HANDLINGSPLAN Region Östergötland

Transkript

1 HANDLINGSPLAN Region Östergötland för arbetet med standardiserade vårdförlopp enligt överenskommelsen mellan regeringen och SKL om kortare väntetider i cancervården 2016 Dokumenthistorik Version Datum Kommentar Handläggare Heedman & Lagerfelt Diarienummer: RS

2 Inledning Grundsyftet med SVF är att korta ledtider från välgrundad misstanke till behandlingsstart. Kriterier för välgrundad misstanke är fastställda på nationell nivå och skiljer sig mellan de olika cancerformerna. Det är viktigt att ha i åtanke att uppskattningsvis 50 % av alla cancerdiagnoser kommer att ställas via de vanliga vårdvägarna. Erfarenheter från bl. a Danmark är också att ca 50 % av de patienter som uppfyller kriterier för välgrundad misstanke inte direkt kan utredas via fastställda standardiserade utredningsförlopp (SVF) utan har behov av ett mer eller mindre anpassat utredningsförlopp (anpassat vårdflöde, AVF). Anledning kan vara samsjuklighet, egna önskemål eller misstanke på avancerad cancersjukdom redan vid första kontakt och därmed tveksamhet till individnyttan av en standardiserad utredning. Tar vi inte hänsyn till detta redan i samband med implementering av SVF finns ökad risk för undanträngning av svaga behovsgrupper. Vi vill göra ingången till cancervården tydlig och transparant. Det ska vara enkelt för patient och remittent att hamna rätt. I Region Östergötland finns 43 vårdcentraler som under 2016 kommer att remittera in personer med misstanke/välgrundad misstanke på cancer till specialistvården i de 18 aktuella vårdförloppen. Till detta kommer även välgrundad misstanke att uppstå inom specialistvården. Genom att en standardiserad vårdbegäran skickas till EN remissingång minskas antalet relationer i gränssnittet remittent/remissmottagare markant vilket säkrar en standardisering redan i början av patientens utredningsresa. Den 1 oktober 2015 startade Enheten för samordnad cancerutredning med nedanstående initiala arbetssätt: Kriterier för remittering välkända, transparanta och giltiga för ALLA patienter Standardiserad vårdbegäran med nödvändig information för säker leverans i nästa steg En remissingång för alla SVF i Region Östergötland Validering av kriterier Access till systemets förbokade tider för första åtgärd, t.ex. radiologi eller specialistbesök, i vårdförloppen Direkt personlig telefonkontakt för möjlighet till individanpassning, trygghet, ökad delaktighet och valfrihet Möjlighet att använda hela systemet parallellt med utredning till exempel rökavvänjning via primärvård, symtomlindring via smärtenhet, etablera kontakt med kommunala stödstrukturer Data genereras i ingången nödvändig för planering längre in i vårdförloppet till exempel operationsplanering För att detta ska fungera när antalet vårdförlopp ökar krävs att Diagnostikcentrum och respektive sjukhusklinik vidareutvecklar sina vårdprocesser inkluderande produktionsplanering för att kunna tillhandahålla tillräckligt många undersökningstider inom fastställda tidsgränser. Detta inbegriper även kapaciteten vävnadsdiagnostik (PAD). 2

