Syfte Denna lathund har tagits fram för att underlätta arbetet med entreprenörens dagliga uppgifter i Maximo.

Transkript

1 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 1 (63) Skapat av (Efternamn Förnamn, org) DokumentID Version Kerstin Abrahamsson MX009-LH 1 Roll Dokumentdatum Dokumentstatus Entreprenör Gällande Dokumenttitel Dagligt Arbete i Maximo utfört av Entreprenör Syfte Denna lathund har tagits fram för att underlätta arbetet med entreprenörens dagliga uppgifter i Maximo. Omfattning Rutinbeskrivningen bör användas av ansvariga hos entreprenören för beredning, planering, utförande, avrapportering och fakturering. Förkunskaper Följande förkunskaper behövs för dagligt arbete i Maximo: - Grundkurs Maximo - Förståelse för din roll som entreprenör hos Trafikverket. - Förståelse för Arbetsorderprocessen hos Trafikverket. - Förståelse för Anläggningstrukturen hos Trafikverket. Behörighet Följande behörigheter krävs för arbetet som entreprenör: - Behörighet till rollen för Entreprenör. - Behörighet till entreprenörens företag och avtal. Har du synpunkter på denna lathund? Om du har synpunkter på eller önskemål för denna lathund. Skicka då gärna ett e-post meddelande till maximo@trafikverket.se. Skriv Lathundar som ämn och beskriv dina synpunkter/önskemål och ange vilken lathund det gäller. Har du synpunkter på eller frågor om Trafikverkets arbetsprocess? Om du har synpunkter på eller frågor om Trafikverkets arbetsprocess.. Skicka då gärna ett e-post meddelande till maximo@trafikverket.se. Skriv Arbetsprocess som ämne och beskriv dina synpunkter/frågor. Fler lathundar och nyare versioner finns tillgängliga under: Klicka på den roll som du arbetar med. Denna sida uppdateras kontinuerligt.

2 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 2 (63) Dagliga arbetsmoment i Maximo s Arbetsorderprocess. Det finns ett antal viktiga arbets- och beslutssteg för drifttekniker, entreprenörer och förvaltarområdesansvariga som utförs dagligen. Varje arbets- eller beslutssteg har några arbetsuppgifter som ansvarig entreprenör, drifttekniker eller förvaltarområdesansvarig måste göra innan en arbetsorder skickas in i systemets automatiska ärendehantering som går under benämningen Arbetsflöde. Det automatiserade arbetsflödet utför kontroll av registrerade data, ändrar status på arbetsorder och skickar arbetsordern till rätt mottagare för fortsatt behandling. Mottagarens inkorg på startsidan i Maximo innehåller mottagna arbetsorder och visar information om arbetsordern och dess nästa steg i arbetsprocessen. Beredning En arbetsorder som registrerats av Trafikansvariga (DI eller DT) eller Förvaltarområdesansvariga (FOA) skickas till dig som är entreprenör för beredning. Arbetsorder som kommer från Förebyggande Underhåll(FU) genereras automatiskt av systemet och skickas till dig som är entreprenör för beredning. Beredningen av arbetet består i att göra en riskbedömning och beräkna säkerhetsåtgärder. En bedömning av behovet av vägavstängning ska också göras. Vid arbetsorder för förebyggande underhåll kan behov av vägavstängning vara angivet redan. Beredningen bör också inkludera uppskattning av resurser och material vilket underlättar för FOA att bedöma om arbetet kan utföras vid den aktuella tiden. Under beredningsfasen har arbetsordern status BERED. Planering Ett arbete som inte är av akut karaktär ska planeras in med hänsyn till övriga arbeten och eventuella vägavstängningar. Vid krav på vägavstängning tittar systemet efter nästa planerade vägavstängning och arbetsordern får då automatiskt planerat start- och slutdatum. I annat fall ska arbetsordern uppdateras av dig som entreprenör med ett planerat start- och slutdatum. Arbetsorder för förebyggande underhåll har alltid ett önskat start- och slutdatum som motsvarar det av systemet framräknade datumet för utförande utifrån FU arbetets intervall. Även för FU ska planerat start- och slutdatum anges om igen trafikavstängning behövs. Titta alltid efter ett önskat start- och slutdatum då det kan förekomma även på ombyggnader och avhjälpande underhåll med prioritet 3. Under planeringsfasen har arbetsordern status VPLAN. Godkännande av beredning/planering Förvaltarområdesansvarig ansvarar för att kontrollera beredning och planering och godkänna arbetsordern för utförande. I vissa fall kan arbetsordern skickas tillbaka till entreprenör för ytterligare kompletteringar eller justeringar av beredning. Arbetsorder med prioritet 1 eller 2 godkänns automatiskt av den som registrerar arbetsordern. Om arbetet behöver vägavstängning måste arbetsordern godkännas och planeras in av samordningsansvarig inom Trafikverket.

