PROTOKOLL LEDNINGSTRÄFF

Transkript

1 PROTOKOLL LEDNINGSTRÄFF Närvarande: Christina Kvarnström, Erika Hansson, Fredrik Nilsson, Inger Engström, Lena Sjölin, Madelene Anefur Marklund, Magnus Strömqvist, Peder Hansson, Sture Veräjä, Åsa Israelsson, Eva Åkerlund Hantering av synpunkter och klagomål Handläggare Katarina Bildström har tagit fram ett förslag på hantering av inkomna synpunkter och klagomål. Den formella ingången för synpunkter och klagomål är genom kundstjänst, men det finns idag ingen strategi för att sammanställa och hantera de synpunkter som inkommer direkt till verksamhet och medarbetare. Katarina har tagit fram ett förslag på en komplettering av befintlig modul i Procapita och lyfter frågan om förtydligande av information till kund. I diskussionen som följer i ledningsgruppen noteras att tillägget, i form av ett extra alternativ i en rullgardinsmeny, enkelt kan göras av socialkontorets systemutvecklare för Procapita. Ledningsgruppen menar också att en sådan komplettering kan och bör gälla hela socialkontoret. Ledningsgruppen föreslår att kvalitetsrådet beslutar att Stöd och service utökar nuvarande avvikelsesystem med ett extra alternativ i rullgardinen, avsedd för klagomål och synpunkter, att detta ska gälla inom alla verksamheter inom Stöd och service, även på utredningsnivå, och att strukturen på klagomål och synpunkter utformas enligt punkt 3.2 i beslutsunderlaget. Madelene får i uppdrag att ta upp förslaget i kvalitetsrådet. Studiestöd Berit Norén önskar att ledningsgruppen tar ställning till följande punkter: Rutinen för studiestöd behöver vara känd i ledningsgruppen. Vilka yrken har förvaltningen bestämt är bristyrken? Vissa ansökningar om studiestöd som kommer in, kan kräva en dialog innan beslut. Det brukar handla om olika utbildningar mot spetskompetenser. Ledningsgruppen menar att det behövs en långsiktig strategi i frågan om vilka yrkesgrupper Stöd och service förväntas ha behov av i framtiden. Det gäller såväl bas- som spetskompetens. Den frågan hör till översynen av yrkeskrav och titulatur. Frågan om ansökningar om studiestöd som kräver dialog förs till verksamhetschefernas beredningsmöte för att få en samsyn inom avdelningen. Till detta möte bjuds Berit Norén och Sture Veräjä in.

2 Länk till information om studiestöd på Insidan nvaro/sidor/studier-och-studiestod.aspx Ledningsgruppen beslutar att återkomma till frågan om strategi för framtiden, och att frågan om ansökningar om studiestöd som kräver dialog förs till verksamhetschefernas beredningsmöte för att få en samsyn inom avdelningen. Till detta möte bjuds Berit och Sture in. Awareness verktyg för omvärldsbevakning Skellefteå kommun har köpt ett system för omvärldsbevakning av webb och sociala medier. Med Awareness kan vi - med ett intervall vi själva bestämmer - få informationsmejl med länkar till sidor där vissa ord/ämnen förekommer. Det är informatörer/kommunikatörer och informationsansvariga på förvaltningarna som har tillgång till systemet. Verksamhets- och enhetscheferna kan beställa rapporter hos informationsansvarig. Välfärdsteknologi Myndigheten för delaktighet kommer på besök till Skellefteå den 25 februari. Stöd och service, individ- och familjeomsorgen och ekonomi- och kvalitetsutveckling deltar i en träff med myndigheten. Inför träffen vill de veta vad vi funderar över inom ämnet välfärdsteknologi och vilket stöd vi kan behöva. Vid dagens sammanträde berättar Lena Sjölin, Inger Engström och Christina Kvarnström om konferensen Mötesplats välfärdsteknologi och e-hälsa. De ser bara möjligheter när det gäller teknik. Det finns en mängd hjälpmedel som självständiggör människor, dels appar för surfplattor och mobiler, men också till exempel talande medicindosetter som säger till när medicinen ska tas eller en kamera för nattillsyn. SSF behöver en plan för satsning på teknik, inventera vilka behov som finns och vilken teknik som redan finns i kommunen. Äldreomsorgen är en bra bit på väg i utvecklingen, och ekonomi- och kvalitetsutveckling leder arbetet. Det är viktigt att notera att teknik ska komplettera personella resurser. Kommunens arbetsterapeuter har kunskap om vilka hjälpmedel som kan förskrivas. De hjälpmedel som inte kan förskrivas måste personerna själva bekosta i och med att kommunen inte får gynna en enskild invånare.

