger att man vill gå med i laget accepterar man även att uppföra sig utifrån ovan nämnda punkter. Krishanteringspolicy Att vara idrottsledare innebär ett stort ansvar för andra människor, inte minst barn och ungdomar. Därför är det viktigt att vi i föreningen också har en beredskap för kriser. Många associerar kriser med enbart olyckor, men kriser kan också uppstå ur mindre allvarliga situationer som dock kan få allvarliga konsekvenser. HIF Krishanteringspolicy finns i bilaga 2. Policyn utgår från Riksidrottsförbundets (RF) plan för krishantering. Trafiksäkerhetspolicy Vår verksamhet innebär omfattande transporter, i grupp eller enskilt, av barn, ungdomar och vuxna. Det är mycket viktigt att dessa transporter görs på ett trafiksäkert och riskfritt sätt. Vi måste tillsammans hjälpas åt att få en säkrare trafikmiljö där antalet dödsolyckor och skador minimeras. HIF Trafiksäkerhetspolicy finns i bilaga 3 Drogpolicy Hörnefors IF efterlever riktlinjerna i Riksidrottsförbundets policy Alkohol och tobak inom idrotten. HIF Drogpolicy finns i bilaga 4. Eget arbete policy Inkomstbringande aktiviteter Intäkter av eget arbete utgör idag en betydande del av föreningens intäkter. Utan dessa skulle det inte vara möjligt att bedriva verksamheten i samma utsträckning, vi måste därför värna om relationerna med våra sponsorer och samarbetspartners. HIF Eget arbete policy finns i bilaga 5. Klädpolicy För att stärka vi-känslan och för att representera klubben på ett värdigt och vårdat sätt har följande policy fastställts: Lag som representerar Hörnefors IF i tävlingssammanhang ska vara klädda i matchtröjor vars utseende är fastställda av HIF. För närvarande gäller röd tröja, röda shorts och röda strumpor eller vit tröja, vita shorts och röda strumpor. Målvakten måste ha klart avvikande tröjfärg. Fastställd av: Styrelse HIF 8

9 Vid representation under matcher skall ledare nyttja HIF ledartröja. Tröja tillhandahålls av idrotten. Tröjan skall bäras synligt så att såväl spelare som motståndare och funktionärer tydligt ser vem/vilka som är lagansvariga. Ledartröja nyttjas endast under aktiviteter kopplat till matcharrangemang eller cuper. Matchtröjor till spelare tillhandahålls av idrotten. Varje lag disponerar under säsong ett eget matchställ. Samtliga tröjor återlämnas efter avslutad säsong och eventuell differens belastar laget. HIF Innebandy och HIF Fotboll bekostar nya matchtröjor till seniorlagen vart tredje år. Skulle lagen behöva nya matchtröjor tidigare kontaktas aktuell idrott som för frågan vidare till styrelsen för ekonomiskt beslut. Idrotten skall tillhandahålla ett antal matchställ i avvikande färg. Dessa får lånas av respektive lag vid behov. Spelare och ledare skall erbjudas möjlighet att till reducerat pris införskaffa av klubben framtaget profilmaterial. Tränare och lagledare för representationslagen erhåller en uppsättning profilkläder vid ingånget avtal. Detta består av overall, samt ledartröja. Dubbelidrottande Det är positivt att våra ungdomar spelar både fotboll och innebandy. Policyn är att spelarna bör fullfölja den säsong som startats, vilket innebär att under sommar och höst är det fotbollens träningar och matcher som prioriteras och under vinterhalvåret är det innebandy. Spelarna ska aldrig själva behöva ställas inför en valsituation, utan ledarna i de olika lagen måste kommunicera med varandra för att undvika kollisioner. Det är viktigt att vi möjliggör för våra barn och ungdomar att dubbelidrotta inom HIF. Den idrott som är på väg att starta upp sin säsong kallar till möte med ledarna i den andra idrotten, vilket innebär att: Fotbollen kallar till möte med berörda innebandyledare i januari för att komma överens om hur spelarna ska träna under försäsongen. Innebandyn kallar till ett möte med berörda fotbollsledare i maj för att komma överens om hur spelarna ska träna under försäsongen. Inriktningen är att den idrott som har tävlingssäsong går först. Om försäsongerna innehåller en kvalificering till representations- eller juniorlag så ska spelaren få möjlighet att i ett senare skede kvalificera sig till truppen. Fastställd av: Styrelse HIF 9

