Förfrågningsunderlag för drift av vård- och omsorg i Östersunds kommun

Transkript

1 Förfrågningsunderlag för drift av vård- och omsorg i Östersunds kommun

2 Förfrågningsunderlag för drift av vård- och omsorg i Östersunds kommun. 1. Allmän orientering Omfattning 4 2 Förfrågningsunderlag Anbudsgivning med möjlighet till kombinatoriska anbud 4 3 Allmänna bestämmelser Konkurrensneutralitet Konkurrenspolicy Upphandlingsförfarande Anbudsadress Distribution av förfrågningsunderlag Sista anbudsdag Anbudets giltighet Anbudets form och språk Anbud Rättelse av anbud Anbudsöppning Sekretess Frågor Eventuella otydligheter i förfrågningsunderlaget Komplettering av förfrågningsunderlaget Kvalificering och anbudsvärdering Beredning av upphandlingsärendet efter öppning av anbud Tilldelningsbeslut 10 4 Krav på leverantören Krav på leverantören (LOU kap 10:2) 10 5 Kontraktsvillkor Kontaktperson under kontraktstiden Kontraktstid Ansvar 11 6 Praktisk information Uppdragsgivare 13 Förfrågningsunderlag administrativa bestämmelser 1 (13)

3 6.2 Visning av verksamhetslokalerna Tekniska frågor 13 Bilagor 1.1 Uppdragsbeskrivning, generell beskrivning av uppdraget 1.2 Uppdragsbeskrivning, hemtjänst/hemsjukvård Uppdragsbeskrivning, särskilt boende med nivåersättning 1.3 (servicehus) 1.4 Uppdragsbeskrivning, särskilt boende med dygnsersättning 1.5 Uppdragsbeskrivning, mötesplats/dagcentral Ersättning hemtjänst och särskilt boende nivåersättning 2.1 (servicehus) 2.2 Ersättning särskilt boende med dygnsersättning 2.3 Ersättning mötesplats/dagcentral Objekten Objektbeskrivning Lugnvik Objektbeskrivning Norr Objektbeskrivning Odensala Objektbeskrivning Hornsberg Objektbeskrivning Björkbacka Objektbeskrivning Sjöängen Objektbeskrivning Brunkullan Objektbeskrivning Rådmansgatan 3.2 Bilagorna har utgått Kartor Karta Lugnvik Karta Norr Karta Odensala Karta Hornsberg 3.4 Bilagorna har utgått Personallistor Personallistor Lugnvik Personallistor Norr Personallistor Odensala Personallistor Hornsberg Personallistor Björkbacka Personallistor Sjöängen Personallistor Brunkullan Personallistor Rådmansgatan 3.6 Prislista köp Nattpatrull 4.1 Vård- och omsorgsplan 4.2 Kvalitetskrav 4.3 Ädelavtalet 4.4 Rehabilitering Prioriteringsordning 4.5 JourLisa Förfrågningsunderlag administrativa bestämmelser 2 (13)

4 4.6 Ledningsplan 4.7 Arbetsordning förtroenderåd 4.8 Dokumenthanteringsplan 4.9 Miljöpolicy 4.10 Måltidspriser 4.11 Prislista mat från serviceförvaltningen 5.1 Brukarenkät 5.2 Manual brukarenkät 5.3 Kostprogram Särskilt boende 5.4 Synpunktshantering 5.5 Krav på personkontinuitet (två flikar) 5.6 Introduktionskrav 5.7 Ombudens uppgifter 5.8 Utvärderingsinstrument och sanktioner Anbudsblankett (obs tre flikar) Anvisningar anbudsblankett 6.2 Leverantörsförsäkran 6.3 Referenser 6.4 Anbudsblankett kvalitetskrav steg Elektronisk anbudsgivning Förfrågningsunderlag administrativa bestämmelser 3 (13)