3 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 3 (63) Om arbetsordern till hör en s k komplex anläggning och arbetet har prioritet 3 måste arbetsordern godkännas och planeras in av samordningsansvarig inom Trafikverket. Samordning För s k komplexa anläggningar (Tunnlar och vissa broar) och i de fall trafikavstängning är nödvändig vid arbetets utförande samordnas arbete av Trafikverkets samordningsansvariga. Arbetsorder med krav på trafikavstängning kan därför endast utföras på de tider som samordningsansvarig angivit. Utförande Vid utförandet är det självklart det tekniska arbetet som är det viktiga. Men för Trafikverket är det också viktigt att veta att arbetet pågår och därför bör arbetsordern ha status PÅGÅR under tiden arbete utförs i de fall arbetet sträcker sig över flera dagar. När arbetet är klart ska arbetsordern ha status UTFÖRT. Efter utförandet tar avrapporteringen vid. Avrapportering Avrapportering är en viktig del av arbetsprocessen. Här samlas den information som utgör historik på placeringar och individer. Historiken är viktig för Trafikverket i vår utvärdering av vilka anläggningsdelar som måste få utökat förebyggande underhåll och/eller bli ombyggda och/eller få nya komponenter installerade. Långa jobb bör uppdateras med nedlagda timmar och använt material/verktyg samt textbeskrivning av utfört arbete löpande så att historik inte går förlorad. Arbetsorder med arbetstyp AU (Avhjälpande Underhåll) ska avrapporteras med hjälp av problem/orsak och åtgärd. Det är VIKTIGT att arbetsorderns placering och problemkod från registreringstillfället korrigeras i de fall arbetet utfördes på annan placeringsdel och/eller problemet är mera känt vid avrapporteringstillfället eller var felaktigt angivet. När avrapportering är utförd skickas arbetsordern vidare i arbetsflödet till respektive förvaltningsområdesansvarig(foa). Arbetsordern får då status KLAR. Godkännande av avrapportering Förvaltarområdesansvarig ansvarar för att kontrollera arbetsorderns avrapportering och kostnader. Om FOA inte godkänner arbetsordern kommer den att skickas tillbaks till dig som är entreprenör och du ansvarar för att korrigera arbetsordens uppgifter. Fakturering Faktureringen är också en viktig del av arbetsprocessen eftersom du som entreprenör får betalt för ditt arbete och arbetsordern avslutas i systemet. Arbetsorder för förebyggande underhåll omfattas normalt av ett separat avtal och ska inte faktureras. Endast i undantagsfall faktureras FU. Systemets arbetsflöde kontrollerar om kostnader finns på en förebyggande AO och skickar den i så fall till fakturering. Godkännande av fakturering Förvaltarområdesansvarig(FOA) ansvarar för att kontrollera fakturaunderlaget och godkänna det.