3 Vi tror detta kan vara ett fortsatt angreppssätt för att: bättre förstå personers vårdbehov (enkla, komplicerade, komplexa, kaotiska) möjliggöra standardisering av det enkla och individanpassning av det komplexa bättre kunna se helheten såväl utifrån ett individ- som ett systemperspektiv kunna erbjuda samlade, såväl multiprofessionella som multidisciplinära, tjänster för olika behovsgrupper inte bara göra det fortare utan också med högre kvalitet i interaktion och relation fortsätta utveckla gränssnittet mellan den som ger tjänsten och den som tar emot tjänsten sprida vidare till andra delar av Hälso-och sjukvården till exempel vid vårdbehov hos sköra äldre 1. Beskrivning av arbetet efter rapporteringen den 1 november Nuläge för införda vårdförlopp Beskriv läget för de fem SVF som infördes utgå från det som skett efter att års rapport lämnades in senast den 1 november Implementering av de första fem vårdförloppen i Region Östergötland startade den 1 oktober 2015 när vi öppnade Enheten för samordnad cancerutredning som remissmottagare. Genom vårt vägval med en ingång skapas unika förutsättningar för oss att följa implementeringen av SVF avseende t.ex. att identifiera såväl goda exempel som förbättringsområden. I början av december 2015 gjordes en journalgranskning av de personer som gått in i ett vårdförlopp för validering av såväl vår remissingång som kodningsstruktur. Vi fann följande: 253 vårdförlopp (urinblåsa 128, prostata 90, huvud/hals 31, AML 2 samt matstrupe/ventrikel 2) hade startat dvs. kriteriet för välgrundad misstanke för respektive diagnos var uppfyllt. Av dessa var 139 vårdförlopp (urinblåsa 89, prostata 30, huvud/hals 16, AML 2 samt matstrupe/ventrikel 2) avslutade men enbart 48 avkodade med KVÅ-kod i patientjournal. 26/139 (19 %) som utretts hade diagnostiserats med tumörsjukdom. Andelen diagnostiserade personer med cancer varierade stort mellan de olika förloppen. Från ett 1:1-förhållande (matstrupe/magsäck, AML) till 1:11 (urinblåsa), vilket är ett resultat av att starten för olika SVF ligger olika långt in i patientens resa. Närmast samtliga vårdcentraler i regionen hade remitterat in personer i vårdförloppen men med varierande andel i förhållande till respektive befolkningsunderlag. I slutet av februari 2016 har drygt 550 personer gått in i SVF med en ökande andel med slutkoder. Enheten för samordnad cancerutredning kan genom sin samlade koordinatorsfunktionalitet i början av flödet samla data och reflektioner för att leda och förbättra processerna i dialog med olika intressenter. Vi vill kontinuerligt se att vi är på rätt väg. 3

4 Patientens röst Min distriktsläkare sa att du snabbt skulle höra av dig och det var precis det du gjorde. Hon berättade även för mig hur utredningen skulle gå till. Oh så bra att du ringde upp. Nu har jag en livlina. Vad skönt att jag fick vara med och bestämma en tidpunkt för läkarbesöket som passade mig. Min hustru dog nyligen i cancer och hon hade det svårt i slutskedet. Om jag har en cancer vill jag inte ha reda på det just nu. min distriktsläkare sa att jag skulle utredas vidare på sjukhuset men jag förstod inte varför. Att det var cancer man letade efter. Det här är nog det bästa ni i vården gjort någon gång. Jag kände mig trygg och det gick fort. Primärvårdens röst: Det här med en tydlig remissingång har underlättat för mig som distriktsläkare. Det är tryggt att veta att min patient blir snabbt omhändertagen och att jag inte får sitta med allt i mitt eget knä. Kan ni förklara för mig varför ni har alla dessa obligatoriska sökord i remissen? Diagnostikens röst: Det fungerar bra när ni går in i vårt bokningssystem. Vi har väldigt få uteblivna patienter nu och de är välinformerade. Det sparar tid för oss. Förr fick vi ringa och fråga om t.ex. längd och vikt inför kontrastundersökningar eftersom den uppgiften nästan alltid saknades i remissen. Det sparar tid för oss som radiologer då ni gör det förberedande jobbet. Nu kan vi fokusera på bildgranskning. Specialistvårdens röst: Patienterna är nu välinformerade när de kommer till vår specialistmottagning. De stora vinsterna ser vi framförallt hos de personer där cancermisstanken bekräftas. De är redan vid första besöket informerade om misstanken och är med på tåget. Om uppföljning i de patientadministrativa systemen och rapportering till SKL:s nationella databas, koordinatorsfunktion eller obokade tider inte är på plats för samtliga SVF, vilka åtgärder kommer landstinget att vidta för att färdigställa detta? Vi levererar nu med automatik en gång per månad data till SKL:s databas genom KVÅ-koder i patientjournal. Vi vet att antalet personer som har inkluderats i SVF är högre än det vi har rapporterat till SKL genom vår journalgranskning. Genom riktade informationsinsatser, framför allt inom SVF huvud/hals, försöker vi successivt öka täckningsgraden avseende KVÅ-kodning. Vi ser också behov av att vidareutveckla vårt journalsystem så att dokumentation kan hållas ihop i patientens process och inte som nu vara kopplad till enskild vårdverksamhet. Vi ser vidare en stor utmaning när fler vårdförlopp införs då de delvis överlappar varandra: en person söker för oförklarlig viktnedgång (start SVF allvarliga diffusa symtom). En datortomografi av buken genomförs som påvisar levermetastaser (avslut SVF allvarliga diffusa symtom, start SVF okänd primär tumör). En biopsi genomförs där svaret pekar mot bukspottkörteln som ursprung (avslut SVF okänd primärtumör, start SVF bukspottkörtel). 4