5 Östersunds kommun, vård- och omsorgsförvaltningen upphandlar på driftentreprenad hemtjänst/ hemsjukvård, särskilt boende och mötesplatser i Östersund. 1. Allmän orientering Vård- och omsorgsnämndens kontrakt med nuvarande leverantör löper ut den 30 september Vård- och omsorgsnämnden avser att upphandla följande objekt under konkurrens. 1.1 Omfattning Hemtjänstområde Lugnvik med Lugnviks servicehus, ett särskilt boende med nivåersättning och Lugnviks dagcentral/mötesplats. Hemtjänstområde Norr. Hemtjänstområde Odensala med Vickervägen 76 ett särskilt boende med nivåersättning (servicehus) och dagcentral/mötesplats Odensborg. Hemtjänstområde Hornsberg och Hornsgatans dagcentral/mötesplats. Björkbacka, Östersund, ett särskilt boende med heldygnsomsorg (vårdoch omsorgsboende). Sjöängen, Lugnvik, särskilt boende med heldygnsomsorg (vård- och omsorgsboende). Brunkullan, Odensala, särskilt boende med heldygnsomsorg (vård- och omsorgsboende). Rådmansgatan, Frösön, särskilt boende med heldygnsomsorg (vård- och omsorgsboende). 2 Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget är den upphandlande myndighetens underlag för anbudsinbjudan. Det avser att ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. I förfrågningsunderlaget med bilagor anges de kvantitativa och kvalitativa krav som beställaren ställer på leverantören. 2.1 Anbudsgivning med möjlighet till kombinatoriska anbud Leverantörer kan förutom att få lämna enkla anbud på fyra olika vård- och omsorgsboenden och fyra hemtjänstområden, också få lämna kombinationsanbud inom och mellan dessa äldreomsorgsformer. Fördelen för en leverantör med kombinationsbud är att det alltid finns en möjlighet att lägga ett anbud som bäst passar den egna organisationen. Även för Förfrågningsunderlag administrativa bestämmelser 4 (13)

6 Östersunds kommun finns stora fördelar, inte minst i perspektivet att vårda en marknad och skapa en grund eller plattform för fler aktörer på området. Den kombination av bud, enkelbud eller enkelbud och kombinationsbud, som ger lägsta sammantagna pris avgör vilken eller vilka leverantörer som väljs, förutsatt att dessa klarar de krav som ställs Kombinationsanbud Ett kombinationsanbud uttrycker ett sammanvägt pris om leverantören tilldelas en av denne specificerad kombination av valfria antal boende- och/eller hemtjänstområden, dvs. objekt De aktuella objekten Sammantaget handlar den här upphandlingen om 8 objekt inom vård- och omsorg. Östersunds kommun har definierat den lägsta kvalitet som måste uppnås för varje objekt och där lägsta pris blir avgörande för val av leverantör. Detta innebär att det/de anbud som inte klarar kommunens kravbild vad gäller kvalitet eller övriga krav på leverantören kommer att diskvalificeras från vidare anbudsutvärdering. En beskrivning av varje objekt återfinns i bilaga , där volymer brukare beskrivs, liksom behovet av distriktssköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster mm. Särskilt boende med heldygnsomsorg (Vård o omsorgsboenden) Björkbacka Brunkullan Sjöängen Rådmansgatan Av dessa objekt, så ska Brunkullan och Rådmansgatan ligga utanför varje tänkbar kombination. För dessa objekt vill Östersunds kommun enbart se enkelbud. Ett enkelbud på Brunkullan eller Rådmansgatan kan dock läggas tillsammans med ett kombinationsbud. Hemtjänstområde Odensala Norr Lugnvik Hornsberg Ungefärligt antal brukare i respektive vårdnivå framgår av bilaga Förfrågningsunderlag administrativa bestämmelser 5 (13)

7 2.1.3 För upphandlingen gäller följande anbudsregler Enkelbud Anbud får lämnas som separata priser (enkelbud) på valfritt objekt, dvs. vårdoch omsorgsboenden och hemtjänstområden. En maxgräns kan anges. Detta innebär att leverantör får ange hur många objekt inom respektive omsorgsform som högst kan antas. En leverantör kan således bjuda på fler objekt än denne har kapacitet att fullgöra, genom att ange hur många objekt som han totalt är beredd att teckna kontrakt för. Begränsningen anges i antal vård- och omsorgsboenden, dels hemtjänstområden. Även en minimigräns kan anges. Detta innebär att en leverantör får ange hur många objekt inom respektive omsorgsform som minst ska vara aktuellt för att intresse av kontrakt finns. Dessa enkelbud lämnas för varje objekt på Anbudsblankett bilaga Kombinationsbud En leverantör har även möjlighet att valfritt kombinera ett antal objekt i ett kombinationsanbud. Genom att lämna priser i en särskild lista på de objekt som leverantören önskar koppla ihop till ett paket av objekt, försäkrar sig leverantören att dessa lämnade priser endast gäller under förutsättning att denne tilldelas samtliga objekt som ingår i kombinationen. På de objekt som ingår i ett kombinationsanbud måste även enkelbud lämnas. Östersunds kommun uppskattar att samordningseffekten för en leverantör som får flera objekt högst kan uppgå till 5 procent. Detta innebär att skillnaden i enkelbudet för ett objekt högst får ligga 5 procent över den nivå som motsvarande objekt har i kombinationsbudet. Kombinationsbud lämnas för varje kombination på Anbudsblankett, bilaga Anbudsblanketterna Anbudsblanketterna kan laddas ner som excel-filer tillsammans med övrigt förfrågningsunderlag genom det upphandlingsstöd som Östersunds kommun arbetar med. Dessas excel-filer blir en av grundpelarna i anbudsarbetet och ska tillsammans med övriga delar av anbudet skickas in till Östersunds kommun. Anvisning om hur detta ska ske finns i bilaga Allmänna bestämmelser 3.1 Konkurrensneutralitet Vård- och omsorgsnämndens upphandlingar skall ske med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns. Leverantörer och anbud skall behandlas utan Förfrågningsunderlag administrativa bestämmelser 6 (13)