3 Det WiFi som finns t.ex. i gruppbostäder är kommunens företagsnät och kan inte upplåtas till brukare för nedladdning och användning av appar. Det räknas också som gynnande av enskild medborgare. Den som i dagsläget vill använda appar i gruppbostad måste ha privat WiFi eller 4G. Eftersom utvecklingen sker så snabbt avvaktar Socialstyrelsen och ser om den behöver agera på något sätt i de fall teknikanvändningen skulle visa sig strida mot gällande lagstiftningar. Efter diskussion enas ledningsgruppen om att en brukargrupp som skulle kunna bli självständiga med hjälp av en elektronisk dosett, är de som har insatsen stöd i ordinärt boende eller servicebostad, och där enda stödet är medicinhantering. Ledningsgruppen beslutar att de frågor Stöd och service ska ställa till myndigheten för delaktighet är medicinhantering, nattillsyn och hur andra kommuner har arbetat med infrastrukturen runt välfärdsteknologi inom funktionshindersverksamheterna. IT-budget 2016 Socialkontoret har en gemensam plan för verksamhetsutveckling med stöd av IT. Avdelningarna har fått i uppdrag av ekonomi- och kvalitetsutveckling att se över sin del av planen för Verksamhetscheferna får i uppdrag att titta över det som berör deras respektive områden och lämna synpunkter till Madelene som i sin tur lämnar sammanställning till EKU. Välfärdsteknologi och e-hälsa Tomas Hedström, chef vid äldreomsorgens utvecklingsenhet var en av talarna vid konferensen Mötesplats välfärdsteknologi och e-hälsa, där bland annat Inger Engström deltog. Tomas talade om hur Skellefteå kommuns äldreomsorg jobbar med e-hälsa. Inger föreslår nu att ledningsgruppen ska bjuda i Tomas till en ledningsträff under våren så att han kan dela med sig av ÄO:s erfarenheter till hela ledningsgruppen. Ledningsgruppen beslutar att bjuda in Tomas Hedström till en ledningsträff. Översyn av mätningar Kvalitet och förnyelse har fått uppdrag av kommunstyrelsen att se över kommunens användning av olika mätningar och undersökningar. Socialkontoret har i sin tur fått frågan om vilka mätningar och undersökningar som socialkontoret genomför själva/beställer eller använder sig mycket av. Ekonomi- och kvalitetsutveckling vill nu ha svar från avdelningarna på vilka mätningar och undersökningar som är aktuella. Ledningsgruppen beslutar att ta gemensamt ansvar för att besvara frågan för Stöd och service räkning.

