Eksjö kommun. Översiktlig granskning av delårsrapport Revisionsrapport

Transkript

1 Översiktlig granskning av delårsrapport Revisionsrapport Offentlig sektor kommuner och landsting KPMG AB Antal sidor: 10

2 Innehåll 1. Sammanfattning/bakgrund Finansiella mål och god redovisningssed Mål för verksamheten 2 2. Syfte 2 3. Avgränsning 2 4. Revisionskriterier 3 5. Ansvarig styrelse 3 6. Metod 3 7. Projektorganisation 3 8. Anvisningar och styrdokument 3 9. Bedömning utifrån fullmäktiges mål Bakgrund Finansiella mål Verksamhetsmål Resultat av den övergripande verksamhetsuppföljningen Delårsrapporten i övrigt Förvaltningsberättelsen Balanskravet Resultaträkning Balansräkning Kassaflödesanalys Sammanställd redovisning Sektorernas berättelser Barn- ungdomssektor -3,8 mnkr Social sektor -8,0 mnkr Kommunledningskontor -4,8 mnkr Finansen 10,3 mnkr 8

3 1. Sammanfattning/bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att översiktligt granska delårsrapporten per Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Kommunens revisorer ska enligt 9 kap Kommunallagen (KL) bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål som fullmäktige beslutat (9a ). Revisorernas uttalande avges i revisorernas bedömning av delårsrapporten. Vårt uppdrag är att granska delårsrapporten för att ge revisorerna underlag för sin bedömning. Vi bedömer att delårsrapporten visar ett rättvisande resultat och att rapporten i allt väsentligt har upprättats enligt lagens krav och normerande organ. 1.1 Finansiella mål och god redovisningssed Helårsprognosen för år 2014 ligger på ett resultat om +12,8 mnkr, vilket skulle innebära att kommunens ekonomi kommer att vara i balans för helåret I prognosen finns inte med återbetalning av s k AFA-premier från år 2004, då beslut om eventuell återbetalning kommer att fattas först i oktober Ett utbetalningsbeslut kommer enligt uppgift från kommunen att innebära ett förbättrat resultat med ytterligare ca +7 mnkr. Ekonomiska mål: Resultatmålet på 17,1 mnkr (2,0%) beräknas inte kunna uppfyllas, då prognosen är 12,8 mnkr (1,5%). Det kortsiktiga soliditetsmålet beräknas uppfyllas, men självfinansieringsmålet för investeringar och målet om finansiellt sparande på 10 mnkr beräknas inte uppfyllas. Noteras att sociala sektorn återigen prognostiserar budgetöverdrag med 8,0 mnkr. De s k resultatfonderna är en slags öronmärkning till olika verksamheter inom kommunens egna kapital, i år har dock resultatfonderna totalt hamnat på minus (-0,6 mkr). Det finns fortsatta förbättringsmöjligheter avseende rutinen för avstämning av likvida medel. Vid vårt granskningstillfälle var ett konto inte fullt avstämt trots att nästan 2 månader gått sedan den 30/6 samt att en intäkt om ca 0,3 mnkr ej bokats upp per 30/6 då den låg kvar på ett skuldkonto för oidentifierade poster. Vår kommentar är liksom tidigare år att rutinen bör förbättras. Vår granskning har vidare visat att en fordringspost avseende lönebidrag bokats felaktigt, vilket lett till att resultatet i delårsbokslutet per är ca 0,8 mnkr för lågt. Revisorerna anses ha tillräckliga underlag till sin bedömning om målens uppfyllandegrad och kan med viss sannolik också bedöma att den lagda helårsprognosen kommer att kunna hållas. Det finns dock såväl risker som möjligheter i lagd helårsprognos. Vid revisorernas bedömning om rimligheten i att helårsprognosen kommer att hållas, finns alltid en viss risk för att vissa fordringar eller avsättningar inte är tillräckliga, t ex avseende avsättningar för semester- och ferielöneskulder, då dessa beräknas och fastställs enbart vid årets slut. Avseende finansen (skatteavräkningen), så har man för helårsprognosen använt sig av prognosen som erhölls i augusti 2014 från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), vilket bör säkerställa en så korrekt helårsprognos som möjligt. Vi bedömer att delårsrapporten i allt väsentligt har upprättats i enlighet med den kommunala redovisningslagen och i enlighet med god redovisningssed. 1