8 ovidkommande hänsyn. Detta innebär att upphandlingar inte får ske på sådant sätt att vissa leverantörer obehörigt gynnas eller missgynnas. Egenregi kommer att lämna anbud. Vid prövning av anbud kommer kommunens egenregi och externa anbud att bedömas endast utifrån det för kommunen ekonomiskt mest fördelaktiga alternativet som uppfyller kvalitetskraven. Om kostnaderna enligt det lägsta externa anbudet blir högre än vad det kostar att driva objektet i egen regi kommer upphandlingen att avbrytas i de objekten. 3.2 Konkurrenspolicy Östersunds kommuns konkurrenspolicy finns på hemsidan: ens.pdf 3.3 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs genom förenklat förfarande enligt LOU. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 3.4 Anbudsadress Anbud lämnas i 1 original och 1 kopia och skickas i förslutet kuvert till: Östersunds kommun Upphandlingskontoret Östersund Kuvert märks tydligt Anbud Vård- och omsorg Östersund Ref.nr Till anbudet ska bifogas ifyllda excel-filer (Anbudsblanketter, bilagor 6.1.1) för enkelbud och/eller kombinationsbud. Anbudsgivaren kan använda antingen CDskiva eller USB-minne. Om hela anbudet lämnas elektroniskt, biläggs bara dessa filer tillsammans med övriga dokument. Upphandlingskontoret erbjuder leverantören att lämna anbud elektroniskt. Se bilaga 6.5, elektronisk anbudsgivning för mer information. Upphandlingskontoret har däremot inte möjlighet att ta emot anbud via vanlig e-post eller via fax. 3.5 Distribution av förfrågningsunderlag Detta förfrågningsunderlag distribueras via Allego Upphandling. Vi ansvarar endast för förfrågningsunderlag som tagits emot från oss eller vår distributör av förfrågningsunderlag. 3.6 Sista anbudsdag Anbud ska vara oss tillhanda senast Anbudets giltighet Anbudet ska vara giltigt till och med Förfrågningsunderlag administrativa bestämmelser 7 (13)

9 Om upphandlingen blir föremål för överprövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst fyra månader efter angiven giltighetstid. 3.8 Anbudets form och språk Anbud ska vara skriftligt och avfattat på svenska språket samt vara undertecknat. Svenska språket ska tillämpas i tal och skrift i alla frågor som rör denna upphandling. 3.9 Anbud Anbudet skall innefatta: Anbudsblankett enkelbud och kombinationsbud bilaga Pris ska anges för de tjänster som specificeras i bilaga Ersättning. Anbudsblankett - bilaga 6.2 Leverantörsförsäkran. Leverantörsförsäkran skall vara ifylld och undertecknad. Enligt LOU kap 10.2 kan en leverantör uteslutas från deltagande i upphandling om den han inte uppfyller dessa krav. OBS! Vård och omsorgsnämnden kommer att kontrollera uppgifternas riktighet innan beslut i upphandling fattas. Referenser - Leverantören skall ange minst tre referenser Referenser skall anges från andra relevanta uppdrag från de tre senaste åren med namn och telefonnummer. Har inte leverantören varit verksam i eget företag tidigare skall referenser från de senaste arbetsgivarna anges. I bilaga 6.3 bifogas frågor som beställaren kommer att ställa till referenter. Anbudsblankett kvalitetskrav steg 1- bilaga 6.4 Beskrivning av kriterierna i steg 1- kvalitetskrav. Genom att lämna anbud försäkrar leverantören att den uppfyller samtliga krav i förfrågningsunderlaget med bilagor Rättelse av anbud Vid uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbudet får beställaren medge att det rättas. Vård- och omsorgsnämnden får också medge att anbudet förtydligas och kompletteras, om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning Anbudsöppning Anbudsöppning kommer att ske kl , på upphandlingskontoret Artillerigatan 3, Östersund. Anbudsöppning är inte offentlig. En person som utses av Handelskammaren kan dock närvara om en leverantör begär det. Kostnaden för detta betalas av den som begärt detta. Anmälan av sådan närvaro ska göras skriftligen senast vid anbudstidens utgång. Förfrågningsunderlag administrativa bestämmelser 8 (13)

