STRÖMSTADS KOMMUN KOMMUNFULLMÄKTIGE. Finnanspolicy. Antaget av Kommunfullmäktige , 30 reviderad

Transkript

1 STRÖMSTADS KOMMUN KOMMUNFULLMÄKTIGE Finnanspolicy Antaget av Kommunfullmäktige , 30 reviderad

2 Strömstads Kommun FINANSPOLICY Fastställd av kommunfullmäktige

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING BAKGRUND SYFTE ÖVERGRIPANDE MÅL FÖR FINANSVERKSAMHETEN KOMMUNALA BOLAG OCH STIFTELSER UPPDATERING AV FINANSPOLICYN ORGANISATION OCH ANSVARSFÖRDELNING ANSVARSFÖRDELNING OCH ANSVARSNIVÅER TILLÅTNA FINANSIELLA MOTPARTER M.M MOTPARTER OCH MOTPARTSRISKER TILLÅTNA FINANSIELLA INSTRUMENT FINANSIERING UPPLÅNING ALLMÄNT LÅNELIMIT EXTERNT MÅLFORMULERING TILLÅTNA FINANSIERINGSINSTRUMENT LEASING RISKER VID UPPLÅNING REFINANSIERING SKULDFÖRVALTNING RÄNTERISK VALUTARISK UTLÅNING BORGEN OCH GARANTIER BORGEN OCH GARANTIER ALLMÄNT BORGENSAVGIFTER M.M LIKVIDITETSHANTERING OCH LIKVIDITETSRISKER LIKVIDITETSRISKER MÅLSÄTTNING DEFINITION AV LIKVIDA MEDEL/TILLÅTNA INSTRUMENT LIKVIDITETSPLANERING LIKVIDITETSRESERV LIKVIDITETSUPPFÖLJNING ÖVERSKOTTSLIKVIDITET PENSIONSMEDELSFÖRVALTNING LÅNGSIKTIG KAPITALFÖRVALTNING PENSIONSMEDEL ÖVRIGA RISKER OPERATIVA RISKER INTERN KONTROLL OCH RAPPORTERING INTERN KONTROLL RAPPORTSTRUKTUR OCH RAPPORTERINGSFREKVENS FÖRVALTNING AV ANDRA ORGANISATIONERS MEDEL ÖVERGÅNGSREGLER

4 1 INLEDNING Finanspolicyn skall utgöra ett övergripande ramverk som reglerar och styr den finansiella hanteringen inom Strömstads kommun. Finanspolicyn fastställs av kommunfullmäktige. 1.1 BAKGRUND År 2000 infördes kravet på ekonomisk balans för kommuner och landsting. Kravet på ekonomisk balans innebär krav på en budget i balans dvs. intäkterna skall överstiga kostnaderna. Kravet på ekonomisk balans innebär dessutom krav på redovisningsmässiga avsättningar till framtida pensionsåtaganden Kommunallagens grundläggande regler Kommunallagens 8:e kapitel innehåller bestämmelser om den ekonomiska förvaltningen. Enligt 2 skall kommuner och landsting förvalta sina medel på ett sådant sätt att krav på god avkastning och betryggande säkerhet tillgodoses. Enligt 3 skall därutöver en särskild pensionsmedelspolicy antas för medel avsatta till kommande pensionsutbetalningar. 1.2 SYFTE Finanspolicyn syftar till att klargöra hur den finansiella verksamheten skall bedrivas avseende bl.a. Organisation Ansvar Upplåning Utlåning och borgen Riskhantering Rapportering och kontroll 1.3 ÖVERGRIPANDE MÅL FÖR FINANSVERKSAMHETEN Den övergripande målsättningen för finansverksamheten inom kommunen och i de kommunala bolagen är att vid varje tillfälle säkerställa den löpande betalningskapaciteten. Finansverksamheten skall därmed bedrivas så att den medverkar till att säkerställa betalningsförmågan på såväl kort som lång sikt. Den skall genomföras utan spekulativa inslag och så att en betryggande säkerhet alltid upprätthålls. Verksamheten skall sträva efter att kapitalanskaffning och kapitalanvändning blir effektiv. Inom ramen för denna uppgift skall inom fastställda riskbegränsningar en så god avkastning och en så låg upplåningskostnad som möjligt eftersträvas inom såväl kommunens som de kommunala bolagens verksamhet. Kommunen skall därutöver sträva efter att uppnå bästa möjliga villkor för betalningsrutiner och övriga finansiella tjänster genom samarbete och samordning inom kommunkoncernen. 1.4 KOMMUNALA BOLAG OCH STIFTELSER I Strömstads kommunkoncern ingår idag bolagen AB Strömstadsbyggen (100 %), AB Strömstadslokaler (100 %) samt däri ingående dotterbolaget AB Strömstads Badanstalt (100 %). Bolagens finansiella verksamhet skall bedrivas på ett tryggt sätt och utan spekulativa inslag. Respektive bolags finanspolicy fastställs av bolagets styrelse och skall vara väl anpassade till respektive bolags specifika verksamhet och riskexponering. Kommunstyrelsen har att - via den bolagsspecifika rapporteringen - bevaka den ekonomiska utvecklingen och riskexponeringen i de kommunala bolagen (Bolagens verksamhet regleras vidare bl.a. genom fastställda ägardirektiv och bolagsordning) 1.5 UPPDATERING AV FINANSPOLICYN Finanspolicyn skall hållas uppdaterad med hänsyn till aktuella förhållanden inom Strömstads kommun och på de finansiella marknaderna och skall vid behov omprövas av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen skall årligen, i samband med fastställandet av kommunens budget för kommande år, göra en bedömning avseende behovet av att uppdatera finanspolicyn. 3

