Bilaga 2. Enkätsvar. Här visas fördelningen per roll: 1 Verksamhetschef 7. Förvaltningschef

Transkript

1 Bilaga Enkätsvar I samband med granskningen skickades en enkät ut till 78 respondenter. Enkäten besvarades av 7 vilket ger en svarsfrekvens på 7 %. Här visas fördelningen per roll: 7 Verksamhetschef 7 Förvaltningschef Ledande administrativ befattning (ekonomidirektör, ITdirektör etc.) Divisionschef November av 9

2 Samtligas svar Omfattning i frekvens: Uppskatta hur många gånger som ni köpt in konsulttjänster under de senaste månaderna 9 6 ingen gång mindre mellan och Mer än gånger Omfattning i belopp: Uppskatta i grova dag inom vilka belopp exklusive moms ni köpt konsulthjälp för sammanlagt under perioden sept tom /6 Mindre än 7 kronor Mellan,8 Mkr och 7 kr Mer än,8 Mkr kronor 8 Uppskatta hur många gånger ett enskilt inköp varit större än 7 kronor (Ingen gång) Mellan - gånger Mellan och gånger Mer än gånger November av 9

3 Typ av tjänster som inköpts: Inom vilka områden har ni nyttjat konsulter? Management/Ledning och styrning Verksamhets- och processutveckling IT Chefs- och ledarskapsutveckling Rekrytering Teknik Service Projektledare Annat Ramavtal 8 6 Skedde inköpet/inköpen via existerande ramavtal? 8 Delvis Stödjande och styrande dokument Vilken av denna information känner du till? Lathund/mall för genomförande av direktupphandling Information avseende Inköp och upphandling Information avseende Introduktion i upphandling Blanketten "Upphandlingsuppdrag" Blanketten "Fastställande av förfrågningsunderlag" Känner inte till något av ovan November av 9

4 Stödjande dokument Finns enligt din mening tillräckliga styrande och stödjande dokument för att säkerställa att ni hanterar inköp av konsulter på ett tillfredställande sätt 6 helt i huvudsak endast till viss del inte alls tillräckliga Fastställda rutiner Om behov av konsulthjälp uppstår inom din förvaltning/verksamhet så finns det dokumenterade och bra rutiner för hur denna typ av inköp av tjänster ska gå till? 6, helt tillräckliga, I huvudsak, endast till viss del, inte alls Konsulter bedriver näringsverksamhet (konsulthjälpen bedrivs av ett bolag eller enskild firma) Enligt din uppfattning finns det bra rutiner för att säkerställa att konsulter verkligen bedriver näringsverksamhet och att avtalet inte kan jämställas med ett anställningsavtal? 7, i huvudsak,endast till viss del, inte alls November av 9

5 Referensgrupper Använder din förvaltning/verksamhet referensgrupper? vanligen ibland sällan aldrig Förbättringar och proaktivt arbete Enligt din uppfattning sker detta proaktivt idag, dvs samlas information in från tidigare inköp/upphandlingar aktivt och systematiskt? 7 8 Delvis Om ja eller delvis ovan, Sker insamlande enligt ovan specifikt för inköp/upphandling av konsulter? Delvis November av 9

6 Uppföljning Gjordes någon uppföljning av utfall och kostnader, för framtida inköp, av konsulten? 9 Ansvar för uppföljning Är ansvaret för att följa upp att utförda tjänster överenstämmer med avtalet tillräckligt tydligt?, helt, I huvudsak, till viss del, inte alls 7 6 Stöd och hjälp Upplever du att det finns tillräckligt med stöd och hjälp att tillgå i det fall konsulttjänster ska inköpas/upphandlas?, helt tillräckligt, i huvudsak, till viss del, inte alls 6 November 6 av 9

7 Analys av risker Har ni analyserat/värderat risker som är relaterade till området inköp/upphandling av tjänster inom din förvaltning/verksamhet exempelvis risk för överprövning, leveranssäkerhet, risken för jäv mfl.?, denna typ av risker analyseras regelbundet, denna typ av risker har analyserats Kommunikation/Information kring risker, brister, problem Om risker/problem/brister uppmärksammas inom detta område, till vem/vilka brukar ni kommunicera/informera att det finns förbättringsbehov? Landstingsledningen Fövaltningsledningen Upphandlingsavdelningen Annan g har ingen uppfattning kring hur risker/brister o.dyl kommuniceras Information Får ni tillräckligt information kring sånt som berör inköp och upphandling av konsulter (t ex förändringar och nyheter inom området)? 6 det är tillräckligt det är i huvudsak tillräckligt, bara delvis tillräckligt inte alls tillräckligt tydligt November 7 av 9