5 Vi har identifierat och påbörjat införande av koordinatorsfunktionalitet på tre olika nivåer: koordination av den generiska cancerutredningsprocessen, sker genom Enheten för samordnad cancerutredning. koordination av respektive diagnosspecifik process (från den tidpunkt då vi vet att patienten har cancer). Vi har tillsatt en processledare för prostatacancer då vi har goda erfarenheter ifrån vår bröstcancerprocess. Vi tror dock att detta inte räcker utan att det för varje förlopp behövs ett team med olika funktioner för att säkra t.ex. validitet i process, förbättringsarbete och processutveckling. koordination av enskild patients resa. Här ser vi kontaktsjuksköterskan som nyckelperson och genom RCC:s arbete är begreppet idag etablerat och antalet kontaktsjuksköterskor ständigt ökande. Med utgångspunkt från cancerregistret samt andra datakällor (t.ex. inom patologin i Östergötland, kvalitetsregister) gjordes initialt en grov produktionsplanering avseende behov av olika åtgärder i respektive process. Vi kunde därefter beskriva förväntansbilden per vecka på såväl specialistvård som diagnostik. Både specialistkliniker som radiologiska enheter har därefter avsatt reserverade tider för de initiala åtgärderna inom respektive vårdförlopp. Dessa tider är tillgängliga för Enheten för samordnad cancerutredning som bokar direkt i respektive kliniks tidbok. Patienten meddelas samtliga aktuella tider vid den första kontakten från enheten. Genom vårt angreppssätt med en remissmottagande enhet kan vi nu dag för dag monitorera behovet av förbokade tider till den initiala undersökningen eller besöket. Vi börjar alltmer se Regions Östergötlands samlade resurs som en resurs dvs. vi försöker utnyttja all ledig kapacitet som vi har inom ett visst område för att säkra enskild patientens process oavsett personens folkbokföringsort avseende t.ex. urologiskt besök (fyra siter varav två privat drivna) eller behov av radiologi (tre siter). 1.2 Erfarenheter av 2015 års arbete Har landstingets erfarenheter av implementeringen 2015 lett till förändringar i upplägget inför 2016 och i så fall på vilket sätt? Nej, vi fortsätter enligt plan. Vi vill fortsätta att utveckla de arbetssätt som vi ser ger patienten avsevärt bättre möjligheter att påverka sin egen vårdprocess tidigt i vårdförloppet. Vi har påbörjat arbetet med att skapa en generisk process, applicerbar på samtliga kommande standardiserade vårdflöden: standardiserad vårdbegäran, en remissingång, gemensam produktionsplanering för den initiala utredningsfasen, koordination på tidigare beskrivna områden. Kommande vårdförlopp innebär större variationer utifrån enskild individ inom respektive diagnosgrupp t.ex. avseende ålder, samsjuklighet, tumörstadium och eventuell spridning vid diagnos vilket påverkar prognos och därmed möjlighet till standardisering. Vi gjorde tidigt en omfattande förstudie avseende dessa variationer och vi ser behov av att vid sidan av implementering av standardiserade vårdförlopp även implementera anpassade vårdförlopp beskrivet i inledningen. Det generiska angreppsättet skapar förutsättning till triagering till för individen optimal utredning (SVF respektive AVF). De nya arbetssätten möjliggör en ökad flexibilitet i systemet med ett högre resursutnyttjande. En ingång - flera vårdtjänster. 5