5 2 ORGANISATION OCH ANSVARSFÖRDELNING 2.1 ANSVARSFÖRDELNING OCH ANSVARSNIVÅER Ansvaret för finansverksamheten inom kommunkoncernen fördelas mellan Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Kommunchef Ekonomichef Majoritetsägda kommunala bolag Kommunfullmäktige Kommunfullmäktiges ansvar består i att förvaltningen sker i överensstämmelse med kommunallagen (8 kap) lämna övergripande riktlinjer för medelshanteringen (finanspolicy) fastställa finanspolicyn efter förslag från kommunstyrelsen följa utvecklingen av finansverksamheten genom årsbokslut och övrig finansiell rapportering i enlighet med den årligt fastställda planen för ekonomisk rapportering fastställa finansiella mål samt en årlig limit för kommunkoncernens nyupplåning i samband med fastställande av kommunens budget Kommunfullmäktige delegerar det operativa ansvaret för finanshanteringen till kommunstyrelsen i linje med reglemente för kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ansvar består i att vara väl insatt och löpande följa kommunens finansiella risksituation ansvara för kommunens medelsförvaltning besluta om upplåning inom ramen för kommunfullmäktiges delegation tillse att likvida medel hålls tillgängliga på ett betryggande sätt för löpande utbetalningar fastställa regler för intern kontroll verkställa kommunfullmäktiges beslut gällande borgensåtaganden tillse att den fastställda finanspolicyn efterlevs och sprids i organisationen löpande följa kommunens finansiella status via fortlöpande rapportering från ekonomiavdelningen. fastställa och fördela lånelimiter samt besluta om och godkänna ev. nya upplåningsformer vid behov ompröva finanspolicyn och informera kommunfullmäktige om det finns behov av att göra ändringar i policyn. vid uppkommet behov besluta om mindre detaljförändringar i finanspolicyn samt rapportera detta vid närmaste rapporteringstillfälle till kommunfullmäktige. Delegation Kommunstyrelsen äger ej rätt att delegera vidare ekonomiska frågor av större principiell betydelse såsom nyupptagande av lån i utländsk valuta I övrigt delegerar Kommunstyrelsen det löpande ansvaret för finansverksamheten i enlighet med kommunstyrelsens delegationsordning. 4