8 Är det tydligt var informationen återfinns? det är tillräckligt det är i huvudsak tillräckligt, bara delvis tillräckligt inte alls tillräckligt tydligt 6 9 Uppföljning av tillämpning Enligt din uppfattning, sker uppföljning och kontroll av efterlevnad och kunskap om fastställda riktlinjer, rutiner o.dyl. inom området inköp av konsulttjänster? 7 regelbundet Ibland inte alls Aktiviteter som sker vid inköp/upphandling och behovet av hjälp Vad sker rent praktiskt i din verksamhet/förvaltning i det fall ett inköp/en upphandling av konsulttjänster skulle bli aktuellt? 9 Kontaktar upphandlingsenheten så fort behovet är identifierat för stöd och råd Handlägger själv inköpet/upphandlingen själv inom förvaltningen och kontaktar upphandlingsenheten i mån av behov. Sammanställer ett inköps/upphandlingsunderlag och kontaktar upphandlingsenheten för avstämmning och vidare handläggning Inget av det ovanstående, sköter inköp/upphandling själva inom verksamheten/förvaltningen inom ramen för delegationsordningen /Ingen uppfattning November 8 av 9

9 Verksamhetschefer inkl. divisionschefer Enkäten har besvarats av verksamhetschefer. Omfattning i frekvens Uppskatta hur många gånger som ni köpt in konsulttjänster under de senaste månaderna? 9 9 Mer än gånger mellan och mindre ingen gång Omfattning i belopp Uppskatta i grova dag inom vilka belopp exklusive moms ni köpt konsulthjälp för sammanlagt under perioden sept tom /6 9 Mindre än 7 kronor Mellan,8 Mkr och 7 kr Uppskatta hur många gånger ett enskilt inköp varit större än 7 kronor (Ingen gång) Mellan - gånger Mellan och gånger November 9 av 9

10 Typ av tjänster som inköpts Inom vilka områden har ni nyttjat konsulter? 6 Management/Ledning och styrning Verksamhets- och processutveckling IT Chefs- och ledarskapsutveckling Rekrytering Teknik Ramavtal Skedde inköpet/inköpen via ett existerande ramavtal? Delvis Stödjande och styrande dokument Vilken av denna information känner du till? Lathund/mall för genomförande av direktupphandling Information avseende Inköp och upphandling Information avseende Introduktion i upphandling Blanketten "Upphandlingsuppdrag" Blanketten "Fastställande av förfrågningsunderlag" Känner inte till något av ovan November av 9

11 Stödjande dokument Finns enligt din mening tillräckliga styrande och stödjande dokument för att säkerställa att ni hanterar inköp av konsulter på ett tillfredställande sätt? 6 helt i huvudsak endast till viss del inte alls tillräckliga Fastställda rutiner Om behov av konsulthjälp uppstår inom din förvaltning/verksamhet så finns det dokumenterade och bra rutiner för hur denna typ av inköp av tjänster ska gå till?, helt tillräckliga, I huvudsak, endast till viss del, inte alls Konsulter bedriver näringsverksamhet (konsulthjälpen utförs av ett bolag eller enskild firma) Enligt din uppfattning finns det bra rutiner för att säkerställa att konsulter verkligen bedriver näringsverksamhet och att avtalet inte kan jämställas med ett anställningsavtal? 8, i huvudsak,endast till viss del, inte alls November av 9

12 Referensgrupper Använder din förvaltning/verksamhet referensgrupper? 6 7 vanligen ibland sällan aldrig Förbättringar och proaktivt arbete Enligt din uppfattning sker detta proaktivt idag, dvs samlas information in från tidigare inköp/upphandlingar aktivt och systematiskt? 6 Delvis Om ja eller delvis ovan, Sker insamlande enligt ovan specifikt för inköp/upphandling av konsulter? Delvis Uppföljning Gjordes någon uppföljning av utfall och kostnader, för framtida inköp, av konsulten? November av 9