10 Eventuella spelaravtal ska utformas så att de tar hänsyn till spelarens andra idrott. Lån av spelare mellan lagen Föreningens policy är att spelare i ungdomslagen spelar med den åldersgrupp de tillhör. När äldre lag vill använda sig av yngre spelare ska alltid ledaren i det yngre laget tillfrågas innan kontakt tas med förälder och därefter spelare. Fastställd av: Styrelse HIF 10

11 Bilaga 2 Krishanteringspolicy Att vara idrottsledare innebär ett stort ansvar för andra människor, inte minst barn och ungdomar. Därför är det viktigt att vi i föreningen också har en beredskap för kriser. Många associerar kriser med enbart olyckor, men kriser kan också uppstå ur mindre allvarliga situationer som dock kan få allvarliga konsekvenser. Till de senare fallen hör negativ publicitet i massmedia och allmän ryktesspridning. Kriser kan till exempel orsakas av dopning, skattefusk, sexuellt utnyttjande eller elitinriktad barnidrott. Av denna policy framgår Hörnefors IF:s rutiner om en krissituation skulle uppstå. Här finns även råd om krishanteringsprocessen samt hur kontakter med massmedia ska skötas. Policyn utgår från Riksidrottsförbundets (RF) plan för krishantering. Krisledningsgrupp HIF:s krisledningsgrupp består av styrelsens ordförande och vice ordförande, titta på föreningens hemsida, för att se vilka som sitter på dessa poster just nu. Vid behov kallar krisledningsgruppen in övriga resurspersoner såsom ledare och representanter från Hörneforskyrkan. Krisledningsgruppen samlas på HIF:s kansli, Långedsvägen 2. Där finns en särskild "Krispärm" som bland annat innehåller aktuella namn- och telefonlistor. Den i krisledningsgruppen som först blir kontaktad ansvarar för att anordna telefonkedja till de övriga i gruppen. Arbetsuppgifter Följande uppgifter och ansvarsområden bör fördelas inom krisledningsgruppen: Informatör Sammanställer fortlöpande aktuellt händelseförlopp och kunskapsläge, antecknar kortfattat alla händelser och insatser med tidsangivelser, samt ansvarar för att informera berörda personer. Informatören ska även samordna eventuell telefonpassning. Mediaansvarig Sköter alla kontakter med tidningar, radio, TV, nyhetsbyråer och webbtidningar. Uppdaterar hemsidan. Psykosocialt ansvar Planerar formerna för det psykologiska och medicinska omhändertagandet. Vid behov av krisstöd hänvisas dagtid i första hand till primärvården, nätter och helger till psykakuten. Lagets förberedelser inför resor Våra lag befinner sig ofta på resande fot och då är det viktigt att ha väl fungerande rutiner om något skulle inträffa. Nedanstående uppgifter bör skötas av lagledare i respektive lag. Fastställd av: Styrelse HIF 11

12 Meddela kansliet samt deltagarna mobilnummer till ansvarig ledare och "hemmaansvarig". Utarbeta en resplan som lämnas till kansliet (färdsätt, avresetid, färdväg, ankomst, övernattning och hemkomst). Ange bussbolag, bussförare, privatbilar, privatförare (mobilnummer). Skriv en deltagarförteckning (inklusive ledare) med adress, telefonnummer, eventuella sjukdomar och svårare allergier samt uppgifter om "hemmaansvarig". Ge deltagarna två exemplar (ett att ta med och ett till anhöriga hemma). Minst ett exemplar av deltagarförteckning och resplan förvaras på kansliet, alternativt på lagets hemsida. Meddela alltid förändringar i program och deltagarförteckning. Lagen inkvarteras ofta i skolsalar och idrottshallar, som inte är byggda för att fungera som hotell. Tänk därför gärna på att kontrollera att det finns två av varandra oberoende utrymningsvägar samt att det finns brandsläckare och brandvarnare. Gå gärna igenom med gruppen vad som gäller om det skulle börja brinna. Råd och tips om krisen kommer Om något allvarligt inträffat samlas krisledningsgruppen och börjar mötet med att fastställa vad som har hänt. Beslut tas sedan om vad som ska göras, av vem, när och tid för uppföljning. Protokoll bör skrivas från varje möte. Anteckna också alla händelser och insatser. Det är viktigt att utvärdera och kontinuerligt följa upp insatserna. Informera alltid öppet, sakligt och tydligt. Vid olyckor kontaktas polisen som har informationsansvar gentemot allmänheten. Svårare olycka eller dödsfall Börja med att utse en person som ansvarar för arbetsfördelning och utser personer som: Tar hand om skadade och följer med transporten till sjukhus. Larmar och möter uttryckningen. Lämnar deltagarförteckningen till räddningspersonalen, tar hand om press och polis. Tar hand om de övriga i gruppen och informerar vad som hänt, informerar krisledningsgruppen hemma. Tänk på att inte lämna skadade personer ensamma eller att inte lämna ut namn på skadade och döda innan du är helt säker på att anhöriga är underrättade! Fastställd av: Styrelse HIF 12