4 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 4 (63) Processtyrande uppgifter Flera olika uppgifter på en arbetsorder styr vilken väg genom arbetsprocessen som arbetsordern tar. Den övergripande uppdelningen är mellan s k komplex och ej komplex anläggningsdel. Varje placering i systemet har en kod som anger om den tillhör de komplexa eller ej komplexa anläggningarna. Nästa uppdelning sker på Arbetstyp och Prioritet. Arbetstyper och prioritet Inom arbetsorderprocessen finns följande arbetstyper: AU (Avhjälpande Underhåll), FU (Förebyggande Underhåll), OB (Ombyggnad) DR (Driftåtgärd). En arbetsorder kan ha olika prioritet: 1 = Hög/Omedelbar åtgärd, 2 =Medel/Åtgärd nästa natt 3 =Låg/Åtgärd nästa planerade service. En arbetsorder med arbetstyp AU kan ha prioritet 1, 2 eller 3 En arbetsorder med arbetstyp FU har ingen prioritet En arbetsorder med arbetstyp OB kan ha prioritet 3 En arbetsorder med arbetstyp DR har ingen prioritet

5 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 5 (63) Innehållsförteckning Dagliga arbetsmoment i Maximo s Arbetsorderprocess....2 Inkorgen Beredning... 6 Rutinbeskrivning Beredning FU... 7 Rutinbeskrivning Beredning AU Rutinbeskrivning Beredning OB Rutinbeskrivning Tidsbudgetering Rutinbeskrivning Materialbudgetering Rutinbeskrivning Verktygsbudgetering Inkorgen planering Rutinbeskrivning Planering Inkorgen utförande Rutinbeskrivning Utför arbetsorder Inkorgen Avrapportering Rutinbeskrivning Avrapportera FU Rutinbeskrivning Avrapportera AU Rutinbeskrivning Avrapportera OB Rutinbeskrivning Tidrapportering Rutinbeskrivning Materialrapportering Rutinbeskrivning Verktygsrapportering Rutinbeskrivning Fakturering Rutinbeskrivning Skapa ny planerbar arbetsorder Rutinbeskrivning Skapa arbetsorder för redan utfört arbete Ändringslogg... 63

6 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 6 (63) Inkorgen Beredning Den första bild som visas efter inloggning i Maximo kallas Startcenter. Inom startcentret finns Snabbval, Favoritapplikationer, Anslagstavla, Listor och diagram av olika slag samt en inkorg. I inkorgen finns de arbetsorder som ska behandlas och utföras inom ert företag. Inkorgen visar information om arbetet. I beskrivningen syns vilken status som, arbetsordern har. Detta indikerar vad nästa arbetssteg är för arbetsordern. Listan visas med de äldsta arbetsordrarna högst upp. Vill man se de nyaste kan man sortera om genom att klicka på Inkom rubriken ett par gånger. Arbetssteg, Inkorgen Beredning 1 Klicka på AO Klicka på beskrivningsfältet för den AO som ska beredas. 2 Kontrollera arbetstyp Kontrollera vilken arbetstyp arbetsordern har och följ arbetstypens rutinbeskrivning för Beredning nedan.

7 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 7 (63) Rutinbeskrivning Beredning FU I applikationen Arbetsorderbevakning ska en arbetsorder beredas av den entreprenör som har fått arbetsordern. Denna rutinbeskrivning gäller för Förebyggande underhåll (FU). Fliken Arbetsorder: Arbetssteg, flik Arbetsorder 1 Läs arbetsorderbeskrivningen och kontrollera vilken placering/inventarie som arbetsordern gäller. Kontrollera eventuella underarbetsorder i flik Instruktioner. 2 Säkerhetsinstruktion Gör en riskbedömning och ange eller välj rätt säkerhetsinstruktion. Fältet är obligatoriskt i arbetsprocessen för FU. 3 Vägavstängning Bedöm behovet av vägavstängning och ange eller välj rätt

8 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 8 (63) vägavstängning. Fältet är obligatoriskt i arbetsprocessen för FU. Ändra inte redan föreslaget värde. 4 Planerat startdatum Ange planerat startdatum. Ta hänsyn till önskat startdatum som räknats fram av systemet enligt FU åtgärdens intervall. I de fall en vägavstängning angivits och systemet har länkat mot en trafikavstängning så är planerat startdatum uppdaterat från trafikavstängningen och skrivskyddat. 5 Planerat slutdatum Ange planerat slutdatum. Ta hänsyn till önskat slutdatum som räknats fram av systemet enligt FU åtgärdens intervall. I de fall en vägavstängning angivits och systemet har länkat mot en trafikavstängning så är planerat slutdatum uppdaterat från trafikavstängningen och skrivskyddat. 6 Spara AO Om uppgifter ändrats och arbetsordern inte ska skickas vidare vid detta tillfälle måste den sparas. Klicka på ikonen Spara arbetsorder. 7 Skicka AO vidare När arbetsordern har beretts ska den skickas vidare i arbetsprocessen. Klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt. Arbetssteg, flik Arbetsorder Anmärkning kan användas för meddelande till nästa mottagare. 8 Manuell Inmatning Skicka denna AO för egen samordning. Klicka OK 9 Arbetsordern har nu skickats vidare i arbetsflödet och ligger och väntar i inkorgen hos den inom ert företag som ansvarar för planering. Se vidare under Inkorgen och Rutinbeskrivning Planering nedan.' Arbetsordern har nu status VPLAN (Väntar på planering).