6 2.1.4 Kommunchefen Kommunchefen har att bevaka och diskutera principiellt viktiga ekonomiska frågor inom kommunen ta del av den övergripande ekonomiska rapporteringen gällande kommunkoncernen Ekonomichefen Ekonomichefens ansvar består i att upprätta likviditetsplanering utarbeta rutiner för intern kontroll administrera kommunens koncernkonto företräda kommunen mot extern motpart teckna finansiella avtal och utföra finansiella transaktioner inom ramen för denna finanspolicy upphandla finansiella tjänster löpande bevaka finansverksamheten inom kommunkoncernen eftersträva samordning inom kommunkoncernens finanshantering där så kan ske bereda ärenden inom det finansiella området löpande följa och vid behov föreslå förändringar av fastställda risklimiter verka för att berörda personer inom ekonomifunktionen har erforderlig kompetens tillhandahålla den rapportering och information som behövs för att kommunstyrelsen skall kunna fullgöra sina uppgifter. vid behov initiera uppdatering avseende kommunens finanspolicy i övrigt hantera finansiella uppgifter i enlighet med kommunstyrelsens delegation (löpande hantering av finansiering och medelsförvaltning m.m.) Kommunala bolag De majoritetsägda kommunala bolagens styrelse och VD ansvarar för att verksamheten bedrivs i linje med fastställda ägardirektiv/ägarpolicy m.m. samt att de finansiella riskerna identifieras och löpande bevakas den finansiella verksamheten bedrivs i enlighet med den för resp. bolag antagna finanspolicyn samråd sker med kommunens ekonomiavdelning för att kunna utnyttja ev. samordningsmöjligheter och stordriftsfördelar vid t.ex. långsiktig placering eller upplåning. kvartalsvis lämna finansiella rapporter till ekonomiavdelningen i enlighet med anvisningar från kommunstyrelse och/eller ekonomichef. 3 TILLÅTNA FINANSIELLA MOTPARTER M.M. 3.1 MOTPARTER OCH MOTPARTSRISKER Tillåtna motparter Tillåtna motparter för Strömstads Kommun att ingå finansiella kontrakt med vid upplåning, placeringar och valutaaffärer är de motparter som uppfyller följande kriterier: bolaget har erhållit tillstånd av Finansinspektionen att bedriva värdepappersrörelse i enlighet med SFS 1991:981, Lag om värdepappersrörelse, samt innehar lägst officiell rating A (singel A) från etablerat och välrenommerat kreditvärderingsinstitut. (Jmf S & P, Moody s m.fl.) utländsk motpart skall lägst inneha rating AA som officiell kreditvärdering från välrenommerat kreditvärderingsinstitut (AA anger att kapaciteten att möta aktuella betalningsförpliktelser bedöms vara mycket god) samt tillstånd motsvarande svenskt FI-tillstånd. 5

7 Rating Institut Mycket hög kreditvärdighet Hög kreditvärdighet God kreditvärdighet Mycket låg kreditvärdighet S & P AAA-AA A-BBB BB-B CCC-D Moody s Aaa-Aa A-Baa Bab Caa-c Övrigt - Godkända motparter/instrument Utöver ovanstående specificering av godkända motparter finns eventuella kompletterande krav och specifikationer under respektive område/kapitel nedan Spridning av motpartsrisker/rating m.m. För att minimera kommunens motpartsrisker skall en spridning alltid eftersträvas mellan olika motparter på såväl skuld- som tillgångssidan. 3.2 TILLÅTNA FINANSIELLA INSTRUMENT Tillåtna finansiella instrument är endast de instrument som är godkända enligt denna finanspolicy. För samtliga använda finansiella instrument skall fastställas hur värdering av instrumentet skall ske. 4 FINANSIERING 4.1 UPPLÅNING ALLMÄNT Upplåning får genomföras för specifika finansieringsändamål eller för att trygga kommunens betalningsberedskap. All upplåning skall ske på affärsmässiga grunder genom anbudsförfarande från minst två (2) långivare eller enligt lag. (Jmf Lagen om offentlig upphandling - LOU) Kommunala bolag De kommunala bolagen har det yttersta ansvaret för den egna finansieringen. Kommunens regler för upplåning bör dock vara vägledande när resp. bolag fastställer sina riktlinjer för upplåning och skuldförvaltning m.m. (jmf ovan). Möjligheter till koncernsamordning avseende upplåning som kan ge koncernmässiga fördelar bör utnyttjas. Extern upplåning i placeringssyfte är ej tillåten Intern upplåning Med intern upplåning menas uppgörelser där kommunen lånar pengar från kommunens bolag eller stiftelser. Ekonomiavdelningen svarar för administration och förvaltning i dessa fall. 4.2 LÅNELIMIT EXTERNT Kommunfullmäktige beslutar årligen i årsbudgeten om kommunens totala lånevolym. I lånevolymen ingår befintlig lånestock vid budgetårets ingång jämte beräknad utökning av lånestocken under budgetåret för finansiering av nyinvesteringar m.m. 4.3 MÅLFORMULERING Huvudmålet för all finansiering är att minimera upplåningskostnaderna inom finanspolicyns ramar samt att trygga finansieringen för verksamheten på såväl lång som kort sikt. För att begränsa riskerna i skuldförvaltningen skall ränteexponeringen ske inom fastställda ramar och vid val av upplåningsform skall kravet på låg risk vara vägledande. 4.4 TILLÅTNA FINANSIERINGSINSTRUMENT Lånefinansiering får ske i form av reverslån 6