4 Personalläget/rekryteringar Avdelningen Åsa arbetar med att ta fram kravprofil inför rekrytering av ny verksamhetschef för socialpsykiatrin. Boende/daglig verksamhet Rekrytering av boendechef för korttidsverksamhet barn och ungdom pågår. 28 har ansökt och fem intervjuer ska genomföras. Beslutsenheten Malin Öhgren, chef på socialpsykiatrin, börjar som handläggare på beslutsenheten 1 mars. Personlig assistans En chef ska bli föräldraledig och ersättare blir Pontus Bäckström. Verksamhetsstöd Annons för verksamhetscontroller är ute. Tjänsten är en omreglering den vakanta tjänsten som verksamhetsutvecklare. Maria Wikström, metodutvecklare, är för närvarande vikarierande chef på socialpsykiatrin. Som ersättare för henne träder Anna Forsberg in. En tjänst som administrativ handläggare (från f.d. resursavdelningen) är för närvarande bemannad med en visstidsanställning. Den tjänsten, med inriktning mot information och utbildningsadministration, ska utannonseras. En ekonom har sagt upp sin anställning, men tjänsten kommer inte att återbesättas. De två återstående ekonomerna kommer istället att frigöras från administrativa arbetsuppgifter för att kunna fokusera på ekonomfrågor. De administrativa uppgifterna övertas av en administrativ handläggare med inriktning mot ekonomi (även den från f.d. resursavdelningen). Socialpsykiatrin Maria Östman har anställts som chef. Hon övertar Malin Öhgrens område. Det finns fortfarande en vakant chefstjänst, men samtal pågår med en eventuell kandidat. Efter avrapporteringen inleds en allmän diskussion om hur Stöd och service ska kunna skapa kontinuitet i chefsledet, och vilka motivationsfaktorer som behövs för att chefer ska välja att stanna kvar i organisationen. Här nämns möjlighet till vidareutbildning, mentorer och ingångslöner som tänkbara alternativ. En fråga som måste föras på förvaltningsnivå är ingångslöner för chefer, eftersom att den skillnad som finns mellan avdelningarna idag leder till intern konkurrens. Bokslut 2015 Alla verksamheter redovisar ett litet plusresultat, utom socialpsykiatrin som visar ett större plus vid årets slut. Sammantaget för hela Stöd och service är resultatet för 2015 ett överskott med 3,9 miljoner kronor. Bokslutet för 2015 ska redovisas i socialnämnden i februari.

5 Aktuellt läge i verksamheterna Ledningsgruppen får en rapport över läget ute i verksamheterna. HS-enheten HS-enheten håller på att strukturera övertagandet av arbetsterapeutiska insatser på daglig verksamhet. Information om kontaktvägar/ärendehantering till HS-enheten har gått ut till chefer för daglig verksamhet. HS-enheten vill belysa vikten av att information går till dem i samband med att ett beslut ändras till stöd i ordinärt boende. Då brukaren beviljas stöd i ordinärt boende så övergår ansvaret för hälso- och sjukvården till primärvården. Det är viktigt att HS-enheten, direkt när beslutet är taget, får vetskap så att personalen har möjlighet att göra överlämnandet till hälsocentralen på ett patientsäkert vis. Beslutsenheten är informerad sedan tidigare. Boende och daglig verksamhet Solskensgatan 1 och 3 har evakuerats eftersom att de arbetsmiljöåtgärder som genomförts inte löst problemet med inomhusmiljön. Support och lokaler söker fortsatt efter orsaken men har ännu inte hittat något som kan orsaka problemet. Solskensgatan 3 har flyttat till Hedvigsgården i Kåge, och de boende från Solskensgatan 1 har fått överta tomma platser i olika boenden, samt att man tvingats till viss överbeläggning på något ställe. Så länge SLK inte hittar någon orsak till problemet står SSF med dubbla hyror. Verksamheterna har fått budget för 2016 utifrån bedömningen i resursfördelningssystemet. De verksamheter som fått märkbara personalförändringar erbjuds stöd med schemaläggning och metodstöd. Arbetet med bemanningsprocessen har stannat upp tillfälligt. Behovet av nya sommarvikarier väntas bli större i år än förra året. Många återkommande vikarier har gått till andra anställningar. I år ska även barnperspektivet tas med i annonseringen. Den 25 februari ordnar socialkontoret en rekryteringsdag inför sommarens vikariebehov. Beslutsenheten En handläggare arbetar med uppföljning av SoL-beslut, och inom kort avsätts en handläggare att arbeta enbart med uppföljning av LSS-beslut. Personlig assistans Personlig assistans har börjat titta på sommarrekryteringarna. Varje chef har fått välja ett uppdrag utifrån aktiviteterna i styrkortet att jobba vidare med. Planering pågår för en ledarskapsdag kring salutogent arbetssätt. Verksamhetsstöd Madelene ska träffa alla i arbetsgruppen och bilda sig en uppfattning om var och en gör. Hon har också planerat in månatliga träffar med personal inom ekonomi och administration, planering/samordning och verksamhetsutveckling.

6 Socialpsykiatrin Peder har tillfälligt tagit rollen som boendechef på Familjegränd. Vid protokollet Eva Åkerlund