9 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 9 (63) 10 Startcenter Klicka på menyvalet Startcenter i övre högra hörnet.

10 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 10 (63) Rutinbeskrivning Beredning AU I applikationen Arbetsorderbevakning ska en arbetsorder beredas av entreprenören som har fått arbetsordern. Beredningsfasen för avhjälpande underhåll gäller endast arbetsorder med prioritet 3. Arbetsorder med prioritet 1 eller 2 godkänns direkt av den som registrerat arbetsordern och får då status GODK (Godkänd) direkt. Fortsätt till Rutinbeskrivning Utför om din arbetsorder har prioritet 1 eller 2. Fortsätt i detta kapitel om din arbetsorder har prioritet 3. Fliken Arbetsorder: Arbetssteg, flik Arbetsorder 1 Läs arbetsorderbeskrivningen och kontrollera vilken placering/inventarie som arbetsordern gäller. Kontrollera angiven problemkod och eventuella larmuppgifter. 2 Entreprenörens AO Ange eventuellt eget arbetsordernummer från ert interna system.

11 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 11 (63) 3 Säkerhetsinstruktion Gör en riskbedömning och ange eller välj rätt säkerhetsinstruktion. Fältet är obligatoriskt i arbetsprocessen för avhjälpande underhåll vid prioritet 3. 4 Vägavstängning Bedöm behovet av vägavstängning och ange eller välj rätt vägavstängning. Fältet är obligatoriskt i arbetsprocessen för avhjälpande underhåll vid prioritet 3. 5 Planerat startdatum Ange planerat startdatum. Ta hänsyn till eventuellt önskat startdatum. I de fall en vägavstängning angivits och systemet har länkat mot en trafikavstängning så är planerat startdatum uppdaterat från trafikavstängningen och skrivskyddat. 6 Planerat slutdatum Ange planerat slutdatum. Ta hänsyn till eventuellt önskat slutdatum. I de fall en vägavstängning angivits och systemet har länkat mot en trafikavstängning så är planerat slutdatum uppdaterat från trafikavstängningen och skrivskyddat. 7 Spara AO Spara ändrade uppgifter genom att klicka på ikonen Spara arbetsorder. 8 Instruktioner Registrera budget för arbetet via uppskattad arbetstid, planerat material och planerade verktyg. Se Rutinbeskrivning Tidsbudgetering, Rutinbeskrivning Materialbudgetering och Rutinbeskrivning Verktygsbudgetering längre ner i denna lathund. När tid- och kostnadsbudgetering är utförd fortsätt med steg 9 nedan. 9 Skicka AO vidare När arbetsordern har beretts ska den skickas vidare i arbetsprocessen. Klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt. Arbetssteg, flik Arbetsorder