6 Har landstinget erfarenheter som ni vill föra vidare gällande den nationella definitionen av välgrundad misstanke i något av SVF? Vi uppfattar att begreppet välgrundad misstanke är synonymt med Symtom eller fynd som föranleder remittering till specialistvård. Vi har funnit det sistnämnda som betydligt lättare att kommunicera med de olika intressenterna. Vi ser i den nyligen publicerade remissversionen av SVF prostatacancer att kriterierna för välgrundad misstanke ändras innan en uppföljning av tidigare kriterier gjorts. För att tillsammans lära oss om olika utfall för olika kriterium utifrån ett patientperspektiv bör vi vara uthålliga och systematiska. 1.3 Antal avslutade patienter Hur många patienter har genomgått och avslutat de SVF som implementerades 2015 fram till och med den 31 januari 2016? Redovisa antal uppdelat på kön. Vårdförlopp i antal Män Kvinnor AML 1 1 Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna Huvud- och halscancer 0 0 Matstrups- och magsäckscancer 2 0 Prostatacancer 66 0 Kommentar: Öronklinikerna i Region Östergötland har ännu inte kommit igång med KVÅkodning i patientjournal vgs punkt Överföring av information Hur har landstinget löst frågor gällande överföring av information om uppföljningsdata när flera landsting har ansvar för olika delar i ett enskilt SVF? Hur har landstinget arbetat med frågan hittills? Även om Sydöstra sjukvårdsregionen har samma journalsystem är de så pass olika konfigurerade i dagsläget att data inte kan överföras per automatik. Sjukvårdsregionen kan se att det blir mer valida data om remitterande landsting/region rapporterar såväl välgrundad misstanke som avslut alternativt start av behandling. Vilka vidare åtgärder tänker ni vidta för att informationsöverföringen ska fungera under 2016? Genom att utveckla de multidisciplinära konferenserna, såväl tekniskt som innehållsmässigt, kan dessa arenor i ett kort perspektiv överbrygga IT-systemens svårigheter att kommunicera. 6

7 2. Plan för införande av de 13 nya vårdförloppen under Tidplan för införande Hur ser tidplanen för året ut? Ange följande: a) När planerar landstinget att koordinatorsfunktion för de nya SVF ska vara i drift? b) När planerar landstinget att obokade tider för de nya SVF ska vara i drift? c) När planerar landstinget att börja inkludera patienter i respektive SVF? Vi har påbörjat arbetet med att skapa en generisk process, applicerbar på samtliga kommande standardiserade vårdflöden: en standardiserad vårdbegäran, en remissingång, gemensam produktionsplanering för den initiala utredningsfasen, koordination på tidigare beskrivna områden. Nya vårdförlopp innebär uppskalning av tidigare implementerat arbetssätt. Kommande vårdförlopp innebär dock större variationer utifrån enskild individ inom respektive diagnosgrupp t.ex. avseende ålder, samsjuklighet, tumörstadium och eventuell spridning vid diagnos vilket påverkar prognos och därmed möjlighet till standardisering. Det generiska angreppsättet skapar förutsättning till triagering till för individen optimal utredning (SVF respektive AVF). Vi ser att det finns betydande överlappning mellan de olika vårdförloppen tidigt i patientens resa där SVF Allvarliga diffusa symtom och SVF CUP kan ses som en bred ingång för många patienter där patienten efter viss initial utredning kommer att kunna gå vidare till de olika organspecifika SVF. Vi har redan idag tillgång till tre utredningsenheter kopplat till Lasarettet i Motala, Vrinnevisjukhuset i Norrköping samt Universitetssjukhuset i Linköping som riktar sig mot ovan nämnda behovsgrupper. Genom ett nära samarbete mellan dessa enheter och Enheten för samordnad cancerutredning kommer vi att kunna möjiggöra cancerutredning nära patienten och ser dessa enheter som samlade aktörer för cancerutredning inom vår region. Den 1 maj kommer Region Östergötland att starta införandet av följande vårdförlopp: Allvarliga diffusa symtom, okänd primär tumör, myelom, lymfom, levercancer, gallblåsecancer, bukspottkörtelcancer samt äggstockscancer. Den 1 september fortsätter vi med lungcancer, bröstcancer, kolorektalcancer, malignt melanom samt primära maligna hjärntumörer. 7