4 1.2 Mål för verksamheten Kommunstyrelsens styrkort fokuserar på fyra verksamhets-/affärsområden, nämligen: Attraktivitet Utveckling och omsorg om barn och unga Utveckling och omsorg om vuxna Hållbar utveckling 2. Syfte Varje verksamhetsområde följs upp utifrån fyra olika perspektiv. Brukarperspektivet som fokuserar på kundnyttan. Processperspektivet som tar sikte på att ha rationella och effektiva arbetsmetoder och processer. Medarbetarperspektivet som lyfter fram kompetensförsörjning, rekrytering, värdegrund, ledarskap, medarbetarskap mm. Resursperspektivet som beskriver hur väl kommunen använder ekonomiska och andra resurser. I delårsrapporten följs dessa mål upp och enligt denna redovisning synes verksamheten i stort utvecklas i enlighet med uppställda mål. Måluppfyllelsen inom de olika verksamhetsområdena inom perspektiven resurs, brukar, medarbetare och process är redovisade i delårsrapporten. Målen är dock inte fullständigt redovisade då vissa mål endast mäts en gång per år eller vartannat år och därmed inte mäts till delårsbokslutet. Uppfyllandegraderna på målen varierar, men måluppfyllelsen synes rimlig. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunens delårsrapport har upprättats i enlighet med kommunallagen, kommunal redovisningslag och god redovisningssed i kommuner och landsting. Resultatet av vår granskning utgör underlag för kommunrevisorernas uttalande beträffande delårsrapporten. 3. Avgränsning Granskningen omfattar delårsrapporten per Vår granskning sker i den omfattning som följer av God revisionssed i kommunal verksamhet, främst såsom denna definieras av SKL och Skyrev 1. Granskningen av räkenskaperna är översiktlig och avser endast underlag för bedömning av fullmäktiges finansiella mål. Vår granskning har varit inriktad på att hitta väsentliga fel (bedömda och konstaterade) i delårsrapporten. I vår granskning ingår inte primärt att granska den interna kontrollen över kommunens kostnader och intäkter. Granskningen har inte heller som syfte att identifiera brottsliga handlingar, t ex förskingring. 1 Sveriges Kommunala Yrkesrevisorer 2

5 4. Revisionskriterier Vi kommer att bedöma om delårsrapporten i allt väsentligt följer: Kommunallag och kommunal redovisningslag, KRL God redovisningssed, definierad av Rådet för Kommunal Redovisning, RKR, och Sveriges Kommuner och Landsting, SKL Interna regelverk och instruktioner Fullmäktigebeslut Vi kommer vidare att bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål kommunfullmäktige beslutat, som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. 5. Ansvarig styrelse Granskningen avser kommunstyrelsens delårsrapport som enligt 8 kap 20a KL ska behandlas av kommunfullmäktige. 6. Metod Rapporten är saklighetsgranskad av ekonomichef Karin Höljfors samt ekonom Ebba Wasén. Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument inklusive delårsrapporten Intervjuer med berörda tjänstemän och politiker Analys av nyckeltal för verksamhet och ekonomi i den omfattning som krävs för att bedöma om resultatet är förenligt med de av fullmäktige beslutade målen Stickprovsvis avstämning och verifiering av väsentliga balansposter mot specifikationer och underlag i den omfattning som krävs för bedömning av fullmäktiges finansiella mål. Översiktlig analys av resultaträkningen 7. Projektorganisation Granskningen har genomförts under ledning av Jerker Stenqvist, Auktoriserad revisor/certifierad kommunal yrkesrevisor tillsammans med Johan Lagerqvist, Revisor. 8. Anvisningar och styrdokument I KRL framgår att kommunerna ska upprätta minst en delårsrapport som ska omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret, d v s högst åtta månader. Det är även den rapport som faller inom ramen för denna period som ska behandlas av fullmäktige och som revisorerna ska göra en bedömning av. 3