12 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 12 (63) Anmärkning kan användas för meddelande till nästa mottagare 10 Manuell Inmatning Första valet avser arbetsorder som ska godkännas av förvaltningsområdesansvarig inom Trafikverket: Beredning klar. Skicka till FOA. Klicka OK Ett alternativ till detta är nästa val om det finns en uppgörelse om vilka jobb som förhandsgodkänts av FOA: Förhands-OK av FOA. Skicka denna AO för egen samordning. Klicka OK Ett ytterligare alternativ finns i de fall något är fel på arbetsordern som måste korrigeras. I så fall, klicka Avbryt. Lägg in en förklaring i arbetsorderbeskrivningen vad du inte är nöjd med. Klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde och välj Åter till DI för åtgärd. Se AO beskrivning. Klicka OK DI = Driftingenjör (kan även skrivas DT (drifttekniker)) och finns inte för hela landet ännu. 11 Arbetsorder som skickats vidare i arbetsflödet för godkännande av FOA ligger och väntar i inkorgen hos den inom Trafikverket som ansvarar för arbetsordern. Arbetsordern har nu status VGODK (Väntar på godkännande). Arbetsorder som har förhandsgodkännande väntar i inkorgen hos den som ansvarar för utförandet hos er. Arbetsordern har nu status VPLAN (Väntar på planering) I de fall arbetsordern tidigare har godkänts av FOA och sedan skickats tillbaka för justering av beredning och budget gäller följande: Om budgeten ändrats går arbetsordern till FOA för nytt godkännande och får status VGODK(Väntar på godkännande). Om budgeten inte

13 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 13 (63) ändrats går arbetsordern direkt till planering och får status VPLAN (Väntar på planering). Se vidare under Inkorgen och Rutinbeskrivning Planering nedan.' 12 Startcenter Klicka på menyvalet Startcenter i övre högra hörnet.

14 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 14 (63) Rutinbeskrivning Beredning OB I applikationen Arbetsorderbevakning ska en arbetsorder beredas av entreprenören som har fått arbetsordern. Fliken Arbetsorder: Arbetssteg, flik Arbetsorder 1 Läs arbetsorderbeskrivningen och kontrollera vilken placering/inventarie som arbetsordern gäller. 2 Entreprenörens AO Ange eventuellt eget arbetsordernummer från ert interna system. 3 Säkerhetsinstruktion Gör en riskbedömning och ange eller välj rätt säkerhetsinstruktion. Fältet är obligatoriskt i arbetsprocessen för ombyggnader. 4 Vägavstängning Bedöm behovet av vägavstängning och ange eller välj rätt vägavstängning. Fältet är obligatoriskt i arbetsprocessen för

15 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 15 (63) ombyggnader. 5 Planerat startdatum Ange planerat startdatum. Ta hänsyn till eventuellt önskat startdatum. I de fall en vägavstängning angivits och systemet har länkat mot en trafikavstängning så är planerat startdatum uppdaterat från trafikavstängningen och skrivskyddat. 6 Planerat slutdatum Ange planerat slutdatum. Ta hänsyn till eventuellt önskat slutdatum. I de fall en vägavstängning angivits och systemet har länkat mot en trafikavstängning så är planerat slutdatum uppdaterat från trafikavstängningen och skrivskyddat. 7 Spara AO Spara ändrade uppgifter genom att klicka på ikonen Spara arbetsorder. 8 Instruktioner Registrera budget för arbetet via uppskattad arbetstid, planerat material och planerade verktyg. Se Rutinbeskrivning Tidsbudgetering, Rutinbeskrivning Materialbudgetering och Rutinbeskrivning Verktygsbudgetering längre ner i denna lathund. När tid- och kostnadsbudgetering är utförd fortsätt med steg 9 nedan. 9 Skicka AO vidare När arbetsordern har beretts ska den skickas vidare i arbetsprocessen. Klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt. Anmärkning kan användas för meddelande till nästa mottagare 10 Manuell Inmatning Beredning klar. Skicka till FOA. Klicka OK 11 Arbetsordern har nu skickats vidare i arbetsflödet och ligger och väntar i inkorgen hos den inom Trafikverket som

16 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 16 (63) ansvarar för arbetsordern. Se vidare under Inkorgen och Rutinbeskrivning Planering nedan.' Arbetsordern har nu status VGODK (Väntar på godkännande). I de fall arbetsordern tidigare har godkänts av FOA och sedan skickats tillbaka för justering av beredning och budget gäller följande: Om budgeten ändrats går arbetsordern till FOA för nytt godkännande och får status VGODK(Väntar på godkännande). Om budgeten inte ändrats går arbetsordern direkt till planering och får status VPLAN (Väntar på planering). 12 Startcenter Klicka på menyvalet Startcenter i övre högra hörnet.