8 reverslån i utländsk valuta* ev. utgivande av kortfristiga skuldebrev på penning- och kapitalmarknaden (certifikatprogram) leasing ev. övriga nya/kompletterande upplåningsformer* * Efter beslut i kommunstyrelsen 4.5 LEASING All typ av leasing är att anse som finansiering och hanteras av kommunens ekonomiavdelning inom fastställda finansieringsramar. Beslut om leasing skall alltid föregås av en prövning gentemot andra alternativa former för finansiering. Om leasing övervägs skall anbud begäras in med uppgift om totalkostnad, exempelvis uttryckt som effektiv årsränta. Med leasingfinansiering jämställs hyra av utrustning. 4.6 RISKER VID UPPLÅNING REFINANSIERING Refinansieringsrisk definition Refinansieringsrisken är risken för att kommunkoncernen vid varje tillfälle inte har tillgång till erforderlig finansiering. Refinansieringsrisken ökar om kommunens kreditvärdighet försämras eller blir alltför beroende av en finansieringskälla samt hela eller en stor del av skuldportföljen förfaller vid ett eller några enstaka tillfällen Hantering av finansierings- och refinansieringsrisk Finansieringsrisken bör begränsas genom att förfallostrukturen i låneportföljen sprids över tiden finansieringen sprids på flera motparter (minst två (2) parter) förhandlingar sker på löpande basis med befintliga och presumtiva finansiärer Om finansieringsrisken eliminerats på förfallodagen kan avsteg från reglerna om förfallostruktur göras för aktuellt kreditförfall Förfallostruktur För att begränsa refinansieringsrisken får inte mer än 25 % av lånestocken, inklusive garanterade kreditlöften, förfalla inom de närmaste 12 månaderna, mätt vid varje månadsskifte. Minst 25 % av den totala lånevolymen skall ha en återstående kapitalbindningstid som överstiger 3 år. 5 SKULDFÖRVALTNING 5.1 Ränterisk Med ränterisk avses risken för att förändringar i räntenivån påverkar kommunens finansnetto negativt genom ökade upplåningskostnader Hantering av ränterisk Målsättningen är att långsiktigt begränsa resultateffekterna av kraftiga ränterörelser under en övergångsperiod. Ränterisken skall hanteras genom att reglera räntebindningstiden i skuldportföljen och/eller genom att använda riskbegränsande derivatinstrument. 7