13 Efter olycka eller dödsfall Skicka inte hem deltagarna! Samla istället gruppen och informera så uttömmande och sakligt som möjligt om vad som har hänt. Spekulera aldrig om händelsen och dess orsaksförlopp. Följ de drabbade hem, låt dem inte köra bil. Ge god tid för frågor och samtal. Alla som vill ska ges möjlighet att komma till tals. Förvänta dig inte att alla ska reagera på samma sätt. Var tolerant. Förbered deltagarna på att det är vanligt och normalt med reaktioner efteråt. Uppmana dem att berätta för sina anhöriga vad som hänt så att de kan förstå eventuella efterreaktioner. Uppmana dem att tala om händelsen med anhöriga. Ställ in träning, men samlas istället för att bearbeta händelsen. Informera krisledningsgruppen om vad som hänt så att informationen kan spridas. Bestäm om en pressträff ska arrangeras eller om ett pressmeddelande ska gå ut. Kontakta anhöriga, klubbledare, förbund och eventuella motståndare vid olycka. Vid dödsfall är det polis eller sjukhus som kontaktar anhöriga. Kontakta anhöriga när det är bekräftat att de har fått dödsbudet. Diskutera behovet av präst eller motsvarande. Beakta behovet av rätt andlig ledare beroende på religion. Låt sådant som påminner om den som har avlidit vara orört för en tid framåt. Stoppa inte undan föremål i tron att de ökar sorgearbetet resultatet kan bli det motsatta. Ritualer är viktiga i sorgearbetet. Stöd stödjarna, allvarliga händelser kan ta hårt på krafterna. Vid dödsfall utomlands ska UD kontaktas, ta även hjälp av svensk ambassad om sådan finns i närheten. Förhållningssätt Lämna inte den drabbade ensam under den akuta krisen. Försök inte trösta. Ord som "det är inte så farligt" blir till hån i den här situationen. Det här är kanske det farligaste och värsta som kunde hända för den drabbade. Hjälp anhöriga att sörja istället för att trösta. Var nära och närvarande. Visa att ni ställer upp, att ni finns, att ni deltar. Våga visa er egen sorg och bestörtning. Lyssna aktivt. Det finns inga, aldrig så välmenande råd som hjälper. Men lyssna, ta in och bekräfta känslan. Var delaktig. Acceptera vrede och aggression under förutsättning att det inte orsakar ytterligare skada. Var beredd på starka känslor och även anklagelser. Sök kroppskontakt. När man inget kan säga räcker det långt med att hålla en hand eller kramas. Var inte rädd för gråten; den är kroppens eget sätt att uttrycka en stark känsla. Håller man tillbaka den stoppar man också känslan och då dyker den upp senare, ibland efter många år. Hjälp med orden. Fråga försiktigt hur det var, vad som hände, hur det kändes. Ett sätt att få ur sig något av sorgen är att klä den i ord. Samtidigt är det första Fastställd av: Styrelse HIF 13