17 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 17 (63) Rutinbeskrivning Tidsbudgetering Rutinen används när uppskattade timmar för ett arbete ska registreras på en arbetsorder. Uppskattade timmar blir då tillgängliga för ansvariga inom Trafikverket och för dina kollegor. Tidsbudgetering utförs i applikationen Arbetsorderbevakning. Fliken Instruktioner: Arbetssteg, flik Instruktioner 1 Byt flik Klicka på fliken Instruktioner. 2 Byt flik Klicka på fliken Personal om den inte redan är vald. 3 Ny rad Klicka på ikonen Ny rad Arbetssteg, flik Personal och 10 4 Kategori Ange eller välj en kategori.

18 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 18 (63) 5 Antal Ange antal personer 6 Normal arbetstid Ange uppskattat antal timmar i formatet timmar:minuter 7 Repetera steg 3 6 för allt planerat arbete 8 Korrigering innan spara AO Om något registrerats fel kan korrigering ske direkt i fälten innan tidstransaktionerna sparats. Hela rader kan tas bort med hjälp av ett klick på ikonen Markera rad för borttagning. 9 Spara AO Spara registrerade tider genom att klicka på ikonen Spara arbetsorder. 10 Korrigering efter spara AO Om något registrerats fel kan korrigering ske direkt i fälten även efter att tidstransaktionerna sparats. Hela rader kan tas bort med hjälp av ett klick på ikonen Markera rad för borttagning. Exempel Tidsbudgetering När all tidsbudgetering är klar, fortsätt med materialbudgetering och/eller verktygsbudgetering enligt instruktionen nedan eller gå tillbaks till rätt kapitel beroende på arbetsorderns arbetstyp: Rutinbeskrivning Beredning AU och fortsätt med punkt 9 eller Rutinbeskrivning Beredning OB och fortsätt med punkt 9.

19 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 19 (63) Rutinbeskrivning Materialbudgetering Rutinen används när planerat material och/eller materialkostnad för ett arbete ska registreras på en arbetsorder. Planerat material och kostnad blir då tillgängligt för ansvariga inom Trafikverket och för dina kollegor. Material- och kostnadsbudgetering utförs i applikationen Arbetsorderbevakning. Fliken Instruktioner: Arbetssteg, flik Instruktioner 1 Byt flik Klicka på fliken Verkliga värden. 2 Byt flik Klicka på fliken Material om den inte redan är vald. 3 Ny rad Klicka på ikonen Ny rad Arbetssteg, flik Material 4 9 o

20 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 20 (63) 4 Artikel Ange eller välj artikel. Artikel A9999 kan användas för fritextbeskrivning av en artikel som inte finns upplagd i artikelregistret. 5 Beskrivning Ange kompletterande beskrivning av artikeln och en komplett beskrivning om det är artikel A Antal Ange antal 7 Styckepris Ange styckpris om artikeln är A Repetera steg 3 8 för alla uppskattade kostnader. 9 Korrigering innan spara AO Om något registrerats fel kan korrigering ske direkt i fälten innan materialtransaktionerna sparats. Hela rader kan tas bort med hjälp av ett klick på ikonen Markera rad för borttagning. 10 Spara AO Spara registrerade rader genom att klicka på ikonen Spara arbetsorder. 11 Korrigering efter spara AO Om något registrerats fel kan korrigering ske direkt i fälten även efter att materialtransaktionerna sparats. Hela rader kan tas bort med hjälp av ett klick på ikonen Markera rad för borttagning. Exempel Materialbudgetering

21 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 21 (63) När all materialbudgetering är gjord, fortsätt med verktygsbudgetering enligt instruktionen nedan eller gå tillbaks till rätt kapitel beroende på arbetsorderns arbetstyp: Rutinbeskrivning Beredning AU och fortsätt med punkt 9 eller Rutinbeskrivning Beredning OB och fortsätt med punkt 9.