13 Ansvar för uppföljning Är ansvaret för att följa upp att utförda tjänster överenstämmer med avtalet tillräckligt tydligt?, helt, I huvudsak, till viss del, inte alls Stöd och hjälp Upplever du att det finns tillräckligt med stöd och hjälp att tillgå i det fall konsulttjänster ska inköpas/upphandlas?, helt tillräckligt, i huvudsak 7 9, till viss del, inte alls Analys av risker Har ni analyserat/värderat risker som är relaterade till området inköp/upphandling av tjänster inom din förvaltning/verksamhet exempelvis risk för överprövning, leveranssäkerhet, risken för jäv mfl.? 9 8, denna typ av risker analyseras regelbundet, denna typ av risker har analyserats November av 9

14 Kommunikation/information kring risker, brister, problem Om risker/problem/brister uppmärksammas inom detta område, till vem/vilka brukar ni kommunicera/informera att det finns förbättringsbehov? Landstingsledningen Fövaltningsledningen Upphandlingsavdelningen Annan På vilket sätt brukar kommunikationen ske? Muntligt Skriftligt/e-post Information Får ni tillräckligt information kring sånt som berör inköp och upphandling av konsulter (t ex förändringar och nyheter inom området)? det är tillräckligt 6 6 det är i huvudsak tillräckligt, bara delvis tillräckligt inte alls tillräckligt tydligt November av 9

15 Är det tydligt vart informationen återfinns? 6 7 det är tillräckligt det är i huvudsak tillräckligt, bara delvis tillräckligt inte alls tillräckligt tydligt Uppföljning av tillämpning Enligt din uppfattning, sker uppföljning och kontroll av efterlevnad och kunskap om fastställda riktlinjer, rutiner o.dyl. inom området inköp av konsulttjänster? regelbundet 6 Ibland inte alls Aktiviteter som sker vid inköp/upphandling och behovet av hjälp Vad sker rent praktiskt i din verksamhet/förvaltning i det fall ett inköp/en upphandling av konsulttjänster skulle bli aktuellt? Kontaktar upphandlingsenheten så fort behovet är identifierat för stöd och råd Handlägger själv inköpet/upphandlingen själv inom förvaltningen och kontaktar upphandlingsenheten i mån av behov. Sammanställer ett inköps/upphandlingsunderlag och kontaktar upphandlingsenheten för avstämmning och vidare handläggning Inget av det ovanstående, sköter inköp/upphandling själva inom verksamheten/förvaltningen inom ramen för delegationsordningen November av 9

16 Förvaltningschefer Enkäten har besvarats av 7 förvaltningschefer. Omfattning i frekvens Uppskatta hur många gånger som ni köpt in konsulttjänster under de senaste månaderna ingen gång mindre mellan och Mer än gånger Omfattning i belopp Uppskatta i grova dag inom vilka belopp exklusive moms ni köpt konsulthjälp för sammanlagt under perioden sept tom /6 Mindre än 7 kronor Mellan,8 Mkr och 7 kr Mer än,8 Mkr kronor Uppskatta hur många gånger ett enskilt inköp varit större än 7 kronor (Ingen gång) Mellan - gånger Mellan och gånger Mer än gånger November 6 av 9

17 Typ av tjänster som inköpts Inom vilka områden har ni nyttjat konsulter? Management/Ledning och styrning Verksamhets- och processutveckling IT Chefs- och ledarskapsutveckling Rekrytering Teknik Service Projektledare Annat Ramavtal Skedde inköpet/inköpen via ett existerande ramavtal? Delvis Stödjande och styrande dokument Vilken av denna information känner du till? Lathund/mall för genomförande av direktupphandling Information avseende Inköp och upphandling Information avseende Introduktion i upphandling Blanketten "Upphandlingsuppdrag" Blanketten "Fastställande av förfrågningsunderlag" Känner inte till något av ovan November 7 av 9

18 Stödjande dokument Finns enligt din mening tillräckliga styrande och stödjande dokument för att säkerställa att ni hanterar inköp av konsulter på ett tillfredställande sätt? helt i huvudsak endast till viss del inte alls tillräckliga Fastställda rutiner 6 Om behov av konsulthjälp uppstår inom din förvaltning/verksamhet så finns det dokumenterade och bra rutiner för hur denna typ av inköp av tjänster ska gå till?, helt tillräckliga, I huvudsak, endast till viss del, inte alls Konsulter bedriver näringsverksamhet (konsulthjälpen utförs av ett bolag eller en enskild firma) Enligt din uppfattning finns det bra rutiner för att säkerställa att konsulter verkligen bedriver näringsverksamhet och att avtalet inte kan jämställas med ett anställningsavtal?, i huvudsak,endast till viss del, inte alls November 8 av 9