14 steget av en bearbetning som senare kan hjälpa en person vidare. Svik inte. Se till att ni finns kvar. Lämna ert telefonnummer och visa att ni när som helst är beredda att fortsätta samtalet. Återkom. En stor sorg är inte klar med ett samtal. Ta själv ansvaret för att höra efter hur de drabbade mår; är de passiva, rent av i chocktillstånd. Det räcker inte med ett telefonsamtal för att ta reda på detta. Träffa de drabbade. Ge det tid. När den sörjande för elfte gången berättar samma sak är han/hon inte hjälpt av att höra: "det där har jag redan hört". En del av bearbetningen består av att "älta" det som har skett. När det är klart upphör upprepningen och den drabbade kan gå vidare i sorgearbetet. Var dig själv. Försök inte vara psykolog, kurator eller präst. Det som behövs är i första hand medmänsklighet, medkänsla och omsorg. Försök skaffa eget stöd så att hjälpen inte blir för betungande för dig själv. Stötta anhöriga och andra Försök att snabbt vara på plats och stötta anhöriga i hemmet alternativt hjälp till att finna annan anhörig som kan göra detta. Vid dödsolycka måste detta ske efter att polis har underrättat de drabbade. Vid behov kontakta/berätta för andra anhöriga (om den drabbade inte orkar själv). Avlasta de anhöriga mot massmedia och andra personer. Hjälp till att kontakta myndigheter. Bistå med småsaker (handla, ringa arbetsplatsen och så vidare - minsta åtgärd kan vara för jobbigt för den drabbade). Vilka övriga behöver stöd? Vänner, klubbledare, medlemmar, klasskamrater? Efterbearbetning Det är viktigt att hålla kontakten inom gruppen, både aktiva och ledare, samt med anhöriga. Håll koll på varandra. En person som inte hör av sig kanske har klarat krisen bra, men frånvaron och tystnaden kan också bero på djup kris som orsakar apati. Minnesstund Fundera på vilka som ska bjudas in och vad som förväntas? I allmänhet behövs en avskild plats, där man kan spela lugn musik och tända ljus. Själva olycksplatsen utgör ofta mötesplatsen, men tänk då på att det kan vara utomhus och svårt att skapa avskildhet. Anlita gärna en präst eller motsvarande för att leda minnesstunden. De kan också bistå med råd och anvisningar för mötet, även om de inte medverkar. Beakta behovet av rätt andlig ledare beroende på religion. Krisreaktioner När man utsätts för en mycket svår påfrestning, en traumatisk händelse, är det vanligt och helt normalt att reagera med en så kallad psykisk kris. En psykisk kris tar olika långt tid för olika personer att komma igenom, men det är en övergående process. Inom kris- och Fastställd av: Styrelse HIF 14

15 katastrofpsykologin har man på senare år delat upp reaktionerna i akuta reaktioner och efterverkningar. Akuta reaktioner Chockreaktioner kan variera i tid från ett ögonblick upp till några dagar efter händelsen. De kännetecknas av ett förändrat tillstånd av medvetande både det som hänt och det som händer tycks overkligt. Man värjer sig mot att ta in det som hänt i medvetandet. Andra vanliga reaktioner är obeslutsamhet, ilska, förvirring och gråt. Kroppsliga symtom kan vara yrsel, illamående och hjärtklappning. Ofta förvrängs minnesbilden och tidsuppfattningen. Kontakten med omgivningen kan försvåras. Efterverkningar Dessa kan uppstå omedelbart efter chocken men också fördröjas väsentligt. De kan dyka upp flera veckor eller månader efter den traumatiska händelsen. Ofta tonar efterreaktionerna ut efter tre till fyra veckor - under förutsättning att man har fått möjlighet att bearbeta händelsen. Exempel på vanliga efterverkningar är påträngande minnen av händelsen, insomningssvårigheter, sömnrubbningar, mardrömmar, minnes- och koncentrationssvårigheter, trötthet, nedstämdhet, depression, ångest, skuld- och skamkänslor, fobiska reaktioner (vågar t. ex. inte åka buss efter bussolycka), stark vrede, överspändhet och kroppsliga stressreaktioner som hjärtklappning, huvudvärk, magont, yrsel, svettningar. Massmediekontakter Vid en kris är det viktigt att ha god kontakt med massmedierna för att undvika spekulationer som försvårar situationen. Generellt gäller: Informera snabbt, korrekt och objektivt! Var kortfattad. Spekulera aldrig - tala bara om fakta. Erkänn det uppenbara, erkänn det negativa - det skapar förtroende. Berätta vad ni gör för att lösa problemet eller andra aktuella åtgärder. Vill du inte besvara en fråga, förklara då varför - säg aldrig: "inga kommentarer". Var försiktig med uttalanden om orsak och skuld. Felaktiga slutsatser kritiseras i efterhand. Ange kontaktpersoner med telefonnummer (mobilnummer). Fastställd av: Styrelse HIF 15