6 I s dokument Ekonomiska styrprinciper, avsnitt 3.2 Delårsrapport, finns fastställt följande anvisningar: Delårsrapporten omfattar perioden och upprättas av kommunstyrelsen i enlighet med kommunala redovisningslagen. Ekonomiavdelningen utfärdar anvisningar för rapporten. 9. Bedömning utifrån fullmäktiges mål 9.1 Bakgrund Enligt kommunallagens bestämmelser ska fullmäktige i budgeten ange finansiella mål och verksamhetsmål som har betydelse för god ekonomisk hushållning. Revisorerna ska bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de av fullmäktige beslutade målen. 9.2 Finansiella mål Kommunfullmäktiges finansiella mål för god ekonomisk hushållning 2014: Kommunens mål för årets resultat var 2 % av skatter och utjämning (dvs 17,1 mnkr). Prognosen visar ett positivt resultat om 12,8 mnkr, vilket motsvarar 1,5%. Målet om förstärkt soliditet beräknas kunna uppnås, då helårsprognosen visar 65,2% mot 64,4% vid föregående årsskifte. Noteras att det långsiktiga målet är 80%. Målet om självfinansiering till 100% av investeringar beräknas utfalla med 73% av årets överskott från den löpande verksamheten och ytterligare 13% genom Eksjö kommunfastigheters amortering av reverslån. Målet beräknas därmed inte uppnås. Målet om finansiellt sparande med 10 mnkr beräknas inte heller uppnås. 9.3 Verksamhetsmål Kommunstyrelsens styrkort fokuserar numera på fyra verksamhets-/affärsområden, nämligen: Attraktivitet Utveckling och omsorg om barn och unga Utveckling och omsorg om vuxna Hållbar utveckling Varje verksamhetsområde följs upp utifrån fyra olika perspektiv. Brukarperspektivet som fokuserar på kundnyttan. Processperspektivet som tar sikte på att ha rationella och effektiva arbetsmetoder och processer. Medarbetarperspektivet som lyfter fram kompetensförsörjning, rekrytering, värdegrund, ledarskap, medarbetarskap mm. Resursperspektivet som beskriver hur väl kommunen använder ekonomiska och andra resurser. Styrkortet har därmed två övergripande dimensioner. Den ena dimension beskriver hur väl den kommunala verksamheten svarar mot respektive verksamhets-/affärsområde. Den andra beskiver 4

7 hur väl den kommunala verksamheten fungerar utifrån ovan angivna perspektiv. Styrkortet är gemensamt för hela förvaltningen och ägs av kommunstyrelsen. Liksom tidigare gäller att vid väsentlig målavvikelse ska olika alternativa handlingsplaner sättas in. Uppföljningen enligt den nya modellen bygger på att kommunens olika verksamheter redovisar in utfall jämfört med aktuellt antaget mål i styrkortet. Måluppfyllelsen redovisas i spindel- /spridningsdiagram i form av procent, där hundra procent avser full måluppfyllelse. Styrkortet innehåller totalt 36 mål på årsbasis, varav vissa mål inte mäts mer än en gång om året eller till och med endast vartannat år och därmed inte ingår i delårsbokslutet Resultat av den övergripande verksamhetsuppföljningen Varje verksamhetsområde innehåller ett antal mål och ses utifrån de olika perspektiven, resurs-, brukar-, medarbetar- och processperspektiv. Målen i resurs- och medarbetarperspektiven är gemensamma för samtliga verksamhetsområden, medan målen i brukar- och processperspektiven varierar mellan verksamhetsområdena. Resultatet av kommunens övergripande verksamhetsuppföljning per visas i bifogad delårsrapport under avsnittet Övergripande verksamhetsuppföljning (sid 6-12 i delårsrapporten) samt i bifogad bilaga 2 till delårsrapporten, Diagram över respektive perspektiv. Vidare finns samtliga mål angivna i bifogad bilaga 1 till delårsrapporten, Styrkort , dvs. även de mål som inte har mätts per delårsbokslutet, utan som bara mäts en gång om året. En samlad bedömning av de olika perspektiven resurs, brukar, medarbetare och process visar på skilda uppfyllandegrader enligt den övergripande verksamhetsuppföljningen i delårsrapporten. Måluppfyllelsen synes utifrån angivna beskrivningar som rimlig. 10. Delårsrapporten i övrigt 10.1 Förvaltningsberättelsen Enligt KRL 9:2 ska delårsrapporten innehålla en översiktlig redogörelse för utvecklingen av kommunens verksamhet och resultat sedan föregående års utgång. Uppgift ska lämnas om: sådana förhållanden som är viktiga för bedömningen av kommunens resultat och ställning sådana händelser av väsentlig betydelse för kommunen som har inträffat under rapportperioden eller efter dennes slut. Kommentar Vi bedömer att förvaltningsberättelsen tillsammans med nämndernas rapportering i allt väsentligt innehåller den information som den enligt ovanstående lagparagraf ska innehålla Balanskravet Helårsprognosen för år 2014 ligger på ett resultat om 12,8 mnkr, vilket skulle innebära att kommunens ekonomi kommer att vara i balans för helåret