9 Genomsnittlig räntebindningstid - Duration Den genomsnittliga återstående löptiden på räntebindningen i skuldportföljen skall vid varje tidpunkt överstiga två år (2 år) och får maximalt vara fem år (5 år). Maximal tillåten löptid i enskilda instrument är 10 år. Den genomsnittliga löptiden skall mätas inklusive samtliga derivatkontrakt. Ekonomiavdelningen skall följa upp ränterisken och göra en sammanställning som tydligt visar huruvida ränterisken hålls inom föreskrivna ramar eller inte. Derivatinstrument Derivatinstrument är finansiella instrument vars värde eller pris baseras på värdet av ett underliggande värdepapper. Följande derivat är godkända som instrument för ränteriskhantering: Ränteswap CAP (Räntetak) Floor (Räntegolv) FRA (Forward rate agreement) Derivatinstrument får endast användas, då det i skuldportföljen finns underliggande finansiella transaktioner, såsom lån, och i syfte att förändra räntebindningstid och/eller ränterisk. Derivat kan användas till att förkorta eller förlänga räntebindningstiden samt säkerställa en maximal räntenivå eller t.ex. ett räntespann. Någon affärsmässig handel med ränterelaterade derivatinstrument för att enbart söka förbättra finansnettot är ej tillåtet. 5.2 VALUTARISK Förekommer det större räntedifferenser mellan utländska och svenska upplåningsräntor kan det finnas motiv för upplåning i utländsk valuta. På grund av den valutarisk som uppkommer i sådant fall gäller följande: Lån i utländsk valuta får inte överstiga 10 % av kommunens egna totala lånestock vid upplåningstillfället. Terminssäkring får ske för att begränsa kommunens risktagande Beslut avseende ev. utlandslån skall underställas Kommunstyrelsen för beslut. 6 UTLÅNING Utlåning får ske till bolag/företag, organisationer, stiftelser m.m. där kommunen är ägare och/eller har ett väsentligt intresse. Utlåning skall ske restriktivt och utlåning får inte ske till privata företag eller till privatpersoner. Syftet med intern koncernutlåning är att samordna kommunkoncernens medel för att minimera den totala finansieringskostnaden. Beslut om utlåning får fattas enligt lag eller enligt beslut av kommunfullmäktige eller av kommunstyrelsen inom av fullmäktige fastställd utlåningsram. Utlåning skall ske till marknadsmässiga villkor och mot godtagbar säkerhet. Villkor för utlåning skall fastställas för varje enskilt ärende. Utlåning till icke majoritetsägda bolag och kommunala stiftelser kan således ske efter särskilt beslut i kommunstyrelsen inom fastställd utlåningsram (KF). Vid utlåning skall kreditprövning ske och räntan motsvara lägst marknadsräntan på motsvarande lån för kommunen dvs. vad kommunen själv får betala för sin egen upplåning, samt skälig riskersättning. Vid extern utlåning skall låntagaren om det är möjligt ställa säkerhet för lånet t.ex. i form av pant. 7 BORGEN OCH GARANTIER 7.1 BORGEN OCH GARANTIER ALLMÄNT Kommunal borgen och garantier lämnas normalt endast till företag ingående i kommunkoncernen eller till verksamheter av väsentligt intresse för kommunen. 8