19 Referensgrupper 7 6 Använder din förvaltning/verksamhet referensgrupper? vanligen ibland sällan aldrig 6 Förbättringar och proaktivt arbete Enligt din uppfattning sker detta proaktivt idag, dvs samlas information in från tidigare inköp/upphandlingar aktivt och systematiskt? Delvis Om ja eller delvis ovan, Sker insamlande enligt ovan specifikt för inköp/upphandling av konsulter? Delvis Uppföljning Gjordes någon uppföljning av utfall och kostnader, för framtida inköp, av konsulten? November 9 av 9

20 Ansvar för uppföljning Är ansvaret för att följa upp att utförda tjänster överenstämmer med avtalet tillräckligt tydligt?, helt, I huvudsak, till viss del, inte alls Stöd och hjälp Upplever du att det finns tillräckligt med stöd och hjälp att tillgå i det fall konsulttjänster ska inköpas/upphandlas?, helt tillräckligt, i huvudsak, till viss del, inte alls Analys av risker Har ni analyserat/värderat risker som är relaterade till området inköp/upphandling av tjänster inom din förvaltning/verksamhet exempelvis risk för överprövning, leveranssäkerhet, risken för jäv mfl.?, denna typ av risker analyseras regelbundet, denna typ av risker har analyserats November av 9

21 Kommunikation/information kring brister, risker, problem Om risker/problem/brister uppmärksammas inom detta område, till vem/vilka brukar ni kommunicera/informera att det finns förbättringsbehov? Landstingsledningen Fövaltningsledningen Upphandlingsavdelningen Annan g har ingen uppfattning kring hur risker/brister o.dyl kommuniceras På vilket sätt brukar kommunikationen ske? Muntligt Skriftligt/e-post 7 Information Får ni tillräckligt information kring sånt som berör inköp och upphandling av konsulter (t ex förändringar och nyheter inom området)? det är tillräckligt det är i huvudsak tillräckligt, bara delvis tillräckligt inte alls tillräckligt tydligt November av 9

22 Är det tydligt var informationen återfinns? det är tillräckligt det är i huvudsak tillräckligt, bara delvis tillräckligt inte alls tillräckligt tydligt Uppföljning av tillämpning Enligt din uppfattning, sker uppföljning och kontroll av efterlevnad och kunskap om fastställda riktlinjer, rutiner o.dyl. inom området inköp av konsulttjänster? regelbundet Ibland inte alls Aktiviteter som sker vid inköp/upphandling och behovet av hjälp Vad sker rent praktiskt i din verksamhet/förvaltning i det fall ett inköp/en upphandling av konsulttjänster skulle bli aktuellt? Kontaktar upphandlingsenheten så fort behovet är identifierat för stöd och råd Handlägger själv inköpet/upphandlingen själv inom förvaltningen och kontaktar upphandlingsenheten i mån av behov. Sammanställer ett inköps/upphandlingsunderlag och kontaktar upphandlingsenheten för avstämmning och vidare handläggning Inget av det ovanstående, sköter inköp/upphandling själva inom verksamheten/förvaltningen inom ramen för delegationsordningen /Ingen uppfattning November av 9

23 Ledande administrativ befattning (ekonomidirektör, IT-direktör etc.) Enkäten har besvarats av 7 personer med ledande administrativ befattning. Omfattning i frekvens Uppskatta hur många gånger som ni köpt in konsulttjänster under de senaste månaderna? ingen gång mindre mellan och Mer än gånger Omfattning i belopp Uppskatta i grova dag inom vilka belopp exklusive moms ni köpt konsulthjälp för sammanlagt under perioden sept tom /6 Mindre än 7 kronor Mellan,8 Mkr och 7 kr Mer än,8 Mkr kronor Uppskatta hur många gånger ett enskilt inköp varit större än 7 kronor (Ingen gång) Mellan - gånger Mellan och gånger Mer än gånger November av 9