8 2.2 Stöd till utvecklingsarbete Hur avser landstinget att stödja verksamheternas utvecklingsarbete med a) införandet av välgrundad misstanke i primärvården? b) införandet av välgrundad misstanke i den specialiserade vården? c) införande av koordinatorfunktion? d) obokade tider? Avseende välgrundad misstanke så har region Östergötland utifrån de nationella dokumenten tagit fram ett kunskaps- och beslutsstöd för att underlätta för varje medarbetare oavsett arbetsplats vad som menas med välgrundad misstanke och vad som förväntas av varje medarbetare i mötet med den person som uppfyller dessa kriterier. En uppföljningsbar men också självinstruerande remiss med nödvändig information för hela utredningsprocessen för de fem initiala vårdförlopp har tagits fram och integrerats i den elektroniska patientjournalen (Cosmic). I takt med att nya vårdförlopp introduceras kommer nya kunskaps- och beslutsstöd, som på ett enkelt sätt beskriver vilka symtom och fynd som ska föranleda remiss i enlighet med SVF att tas fram och remissen modifieras. Informationsinsatserna görs samlat i enlighet med regionens framtagna och uppdaterade kommunikationsplan. Ingången eller Enheten för samordnad cancerutredning är i drift sedan 1 oktober 2015, med ett länsövergripande uppdrag. Enheten bemannas av ett multiprofessionellt team (läkare och sjuksköterskor) och kommer under 2016 att förstärkas med ytterligare läkare och paramedicinsk kompetens detta för att säkra det multidisciplinära och multiprofessionella arbetssättet. Enheten har snabbt etablerat sig som en helpdesk för cancerutredning dit remittenter kan vända sig för att få hjälp med handläggandet av patienter. Syftet med enheten är att få möjlighet att koordinera regionens kontinuerliga förändrings- och utvecklingsarbete i cancervården, skapa förutsättningar till produktionsplanering i realtid, minimera undanträngningseffekter men också för att på sikt möjliggöra en horisontell prioritering mellan de olika vårdförloppen. Genom att redan initialt skapa en ingång för de standardiserade vårdförloppen ges förutsättningar att över tid utveckla system för ledning, samordning, prioritering, validering, transperens och förbättring av cancerprocesserna. För att bedriva det fortsatta utvecklingsarbetet har en gruppering tillsatts med medverkan från Enheten för samordnad cancerutredning (verksamhet), Patientjournal (termer, konfigurering, kodning) och Utdata CI/BI (datafångst, bearbetning, rapporter). 8

9 2.3 Utmaningar och konsekvenser Vilka utmaningar ser landstingen med införandet av de nya SVF och hur avser man att lösa dessa? Utmaning Överlappning av symtom mellan de olika vårdförloppen Planerad åtgärd Starta patientens utredningsresa tidigare än det som anges i respektive SVF för t.ex. de gastrointestinala processerna. Byta perspektiv från vårdgivarens till patientens. KVÅ kodning slutkodning Riktade informationsinsatser. Koppla händelser i patientresa med strukturerad dokumentation i patientjournal. Utveckla sammanhållen dokumentation i process. KVÅ kodning över länsgränser Produktionsplanering i realtid Utveckla MDK för personlig kommunikation. Tydlighet i vem som ansvarar för vad. Utveckla utdataportal med ingångsdata från enheten för samordnad cancerutredning. Se behov av produktionsplanering i hela systemet och inte bara i respektive vårdförlopp. Kan konceptet med en ingång även införas längre in i patientens resa vid trånga sektorer? Bedömer landstinget att eventuella undanträngningseffekter kan komma att uppstå under 2016 som en följd av införandet av SVF? Beskriv i så fall vilka och hur de kommer att följas och åtgärdas. Ja, vi bedömer att det finns risk för undanträngningseffekter under 2016 som en följd av införandet av SVF. Undanträngning kan ske på många nivåer: Inom samma diagnosgrupp (äldre vs yngre, män vs kvinnor, glesbygd vs storstad, svenska medborgare vs nyanlända, kuration vs palliation) Mellan olika diagnosgrupper inom cancerområdet Mellan cancer och non-cancer Vårt arbetssätt med en ingång till cancervården tror vi kan minimera/minska risken för undanträngning inom cancerområdet. 9