10 Borgen kan lämnas för lån till investeringar i byggnader, anläggningar, maskiner, transportmedel och inventarier m.m. Kommunen har en restriktiv inställning till borgen för lån till andra låntagare och ändamål än ovan angivna. Borgen till andra låntagare skall alltid föregås av en kreditprövning. När kommunfullmäktiges beslut att medge kommunal borgen har vunnit laga kraft får underskrift av borgenshandlingar ske. Kommunal borgen tecknas enligt kommunstyrelsens reglemente och särskilda beslut om firmatecknare. Kommunen har som borgensman intresse av att varje investering som finansierats med borgenslån är försäkrade. Därför bör alla borgensåtagande villkoras med ett förbehåll om att låntagaren skall hålla investeringsobjektet försäkrat under hela den tid borgen skall gälla. Kommunen kan också vid önskemål om kommunal borgen ställa som villkor att andra typer av säkerhet skall lämnas till kommunen eller att kommunen genom avtal skaffar kontroll över gäldenärens övriga säkerheter (t.ex. pantbrev i egendomen) 7.2 BORGENSAVGIFTER M.M. Alla borgensåtaganden innebär ett risktagande och ökade administrativa kostnader av olika slag. Kommunfullmäktige kan därför besluta att borgensavgifter skall uttagas. Borgen avseende lån till anläggningsavgift för vatten- och avloppsanslutning tecknas i enlighet med Kommunfullmäktiges beslut LIKVIDITETSHANTERING OCH LIKVIDITETSRISKER 8.1 LIKVIDITETSRISKER Likviditetsrisken är risken för att kommunkoncernen inte har tillgång till likvida medel för förutsedda och oförutsedda betalningar. Likvida medel är medel som tryggar den löpande betalningsberedskapen. Tillgängliga likvida medel får endast placeras på kort sikt (högst 1 år). 8.2 MÅLSÄTTNING De likvida medlen skall vara säkerställda och tillräckliga för att vid varje tillfälle täcka de utbetalningsbehov som uppstår löpande eller vid specifika tillfällen. Nivån på betalningsberedskapen utgör ett av de finansiella mål som kommunfullmäktige årligen fastställer. Ekonomichefen beslutar om kortsiktig placering av likviditet enligt fastslagna placeringsregler, utifrån den beslutoch delegationsordning som kommunstyrelsen fastställer. 8.3 DEFINITION AV LIKVIDA MEDEL/TILLÅTNA INSTRUMENT Likvida medel definieras som Kassa, bank samt plusgiro/bankgiro Outnyttjade, kontrakterade, checkräkningskrediter och kreditfaciliteter Likvida penningmarknadsinstrument (max 12 mån) såsom statsskuldsväxlar och certifikat. Ratingkrav: Lägst A (Singel A) resp. A-1,K-1 eller P-1 Valutakonto (Eurokonto) för inkommande och/eller ev. planerade utgående valutaflöden. Godkända instrument för valutahantering kopplad till valutakonto är Avistaaffärer i valuta Valutatermin 9

11 Värdepappersfonder: Även värdepappersfonder med inriktning enl. ovan är tillåtna. Ex. Rating - Certifikat Institut Mycket hög kreditvärdighet Hög kreditvärdighet God kreditvärdighet Spekulativ/låg kreditvärdighet S&P A-1-/A-1 / A-1+ A-2 A-3 B, C,D Nordisk rating K-1 K-2 K3 K-4 Moody s P-1 P-2 P-3 Ej P-1 till P LIKVIDITETSPLANERING Likviditetsbehovet skall sammanställas av ekonomiavdelningen utifrån likviditetsrapporter från kommunens nämnder och majoritetsägda bolag inom kommunkoncernen m.fl. Likviditetsplaneringen för kommunkoncernen innefattar kommunkoncernens planerade investeringar och löpande verksamhet m.m. För att en korrekt likviditetsplanering skall kunna ske måste en rullande likviditetsplan upprätthållas. Likviditetsplanen skall i huvudsak baseras på fastställd budget och flerårsplaner Samordning För att uppnå en effektiv medelsförvaltning skall en samverkande likviditetsplanering ske inom kommunkoncernen. För att denna skall bli så effektiv som möjligt skall kommunen och de kommunala bolagen upprätta egna likviditetsplaner och löpande rapportera större avvikelser i penningflödet. Likviditetsplanen skall vara rullande och avse in- och utbetalningar under de närmaste 12 månaderna och revideras halvårsvis. Ekonomiavdelningen sammanställer dessa planer i en gemensam övergripande likviditetsplan för kommunkoncernen. Likviditetsplaneringen skall ligga till grund för bedömning av betalningsberedskapen på kort och lång sikt Handkassor Ansvaret för att handkassor hanteras så effektivt som möjligt med hänsyn tagen till säkerhet och tillgänglighet åligger resp. förvaltning. Det åligger ekonomiavdelningen att utfärda anvisningar för hanteringen, 8.5 LIKVIDITETSRESERV Nivån på betalningsberedskapen utgör ett av de finansiella mål som kommunfullmäktige årligen fastställer. 8.6 LIKVIDITETSUPPFÖLJNING Ekonomiavdelningen skall följa upp likviditetsrisken och göra en sammanställning som tydligt visar att likviditetsrisken hålls inom föreskrivna ramar. 8.7 ÖVERSKOTTSLIKVIDITET Överskottslikviditet dvs. likviditet som beräknas kunna bestå under en längre tid kan bl.a. användas för att amortera ev. befintlig låneskuld, utgöra investeringsreserv eller tillföras och placeras i Pensionsmedelsportföljen. 9 PENSIONSMEDELSFÖRVALTNING 9.1 LÅNGSIKTIG KAPITALFÖRVALTNING PENSIONSMEDEL Pensionsportföljen är den del av kommunens likviditet som avsatts eller kommer att avsättas såsom långsiktig pensionsbetalningsreserv. Målet med pensionsmedelsportföljen är att med beaktande av betryggande säkerhet skapa förutsättningar för en långsiktigt god värdetillväxt med kontrollerad risk. För närmare placeringsregler gällande pensionsmedelsportföljen se separat fastställd pensionsmedelspolicy. 10