16 När journalisten ringer Fråga efter källan om det rör sig om en olycka eller ett dödsfall om journalistens uppgift är en nyhet för dig, uttala dig inte förrän du själv har haft möjlighet att kontrollera uppgiften om den inte kan uppges. Skaffa respit. Även om du "vet" vad du ska säga är det en god regel att be att få ringa upp. Använd tiden till att fundera på: Vad vill journalisten? Är du rätt person att intervjua, ska du samråda med någon annan? Vad vill du få ut; fakta, budskap, argument? Skriv stolpar. Ha fakta tillgängliga. Undvik "fackspråk". Lämna inte ut namn, kontakta anhöriga först. TV- och radiointervjuer TV- och radiointervjuer är oftast väldigt korta, vilket kräver koncentrerade uttalanden. Tänk därför på: Säg det viktigaste först, kort och koncist. Var ärlig. Upprepa gärna ditt huvudbudskap i slutet av intervjun. Säg aldrig något "off the record"; nämn inte saker för en journalist som du egentligen inte vill offentliggöra. För journalisten väger nyhetsvärdet tyngre än eventuell lojalitet mot dig. Be gärna att få läsa artikeln/höra inslaget före publicering. Du har rätt att få ta del av citat. Journalisten kanske inte anser sig ha tid med att ringa och ge dig citatet och då har du att välja mellan att inte uttala dig eller att lita på journalisten. Underrätta gärna övriga inblandade om ditt uttalande. Pressmeddelanden Ta initiativet! Är det "kris" startar snart mediedrevet. Skriv gärna ett kort, första meddelande och visa att mediakontakterna inletts. Vänta inte på att få fram fakta och svar på alla frågor. Återkom några timmar senare med ytterligare meddelande. Behåll initiativet, även om journalister ringer. Ta fram underlag Vad har hänt? Händelseförlopp, personskador, materiella skador. Vad är viktigt att berätta? Säkerhet. Konsekvenser. Varför hände det? Var försiktig med orsak och skuld. Vilka fakta (statistik m.m.) finns? Ingress Här ska huvudbudskapet finnas. Ingressen ska svara på frågorna: vad, vem, hur, varför, var och när? Formulera det viktigaste i en mening. Skriv konkret och skala bort oväsentligheter. Undvik fackspråk och förkortningar. Fastställd av: Styrelse HIF 16

17 Brödtext Skriv det viktigast först, därefter slutsatser, villkor och konsekvenser. Skriv korta meningar (ca ord per mening), säg en sak i varje mening. Använd aktivt språk (rak ordföljd, aktiva verb) och stryk överflödiga ord. Skriv enkelt, undvik fackuttryck och förkortningar. Citat Försök gärna få med ett uttalande från ansvariga och medverkande. Skriv detta med så kallat pratminus. ( - Detta hände., säger NN). Rubrik Försök skriva rubriken korrekt och saklig. Använd inte en "reklamrubrik" på ett olycksfall. Rubriken ska gärna innehålla något om händelse och plats. Avsändare, vem svarar på frågor Ange kontaktuppgifter (mobilnummer) till den som kan ge mer information och kommentarer. När du skickar ut det första pressmeddelandet bör du hänvisa alla frågor till pressansvarig. Detta är ofta bra i krissituationer när det viktiga är att lösa uppgifter inom organisationen. Tänk på att journalisterna ofta vill ha kommentarer från ansvariga och inblandande personer; det är därför viktigt att informationsansvarig och ordföranden är samspelta. Sändlista Tänk på att informera internt innan ni går ut externt. Är alla i krisledningsgruppen informerade? Har alla i styrelsen fått besked? Är kamrater underrättade? Är styrelsen och övriga utskott informerade? Skicka pressmeddelandet i första hand till TT, men också till lokala media samt till Svenska Fotbollsförbundet, Västerbottens Fotbollsförbund, Svenska Innebandyförbundet och Västerbottens Innebandyförbund. Samordna olika aktörer Vid olyckor med till exempel flyg eller tåg är även andra aktörer inblandade. Då uppstår en mer komplicerad informationsstruktur. Om polisen kopplas in kommer även de att utfrågas av massmedia. I dessa fall är det viktigt att respektera varandras roller men att också fråga de andra organisationerna hur de hanterar frågan. Håll varandra underrättade om massmediekontakter och uttalanden. Fastställd av: Styrelse HIF 17