8 10.3 Resultaträkning (Belopp i mkr) Verksamhetens nettokostnader Utfall Året Utfall Fg år Budget året Prognos året Avvikelse prognos jmf med budget -410,4-402,9-834,8-849,2-14,4 Skatteintäkter, statsbidrag och utjämning 426,8 409,8 844,6 854,9 10,3 Finansnetto 3,2 3,6 7,2 7,1-0,1 Årets resultat 19,6 10,5 17,0 12,8-4,2 Kommentarer Den försämrade helårsprognosen jämfört med utfallet per beror främst på att man prognostiserar högre kostnader för andra halvåret. Sektorerna prognostiserar tillsammans ett budgetöverdrag med -14,0 mnkr. (-17,5 mnkr exkl. budgeterat uttag resultatfond). Eventuellt kommande återbetalning från AFA är ej inbegripen i vare sig delårsbokslut eller prognos. De s k resultatfonderna är en slags öronmärkning till olika verksamheter inom kommunens egna kapital, i år har dock resultatfonderna totalt hamnat på minus (-0,6 mkr). Analys helårsprognos Budget Prognos +/- Ref Barn- ungdomssektor -310,5-314,3-3, Social sektor -333,6-341,6-8, Kommunledningskontor -54,3-59,1-4, Samhällsbyggnadssektor -89,1-90,1-1,0 KLK kost och städ -19,0-19,1-0,1 Övrigt -10,1-10,0 0,1 Summa drift -816,6-834,2-17,6 Centrala poster (netto) -2,2 0,9 3,1 Finansen 851,8 862,1 10, Avskrivningar -16,0-16,0 0,0 17,0 12,8-4, Balansräkning Kommunen (Belopp i mnkr) Året fg år Fg år Balansomslutning 567,4 550,1 577,8 Redovisat eget kapital 374,1 354,4 346,4 Eget kapital reducerat med ansvarsförbindelse pensioner -105,0-138,5-117,6 Soliditet redovisad 66% 64% 60% Soliditet med hänsyn till de pensionsförpliktelser som inte redovisas bland skulder negativ negativ negativ Omsättningstillgångar 176,0 161,3 195,7 Kortfristiga skulder 181,4 183,7 219,7 Balanslikviditet 97% 88% 89% 6

9 Kommentar Bokslutsspecifikationer över balansposter finns upprättade till delårsbokslutet, dock inte för alla balansposter och inte i samma omfattning som vid årsbokslutet. Vi anser att bokslutsdokumentationen är rimlig, men skulle kunna förbättras ytterligare. Vi har tidigare påpekat att avstämningsrutinen för väsentliga huvudbokskonton emellanåt är bristfällig. Detta gäller även vid detta bokslut. Rutinen för avstämning av konton för likvida medel bör förbättras. Vid vårt granskningstillfälle var ett konto inte fullt avstämt trots att nästan 2 månader gått sedan den 30/6 samt att en intäkt om ca 250 tkr ej bokats upp per 30/6 då den låg kvar på ett skuldkonto för oidentifierade poster. Instruktioner finns utfärdade för periodiseringar etc inför delårsbokslutet. Efterlevnaden är dock något sämre än vid årsbokslutet. Ekonomiavdelningen förlitar sig på automatbokningarna och synes inte utföra några egna löpande avstämningar. Vår rekommendation är att kommunen löpande bör utföra manuella stickprovsavstämningar för att säkerställa att periodiseringsrutinen för interimsposterna fungerar. Vår granskning har vidare visat att en fordringspost avseende lönebidrag bokats felaktigt, vilket lett till att resultatet i delårsbokslutet per är ca 830 tkr för lågt. Detta har inte korrigerats. Vissa personalrelaterade kostnader såsom semester- och ferielöneskulder, upplupna löner etc omräknas enbart per årsskiftena. Om skulle ha bokat upp korrekta upplupna löneskulder, övertidsskulder, semesterlöneskulder samt ferielöneskulder per skulle bokfört resultat ha påverkats negativt. Avseende dessa löneskulder är de teoretiskt högst per halvårsskiftet, eftersom det huvudsakliga semester- och ledighetsuttaget görs i juli/augusti. Per helår och därmed även i prognosen blir semesterskulden dock korrekt beräknad. Revisorernas bedömning över om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om påverkas därmed inte av detta för år 2014 som helhet. SKL:s augustiprognos ligger till grund för fordran skatteintäkter i helårsprognosen, men ej i delårsbokslutet. Rutinen för materiella anläggningstillgångar är att man aktiverar investeringar löpande under året, vilket är bra. Avskrivningarna görs också från aktiveringstidpunkten. Anläggningsregistret är avstämt mot huvudboken Kassaflödesanalys Kassaflödesanalys beskriver årets kassaflöden från verksamheterna, från investeringar och från finansieringen samt hur de har inverkat på verksamhetens likvida ställning. Kommentar Kassaflödesanalysen synes korrekt och har granskats utan några väsentliga kommentarer Sammanställd redovisning KRL ställer inget krav på att delårsrapporten ska omfatta de kommunala företagen, vilket dock rekommenderas av Rådet för kommunal redovisning. 7

10