24 Typ av tjänster som inköpts Inom vilka områden har ni nyttjat konsulter? Management/Ledning och styrning Verksamhets- och processutveckling IT Chefs- och ledarskapsutveckling Rekrytering Teknik Service Projektledare Annat Ramavtal Skedde inköpet/inköpen via ett existerande ramavtal? Delv is Stödjande och styrande dokument Vilken av denna information känner du till? Lathund/mall för genomförande av direktupphandling Information avseende Inköp och upphandling Information avseende Introduktion i upphandling Blanketten "Upphandlingsuppdrag" November av 9

25 Stödjande dokument Finns enligt din mening tillräckliga styrande och stödjande dokument för att säkerställa att ni hanterar inköp av konsulter på ett tillfredställande sätt? helt i huvudsak endast till viss del inte alls tillräckliga Fastställda rutiner Om behov av konsulthjälp uppstår inom din förvaltning/verksamhet så finns det dokumenterade och bra rutiner för hur denna typ av inköp av tjänster ska gå till?, helt tillräckliga, I huvudsak, endast till viss del, inte alls Konsulter bedriver näringsverksamhet (konsulthjälpen utförs av ett bolag eller en enskild firma) Enligt din uppfattning finns det bra rutiner för att säkerställa att konsulter verkligen bedriver näringsverksamhet och att avtalet inte kan jämställas med ett anställningsavtal?, i huvudsak,endast till viss del, inte alls November av 9

26 Referensgrupper Använder din förvaltning/verksamhet referensgrupper? vanligen ibland sällan aldrig Förbättringar och proaktivt arbete Enligt din uppfattning sker detta proaktivt idag, dvs samlas information in från tidigare inköp/upphandlingar aktivt och systematiskt? Delvis Om ja eller delvis ovan, sker insamlande enligt ovan specifikt för inköp/upphandling av konsulter? Delvis Uppföljning Gjordes någon uppföljning av utfall och kostnader, för framtida inköp, av konsulten? November 6 av 9

27 Ansvar för uppföljning 6 Är ansvaret för att följa upp att utförda tjänster överenstämmer med avtalet tillräckligt tydligt?, helt, I huvudsak, till viss del, inte alls Stöd och hjälp Upplever du att det finns tillräckligt med stöd och hjälp att tillgå i det fall konsulttjänster ska inköpas/upphandlas? 6, helt tillräckligt, i huvudsak, till viss del, inte alls Analys av risker Har ni analyserat/värderat risker som är relaterade till området inköp/upphandling av tjänster inom din förvaltning/verksamhet exempelvis risk för överprövning, leveranssäkerhet, risken för jäv mfl.?, denna typ av risker analyseras regelbundet, denna typ av risker har analyserats November 7 av 9

28 Kommunikation/information kring brister, risker, problem Om risker/problem/brister uppmärksammas inom detta område, till vem/vilka brukar ni kommunicera/informera att det finns förbättringsbehov? Landstingsledningen Fövaltningsledningen Upphandlingsavdelningen Annan På vilket sätt brukar kommunikationen ske? Muntligt Skriftligt/e-post Information Får ni tillräckligt information kring sånt som berör inköp och upphandling av konsulter (t ex förändringar och nyheter inom området)? det är tillräckligt det är i huvudsak tillräckligt, bara delvis tillräckligt inte alls tillräckligt tydligt Är det tydligt var informationen återfinns? det är tillräckligt det är i huvudsak tillräckligt, bara delvis tillräckligt inte alls tillräckligt tydligt November 8 av 9

29 Uppföljning av tillämpning Enligt din uppfattning, sker uppföljning och kontroll av efterlevnad och kunskap om fastställda riktlinjer, rutiner o.dyl. inom området inköp av konsulttjänster? regelbundet Ibland inte alls Aktiviter som sker vid inköp/upphandling och behovet av hjälp Vad sker rent praktiskt i din verksamhet/förvaltning i det fall ett inköp/en upphandling av konsulttjänster skulle bli aktuellt? Kontaktar upphandlingsenheten så fort behovet är identifierat för stöd och råd Handlägger själv inköpet/upphandlingen själv inom förvaltningen och kontaktar upphandlingsenheten i mån av behov. Sammanställer ett inköps/upphandlingsunderlag och kontaktar upphandlingsenheten för avstämmning och vidare handläggning Inget av det ovanstående, sköter inköp/upphandling själva inom verksamheten/förvaltningen inom ramen för delegationsordningen /Ingen uppfattning November 9 av 9