22 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 22 (63) Rutinbeskrivning Verktygsbudgetering Rutinen används när planerat verktygsbehov för ett arbete ska registreras på en arbetsorder. Planerade verktyg blir då tillgängliga för ansvariga inom Trafikverket och för dina kollegor. Verktygsbudgetering utförs i applikationen Arbetsorderbevakning. Fliken Instruktioner: Arbetssteg, flik Instruktioner 1 Byt flik Klicka på fliken Instruktioner 2 Byt flik Klicka på fliken Verktyg om den inte redan är vald. 3 Ny rad Klicka på ikonen Ny rad Arbetssteg, flik Instruktioner/Verktyg och 9 4 Verktyg Ange eller välj verktyg

23 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 23 (63) 5 Antal Ange antal 6 Verktygstimmar Ange hur lång tid verktyget behövs. Tid anges i formatet timmar:minuter. 7 Korrigering innan spara AO Om något registrerats fel kan korrigering ske direkt i fälten innan verktygstransaktionerna sparats. Hela rader kan tas bort med hjälp av ett klick på ikonen Markera rad för borttagning. 8 Spara AO Spara registrerade rader genom att klicka på ikonen Spara arbetsorder. 9 Korrigering efter spara AO Om något registrerats fel kan korrigering ske direkt i fälten även efter att verktygstransaktionerna sparats. Hela rader kan tas bort med hjälp av ett klick på ikonen Markera rad för borttagning. Exempel Verktygsbudgetering När all budgetering är klar, gå tillbaks till rätt kapitel beroende på arbetsorderns arbetstyp: Rutinbeskrivning Beredning AU och fortsätt med punkt 9 eller Rutinbeskrivning Beredning OB och fortsätt med punkt 9.

24 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 24 (63) Inkorgen planering I inkorgen finns arbetsorder som förhandsgodkänts av FOA. Förhandsgodkända arbetsorder har status Väntar på planering (VPLAN). Arbetsorder som godkänts av FOA har status Väntar på planering och är godkänd av FOA (VPLANFOA). Därmed är nästa steg i arbetsprocessen planering. Arbetsorder för förebyggande underhåll har status Väntar på planering (VPLAN) om placeringen inte är inom en komplex anläggning. För ombyggnadsarbete (OB) med justerad beredning får arbetsordern status VPLAN om den tidigare godkänts av FOA och inga planerade kostnader har ändrats. För arbetsorder inom komplexa anläggningar och/eller med krav på vissa trafikavstängningar sköts planeringen och samordning av Trafikverkets samordningsansvariga Arbetssteg, Inkorgen Planering 1 Klicka på AO Klicka på beskrivningsfältet för att öppna den arbetsorder som ska planeras.

25 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 25 (63) Rutinbeskrivning Planering I applikationen Arbetsorderbevakning ska en arbetsorder planeras av den entreprenör som har fått arbetsordern. Fliken Arbetsorder: 5 6 Arbetssteg, flik Arbetsorder 1 Säkerhetsinstrukti on Se över valet av säkerhetsinstruktion. 2 Vägavstängning Se över behovet av vägavstängning och ändra vid behov. 3 Planerat startdatum 4 Planerat slutdatum Se över planerat startdatum. I de fall en vägavstängning angivits och systemet har länkat mot en trafikavstängning så är planerat startdatum uppdaterat från trafikavstängningen och skrivskyddat. Se över planerat slutdatum. I de fall en vägavstängning angivits och systemet har länkat mot en trafikavstängning så är planerat slutdatum uppdaterat från trafikavstängningen och skrivskyddat. 5 Spara AO Om uppgifter ändrats och arbetsordern inte ska skickas vidare vid detta tillfälle måste den sparas. Klicka på ikonen Spara arbetsorder.

26 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 26 (63) 6 Skicka AO vidare När arbetsordern har planerats ska den skickas vidare i arbetsprocessen. Klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt. 7 Manuell Inmatning Jag godkänner denna AO. Skicka till Utföraren. Klicka OK Om, det skulle vara så att beredningen inte är godkänd använd då alternativet Jag godkänner ej denna AO. Skicka för ny beredning. Klicka OK 8 Arbetsordern har nu skickats vidare i arbetsflödet och ligger och väntar i inkorgen hos den inom ert företag som ansvarar för utförandet. Se vidare under Inkorgen och Rutinbeskrivning Utför nedan. 9 Startcenter Klicka på menyvalet Startcenter i övre högra hörnet.