10 3.12 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Efter detta blir handlingarna som regel offentliga, men vissa uppgifter kan undantagsvis omfattas av sekretess även efter avslutad upphandling, se 6 kap 2 sekretesslagen och 8 kap 10 sekretesslagen Frågor Frågor ställs via e-post senast till: upphandlingskontoret@ostersund.se. Om frågorna bedöms ha allmänt intresse kommer såväl frågor som svar att delges som komplettering till dem som vi sänt denna förfrågan till Eventuella otydligheter i förfrågningsunderlaget Om leverantören upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att ansvarig upphandlare kontaktas så snart som möjligt så att missförstånd undviks Komplettering av förfrågningsunderlaget Kompletteringar och övriga meddelanden meddelas genom e-postmeddelanden som skickas till den e-postadress leverantören angivit i Allego Upphandling. Leverantören får sedan själv hämta kompletteringen eller meddelandet. Om leverantören tagit emot förfrågningsunderlag via mäklare måste leverantören meddela oss namn/adress/e-postadress. Detta för att eventuella meddelanden ska kunna nå ut Kvalificering och anbudsvärdering De leverantörer som har lämnat anbud med lägst pris, lämnat tillfredsställande svar på kriterierna i steg 1 i bilaga 6.4 kvalitetskrav och som med bekräftelse från referenser eller utifrån kommunens egna erfarenheter bedöms uppfylla samtliga krav kommer att gå vidare till steg 2 och inom två veckor därefter inkomma med bevis om hur kraven i bilaga 4.2 uppfylls. Bedöms leverantören klara samtliga krav antas denne Beredning av upphandlingsärendet efter öppning av anbud Efter anbudsöppningen sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i rätt tid. Detta arbete utförs av tjänstemän på vård- och omsorgsförvaltningen i samråd med chef på upphandlingskontoret. Om behov föreligger kan extern konsult anlitas som biträde. Vård- och omsorgsförvaltningen upprättar förslag till beslut som föreläggs vårdoch omsorgsnämnden. Förhandlingar kan komma att upptas med den eller de leverantörer som efter formell granskning uppfyller kommunens kvalitetskrav. Förhandlingar får föras Förfrågningsunderlag administrativa bestämmelser 9 (13)

11 om samtliga relevanta omständigheter. Förhandlingarna får dock inte rubba förutsättningarna för upphandlingen Tilldelningsbeslut När beslut i upphandlingen tagits skickas ett tilldelningsbeslut till samtliga leverantörer. Tilldelningsbeslutet skickas som ett e-postmeddelande till den e-postadress som angivits av leverantören i Allego Upphandling. Kontrakt kommer att tecknas tidigast tio dagar efter att tilldelningsbeslutet skickats. Kontraktet är bindande först då båda parter undertecknat det. 4 Krav på leverantören 4.1 Krav på leverantören (LOU kap 10:2) En leverantör kan uteslutas från deltagande i upphandling om denne är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse. Av LOU kap 10:1 framgår också de omständigheter under vilka en leverantör ska uteslutas. 5 Kontraktsvillkor 5.1 Kontaktperson under kontraktstiden Vård- och omsorgsnämndens och leverantörens kontaktpersoner anges i samband med upprättande av kontrakt. Leverantörens kontaktperson ska delta vid uppföljningsträffar fyra gånger per år och i övrigt när ärenden av övergripande eller principiell natur uppstår. 5.2 Kontraktstid Kontraktet gäller från och med och löper fram till och med Kommunen har rätt att förlänga kontraktet under ytterligare tre år. Meddelande om eventuell förlängning lämnas senast 12 månader innan kontraktets upphörande. Förfrågningsunderlag administrativa bestämmelser 10 (13)