10 3. Information och förankring 3.1 Patienter Hur har landstinget involverat patientföreträdare i arbetet med handlingsplanen? RCC:s patientråd har fungerat som referensgrupp i arbetet. Flera av dess medlemmar har gjort sitevisits på enheten. Genom vår direkta personliga kontakt med varje person som går in i ett SVF har vi kunnat kontinuerligt fånga synpunkter och förbättringsförslag på vår egen process. Hur avser landstinget involvera patientrepresentanter i arbetet med SVF? Ett projekt med extern part är initierat för djupintervjuer med patienter som genomgått SVF med framtagande av empatiskapande berättelser. Detta för att kunna få fram ett starkt kommunikativt verktyg i den fortsatta cancerprocessutvecklingen. Ett vetenskapligt projekt med fokus på patientupplevelser har startat tillsammans med Institutionen för ekonomisk och industriell utveckling, avdelningen för logistik och kvalitetsutveckling. För övrigt se ovan. 3.2 Privata vårdgivare Hur avser landstinget involvera representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med SVF? Såväl lagetablerade läkare, privata vårdcentraler och övriga privata vårdgivare har involverats i processen inte minst för att säkra tillgänglighet till samma information utanför som innanför vår brandvägg. Längst har vår samverkan kommit inom de urologiska flödena där Enheten för samordnad cancerutredning under mars månad kommer att få tillgång till tidböcker till en stor privat aktör i Östergötland. 3.3 Primärvård Hur säkerställer landstinget att primärvårdens medarbetare har kännedom om SVF? Genom att alla remisser går genom en ingång får vi kontroll på remitteringsvägar och mönster. Ser vi skevhet i remitteringsmönstret, felaktigheter i remisser etc. kan vi direkt agera med personlig kontakt till aktuell vårdcentral eller distriktsläkare. Vi ämnar också inleda samverkan med RCC så att vi kan få en total täckningsgrad (cancer diagnos via SVF/cancerdiagnos totalt) i respektive flöde. 10

11 4. Uppföljning Hur avser landstinget att följa upp och använda resultaten av de nuvarande nationella mätpunkterna i det fortsatta arbetet med de införda SVF? Region Östergötlands CI/BI-enhet gör ett utdatalager där selekterade data (t.ex. KVÅ-koder och demografiska data) kontinuerligt överförs från journalsystemet. Dessa data kan sedan kombineras i en utdatakub med möjlighet till såväl fasta som valbara rapporter avseende såväl nationella mätpunkter som andra kvalitetsdata (t.ex. PROM, performancestatus, symtomskattningar) fångade i patientens process. Dessa data kommer att vara ovärderliga i det fortsatta arbetet med implementering av SVF. 5. Arbete med PREM-enkäten 5.1 Användande av PREM-enkät Hur avser landstinget arbeta med den PREM-enkät som tagits fram och ska införas under 2016? Regionen har varit pilot för framtagande och validering av PREM-enkäten. Struktur finns hos Region Östergötland för att säkra kontinuerlig leverans av personnummer på aktuella patienter till IC Quality för månatliga utskick av enkäten. Vi ser behov av att få tillbaka våra egna data för analys och förbättringsarbete. 5.2 Användning av resultat Hur kommer resultaten från PREM-enkäten att användas? Vi ser behov av att få tillbaka våra egna data för egen analys och eget förbättringsarbete. Genom PREM-resultaten kan ledtidsdata värderas och balanseras. För vi vill ju inte bara göra en utredning snabbare utan i en vidare mening även bättre. 11