27 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 27 (63) Inkorgen utförande I inkorgen finns nu arbetsorder med status GODK och som därmed är godkända för utförande. Arbetssteg, Inkorgen Utförande Klicka på AO Klicka på beskrivningsfältet för att öppna den arbetsorder som ska utföras. Fortsätt sedan med arbetssteg 1 nedan. 2 Klicka på ikon Klicka på ikonen Rond för att öppna den arbetsorder som ska utföras och även öppna nästa manuella inmatningsbild i arbetsprocessen. Fortsätt sedan med arbetssteg 5 nedan.

28 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 28 (63) Rutinbeskrivning Utför arbetsorder I applikationen Arbetsorderbevakning finns en arbetsorder som ska utföras av den entreprenör som har fått arbetsordern. Fliken Arbetsorder: 4 2 Arbetssteg, flik Arbetsorder 1 Kontrollera vad som ska utföras och när. 2 Skriv ut Arbetsorderdetaljer Skriv ut arbetsordern via ikonerna för direktutskrift. Arbetsordern skrivs då ut på den skrivare som är din standardskrivare. Man kan välja utskrift av AO med eller utan bilagor. 3 Bedöm om det är ett arbete som kommer att sträcka sig över flera dagar. 4 Skicka AO vidare Om arbetet tar max en dag behöver inte arbetsordern skickas vidare i arbetsflödet nu. Om det beräknas ta flera dagar att utföra arbetet eller om du vill förtydliga för dina kollegor och för Trafikverket att arbetsordern utförs av dig klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt.

29 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 29 (63) 5 Manuell Inmatning Välj Arbetet påbörjas. Sätter status till PÅGÅR. Klicka OK. 6 Arbetsordern har nu skickats vidare i arbetsflödet och ligger och väntar i inkorgen hos den inom ert företag som ansvarar för utförandet. Se vidare under Inkorgen och rutinbeskrivning för avrapportering nedan beroende på vilken arbetstyp arbetsordern har. 8 Utför arbetet och rapportera in arbetstid kontinuerligt för arbetsorder som pågår under flera dagar. Se rutinbeskrivningar för tids-, material- och verktygsrapportering nedan. OBS! tidrapportering behöver ej utföras på arbetsorder för Förebyggande Underhåll (FU)med ekonomisk arbetstyp GRUNDAVTAL. 9 Startcenter Klicka på menyvalet Startcenter i övre högra hörnet.

30 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 30 (63) Inkorgen Avrapportering I inkorgen finns nu arbetsorder med status PÅGÅR eller GODK och som därmed väntar på avrapportering. 1 Arbetssteg, Inkorgen Avrapportering 2 1 Klicka på AO Klicka på beskrivningsfältet för den arbetsorder som ska avrapporteras. Fortsätt sedan med arbetssteg 1 nedan. 2 Klicka på ikon Eller klicka på ikonen Rond för att öppna den arbetsorder som ska utföras och även öppna nästa manuella inmatningsbild i arbetsprocessen. Fortsätt sedan med arbetssteg 5 nedan.

31 RUTINBESKRIVNING MAXIMO 31 (63) Rutinbeskrivning Avrapportera FU I applikationen Arbetsorderbevakning finns en arbetsorder som ska avrapporteras av den entreprenör som har fått arbetsordern. En arbetsorder för förebyggande underhåll kan vara enkel eller har många underorder. Inom förebyggande underhåll bygger man ofta en rond som visar vilka placeringar som ska besökas och i vilken ordning besöket bör göras. Varje rondstopp blir då en order under själva FU arbetsordern. Vid avrapportering kan man välja att avrapportera några rondstopp i taget eller hela ordern vid samma tillfälle. Se mer om detta längre ner i detta kapitel. Fliken Arbetsorder: 1 vid avrapportering av hel AO 1 vid delrapportering 4 Arbetssteg, flik Arbetsorder Delrapport av underarbetsorder OBS! detta steg gäller endast om delrapportering av rond ska utföras. Annars, gå vidare till arbetsstegen för Avrapportering av hel arbetsorder nedan 1 Byt flik Klicka på fliken Instruktioner.