12 5.3 Ansvar Lagar/Förordningar/Föreskrifter Leverantören ska i det fall han blir antagen ansvara för att all relevant lagstiftning efterlevs Kommunens organisation Ansvarig nämnd tecknar kontrakt med extern leverantör om drift av verksamhet under en given kontraktstid. Ansvaret för vård och omsorgsverksamhet ligger hos vård- och omsorgsnämnden Huvudmannaskap Kommunen är i egenskap av beställare huvudman för de tjänster som omfattas av denna entreprenad Överlåtelse av kontrakt Kontrakt får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan vård- och omsorgsnämndens skriftliga medgivande Underleverantörer Leverantören får inte anlita annan för att fullgöra del av uppdraget utan vård- och omsorgsnämndens skriftliga medgivande Omförhandling Vård- och omsorgsnämnden eller leverantören får påkalla omförhandling av bestämmelse i upprättat kontrakt om ändrade förhållanden gör att bestämmelsen väsentligt motverkar de förutsättningar som detta förfrågningsunderlag bygger på. Anmälan om omförhandling skall ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar förhandlingsrätten och befriar inte part från skyldighet att fullgöra berörd kontraktsförpliktelse Kontraktsexemplar Kontrakt kommer att upprättas i två exemplar varav representant för leverantören har det ena, och representant för vård- och omsorgsnämnden har det andra Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till kontrakt kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för vård- och omsorgsnämnden och leverantören Handlingars inbördes rangordning Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Förfrågningsunderlag administrativa bestämmelser 11 (13)

13 Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till kontrakt 2. Kontrakt 3. Eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag med bilagor 5. Komplettering i samband med anbudsvärdering 6. Anbud Sanktioner och hävning Vård- och omsorgsnämnden eller leverantör får häva ingånget kontrakt eller utkräva sanktioner enligt bilaga 5.8 om motparten inte fullgör sina åtaganden, trots anmaning därom och kontraktsbrottet är av väsentlig betydelse. Hävning eller sanktioner kan utkrävas efter uppföljning enligt i bilaga 1.1 och grundar sig på de kvalitetskrav som ställs i bilaga 4.2 och övriga krav på leverantören i förfrågningsunderlaget. Kontraktsbrott av väsentlig betydelse och därmed hävningsgrund föreligger också om tillsynsmyndigheten riktat allvarlig kritik mot verksamheten och kritiken inte föranlett erforderlig rättelse. Hävningsgrund föreligger dessutom om leverantören försätts i konkurs eller eljest befinns vara på sådant obestånd att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Beställaren har rätt att häva kontraktet i förtid om leverantören brutit mot i meddelarfriheten angivet efterforskningsförbud Försäkringar Vårdgivaren skall teckna och under kontraktstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra erforderliga försäkringar som håller kommunen skadeslös vid skada. Ansvarsförsäkringens maximala belopp skall vara lägst 10 miljoner kronor. Vårdgivaren skall styrka att han tecknat ovannämnda försäkringar genom att tillställa kommunen kopia på försäkringsbrev, först i samband med kontraktets undertecknande och därefter vid den årliga uppföljningen. Vårdgivaren förbinder sig att förebygga skador som kan drabba personal, hjälptagare, anhöriga och utomstående Skadeståndsansvar Vårdgivaren svarar i förhållande till kommunen för skadestånd, som kommunen på grund av vållande av vårdgivaren eller personal som denne ansvarar för, kan komma att förpliktas utge till tredje man. Förfrågningsunderlag administrativa bestämmelser 12 (13)

14 Patientförsäkring Kommunen är, enligt 12 patientskadelagen (1996:799), att betrakta som vårdgivare beträffande den hälso- och sjukvård som utförs av en privat vårdgivare där det finns vårdtagare som placerats av kommunen. Kommunen är därför skyldig att teckna och vidmakthålla patientförsäkring även för personer som omfattas av den aktuella verksamheten Tvist Tvist mellan parter med anledning av ingånget kontrakt ska i första hand lösas i samförstånd mellan parterna. Går inte detta ska tvisten lösas av Östersunds tingsrätt med tillämpning av svensk rätt Force majeure Varje omständighet som part inte kan råda över såsom eldsvåda, krig, mobilisering, arbetskonflikt och andra händelser som kan definieras som force majeure utgör befrielsegrunder om de inträffar efter kontraktsdagen och kontraktets fullgörande därigenom förhindras. Giltig befrielsegrund föreligger inte vid strejk, blockad eller annan form av arbetskonflikt till följd av att part inte fullgjort sina skyldigheter enligt lag eller kollektivavtal, eller vid händelser som kan hänföras till parternas organisation eller verksamhet såsom personalbrist, strömavbrott, brand, transportförsening, fel eller försening av leverans från annan leverantör eller därmed jämförliga förhållanden. 6 Praktisk information 6.1 Uppdragsgivare Östersunds kommun Vård- och omsorgsnämnden Östersund 6.2 Visning av verksamhetslokalerna Kontaktman: Åke Norrman, vård- och omsorgsförvaltningen, telefon Visning sker efter överenskommelse. 6.3 Tekniska frågor Försörjning va, el, värme, renhållning, tele, fastighetslarm etcetera handhas av fastighetsägaren. Förfrågningsunderlag administrativa bestämmelser 13 (13)