18 Bilaga 3 Trafiksäkerhetspolicy Vår verksamhet innebär omfattande transporter, i grupp eller enskilt, av barn, ungdomar och vuxna. Det är mycket viktigt att dessa transporter görs på ett trafiksäkert och riskfritt sätt. Vi måste tillsammans hjälpas åt att få en säkrare trafikmiljö där antalet dödsolyckor och skador minimeras. Vid aktiviteter arrangerade av Hörnefors IF gäller därför: Att buss med särskilt utsedd förare används vid resor överstigande 10 mil, enkel väg. Att vi endast anlitar bussföretag som uttalar sig att följa gällande trafiklagstiftning, har bälte på samtliga sittplatser i bussen samt har dokumenterat kvalificerade förare med minst tre års yrkesmässig erfarenhet. Att samtliga spelare och ledare måste färdas i den hyrda bussen, d v s vid resor överstigande 10 mil enkel väg. Privatbilar får endast användas om synnerliga skäl föreligger. Beslut om ev synnerliga skäl tas av aktuell ledare i samråd med HIF Fotboll, HIF Innebandy alternativt HIF Ungdom. Att vid resor där privatbilar används skall samtliga i bilen använda säkerhetsbälte, helst s k tre-punkts-bälte, och antalet passagerare får inte överstiga det i registreringshandlingarna angivna. Bilförare som har passagerare bör ha minst tre års erfarenhet av bilkörning. Bilförarna bör helst vara andra personer än de som spelat matchen. Att förare av minibussar bör ha minst fem års erfarenhet av regelbunden bilkörning samt erfarenhet av körning med minibuss. Att alkohol och andra droger absolut inte får förekomma i samband med bilkörning eller körning med minibuss. Att vid träning och promenader utomhus i mörker skall godkända reflexer bäras, helst av typen reflexvästar. Att barn- och ungdomsledare verkar för att spelare som cyklar till och från träningar/matcher använder cykelhjälm. Fastställd av: Styrelse HIF 18

19 Drogpolicy Hörnefors IF efterlever riktlinjerna i Riksidrottsförbundets policy: Bilaga 4 Alkohol och andra droger inom idrotten. Hörnefors IF vill inte på något sätt kopplas samman med alkohol eller andra droger, utan vi arbetar för en drogfri miljö för våra barn, ungdomar och vuxna. På så sätt ställer vi oss bakom samhällets mål att minska konsumtionen av alkohol och andra droger samt att senarelägga ungdomars alkoholdebut. Från Hörnefors IFs sida vill vi särskilt betona att inga alkoholhaltiga drycker får förekomma bland ledare och spelare i samband med idrottsverksamhet. Policyn finns i sin helhet på RF:s hemsida, under fliken dokumentbank. Fastställd av: Styrelse HIF 19

20 Bilaga 5 Eget arbete policy inkomstbringande aktiviteter Bakgrunden till de här riktlinjerna och reglerna för eget arbete är att intäkter från eget arbete idag utgör en betydande del av föreningens intäkter. Utan dessa inkomster skulle det inte vara möjligt att bedriva verksamheten i samma utsträckning, vi måste därför värna om relationerna med våra sponsorer och samarbetspartners. Samtliga avtal och ekonomiska förehavande inom föreningen hanteras av styrelsen och respektive idrottsgrupp och meddelas kansliet. Ingen enskild medlem eller lag får ingå avtal å föreningens vägnar (exempelvis sälja reklam på träningskläder). Alla ekonomiska transaktioner (gällande sponsring, insamlingar mm) inom föreningen skall bokföras via föreningens ekonomisystem och administreras av föreningens kanslipersonal, bland annat för att få en sammanhållen bild av föreningens totala intäkter. All hantering av pengar, fakturor, avtal mm mera skall skötas av kansliet och får inte skötas av det egna laget eller privatperson i hemmet. Innan ett inkomstbringande arbete påbörjas skall detta vara godkänt av respektive idrotts utsedda ledamöter/styrelse. Exempelvis insamlingar för ett lag för finansiering av cuper, träningsläger med mera (om det inte finns i beslutad verksamhetsplan). För att alla medlemmar skall bidra till föreningen som helhet och ha förståelse för hela föreningens verksamhet och de gemensamma kostnader som måste finansieras tillfaller 90% av intäkterna laget/idrotten som utför arbetet och 10 % till föreningen. Om föreningen går in och förskottsbetalar en aktivitet som innebär ett risktagande för föreningen (till exempel inköp av varor för vidare försäljning) är fördelningen 70 % till laget/idrotten och 30 % till föreningen. För att hantera insamlade medel till bestämda aktiviteter såsom cup deltagande eller träningsläger för ett lag skapas ett projektkonto för respektive lag/idrott där samtliga transaktioner bokförs. Kontot kan löpa över flera år, fram till dess att aktiviteten skall genomföras. Om lag inte kan genomföra aktiviteten, till exempel vid nedläggning av lag tillfaller innestående medel föreningen. Fastställd av: Styrelse HIF 20