12 10 ÖVRIGA RISKER 10.1 OPERATIVA RISKER Definition av operativ risk Operativ risk kan definieras som risken för förluster till följd av bristfälliga interna processer, mänskliga fel, felaktiga system eller brottslig verksamhet Hantering av operativa risker De operativa riskerna skall begränsas inom kommunkoncernen genom att: ha genomarbetade rutinbeskrivningar ha genomarbetad administrativ gång för finanshanteringen för att så långt det går säkerställa personoberoende och funktionsåtskillnad säkerställa att finanshanteringen sker i linje med denna policy avseende ansvar, rapportering och hantering av finansiella risker. back-up rutiner för använda finanssystem skall finnas. Kommunens juristenhet alt juridisk specialistkompetens bör medverka vid större och ekonomiskt betydelsefulla avtalsuppgörelser. 11 INTERN KONTROLL OCH RAPPORTERING 11.1 INTERN KONTROLL I samtliga fall av upplåning, likviditetsplaceringar, in-och utlåningsuppgörelser inom kommunen skall ett internt beslutsunderlag upprättas. Beslutet skall dokumenteras och undertecknas av behöriga personer och överlämnas till ekonomiavdelningens kassafunktion Attestinstruktion Förutom angiven ansvarsfördelning gäller kommunens ordinarie attestinstruktion RAPPORTSTRUKTUR OCH RAPPORTERINGSFREKVENS Syftet med rapporteringen är att möjliggöra uppföljning av att finanspolicyn följs sammanställa och kontrollera finansiella risker inom kommunkoncernen följa upp utfall mot fastställda limiter och mål hålla Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen informerade om kommunkoncernens finansiella verksamhet För att ge kommunens ledning kontinuerlig information över finansverksamhetens utveckling skall ett väl fungerande rapportsystem finnas. Kommunstyrelsen skall i linje med övrig ekonomisk rapportering, rapportera finansverksamhetens utveckling till kommunfullmäktige Rapportperiodicitet De kommunala bolagen har att varannan månad sammanställa en finansiell riskrapport till ekonomiavdelningen där den finansiella riskexponeringen framgår på ett tydligt sätt. Ekonomiavdelningen skall varannan månad rapportera finansverksamhetens utveckling till kommunstyrelsens AU Ekonomiavdelningen skall varje tertial lämna en finansiell rapport till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen/Ekonomiavdelningen skall årligen i samband med presentation av bokslutet lämna en rapport till Kommunfullmäktige. 11

13 Därutöver skall specifika eller avvikande händelser skall rapporteras utan tidsfördröjning till kommunchefen och kommunstyrelsen. 12 FÖRVALTNING AV ANDRA ORGANISATIONERS MEDEL Vid förvaltning av andra organisationers medel (t.ex. donationsmedel) skall skriftliga avtal om förvaltningen upprättas. Kommunen eller i kommunkoncernen ingående kommunägda bolag får inte åta sig förvaltningsuppdrag som innebär att risktagandet eller utfästelsen går utöver respektive uppdragsgivares restriktioner/placeringsregler. Förvaltning av andra organisationers medel skall godkännas av kommunstyrelsen. 13 ÖVERGÅNGSREGLER Samtliga tidigare antagna föreskrifter på område som behandlas i denna finanspolicy upphävs genom antagandet av denna finanspolicy. Tidigare utfästelser rörande borgensåtagande, inlåning, placering eller motsvarande och som genom avtal gäller i förhållande till annan part förändras ej så länge det tidigare åtagandet kvarstår. 12